1

Give me the first six years of a childs life and you can have the rest. Rudyard

Dame los primeros seis aos de vida y te dar el resto.

Rudyard Kipling

Manual de Juntas Directivas

2

El objetivo de ste manual es proporcionar una herramienta

prctica para los futuros nuevos miembros de la Junta

Directiva de la Fundacin Ayuda a la Infancia Hogares

Bambi en Colombia, en su responsabilidad de dirigir la

organizacin hacia el logro de su misin y poder as ver su

participacin como una oportunidad para contribuir con su

talento, experiencia y dedicacin a nuestra causa.

Participar en la Junta Directiva de una organizacin sin fines

de lucro es un honor y a la vez, una responsabilidad.

De lo anterior se desprende la importancia que tiene una

visin clara del espritu y bases de la organizacin en primer

lugar y en segundo lugar, la necesidad de asegurar que

sus miembros sean conscientes de las polticas de la Junta,

planes y procedimientos, y en tercer lugar, la necesidad de

documentar cmo la Junta se organiza y determina la

estructura de su trabajo..

Aprobado por la Junta Directiva

Fecha (_____/_____/______)

__________________________ _______________________

Presidente Director Ejecutivo

Introduccin

3

Los principios bsicos de la neurociencia indican que proveer

condiciones de apoyo para el desarrollo de la primera infancia

es ms eficaz y menos costoso que intentar abordar las consecuencias

de una adversidad temprana posteriormente" .

Profesor James Heckman

Premio Nbel de Economa

4

Pgina

1. Bienvenida a Miembros de Junta 6

2. Nuestra Misin 7

3. Nuestros Valores 7

4. Estatutos 7

5. Historia Hogares Bambi en Colombia y Ciudad 8

6. La Junta Lder y eficaz 8 - 17

Definicin

Rol

Deberes

Derechos

Eleccin

Organizacin y estructura

Reuniones

Proceso de toma de decisiones

Evaluacin

7. Polticas 18

8. Estructura Organizacional 19

9. Documentos anexos 20

Tabla de Contenidos

5

Bogot, ____/____/_______

Estimado miembro de la junta,

En nombre de los nios de los Hogares Bambi y sus familias, de los funcionarios,

fundadores, patrocinadores y simpatizantes, queremos darle las gracias por

haber aceptado ser parte de esta Organizacin. Usted se ha unido en el

desafo y sueo de un mundo mejor para nuestros nios(as) en Colombia.

Ahora pertenece a la tropa de luchadores por los derechos de la infancia en

nuestro Pas!

Queremos animarlo para que nos apoye en la tarea de ser cada da una mejor

organizacin. Su contribucin y apoyo puede ayudarnos a crecer y fortalecer

nuestra capacidad de: acoger a muchos nios, brindndoles el mejor servicio

que garantice su proteccin integral y de permitirle a sus familias las

herramientas para lograr un entorno garante de derechos y sostenible para sus

hijos a travs de nuestros diferentes programas.

Le damos una clida bienvenida a este esfuerzo conjunto y esperamos lograr

un gran equipo juntos. Lo invitamos a leer estas pginas del Manual de Juntas

donde podr conocer ms de nosotros, de nuestra Junta y de nuestra

organizacin .

Un cordial saludo,

PRESIDENTE JUNTA DIRECTIVA

1. Bienvenida al miembo de Junta

6

Ser ejemplo de proteccin integral de la primera infancia, fortaleciendo a la familia para tener nios y nias felices en sus comunidades1

El afecto La solidaridad La transparencia y honestidad El compromiso La corresponsabilidad El respeto por la voz de los nios

Premisas para lograr el modelo de Proteccin Integral 1) Debe ser un trabajo con perspectiva de Derechos en las etapas de Promocin, Prevencin, y Restitucin, proyectando a futuro centrar ms acciones en el trabajo de Prevencin, entendida como se expresa la Ley.

2) Debe ser viable en sostenibilidad (o auto-sostenibilidad), lo que implica ser un modelo cofinanciado, enfocando esfuerzos para construir un patrimonio que permita a futuro lograr la auto-sostenibilidad.

3) Su eje principal visible debe ser el trabajo con familia, modelo propio desarrollado, el cual se debe potenciar para ser a la vez una herramienta que pueda generar auto-sostenibilidad al ofrecerse como un servicio remunerado, a otras entidades.

4) Debe articular acciones con el Estado y redes sociales de apoyo.

5) Debe desarrollar talento humano e infraestructura fsica que permitan la integralidad y la calidad el servicio. 1 Referencia de lo que debe expresar la Misin: Essays on Excellence Michela Perrone PhD Georgetown

2. Nuestra Misn

3. Nuestros Valores

7

Los estatutos forman parte integrante de este manual, y fueron modificados y aprobados en el Acta de Junta # 205 el 10 de diciembre de 2013; y posteriormente, ratificados y aprobados por el Instituto Colombiano Bienestar Familiar - ICBF, el 20 de enero de 2014, de acuerdo con la Resolucin Oficial # 0180

En 1985 el mdico Suizo, Rupert Spillmann, visit Colombia y pudo ser testigo de los miles de nios y nias en situacin de pobreza, hurfanos y/o abandonados en las calles de las ciudades en Colombia y las condiciones de vida deficiente con que contaban. En 1985 fund en Cali el primer Hogar Bambi, para proteger a los nios entre 0 a 5 aos de edad que presentaran gran vulnerabilidad social. El Dr. Spillmann cont con el apoyo de ciudadanos suizos , amigos y familiares que se unieron a sta causa y establecieron la Fundacin Aide aux Enfants, con sede en Ginebra, Suiza. Desde entonces , el Dr. Spillmann y otros aliado en Suiza y en Colombia, han fundado casas de proteccin, que operan en las ciudades de Bogot, Cali, Darin (Valle) y Medelln. Hoy en da, con la direccin de su primo, el Sr. Hans Rudi Spillmann, como actual Presidente de Fondation Aide aux Enfants, y con la participacin activa de las diferentes organizaciones en Colombia (Cali , Bogot, Darin y Medelln), cada una con su propia Junta Directiva, ha sido posible garantizar la sostenibilidad en el largo plazo para el desarrollo de su misin en Colombia, en el marco de un esquema de cooperacin y esfuerzo conjunto.

4. Estatutos

5. Historia FAI Hogares Bambi Colombia y ciudad

H

8

Ginebra, Abril 6 de 2015

Estimado miembro de Junta Directiva,

Para la Fondation Aide aux Enfants es una gran satisfaccin contar con

personas comprometidas en la Junta Directiva de cada Ciudad donde

est presente la Fundacin en Colombia.

Por ello, en nombre de la Junta Directiva de Ginebra, y cada uno de los

miembros que la conforman, quiero agradecer muy especialmente su

vinculacin y participacin. Esto representa para los donantes no solo en

Colombia sino en Suiza, una garanta de confianza en la eficiencia e

impacto de la labor social con la que todos nos hemos comprometido por

los nios de Colombia.

Estamos seguros que ste manual, herramienta de buen gobierno,

estructurado bajo orientaciones de expertos de la Universidad de

Georgetown, ser una gua de gran ayuda para el Direccionamiento de la

Fundacin en cada ciudad.

Bienvenido!

HANS RUDI SPILLMANN

Presidente Fondation Aide aux Enfants

6. Carta Presidente Fondation Aide aux Enfants

9

" Considerando que el pas ms democrtico en la faz de la tierra es aquel en el que los hombres en nuestros tiempos han llevado a la mxima perfeccin el arte

de perseguir en comn el objeto de sus deseos comunes y han aplicado esta nueva ciencia al mayor nmero de propsitos.2

Entre las leyes que rigen las sociedades humanas hay una que parece ser ms

precisa y clara de todas las dems. Si los hombres han de querer ser civilizados, el arte de asociacin de Juntas debe fortalecerse y crecer en la misma proporcin

en que incrementa la igualdad de condiciones. Alexis de Tocqueville

La Junta es un rgano de gobierno actuando bajo un sistema social

(estructura, normas y procesos ), para dirigir las organizaciones sin fines de

lucro en el logro de su misin. Estas organizaciones recudan y ejecutan los

fondos que se encuentran en fideicomiso con destino a un propsito

especfico de beneficencia, con metas especficas que apoyan el bien

pblico.

Los siguientes son algunos de los temas crticos y conceptos de expertos,

que pueden ayudar a la Junta a tomar un verdadero liderazgo y de sta

forma, agregar valor a la organizacin

Una Junta gobierna estableciendo o afirmando la misin y la visin de la

organizacin y determinando los enfoques ms estratgicos para asegurar 2 Democracy in America; Part II Book Two Chapter V. Of the use which the Americans make of public associations in civil life

6. La Junta Lder y eficaz

Definicin

Rol

10

que la misin pueda ser implementada con xito".3

"El verdadero reto para Directores no es el cumplimiento normativo; es el

alto desempeo. Para lograrlo, es necesario examinar sistemticamente su

propsito, las tareas, los talentos, la informacin, y la agenda". 4

La relacin entre la administracin y la Junta Directiva deben ser

considerada como una asociacin, como un factor esencial en el xito y

la eficacia para lograr la misin. Juntos deben compartir expectativas,

hacer planeamiento cooperativo, lograr evaluacin colaborativa y tener

una comunicacin eficaz , abierto y honesta.

La Junta tiene la ltima palabra en el PORQU y QU y determina el

resultado deseado . el Director y la administracin tienen la ltima palabra

en el CMO, QUIEN, CUANDO y CUANTO.

La obligacin legal de la Junta es de GOBERNAR; la obligacin moral de la

junta es APOYAR.

ROLE DE GOBERNAR:

Preservar y, cuando sea necesario, reformar la Misin.

Asegurar que la organizacin est bien administrada.

Asegrese de que la organizacin est en cumplimiento con las leyes y

reglamentos.

Determinar los resultados esperados e indicadores de los programas y

definir las necesidades comunitarias.

Supervisar la salud financiera de la organizacin.

Aprobar el presupuesto y determinar supuestos presupuestales

Seleccionar y mantener relacin con la auditora.

Desarrollar las polticas necesarias .

Seleccionar, supervisar y evaluar al Director Ejecutivo.

Evaluar su propio desempeo 3Governing the Nonprofit Organization. Essays of Excellence. Michela Perrone Ph.D. Center for Public and Nonprofit Leadership Georgetown University 4 Building Better Boards by David A. Nadler - Harvard Business Review

11

ROLE DE APOYO

Elaborar y aprobar los planes y estrategias de recaudacin de fondos y

asegurar que cada miembro de la junta estn capacitados para cumplir

responsabilidades de recaudacin de fondos.

Establecer expectativas para donaciones y aportes de miembros de

Junta.

Ser voluntario en diferentes reas. (Gerencial , mercadeo, eventos , etc)

Asesora al personal en muchas reas : contable, legal, desarrollo de

programas , recursos humanos, gestin de riesgos , relaciones pblicas y

promocin. Cubrimiento de vacos en experiencia gerencial.

Estar en contacto con la Organizacin; conocer su personal, sus

instalaciones , eventualmente ponerse en contacto con los beneficiarios

que la organizacin atiende.

Ser embajador de la Organizacin ante la comunidad. Miembros de la

Junta debern abogar a favor de la organizacin. Representar el mundo

externo ante la organizacin y la organizacin ante el mundo externo.

NOTA : Cuando se es voluntario, los miembros de la junta no tienen

ninguna autoridad como individuos y desarrollan individualmente su papel

de apoyo bajo la direccin de la Directora Ejecutiva. Slo la Junta como

un todo tiene la autoridad para gobernar.5

Existen tres principios de conducta y atencin en el cumplimiento de las

responsabilidades de un miembro de Junta; estos principios se definen

como: el DEBER DE CUIDADO, el DEBER DE LEALTAD y el DEBER DE

OBEDIENCIA.

5Governing the Nonprofit Organization. Essays of Excellence. Michela Perrone Ph.D. Center for Public and Nonprofit Leadership Georgetown University

Deberes

12

- DEBER DE CUIDADO : Los miembros de la junta se comprometen a

mantenerse informados, asistir a las reuniones de la Junta y

prepararse para ellas. Ejercer de manera independiente y con buen

juicio, para lo cual deben estar bien informados y tener el

conocimiento necesario sobre la Organizacin y tener los elementos

necesarios para tomar la mejor decisin como representante de la

Organizacin .

- DEBER DE LEALTAD : Ejercer su poder bajo el inters de la

organizacin y no en su propio inters o el inters de otra entidad; es

un principio de fidelidad. Los miembros deben revelar cualquier

conflicto de inters. Deben evitar el uso de informacin de la

organizacin para ganancia o beneficio personal. El miembro de la

Junta debe mantener la confidencialidad sobre las discusiones

internas , planificacin, o estrategias, a menos que esta informacin

ya sea pblica.

- DEBER DE OBEDIENCIA: los miembros de Junta debern cumplir con

todas las leyes aplicables adheridas a los estatutos de la

organizacin y ser guardianes de la misin. Como garante del

inters pblico, deben asegurar que las donaciones se utilicen para

el propsito al que fueron entregadas. Se requiere que los miembros

de Junta hablen con una sola voz ", despus de haber tomado la

decisin , incluso si el miembro de Junta Directiva vot en contra. Responsabilidades individuales de los miembros:

- Asistir a todas las reuniones de la junta y de los comits y funciones tales

como eventos especiales.

- Estar informado sobre las misin de la organizacin, los servicios,

polticas y programas.

13

- Estudiar agenda y materiales de apoyo antes de las reuniones de Junta

y de Comits.

- Participar en Comits o iniciativas determinadas y ofrecerse para asumir

tareas especiales .

- Hacer una contribucin (financiera, en especie o en tiempo) para la

organizacin.

- Informar al pblico externo acerca de la organizacin.

- Sugerir posibles candidatos a la junta que puedan hacer contribuciones

significativas a la labor de la Junta y de la organizacin .

- Mantenerse al da en novedades en el campo de la Organizacin.

- Realizar seguimiento a las polticas de conflicto de inters y

confidencialidad .

- Abstenerse de hacer peticiones especiales al personal .

- Peridicas visitas in-situ, para conocer mejor la organizacin y entender

el trabajo de campo .

- Ayudar a la Junta en el desempeo de sus responsabilidades fiduciarias,

tales como la revisin de los estados financieros anuales.

- Los miembros de la junta tienen el derecho a estar informado sobre

todos los temas importantes en curso de la organizacin .

- Deben obtener la informacin precisa en el momento preciso.

- Deben tener el derecho a disentir y crear discusiones y debates. No

debe haber ningn tema que sea no discutible .

- Puede rechazar la nominacin y puede poner fin a su participacin en el

Consejo en cualquier momento.

La Junta Directiva es elegida por un perodo de 2 aos (renovables) . El

perfil de los miembros debe ser:

Eleccin

Derechos

14

- Miembro activo y visible en la comunidad la organizacin que sirve.

- Alto nivel de reputacin personal con trayectoria de vida destacada por

los valores, como un buen ejemplo para la comunidad y forma

congruente que refleje la integridad de la organizacin, como su mxima

prioridad.

- Liderazgo profesional y/o personal.

- Socialmente responsable y consciente de las necesidades de la

comunidad .

- Diferentes habilidades dentro de sus miembros para un buen equilibrio de

la Junta: elaboracin de presupuesto, inversiones, recaudacin de fondos,

recursos humanos, asuntos legales , conocimiento de programas, etc ...

- Honesto , con buen juicio y sentido comn, con perspectiva, inteligencia,

objetividad, habilidades sociales que les permitan a llevarse bien con los

dems pues la Junta Directiva debe ser tambin un sistema social donde

prime un ambiente de armona y respeto.6

La Junta debe garantizar el liderazgo dentro de sus miembros actuales y

nuevos, identificando futuros miembros, comits y otros papeles de

liderazgo a travs de un plan formal o informal de sucesin . Para

garantizar una gobernanza saludable, tiene que haber un equilibrio entre

la continuidad, lo cual asegura la memoria institucional y la renovacin

que trae nueva y fresca perspectiva. Un contrato debe ser firmado por

cada miembro de la junta . Ver anexo al final.

Entre sus miembros, la Junta elige a su Presidente, Vicepresidente y

Secretario por un perodo de 2 aos, en aras de promover el liderazgo 6 What make Great Boards Great. Its not Rules and Regulations. Its the way people work together by Jeffrey A. Sonnenfeld

Estructura y Organizacin

15

entre sus miembros.

El Presidente asume el liderazgo de la Junta, sobre todo en estos aspectos:

1. Conduce las reuniones del consejo y gua el proceso de toma de

decisin durante las reuniones.

2. Junto con el director, prepara la agenda de las reuniones .

3. Debe estar preparado para asumir un fuerte liderazgo en tiempos de

crisis .

4. Debe ser el portavoz de la Junta y tambin de la Organizacin en cuyo

caso lo ser junto con el Director .

5. Refleja la autoridad y el liderazgo y tiene las habilidades para trabajar e

interactuar con la gente. Es un buen comunicador y oyente.

6. Tiene una interaccin permanente con el Director Ejecutivo bajo una

actitud de apoyo .

7. Crea e incentiva los Comits .

8. Evaluar el desempeo de la Junta y el Director Ejecutivo.

9. Ser un modelo a seguir para el personal y otros miembros de la junta en

recaudacin de fondos .

10. Encuentra su sucesor.

11. El Presidente No debe tener a su cargo la administracin de la

Fundacin; no es el Director ejecutivo.

El Vicepresidente debe estar preparado para sustituir al Presidente en caso

de ausencia. Por lo tanto , tambin debe tener habilidades de

comunicacin y liderazgo. Puede compartir algunas responsabilidades

con el Presidente en la Junta, como la creacin de Comits.

El Secretario es el encargado de escribir y la preparar las minutos .

Necesita tener habilidades de escritura y sntesis, con el fin de registrar lo

que es ms importante de una manera exacta.

La Junta puede tener:

- Comits Permanentes, como :

16

- El Comit de finanzas

- El Comit Ejecutivo

Comits -Ad - hoc:

- Comit Asesor para la estrategia de marketing y relaciones pblicas

Relacin con el Director Ejecutivo

Existen 4 elementos en una asociacin efectiva entre la Junta y el Director

Ejecutivo:

1. Expectativas comunes: La claridad de las funciones y responsabilidades

de la Junta Directiva y el Director Ejecutivo.

Alineacin de las expectativas de la Junta y del personal .

Indicadores crticos para el xito de los programas.

2. Planeacin cooperativa: Planificacin estratgica , plan operativo,

Planes de Contingencia.

3. Evaluacin compartida: autoevaluacin de la Junta; evaluacin del

desempeo del Director Ejecutivo, supervisin y monitores de Programa

4. Relacin efectiva: abierta y honesta , la confianza , el respeto.

Las reuniones se deben llevar a cabo como lo determinan los Estatutos en lo que respecta al nmero de reuniones, procedimientos y comunicaciones. Se destaca la importancia de tener una comunicacin fluida y eficaz entre los miembros de la Junta y entre la junta y el Director general y el personal para garantizar una Junta efectiva.

Adems de los informes legales y de cumplimiento obligatorio, las Juntas

deben utilizar una porcin de cada reunin para aprender ms sobre la

organizacin, entre ellos y la comunidad y de esta manera tener una

mejor visin de la gran imagen.7

7 The basic argument for boards intense focus on compliance is to prevent the loss of shareholder value that corporate misdeeds create. But the argument for strong leadership from boards is even

Reuniones

17

Las reuniones regulares son importantes, sin embargo, lo es as tambin

tener un retiro anual para revisar la "imagen grande" , en los 4 elementos

clave que pueden garantizar el xito de la Organizacin:

Tal como fue aprobado por la Junta, para el proceso de toma de

decisiones, se seguirn las Reglas de Roberta por Alice Cochran. 8

Principios:

La gente tiende a apoyar lo que ayudan a crear .

A partir de una solucin, se toma un enfoque hacia atrs para la toma

de decisiones .

Soluciones de ganar/gana son posibles.

Llegar a un consenso no siempre es posible, pero el proceso de trabajo

para que ste se logre, vale la pena.

La creatividad es ms a menudo el resultado del caos que del control.

Todo el mundo en el grupo tiene algo que ofrecer al resultado y debe more compelling. Without it, there may be greater destruction of shareholder value as companies go to decline. Leading from the Boardroom. Harvard Business Review by: Jay W. Lorsch and Robert C. Clark 8 Cochran, Alice, Robertas Rules of Order, Jossey Bass, 2004.

Proceso continuo de aprendizaje

Proceso de toma de decisiones

Misin

Planeamiento estratgico

Implemen- tacin

Evaluacin

18

expresarlo.

La sabidura colectiva del grupo surge a travs de un proceso de

discusin y/o dilogo estructurado.

En lugar de escribir una mocin, se tiene un subgrupo que trabaje en un

tema y cree una propuesta. En la propuesta prima la revelacin completa

sobre el problema habiendo llegado ante todo, a un acuerdo sobre el

mismo.

Para garantizar el buen desempeo y la eficiencia de la Organizacin, la

junta debe fomentar una cultura de la evaluacin en tres niveles :

1. Autoevaluacin de la Junta. Ver formatos adjuntos al final.

2. Evaluacin del desempeo del Director Ejecutivo. Ver formato

adjunto al final.

3. Supervisin y monitoreo de Programa(s). La Junta debe aprobar

propuesta de gestin de estrategias e indicadores de evaluacin de

Programa(s).

Como vnculo con el pblico y respuesta a la confianza de los donantes y

patrocinadores, los miembros de la Junta son legal y ticamente

responsable de las acciones de la Organizacin, lo cual demanda altos

estndares de tica empresarial y personal en la conducta y deberes de

los miembros de Junta (Directores), funcionarios y empleados; Por lo tanto,

las buenas prcticas requieren la ms alta prioridad, a fin de proteger el

activo ms valioso: el buen nombre y la reputacin de la Organizacin.

Evaluacin

7. Polticas

19

Las siguientes son las polticas aprobadas por la Junta Directiva (adjuntas

al final del documento):

Cdigo de tica. Aprobado por la Junta el (da ) / (mes ) / (ao )

Poltica de Reserva. Aprobada por la Junta sobre (da ) / (mes ) / (ao )

Poltica de Retencin y Destruccin de Documentos. Aprobada por la

Junta el (da ) / (mes )/(ao )

Unidad Ejecutora de Proyectos

Policies

Fondation Aide aux Enfants Ginebra, Suiza

Direccionamiento Estratgico

ORGANIGRAMA

Comit Ad hoc Apoyo Estrategia mercadeo

American Friends of Bambi Homes Nueva York 501 C (3)

Delegado de la para Colombia Representante

Fundacin Suiza

Auditora BDO

ASAMBLEA JUNTA DIRECTIVA DARIEN

ASAMBLEA JUNTA DIRECTIVA

MEDELLIN

ASAMBLEA JUNTA DIRECTIVA

CALI

ASAMBLEA JUNTA DIRECTIVA

BOGOTA

FAI HB Bogot Directora

Coord Admin Local

Staff Soci

FAI HB Medelln Directora

Coord Admin Local

Staff Social

FAI HB Cali Directora

Staff Social

Coord Admin Local

FAI HB Darin Directora Staff Social

Coord Admin Local

Staff de Apoyo Supervisin Social y

Administrativa Y

Gestin de Proyectos

8. Estructura Organizacional en Colombia

20

Estatutos

Cdigo de tica

La Retencin y Destruccin de Documentos

Lista de contactos Junta miembro y biografa

Estados Financieros auditados del ao anterior

Formatos de evaluacin Junta

Formato de evaluacin del Director Ejecutivo

Carta de aceptacin miembros de Junta Directiva

9. Documentos anexos