Manual Software EH Iglesia Local.pdf

Software ExcelenciaHOY Sistema Administrativo para la IAFC Caso Prctico

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Imagen No. 53

Imagen No. 54


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Imagen No. 55

Imagen No. 56

7.- El 12 de enero se expide cheque No. 33 por pago de recibo de luz por la cantidad de

$3,344.00.

Segn imagen No. 54, an continuamos en la ventana de Plizas Contables, haga clic en

Agregar Pliza, en la ventana de Registro de Pliza elija la fecha, escriba en concepto por

ejemplo Recibo de luz (puede ser ms especfico), en nmero de cheque 33, en beneficiario el

nombre a quien se le expide el cheque.

Para agregar la factura del recibo de luz, haga clic en Agregar rengln (imagen 57), se

siguen las mismas instrucciones que muestran las imgenes No. 50 y 51, haga clic en el botn

Procesa Pliza y en la ventana de Registro de Pliza haga clic en Procesa Pliza. En la

ventana de Plizas Contables se ver agregada la nueva pliza. Como ejemplo vanse imgenes

52, 54 y 56.


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Imagen No. 57

8.- El 26 de Enero se registran diezmos y ofrendas de acuerdo a la siguiente lista de lo que

se ha recibido durante la segunda quincena del mes.

Ministros: Juan Prez 170.00

Carlos Campos 250.00

Adolfo Ruiz 250.00

Total diezmos de ministros 670.00 Miembros diezmadores: Ofrendas 5,358.00

Mara Duarte 900.00

Jos Martnez 2,000.00

Rosa Chvez 1,000.00

Jorge Moreno 900.00

Isabel Ochoa 900.00

Josu Lpez 1,200.00

Total diezmos y ofrendas 12,258.00 Total diezmos ministros y miembros de la iglesia 12,928.00 Otros Ingresos:

Ofrendas por escuela bblica 415.00

Total del depsito 13,343.00


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Nos quedamos con la ventana de Plizas Contables abierta, haga clic en el botn

Cerrar, aparecer un mensaje que dice Aun no ha procesado algunas plizas Desea regresar

para Procesar, la respuesta ser No, ya que la pliza que aun sigue sin procesar es la de

Traspasos al Distrito, la cual se procesar hasta fin de mes.

Para capturar los diezmos y ofrendas correspondientes a la segunda quincena del mes,

haga clic en el botn de acceso rpido Diezmos, se abrir la ventana Administrador de sobres

de Diezmos, haga clic en el botn Captura de mltiples sobres y se abrir la ventana Auxiliar

para captura de mltiples Sobres de Diezmos.

En esta ltima ventana, elija fecha del registro de los sobres de los diezmos, haga clic en el

botn Llenar la lista y luego en clic en el botn Proceder (imagen 58).

Imagen No. 58

En la ventana Auxiliar para captura de mltiples Sobres de Diezmos se agregar toda la

lista miembros que tenemos registrados en el software. Captur las cantidades de quienes

diezmaron (imagen 59) as como se explica en la captura de diezmos y ofrendas de la primera

quincena del mes (pgina 23). Haga clic en el botn Pasar los que tienen cantidad.


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Imagen No. 59

En esta segunda quincena se viene el caso de que existe un nuevo diezmador y no lo

tenemos registrado en el Administrador de miembros del sistema, para no tener que salir de la

ventana Auxiliar para captura de mltiples Sobres de Diezmos, aqu mismo contamos con un

botn que se llama Crea Nuevo Miembro (imagen 59), haga clic en ese botn y se abrir

directamente la ventana Actualizacin informacin de miembro, capturamos al menos el

nombre y apellidos del nuevo miembro que est diezmando, y haga clic en el botn Guardar

(imagen 60).

Se mostrar un mensaje que dice Se ha creado el nuevo diezmador, se abrir la ventana

de Llenado del listado, ah presione el botn PROCEDER haga clic en el botn Aceptar, y en la

siguiente ventana haga clic en el botn Proceder (imgenes 61 y 62) y se agregar el nombre del

nuevo diezmador que registramos, capture la cantidad que est diezmando esta persona, presione

la tecla Intro del teclado de su PC. Haga clic en el botn Pasar los que tienen cantidad y luego

clic en el botn Cerrar (imagen 63).

En la ventana Administrador de Sobres de Diezmos, se agregarn hacia arriba de lo que

ya estaba procesado, el nuevo registro de diezmos y ofrendas que se captur.


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Imagen No. 60

Imagen No. 61

Imagen No. 62


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Imagen No. 63

Antes de procesar, verifique que la cantidad o suma en Total de los diezmos de la fecha

seleccionada es exactamente la misma que est en nuestros registros manuales, de ser as haga

clic en el botn Generar Pliza de Ingreso (Procesar) (imagen 64). Se abrir un cuadro de

proceso y haga clic en el botn Proceder (imagen 65), se mostrar un mensaje en el que dice

que se agreg correctamente un movimiento a tesorera, haga clic en el botn Aceptar (imagen

66).

En la columna de status de los diezmos y ofrendas de la segunda quincena se agregar la

palabra Procesado y haga clic en el botn Cerrar (imagen 67).


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Imagen No. 64

Imagen No. 66

Imagen No. 65


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Imagen No. 67

Segn el punto No. 8 de este ejercicio, entraron $ 415.00 de ofrenda de escuela bblica,

para registrar ese ingreso, haga clic en el botn Plizas Contab, se podr ver agregada una nueva

pliza de ingreso (imagen 68), haga doble clic sobre el rengln de esa pliza para actualizarla o

modificarla.

Imagen No. 68


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Haga clic en el botn Agregar rengln, se abrir la ventana Actualizacin de

Movimientos, cambie la tesorera que afecta por Escuela Bblica y Ministe, capture el monto de

la ofrenda de escuela bblica, escriba un comentario y haga clic en el botn Guardar (imagen 69).

Imagen No. 69

En la ventana de Registro de Pliza se notar agregado el rengln del ingreso por

ofrendas de escuela bblica, capture el nombre del depositante y haga clic en el botn Procesa

Pliza (imagen 70).

En la ventana de Plizas Contables se notar agregada y procesada la pliza. Para

continuar con el siguiente punto haga clic en el botn Cerrar.

Comit de Finanzas


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Imagen No. 70

9.- El 27 de Enero se expide cheque No. 34 por manutencin pastoral de la segunda

quincena del mes.

Haga clic en el botn Manutenc y % Dtto, se abrir la ventana Ayuda para manutencin

pastoral y Porcentajes al Distritoy haga doble clic sobre el nombre del mes que se est

contabilizando en el momento (imagen 71).

Imagen No. 71


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Se abrir la ventana Ayuda para manutencin pastoral del mes, y porcentajes al Distrito,

haga clic en el botn Agregar semana y se abrir la ventanita Ayuda para manutencin

pastoral, elija la fecha (de preferencia la del pago semanal, quincenal o mensual), haga clic en el

botn Calcular manutencin y porcentajes y haga clic en el botn Guardar (imagen 72).

Imagen No. 72

En la ventana anterior se agregar el rengln del segundo pago quincenal de manutencin

pastoral por ingresos de diezmos y ofrendas. Se mostrar un mensaje que dice Hay pendientes

de procesar, lo que indica que falta generar el pago al pastor, haga clic en el botn Genera Pliza

del pago semanal (imagen 73).

Imagen No. 73


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Para calcular la manutencin pastoral por ingresos de ofrenda de escuela bblica,

especifique la fecha para asignar los movimientos que se generen en este paso, haga clic en el

botn Ayuda de Escuela B y Envos Fijos a Dtto, Se mostrar una validacin que le recordar de

haber capturado ofrendas de escuela bblica en la ltima pliza de ingresos, Se agregar un nuevo

rengln en la tabla de pagos semanales sobre este clculo y procesado a la vez. Haga clic en el

botn Guardar (imagen 74).

Imagen No. 74

SOLO EN CASO DE AYUDA ADICIONAL (SOLO INFORMATIVO).

En esta misma ventana se encuentra la opcin para pagarle al pastor una ayuda de

manutencin adicional solo en ocasin especial, como lo es el da del pastor en el mes de julio y la

gratificacin anual en el mes de diciembre. Haga clic en el botn Crear Ayuda Especial, se abrir

una pequea ventana donde slo le pide capturar la cantidad que se autoriz para pagarle al

pastor sin desglosar el diezmo correspondiente, lea cuidadosamente las instrucciones que se le

mencionan y haga clic en el botn Generar pago (imagen 75), se agregar en la tabla de clculos

de pagos semanales, un rengln por el pago de este concepto.


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Imagen No. 75

En la ventana anterior se actualizar el rengln del mes en proceso, las sumas totales de lo

que ha recibido el pastor como ayuda para manutencin, haga clic en el botn Cerrar.

Haga clic en el botn Plizas Contab, se abrir la ventana de Plizas Contables y se

notar una pliza nueva de cheque por el pago de manutencin de la segunda quincena, haga

doble clic sobre el rengln de sta pliza, se abrir la ventana de Registro de Pliza, escriba el

nmero de cheque y haga clic en el botn Procesar Pliza (imagen 76).

Imagen No. 76

En la ventana de Plizas Contables se mostrar la pliza con el status de Procesada

(imagen 77).

10.- El 29 de Enero se expide cheque No. 35 por reposicin de gastos por viticos a

reunin ministerial del pastor, con los siguientes conceptos:

Hotel $ 450.00

Boletos de autobs 600.00

Restaurant 150.00

Total del cheque $ 1,200.00


50

En la misma ventana de Plizas Contables, haga clic en el botn Agregar Pliza

(imagen 77).

Se abrir la ventana Registro de Pliza, elija fecha y escriba el concepto, por ejemplo,

Gastos de representacin, agregue los renglones de cada una de las facturas de la reposicin de

gastos siguiendo el mismo proceso de la captura de la reposicin de fondo fijo de caja segn

imgenes 50 y 51. Escriba el nmero de cheque 35 y el nombre del beneficiario, en este caso, es

el pastor Juan Prez y Procese la pliza (imagen 78). Se muestra la imagen como ejemplo de

cmo queda el registro de la pliza.

Se agregar un rengln ms en la ventana de Plizas Contables.

Imagen No. 78

11.- El 30 de Enero se expide cheque No. 36 por envo de porcentajes al Distrito.

Ya que no hay ms movimientos que contabilizar en el mes, es momento de concluir con la

pliza de cheque por concepto de traspasos al Distrito que ha estado reservada para el final.

Haga doble clic sobre el rengln de la pliza de cheque por traspasos al Distrito que se

identifica sombreada de color verde (imagen 79), se abrir la ventana Registro de Pliza,

modifique la fecha en que se realizar el depsito a la cuenta del Distrito 30 de Enero.

En esta pliza se han estado agregando los conceptos de porcentajes de regla que se

calculan automticamente al estar procesando los clculos de manutencin y porcentajes, pero


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hay conceptos que se tienen que agregar manualmente, en este caso, la cuota de sociedad

mutualista que enva el ministro Carlos Campos.

Haga clic en Agregar rengln, en la ventana de Actualizacin de movimientos elija la

subcuenta de Sociedad Mutualista y en comentario escriba el nombre del ministro que enva y

luego haga clic en el botn Guardar(imagen 80) . De regreso a la ventana de Registro de Pliza,

escriba el nmero de cheque y beneficiario a quien se le expide el cheque (imagen 81) y haga clic

en el botn Procesar Pliza.

La pliza de traspasos al Distrito se debe procesar solo una vez, y en ella se debern

agregar todos aquellos conceptos de envo que se depositen a la cuenta bancaria del Distrito.

Nota: La opcin de Guardar en las plizas contables, se usa para guardar la pliza antes

de procesar por si hay un registro pendiente por agregar.

Ya que la pliza de traspasos era la nica que quedaba de procesar, al procesarla, en la

ventana de Plizas Contables ya no se muestra la nota en rojo de 1 PENDIENTES DE PROCESAR

(imagen 82).

Haga clic en el botn Actualiza Saldos de Mes para que pueda revisar el saldo con que se

dispone para gastos de la iglesia (imagen 82)

.

Al terminar de procesar todos los movimientos contables del mes, haga clic en el botn

Cerrar.

Imagen No. 79


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Imagen No. 80

Imagen No. 81


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Imagen No. 82

CONCILIACION BANCARIA.

La conciliacin bancaria se trata de comparar el estado de cuenta contable de la iglesia con

el estado de cuenta bancario de la iglesia, y marcar las diferencias de los movimientos que no se

encuentren en las dos partes.

Para realizar la conciliacin bancaria, haga clic en el botn Bancos/Conciliacin, se abrir

una ventana Movimientos en Bancos donde se observar agregado el rengln del mes que se

quiere conciliar, esto es, debido a las plizas que se procesaron durante el mes. Haga doble clic

sobre ese rengln, por ser el primer mes que se realiza esta operacin, se mostrar un mensaje

que dice No hay un mes anterior para traer el saldo, se cargar el saldo inicial, haga clic en el

botn Aceptar (imagen 83).

Se abrir la ventana Auxiliar de Bancos, en la parte izquierda se vern los movimientos

bancarios de las plizas procesadas en el mes, vamos a tomar el estado de cuenta del distrito y

verificar rengln por rengln, si los movimientos se encuentran en ambas partes.

En la parte derecha se agregaran al menos, los movimientos del estado de cuenta del

banco que NO estn registrados en la parte derecha, que viene siendo el estado de cuenta

contable de la iglesia.


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Imagen No. 83

Comparacin entre dibujos

Puedes encontrar las 8 diferencias en menos de 5 segundos?


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COMPARACION ENTRE ESTADOS DE CUENTA.

ESTADO DE CUENTA DEL BANCO

BANCO LOCAL

Estado de cuenta al 31 de Enero de 2015

Resumen:

Saldo anterior 3,528.22

Mas depsitos 29,305.00

Menos retiros 25,350.45

Saldo final 7,482.77

Fecha Concepto Depsitos Retiros Saldo

02 Cobro de cheque No. 28 1,500.00 2,028.22

12 Depsito en efectivo 15,662.00 17,690.22



12 Cobro de cheque No. 32 675.00 9,167.49


26 Depsito en efectivo 13,343.00 19,166.49


29 Depsito en efectivo 300.00 14,470.07



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SIGNIFICADO DE STATUS DE CONCILIACION

Para el status de conciliacin en el estado de cuenta de la iglesia se usar:

[ 1 ] Significa Conciliado, indica que el movimiento se encuentra en las dos partes

[ 2 ] Significa Cheque pendiente de cobro, o sea, que el cheque que se expidi no aparece

cobrado en el estado de cuenta del banco

[ 3 ] Significa Depsito no considerado por el banco. Se trata del registro de ingreso que an

no se ha depositado en la cuenta del banco

Para el status de conciliacin en el estado de cuenta del banco se usar:

[ 1 ] Significa Conciliado, indica que el movimiento se encuentra en las dos partes

[ 4 ] Significa Retiro no considerado por nosotros, se trata de los retiros o cargos que se

reflejan en el estado de cuenta

[ 5 ] Significa Depsito no considerado por nosotros, son los depsitos que se reflejan en el

estado de cuenta del banco que no hemos contabilizado.

Cada status de conciliacin se identifica de un color diferente.

PROCEDIMIENTO:

Haga doble clic en cada rengln del estado de cuenta de la iglesia, se abrir una ventanita

de Movimiento en bancos donde describe cada detalle del movimiento contable de ese registro.

En la parte de abajo, en Status de conciliacin elegir el nmero de acuerdo a la comparacin

que se haga con el estado de cuenta del banco.

Por ejemplo, el primer movimiento es un retiro de 1,500.00 por un cheque para apertura

de fondo fijo de caja, checamos si este retiro tambin est registrado en el estado de cuenta del

banco, si es as, el status de conciliacin ser el nmero 1, de lo contrario sera el nmero 2 por

entenderse que es un cheque que an no ha sido cobrado (imagen 84).


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Imagen No. 84

El segundo movimiento es un depsito de diezmos y ofrendas de 15,662.00, checamos si

este depsito tambin est registrado en el estado de cuenta del banco, si es as, el status de

conciliacin ser el nmero 1, de lo contrario sera el nmero 3 por entenderse que dicha cantidad

no ha sido depositada en la cuenta del banco (imagen 85).

Imagen No. 85

As nos vamos cotejando de rengln en rengln hasta comparar primero los movimientos

del estado de cuenta de la iglesia, en este caso, solo un retiro de 1,200.00 qued como cheque

pendiente de cobro, porque no aparece cobrado en el estado de cuenta del banco (imagen 86).

Imagen No. 86


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Ahora, veamos que movimientos se quedaron sin conciliar en estado de cuenta del banco,

en este caso, existe un depsito del 29 de Enero por la cantidad de 300.00.

En la parte derecha de la ventana de Auxiliar de Bancos, se captura el Estado de cuenta

del banco, se pueden agregar todos los movimientos, o al menos los movimientos que no fueron

conciliados con el estado de cuenta de la iglesia (imagen 87).

Imagen No. 87

Haga clic en el botn Agregar (imagen 87), se abrir la ventana Detalle de movimientos

de Estado de Cuenta para introducir los datos referentes al movimiento del banco, as como, tipo

y fecha de movimiento, concepto (si es que lo conocemos, de lo contrario el concepto sera

desconocido), el monto dependiendo del tipo de movimiento y el status de conciliacin.

Por ejemplo, en este caso es un depsito de 300.00, su estatus de conciliacin ser el

nmero 5, por ser un depsito no considerado en el estado de cuenta de la iglesia (imagen 88).

Para la captura:

En Tipo elegimos Depsito

En Fecha elegimos 29 Ene 2015

En Concepto escribimos Desconocido, o si se conoce la razn del depsito, anotarla

En Depsito la cantidad depositada

En Status de Conciliacin elegir el nmero 5

Clic en el botn Guardar


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Imagen No. 88

El movimiento se agregar en el estado de cuenta bancario de la ventana Auxiliar de

Bancos (imagen 89).

En la parte de abajo del estado de cuenta del banco tenemos lo que ahora s, le llamamos

conciliacin bancaria.

En el campo Capture el Saldo segn Edo. Cta. Del Banco capture el saldo final del estado

de cuenta del banco, en este caso, es la cantidad de 7,482.77 y presione la tecla Intro para que

quede guardado.

Los dems campos de la conciliacin bancaria se calcularn de forma automtica.

El saldo final del estado de cuenta de la iglesia y el saldo final de la conciliacin bancaria,

deben ser la misma cantidad, de ser as, la conciliacin de realiz exitosamente (imagen 89).

Para salir de esta ventana, haga clic en el botn Guardar, se regresar a la ventana

Movimientos en Bancos donde se ver actualizado el rengln del mes que se acaba de realizar la

conciliacin bancaria.

Para salir, haga clic en el botn Cerrar (imagen 90).


60

Imagen No, 89

Imagen No. 90


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REPORTES PARA DISTRITO

Haga clic en el botn Reportes para Dtto y se abrir una ventanita que le proporciona la

impresin de los reportes que conforman el informe que se debe entregar en las oficinas del

Distrito (Imagen 91).

Imagen No. 91

La forma de armar el informe es de la siguiente manera:

1.- Informe (analtica)

2.- Plizas de Ingreso y Plizas de Cheque (ordenadas de acuerdo al nmero de pliza o de

proceso). A cada pliza de ingreso se le debe anexar la ficha de depsito del ingreso y a cada pliza

de cheque se le debe anexar las facturas que la amparan

3.- Recibo de manutencin y clculo de ISR anexado a la ltima pliza de cheque de manutencin

pastoral

4.- Al final del informe agregar el Libro de Bancos (estado de cuenta de la iglesia), el estado de

cuenta del banco (copia) y el reporte de la conciliacin bancaria.

ENVIO DE INFORME AL DISTRITO

Para enviar el informe al Distrito, haga clic en el botn Enviar a Distrito, se abrir una

ventana Subir Archivo con Movimientos a Internet, en esa ventana se explica el proceso a seguir

para hacer el envo (imagen 92).


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El paso 1 es escribir la clave para subir datos, esta clave es asignada por el Distrito. El paso 2 es presionar el botn Subir Movimientos. El paso 3 es presionar el botn Subir XMLs de CFDIs

Al trmino de estos pasos se mostrar un mensaje que confirma que el informe se envi

correctamente (imagen 93).

Se cuenta con la alternativa de enviar el informe por medio de una memoria USB.

El paso 1 es seleccionar la unidad de disco, haga clic en el botn Elegir, lo llevar al explorador de Windows para elegir la ubicacin donde quiere guardar el informe.

El paso 2 es presionar el botn Copiar Archivos El informe o archivo generado se guardar en la memoria USB

Debe llevar la memoria USB a la oficina del Distrito para que sea descargado en el

software contable del Distrito.

Tambin puede optarse por guardar el archivo en alguna carpeta especialmente asignada

para almacenar los informes de la iglesia, y enviar el archivo al correo electrnico del contador o

administrador del Distrito para que lo descargue en el software contable del Distrito.

Imagen No. 92


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Imagen No. 93

SALIR DEL SISTEMA

Para salir del software ExcelenciaHOY, haga clic en el botn de color rojo con un signo de

cruz de color blanco (imagen 94), se cerrar el programa y se abrir una ventana para Respaldar

Datos de la Iglesia, especifique la ubicacin donde decide guardar el respaldo, es importante que

sea en una unidad de disco externa, de lo contrario de nada servir el respaldo generado. Haga clic

en el botn Respaldar y terminado el respaldo haga clic en el botn Cerrar (imagen 95).

Imagen No. 94

Imagen No. 95


64

Dudas y comentarios respecto a este procedimiento escribanos a

[email protected]

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