Microsoft Office Excel2010

¿QUÉ ES

EXCEL?

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¿ Qué es Excel?

Excel es un programa informático desarrollado y distribuido por Microsoft Corp. Se trata de un software que permite realizar tareas contables y financieras gracias a sus aplicaciones para crear y trabajar con hojas de cálculo

¿Para que sirve EXCEL?Finanzas

Estadística

La primera incursión de Microsoft con las hojas de cálculo tuvo lugar en 1982, con la presentación de Multiplan.

En 1985, la primera versión de Excel fue lanzada para Macintosh. La primera versión para Windows fue denominada Microsoft Excel 2.0 y se lanzó en 1987.

Microsoft presentó en 1989 su primera versión de Office, una suite ofimática (conjunto de programas que son útiles en las tareas de oficina) que incluyó a Excel, Word (un procesador de textos) y PowerPoint (para la creación de diapositivas).

Microsoft Excel presentó, a lo largo de su historia, diversos problemas con las operaciones realizadas en la hoja de cálculo:

Uno de los más importantes es la imposibilidad del programa para manejar con formato de Fecha las fechas anteriores al año 1900.

Existen otras opciones de código abierto que pueden instalarse o ejecutarse sin cargo para manejar hojas de cálculo, como OpenOffice.org Calc y Google Docs.

2007 vs 2010

Las diferencias entre Excel 2007 y Excel 2010 no serán tan significativas como las que se produjeron con el cambio entre la versión de Excel 2003 y Excel 2007.

Desde el punto de vista formal se pueden apreciar diferencias a nivel de la interface. Aunque la cinta de opciones permanece prácticamente igual que en la versión anterior, se sustituye el botón de office redondo por una especie de pestaña de color verde como se aprecia en la siguiente imagen.

La presencia de unos gráficos situados en una celda llamados Sparklines. Con Excel 2003 utilizaba una solución más rudimentaria pero conceptualmente idéntica. Esta utilidad nos permitirá ver tendencias y picos en series de datos de forma inmediata. Como digo era una necesidad que muchos reclamábamos.

Hay una variación a la hora de trabajar con tablas “Slicer” de forma que la selección y filtrado de datos funciona de manera diferente. Según la página de Microsoft supondrá un ahorro de tiempo y mayor eficiencia en el filtrado.

Guarda automáticamente los documentos no guardados durante 4 días. Siempre que hayamos estado trabajando con ellos al menos 10 minutos. Esto es útil para subsanar las catástrofes que se producen con los pequeños descuidos.

Opción de imprimir pantallazos lo que es útil para evitar tener que abrir nuevos programas o la opción Imprimir Pantalla y tratar la imagen de la que como opción.

Posibilidad de trabajar en equipo en una misma hoja de cálculo. Se puede ver quién está trabajando con la misma hoja de cálculo al mismo tiempo. Todas las modificaciones se controlan y marcan inmediatamente para mantenerlo al tanto de cuándo y dónde se realiza cada cambio.

Posibilidad de almacenar cualquier hoja de cálculo en la web para que esté disponible en cualquier momento y lugar del mundo, inclusive desde equipos de telefonía móvil que posean Windows Mobile.

UNIDAD I: TABLAS

TABLAS VS. RANGOS

Tablas

Para facilitar la administración y el análisis de un grupo de datos relacionados, puede convertir un rango de celdas en una tabla de Excel.

Una tabla generalmente contiene datos relacionados en una serie de filas y columnas de hoja de cálculo que tienen formato de tabla.

Al usar las características de tabla, puede administrar los datos en las filas y columnas de la tabla de manera independiente de los datos de las otras filas y columnas de la hoja de cálculo.).

Tablas

Fila de encabezado De forma predeterminada, una tabla tiene una fila de encabezado. Cada columna de la tabla tiene filtrado habilitado en la fila de encabezado para poder filtrar u ordenar los datos de la tabla rápidamente.

Filas con bandas De manera predeterminada, se ha aplicado sombreado o bandas a las filas de una tabla para distinguir mejor los datos.

Tablas

Columnas calculadas Al especificar una fórmula en una celda en una columna de tabla, puede crear una columna calculada, en cuyo caso se aplica instantáneamente la fórmula a las otras celdas de esa columna de la tabla..

Fila de totales Puede agregar una fila de totales a la tabla que proporcione acceso a funciones de resumen (como PROMEDIO, CONTAR o SUMAR). Aparece una lista desplegable en cada celda de la fila de totales para permitir el cálculo rápido de los totales.

Nombre Área Cargo Salario Cálculo INSS

Paulina Sistemas Analista 12000

Esmeralda Finanzas Director 24500

Marcelo Contabilidad Director 18000

Sebastián Sistemas Director 19500

Auxiliadora Finanzas Asistente 7000

Mauricio Contabilidad Auxiliar 8900

Roberto Finanzas Especialista 16000

Ejemplo:

Administrar datos en una tabla

Ordenar y filtrar A la fila de encabezado de una tabla se agregan automáticamente listas desplegables de filtros. Puede ordenar las tablas en orden ascendente o descendente o por colores, o puede crear un criterio de ordenación personalizado. Puede filtrar las tablas para que sólo muestren los datos que satisfacen los criterios que especifique, o puede filtrar por colores.

Aplicar formato a los datos de la tabla Puede dar formato rápidamente a los datos de la tabla si aplica un estilo de tabla predefinido o personalizado. También puede elegir opciones de estilos de tabla para mostrar una tabla con o sin encabezado o una fila de totales, para aplicar bandas a filas o columnas para facilitar la lectura de una tabla o para distinguir entre la primera o la última columna y otras columnas de la tabla.

Administrar datos en una tabla

Insertar y eliminar filas y columnas de la tabla Existen varios modos de agregar filas y columnas a una tabla. Puede agregar una fila en blanco al final de la tabla, incluir filas o columnas adyacentes a la hoja en la tabla, o insertar filas y columnas de tabla en el lugar que desee. Puede eliminar filas y columnas cuando sea necesario. También puede quitar rápidamente filas que contengan datos duplicados de una tabla.

Usar una columna calculada Para usar una fórmula que se adapte a cada fila de una tabla, puede crear una columna calculada. La columna se amplía automáticamente para incluir filas adicionales de modo que la fórmula se extienda inmediatamente a dichas filas.

Mostrar y calcular totales de datos de una tabla Puede hallar el total rápidamente de los datos de una tabla mostrando una fila de totales al final de la tabla y utilizando las funciones incluidas en las listas desplegables para cada una de las celdas de la fila de totales..

Modificar la estructura de la tabla

Pulsando en el icono Cambiar tamaño de la tabla, podemos seleccionar un nuevo rango de datos. Pero si la tabla contiene encabezados, estos deben permanecer en la misma posición, así que sólo podremos aumentar y disminuir filas.

Estilo de la tabla

Ordenar y Filtrar una tabla de datos

La empresa Quesos de Asturias S.A, se dedica a la fabricación de quesos en sus diferentes variedades. Los costos, precios de venta y unidades vendidas están representados en la tabla proporcionada, calcule la siguiente información:

a) Costo Total de la Venta Realizada. b) Monto Total de la venta.

Ejercicio

Caso:

Todo Madera es una empresa comercializadora de muebles de madera a nivel nacional, con sucursales en varios puntos de Nicaragua. Al final de l tercer cuatrimestre del año 2012 ha registrado de manera global los precios de cada unidad y cantidad de unidades vendidas, sin embargo el gerente financiero del negocio encuentra muy difícil poder realizar un análisis de información con la tabla presentada puesto que no conoce el uso de tablas en Excel.Facilite el trabajo al financiero para que este puede realizar un análisis más apropiado de la información proporcionada.

1. Convertir en TABLA de Excel, los registros de la hoja.

2. Calcule las ventas en (U$).

3. Promedio de las Ventas en unidades.

Tablas Dinámicas

Una tabla dinámica consiste en el resumen de un conjunto de datos, atendiendo a varios criterios de agrupación, representado como una tabla de doble entrada que nos facilita la interpretación de dichos datos. Es dinámica porque nos permite ir obteniendo diferentes totales, filtrando datos, cambiando la presentación de los datos, visualizando o no los datos origen, etc...

¿Cuáles quiero ver?

¿Cómo lo quiero ver?

¿Cómo lo quiero ver?¿Qué quiero ver?

Filtros

Encabezados de Columnas

Encabezados

de Filas

Valores

Tablas Dinámicas

Ejemplo 1:

Visualizar el monto total pagado en INSS por cargo y área.

Nombre Área Cargo Salario Cálculo INSS

Paulina Sistemas Analista 12000

Esmeralda Finanzas Director 24500

Marcelo Contabilidad Director 18000

Sebastián Sistemas Director 19500

Auxiliadora Finanzas Asistente 7000

Mauricio Contabilidad Auxiliar 8900

Roberto Finanzas Especialista 16000

Retomando los datos del ejercicio de Quesos de Asturias S.A realice el siguiente inciso.

d) A través de una Tabla resumen, calcule la cantidad Total vendida de cada Tipo de queso y las Ganancias obtenidas ( a través de un campo calculado).

Ejemplo 2:

Caso Propuesto:

Utilizando el archivo que muestra los datos de las ventas de la empresa «Todo Madera» realice un resumen de información en donde se pueda presentar las ventas por mes y por sucursal. Diseñe la tabla de forma tal que pueda filtrar la información por Departamento.

Un informe de tabla dinámica está especialmente diseñado para:

Consultar grandes cantidades de datos.

Calcular el subtotal y agregar datos numéricos, resumir datos por

categorías y subcategorías, y crear cálculos y fórmulas personalizados.

Expandir y contraer niveles de datos para destacar los resultados.

Desplazar filas a columnas y columnas a filas para ver resúmenes

diferentes.

Presentar informes electrónicos o impresos concisos, atractivos y con

comentarios.

Ejercicio :

«Cobranzas Internacionales" es una empresa de cobro que administra la base de clientes deudores de una multinacional de servicios básicos. Le han contratado a usted para que pueda realizar un análisis general de las características de la cartera de clientes entregada y se le solicita:

a) Un resumen de las deudas por mes y Gestor asignado al cobro.

b) Se ha resuelto dar un descuento de 7.5% sobre la deuda. Refleje esta información en la tabla dinámica.

c) Además de la deuda, visualice la cantidad de clientes de la cartera.

d) Muestre porcentualmente a cuanto equivale la cartera asignada a cada gestor.

e) Muestre las deudas máximas y mínimas asignadas a cada gestor.

FORMATO CONDICIONAL

El formato condicional sirve para Excel dependiendo del valor de la celda, se aplique un formato especial o no sobre dicha celda.

El formato condicional suele utilizarse para resaltar errores, para valores que cumplan una determinada condición, para resaltar las celdas según el valor contenido en ella, etc.

Mediante la aplicación de formato condicional a los datos, es posible identificar rápidamente varianzas en un intervalo de valores con solo echar un vistazo.

¿Cómo?

Seleccione los datos a los cuales desea aplicar un formato condicional.

En el grupo Estilos de la ficha Inicio, haga clic en la flecha situada junto a Formato condicional

Seleccione la condición o regla a ser aplicada en

la celda

Ejemplo:

Nombre Área Cargo Salario Cálculo INSS

Paulina Sistemas Analista 12000

Esmeralda Finanzas Director 24500

Marcelo Contabilidad Director 18000

Sebastián Sistemas Director 19500

Auxiliadora Finanzas Asistente 7000

Mauricio Contabilidad Auxiliar 8900

Roberto Finanzas Especialista 16000

Factura Mes Monto Sucursal

A1122 MAYO 35100 NORTE

B2233 JULIO 34000 NORTE

C3344 AGOSTO 38800 NORTE

D4455 MAYO 25000 SUR

E5566 ABRIL 42000 SUR

F6677 ABRIL 18000 ESTE

G7788 MAYO 26000 ESTE

H8899 JUNIO 34200 ESTE

I9900 JUNIO 41000 SUR

J0022 JULIO 31500 SUR

K4466 AGOSTO 35500 ESTE

L8800 AGOSTO 28000 SUR

Ejemplo

Compruebe las 6 reglas del Formato Condicional:

Ejercicio:

Utilizando las opciones de formato condicional, aplique las siguientes reglas a la base de clientes «La Recuperadora».

a) En el campo "Deuda", utilice el formato condicional de iconos para clasificar los clientes por deuda:: Menores o iguales que 1000 Entre 1001 y 2999 Mayores o iguales a 3000b) En el campo de "Mes", aplique formato de fondo de celda Anaranjado con letras blancas, a las celdas con el mes de Agosto.c) Resalte con un formato de su elección, el "NOMBRE" del cliente cuya deuda es superior a 3500 y el mes de la misma es Junio.