IUT de TOURS, département information-communication option Gestion de l 'I nformation et du Document dans les Organisation Lemétayer Rodolphe, GIDO 1 26 février – 9 mars 2007 S T A G E D ' O B S E R V A T I O N A L A M E D I A T H E Q U E D U C E N T R E D E P A R T E M E N T A L D E D O C U M E N T A T I O N P E D A G O G I Q U E D E L A S A R T H E ( 7 2 ) C . D . D . P . d e l a S a r t h e 2 1 , a v e n u e d u M a r é c h a l L y a u t e y 7 2 0 0 0 L e M a n s 0 2 . 4 3 . 8 1 . 4 3 . 7 0 f a x 0 2 . 4 3 . 8 1 . 4 1 . 5 1

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IUT de TOURS, département information-communication option Gestion de l'I nformation et du Document dans les Organisation Lemétayer Rodolphe, GIDO 1 26 février – 9 mars 2007 S T A G E D ' O B S E R V A T I O N A L A M E D I A T H E Q U E D U C E N T R E D E P A R T E M E N T A L D E D O C U M E N T A T I O N P E D A G O G I Q U E D E L A S A R T H E ( 7 2 ) C . D . D . P . d e l a S a r t h e 2 1 , a v e n u e d u M a r é c h a l L y a u t e y 7 2 0 0 0 l e M a n s 0 2 . 4 3 . 8 1 . 4 3 . 7 0 f a x 0 2 . 4 3 . 8 1 . 4 1 . 5 1

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Remerciements Je tiens à remercier chaleureusement tout le personnel du CDDP, qui s’est montré très accueillant. Tout d’abord merci à M. Chauvet pour m’avoir accueilli dans son centre, puis un grand merci à tous pour m’avoir consacré du temps et de l’énergie afin de recueillir les données nécessaires à la création de ce rapport de stage. Un merci tout particulier à Anne, Dominique, Graziella, Katia et Tony pour m’avoir permis de découvrir le métier de documentaliste dans un cadre professionnel et en m’accordant leur confiance pour la réalisation de certaines tâches documentaires.

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Sommaire

REMERCIEMENTS ............................................................................................. 3

SOMMAIRE .......................................................................................................... 4

I/ PRESENTATION DU CENTRE DEPARTEMENTAL DE DOCUMENTATION PEDAGOGIQUE DE LA SARTHE. ........... .................... 5

I.1/ LE RESEAU SCEREN (SERVICES CULTURE, ÉDITIONS, RESSOURCES POUR

L’ÉDUCATION NATIONALE). ................................................................................. 5 I.2/ LE CDDP DE LA SARTHE ............................................................................... 6

I.2.A/ Présentation générale ............................................................................ 6 I.2.B/ La librairie ............................................................................................. 7 I.2.C/ Le pôle TICE. ........................................................................................ 8

II/ GRILLE D’ANALYSE DE LA MEDIATHEQUE DU CENTRE DEPARTEMENTAL DE DOCUMENTATION PEDAGOGIQUE DE LA SARTHE. ............................................................................................................... 9

II.1/ LES MISSIONS. .............................................................................................. 9 II.2/ LES CHAMPS DOCUMENTAIRES. ..................................................................... 9 II.3/ LE FONDS DOCUMENTAIRE. ........................................................................... 9 II.4/ LES OUTILS DOCUMENTAIRES. ..................................................................... 11

II.4.A/ Le logiciel BCDI ................................................................................ 11 II.4.B/ Le service de prêt via Internet ............................................................ 11 II.4.C/ La classification de la médiathèque ................................................... 12

II.5/ LES UTILISATEURS DU SERVICE. .................................................................. 13 II.6/ PRODUITS ET SERVICES. .............................................................................. 13

II.7.1/ Humains ............................................................................................. 14 II.7.2/ Matériels ............................................................................................. 14 II.7.3/ Financiers ........................................................................................... 15

III/ RAPPORT D’ACTIVITE. ........................................................................... 16

III.1/ PARTICIPATION A LA MISE EN CIRCULATION DE DOCUMENTS ...................... 16 III.2/ PARTICIPATION AU SYSTEME DE PRET ........................................................ 17 III.3/ PARTICIPATION AU DESHERBAGE DU RAYON CONSACRE AUX CDROMS ..... 17 III.4/ AUTRES TACHES ........................................................................................ 18

IV/ CONCLUSION. ............................................................................................ 19

V/ ANNEXES.................................................................................................................................................. 20

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I/ Présentation du Centre Départemental de Documentation Pédagogique de la Sarthe.

I.1/ Le réseau SCEREN (Services Culture, Éditions, Ressources pour l’Éducation Nationale).

Il faut savoir que le CDDP dans lequel j'ai pu effectuer mon stage s'inscrit dans le réseau SCEREN. Ce réseau est placé sous la tutelle du ministère de la Jeunesse, de l'Éducation nationale et de la Recherche. Il s'articule autour du Centre National de Documentation Pédagogique (CNDP), qui est situé à Paris, celui-ci pilotant 31 centres régionaux (CRDP), eux-mêmes chargés d'animer 83 centres départementaux, dont le CDDP de la Sarthe. Ce réseau est essentiel pour le système éducatif français: en effet il apporte, via ses centres, les produits et services nécessaires aux professionnels de l'éducation. Ainsi les médiathèques assurent le prêt de ressources pédagogiques sur des supports nombreux et variés (CD ROMs, livres, CDs, périodiques, expositions, manuels scolaires, etc.). De plus le SCEREN est également un éditeur, et de taille, puisqu'il constitue le premier producteur et distributeur de programmes audiovisuels et multimédias dans le domaine de l’éducation en France; on lui doit notamment le logiciel documentaire BCDI, utilisé par les CRDP et les CDDP, créé par le CRDP de Poitiers. Il n'est pas non plus en reste sur les autres supports, avec plus de 800 documents imprimés à disposition. Les librairies du SCEREN, dont une est implantée dans le CDDP de la Sarthe, proposent l’ensemble des produits édités, ainsi que des ouvrages d’autres éditeurs conventionnés, afin de compléter l’offre. La première mission du réseau SCEREN est donc une mission de documentation et d’édition. Le SCEREN, en plus de cette première mission, participe également à l’intégration des nouvelles technologies dans les établissements scolaires, en proposant assistance et formation, ce qui

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constitue sa deuxième fonction principale. Nous verrons un exemple de cette deuxième fonction avec le pôle TICE du CDDP de la Sarthe, qui sera décrit dans la partie concernant exclusivement le centre sarthois.

I.2/ Le CDDP de la Sarthe

I.2.A/ Présentation générale Le CDDP, créé en 1957, est rattaché à la fois au Conseil Général de la Sarthe, mais aussi à l’Etat, de par son affiliation au ministère de la Jeunesse, de l'Éducation nationale et de la Recherche. De ce fait, le Conseil Général finance tout ce qui concerne le fonctionnement du centre (fournitures par exemple), tandis que l’Etat, via l’intermédiaire du CRDP de Nantes, verse les salaires des employés. A noter que le bâtiment où est installé le CDDP appartient au Conseil Général. Par conséquent, il n’en paie pas le loyer ou les charges. Une aile du bâtiment est d’ailleurs occupée par le CIO (Centre d’Information et d’orientation). Les revenus du centre sont complétés par les ressources propres, c’est-à-dire les abonnements des usagers à la médiathèque, la location des salles et les prestations de services organisées par le centre (notamment les formations rentrant dans les TICE). Pour ce qui concerne les dépenses, elles sont évidemment en grande partie concentrées dans les deux missions principales du CDDP, que sont la mise à disposition de ressources documentaires (via la médiathèque et la librairie) et l’accompagnement des établissements dans tout ce qui concerne les TICE. Le reste des dépenses concerne les frais de fonctionnement, comme par exemple les ramettes de papier pour les photocopieuses, le mobilier ou les fournitures de travail. Le CDDP dispose de matériel multimédia très performant. Ainsi au premier étage sont accessibles une salle de montage vidéo avec cinq ordinateurs, une salle de visioconférence et deux salles contenant chacune huit ordinateurs. Le CDDP a en outre à sa disposition des tableaux blancs interactifs. Pour simplifier, le CDDP comprend, en plus de son administration, trois pôles principaux. Nous allons examiner l’administration, puis la librairie et le pole TICE, sans parler de la médiathèque, puisqu’elle fera l’objet d’une analyse bien plus poussée dans la seconde partie de ce rapport. Pour commencer donc, l’administration comprend un directeur, M. Chauvet, et un secrétaire administratif scolaire et universitaire, Frédéric. Ceux-ci sont bien évidemment chargés d’assurer

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le fonctionnement général du centre principalement pour tout ce qui concerne les questions administratives et financières.

I.2.B/ La librairie En ce qui concerne la libraire, son fonctionnement est assuré par Angélique. La librairie a pour mission d’assurer la mission de documentation via la vente de documents divers (ouvrages, VHS, manuels scolaires) directement à la librairie ou alors par correspondance. La plupart des documents sont émis par le SCEREN, chaque CRDP étant éditeur. Angélique reçoit les nouveautés puis choisit lesquelles elle compte commander. Si elle ne commande pas une nouveauté reçue, elle l’expose tout de même en spécimen, et si celle-ci rencontre du succès, elle sera commandée par la libraire. Pour compléter l’offre de SCEREN, des documents d’éditeurs conventionnés sont également en vente. La librairie propose donc des documents pédagogiques, mais aussi certains documents qui s’adressent directement à l’enfant et qui peuvent être achetés par les parents. De même tous les programmes scolaires et référentiels de diplômes (BEP, CAP, Bac Pro) sont en vente. Les référentiels pour la VAE (validation des acquis) sont également très demandés. Le public de la librairie reste cependant assez restreint, s’adressant surtout aux étudiants en IUFM ou bien aux professionnels de l’éducation. Angélique, qui est également déléguée pédagogique (DPG), a pour seconde fonction, outre celle de s’occuper de la librairie, d’aller proposer ses produits dans les établissements scolaires, qu’il s’agisse d’écoles, de collèges ou de lycée. Horaires d’ouverture :

• Lundi, mardi, vendredi : 9h-12h / 13h30-18h • Mercredi: 9h-12h45 / 13h30-18h

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I.2.C/ Le pôle TICE. Le pôle TICE est assuré par Yann, qui est assisté par Joël. La mission de Yann est de promouvoir et d’accompagner les TICE (Technologie de l’Information et de la Communication pour l’Enseignement). Voici les principales tâches qui sont les siennes :

• Veille technologique, • Participation aux choix départementaux en ce qui concerne l’équipement, avec

l’Inspection Académique et le Conseil Général, • Présentation de matériel, • Formation aux enseignants quand de nouveaux matériels sont mis en œuvre, • Assistance par téléphone ou directement en se déplaçant sur le site, • Gestion du fonctionnement du système informatique au CDDP, • Animations TICE au sein du CDDP (cf. annexe 1), • Animations dans les écoles, collèges et lycées. Principalement dans les deux premiers (à

noter que les collèges dépendent du Conseil Général). Pour simplifier, Yann a un rôle de conseiller et de formateur. C’est un relais entre l’Education Nationale, le Conseil Général, les constructeurs de matériel et les utilisateurs. Le CDDP étant une implantation du CRDP, il lui faut parfois travailler en coordination avec les quatre autres collègues correspondant aux quatre autres CDDP des Pays de la Loire. En marge de ces deux pôles que sont la libraire et le pôle TICE, Christian est responsable de l’édition, de la communication et de la gestion du site Web du CDDP et Anne-Marie est chargée de l’entretien du centre. En tout, douze personnes travaillent au CDDP de la Sarthe, dont cinq pour la médiathèque, que nous verrons dans la deuxième partie du rapport.

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II/ Grille d’analyse de la médiathèque du Centre Départemental de Documentation Pédagogique de la Sarthe.

II.1/ Les missions. L’unique mission de la médiathèque est bien sûr la mise a disposition de ressources pédagogiques, à travers des supports et documents divers et variés (ouvrages, diapositives, etc. qui seront énumérés avec plus de rigueur dans une autre partie), afin d’assister les professionnels ou futurs professionnels de l’éducation (étudiants en CAPES, CAPET, etc.) dans leur travail.

II.2/ Les champs documentaires. La médiathèque a pour objectif d’être un lieu de ressources pour les utilisateurs dans les domaines de l’éducation et de la pédagogie. Pour se faire, elle dispose bien sûr de documents pédagogiques, que ce soit d’un point de vue théorique ou pratique (méthode de lecture, de calcul, réflexions sur le rôle des professeurs et instituteurs, mises en application, etc.). De plus les utilisateurs ont accès a des documents plus génériques, de référence, sur des thèmes divers, afin notamment de permettre aux professeurs de préparer leurs cours. Ainsi des domaines comme l’histoire, la géographie, les sciences, etc. sont également couverts. Le fonds comprend notamment une importante section sur les arts et une autre tout aussi intéressante sur le patrimoine sarthois. Evidemment, fournir la documentation pour toutes les composantes de l’université ou bien pour les études supérieures s’avérerait trop difficile à réaliser, ainsi les manuels scolaires ne couvrent pas ces études, sauf les BTS. A noter aussi que, cependant, un rayon entier est consacré aux différents concours de l’IUFM.

Une documentation administrative est également proposée : un espace dédié propose le Bulletin Officiel, le Recueil des Lois et Règlements, le Rapport de Jurys, les sujets d’examens, etc. en consultation sur place. Cette documentation administrative n’est pas classifiée et le nombre de documents concernés n’a pas pu être évalué dans l’inventaire du fonds documentaire.

II.3/ Le fonds documentaire. La majeure partie du fonds documentaire est disponible à la médiathèque et de ce fait les utilisateurs peuvent y accéder librement. Cependant le reste du fonds, qui n’est pas négligeable, est archivé et stocké au sous-sol. Alors que les documents disponibles à la médiathèque sont classés selon la CDU (le terme sera défini dans la partie concernant les outils documentaires), avec quelques modifications propres à la médiathèque pour s’adapter aux besoins de celle-ci, les documents archivés sont rangés en fonction du type de document (périodique, cd, etc.) puis par numéro d’inventaire. Les documents archivés ne sont donc accessibles pour les utilisateurs qu’après une recherche sur BCDI. Il leur faudra ensuite faire une demande aux documentalistes, lesquels iront chercher le document souhaité.

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Voici la liste du fonds documentaire : Type de document Nombre total Dont archivés Cote Ouvrage 16052 1873 OUV Manuel scolaire 3985 3 MS Vidéocassette 3577 483 VHS CDROM (logiciel) 866 144 CDR DVD 417 0 DVV Disque audio 433 4 DIS Diapositive* 2633 701 DIA Expositions 58 0 EXP Valise 67 1 VAL Affiche 247 18 AFF Carton ** 32 0 CAR Cassette audio 39 12 CAS Périodiques 10212 2572 *** * : chaque unité représente une série de diapositives dont le nombre peut varier et non une seule diapositive ** : Il s’agit des cartons que les utilisateurs peuvent emprunter pour le transport et la préservation des affiches et/ou expositions. *** : Les périodiques ne sont pas cotés, ils sont juste rangés par série (La Classe, La Classe Maternelle, etc.) et par date. L’annexe 2 est la liste des périodiques auxquels est abonnée la médiathèque, avec les dates auxquelles il faudra renouveler les abonnements et les prix de ceux-ci. Au total, le fonds est constitué de 38618 documents (à noter qu’ici le terme « document » doit être entendu comme « exemplaire de document ») dont 5811 archivés. Malheureusement, dans les archives, certains documents, par exemple les vinyles ou les bandes 8mm ne sont même plus inscrit dans la base de données et ne peuvent donc plus être empruntés (cf. annexe 3). .

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II.4/ Les outils documentaires.

II.4.A/ Le logiciel BCDI Le fonctionnement de la médiathèque s’organise principalement autour du logiciel documentaire « BCDI spécial réseau version 1.71 du 30 janvier 2007 » conçu par le CRDP de Poitiers et utilisé avec le thésaurus nommé Motbis (cf. annexe 4).

Ce logiciel est vraiment performant et assez simple d’utilisation. Il permet la gestion du prêt, mais aussi des emprunteurs (cf. annexe 5), et permet de répondre avec rapidité et efficacité aux demandes de recherche des utilisateurs. Les postes pour le public n’ont accès qu’au système de recherche, lequel est moins performant que celui auquel ont accès les documentalistes, car ceux-ci ont accès a plus de critères de recherche. Les prêts et les retours se font au moyen de codes barres, apposés sur les documents et sur les cartes d’emprunteurs, qui sont lisibles grâce à des douchettes à la disposition des documentalistes. Ce système permet d’effectuer ces opérations très rapidement et avec simplicité, à la grande satisfaction du public mais aussi des documentalistes. BCDI permet même de générer automatiquement des lettres de rappel, ce qui permet un gain de temps considérable, évitant d’avoir à traquer chaque retardataire. Cependant, par sécurité, la médiathèque conserve des traces écrites. Ainsi des cahiers d’inventaire sont tenus à jour à chaque acquisition d’un nouveau document, tout comme le bulletinage qui en plus d’être effectué sur BCDI est aussi fait sur des fiches (cf. annexe 6).

II.4.B/ Le service de prêt via Internet Pour compléter le service de prêt, le site Internet du CDDP permet de consulter la base documentaire via Internet (cf. annexe 7) et un système de demande de documents (cf. annexe 8) permet aux emprunteurs de demander si tel ou tel document est disponible et de le réserver. Le fonds documentaire est consultable à l’adresse suivante : http://cddp72.crdp-nantes.fr Les documentalistes, si les documents ne sont pas encore empruntés, vont les chercher en rayons ou dans les archives, puis les mettent de coté avec une fiche indiquant les informations relatives à l’emprunteur, la date de réservation et s’il est nécessaire d’envoyer le(s) document(s) (cf. annexe 9)

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II.4.C/ La classification de la médiathèque Abordons désormais le système de classification utilisé dans la médiathèque. Le rangement de la plupart des documents se fait selon la Classification Décimale Universelle qui, comme la classification décimale de Dewey, répartit les connaissances humaines en neuf catégories notées de 1 à 9, le 0 étant réservé aux généralités « en général ». Chaque catégorie est elle-même divisée en dix parties.

0 - Généralités

1 - Philosophie et psychologie

2 - Religions

3 - Sciences sociales

4 - provisoirement inoccupée (auparavant consacrée à la linguistique)

5 - Sciences

6 - Techniques

7 - Arts, loisirs et sports

8 - Littérature et Langues

9 - Géographie et Histoire

Ainsi, pour illustrer cela, « 37 » sera utilisé pour tous les ouvrages relevant de la pédagogie (inutile de dire que la cote de nombreux documents de la médiathèque du CDDP commence par ce nombre) et « 372.36 » sera utilisé pour ce les documents traitant de la maternelle et du primaire. Les documents ont donc tous une étiquette avec une cote établie selon la CDU, puis les trois premières lettres du nom de l’auteur ou bien les trois premières lettres du titre le cas échéant (lorsqu’il n’y a pas de nom d’auteur ou alors lorsqu’il s’agit d’un ouvrage collectif). A noter que les périodiques et les manuels scolaires sortent de la classification. Les premiers sont rangés par série et par date, tandis que les seconds sont classés en fonction de la matière (histoire géographie pour la seconde, lecture pour le CP, etc.) et de l’éditeur. Un nouveau domaine concernant le français langue étrangère est également en développement et lui aussi est exclu de la classification, étant classé par niveau : A-B-C. Cependant, qu’importe si le document soit classé ou non, ils ont tous une étiquette avec le numéro d’inventaire, qui servira notamment pour le classement en archives s’ils deviennent obsolètes ou trop détériorés.

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II.5/ Les utilisateurs du service. La médiathèque ne s’adresse qu’à des utilisateurs externes et bien que l’abonnement soit accessible à tout le monde, la majorité des utilisateurs est constituée par des membres du personnel enseignant de l’éducation nationale. On retrouve également un certain nombre d’étudiants en IUFM, préparant le CAPES ou l’agrégation, ou bien d’autres étudiants étant intéressés par le domaine de l’éducation. Certains professeurs du privé viennent au CDDP, mais ne peuvent obtenir à une carte d’abonnement que s’ils sont conventionnés avec l’Etat. Les professeurs des écoles sont cependant les plus nombreux, grâce au nombre important de documents traitant de l’enseignement préélémentaire et élémentaire, qu’il s’agisse d’ouvrages théoriques ou pratiques.

II.6/ Produits et services. La médiathèque est ouverte au public selon les horaires suivants :

Lundi et vendredi : 9h-12h / 13h30-18h Mardi: 9h-12h / 13h30-19h

Mercredi: 9h-12h45 / 13h30-18h Jeudi : 13h30-18h

La médiathèque propose tout d'abord une assistance à la recherche, ce qui est souvent nécessaire puisque la plupart des utilisateurs ne sont pas familiers avec le logiciel BCDI, qui, même s'il est simple, n'est vraiment performant que si l’on en a un peu l'habitude. De plus, le nombre de personnes sachant effectuer une recherche avec des critères autres que le titre ou l'auteur, avec les descripteurs ou les ISBN par exemple, est faible. De ce fait il est nécessaire d’aider les utilisateurs dans leurs recherches documentaires. En toute logique, les utilisateurs ont la possibilité de consulter les documents sur place, lorsque le support s’y prête bien sûr ; ils peuvent ainsi feuilleter les ouvrages mais ne peuvent pas visionner un DVD ou utiliser un CDROM à l’intérieur même du centre de documentation. La médiathèque propose bien sûr un système de prêt, grâce à une carte d'abonnement à l'année, de date à date et non d'une année scolaire à une autre. Les utilisateurs peuvent emprunter jusqu'à vingt documents à la fin, avec un seuil maximal de quatre documents par support. Les réservations peuvent se faire directement à la médiathèque ou bien via Internet, grâce à la présence sur le site du CDDP de la base documentaire et d’un système de demande de documents. Au niveau des produits, la médiathèque n'en propose pas à proprement parler, elle ne fait pas d'enquêtes ou de revue de presse par exemple. Cependant, à travers sa mission de mise à disposition de ressources pédagogiques, elle crée des cartes pour les emprunteurs (cf. annexe 10) et prépare les documents à la consultation et au prêt ; étiquetage (mise en place de la cote selon la CDU, du numéro d’inventaire) et préservation du document en le recouvrant d’un film plastique. Il peut également arriver qu'elle propose des bibliographies aux utilisateurs (cf. annexe 11), sur un thème ou un auteur précis par exemple.

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A l'occasion de la semaine du racisme, nous avons par exemple eu un utilisateur nous demandant des documents sur tous les supports possibles afin d'animer celle-ci. Il nous revient alors la tâche de dresser une liste des documents sur ce thème, sur tous les supports à notre disposition, qu’il s’agisse de vidéocassettes, d’affiches, de diapositives, etc. Dans cette liste, l’utilisateur en question nous indiquera ceux qui l’intéressent et ceux-ci lui seront prêtés, dans les limites autorisées (quatre documents par support, avec un maximum de vingt documents). Les documentalistes doivent évidemment tenir l’administration au courant des revenus générés par les cartes d’abonnement, par exemple, ou encore du nombre de prêts effectués, de documents « disparus », etc. De plus, la médiathèque envoie régulièrement de lettres de rappel aux utilisateurs ayant dépassé les dates de retours. II.7/ Les moyens.

II.7.1/ Humains Pour remplir les missions qui sont les siennes, la médiathèque a tout d’abord besoin de moyens humains. Sur les douze personnes travaillant au CDDP, cinq, soit presque la moitié d’entre elles, sont assignées à la médiathèque. Il est difficile de parler des statuts de chacun, puisque les contrats diffèrent fortement. Ainsi certains sont en contrat à durée indéterminée, tandis que d’autres ne bénéficient que d’un contrat à durée déterminée. Tous dépendent de la gestion du CRDP de Nantes, sauf Katia qui dépend de l’Inspection Académique du Mans. Ainsi Dominique, Graziella (qui est une enseignante détachée au CDDP) et Anne sont engagées en CDI, tandis que Tony et Katia sont engagés en CDD (non renouvelable pour Katia). Les contrats d’Anne et de Tony sont un peu spéciaux, celui d’Anne étant une réadaptation (elle réintégrera un collège ou un lycée à la rentrée 2007) alors que celui de Tony est un « contrat avenir ». Aucun n’est assigné à une tâche précise, chacun peut tour à tour s’occuper de l’accueil, du rangement, du catalogage ou d’une autre tâche propre au métier de documentaliste.

II.7.2/ Matériels Le local consacré au centre de documentation doit faire approximativement 240 m² et constitue une des ailes du rez-de-chaussée du CDDP (cf. annexe 12). Celui-ci comprend un espace accueil (annexe 13), avec deux ordinateurs munis de la version professionnelle de BCDI (permettant des recherches avec plus de critères, la gestion des documents et des emprunteurs, etc.) ainsi que de deux douchettes (pour lire les codes barres). Dans ce même coin accueil se trouve un poste « utilisateur », avec cette fois la version client de BCDI, permettant uniquement la recherche, et de façon moins approfondie. Des chariots et deux meubles sont également présents, pour stocker les documents à ranger, à réparer, à ressaisir ou encore pour stocker certaines notices de documents multimédias, qui seront donnés à l’utilisateur empruntant ceux-ci. Le projet de stocker les disques des DVDs, CDds ou CDROMs dans l’accueil (dans des meubles

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ou des boites qui seront achetées spécialement), pour ne laisser que les boîtiers à la disposition des utilisateurs, a été émis, afin de contrer un phénomène de vol se faisant de plus en plus inquiétant (à noter que la médiathèque ne possède pas de « borne antivol »). En face de ce coin accueil se trouvent un local privé avec les casiers du personnel et des toilettes ainsi qu’un bureau avec deux autres ordinateurs (dont un muni d’une douchette), un photocopieur et une imprimante. Une étagère et une armoire occupent un mur, avec des documents à couvrir ou à coter, les catalogues des éditeurs, les ouvrages de normalisation, les différents volumes du thésaurus Motbis, etc. Un autre espace bureau, non cloisonné à la différence du premier, est également utilisable par les documentalistes, avec deux ordinateurs également munis de douchettes. Une armoire y est également disposée (cf. annexe 14). Dans la médiathèque, outre celui de l’accueil, quatre autres postes « utilisateurs » sont à disposition, ainsi que deux tables de lecture, chacune pouvant accueillir quatre personnes. Afin de mettre les documents à disposition, ceux-ci sont disposés sur des étagères, qui constituent 25 rangées, de longueurs plus ou moins variables (cf. annexe 15). Les périodiques, en plus d’être stockés sur des étagères, sont rangés dans des boites prévues à cet effet (cf. annexe 16). Les diapositives sont stockées dans deux meubles spéciaux (annexe 17), l’un contenant toutes les diapositives pour la maternelle (histoires, contes) tandis que l’autre regroupe les généralités, les sciences, les arts, l’histoire et la géographie. L’espace vidéo (cf. annexe 18), qui contient toutes les vidéocassettes et DVDs, est constitué de cinq rangées d’étagères. Les expositions et affiches sont pour leur part disposées dans des meubles en forme de « X » (annexe 19). Les archives comportent simplement trois rangées d’étagères, dont une, centrale, permet de disposer des documents des deux cotés. Ceux-ci sont stockés de façon sommaire (les vinyles et les bandes 8mm sont empilés). (cf. annexes 20 et 21 ainsi que l’annexe 4)

II.7.3/ Financiers En 2006, le budget de la médiathèque représentait 43% du budget total du CDDP. Environ 25% du budget attribué au centre de documentation a été utilisé afin d’acquérir de nouveaux documents, tandis que le reste a servi tout d’abord à assurer le fonctionnement de la médiathèque (entretien du photocopieur, fournitures de bureau, etc.) mais surtout à permettre le transfert de la librairie à l’intérieur du centre de documentation. Ce transfert n’est encore qu’un projet (la librairie est encore clairement séparée, se trouvant dans une autre aile du rez-de-chaussée) mais des travaux ont été effectués et du matériel a été acheté (des étagères supplémentaires notamment). Il est nécessaire de rappeler que les salaires du personnel de la médiathèque sont gérés par le CRDP (sauf pour Katia qui dépend du Conseil Général). Ceux-ci ne rentrent donc logiquement pas dans les dépenses de la médiathèque ou du CDDP. La médiathèque, grâce aux abonnements et aux revenus des photocopies effectuées par les utilisateurs, a représenté environ 10% des recettes globales du CDDP.

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III/ Rapport d’activité. Durant ce stage, j’ai eu la chance de pouvoir effectuer un grand nombre d’activités propres au métier de documentaliste, et cela dans un cadre professionnel, et non plus scolaire comme cela est le cas durant les cours que nous suivons à l’IUT. Ainsi je pense avoir pu effectuer une bonne partie des opérations constituant la chaîne documentaire. Je n’ai certes pas participé à la sélection des documents mais j’ai contribué à la mise en circulation, au système de prêt et à la « fin de vie des documents », c'est-à-dire lorsque ceux-ci sont mis en archives, mais aussi et surtout lorsqu’ils sont pilonnés.

III.1/ Participation à la mise en circulation de documents J’ai ainsi effectué, avec l’aide des documentalistes, le bulletinage de périodiques entrants, sur le logiciel BCDI, et j’ai pu observer Dominique effectuer la même opération, mais de façon manuelle, sur des fiches prévues à cet effet dont il a déjà été question (cf. annexe 6). Conserver des traces écrites pourrait paraître obsolète mais cela permet de prévenir tout problème informatique. En ce qui concerne les périodiques, Anne, voulant comparer les méthodes documentaires enseignées à l’IUT avec celles qu’elle connaissait, m’a demandé de faire, sur BCDI, les notices et analyses bibliographiques de quelques articles de périodiques reçus. Bien sûr je me suis fait un plaisir de mettre en pratique les méthodes acquises durant la formation dispensée cette année, afin de pouvoir les comparer avec de vrais professionnels de la documentation. Nous avons pu observer que dans un cadre professionnel, lors de la saisie de notices bibliographiques, les documentalistes se limitaient à l’indispensable, par manque de temps. Dans l’annexe 22 on peut voir, par exemple, que seuls les champs essentiels sont remplis. Ce manque de temps est tel que normalement les documentalistes font juste le bulletinage et reçoivent par le CRDP de Poitiers les notices pour les articles de périodiques. Ici, afin de comparer nos méthodes, nous avons pourtant réalisé quelques notices d’articles de périodiques. L’annexe 23 en est un exemple. J’ai également été chargé du catalogage de quelques livres car les documentalistes étaient également curieuses de voir comment je remplissais une notice et une analyse bibliographiques (en particulier les résumés). Ainsi je me suis par exemple occupé d’un petit livre de vocabulaire très simple à faire, sous le contrôle des documentalistes. L’annexe 24 est la notice bibliographique réalisée, tandis que l’annexe 25 est l’analyse bibliographique. En faisant la notice et l’analyse, nous créons le document. Il est ensuite nécessaire, pour les ouvrages de créer des exemplaires, auxquels correspondent un code barre et un numéro d’inventaire (l’étiquetage ayant été réalisé auparavant, ainsi que le collage d’un code barre). Un simple coup de douchette sur le code barre de l’exemplaire et il n’y a plus qu’à enregistrer le tout. Ainsi pour les doubles, il n’y a pas besoin de tout refaire à chaque fois, il suffit de créer un exemplaire supplémentaire (cf. annexe 26).

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Ces deux opérations auxquelles j’ai pu participer font partie de la mise en circulation des documents, il ne reste ensuite plus qu’à les ranger dans les rayons, suivant la CDU pour les ouvrages et par nom de revue et date pour les périodiques.

III.2/ Participation au système de prêt J’ai aussi participé à la circulation des documents. En effet, posté à l’accueil, j’ai pu faire des prêts, mais aussi des retours. Quelques minutes suffisent pour s’habituer au système de prêt du logiciel, une fois qu’on nous l’a expliqué. C’est une fois affecté à cette tâche que l’on s’aperçoit de la difficulté des relations humaines ; souvent nous avons en face de nous des gens agréables et polis mais parfois ce n’est malheureusement pas le cas. A ce poste, j’ai également pu créer ou renouveler des cartes d’emprunteur, laissant cependant à mes collègues le soin d’encaisser les quatorze euros nécessaire à la validité d’une carte. De même je n’ai jamais fait de réservations (il m’est cependant arrivé de mettre des documents en réservation, suite à une demande via Internet par exemple) ni de prolongations de prêt mais j’ai pu observer les autres documentalistes effectuer ces tâches. Plusieurs fois, des utilisateurs ont sollicité mon aide pour une recherche et il s’avère que la tâche n’est pas forcément aisée, parce qu’il faut être efficace mais aussi rapide. De plus, quelques fois des imprévus surviennent, comme lorsqu’un document est indiqué disponible sur la base mais est introuvable dans les rayons, pour cause de vol, ou parce qu’il n’est pas à la bonne place ou pour une autre raison. Autant cela fait plaisir d’avoir rendu service à un utilisateur, que cela peut être frustrant de ne lui avoir été d’aucune utilité. Evidemment tout document retourné doit être remis à disposition, afin que la chaîne documentaire ne soit pas interrompue. Cette tâche ne nécessitant pas de connaissances particulières (sauf peut-être de savoir compter jusqu'à neuf afin d’utiliser la CDU), ce fut une des premières tâches qui me furent assignées. Outre le rangement qu’il est nécessaire de faire lors de retours de documents, il est souvent indispensable de faire du « rangement systématique » ; en effet les utilisateurs, lorsqu’ils consultent des documents sur place, ne connaissant pas forcément la CDU, ne les rangent pas toujours au bon endroit. Cela peut poser des problèmes lorsqu’un documentaliste ou un utilisateur cherche un document selon sa cote et que celui-ci n’est pas à sa place.

III.3/ Participation au désherbage du rayon consacré aux Cdroms J’ai également pu participer à un désherbage, qui marque souvent la fin de vie d’un document, ou du moins une utilisation extrêmement réduite dans le cas d’une mise en archive. En effet le directeur, M. Chauvet, a jugé nécessaire de réactualiser le rayon Cdroms. En effet nombre de ces logiciels étaient obsolètes et ne pouvaient pas fonctionner sur des ordinateurs récents. Nous avons donc tout d’abord décidé de les trier, en laissant dans les rayons tous les logiciels pouvant fonctionner au minimum avec Windows 98. Ainsi tous les logiciels pour Windows 3.1, Windows 95 ou d’autres versions antérieures à Windows 98 furent mises de coté.

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Ensuite, il a fallu déterminer lesquels archiver, parce qu’ils auraient des chances d’être réempruntés un jour, même si la version peut être à la limite de l’utilisable pour des raisons de compatibilité, et lesquels seraient pilonnés. Nous avons donc décidé, de façon arbitraire, de pilonner tous les documents qui auraient été peu empruntés dans les deux dernières années. Pour se faire, il fallait se mettre en recherche experte sous BCDI, et rechercher le document selon son code barre (grâce à une douchette) pour accéder à sa fiche d’exemplaire et la modifier. S’il s’agissait d’un pilonnage, la fiche exemplaire était tout simplement supprimée, mais si on souhaitait juste l’archiver, il suffisait de changer son statut de « En service » à « Archivé ». Pour les documents à pilonner, une fois tous les exemplaires supprimés, il suffisait de chercher dans recherche experte les documents sans fiches d’exemplaire pour finalement supprimer le document en lui-même. L’annexe 27 montre ces deux étapes. On pourra peut-être trouver regrettable de mettre en archives des jeux éducatifs pour les enfants, logiciels que les parents ne cherchent pas via la base de données, mais choisissent plutôt lorsqu’ils passent devant le rayon en question. J’ai ensuite participé au stockage des documents désormais archivés dans le local à cet effet, au sous-sol.

III.4/ Autres tâches J’ai aussi participé à quelques activités mineures, comme l’ajout de signalétique manquante sur les vidéocassettes qui étaient en VO mais dont l’étiquetage correspondant avait été omis, ou encore le déplacement des CDs et l’élimination de l’ancien meuble qui leur était consacré, afin de préparer la possible arrivée de la librairie dans la médiathèque. Au final, je suis très satisfait des tâches qui m’ont été confiées et que j’ai réalisé de mon mieux, car elles reflètent, à mon goût, les occupations quotidiennes du métier de documentaliste. Je remercie donc mes collègues pour m’avoir fait confiance en me donnant ces tâches à effectuer.

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IV/ Conclusion. Finalement, ce stage à la médiathèque du CDDP de la Sarthe s’est avéré être une expérience vraiment enrichissante et des plus intéressantes. En effet, il a permis d’être immergé dans un véritable cadre professionnel et de mettre en application les connaissances acquises durant la formation suivie à l’IUT. Il a ainsi pu être observé que les méthodes enseignées n’étaient pas forcément appliquées à la lettre dans le milieu professionnel et ce à cause d’un manque de temps certain. En effet il peut s’avérer difficile, par exemple, de faire du catalogage alors qu’il est nécessaire d’assurer en même temps l’accueil et les prêts et retours de documents. De même, le fait que le logiciel documentaire ne fut pas le même que celui utilisé à l’IUT (Cindoc à l’IUT et BCDI à la médiathèque), a permis d’effectuer une comparaison intéressante, dont il ressort que Cindoc n’est vraiment pas adapté à une utilisation professionnelle, car il est nécessaire de posséder un logiciel simple et efficace, la simplicité n’étant pas vraiment le mot approprié pour qualifier le logiciel de l’IUT. Au contraire, BCDI est absolument parfait pour les besoins d’un centre de documentation tel que la médiathèque. Le seul regret que je pourrais émettre concerne certains documents entreposés aux archives et qui ne figurent plus dans la base documentaire. En effet ces documents sont « morts » puisqu’ils ne pourront plus jamais être demandés par un emprunteur, puisque celui-ci n’a aucun moyen de connaître leur existence. C’est en particulier dommage pour les vinyles, qui connaissent en ce moment un second souffle (des rayons entiers sont de nouveau consacrés à ce support dans des magasins comme la FNAC). De même, cette courte expérience a permis de cerner plus précisément le rôle du documentaliste, les tâches qui lui incombent, ainsi que l’interface qu’il constitue entre les ressources et les utilisateurs. A mon humble avis, la relation avec le public est sans l’ombre d’un doute l’aspect le plus important du rôle de documentaliste, car c’est via cet échange que celui-ci pourra assister de son mieux l’emprunteur en le guidant vers les documents correspondants et en l’aidant notamment à les retrouver en rayons, la CDU n’étant pas forcément très accessible au premier abord. C’est de ce fait également l’aspect le plus difficile car il incombe au documentaliste une lourde responsabilité. En tous cas, être immergé dans l’organisation d’un centre de documentation permet de se rendre compte que le travail des documentalistes visible par le public ne représente qu’une partie des tâches qui leur sont assignées. Je finirai donc ce rapport de stage en remerciant une nouvelle fois l’équipe du CDDP pour cette première expérience très instructive et intéressante dans le domaine d’activité qui sera peut-être le mien dans le futur.

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V/ Annexes. Annexe 1 : Liste des animations TICE prévues entre janvier et mars 2007.

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Annexe 2 : Liste des périodiques auxquels est abonnée la médiathèque, avec les dates et prix de renouvellement des abonnements pour chacun d’entre eux.

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Annexe 3 : Photographie des bandes magnétiques et vinyles entreposés aux archives. Ceux-ci ne figurent plus dans la base documentaire et peuvent donc être considérés comme des documents « morts ».

Annexe 4 : Aperçu du thésaurus Motbis, utilisé dans le logiciel BCDI.

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Annexe 5 : Exemple de fiche emprunteur.

Annexe 6 : Exemple de bulletinage manuel.

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Annexe 7 : Base documentaire sur Internet, via le site du CDDP.

Annexe 8 : Demande de document sur Internet, via le site du CDDP.

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Annexe 9 : Fiche utilisée pour les mises en réservation.

Annexe 10 : Exemple de carte d’emprunteur.

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Annexe 11 : Exemple de bibliographie réalisée au CDDP grâce au logiciel BCDI.

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Annexe 12 : Localisation de la médiathèque dans le bâtiment du CDDP.

Annexe 13 : Photographie du coin accueil, avec les deux ordinateurs munis de douchettes.

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Annexe 14 : Photographie du « coin bureau » au fond de la médiathèque. Ici encore, deux ordinateurs munis de douchettes.

Annexe 15 : Photographie d’une partie des rayons d’étagères contenant les ouvrages.

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Annexe 16 : Photographie de l’espace périodiques, avec les boites de rangement spécifiques à ceux-ci.

Annexe 17 : Au fond à droite, les deux meubles de rangement pour les diapositives.

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Annexe 18 : Photographie de l’espace vidéo, avec vidéocassettes et DVDs.

Annexe 19 : Photographie d’un meuble en « X » servant pour le rangement des expositions et affiches.

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Annexe 20 : Photographie des archives.

Annexe 21 : Photographie des archives.

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Annexe 22 : Exemple de notice. (Ici il s’agit d’un article dans un périodique)

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Annexe 23 : Exemple de description bibliographique que j’ai pu réaliser en coopération avec Anne.

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Annexe 24 : Exemple de description bibliographique que j’ai pu réaliser pour un ouvrage de vocabulaire.

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Annexe 25 : Analyse documentaire que j’ai pu réaliser pour un ouvrage de vocabulaire.

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Annexe 26 : Exemple de création d’exemplaire.

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Annexe 27 : Procédure à suivre pour le pilonnage. Tout d’abord chercher l’exemplaire grâce à son code barre (fenêtre au premier plan) puis le supprimer. Ensuite chercher les documents n’ayant pas d’exemplaires (fenêtre au second plan) afin d’accéder au document de l’exemplaire supprimé afin de finalement effacer le document en lui-même.