Manual de Usuario - Cálculo de Nómina FINAL

SAP IPESA

SAP R/3 6.0

Español

Cálculo de Nómina

Crystalis Consulting Perú

SAP IPESA Cálculo de Nómina

Abreviaciones

R Entrada Requerida

(Usar los procesos de usuario final)

O Entrada Opcional


C Entrada Condicional


CRYSTALIS CONSULTING PERU Página 2 / 46


Contenido

Introducción..................................................................................................................................... 4Objetivo........................................................................................................................................... 4

Pre – Requisitos.......................................................................................................................... 4Código de Transacción................................................................................................................4Información Adicional................................................................................................................... 4

Actualización de datos maestros.....................................................................................................5Objetivo........................................................................................................................................ 5Documento de Instrucción...........................................................................................................5

Modificación de Status de Nómina (individual)................................................................................8Objetivo........................................................................................................................................ 8Documento de Instrucción...........................................................................................................8

Modificación de Status de Nómina (masivo).................................................................................11Objetivo...................................................................................................................................... 11Documento de Instrucción.........................................................................................................11

Administración del Registro de Gestión de Cálculo de Nómina....................................................15Objetivo...................................................................................................................................... 15Documento de Instrucción.........................................................................................................15Funcionalidad del Registro de Gestión de Nómina....................................................................20

Ejecución del Cálculo de Nómina..................................................................................................21Objetivo...................................................................................................................................... 21Documento de Instrucción.........................................................................................................21Ejecución de Nómina Mensual..................................................................................................22Ejecución de Nómina Quincenal................................................................................................26Ejecución de Nómina de Gratificación.......................................................................................30Ejecución de la Nómina de CTS................................................................................................33Ejecución de Nómina de Liquidación de Beneficios Sociales....................................................36

Visualización de Resultados (Clúster) de Nómina.........................................................................39Objetivo...................................................................................................................................... 39Documento de Instrucción.........................................................................................................39

Programa CC-nóminas.................................................................................................................. 42Objetivo...................................................................................................................................... 42Documento de Instrucción.........................................................................................................42



Cálculo de Nómina

IntroducciónEl presente documento servirá de guía al usuario funcional en el proceso de ejecución de los diferentes tipos de Nómina que maneja la Empresa, de acuerdo al periodo de Nómina que se vaya a trabajar.

El desarrollo de este documento está basado en la funcionalidad estándar que SAP nos proporciona para la ejecución de la Nómina regular mensual y las Nóminas especiales relacionadas a los procesos de Recursos Humanos.

ObjetivoEjecutar el cálculo de Nómina para el personal de la Empresa, de manera que puedan efectuarse los pagos requeridos en el mes por cada trabajador.

Pre – Requisitos• Registro de novedades de Nómina (Datos maestros)

• Evaluación de tiempos ejecutada sin errores

• Seteo de Retroactividad de los empleados

Código de Transacción • PA30 – Actualización de datos maestros

• PU03 – Modificación de status de Nómina (individual)

• ZSEID_CLEAR_RETRO – Modificación de status de Nómina (masivo)

• PA03 – Modificación del registro de gestión de cálculo de Nómina

• ZPC00_MPE_CALC – Ejecución de cálculo de Nómina

• PC_PAYRESULT – Resultado de cálculo de Nómina

• PC00_M99_CWTR – Programa de CC-Nóminas

Información AdicionalDentro de cada transacción hay diferentes opciones que se describirán a continuación para poder tener el conocimiento de las mismas, y poderlas usar fácilmente en el avance del manual.



Actualización de datos maestros

ObjetivoEl objetivo de esta sección es instruir al usuario en el registro de novedades de Nómina que pudieran tener los trabajadores, tales como Bonos, Descuentos por Merchandising, etc.

Documento de Instrucción1. Inicie la transacción utilizando el código de transacción.

Código de Transacción PA30

2.0 Aparecerá la siguiente pantalla:



Revisar y completar los siguientes campos:

Nombre del Campo R/O/C Descripción

Número de personal R Identificador único del trabajador

Periodo de R Fecha de inicio de validez del registro a crear

Periodo a R Fecha de fin de validez del registro a crear

Infotipo R Código del Infotipo a crear. Ejemplo: 0014, 0015

Cl. R Subtipo del Infotipo a crear. Ejemplo: para el Infotipo 0014, los subtipos son 8023 (Essalud + Vida), 8048 (Otros Descuentos), 8050 (Seguro Protección Familia) y 8053 (Otros Seguros). Para el ejemplo se elegirá el subtipo 8050.

3.0 Presionar el botón Crear . Se mostrará la pantalla de registro del infotipo con los campos a completar:





Importe R Monto a pagar/descontar

Presionar el botón Grabar para guardar la información registrada.



Modificación de Status de Nómina (individual)

ObjetivoEl objetivo de esta sección es instruir al usuario en la modificación del status de Nómina de un trabajador. El status de Nómina comprende las fechas de retroactividad que la Nómina necesita para ejecutarse sin problemas. Se empleará siempre, como fecha de retroactividad personal, el día 01 del mes de Nómina que se quiere ejecutar.


Código de Transacción PU03

2. Aparecerá la siguiente pantalla





N° personal R Identificador único del trabajador

Al presionar ENTER, se mostrarán los datos básicos del trabajador en la pantalla:

3. Presionar el botón Ejecutar . Se mostrará la siguiente pantalla:





Per.pers.ant.retr. R Sección “Nómina/Retroactividad”: Retroactividad personal más antigua. La Nómina retrocederá hasta esta fecha para ser calculada. Colocar siempre el día 01 del periodo de Nómina a calcularse.

En esta ventana se modificará la fecha del periodo de retroactividad del trabajador en base

al periodo a calcular. Presionar el botón Grabar para guardar los cambios realizados.

Nota: La actualización de status de Nómina sólo es obligatoria para el cálculo de la Nómina regular mensual. Las Nóminas especiales no requieren de este paso.



Modificación de Status de Nómina (masivo)

Objetivo

El objetivo de esta sección es instruir al usuario en la modificación del status de Nómina de un grupo de trabajadores, usualmente por área de Nómina. El status de Nómina comprende las fechas de retroactividad que la Nómina necesita para ejecutarse sin problemas. Se empleará siempre, como fecha de retroactividad personal, el día 01 del mes de Nómina que se quiere ejecutar.


Código de Transacción ZSEID_CLEAR_RETRO

2.0 Aparecerá la siguiente pantalla.





Periodo selección datos

O Fechas de inicio y fin del periodo de cálculo de Nómina. Por ejemplo, si se quiere calcular la Nómina para Marzo 2011, se colocará del 01.03.2011 al 31.03.2011.

Área de Nómina R Área de Nómina a la que se le va a calcular la Nómina. Por ejemplo X3 (Staff IPESA)




Test run C Activar este check box si se quiere ejecutar el programa en modo Test, es decir, sin actualización de datos. Para actualizar el status de Nómina de los empleados, desactivarlo.

Per.pers.ant.retr. R Retroactividad personal más antigua. Activar siempre este check box y colocar como fecha el día 01 del mes a calcular. Por ejemplo: 01.01.2011

Liquidar hasta R Activar siempre este check box y dejar la fecha en blanco

no calcular más R Activar siempre este check box y dejar la fecha en blanco

liquidado a R Activar siempre este check box y dejar la fecha en blanco

Modif.temp.ma. R Activar siempre este check box y dejar la fecha en blanco

Recal.follow-up prog R Activar siempre este check box y dejar la fecha en blanco

Mod.maest.ant.rappel R Activar siempre este check box y dejar la fecha en blanco

Nº pers.bloqueado R Activar siempre este check box y dejar inactivo el de la derecha

Correc.de la Nómina R Activar siempre este check box y dejar inactivo el de la derecha

Special run R Activar siempre este check box y dejar inactivo el de la derecha

3.0 Presionar el botón Ejecutar . En caso se haya ejecutado el programa en modo Test, se mostrará la siguiente pantalla:

En esta pantalla se indica el total de trabajadores procesados según los criterios de selección indicados en la pantalla inicial de la transacción; el número de trabajadores cuyo status de Nómina se actualizó exitosamente (en el modo Test siempre será cero, porque no realiza actualizaciones); y el número de trabajadores que tuvieron actualizaciones con errores.

Si se ejecuta el programa en modo real (check box “Test run” desactivado), la salida en pantalla será la siguiente:



Como se puede apreciar, la diferencia radica en el número de trabajadores cuyo status de Nómina se actualizó exitosamente.

Para comprobar que la actualización de fechas sea la correcta, se puede ingresar al Infotipo 0003 (Status de Nómina) de un trabajador y comprobar las fechas grabadas.

Nota: La actualización de status de Nómina sólo es obligatoria para el cálculo de la Nómina regular mensual. Las Nóminas especiales no requieren de este paso.



Administración del Registro de Gestión de Cálculo de Nómina

ObjetivoEl objetivo de esta sección es instruir al usuario en la administración del registro de gestión del cálculo de nómina.

El registro de gestión es un control del cálculo de nómina, importante porque contiene la información de toda un área de nómina, como periodo a calcular, retroactividad y estado del cálculo.


Código de Transacción PA03

2.0 Aparecerá la siguiente pantalla.





Área de Nómina O Área de Nómina a la que se le va a calcular la Nómina mensual.

Para indicar el área de Nómina con el que se va a trabajar, se puede digitar el texto o utilizar el matchcode, ya sea empleando el mouse o la tecla F4, respectivamente. Se mostrará la relación de áreas de Nómina configuradas en el sistema.

Las áreas de Nómina a emplearse por Sociedad son las siguientes:

Sociedad Áreas de Nómina

IPESA

X1 – GERENTES

X2 – VENDEDORES

X3 – STAFF

X4 – PRACTICANTES

ITALTRAC

Y1 – GERENTES

Y2 – VENDEDORES

Y3 – STAFF

Y4 – PRACTICANTES



Sociedad Áreas de Nómina

CGM RENTAL

Z1 – GERENTES

Z2 – VENDEDORES

Z3 – STAFF

Z4 – PRACTICANTES

Para seleccionar un área de Nómina, bastará con hacer doble click en el registro de la lista que la contenga. Luego, hacer click en el botón Visualizar . Se mostrará la siguiente pantalla:

En caso el registro de gestión no tuviera los datos del periodo de nómina que se quiere

calcular, regresar a la pantalla principal de la transacción con el botón y una vez ahí,

con el área de nómina seleccionada, hacer click en el botón Borrar que se encuentra en la parte superior. Se mostrará nuevamente una pantalla con la información que contiene

el registro de gestión y, en esa pantalla, presionar nuevamente el botón Borrar para eliminar definitivamente la información retenida en el registro.

Para crear un nuevo registro de gestión, hacer click en el botón Crear que se encuentra en la parte superior.



Revisar y completar la siguiente información:


Periodo de Cálculo de Nómina

R Se deberá indicar el mes anterior al que se va a pagar.

Periodo Límite p/retroactividad

R Se deberá de indicar el mes a pagar.

Guardar la información del registro presionando el botón Grabar que se encuentra en la parte superior de la pantalla. Se regresará a la pantalla principal de la transacción.



En esa pantalla, presionar el botón Modificar para actualizar el estado del registro de gestión:

En la siguiente pantalla, pulsar el botón “Libre p.cálc.nóm.”. Cuando se active el check al lado izquierdo, presionar el botón Grabar .

Nota: La actualización del registro de gestión de nómina sólo es obligatoria para el cálculo de la Nómina regular mensual. Las Nóminas especiales no requieren de este paso.



Funcionalidad del Registro de Gestión de Nómina

1.0 Creación: En la primera ejecución de Nómina, será necesario crear el registro de gestión, considerando siempre en el campo “Per.cálculo Nómina” un periodo antes del mes de Nómina que se desea calcular, y en el campo “Periodo límite p.retroactiv.” el mes de Nómina que se desea calcular. De esta manera, se asegura que la Nómina no reprocese periodos cerrados.

2.0 Actualización: Antes de la ejecución de la Nómina, deberá setearse el registro de gestión al estado “Libre p.cálc.nóm.”. Se observará que el campo “Per.cálculo Nómina” correrá automáticamente al periodo siguiente.

Después de correr la Nómina, se puede modificar el registro, seteando el estado a “Verificar resultados Nómina” (en caso se requiera revisar los cálculos) o “Libre p.corrección” (en caso que, después de revisar los cálculos, se detecte algún error en los datos maestros de los trabajadores que deba corregirse).

Una vez corregido, se deberá modificar nuevamente el registro de gestión seteando el estado a “Libre p.cálc.nóm.” para recalcular la nómina.

Este ciclo se repetirá tantas veces sea necesario hasta que no existan errores de cálculo.

Cuando los cálculos sean los correctos, se modificará el registro de gestión para setear el estado a “Fin de calc.Nómina”. Al hacerlo, el campo “Periodo límite p.retroactiv.” se habilitará y se deberá colocar el mes siguiente de cálculo.

3.0 Visualización: La información del registro de gestión puede consultarse en cualquier momento empleando el botón Visualizar .

4.0 Eliminación: En caso el registro de gestión se haya creado con información errónea, se elimina el mismo y se vuelve a crear correctamente.



Ejecución del Cálculo de Nómina

ObjetivoEl objetivo de esta sección es instruir al usuario en el cálculo de los diferentes tipos de nómina que maneja la Empresa, para el consiguiente pago de las mismas.


Código de Transacción ZPC00_MPE_CALC



Ejecución de Nómina MensualAparecerá la siguiente pantalla:

Presionar el botón Periodo para limitar la ejecución de la nómina a la información contenida en un registro de gestión de nómina (área de nómina, periodo).

Revisar y completar los siguientes datos:


Área de nómina R Sección “Periodo cál.nómina”. Seleccionar el área de nómina a la que se le calculará la nómina o, en su defecto, el área de nómina a la que pertenece el trabajador. Por ejemplo: X1, X2, X3, etc.

Periodo actual R Seleccionar siempre esta opción, para emplear el periodo seteado en el registro de gestión de cálculo de nómina.

Nº personal C Registrar el código de el(los) trabajador(es) a los que se les calculará nómina.

Área de nómina R Sección “Selección”. Se vuelve a indicar el área de Nómina del trabajador

Esquema de nómina R Siempre se empleará el esquema ZP00, que es el que contiene todos los cálculos para Perú.

Proceso Test R Es recomendable activar esta opción para primero correr el proceso en test, para verificar si hay algún error y subsanar el inconveniente antes de correrlo en tiempo real




Visualizar log R Activar esta opción siempre para poder hacer seguimiento de los pasos seguidos en el cálculo de nómina.

Variante visual.recibo salarial

R Activar esta opción y seleccionar la variante “RECIBO” para poder visualizar los resultados del cálculo de nómina en un comprobante más amigable.

Hacer click en el botón ejecutar para correr el proceso. Aparecerá la siguiente pantalla:

La ejecución en test no muestra ningún mensaje de error o advertencia que deba subsanarse antes de la ejecución real. Hacer click al botón Formulario para visualizar el comprobante con los ingresos, egresos, aportes y provisiones del trabajador. Este comprobante no es la boleta de pago, es simplemente una previsualización de los resultados del cálculo de nómina.



Para ejecutar el proceso en modo real, se debe regresar a la pantalla inicial de la transacción y desactivar el check “Proceso de test (ningún update)”.



Luego, presionar el botón ejecutar y repetir las validaciones que se indicaron para el modo test.



Ejecución de Nómina QuincenalAparecerá la siguiente pantalla:




Periodo actual C Se puede dejar seleccionada esta opción. No obstante, el cálculo de nóminas especiales no se rige por un periodo de nómina, sino por una fecha de pago.

Nº personal C Registrar el código de el(los) trabajador(es) a los que se les calculará nómina de adelanto quincenal.

Área de nómina R Sección “Selección”. Se vuelve a indicar el área de Nómina del trabajador(es).

Motivo cálcul.nómina R Seleccionar o ingresar la opción ZQUI (Adelanto quincenal).

Cálculo nóm.especial R En el primer campo, colocar “A” (tipo de nómina especial).

El segundo campo se dejará en blanco.

En el tercer campo, se colocará la fecha de pago del adelanto quincenal.



Ejecución de Nómina de GratificaciónEl proceso de la Nómina de Gratificación se corre en los meses de julio y diciembre pagándose máximo el día 15 de estos meses. Aparecerá la siguiente pantalla:





Nº personal C Registrar el código de el(los) trabajador(es) a los que se les calculará nómina de gratificación.


Motivo cálcul.nómina R Seleccionar o ingresar la opción ZGRA (Nómina de Gratificación).






En el tercer campo, se colocará la fecha de pago de la gratificación.










Para ejecutar el proceso en modo real, se debe regresar a la pantalla inicial de la transacción y

desactivar el check “Proceso de test (ningún update)”. Luego, presionar el botón ejecutar y repetir las validaciones que se indicaron para el modo test.



Ejecución de la Nómina de CTSEl proceso de la Nómina de CTS se corre en los meses de mayo y noviembre pagándose máximo el día 15 de estos meses.

Aparecerá la siguiente pantalla:





Nº personal C Registrar el código de el(los) trabajador(es) a los que se les calculará nómina de CTS.


Motivo cálcul.nómina R Seleccionar o ingresar la opción ZCTS (Nómina de CTS).






En el tercer campo, se colocará la fecha de pago de la CTS.










Ejecución de Nómina de Liquidación de Beneficios SocialesEl objetivo de esta sección es instruir al usuario en la ejecución de la nómina de Liquidación de Beneficios Sociales, que es la que se calcula al trabajador una vez que se le da de baja. Esta nómina genera todos los conceptos truncos cuyo derecho haya ganado trabajador al momento del cese.

Aparecerá la siguiente pantalla:





Nº personal C Registrar el código de el(los) trabajador(es) a los que se les calculará nómina de LBS.


Motivo cálcul.nómina R Seleccionar o ingresar la opción ZLBS (Nómina de CTS).






En el tercer campo, se colocará la fecha de pago de la LBS.










Visualización de Resultados (Clúster) de Nómina

ObjetivoEl objetivo de esta sección es instruir al usuario en la visualización de resultados de nómina.

Parte del proceso de nómina, consiste en tener acceso a la información de los cálculos realizados. Para esto, SAP provee un reporte de consulta de resultados de todas las tablas que se generan en el proceso de cálculo. La estructura que contiene a todas las tablas, se llama Clúster de Nómina. Este incluye, entre otras, a las siguientes tablas:

RT: Tabla de resultados. Se guarda toda la información de conceptos generados durante el cálculo de cualquier nómina (ingresos, egresos, aportes, provisiones, bases de cálculo, acumuladores, etc.)

CRT: Tabla de resultados acumulados. Guarda los conceptos que deben acumularse para cálculos futuros (días CTS, días Gratificación, días Utilidades, Impuesto a la Renta, etc.)

BT: Informaciones de pago. Contiene el monto neto a pagar por cada cálculo de nómina, además de los datos bancarios registrados en el infotipo 0009 – Relación bancaria.


Código de Transacción PC_PAYRESULT

2. Se mostrará la siguiente pantalla





Número de personal R Seleccionar o ingresar el número de personal del trabajador al que se quiere consultar los resultados de nómina. En caso se quiera consultar los resultados de varios trabajadores,

bastará con pulsar el botón Selección múltiple e ingresar los números de personal en consulta.

Presionar Enter. Automáticamente se mostrarán todos los clúster de nómina generados para el (los) trabajador(es) en consulta.



Para consultar el contenido de las tablas de un clúster de nómina, dar doble click sobre el clúster a consultar. Por ejemplo, el de adelanto quincenal que tiene como fecha de pago 15.10.2011. Se mostrará la siguiente pantalla:

Si se quieren visualizar los datos de la tabla RT, bastará con dar doble click sobre el nombre de la misma. Se mostrará la siguiente pantalla:

Para consultar los datos de las otras tablas, pulsar el botón Atrás y proceder de la misma manera.



Programa CC-nóminas

ObjetivoInstruir al usuario final en el uso de las diferentes herramientas para consultar los resultados de nómina.

A diferencia de la transacción PC_PAYRESULT, el programa de cc-nóminas nos permite consultar los datos de la tabla RT y armar un reporte a medida con los mismos. Se pueden incluir otros datos organizativos de los trabajadores, filtrar las cc-nóminas a consultar, exportar el resultado a Excel para trabajar cuadros comparativos entre periodos, etc.


Código de Transacción PC00_M99_CWTR

2. Se mostrará la siguiente pantalla



Los campos de la pantalla se usan como criterios de selección de acuerdo a la consulta que se quiera efectuar.

Con fines instructivos, se listarán los sueldos básicos pagados y las rentas de quinta descontadas en el mes de noviembre 2011 al Staff de IPESA. Para esto, revisar y completar los siguientes datos:


Número de personal O Seleccionar o ingresar el número de personal de los trabajadores a consultar. Para el ejemplo, este campo podrá dejarse en blanco.

Sociedad R Seleccionar o ingresar la sociedad de los trabajadores a consultar. Para el ejemplo, será la sociedad 1000 (IPESA)

Área de Nómina R Seleccionar o ingresar el área de nómina a consultar. Para el ejemplo, será el área de nómina X3 (IPESA Staff)

Periodo R Fechas de inicio y fin de validez del periodo a consultar. En el caso de nóminas especiales, se colocará la fecha de pago de la nómina en ambos campos. Para el ejemplo, se ingresará del 01.11.2011 al 30.11.2011.




Tipo de nómina C Si se consulta el clúster de una nómina especial (Adelanto Quincenal, CTS, Gratificación, Préstamos, etc.), colocar A. En caso se quiera consultar sólo nóminas regulares mensuales, dejar el campo en blanco. Para el ejemplo, se dejará en blanco.

Determinación de periodo

R Seleccionar la opción “Vista periodos de cálculo de nómina”

CC-nómina R Colocar las cc-nóminas que se quiere consultar. Para el ejemplo, se ingresarán las cc-nóminas 9001 (Sueldo básico) y 8018 (Imp. Renta 5ta. Categoría) empleando el botón para

selección múltiple .

Salida R Seleccionar la opción Control Grid ALV.

Presionar el botón para agregar columnas que hagan el reporte más útil. Se mostrará la siguiente pantalla:

Seleccionar los campos de la izquierda que quieran incluirse en el reporte. Luego, presionar el

botón . Además, pueden emplearse los botones para cambiar el orden en el que aparecerán los campos en la parte derecha de la pantalla:



Continuar y luego ejecutar . Se mostrará la siguiente pantalla:

El reporte puede exportarse a Excel pulsando el botón Fichero local . Se mostrará la siguiente pantalla:

Seleccionar la opción Hoja de cálculo y pulsar el botón Continuar . En la siguiente pantalla, colocar la ruta en la que se debe guardar el archivo, el nombre del archivo y presionar el botón

Crear :



Se regresará a la pantalla del reporte, sólo que ahora se mostrará un mensaje de confirmación en la parte inferior izquierda de la pantalla:

Para regresar a la pantalla inicial de la transacción, presionar el botón Atrás .


Manual de Usuario - Cálculo de Nómina FINAL

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