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MANUAL DE USUARIO MÓDULO CARTERA IPS

DIRECCIÓN NACIONAL DE TECNOLOGIA

PAGINA:

1 de 44 FECHA: 10-2011

REVISO: Director Nacional De Tecnología

CODIGO: 430-M15

APROBADO POR: Gerente General

VERSIÓN: 1.0

COPIA No 1

UNIDAD FUNCIONAL: DIRECCIÓN NACIONAL DE TECNOLOGÍA

NOMBRE:

MANUAL DEL USUARIO: MÓDULO CARTERA IPS

Versión: 1.0

10 / 2011



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VERSIÓN: 1.0

COPIA No 1

TABLA DE CONTENIDO

1 INTRODUCCIÓN ........................................................................................................................... 5

1.1 LECTORES A QUIEN ES DIRIGIDO .......................................................................................... 5

1.2 NOMBRE Y VERSIÓN DEL CUAL APLICA EL MANUAL DE USUARIO.................................. 5

1.3 PROPÓSITO ............................................................................................................................... 5

1.3.1 MANUAL ..................................................................................................................................... 5 1.3.2 MÓDULO .................................................................................................................................... 5

1.4 CÓMO UTILIZAR ESTE MANUAL ............................................................................................. 5

1.5 CONVENCIONES ....................................................................................................................... 6

2 DESCRIPCIÓN .............................................................................................................................. 7

3 INSTALACIÓN ............................................................................................................................... 8

4 SEGURIDAD .................................................................................................................................. 9

5 MÓDULO CARTERA IPS ............................................................................................................10

5.1 MENÚ PROCESOS ..................................................................................................................11

5.1.1 OPCIÓN RECIBIR FACTURAS CITAS MÉDICAS .............................................................................11 5.1.2 OPCIÓN RECIBIR FACTURAS – TÉCNICOS ..................................................................................14 5.1.3 LISTADOS DE ENVÍO..................................................................................................................14

5.2 MENÚ CONVENIOS IPS’S ........................................................................................................15

5.2.1 OPCIÓN CONSULTA CONVENIOS IPS’S ......................................................................................15

5.3 MENÚ CONTRATACION SUBSIDIADO ..................................................................................19

5.3.1 OPCIÓN CARTERA ....................................................................................................................20

5.4 MENÚ FACTURACIÓN IPS ......................................................................................................24

5.4.1 OPCIÓN POR NÚMERO ..............................................................................................................25 5.4.2 OPCIÓN EN PROCESO ...............................................................................................................25 5.4.3 OPCIÓN AUDITORIA ..................................................................................................................26

5.5 MENÚ IPS’S ..............................................................................................................................27

5.5.1 OPCIÓN IPS POR MUNICIPIO ......................................................................................................27 5.5.2 OPCIÓN MUNICIPIO POR IPS .....................................................................................................30 5.5.3 OPCIÓN IPS X PLAN X MUNICIPIO ..............................................................................................33 5.5.4 OPCIÓN SECCIONALES X IPS ....................................................................................................36 5.5.5 OPCIÓN IPS’S SOLPREMIUM .....................................................................................................39

5.6 MENÚ SEGURIDAD .................................................................................................................42

5.6.1 CAMBIO DE CONTRASEÑA .........................................................................................................42

6 CONTROL DE CAMBIOS ...........................................................................................................44



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TABLA DE GRÁFICOS Gráfico 1: Validación de Usuario. ..................................................................................... 10 Gráfico 2: Módulo de Cartera IPS .................................................................................... 10 Gráfico 3: Menú Procesos ............................................................................................... 11 Gráfico 4: Recibir Facturas Citas Médicas ....................................................................... 11 Gráfico 5: Seleccionar el técnico que remite el Radicado ................................................ 12 Gráfico 6: Aceptamos el Radicado ................................................................................... 12 Gráfico 7: Información General del Listado Radicado ...................................................... 12 Gráfico 8: Auditoria del Listado Radicado ........................................................................ 13 Gráfico 9: Seguimiento del Listado Radicado .................................................................. 13 Gráfico 10: Otros datos del Listado Radicado .................................................................. 13 Gráfico 11: Recibir Facturas - Técnicos ........................................................................... 14 Gráfico 12: Menú Listado de Envío .................................................................................. 14 Gráfico 13: Consulta Convenios IPS’s. ............................................................................ 15 Gráfico 14: Visualización de IPS’s. .................................................................................. 16 Gráfico 15: Convenio IPS. ............................................................................................... 16 Gráfico 16: Reporte Convenios. ....................................................................................... 17 Gráfico 17: Reporte Servicios Cargados no Habilitados. .................................................. 17 Gráfico 18: Municipios del Convenio. ............................................................................... 18 Gráfico 19: Consulta Otro sí............................................................................................. 18 Gráfico 20: Archivo Plano. ............................................................................................... 19 Gráfico 21: Menú Contratación Subsidiado ...................................................................... 19 Gráfico 22: Trabajar Descuentos de la Factura. ............................................................... 20 Gráfico 23: Consulta Factura por Contratos. .................................................................... 21 Gráfico 24: Reporte Histórico Cartera. ............................................................................. 21 Gráfico 25: Impresión Histórico Cartera. .......................................................................... 22 Gráfico 26: Fuentes Financiación Factura ....................................................................... 22 Gráfico 27: Histórico de la Factura. .................................................................................. 23 Gráfico 28: Histórico Cartera............................................................................................ 23 Gráfico 29: Histórico Total Fuentes. ................................................................................. 24 Gráfico 30: Menú facturación IPS .................................................................................... 24 Gráfico 31: Opción Factura IPS por Número .................................................................... 25 Gráfico 32: Opción En Proceso ........................................................................................ 25 Gráfico 33: Opción Auditoria ............................................................................................ 26 Gráfico 34: Menú IPS’s .................................................................................................... 27 Gráfico 35: Menú Ips por Municipio ................................................................................. 27 Gráfico 36: Consulta Municipio. ....................................................................................... 28 Gráfico 37: Información IPS. ............................................................................................ 28 Gráfico 38: Información Seccionales de IPS. ................................................................... 29 Gráfico 39: Reporte Detallado Afiliados x Municipio. ........................................................ 29 Gráfico 40: Reporte Afiliados x Municipio......................................................................... 30 Gráfico 41: Menú Municipio por IPS ................................................................................ 30 Gráfico 42: Visualización de IPS’s. .................................................................................. 31 Gráfico 43: Detalle de IPS. .............................................................................................. 31



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Gráfico 44: Reporte General Municipio x IPS. .................................................................. 32 Gráfico 45: Reporte Detallado Municipio x IPS. ............................................................... 32 Gráfico 46: Información Seccionales de IPS. ................................................................... 33 Gráfico 47: Menú Consulta IPS x Plan x Municipio .......................................................... 33 Gráfico 48: Visualización de IPS’s. .................................................................................. 34 Gráfico 49: Información IPS. ............................................................................................ 34 Gráfico 50: Reporte IPS x Plan x Municipio. .................................................................... 35 Gráfico 51: Archivo Plano. ............................................................................................... 35 Gráfico 52: Detalle Seccional IPS. ................................................................................... 36 Gráfico 53: Menú Seccionales IPS .................................................................................. 36 Gráfico 54: Visualización de IPS’s. .................................................................................. 37 Gráfico 55: Información IPS. ............................................................................................ 37 Gráfico 56: Reporte seccional IPS. .................................................................................. 38 Gráfico 57: Archivo Plano. ............................................................................................... 38 Gráfico 58: Detalle Seccional IPS. ................................................................................... 39 Gráfico 59: Menú IPS’s Solpremium ................................................................................ 39 Gráfico 60: Visualización de IPS’s. .................................................................................. 40 Gráfico 61: Información IPS. ............................................................................................ 40 Gráfico 62: Reporte Seccional IPS................................................................................... 41 Gráfico 63: Archivo Plano. ............................................................................................... 41 Gráfico 64: Detalle Seccionales de IPS. .......................................................................... 42 Gráfico 65: Menú Seguridad ............................................................................................ 42 Gráfico 66: Cambio de Contraseña. ................................................................................. 43



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1 INTRODUCCIÓN

Este documento corresponde al manual del módulo de Cartera IPS del Sistema de Información Institucional HERMES, este manual es un documento dinámico que se va actualizando y enriqueciendo en la medida en que se avance, estabilicen y concreten los procedimientos que conciernen a todos y cada uno de los actores de dicho proceso. 1.1 LECTORES A QUIEN ES DIRIGIDO Todos aquellos usuarios que por alguna razón tengan que ver con la contratación de la red prestadora de servicios. 1.2 NOMBRE Y VERSIÓN DEL CUAL APLICA EL MANUAL DE USUARIO. El nombre del módulo es “Modulo Cartera IPS” 1.3 PROPÓSITO El propósito de este manual es servir de soporte al usuario, en caso de presentarse alguna duda en el manejo de dicha herramienta. 1.3.1 Manual Su fin es facilitar el uso de la herramienta, garantizar la aplicación adecuada y aprovechamiento al máximo. Está diseñado para guiar al usuario final a través de cada una de las opciones disponibles, con ejemplos gráficos permitiendo así un mayor entendimiento. 1.3.2 Módulo Facilitar el manejo de las consultas de la facturación de IPS, cuentas por pagar, contratación realizado con las IPS’s en caso de haberlos y sus respectivos Otrosí.

1.4 CÓMO UTILIZAR ESTE MANUAL Este Manual se debe utilizar de manera secuencial ya que el proceso se encuentra descrito de esa forma; En él se describen cada una de las opciones disponibles haciendo una presentación gráfica e indicando la forma de acceder a ellas para facilitar su entendimiento.



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1.5 CONVENCIONES Los siguientes iconos hacen parte del sistema de información HERMES, estos iconos son utilizados de manera general, por lo tanto en algunas ocasiones varia su nombre, pero la funcionalidad es la misma. Se debe tener en cuenta que existen otros componentes adicionales en el Sistema de Información HERMES que son utilizados para todos los Módulos del Sistema.

Búsqueda de registros

Para eliminar o anular un registro

Para imprimir reportes

Para modificar un registro

Para guardar un cambio

Para cerrar el objeto de trabajo

Para visualizar la ayuda

Para visualizar objetos

Para visualizar archivos planos

Nuevo registro

Consultas

Consultas detalladas

Seleccionar un registro

Refrescar una grilla de objetos

Consultar Cuenta Corriente

En este campo de texto se visualiza el usuario de Windows que en ese momento está utilizando el objeto o aplicación.

Se puede ver la Fecha del Sistema guardada por el servidor de servicios. Tecla F4: Tecla que sirve para llamar ventanas propias del atributo. Ejemplo: Campo municipio llama a la tabla municipios. Tecla F5: Refrescar pantalla.



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2 DESCRIPCIÓN

Es un área que se encarga de recopilar, organizar y verificar la trazabilidad de las facturas radicadas por las IPS, utilizando insumos generados por las áreas de Cuentas de Servicios de Salud, Contratación, Facturación y Recaudo, Contabilidad y Tesorería.



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3 INSTALACIÓN

Para la instalación de éste módulo se debe haber instalado previamente el módulo principal del Sistema de Información Hermes, el cual crea el ambiente necesario para la Ejecución. Referirse al Documento Manual de Instalación de HERMES. El ejecutable se llama: “uMenCIps.EXE” y se debe ubicar en la carpeta C: \Hermes.



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4 SEGURIDAD

Para acceder al módulo de IPS, el usuario debe tener permiso de ejecución sobre el módulo. Hacer Referencia al manual de seguridad de HERMES. Los siguientes son los permisos dados a los usuarios si desean ingresar a esas opciones.



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5 MÓDULO CARTERA IPS

VALIDACIÓN DE USUARIO

Gráfico 1: Validación de Usuario.

Para ingresar al módulo de Cartera IPS, es necesario, dar clic sobre el icono asignado en el escritorio, visualizaremos la siguiente pantalla, que nos permitirá tener acceso haciendo una validación de usuario a través de la contraseña de entrada, que se ha asignado con anticipación a cada usuario. Así podemos ingresar a la pantalla de opciones de menú que se presenta a continuación.

Gráfico 2: Módulo de Cartera IPS



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5.1 MENÚ PROCESOS Para seleccionar las opciones presentadas en el Módulo Cartera IPS, es necesario dirigir el cursor sobre el menú Procesos, ubicado en la parte superior de la pantalla, aquí se muestran las diferentes opciones que se pueden realizar.

Gráfico 3: Menú Procesos

5.1.1 Opción Recibir Facturas Citas Médicas

Gráfico 4: Recibir Facturas Citas Médicas

Se recibe la factura de cuentas Médicas para el descargue del técnico de tesorería. Nos ubicamos en el campo del técnico responsable y seleccionamos F4; como se muestra en el siguiente gráfico.



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Gráfico 5: Seleccionar el técnico que remite el Radicado

Después de seleccionar el técnico, marcamos el botón , el cual nos

permite seleccionar en la Tabla o Grilla; por último aplicamos con el botón .

Gráfico 6: Aceptamos el Radicado

Para revisar una factura, se selecciona el botón ; Pero primero ingresamos el número del listado, a consultar.

Gráfico 7: Información General del Listado Radicado



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Gráfico 8: Auditoria del Listado Radicado

Gráfico 9: Seguimiento del Listado Radicado

Gráfico 10: Otros datos del Listado Radicado



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5.1.2 Opción Recibir Facturas – Técnicos

Gráfico 11: Recibir Facturas - Técnicos

Esta opción es utilizada en el área de Tesorería, para revisar que hay facturas de los técnicos de tesorería para luego proceder a descargarlos. Esta opción nos permite garantizar que las facturas a descargar sean de la persona responsable. En la tabla o Grilla, aparecen todas las facturas asociados al usuario, luego se

marcan todo y luego aplicamos con el botón , para descargar la factura. 5.1.3 Listados de Envío

Gráfico 12: Menú Listado de Envío

Ingresamos el número del listado de asignación a consultar de la relación de facturas. Nos permite consultar los listados que envían del área de Medical.



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5.2 MENÚ CONVENIOS IPS’s

5.2.1 Opción Consulta Convenios IPS’s Permite realizar las consultas correspondientes a los convenios que presenta un contrato, para lo cual el usuario tiene varios filtros de búsqueda de la información, como son: IPS, Número de convenio, Municipio, Fechas del Otro Si, Tipo de plan, Tipo de convenio u Oficina responsable, como se muestra a continuación:

Gráfico 13: Consulta Convenios IPS’s.

Si el usuario desconoce la información a ingresar, debe ubicar el cursor en el campo correspondiente y pulsando la tecla F4 se despliegan las opciones para dicho campo, de las cuales se selecciona la necesaria y pulsando la tecla F5 se cargan los datos.



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El botón , muestra la información de las IPS’s cargadas en el sistema:

Gráfico 14: Visualización de IPS’s.

El botón , muestra información detallada del convenio seleccionado (Datos convenio, Tipo convenio, Objeto, Requisitos, Municipios, Servicios del objeto):

Gráfico 15: Convenio IPS.

El botón , imprime en pantalla un reporte de los convenios existentes de acuerdo al filtro de búsqueda seleccionada:



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Gráfico 16: Reporte Convenios.

El botón , muestra un reporte de los servicios cargados a las IPS’s que no han sido habilitados:

Gráfico 17: Reporte Servicios Cargados no Habilitados.

El botón , muestra la información detallada del municipio al cual pertenece el convenio de la IPS seleccionada, en el cual se destaca: código del municipio, número de usuarios, número del contrato y el estado del contrato, entre otros.



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Gráfico 18: Municipios del Convenio.

El botón , muestra información detallada del Otro si, del convenio seleccionado, en el cual se observa información como: Fecha inicial y final, estado del convenio, usuario que lo digitó y el valor.

Gráfico 19: Consulta Otro sí.

Al seleccionar la opción y dar clic en el botón , aparece un mensaje de advertencia indicando la ubicación en la cual se genera el archivo plano; este visualiza la información de los convenios existentes, de acuerdo al filtro de búsqueda seleccionada:



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Gráfico 20: Archivo Plano.

5.3 MENÚ CONTRATACION SUBSIDIADO

Gráfico 21: Menú Contratación Subsidiado



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5.3.1 Opción Cartera

Gráfico 22: Trabajar Descuentos de la Factura.

La consulta de la Cartera Contratación Subsidiado, requiere de suministrar el número interno del contrato, puede seleccionarlo oprimiendo la tecla F4; a continuación seleccione para el prefijo factura, el tipo de factura a consultar. En la grilla se despliegan las facturas y los pagos registrados a la contratación, se puede visualizar el mes, fecha de factura, número de factura, saldo, el valor de la factura, los pagos realizados a las facturas, las notas débitos y crédito.

Al dar clic en el botón , se visualiza la pantalla contrato subsidiado, el cual permite conocer en detalle el contrato.

Al dar clic en el icono , permite al usuario conocer la pantalla consulta factura por contratos.



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Gráfico 23: Consulta Factura por Contratos.

Para generar un reporte sobre el histórico de cartera, se debe dar clic en el icono imprimir el cual muestra la siguiente ventana:

Gráfico 24: Reporte Histórico Cartera.

En esta ventana se deben definir los parámetros a realizar la impresión y dar clic en el icono imprimir.



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Gráfico 25: Impresión Histórico Cartera.

Para visualizar las fuentes de financiación de la factura, se debe dar clic en el

icono .

Gráfico 26: Fuentes Financiación Factura



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Al dar clic en el icono , se visualiza el histórico de la factura seleccionada.

Gráfico 27: Histórico de la Factura.

El botón permite conocer la cartera de cada uno de los contratos por el número de factura.

Gráfico 28: Histórico Cartera.



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Aquí puede observar la totalidad de la cartera del subsidiado, conociendo el total

de facturas, el total abonado y su saldo. A continuación dar clic en el icono , el cual muestra la siguiente pantalla:

Gráfico 29: Histórico Total Fuentes.

En esta pantalla puede observar la ventana Histórico Total por Fuentes, que facilita conocer cuál es la fuente del histórico del afiliado. 5.4 MENÚ FACTURACIÓN IPS

Gráfico 30: Menú facturación IPS



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5.4.1 Opción por Número

Gráfico 31: Opción Factura IPS por Número

Esta opción permite consultar las facturas de cuentas médicas por medio de la IPS y número de factura. Además puede filtrar la información por tipo de convenio, plan, estado y un rango de fechas de radicación.

5.4.2 Opción En proceso

Gráfico 32: Opción En Proceso



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5.4.3 Opción Auditoria

Gráfico 33: Opción Auditoria

Esta opción permite generar los cuadros de auditoria. Se debe definir el rango de fechas de los reportes, marcar si se desea generar el indicador detalle, seguidamente se selecciona la clase de lista, el municipio, plan. Estado de las facturas a filtrar, IPS, cruzar pagos? Y detalle de glosa?.

se da clic en este icono el cual al finalizar de preparar los datos se visualiza el siguiente mensaje:

A continuación se solicitad si se desea generar el archivo plano:

Al aceptar se genera el archivo plano y muestra el siguiente mensaje informando la ubicación del archivo:



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5.5 MENÚ IPS’s

Gráfico 34: Menú IPS’s

5.5.1 Opción Ips por Municipio

Gráfico 35: Menú Ips por Municipio

El botón , muestra la información de los municipios pertenecientes a determinado departamento, el usuario ingresa el nombre o código del departamento y el sistema carga dicha información:



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Gráfico 36: Consulta Municipio.

El botón , muestra información detallada de la IPS (Datos identificación, Datos generales, Datos tributarios, Otros datos):

Gráfico 37: Información IPS.

El botón , muestra información detallada de las seccionales de una IPS (Datos de identificación, Requerimientos mínimos esenciales, Registro especial, Capacidad de oferta):



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Gráfico 38: Información Seccionales de IPS.

El botón , permite imprimir reportes de afiliados por municipio en forma detallada o general:

Gráfico 39: Reporte Detallado Afiliados x Municipio.



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Gráfico 40: Reporte Afiliados x Municipio.

5.5.2 Opción Municipio por IPS

Gráfico 41: Menú Municipio por IPS

Esta ventana permite realizar las consultas de los municipios en los cuales funciona una determinada IPS; el usuario selecciona el tipo de plan (subsidiado o contributivo), digita el código de la IPS y pulsa el botón , o la tecla F5.

En caso de no conocer el código de la IPS, se utiliza el botón , el cual despliega la información de todas las IPS’s cargadas al sistema:



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Para cargar la información se ubica el cursor en el campo deseado y se pulsa el botón .


Gráfico 43: Detalle de IPS.



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El botón , permite imprimir reportes, para lo cual se despliega el siguiente mensaje de confirmación:

Al seleccionar la opción No, imprime el reporte en forma general:

Gráfico 44: Reporte General Municipio x IPS.

Al seleccionar la opción Si, se imprime el reporte, detallando los usuarios que pertenecen a dicha IPS en un municipio:

Gráfico 45: Reporte Detallado Municipio x IPS.



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El botón , muestra información detallada de las seccionales de una IPS (Datos de identificación, Requerimientos mínimos esenciales, Registro especial, Capacidad de oferta):

Gráfico 46: Información Seccionales de IPS.

5.5.3 Opción IPS x Plan x Municipio

Gráfico 47: Menú Consulta IPS x Plan x Municipio



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Esta pantalla permite consultar información de manera rápida, de acuerdo al tipo de plan que maneja una IPS en un lugar determinado; para esto el usuario filtra la información digitando el nombre de la IPS que desea evaluar, el rango de búsqueda entre municipios (municipio inicial – municipio final) y el plan deseado (contributivo - subsidiado). Las teclas F4 y F5 permiten la navegación entre los

diferentes campos. El botón , muestra la información de las IPS’s cargadas en el sistema:






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COPIA No 1

El botón , imprime en pantalla un reporte de las IPS’s que se encuentran registradas en un plan específico, dentro del rango de búsqueda de municipios que se seleccionó anteriormente (plan: subsidiado; rango: Floridablanca-Los Santos):

Gráfico 50: Reporte IPS x Plan x Municipio.

El botón , genera archivos planos:




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El botón , muestra la información detallada de las seccionales de una IPS:

Gráfico 52: Detalle Seccional IPS.

5.5.4 Opción Seccionales x IPS

Gráfico 53: Menú Seccionales IPS



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COPIA No 1

Esta ventana permite consultar información acerca de las seccionales que poseen una IPS, para lo cual, el usuario ingresa el tipo de IPS (laboratorios, médica, odontológica, promoción y prevención, todos), el plan (contributivo, subsidiado, ambos, todos) y el rango entre las IPS’s que quiere evaluar (IPS inicial, IPS final).

El botón , muestra la información de las IPS’s cargadas en el sistema:






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COPIA No 1

El botón , imprime en pantalla un reporte de las seccionales de IPS’s que se encuentran registradas en un plan específico, dentro del rango de búsqueda de municipios que se seleccionó anteriormente (tipo IPS: odontológica; plan: ambos; rango: IPS inicial: 0065, IPS final: 0068):

Gráfico 56: Reporte seccional IPS.






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COPIA No 1

Gráfico 58: Detalle Seccional IPS.

5.5.5 Opción IPS’s Solpremium

Gráfico 59: Menú IPS’s Solpremium



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COPIA No 1

Esta ventana permite consultar información acerca de las seccionales que poseen el servicio de SolPlus, para lo cual, el usuario ingresa el plan (contributivo, subsidiado, ambos, todos) y el rango entre los municipios que quiere evaluar

(municipio inicial, municipio final). El botón , muestra la información de las IPS’s cargadas en el sistema:






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VERSIÓN: 1.0

COPIA No 1

El botón , imprime en pantalla un reporte de las seccionales de IPS’s que se encuentran registradas en un plan específico, dentro del rango de búsqueda de municipios que se seleccionó anteriormente (plan: contributivo; rango: municipio inicial: 68051, municipio final: 68547):

Gráfico 62: Reporte Seccional IPS.






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COPIA No 1

Gráfico 64: Detalle Seccionales de IPS.

5.6 MENÚ SEGURIDAD

Gráfico 65: Menú Seguridad

Permite cambiar la contraseña que posee el usuario para acceder a los módulos: 5.6.1 Cambio De Contraseña



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Gráfico 66: Cambio de Contraseña.

Una vez listos los datos, estos se cargan utilizando el icono , el cual despliega el siguiente mensaje de verificación:



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6 CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN FECHA DE

MODIFICACIÓN APROBADO

POR CAMBIO REALIZADO

1.0 11/10/2011 DNT

Cambio de Versión, se anexa tabla de Gráficos, Tabla de Control de cambios; Cambio del tamaño de los gráficos.

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