Mastère stratégie maintenance am
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STRATEGIE DE LA MAINTENANCE EN FONCTION DE LA STRATEGIE
DE L’ASSET MANAGEMENT
Didier LAHAYE MRICS
TIMMOVAL Janvier 2013
Présentation de l’intervenant
Présentation Asset management/Property Management/ Locataire occupant
Relations AM/PM/Locataires
Valorisation des actifs et impacts
Classification des actifs
Stratégie de l’Asset Management
Stratégie de la Maintenance
Certifications et labellisation
Conclusion
Mastère management contrats globaux Stratégie PM/AM Didier LAHAYE
Formation ingénieur Arts et Métiers, ICH (CNAM). MRICS
20 ans d’expérience en tant que directeur technique, maintenance, travaux pour BHV et C&A
Gestion de budget de 10M€/an de fonctionnement et 30 M€ de travaux d’amélioration et agrandissement
6 ans d’expérience en tant que Développeur/Property Manager dans une foncière immobilière: Redevco
TIMMOVAL: conseil en immobilier
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Redevco: Filiale immobilière du groupe Cofra, groupe familial Hollandais comprenant C&A ◦ Propriétaire d’un parc de locaux commerciaux en
Centre commercial, centre ville et locaux commerciaux de périphérie
◦ 80 bâtiments pour 330 000 m² gérés
C&A: Enseigne de magasins de prêt à porter. 110 magasins en France et 1100 en Europe. Leader en Allemagne
BHV: Grands magasins du groupe Galeries Lafayette. 15 magasins et 2 entrepôts en France
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L’Asset Manager est responsable auprès de l’investisseur de la rentabilité de son investissement
Il assure le maintien de la valeur patrimoniale
Présente des scénarios d’arbitrage (vente, acquisition)
Maintien les relations avec les locataires notamment au niveau du bail.
Négocie avec les locataires les renégociations de baux
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Améliore la valeur locative du bien en accord avec l’investisseur soit par changement de locataire ou redéveloppement des espaces occupés.
L’Asset Manager a comme critère principal fixé par l’investisseur la valeur vénale du bien (Market value).
La valeur vénale est le prix de vente qui pourrait être obtenu lors d’une transaction se déroulant sans contrainte de temps ni d’éléments subjectifs (valeur psychologique)
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Le Property manager assure le maintien de la qualité de service aux bâtiments et aux personnes dans le respect du budget validé en liaison avec l’AM
Il respecte les budgets de charges pour: ◦ Le locataire sur sa partie refacturée suivant
le bail ◦ Pour l’AM sur la partie résiduelle à sa charge
Assure le reporting régulier des charges auprès de l’AM et prépare le document de reddition des comptes
Il assure parfois la gestion locative (relocation, négociation de baux)
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C’est l’utilisateur final du bâtiment.
Il peut être l’investisseur immeuble d’exploitation
Il paye un loyer et des charges et en retour attend un service à la hauteur de ces coûts
Il y a souvent plusieurs locataires pour un même immeuble et donc partage des parties communes
A la différence de l’habitation, la liste des charges récupérables auprès du locataire n’existe pas
Mastère management contrats globaux
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L’usage fait que l’article 605 CC, entretien et petites réparations, sont à la charge des locataires et le 606 CC, entretien clos et couvert à celle du bailleur. Mais tout peut être mis à la charge du locataire, y compris les frais de gestion locative, les assurances bâtiment et les taxes.
Il est contractuellement lié au bailleur (AM) mais a le PM comme interlocuteur pour la vie du site
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IPD
Inclus
BUDGET IMMEUBLE CHARGES
D'EXPLOITATION
Main
tenance
Rép
ara
tions
Piè
ces d
éta
chées
Fourn
iture
s
Pre
sta
tions /
G
esti
on
Commentaires
SERVICES AUX BÂTIMENTS
CC2
ASSURANCES
Assurance multirisque du bâtiment
Assurance des biens meubles
Assurance des équipements
Assurance terrorisme
CC4 *
REPARATION ET MAINTENANCE MECANIQUE (DONT CHAUFFAGE, VENTILATION, CLIMATISATION)
* Se référer au document d'aide à la saisie en fin de questionnaire
Installations en parties communes
Installations de production
Installations de distribution et terminaux
Installations de pilotage et GTB Dépannage en moins de 2 h en jours ouvrés
Installation de comptages
Installations en parties privatives
Terminaux
Télécommande bureaux
Installations de production (clim locaux serveurs,…)
Filtres / grilles des terminaux
Réseaux hydraulique et aéraulique
Régulation (thermostats, sondes)
Installations de comptage
Autres (à préciser)
PORTES AUTOMATIQUES, PORTAILS ET PORTES DE GARAGE
Installations en parties communes
Portes automatiques
Portes de garages et barrières levantes
Installations en parties privatives
Portes automatiques
Portes de garages et barrières levantes
Exemple de tableau de charge indiquant au locataire la liste des charges concernées. Décomposition en 2 parties: • Service au bâtiment • Service aux personnes (Source IPD / RICS)
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PM
Locataire AM
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Gère la
maintenance
et réparation
(contrat FM)
Gère les
appels de
fond charges
Gère les
loyers et la
vacance
Assure la
sécurité, la
mise en
conformité
Assure le
reporting des
charges et
état locatif à
l’AM PM
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Englobe les prestations multitechniques , le levage, climatisation… et les services, le nettoyage, gardiennage…
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Au niveau budgétaire, l’AM donne au PM les budgets à ne pas dépasser tenant compte ce qui est refacturé aux locataires et de ce qu’il lui reste à charge.
Pour que le résultat soit optimum, les échanges entre locataire et AM/PM doivent être formalisés
Jusqu’à présent, l’échange des données de consommation par exemple sont réduites. C’est la difficulté actuelle
Depuis 2012 et l’arrivée de l’annexe environnementale obligatoire pour les baux commerciaux, obligation d’échanger des données entre locataire et bailleur et organisation au moins 1 fois par an pour élaborer un plan de progrès pour améliorer le bilan énergétique
Dans la réalité, difficile à faire en présence de « petits » bailleurs ou locataires qui n’ont pas les structures pour répondre à ces obligations.
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Cas particulier de la copropriété (L 18/7/1965):
Les copropriétaires mandatent un syndic pour gérer la copropriété. Cette mission entre dans la fonction PM Article 18
Plusieurs grilles de répartition de charges faisant parties du RCP: Règlement de Co Propriété
3 niveaux de majorité de vote suivant les sujets: Articles 24, 25 et 26
Mastère management contrats globaux
Stratégie PM/AM Didier LAHAYE
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Relations et enjeux
L’AM a comme objectif de maintenir voire d’améliorer la valeur des actifs qu’il a en gestion.
Obligation comptable de faire l’évaluation des actifs par expert externe au moins 1 fois l’an
Il existe différentes méthodes. Certaines comme la valeur de remplacement, par comparaison ou de reconstruction sont très peu utilisées. Les principales sont: ◦ Par revenu capitalisé ◦ Par DCF: Discounter Cash Flow
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2 méthodes principales pour le calcul: ◦ Revenu capitalisé: Loyer
Tx marché Loyer: Loyer annuel (€) Tx marché: En % rendement ou prime de risque
◦ Actualisation des flux futurs: Conditionne l’achat
Rt:Revenu année t(€) i: Taux actualisation ou rendement attendu (%/an)
NPV: cumul des flux futurs ramenés en valeur actuelle, si >0 achat OK
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Le calcul DCF est plus précis puisque tient compte des dépenses futures.
Il intègre toutes les dépenses futures en maintenance et gros travaux d’entretien ainsi que les impacts financiers: impôt sur les sociétés, réduction avec intérêts d’emprunt etc…
On en déduit le TRI qui donne sur une durée de possession donnée (souvent 10 ans) le Taux de rendement moyen annuel sur cette période
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Le property manager donnes les éléments suivants pour le calcul: ◦ CAPEX: Capital expenditure, les investissements
amortis
◦ OPEX: Operating expenditure, les dépenses résiduelles à la charge de l’AM
La valeur ainsi calculée devient indirectement un des objectifs du PM puisque toutes les dépenses ont un impact.
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Pour un bâtiment donné, il peut y avoir plusieurs typologie d’occupation: Commerce, bureaux, locaux d’activité, parking
Les prestations sur un site quelque soit la typologie peuvent être décomposées de la façon suivante:
◦ Services au bâtiment (maintenance technique, structure, sécurité, nettoyage…)
◦ Service aux personnes (accueil, restauration, courrier etc..) Exemple
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L’AM définit selon ses propres critères, le niveau de service selon plusieurs niveaux de classe d’actif.
Il définit le positionnement de ses actifs suivant ces 2 critères que sont services aux bâtiments et services aux personnes
Il classe tous ses actifs suivant un tableau
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Liste actifs Service aux personnes
Service aux bâtiments
AIX * *** Haguenau * * Nantes calvert ** ** BH *** *** 122-126 Riv ** *** Champs Elysées * *** Toulon ** *
Qualité: * Normal ** Bon *** Très bon
Ces niveaux de service se traduisent par un niveau budgétaire d‘exploitation.
Des limites se posent à l’AM. Certaines qui limitent par le haut:
◦ Le niveau de charge refacturable au locataire, dépend du contenu du bail
◦ Son calcul financier (TRI) qui influence sur la valeur de son bien à court terme
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D’autres poussent les budgets vers le haut: o le taux de satisfaction du locataire qui décroit.
o Les mises en conformité réglementaires
o Le positionnement attendu. Exemple de labellisation qualité pour les clients dans les centres commerciaux
Traduction auprès du PM: Limites budgétaires
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De son coté, le PM (avec le FM quand il existe) va définir son niveau de maintenance en fonction des différents types d’immeuble et de leur activité.
Le PM doit aussi tenir compte des critères de services attendus selon la typologie, la situation géographique etc..
On peut ainsi mesurer l’impact des différents facteurs
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Type de
site
Secteur
d’activité
Etat des installations
Maitrise des acteurs,
disponiblité, fiabilité, risques
Du moins
influent
au plus
influent
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Si on considère que pour chaque cas, nous avons 3 niveaux d’état d’installation, nous avons 42 cas possibles
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Type de
site
Secteur
d’activité
Etat des installations
Maitrise des acteurs,
disponiblité, fiabilité, risques
En recoupant ces 2 démarches nous obtenons par exemple:
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3 Niveaux d’effort: A très fort, B fort, C normal
Résidentiel Tertiaire Collectivités Industrie
Etat
mauvais
Etat
moyen Etat bon
Etat
mauvais
Etat
moyen Etat bon
Etat
mauvais
Etat
moyen Etat bon
Etat
mauvais
Etat
moyen Etat bon
Administration A B C A B C A B C A B C
Gestion immobilier A B C A B C
Enseignement A B C A B C
Santé A B C A B C A B C
Services A B C A B C
Industrie A B C
3 Gammes de maintenance représentées par les couleurs
Cette démarche permet à un facility manager d’avoir un nombre limité de gammes de prestations applicables aux différents cas rencontrés. 42 possibilités 9 cas
Evite une multitude de référentiels afin d’augmenter la productivité des acteurs (personnel de maintenance)
Rationalisation des actions permettant un meilleur suivi et reporting auprès du client
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Stratégie PM/AM Didier LAHAYE
Lorsque l’on croise les 2 stratégies de l’AM et PM, on se rend compte rapidement que l’ensemble du programme de maintenance ne peut être exécuté.
La pression sur les budgets transfert des ressources maintenance préventive vers la maintenance curative, celle qui se voit
Le PM doit essayer de bien mettre en avant les couts futurs importants (cf cout global cours interface 1)
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Importance accrue des certifications développement durable
Les principales certification en France: ◦ HQE: Français validé par Certivéa ◦ BREeam: Anglais validé par le BRE ◦ Leeds: USA validé par GBC (Green Building Council)
Dans le tertiaire sur Paris, 17% des locaux à louer sont certifiés
Le HQE a 4 critères et ne propose pas de scoring comme les autres
Il existe aussi d’autres certification: 3 stars en Chine, Green Star en Australie (le 1er) , DGNB en Allemagne
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Les certifications HQE, BREeam, Leeds ont surtout délivrées en phase construction
Il existe maintenant des certifications pour la phase exploitation : HQE exploitation, BREeam in use, Leeds in use
La mise en place pour les bâtiments existants est plus difficile et repose essentiellement sur l’organisation de la maintenance, pilotage des paramètres et connaissance fine des consommations
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Il existe aussi des labels dont le plus connu est BBC.
Ils donnent un niveau de performance énergétique ce qui n’est pas le cas dans les certifications.
Depuis le 1er Janvier 2013 avec la généralisation de la nouvelle réglementation thermique RT 2012, le label BBC disparait
Grenelle 2: baisse de 38% des consommations pour les bâtiments existants pour 2020
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Pour obtenir ces certifications, des investissements sont nécessaires que ce soit en réhabilitation qu’en rénovation
En phase exploitation, des contrôles de performance ont lieu régulièrement et il faut donc maintenir les paramètres initiaux et les adapter suivant l’occupation des locaux
Au niveau stratégie de l’AM, pour l’instant pas d’impact direct sur la valeur vénale mais nous constatons un taux de vacance plus faible et des négociations à des niveaux de loyer plus élevé
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Assurer une étroite relation entre locataire et AM/PM. Echange de données régulier
Bien définir les budgets et dépenses futures en matière de maintenance et de gros travaux entretiens entre AM et PM
Formaliser les niveaux de prestations attendus
Intégrer les exigences des certifications et labels afin de garantir la valeur vénale des bâtiments
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Enjoy