INSTITUTO TECNOLOGICO DE PINOTEPA

MANUAL DE USUARIO“SOFTWARE PARA LA GESTION DE RECURSOS MATERIALES Y FINANCIEROS”

ALUMNA: MODESTA GOMEZ FLORES 2º SEMESTRE CARRERA: ING. EN GESTION EMPRESARIAL DOCENTE: CARLOS JESUS LOPEZ

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TEMARIO

1.- INTRODUCCION………………………………………………………………2

2.- ABRIENDO EL SOFTWARE PARA LA GESTION DE RECUSRSOS MATERIALES Y FINANCIEROS………………………………………………..3

3.-CONOCIENDO LAS BARRAS DEL SOFTWARE ERP……………………5

4.- LAS DIFERENTES FUNCIONES DEL SOFTWARE openERP…………7

4.1 EMPRESAS………………………………………………………………...8

4.2 TABLEROS…………………………………………………………………9

4.3 PRODUCTOS…………………………………………………………..…10

4.4 RECURSOS HUMANOS…………………………………………………10

4.5 GESTION FINANCIERA………………………………………………….12

4.6 GESTION DE PROYECTOS…………………………………………….12

4.7 GESTION DE DOCUMENTOS………………………………………….13

4.8 CRM & SRM……………………………………………………………….13

4.9 MANEJADOR DE INVENTARIOS………………………………………14

4.10 GESTION DE COMPRAS………………………………………………14

4.11 FABRICACION…………………………………………………………..15

4.12 GESTION DE VENTAS…………………………………………………15

4.13 ADMINISTRACION……………………………………………………..16

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INTRODUCCION

Dado los cambios y tiempos modernos en los que estamos viviendo las empresas u organizaciones se han visto en la gran necesidad de crear nuevas cosas para facilitar la administración, gestión, dirección y control empleando así nuevos, diversos y muy innovadores métodos para facilitar su trabajo. Uno de estos cambios lo podemos observar en las diferentes formas en que estos gestionan las diferentes áreas de la empresa.

Un ejemplo clave son los diversos software que sirven de gran ayuda en el control de todos los movimientos de dicha organización; un ejemplo clave de estos grandiosos programas son:

Visual Basic Open ERP

En este manual se mostraran las principales funciones que tiene el software ERP (software para la gestión de recursos materiales y financieros), de qué forma se operan las diferentes partes del mismo.

2.-ABRIENDO EL SOFTWARE PARA GESTION DE RECURSOS MATERIALES Y FINANCIEROS

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¿Concepto de software para la gestión de recursos materiales y financieros?

Los sistemas de planificación de recursos empresariales o ERP son sistemas de información gerenciales que integran y manejan muchos de los negocios; este sistema típicamente maneja la producción, logística, distribución, inventario, envíos, facturas y contabilidad de la compañía.

2.1.1 ENTRANDO AL PROGRAMA

2.1.2 EMPEZANDO A TRABAJAR CON EL SOFTWARE ERP

Para empezara a trabajar con el software ERP nos vamos a la barra de tareas en inicio buscamos el programa.

En la barra de tareas después inicio damos doble clic para poder abrir el programa ERP.

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3.- CONOCIENDO LAS BARRAS DEL SOFTWARE ERP

Una vez ya instalado el programa y después de abrirlo insertamos la contraseña.

Insertada la contraseña a trabajar se ha dicho.

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Barra de titulo

En esta barra se muestra el nombre del programa en el que se está trabajando

Barra de menús

En esta barra podemos realizar diversas funciones desde guardar un documento hasta las ayudas en caso de no entender algo que estemos haciendo ejemplo de ello es:

Barra de herramientas

Botón Nuevo: Permite crear un nuevo objeto.

Guardar: Permite guardar las modificaciones realizadas sobre un registro previamente seleccionado por nosotros mismos.

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Borrar: Esta parte solo permitirá borrar aquellos elementos que no tengan objetos relacionados. Por ejemplo, para borrar un Cliente deberemos borrar antes sus pedidos.

Adelante, y atrás Permite ir hacia adelante o hacia atrás en la lista de registros que hemos seleccionado en la pantalla de búsqueda.

VISTAS (LISTA, FORMULARIO, CALENDARIO, GRAFICO)Cualquier objeto que exista en OpenERP, puede ser visualizado en alguna de estas vistas. Si un objeto no puede verse en alguno de los formatos de vista, el botón correspondiente aparecerá deshabilitado.

Vista de Lista: Nos muestra una lista de los objetos pertenecientes a este menú. En ocasiones, esta vista también es utilizada para mostrar en un objeto, sus objetos relacionados. Ej: Cabecera de pedido y líneas de pedido.

Vista Formulario: Permite “abrir la ficha” del objeto seleccionado. Es la que se utiliza para insertar o modificar datos de un objeto, rellenando los campos solicitados.

Vista Calendario: Es un formato utilizado para mostrar aquellos objetos que se pueden encajar en el tiempo. Por ejemplo, tareas de una planificación. Esta vista permite arrastrar directamente la tarea de un día a otro dentro del calendario, o abrir la ficha directamente desde ella.

Vista Grafico: Habitualmente utilizada para mostrar estadísticas.

ImprimirEn openerp existen multitud de informes asociados a los objetos. Este botón permitirá imprimir un listado, un pedido, una factura, una planificación, una tarea.

AcciónEn muchas ocasiones los objetos llevan asociadas acciones que se pueden realizar con ellos. Mediante este botón, se lanza la acción..

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Archivos adjuntosOpenERP incorpora un potentísimo gestor documental que permitirá asociar archivos de cualquier tipo a cualquier objeto. Por ejemplo, asociar un plano en la orden de fabricación, o la solicitud de cotización enviada por un Cliente por fax previamente escaneado.Esto permite tener todos los documentos organizados en el objeto correspondiente.MenúLleva al menú principal de la aplicación.RefrescarPermite refrescar la pantalla o cerrarla.

4.- LAS DIFERENTES FUNCIONES DEL SOFTWARE ERP

De esta manera podemos trabajar con las diferentes partes que integran el menú:EmpresasTablerosProductosR. HumanosGestión financiera,

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4.1 EMPRESAS: En OpenERP, una empresa representa una entidad con la que hacer negocios, cualquier persona física o jurídica con la que nuestra compañía tiene una relación mercantil e incluso laboral.

En el menú empresa podemos observar las diferentes empresas ya ingresadas al sistema y con las que se está trabajando como se muestra en la imagen de arriba.

Te permiten añadir, abrir, borrar y las flechas para ir moviéndolos de una dirección a otra del Cliente.

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4.2 TABLEROS: El menú Tableros ofrece acceso a tablones predefinidos de Administración Financiera, Fabricación y Administración de Proyectos.

En la sección contactos de la ficha actual. Se puede realizar el mantenimiento completo de ellos, de la misma manera se pude añadir, modificar o borrar algún contacto

Mediante la sección de los tableros se accederá a una visión global de varias zonas de programa, ofrece acceso a tablones predefinidos de Administración Financiera, Fabricación y Administración de Proyectos.

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4.3 PRODUCTOS: En OpenERP, producto significa una materia prima en bruto, un producto almacenable, un consumible o un servicio. Se puede trabajar con productos enteros o con plantillas que separan la definición de productos y variantes (tallas, colores, presentaciones, etc.)

4.4 RECURSOS HUMANOS: OpenERP ofrecen funciones como: Administración del personal y el calendario de vacaciones, Administración de los contratos de los empleados, Administración de beneficios, Administración de bajas por vacaciones y enfermedad, Administración de procesos de demanda, Administración del rendimiento del personal, Administración de habilidades y competencias (capacidades o capacitaciones).

Podemos observar la categoría de productos donde prácticamente se ordenan los productos y sus variantes.

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En esta sección se administra de manera específica la administración desde el personal hasta la administración de habilidades y competencias.

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4.5 GESTION FINANCIERA: Este menú está dedicado básicamente a la contabilidad (financiera, auxiliar, analítica y presupuestaria) y los impuestos, así como las facturas, todos con sus informes.

4.6 GESTION DE PROYECTOS: En esta sección es posible tratar la Gestión de Proyectos en OpenERP lo que gestiona el estado actual de las tareas, informes de horas por operario, rentabilidad analítica del proyecto, cuadro de horas de proyectos y sub-proyectos

En la gestión de proyectos se pueden organizar los diferentes proyectos desde el nombre del proyecto hasta el nombre del autor del proyecto.

En la parte financiera del programa podemos gestionar la contabilidad e impuestos yo todos los procesos fiscales como ejemplo la figura de arriba

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4.7 GESTION DE DOCUMENTOS: OpenERP incluye de base un potentísimo gestor documental que permite asociar cualquier tipo de archivo a cualquier objeto. Esto permite organizar la información asociada a cualquier entidad que se utilice en la empresa en un único sitio.

4.8 CRM & SRM: OpenERP ofrece además de un módulo de atención al Cliente, un módulo de atención al proveedor. OpenERP asegura el correcto tratamiento de los casos por los usuarios del sistema, clientes y proveedores

Este un ejemplo de la gestión de atención al cliente y proveedores.

Permite organizar la información asociada a cualquier entidad que utilize en la empresa.

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4.9 MANEJADOR DE INVENTARIO: Aquí configuramos las ubicaciones de existencias como son los almacenes. Este menú se usa para los movimientos de stock, órdenes de entrega, albaranes, trazabilidad y abastecimiento automático

4.10 GESTION DE COMPRAS: La gestión de compras se basa en el documento orden o pedido de compra que, en el flujo predeterminado, deberá será confirmada por un jefe de compras y aprobada por el proveedor. la orden de compra genera automáticamente la lista para el almacén y la factura.

En sección se ubicaran como son los almacenes de manera interna o de proveedores.

Pues esta sección como lo dice en el texto se va a encargar de la gestión de compras de todo el orden de los diferentes pedidos por diferentes proveedores o clientes.

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4.11 FABRICACION: Permite planificar, automatizar y realizar fabricaciones y ensamblado de productos, Lista de materiales multinivel, Listas de materiales virtuales o fantasma y Creación e impresión de órdenes de fabricación.

4.12 GESTION DE VENTAS: La gestión de ventas permite configurar diversas tiendas y se basa en el documento orden o pedido de venta que evoluciona según una política de ventas.

Esta área del openERP permite la gestión de la planificación de la fabricación de los diferentes productos.

Ayuda a la gestión de ventas ya que permite configurar diversas tiendas.

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4.13 ADMINISTRACION: El menú de administración trata de la administración del sistema, no de la administración de la compañía. Aquí configuramos la base de datos con los distintos módulos, los idiomas, los permisos y privilegios, las cuentas de usuario y sus permisos y privilegios según la configuración anterior, las propiedades predeterminadas, etc.

Principalmente trata de la administración del sistema no de la compañía.