Instituto Colombiano para la Evaluacion de la Educacin.

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Subdireccin de Desarrollo de Aplicaciones

Versin R6-V1

Manual para la inscripcin de estudiantes al Examen de Estado Saber 11 y al Examen de Ensayo

Pre Saber 11. PRE SABER SABER 11

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Tabla de Contenido.

1 INTRODUCCIN. ........................................................................ 5

2 CMO INGRESAR AL SISTEMA? ................................................... 7

2.1 Iniciar Sesin. ...................................................................... 7

3 INGRESO AL PANEL DE CONTROL ................................................. 9

3.1 Usuarios con ms de un perfil ................................................. 9 3.2 Seleccionar aplicacin ......................................................... 10 3.3 Gestionar inscripcin ........................................................... 10 MATRICULA SIMAT ...................................................................... 12

3.3.1 Pasar a la lista de Aspirantes. ............................................ 13

3.3.1.1 Validaciones del Sistema.............................................. 13 3.3.2 Retirar estudiantes. .......................................................... 14 3.3.3 Correccin de Datos ......................................................... 15

ASPIRANTES .............................................................................. 15

3.3.4 Carga Masiva. ................................................................. 16

3.3.4.1 Consultar Carga Masiva. .............................................. 18 3.3.5 Descargar Contraseas. .................................................... 19 3.3.6 Seleccionar Centro de Reclusin para Estudiantes privados

de la libertad. ............................................................. 20 3.3.7 Agregar Aspirantes uno a uno. ........................................... 20 3.3.8 Retirar Estudiantes. .......................................................... 22 3.3.9 Reportar Estudiantes con Discapacidad. ............................... 22 3.3.10 Marcar estudiantes como pago unitario. .......................... 23 3.3.11 Desmarcar estudiantes con pago unitario. ....................... 24 3.3.12 Inscribir Estudiantes. ................................................... 25

3.3.12.1 Cmo diligenciar el formulario de inscripcin? ................ 26 PREINSCRITOS ........................................................................... 28

3.3.13 Cambio de municipio ................................................... 29 3.3.14 Seleccionar Centro de Reclusin para Estudiantes

privados de la libertad. ................................................ 31 3.3.15 Generar Referencia de Pago Agrupada. ........................... 31 3.3.16 Generar referencia con cargue automtico ...................... 33 3.3.17 Seleccin de medio de pago de referencia ....................... 34

3.3.17.1 Pago por ventanilla de banco ........................................ 36 3.3.17.2 Formato de instructivo de pago en banco ....................... 36

3.3.17.3 Pago por medio electrnico (PSE) .................................. 38 3.3.18 Reconfirmacin para inicio de pago en lnea .................... 39 3.3.19 Listado de operaciones por Pago en Lnea ....................... 39

INSCRITOS ................................................................................ 40

3.3.20 Seleccionar Centro de Reclusin para Estudiantes privados de la libertad. ................................................ 41

3.3.21 Cambio de municipio ................................................... 41 3.3.22 Correccin de Datos .................................................... 41 3.3.23 Consultar resumen de inscripcin .................................. 41

3.4 Ayuda ............................................................................... 41

4 REPORTAR ESTUDIANTE CON DISCAPACIDAD. .............................. 43

5 CORRECCIN DE DATOS. .......................................................... 54

5.1 Correccin de nombre. ........................................................ 54 5.2 Correccin de Documento de Identidad .................................. 56 5.3 Duplicado de Identidad ........................................................ 58

6 ASOCIAR CENTRO DE RECLUSIN AL ESTUDIANTE. ....................... 60

7 CMO RECUPERAR LA CONTRASEA DE LA INSTITUCIN EN

CASO DE OLVIDO? ................................................................... 61

8 CONSULTAR MOVIMIENTOS DE RECAUDO .................................... 62

8.1 Referencias que usan saldo a favor ........................................ 63 8.2 Referencias prximas a expirar ............................................. 64

8.2.1 Alerta en listado de estudiantes de referencias a punto de expirar ...................................................................... 65

8.2.2 Popup en listado de estudiantes de referencias expiradas ....... 66

8.3 Consultar los estudiantes asociados a referencia grupal ............ 68 8.4 Anular referencia de pago .................................................... 68 8.5 Ver detalle de pago ............................................................. 70

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GLOSARIO.

Trmino Descripcin MEN Ministerio de Educacin Nacional.

DUE Directorio nico de Instituciones educativas del MEN

SIMAT

SISTEMA INTEGRADO DE MATRICULA: El sistema integrado de matrcula SIMAT es una herramienta que permite organizar y controlar el proceso de matrcula en todas sus etapas, as como tener una fuente de informacin confiable y disponible para la toma de decisiones.

PERFIL Tambin llamado Rol PREINSCRITO Estudiante que ya diligenci el

formulario de pre inscripcin pero no ha realizado el pago.

INSCRITO Estudiante que diligenci la pre inscripcin, realiz el pago y tiene el nmero nico de inscripcin (NUI).

PERSONA NATURAL Usuario de evaluacin que no es estudiante de una institucin de educacin media.

MARCADO COMO UNITARIO Funcionalidad que tiene la institucin para marcar un estudiante con pago Unitario. El sistema slo permite marcar estudiantes en estado Aspirante.

GRUPOS DE RECAUDO

Las institucin educativas, pueden seleccionar la modalidad de pago de los estudiantes segn sus procesos internos:

1. Pago agrupado: esta opcin permite que el colegio recaude el valor de la inscripcin de todos los estudiantes y realice una sola consignacin a favor del ICFES

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Trmino Descripcin en la Institucin bancaria autorizada, asumiendo la responsabilidad de que la consignacin se realice oportunamente.

2. Pago unitario: esta opcin permite que cada estudiante, al finalizar la preinscripcin, pueda generar su propio nmero de referencia y hacer el pago directamente en la entidad bancaria autorizada para el recudo de los valores por concepto de la inscripcin, sin que el colegio tenga que realizar ninguna clase de recaudo. En esta opcin, la responsabilidad de la oportunidad en el recae directamente en cada estudiante.

3. Pago unitario y pago agrupado: los colegios pueden seleccionar la opcin de pago unitario para algunos estudiantes y de pago grupal para otros, de acuerdo con sus procedimientos internos, pero tiene la obligacin de informar de manera clara y oportuna a cada uno de los estudiantes cmo se va a realizar su pago y de quin es la responsabilidad de hacerlo oportunamente.

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1 Introduccin.

El objetivo de este manual es orientar a las instituciones de educacin media y a los estudiantes sobre el proceso de inscripcin al Examen de Estado SABER 11 y PRE SABER 11 teniendo las nuevas funcionalidades del sistema. Es responsabilidad del rector de cada institucin educativa leer cuidadosamente el procedimiento y verificar que las personas que harn parte de l tienen clara la siguiente informacin que:

1. La inscripcin a los exmenes que realiza el ICFES est compuesta

por cuatro etapas: i) autenticacin, ii) preinscripcin, iii) pago y iv) verificacin de la inscripcin. Los interesados deben autenticarse mediante la creacin de un usuario nico con el que ingresarn al sistema a travs de un solo panel de control. Este usuario nico ser solicitado para la consulta de citacin y para la consulta de resultados. Con el usuario nico se ingresa al panel de control para iniciar el proceso de preinscripcin, diligenciando con datos verdicos el formulario de informacin personal y sociodemogrfica. Si el usuario cumple con los requisitos para inscribirse al examen de su inters, el sistema le generar un nmero de referencia para el pago del valor del examen. La entidad financiera no admitir pagos sin el respectivo nmero de referencia. Despus de realizar el pago el sistema activar la inscripcin y el usuario podr ingresar a la pgina a verificar que haya quedado correctamente registrado y se haya generado el nmero nico de inscripcin (NUI).

2. Para inscribir estudiantes que son menores de edad, la institucin educativa debe informar a los padres de familia que, en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y del Decreto Reglamentario 1377 de 2013, el ICFES durante la preinscripcin le solicitar a cada persona autorizacin para tratar los datos personales que suministre, los cuales podrn ser entregados a terceros que otorguen estmulos e incentivos a los estudiantes con mejores resultados y para procesos de investigacin. Por lo anterior, los menores de edad, debe tener la autorizacin expresa de sus padres o representante legal facultando

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al ICFES para entregar sus datos a terceros para incentivos o investigaciones acadmicas y para recibir notificaciones relacionadas con la convocatoria a la que se est inscribiendo. La Institucin ser responsable de obtener y conservar dicha autorizacin. En los casos en los que no haya autorizacin de los padres de familia o representante legal de los menores, el estudiante debe informarlo en la preinscripcin y la institucin deber enviar al ICFES antes del cierre de las inscripciones, el listado de estudiantes que no autorizaron el tratamiento de sus datos personales.

3. A partir de 2015, para inscribirse a las pruebas que realiza el Icfes es necesario tener un usuario nico para autenticarse. La creacin de usuarios nicos para la autenticacin en la plataforma de inscripcin del Icfes se hace a travs del correo electrnico y busca garantizar la seguridad de la informacin y facilitarle a las personas, a travs de un solo panel de control, el acceso a la consulta de la citacin y de los resultados de todas las pruebas que presenten, as como a los servicios asociados con las pruebas.

4. Las instituciones educativas tienen la responsabilidad de reportar en la plataforma del Icfes a los estudiantes que aspiran presentar un examen y entregarles la contrasea temporal que les asign el sistema, para que puedan crear el usuario nico e intransferible con el que debern autenticarse a partir de ese momento en todas las transacciones que realicen con el Icfes: preinscripcin, comprobacin de la inscripcin, consulta de la citacin, consulta del resultado.

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2 Cmo ingresar al Sistema? Para tener acceso a los servicios de inscripcin, la Institucin educativa debe ingresar a http://www.icfesinteractivo.gov.co/ y dar clic en el botn REGISTRO.

Si ya tiene usuario y contrasea registrada por favor ingrese por la opcin INICIAR SESIN, si es un usuario nuevo por favor ingrese por

la opcin CREAR USUARIO.

2.1 Iniciar Sesin. El sistema muestra una pantalla donde solicita la siguiente informacin.

Usuario Contrasea Cdigo de verificacin.

Si no recuerda su contrasea, la puede recuperar a haciendo clic en el link Ha olvido su contrasea? Ver numeral 7 Cmo recuperar la contrasea de la institucin en caso de olvido?

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El sistema verifica los datos ingresados, si no hay inconsistencias en la informacin, se le mostrar el panel de control.

Si su usuario se encuentra en estado inactivo Por favor comunquese con la Unidad de Atencin al Ciudadano para recibir informacin sobre el proceso de activacin y cambio de contrasea, lnea gratuita 018000 11 0858 lnea local 3077008.

Para acceder a los servicios del ICFES las instituciones de educacin media deben estar debidamente REGISTRADOS en el Directorio nico de Establecimientos Educativos (DUE) y tener actualizada la informacin de jornada, calendario, rector, correo electrnico, direccin, municipio.

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3 Ingreso al Panel de Control En el panel de control se mostraran los mdulos que tenga acceso segn su usuario. Para el proceso de registro, seleccione el mdulo que corresponde a INSCRIPCIN.

En el panel de control encontrar un men para hacer los procesos de GESTIONAR INSCRIPCIN, ACTUALIZAR DATOS y AYUDA ste ltimo le permitir descargar el Manual de Usuario.

3.1 Usuarios con ms de un perfil Un usuario puede tener varios perfiles en el sistema (perfil de establecimiento, perfil de sede, por ejemplo). Para el proceso de registro seleccione el mdulo que corresponde a INSCRIPCIN. A continuacin el sistema le mostrar los perfiles con los que pueden hacer transacciones.

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Si el usuario selecciona un perfil que tiene asociados varios agrupadores, deber especificar con cul de ellos va trabajar. Una vez que se carga el men, el usuario puede seleccionar alguna de las opciones disponibles.

Una vez el usuario se ha identificado con un perfil, si requiere cambiar el rol del perfil con el que est trabajando lo puede hacer por el desplegable que parece en la esquina superior derecha dando clic en el enlace CAMBIAR ROL.

3.2 Seleccionar aplicacin El sistema le desplegara las aplicaciones activas, usted deber seleccionar la aplicacin para la que va a inscribir sus estudiantes.

3.3 Gestionar inscripcin En el men principal seleccione la opcin GESTIONAR INSCRIPCIN. En la seccin de cada examen, el sistema le desplegar una serie de pestaas con las cuales puede verificar en qu etapa del proceso de inscripcin se encuentra cada uno de sus estudiantes: aspirantes, preinscritos, o inscritos. Tambin podr verificar los casos reportados como privados de la libertad y/o como discapacitados.

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El sistema le solicitar realizar el proceso de actualizacin de datos institucionales antes de continuar el proceso de inscripcin.

Ver. Manual del usuario Saber 11- Pre saber 11 Cmo crear Usuario Icfes en Instituciones educativas? Nueva Sede Jornada

Para la inscripcin a SABER 11, el sistema mostrar una lista de los estudiantes de ltimo grado aspirantes pre cargada de acuerdo con la informacin del SIMAT, reportada un mes antes. Si no aparece ninguna lista pre cargada, podr agregar estudiantes a travs de la carga masiva de un archivo de Excel o ingresarlos uno a uno en la lista de aspirantes, con el fin de avanzar en el proceso, no obstante, deber actualizar la informacin en SIMAT para evitar dificultades en la publicacin de resultados. Para la inscripcin a PRE SABER 11 no aparecer pre cargada ninguna lista en MATRICULA SIMAT, por lo cual, el listado de aspirantes debe ser cargado por la institucin. Para los dos exmenes podr realizar tareas como descargar contraseas, cargar masivamente estudiantes, adicionar y retirar aspirantes, modificar inscripcin, consulta de inscritos, consultar movimientos, generar referencia de pago, marcar como pago unitario a un estudiante, desmarcar pago unitario, consultar movimientos y reportar discapacitados. El detalle de cada funcionalidad por cada pestaa se explica a continuacin. Pestaas de la Inscripcin:

Matrcula SIMAT: Lista que muestra los datos de matriculados en grado 11 y/o 26.

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Aspirantes: Lista que corresponde al nmero de estudiantes pre cargados de SIMAT confirmadas por la institucin como aspirantes, ms las personas cargadas de forma masiva o cargadas una a una.

Pre inscritos: Lista que corresponde al nmero de estudiantes a los que ya diligenciaron el formulario de inscripcin.

Inscritos: Lista que corresponde al nmero de estudiantes que ya pagaron la inscripcin y por lo tanto tienen un nmero nico de inscripcin (NUI). Los estudiantes que estn en esta lista sern citados al respectivo examen.

MATRICULA SIMAT

En esta pestaa, las instituciones educativas que cuenten con la carga offline se les pre cargada el listado de MATRCULA DE SIMAT vern los nombre y documentos de identidad. Todos aparecern en estado Pendiente por Autorizar. La Institucin educativa podr realizar las siguientes acciones sobre esta lista:

Tenga en cuenta que para presentar el examen SABER 11 y PRE SABER 11 es necesario tener como mnimo 14 aos de edad.

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3.3.1 Pasar a la lista de Aspirantes.

Por medio de esta accin se confirma que el estudiante est matriculado en la institucin y que aspira inscribirse al examen, lo puede realizar a travs de las acciones que se encuentran en la parte derecha del nombre de cada estudiante. El sistema le solicitar llenar la siguiente informacin:

Fecha de Nacimiento Correo electrnico Genero

A continuacin de GUARDAR. El sistema le mostrar un mensaje confirmando la adicin del estudian a la lista de ASPIRANTES. De clic en ACEPTAR.

3.3.1.1 Validaciones del Sistema

En el momento de adicionar un estudiante a la LISTA DE ASPIRANTES el sistema realiza la bsqueda por documento en la base de datos del Icfes, ejecutando las siguientes validaciones:

Estudiantes sin coincidencias con el documento. Si el documento de identidad no aparece en la base de datos del Icfes, el estudiante pasa a la lista de aspirantes y queda vinculado a la Institucin educativa

Estudiantes con coincidencias con el documento. Si presenta este caso el sistema le mostrar una lista de coincidencias correspondiente al documento de identidad ingresado. Si una de las coincidencias corresponde seleccinelo, si no hay condiciones que restrinjan la inscripcin el sistema lo agregar a la lista de aspirantes. Si selecciona ninguno de las anteriores el sistema le solicita diligenciar la informacin bsica, posteriormente el sistema lo agregar a la lista de aspirantes.

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En los casos en que el documento de identidad de uno o ms estudiantes presente conflicto con los datos que aparecen en las base de datos del Icfes, se les notificar por correo y debern presentar, lo antes posible, ante la Unidad de Atencin al Ciudadano, los soportes necesarios para corroborar su identidad y as evitar inconvenientes para publicacin de su citacin al examen. El sistema no permite adicionar estudiantes que se encuentren en estado retirado de la MATRCULA SIMAT para el mismo examen, slo se puede adicionar siempre y cuando haya sido retirado para otro examen diferente al que se desea inscribir o haya sido retirado de la lista de matrcula de otra Institucin educativa.

3.3.2 Retirar estudiantes.

Si el usuario desea retirar estudiantes que aparecen pre cargados en la MATRICULA SIMAT o que fueron cargados por error en un archivo o de manera individual, lo puede hacer a travs de las acciones que se encuentran en la parte derecha del nombre de cada estudiante en RETIRAR.

Cuando el estudiante que se va a retirar est reportado en el SIMAT, es necesario seleccionar el MOTIVO DEL RETIRO. Si no se encuentra en el SIMAT, slo debe hacer clic en el botn RETIRAR de la LISTA DE ASPIRANTES.

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Si el estudiante se encuentra en ESTADO INSCRITO no lo puede retirar de la lista de aspirantes porque ya est en proceso de citacin.

3.3.3 Correccin de Datos

Si los datos de identidad de los estudiantes presentan alguna inconsistencia, la Institucin educativa podr realizar modificaciones en el nombre o en el documento de identidad a travs de las acciones que se encuentran en la parte derecha del nombre de cada estudiante ver el numeral 5 Correccin de Datos.

ASPIRANTES

La pestaa ASPIRANTES ser visible para las instituciones educativas que confirman estudiantes desde la lista de matrcula o que adicionan estudiantes por medio de una carga masiva o uno a uno. Las acciones que pueden realizar sobre esta lista son:

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3.3.4 Carga Masiva.

Para agregar personas masivamente a la lista de aspirantes la Institucin educativa debe descargar la plantilla en DESCARGAR PLANTILLA, la cual se encuentra del cono de DESCARGA MASIVA y diligenciar los campos de acuerdo con la siguiente informacin:

Primer apellido: escriba el primer apellido sin caracteres especialessmbolos, este dato es obligatorio.

Segundo apellido: escriba el segundo apellido sin caracteres especialessmbolos, este dato es obligatorio.

Primer nombre: escriba el primer nombre sin caracteres especialessmbolos, ni espacios, este dato es obligatorio.

Otros nombres: escriba el segundo nombre u otros nombres sin caracteres especialessmbolos.

Tipo de documento: seleccione uno de los tipos de documento si adiciona uno diferente el archivo no pasar las validaciones de formato y ser un proceso fallido. Este dato es obligatorio.

Nmero de documento: escriba el nmero de documento sin caracteres especialessmbolos, ni espacios. Este dato es obligatorio.

Pas: seleccione uno de los pases de la lista, si adiciona uno diferente el archivo no pasar las validaciones de formato y ser un proceso fallido. Este dato es obligatorio.

Fecha de nacimiento: formato fecha corta dd/mm/aaaa. Este dato es obligatorio.

Correo electrnico: dato opcional.

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Grado: nica nicamente grado 11 y 26 para SABER 11.

El usuario guarda el archivo en su sistema local y selecciona la opcin INICIAR PROCESO.

Cuando se haya cargado el archivo como adjunto, el sistema asignar un ID al proceso, a manera de consecutivo para identificar la fecha y hora de carga de cada archivo, as como el estado del proceso:

En Validacin: El archivo est en proceso de revisin de los datos ingresados con el fin de detectar inconsistencias de formato.

Fallido: El archivo cargado no cumple las con las especificaciones de formato, verifique la informacin y crguelo nuevamente.

Validado Con Errores: El archivo fue procesado pero present inconsistencias, deber consultar el reporte para ver las causas de las inconsistencias.

Validado: El archivo fue procesado correctamente.

Si en el momento de la validacin del archivo que se est cargando, el sistema detecta datos de identificacin que ya aparecen en la base de datos del Icfes, los marcar con estado PENDIENTE POR VALIDAR, para que la Institucin educativa confirme la identidad del aspirante. Si el estudiante ya se encuentra inscrito para el examen, el sistema mostrar si fue registrado por la mismo Institucin educativa o por otra institucin.

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El sistema realiza una validacin con el fin de garantizar la consistencia de los datos y especificaciones de formato. Recuerde que no debe tener errores de formato, presentar duplicidad en el registro, o tener columnas vacas para que se carguen los datos de manera exitosa.

3.3.4.1 Consultar Carga Masiva.

Se puede consultar el detalle de los archivos en estado VALIDADO, VALIDADO CON ERRORES y FALLIDO. Los archivos que se encuentre en estado EN VALIDACIN, no tienen activo el link de consulta. Para ver un reporte detallado de los datos exitosos o inconsistentes se debe situar el puntero del mouse en el ID PROCESO que desea revisar, all encontrar el resumen del proceso:

Datos validados: Cantidad de registros que fueron ledos en el proceso

Datos exitosos: Cantidad de registros en estado fueron procesados correctamente

Datos Inconsistentes: Cantidad de registros en que no cumplen con especificaciones de formato.

Se podr descargar un archivo con el reporte completo o aplicar el filtro por estado.

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Se puede descargar el reporte detallado en la opcin DESCARGAR REPORTE. Esta opcin slo se encuentra habilitada para los archivos que son cargados exitosamente o validados con errores. Se deben verificar los datos de los archivos en estado FALLIDO para asegurar se cumplan con el formato de cada uno de los campos. Para salir de reporte detallado se hace clic en el botn VOLVER.

3.3.5 Descargar Contraseas.

Permite descargar la contrasea temporal asignada para cada estudiante de la lista de aspirantes, con la cual podrn ingresar al sistema para crear su usuario nico y diligenciar el formulario de inscripcin. Para ello, es necesario seleccionar la opcin de DESCARGAR CONTRASEAS. El sistema permite elegir el tipo de formato en que desea descargar el archivo de contraseas temporales (PDF, XLS o CSV). Seleccione el tipo de formato y d clic en DESCARGAR.

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Recuerde que las contraseas de este listado son temporales. El estudiante debe cambiarla y crear su usuario nico confidencial, con el que consultar la citacin y el resultado. El usuario nico solo puede ser conocido por el estudiante.

3.3.6 Seleccionar Centro de Reclusin para Estudiantes privados de la libertad.

Si en la Institucin educativa hay estudiantes que se encuentren privados de la libertad, podr reportarlos en el proceso de inscripcin y podrn ser citados en el lugar de detencin. Para ello, en la lista de aspirantes es necesario marcarlos como privados de la libertad, para mayor informacin ver numeral 6 Asociar centro de reclusin al estudiante.

3.3.7 Agregar Aspirantes uno a uno.

Esta funcionalidad le permite al usuario adicionar personas a la lista de aspirantes que presentarn un examen.

Ingrese los datos del aspirante y de clic en BUSCAR.

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El sistema valida la informacin el documento de identidad de la persona y si no encuentra inscripciones anteriores con los mismos datos, solicita ingresar los otros datos de identificacin, una vez que estn completos se da clic en GUARDAR.

El sistema vincular la persona a la Institucin educativa, la mostrar en la pestaa ASPIRANTES y le asignar una contrasea temporal.

En el momento de agregar el estudiante el sistema realiza unas validaciones para garantizar la integridad de los datos.

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Estudiantes sin coincidencias con el documento. Si el documento de identidad no aparece en la base de datos del Icfes, el estudiante se puede agregar a la lista de aspirantes.

Estudiantes con coincidencias con el documento. El sistema le mostrar una lista de coincidencias correspondiente al documento de identidad ingresado. Si una de las coincidencias corresponde seleccione la opcin Agregar, si no hay condiciones que restrinjan la inscripcin el sistema lo agregar a la lista de aspirantes. Si selecciona la accin Identidad no corresponde significar que el nombre no corresponde con el documento, as que deber validar un duplicado ver 5.3 Duplicado de Identidad. Ahora si lo que necesita es corregir ortografa o completar la informacin de nombres o apellidos deber seleccionar la accin Datos inconsistentes ver 5.1 Correccin de nombre.

3.3.8 Retirar Estudiantes.

Para retirar a sus Estudiantes en la LISTA DE ASPIRANTES ver numeral 3.3.2 Retirar estudiantes. Que se explica en detalle para la pestaa MATRICULA SIMAT.

3.3.9 Reportar Estudiantes con Discapacidad.

Para reportar estudiantes que presentan discapacidades la Institucin educativa debe diligenciar el formulario de informacin de

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discapacidades, puede hacerlo a travs de las acciones que se encuentran en la parte derecha del nombre de cada estudiante. Para mayor informacin ver numeral 4 Reportar Estudiante con Discapacidad.

3.3.10 Marcar estudiantes como pago unitario.

En la pestaa de ASPIRANTES, se podr seleccionar los estudiantes que decidan realizar el pago de la prueba directamente y no a travs de la institucin educativa, para ello se debe utilizar el botn de MARCAR PAGO UNITARIO.

Al terminar esta operacin los estudiantes seleccionados quedarn marcados como pago unitario y cuando finalicen el formulario de preinscripcin recibirn una referencia de pago personalizada con la cual deben hacer la consignacin del valor establecido para el examen.

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En la pantalla podrn diferenciarse con un cono para que posteriormente no sean asociados a una referencia de pago agrupada.

3.3.11 Desmarcar estudiantes con pago unitario.

Se podr realizar el desmarcado de pago unitario seleccionando el estudiante que se desea desmarcar con pago unitario y escogiendo la opcin en la lista de acciones de la parte: DESMARCAR PAGO UNITARIO, como se muestra a continuacin

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Al terminar esta operacin se desmarca al estudiante de pago unitario de la inscripcin para que pueda ser asociado a una Referencia agrupada posteriormente.

3.3.12 Inscribir Estudiantes.

Una vez que el estudiante se encuentra en la LISTA DE ASPIRANTES se debe continuar con el diligenciamiento del formulario de inscripcin por parte de la Institucin educativa o por parte del estudiante. Si el formulario va a ser diligenciado por la Institucin educativa se debe seleccionar la opcin INSCRIBIR de la lista desplegable que aparece a la derecha del nombre de cada persona. Aunque la institucin tome la decisin de diligenciar directamente el formulario de inscripcin de los estudiantes, debe asegurarse de que los estudiantes reciben la contrasea temporal y creen el usuario nico, porque de lo contrario no podrn consultar la citacin ni los resultados.

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Si el formulario va a ser diligenciado por el estudiante, la Institucin educativa debe entregarle de manera segura la contrasea que le asign el sistema cuando se agreg a la LISTA DE ASPIRANTES, para que pueda ingresar a www.icfesinteractivo.gov.co, opcin REGISTRO. Es importante tener en cuenta que si el estudiante se retira de la lista de aspirantes y nuevamente se agrega; se generar un cambio de contrasea. Para consultar el listado de contraseas se hace clic en los conos que se encuentran en la parte superior de la lista

3.3.12.1 Cmo diligenciar el formulario de inscripcin?

El sistema le presenta el contrato de inscripcin y las opciones ACEPTAR o CANCELAR.

Para inscribir estudiantes que son menores de edad, la institucin educativa debe informar a los padres de familia que, en cumplimiento de la Ley 1581

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de 2012 y del Decreto Reglamentario 1377 de 2013, el ICFES durante la preinscripcin le solicitar a cada persona autorizacin para tratar los datos personales que suministre, los cuales podrn ser entregados a terceros que otorguen estmulos e incentivos a los estudiantes con mejores resultados y para procesos de investigacin. Por lo anterior, los menores de edad, debe tener la autorizacin expresa de sus padres o representante legal facultando al ICFES para entregar sus datos a terceros para incentivos o investigaciones acadmicas y para recibir notificaciones relacionadas con la convocatoria a la que se est inscribiendo. La Institucin ser responsable de obtener y conservar dicha autorizacin. En los casos en los que no haya autorizacin de los padres de familia o representante legal de los menores, el estudiante debe informarlo en la preinscripcin y la institucin deber enviar al ICFES antes del cierre de las inscripciones, el listado de estudiantes que no autorizaron el tratamiento de sus datos personales. El formulario debe diligenciarse en su totalidad. En la primera parte se debe especificar la informacin personal, datos de contacto y si tiene algn tipo de discapacidad. Para mayor detalle ver numeral 4 Reportar Estudiante con Discapacidad. En la segunda parte diligencie la informacin acadmica y de citacin a la prueba. Diligencie la ciudad en que va a presentar el examen. Una vez diligenciado haga clic en CONTINUAR.

Se recomienda revisar el municipio en el que se desea presentar la prueba por cuanto esta informacin define las condiciones de citacin. Por este motivo se solicita confirmar la opcin elegida y diligenciar dos veces la informacin de manera coincidente

Despus de registrar la informacin solicitada el sistema le muestra un resumen de la preinscripcin. Si la informacin requiere alguna modificacin oprima CORREGIR DATOS, si por el contrario se encuentra correcta oprima REGISTRARSE.

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El sistema realiza las siguientes actividades:

Se le enva correo de confirmacin a la direccin electrnica reportada en el formulario.

El estudiante pasa de la lista de aspirantes a la lista de preinscritos, sin embargo esto no es suficiente para ser citado al examen. Para completar el proceso debe realizar el pago dentro de los plazos establecidos y verificar su nmero nico de inscripcin.

PREINSCRITOS En esta pestaa encontrar la lista de los estudiantes que ya tienen el formulario de inscripcin diligenciado, ya sea porque la Institucin educativa lo gestion o porque entreg las contraseas a sus estudiantes y ellos directamente diligenciaron el formulario de inscripcin. Tambin aparecern las personas que ingresaron a la plataforma de registro como GRADUADOS y fueron identificados en SIMAT como estudiantes de ltimo grado de la institucin educativa.

Recuerde que si desea que sus estudiantes diligencien directamente el formulario de inscripcin, debe facilitarles las contraseas para que puedan acceder al sistema e informarles claramente la fecha lmite y la importancia de

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crear el usuario nico. Para mayor informacin ver numeral 3.3.5 Descargar Contraseas.

3.3.13 Cambio de municipio

Despus de diligenciar el formulario podr cambiar la ciudad de presentacin seleccionando la opcin CAMBIO DE MUNICIPIO de las lista de acciones que se encuentra a la derecha del nombre de cada estudiante.

Para que las modificaciones sean grabadas exitosamente recuerde que:

El perodo de modificacin debe estar activo, es decir, que la modificacin se debe hacer antes del cierre de la convocatoria.

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Despus de diligenciar el formulario de inscripcin se despliegan los datos del inscrito, se le muestra la ciudad de preferencia donde presentar el examen, y se le solicita confirmar el departamento, municipio y zona. Para finalizar el proceso se debe dar clic en el botn ACTUALIZAR.

Tenga presente que solo podr modificar una sola vez la ciudad de presentacin. Para llevar a cabo exmenes en un municipio se requiere como mnimo la inscripcin de 20 personas. De no contar con este nmero, los inscritos sern citados en los municipios o ciudades capitales ms cercanos.

Si la informacin es correcta d clic MODIFICAR. Se despliega la siguiente pantalla con el resumen de la informacin para la presentacin del examen.

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3.3.14 Seleccionar Centro de Reclusin para Estudiantes privados de la libertad.

Si en su Institucin educativa hay estudiantes que se encuentren privados de la libertad, podr reportarlos en el proceso de inscripcin y podrn ser citados en el lugar de detencin. Para ello debe marcarlos como privados de la libertad, ver numeral 6 Asociar centro de reclusin al estudiante.

3.3.15 Generar Referencia de Pago Agrupada.

Cuando la institucin educativa toma la decisin de asumir la responsabilidad de hacer el pago del valor del examen de varios o de todos sus estudiantes, debe seleccionar los estudiantes y luego REFERENCIA GRUPO para los que quiere generar la referencia institucional. Esta accin se puede realizar, siempre y cuando exista un perodo activo de recaudo y se hayan seleccionado uno o ms preinscritos que no se encuentren marcados para pago unitario. Se puede modificar la seleccin de los estudiantes cuantas veces se requiera.

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A continuacin, el sistema presentar una pantalla con la informacin que se procesara en la referencia de pago agrupada, oprima CONTINUAR para generar la referencia de pago o seleccione VOLVER si desea realizar alguna correccin.

Se pueden generar cuantas referencias de pago se requieran, hasta que la Institucin complete la inscripcin de todos los estudiantes de la lista a inscribir. Para poder realizarse esta actividad, la informacin de los estudiantes seleccionados debe haber sido registrada completamente en el formulario de inscripcin, ya sea por el estudiante o por la institucin.

Si est de acuerdo con los datos presentados, seleccione ACEPTAR al mensaje y se emitir la referencia de tipo Agrupada con un nmero nico de referencia, por la cantidad de preinscritos seleccionados, el valor total de la referencia, el saldo a favor y el valor total a pagar. En cualquier momento, antes de confirmar la referencia de pago generada, se puede retornar a la lista de ASPIRANTES.

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Luego se visualizaran los estudiantes que han sido seleccionados y han quedado agrupados en la referencia de pago institucional con el icono que se visualiza a continuacin.

3.3.16 Generar referencia con cargue automtico

Al generarse una referencia de pago agrupada, si la institucin educativa tiene saldo, le ser descontado del mismo el valor correspondiente a la referencia de pago generada, y el registro del pago ser efectuado automticamente. Al mismo tiempo, se generar el NUI y se enviar la notificacin correspondiente a los estudiantes asociados a esa referencia. La informacin de saldos y movimientos quedar actualizada para su respectiva consulta y el estado de los estudiantes de la lista pasar de Preinscrito a Inscrito.

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Si la institucin educativa tiene un saldo a favor que le permita inscribir sin un nuevo pago un nmero de estudiantes, el sistema solicitar que modifique su seleccin de preinscritos para hacer uso del saldo disponible primero, antes de generar una referencia para un pago agrupado.

3.3.17 Seleccin de medio de pago de referencia

Al terminar el paso anterior - Generar Referencia de Pago Agrupada- el sistema le permitir realizar el pago inmediatamente despus de su generacin. Para este caso seleccione el medio de pago (en lnea o en banco) que prefiera para realizar su pago:

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1. Valide el Nombre de la Institucin Educativa 2. Valide el Numero de Referencia de Pago 3. Seleccione el icono de PDF para realizar pago por ventanilla de

banco 4. Seleccione el icono PSE para realizar el pago por medio

electrnico 5. Si lo requiere, se encuentra el Botn de VOLVER si necesita ir al

Men Anterior

Recuerde que la generacin de la referencia de pago no es suficiente para obtener la citacin al examen. Para completar el proceso debe realizar el pago dentro de los plazos establecidos.

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Tambin podr retomar el pago de una referencia que no se pag inmediatamente despus de su generacin a travs de la CONSULTA DE MOVIMIENTOS. El ingreso se encuentra descrito en el punto 8. CONSULTA DE MOVIMIENTOS. Al ingresar deber seleccionar en acciones el PAGO DE REFERENCIA AGRUPADA.

3.3.17.1 Pago por ventanilla de banco

Al seleccionar la opcin de pago en ventanilla por banco, el sistema permitir descargar el instructivo con el nombre del agrupador, el nmero nico de la referencia, el servicio/concepto, la fecha lmite de pago y el valor total a pagar.

3.3.17.2 Formato de instructivo de pago en banco

Al descargar el archivo de PDF, el instructivo ser de la siguiente manera:

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1. Instructivo de pago 2. Numero de Referencia de pago 3. Cdigo de Barras

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4. Comprobante para el Banco 5. Valor a Pagar 6. Corte Aqu 7. Valor a Pagar 8. Comprobante para la Institucin Educativa

Una vez efectuado el pago, se realiza el registro en el sistema de acuerdo con los tiempos establecidos (24 horas para pago en ventanilla y una hora para pago por medios electrnicos). Al final, el estado de los aspirantes relacionados en la referencia de pago cambia de Preinscrito a Inscrito y se actualizan los saldos y movimientos de la institucin educativa, as como el de la referencia, para que aparezca CARGADA. Al terminar la actividad, se generar el NUI y se enva un correo de confirmacin de inscripcin a los estudiantes asociados a la referencia.

3.3.17.3 Pago por medio electrnico (PSE)

Cuando se elige el pago electrnico (PSE con cuenta de ahorros o cuenta corriente), el sistema redirige a la institucin educativa a la pgina del sistema de pagos en lnea, en donde podr ingresar los datos de la cuenta para debitar el valor de la referencia generada y obtener respuesta de la transaccin (rechazada-aprobada).

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3.3.18 Reconfirmacin para inicio de pago en lnea

Para los pagos en lnea, el sistema no generar un instructivo de pago. Solo deber ingresar los datos de la cuenta desde la cual se va a debitar el valor. (No se aceptan pagos tarjeta de crdito).

3.3.19 Listado de operaciones por Pago en Lnea

Al seleccionar VER OPERACIONES en la Consulta de Movimientos, se podr consultar el estado de su transaccin donde verificara si su transaccin fue aprobada o rechazada.

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INSCRITOS

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3.3.20 Seleccionar Centro de Reclusin para Estudiantes privados de la libertad.

Si en su Institucin educativa hay estudiantes que se encuentren privados de la libertad, podr reportarlos en el proceso de inscripcin y podrn ser citados en el lugar de detencin. Para ello debe marcarlos como privados de la libertad, ver numeral 6 Asociar centro de reclusin al estudiante.

3.3.21 Cambio de municipio

Si requiere cambiar la ciudad de presentacin de sus estudiantes lo puede realizar seleccionando la opcin CAMBIO DE MUNICIPIO de las lista de acciones que se encuentra a la derecha del nombre de cada estudiante, ver numeral 3.3.13 Cambio de municipio.

3.3.22 Correccin de Datos

Si los datos de identidad de los estudiantes presentan alguna inconsistencia, la Institucin educativa podr realizar modificaciones en el nombre o en el documento de identidad a travs de las acciones que se encuentran en la parte derecha del nombre de cada estudiante ver el numeral 5 Correccin de Datos.

3.3.23 Consultar resumen de inscripcin

Permite a la Institucin educativa consultar la inscripcin de un estudiante que se encuentre inscrito a un examen en el periodo vigente de la aplicacin.

3.4 Ayuda En el panel de control podr encontrar el manual de usuario el cual puede consultar o descargar. En l se detalla paso a paso el proceso que debe desarrollar para la inscripcin de sus estudiantes; adems encontrar informacin, normas y documentacin necesarias para que conozca y utilice adecuadamente la aplicacin PRISMA del Icfes.

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Si desea puede descargar el resumen a un PDF a travs del icono DESCARGAR

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4 Reportar Estudiante con Discapacidad.

Si la Institucin educativa desea diligenciar el formulario de discapacidades de sus estudiantes puede ingresar a travs de la lista de aspirantes, seleccionando por cada aspirante la accin de REGISTRAR DISCAPACIDAD.

Tambin se puede reportar la discapacidad en el formulario de inscripcin individual, seleccionando la opcin SI en la pregunta tiene usted alguna discapacidad?, posteriormente se desplegarn las opciones para ingresar la descripcin del tipo de apoyo que se requiere.

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En este caso se debe especificar el tipo de discapacidad y el tipo de apoyo requerido segn se ofrezca para presentar la prueba. Se deben leer las condiciones y continuar con el proceso si es requerido.

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Lea con detenimiento cada pregunta que se realiza, respondiendo Si o No segn corresponda.

Discapacidad Motriz

La primera pregunta es si es una persona con discapacidad motriz.

Si responde afirmativamente, se despliegan las preguntas relacionadas con el apoyo y un campo de texto para que describa detalladamente la discapacidad del examinando.

Si responde negativamente, y en la pregunta El inscrito tiene otra discapacidad? Selecciona NO y da clic en CONTINUAR, el sistema no le permitir avanzar en el formulario, de lo contrario, si responde que tiene otra discapacidad pasa a la pregunta sobre discapacidad Invidente.

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Se pregunta si tiene otra discapacidad. Si responde que NO y al seleccionar CONTINUAR aparece el cuadro con el resumen de la(s) discapacidad(es) seleccionada(s):

Si responde que SI a la pregunta tiene otra discapacidad y selecciona CONTINUAR, pasa a la pregunta de la siguiente discapacidad.

Discapacidad Invidente

La segunda pregunta es si la persona tiene la discapacidad Invidente

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Si responde afirmativamente, se despliegan las preguntas relacionadas con el apoyo y un campo de texto para que se describa detalladamente la discapacidad del examinando.

Si responde negativamente, y en la pregunta El inscrito tiene otra discapacidad? Selecciona NO y da clic en CONTINUAR, el sistema no le permitir avanzar en el formulario, de lo contrario, si responde que tiene otra discapacidad pasa a la pregunta sobre discapacidad sordo.

Se pregunta si tiene otra discapacidad. Si responde que NO y al seleccionar CONTINUAR aparece el cuadro con el resumen de la(s) discapacidad(es) seleccionada(s):

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Si responde que SI a la pregunta tiene otra discapacidad y selecciona CONTINUAR, pasa a la pregunta sobre discapacidad sordo.

Discapacidad Sordo

La tercera pregunta es si es una persona con discapacidad sordo.

Si responde afirmativamente, se despliegan las preguntas relacionadas con el apoyo y un campo de texto para que se describa detalladamente la discapacidad del examinando.

Si responde negativamente, y en la pregunta El inscrito tiene otra discapacidad? Selecciona NO y da clic en CONTINUAR, el sistema no le permitir avanzar en el formulario, de lo contrario, si responde que tiene otra discapacidad pasa a la pregunta sobre discapacidad Sndrome de Down.

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En las pruebas SABER 11., PRE SABER y VALIDACIN DEL BACHILLERATO, las personas que presenten discapacidad auditiva y requieran intrprete, deben inscribirse en las convocatorias generales pero presentarn una prueba por computador diseada en coordinacin con el INSOR, en una fecha distinta. Quienes requieran presentar las mencionadas pruebas en las fechas previstas para la poblacin general, debern tener en cuenta que no habr disponibilidad de intrprete. Se pregunta si tiene otra discapacidad. Si responde que NO y al seleccionar CONTINUAR aparece el cuadro con el resumen de la(s) discapacidad(es) seleccionada(s):

Si responde que SI a la pregunta tiene otra discapacidad y selecciona CONTINUAR, pasa a la pregunta sobre discapacidad Sndrome de Down.

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Discapacidad Sndrome de Down

La cuarta pregunta es si la persona tiene la discapacidad Sndrome de Down

Si responde afirmativamente, se despliegan las preguntas relacionadas con el apoyo y un campo de texto para que se describa detalladamente la discapacidad del examinando.

Si responde negativamente, y en la pregunta El inscrito tiene otra discapacidad? Selecciona NO y da clic en CONTINUAR, el sistema no le permitir avanzar en el formulario, de lo contrario, si responde que tiene otra discapacidad pasa a la pregunta sobre discapacidad autismo.

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Se pregunta si tiene otra discapacidad. Si responde que NO y al seleccionar CONTINUAR aparece el cuadro con el resumen de la(s) discapacidad(es) seleccionada(s):

Si responde que SI a la pregunta tiene otra discapacidad y selecciona CONTINUAR, pasa a la pregunta sobre discapacidad autismo.

Discapacidad Autismo

La quinta pregunta es si es una persona con discapacidad autismo.

Si responde afirmativamente, se despliegan las preguntas relacionadas con el apoyo y un campo de texto para que se describa detalladamente la discapacidad del examinando.

Si responde negativamente, y no tiene seleccionada otra discapacidad el sistema no le permitir avanzar en el formulario, de lo contrario, si tiene otra discapacidad seleccionada pasa al cuadro con el resumen de las discapacidades.

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En el resumen de discapacidades se muestra el detalle de la discapacidad y el tipo de apoyo.

Al seleccionar SI en el cuadro de resumen se retorna a la lista de aspirantes donde se ver reflejado el discapacitado, o al formulario de inscripcin, segn desde donde se haya hecho el proceso de registro de la informacin. La visualizacin del estudiante con discapacidad se mostrar en la lista de aspirantes a travs de un icono o en el formulario en el resumen de la inscripcin se muestra a continuacin como se vern las respectivas pantallas.

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Lista de Aspirantes:

Formulario de Inscripcin:

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5 Correccin de Datos. Si desea presentar un examen para PRESABER, SABER 11 por medio de una Institucin Educativa y los datos como nombre o de identificacin no son correctos o completos, puede realizar correcciones para los siguientes casos:

Correccin de nombre: permite realizar correcciones ortogrficas, en donde puede escribir nombres y apellidos en caso de que los registrados en el sistema no estn correctos.

Correccin de documento: Permite hacer correcciones sobre el numero o el tipo de documento. Tanto para CORRECCIN DE DOCUMENTO como CORREGIR NOMBRE DEL USUARIO, se requiere que el usuario haya realizado previamente los numerales Error! No se encuentra el origen de la referencia. Error! No se encuentra el origen de la referencia.

5.1 Correccin de nombre. Este proceso se puede realizar cuando los estudiantes estn cargados en la MATRICULA SIMAT, cuando se encuentran INSCRITOS o cuando se agrega el estudiante a la lista de ASPIRANTES.

LISTA SIMAT: si el documento de identidad del estudiante no est registrado en la base de datos del Icfes el sistema le permite realizar un reordenamiento (intercambio de nombres y/o apellidos), completar o hacer correcciones ortogrficas de nombres y apellidos para ser agregado a la lista de aspirantes. Si el sistema encuentra coincidencias del documento de identidad con informacin ya registrada en la base de datos del Icfes y se seleccion una de las opciones de la lista de coincidencias, el

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sistema le solicitar actualizar datos de la informacin bsica y lo agregar a la lista de aspirantes.

Recuerde que si ya ha registrado una modificacion de los nombre, el sistema no le permitir realizar ms cambios . Por favor comunquese a nuestro Sistema Integrado de Atencin al Ciudadano en Bogot al nmero telefnico 3077008 LNEA GRATUITA 018000110858 o reporte el caso en el mdulo de Atencin en Lnea del ICFES

Si el sistema encuentra coincidencias del documento de identidad y el usuario seleccion la opcin NINGUNO DE LOS ANTERIORES, el sistema le permite hacer las correcciones siempre y cuando se cumplan las condiciones descritas en el numeral 5.3. Duplicado de Identidad.

Agregar a un estudiante a la lista de Aspirantes: en el momento de agregar el estudiante, la Institucin educativa puede realizar correcciones de nombre, para ello el sistema valida el porcentaje mximo permitido para realizar las modificaciones, de cumplirse la condicin, lo adiciona a la lista de aspirantes.

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Inscritos: El usuario selecciona corregir nombre, el sistema le muestra

una pantalla donde podr reordenar, completar y hacer correcciones a sus nombres y apellidos, seleccione a continuacin GUARDAR, el sistema realiza las validaciones de negocio y si las cumple le muestra un mensaje de confirmacin, a continuacin de ACEPTAR. Recuerde que los periodos de correccin de datos permanecen activos durante los periodos de inscripcin hasta antes de la generacin de material. Y luego estar abierta nuevamente un da despus de la aplicacin de la prueba hasta una semana antes de la publicacin de resultados.

5.2 Correccin de Documento de Identidad Permite al usuario registrar una correccin de documento de forma total o parcial. Este proceso se puede realizar por:

MATRCULA SIMAT: donde el documento corregido del matriculado no est registrado en la base de datos del Icfes. Ingrese el nmero de documento de identidad y a continuacin de clic en BUSCAR.

El sistema muestra el siguiente mensaje. De aceptar.

Diligencia el formulario en el cual se le solicita la informacin bsica y luego de clic en incluir aspirante, el sistema lo asocia a la lista de

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aspirantes.

Si el sistema encuentra coincidencias del documento de identidad y el usuario selecciono uno de la lista el sistema realiza las validaciones de las reglas de negocio, si las cumple, pasa a actualizar datos de la informacin bsica. Si el sistema encuentra coincidencias del documento de identidad y el usuario seleccion la opcin de NINGUNO DE LOS ANTERIORES, el sistema le permitir hacer las correcciones siempre y cuando se cumplan las condiciones descritas en el numeral 0 Duplicado de Identidad

Inscritos por la Institucin educativa: donde el documento corregido no est registrado en la base de datos del Icfes el sistema actualiza la informacin.

Inscritos por la Institucin educativa: donde el documento corregido est registrado en la base de datos del Icfes. SI encuentra coincidencias el sistema le solicita adjuntar el soporte del documento; el Icfes revisar la solicitud y cuando se verificada se le tramitar el cambio.

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Recuerde adjuntar su documento de identidad escaneado como soporte para realizar la correccin

5.3 Duplicado de Identidad El duplicado de identidad se presenta cuando un estudiante, en el momento de iniciar el proceso de inscripcin (Matrcula SIMAT, lista de aspirantes), recibe una notificacin de que el sistema encontr en la base de datos el mismo nmero de documento pero asociado otros nombre y/o apellidos, por lo cual el sistema le solicitar diligenciar la informacin bsica y le permitir realizar el registro, generando un duplicado de documento.

Luego de validar la informacin. El estudiante quedar agregado a la lista de aspirantes, para que contine con el proceso normal de inscripcin pero deber enviar el caso a la Unidad de Atencin al Ciudadano del Icfes.

Recuerde que si ya ha registrado una modificacion de los nombre, el sistema no le permitir realizar ms cambios . Por

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favor comunquese a nuestro Sistema Integrado de Atencin al Ciudadano en Bogot al nmero telefnico 3077008 LNEA GRATUITA 018000110858 o reporte el caso en el mdulo de Atencin en Lnea del ICFES

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6 Asociar centro de reclusin al estudiante. Permite al Institucin educativa reportar a los estudiantes privados de la libertad que se encuentran vinculadas a su institucin indicando el sitio donde se encuentran recluidos para su respectiva citacin al examen.

Solo podr reportar estudiantes que se encuentren en correccionales.

Para seleccionar los estudiantes que se encuentra privados de la libertad lo puede realizar en las siguientes listas del panel de control:

ASPIRANTES PRE INSCRITOS INSCRITOS

El usuario observa uno o ms estudiantes que debe reportar como privados de la libertad, los selecciona y luego da clic en la accin general PRIVADOS DE LA LIBERTAD. El sistema despliega la siguiente ventana.

El usuario diligencia los datos solicitados y da clic en el botn Guardar. Las personas seleccionadas quedan marcadas como privados de la libertad.

El Icfes validar la informacin suministrada y le informar para que consulte su citacin. Si el estudiante ya estaba preinscrito o inscrito se actualizar la ciudad de presentacin del examen y el sitio de de citacin ser el Establecimiento penitenciario seleccionado.

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7 Cmo recuperar la contrasea de la institucin en caso de olvido?

Si la Institucin ha olvidado la contrasea, puede ingresar al vnculo Ha olvidado su contrasea? A continuacin se despliega la siguiente pantalla, digite su correo electrnico, cdigo de verificacin y de ENVIAR.

El sistema le enviara una clave temporal a su correo por favor de clic en el link adjunto en el correo y digite la clave temporal.

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8 Consultar movimientos de Recaudo Para ingresar a la consulta de movimientos ingrese a la pantalla inicial donde se encuentra disponible los estados ASPIRANTES, PRE INSCRITOS e INSCRITOS. Seleccione el cono de CONSULTA DE MOVIMIENTOS como se muestra a continuacin:

Al seleccionar la consulta de movimientos, se presenta la informacin de fechas y tarifas de los diferentes periodos del recaudo, la informacin de los saldos, las referencias de pago generadas, las acciones disponibles para estas referencias y la informacin de otros movimientos registrados en el sistema.

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Si las referencias presentadas en esta consulta no han sido pagadas, dentro de las acciones disponibles estar la seleccin del medio de pago, para dar inicio a la actividad.

8.1 Referencias que usan saldo a favor Si la institucin tiene saldo a favor, al seleccionar $ se reflejar el valor a pagar, y el valor total y el saldo a favor de la referencia, si la referencia presentada en esta consulta no ha sido pagada, dentro de las acciones disponibles estar la seleccin del mtodo de pago, para dar inicio a la actividad.

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8.2 Referencias prximas a expirar En la consulta de movimientos tambin se visualizan las referencias de pago generadas que estn prximas a expirar como se demuestra a continuacin.

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8.2.1 Alerta en listado de estudiantes de referencias a punto de expirar

Esta actividad se realiza automticamente para una referencia en estado No Pagada al final del perodo ordinario y del perodo extraordinario. Al expirar una referencia, los estudiantes asociados a la lista se desmarcan en el sistema y se actualiza el saldo disponible (si existe), restando a su vez el saldo a favor de la referencia, del saldo comprometido. La fecha y hora del cambio de estado, quedar guardada y se enviar la notificacin correspondiente. Faltando 72 horas para que finalice el perodo ordinario extraordinario, se enviarn alertas electrnicas al correo electrnico reportado por la institucin educativa, cuando haya referencias prximas a expirar. Las alertas para referencias unitarias se enviarn al correo del estudiante.

Si el perodo a expirar es el Ordinario: se enviar un mensaje con la siguiente informacin Una o varias referencias No Pagadas, correspondientes a [nmero de estudiantes asociados a las referencias que estn por expirar] estudiantes, expiraran en [No.de das que faltan para que termine el perodo de recaudo ordinario] das. Despus de este tiempo deber generar una nueva referencia con tarifa de perodo extraordinario. Mayor detalle en la opcin CONSULTAR MOVIMIENTOS

Si el perodo a expirar es el Extraordinario: se enviar un mensaje con la siguiente informacin Una o varias referencias No Pagadas, correspondientes a [nmero de estudiantes asociados a las referencias que estn por expirar] estudiantes, expiraran en [No.de das que faltan para que termine el perodo de recaudo extraordinario] das. Deber realizar el pago antes de finalizar el periodo extraordinario. Mayor detalle en la opcin CONSULTAR MOVIMIENTOS

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8.2.2 Popup en listado de estudiantes de referencias expiradas

Cuando una referencia expire, se le notificar a la institucin acerca del cambio de estado y se le advertir que esta referencia no puede ser pagada. Si la referencia fue emitida en periodo ordinario, se le informar que debe generar una nueva referencia con tarifa de perodo extraordinario, mediante la consulta de movimientos. Si la referencia fue generada en periodo extraordinario, se le informar que no fue posible realizar la inscripcin de la(s) persona(s) asociada(s).

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Los pagos que se realicen de manera presencial y en horario adicional del ltimo da de recaudo ordinario, ingresarn al sistema como pagos realizados en el siguiente da hbil a la fecha de la consignacin, motivo por el cual la inscripcin no quedar activa en perodo ordinario. En estos casos, el valor consignado ser abonado como saldo disponible para que la institucin o el estudiante (si es pago unitario) puedan generar un nuevo nmero de referencia por el excedente para completar el valor de la tarifa extraordinaria y realizar la inscripcin.

Las instituciones educativas y las personas que queden con saldo a favor al finalizar la convocatoria tendrn un perodo mximo de un ao para hacer uso del mismo. En ningn caso se har reembolso del dinero consignado.

Los pagos que se realicen en la entidad bancaria sin el respectivo nmero de referencia no podrn ser asociados a una persona preinscrita, por lo tanto es indispensable realizar la preinscripcin antes de consignar.

Botn se habilita una vez el usuario chequea la confirmacin de lectura del mensaje

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8.3 Consultar los estudiantes asociados a referencia grupal

Al seleccionar el No. Referencia, se puede consultar una tabla del(los) estudiante(s) asociado(s) a la(s) referencia(s) con la informacin del documento, los nombres y los apellidos.

8.4 Anular referencia de pago En la Consulta de Movimientos, se puede anular una o varias referencias que se encuentran en estado No Pagada. En este caso, seleccione la referencia de pago para desmarcar los estudiantes que estn asociados a la referencia y luego seleccione ANULAR.

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Posteriormente se presentara un mensaje de advertencia, confirmando si est seguro de anular las referencias seleccionadas

El estado de la referencia pasa a Anulada, quedando deshabilitada para un uso posterior. Si intenta anular una referencia de pago que ya cuenta con un instructivo generado, se informar que debe destruir el documento y evitar

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su pago. Si est pendiente de respuesta de pago PSE se le notifica que no se permite descargar instructivo hasta que se obtenga una respuesta

8.5 Ver detalle de pago En la lista de estudiantes, en la pestaa de PRE INSCRITOS o INSCRITOS puede visualizar el detalle de las operaciones en estado pagadas donde se presenta la informacin de estado, tipo, nmero de documento y nmero de referencia.

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