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MANUAL DE GESTION DE CONTROL INTERNO

Decreto 943 del 21 mayo del 2014

Adopción del Nuevo MECI 1000:2014

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CONTENIDO

1. MARCO NORMATIVO ................................................................................................ 3 2. MARCO TEÓRICO ..................................................................................................... 5 3. PROCESO ADMINISTRATIVO ................................................................................... 6 4. NORMAS DE AUDITORIA GENERALMENTE ACEPTADAS ..................................... 8 5. TIPOS DE EVALUACIÓN ......................................................................................... 10

5.1 ELEMENTOS PARA EVALUAR EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO .......... 11 6. FORMATOS Y DOCUMENTOS DE APOYO A LA EVALUACION DEL CONTROL INTERNO ........................................................................................................................ 14 7. PROGRAMA DE AUDITORIA ................................................................................... 16

7.1 Talento Humano, Jurídica e Informática ................................................................. 16 7.2 Evaluación de los procesos disciplinarios .............................................................. 17 7.3 Auditoria a la contratación ...................................................................................... 18 7.4 Revisión de actos administrativos .......................................................................... 20 7.5 Auditoria a la contratación de obras publicas ............ ¡Error! Marcador no definido. 7.6 Auditoria a la interventoría de los contratos ........................................................... 21 7.7 Auditoria al pago de la nómina ............................................................................... 21 7.8 Auditoria al sistema de información, organización y dirección ................................ 22 7.9 Auditoria a los planes de acción ............................................................................. 24 7.10 Auditoria al área financiera ................................................................................... 24 7.11 Auditoria a la contabilidad .................................................................................... 25 7.12 Auditoria al presupuesto ....................................................................................... 26 7.13 Auditoria para el análisis de los estados contables .............................................. 28 7.14 Auditoria para la realización de arqueo de caja menor ......................................... 29 7.15 Auditoria a los mecanismos de participación ciudadana....................................... 31 7.16 Auditoria al sistema de peticiones quejas y reclamos ........................................... 32 7.17 Auditoria a la atención al cliente ........................................................................... 32

8. EVALUACION AL SISTEMA DE CONTROL INTERNO ............................................ 33

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1. MARCO NORMATIVO

Constitución Política, artículos 209 y 269.

Ley 87 de 1993, por la cual se establecen norma para el ejercicio del Control

Interno en las entidades y organismos del estado.

Decreto reglamentario No. 1826 de 1994, por el cual se reglamenta parcialmente

la ley 87 de 1993, en este Decreto se establece el Comité Coordinador del

Sistema de Control Interno.

Directiva Presidencial No. 02 de abril 5 de 1994, orienta el proceso de diseño y

montaje de los sistemas de Control Interno, suministrando criterios y elementos

metodológicos de orden práctico.

Decreto No. 280 de 1996, modificado por el 2070 en su artículo 2º, por medio del

cual se crea el Consejo Asesor Nacional en materia de Control Interno en las

entidades del orden nacional y territorial.

Directiva presidencial No. 01 de febrero 5 de 1997, imparte lineamientos que

contribuyen a reorientar el proceso y montaje del Sistema de Control Interno.

Decreto 2145 de 1999, por el cual se dictan normas sobre el Sistema Nacional de

Control Interno, se establecen instancias de articulación para lograr el

funcionamiento armónico del Sistema Nacional de Control Interno y sus

respectivos responsables.

Se interrelacionan los procesos fundamentales de la administración: dirección,

planeación, organización, ejecución, seguimiento y control (evaluación).

Decreto 1537 de julio de 2001, reglamenta la ley 87 en cuanto a elementos

técnicos y administrativos que fortalezcan el Control Interno, establece la


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obligatoriedad de implementar al interior de cada administración, la racionalización

de la gestión institucional, los manuales de procedimientos y la administración del

riesgo, define el rol de las oficinas de Control Interno.

Circular No. 02 de 2005, Consejo Asesor del Gobierno Nacional en Materia de

Control Interno.

Circular No. 03 de mayo de 2005, Consejo Asesor del Gobierno Nacional en

Materia de Control Interno, lineamientos generales para la implementación del

Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005.

Decreto 1599 de mayo 20 de 2005, por el cual se adopta el Modelo Estándar de

Control Interno para el Estado Colombiano.

Decreto 2621 de agosto 3 de 2006, por el cual se modifica el decreto 1599 de

2005 en su artículo 4º y se amplía el plazo para la implementación del MECI en un

término no superior a 20 meses contados a partir de la fecha de expedición de

este decreto.

Circular No. 03 de 2006, ampliación del plazo para la implementación del MECI, hasta

Abril 3 de 2008.

Decreto 2319 de julio 31 de 2007, por el cual se modifica el decreto 2621 de 2005 y se

amplía el plazo para la implementación de MECI hasta diciembre 8 de 2008.

Circular 1000-02-07 del DAFP, sobre la conformación de equipos MECI y/o Calidad.

Normas Internacionales para el Ejercicio Profesional de la Auditoría Interna. THE

INSTITUTE OF INTERNAL AUDITORS.

Decreto 943 del 21 de mayo de 2014, por medio del cual se actualiza el Modelo

Estándar de Control Interno – MECI. Manual Técnico del Modelo Estándar de Control

Interno para el Estado Colombiano MECI 2014 expedido por el DAFP.


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2. MARCO TEÓRICO

El ejercicio del control interno debe consultar los principios de igualdad, moralidad,

eficiencia, economía, celeridad, imparcialidad, publicidad y valoración de los costos

ambientales, debe concebirse de tal manera que sea intrínseco al desarrollo de las

funciones de todos los cargos existentes en la entidad y en particular de las asignadas a

aquellos que tengan responsabilidad de mando1.

Actualmente el Control Interno se ha convertido en una herramienta de gestión que ayuda

a la Gerencia en el cumplimiento de sus metas y objetivos. La importancia de la Auditoría

Interna de permitir realizar un examen sistemático, objetivo e independiente de los

procesos, actividades, operaciones y resultados de la entidad y así mismo permitir emitir

juicios basados en las evidencias sobre los aspectos más relevantes de la gestión, los

resultados obtenidos y la satisfacción de los diferentes grupos de interés. Esta es una

herramienta de retroalimentación del Sistema de Control Interno, que analiza las

debilidades y fortalezas del control, así como el desvío en los avances de las metas y

objetivos trazados, influyentes en los resultados y operaciones propuestas en la entidad.

Siendo su objetivo formular recomendaciones de ajuste o mejoramiento de los procesos a

partir de evidencias, soportes, criterios válidos, y servir de apoyo a la Gerencia y

Directivos en la toma de decisiones a fin de que se obtengan los resultados esperados.

Haciendo recomendaciones imparciales a partir de evidencias sobre el grado de

cumplimiento de los objetivos, los planes, los programas, proyectos y procesos, así como

irregularidades y errores presentados en la operación de la Entidad, apoyando a la

Gerencia en la toma de decisiones necesarias para corregir las desviaciones sugiriendo

las acciones de mejoramiento correspondientes.

Su ejecución se soporta en el conjunto de normas de auditoria generalmente aceptadas

tal como el presente manual, que busca estandarizar los procesos auditores y formalizar

el trabajo de auditoría propiamente dicho. Las auditorias se realizan con base en el

1 Ley 87 de 1993, articulo 1


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Programa de Auditoría Interna por parte de la oficina de Control Interno. Los resultados de

la auditoria son socializados con el área auditada y posteriormente comunicados a la

Dirección quien a su vez lo entrega a cada unos de los Jefes de Área, responsables para

que acojan las recomendaciones, e implementen acciones de mejoramiento sugeridas por

la oficina de Control de Interno. Así mismo la oficina de Control Interno puede realizar

Auditorías Internas a procesos, actividades u operaciones, no contempladas en el

Programa Anual de Auditoria, cuando lo determine la Dirección o las condiciones lo

ameriten.

3. PROCESO ADMINISTRATIVO

Para facilitar el estudio y evaluación de los elementos del Sistema de Control Interno el

proceso administrativo está integrado por las siguientes etapas:

- Planeación: Fijar metas y objetivos.

- Organización: Establecimientos de las funciones, cargos y distribución adecuada

de los recursos para el logro de los objetivos.

- Dirección: Orientación de las personas para lograr que las metas y los objetivos se

cumplan.

- Ejecución: Acciones que concretan el pensamiento administrativo.

- Control: Confrontación del resultado con lo esperado e incorporación de

correctivos. El control cierra el ciclo administrativo y garantiza que la planeación no

se traduzca sólo en un inventario de buenos deseos, sino en acciones concretas.

- Cobertura. Las acciones de evaluación y control deben ser aplicadas a todas las

áreas, procesos y funciones administrativas, incluyendo desde las labores

operativas, las de tipo financiero, de administración del recurso humano, de

sistemas de información y procesamiento electrónico de datos hasta las de tipo


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directivo. La evaluación del control interno abarca a toda la organización en sus

diferentes niveles.

- En la Parte Administrativa. De acuerdo a lo establecido en el decreto 2145 de

1999, la Oficina de Control Interno evalúa la planeación en toda su extensión, de

acuerdo a las políticas, objetivos y metas corporativas fijadas por la dirección.

Respecto a la organización evalúa que estén claramente definidos los niveles de

autoridad y responsabilidad.

En la ejecución se analizan los procesos misionales y de apoyo, se asesora y

acompaña a las dependencias en el establecimiento de mecanismos de control en

los procesos y procedimientos.

Respecto al seguimiento y control, se evalúa el funcionamiento del sistema de

control interno, se verifica la existencia y coherencia de los componentes y

elementos que lo conforman.

- En la Parte Misional. Se consideran las realizadas por el personal que labora en

los procesos misionales tales como: Desarrollo Municipal, Desarrollo Económico,

Desarrollo social y el proceso de Desarrollo Institucional.

- En la Parte Social Se considera el impacto que los resultados de la gestión de la

entidad estén causando en la comunidad.

- En la Parte de las Funciones Contables, Financieras y Presupuestales. Se

consideran los procesos y operaciones económicas de la organización, que se

realiza regularmente con terceros ya sean entidades oficiales, privadas.

- Sistemas de Información y Procesamiento Electrónico de Datos Se consideran los

recursos computacionales, los contratos de adquisición de recursos y servicios

tecnológicos, los planes de contingencia, la seguridad de los procesos de la

información, la administración y control de redes y la adecuada utilización de los

equipos de cómputo.


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4. NORMAS DE AUDITORIA GENERALMENTE ACEPTADAS

Son los requisitos mínimos de calidad que debe tener el auditor respecto a su

personalidad, el trabajo que desempeña y la información que rinde como resultado de

este trabajo. Están clasificadas así:

Normas Personales El funcionario que realiza una auditoria debe tener un adecuado

entrenamiento técnico, suficiente capacidad profesional enriquecida por la constante

investigación y completa independencia mental para que los juicios que emita sean

objetivos, en este orden de ideas se relaciona a continuación el perfil de los funcionarios

de control interno:

El Jefe de la Oficina de Control Interno o quien haga sus veces debe ser un funcionario

del Nivel Directivo, las personas que se asignen a esta Oficina deben ser intelectualmente

idóneas y moralmente intachables, además de otras cualidades como:

1. Ética profesional

2. Capacidad de análisis

3. Amplia visión

4. Criterio de selectividad

5. Comprensión y respeto por las ideas ajenas

6. Independencia y crítica profesional

7. Igualdad de razonamiento con los ejecutivos

8. Convicción

Además tiene unas obligaciones muy específicas para el buen desempeño de sus

funciones como son, conocer oportunamente las disposiciones, manuales y cualquier otro

documento que signifique reglamentación en la Entidad, así como cualquier modificación

a los mismos. Todo lo anterior con el propósito de mantener al día su información

personal sobre las regulaciones que rigen el funcionamiento de la entidad, su misión y sus

políticas.

Entre las obligaciones más importantes están:


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1. Conocimiento actualizado de la existencia y acceso oportuno a la correspondiente

información respecto a lo siguiente:

Reglamento interno.

Manuales: De Auditoría Interna, de funciones, de procedimientos, de

calidad, etc.

Programas de Auditoría Interna.

Circulares, resoluciones, instructivos y otras disposiciones oficiales.

Leyes y Decretos que tengan relación con el funcionamiento de la Entidad

Términos de los convenios y obligaciones bancarias. Informes de

auditorías anteriores, auditorías externas, Contralorías y demás entidades

de control.

En general toda la reglamentación en las cuales se basan las funciones

de la Entidad en lo referente.

2. Cumplir y velar por que se cumplan las disposiciones vigentes.

3. Cumplir con su trabajo profesional con el mayor celo y diligencia, además con

prontitud y al menor costo posible.

4. Estar atento a cualquier hecho de importancia para la entidad, así no esté

previsto en el programa de auditoría o en las instrucciones recibidas e informar

oportunamente a sus superiores inmediatos.

5. No emitir conceptos sin respaldo en pruebas fehacientes.

6. Presentar informes escritos y con imparcialidad.

Atribuciones de los funcionarios de control interno. Son consideradas para los

funcionarios responsables de evaluar el Control Interno:

Actuar con independencia.

Libre acceso a todos los registros, archivos, personal y bienes existentes en la

Entidad.

Recibir la colaboración de cualquier funcionario o dependencia de la

organización, con el fin de conseguir evidencia e informes que satisfagan sus

requerimientos para poder cumplir con su función.


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Funciones. Son funciones de los asesores, coordinadores, auditores internos o similares,

han sido consignadas en el artículo 12 de la Ley 87 de 1993 y deben estar contempladas

en los respectivos manuales de funciones de cada Entidad, el cual tiene que estar

adoptado mediante acto administrativo.

Parágrafo del artículo No. 12 de la Ley 87 de 1993, en ningún caso podrá el asesor,

coordinador, auditor interno o quien haga sus veces, participar en los procedimientos

administrativos de la entidad a través de autorizaciones o refrendaciones. Esto significa

que el asesor de control interno no debe comprometerse a realizar labores propias del

quehacer administrativo, que corresponden a los demás funcionarios de la entidad, ni

avalar, ni firmar ningún documento que no sea el producto de las funciones que le otorga

la ley.

Normas de Ejecución del Trabajo. El trabajo debe realizarse con una planeación previa

y sometido a constante supervisión. Es necesario estudiar y evaluar el Sistema de Control

interno. La obtención de evidencia debe ser válida y suficiente de tal manera que permita

establecer la razonabilidad de los informes de auditoría realizados a los procesos objeto

de evaluación.

Normas Relativas a los Informes. Estas normas deben tener relación con lo auditado.

Como resultado de su trabajo el auditor emite su opinión y expresa las conclusiones a que

ha llegado. Para ello debe generar un informe que cumpla con las normas de calidad.

5. TIPOS DE EVALUACIÓN

Evaluación del Sistema de Control Interno

Se orienta a la evaluación del estado de operación y controles asociados con los

elementos del sistema de control interno.


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Evaluaciones de los Controles Establecidos a cada uno de los Procesos de la

Entidad

Se orienta a establecer la eficiencia, eficacia de los aspectos de control establecidos en el

manual de control interno. Involucra también la evaluación de los indicadores de gestión.

5.1 ELEMENTOS PARA EVALUAR EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

Unidad u Oficina de Control Interno.

Es uno de los elementos del sistema de control interno de Nivel Gerencial o Directivo,

encargada de evaluar independientemente la eficiencia, la eficacia, la economía y la

equidad de las operaciones: contables, financieras, administrativas y los controles de

gestión, disciplinarias y de otra naturaleza, dentro de la entidad, con el objeto de ayudar a

la administración a alcanzar las metas y objetivos, dentro de un enfoque de eficiencia en

la prestación de sus servicios.

Verifica permanentemente el cumplimiento de las actividades y operaciones, evitando que

las diferentes áreas de gestión funcionen descoordinadamente.

Criterios de Trabajo.

La labor de esta oficina debe ser oportuna en el tiempo y posterior en las operaciones,

basada en técnicas y procedimientos de auditoría generalmente aceptadas. Las

actividades deben ser planeadas y organizadas para determinar con anticipación el qué

hacer, el cómo hacerlo, cuando hacerlo y quienes deben hacerlo, bajo la orientación de un

profesional del nivel directivo que cumpla la función de asesor.

Organización

Estructura. La unidad u oficina de control interno es un órgano asesor de la entidad, con

independencia funcional. Su estructura depende del tamaño, naturaleza de la entidad y

cobertura geográfica. Se debe conformar con criterio de cubrimiento, tanto de las áreas

técnicas como las de apoyo, buscando siempre la mayor cobertura.


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Papeles de trabajo. Los papeles de trabajo son los documentos elaborados por los

funcionarios de auditoría, los cuales fundamentan y respaldan los informes de auditoría,

pero no hacen parte integral del informe.

Estos deben ser completos precisos, comprensibles, claros, legibles y técnicamente

elaborados.

Registran la información y las evidencias obtenidas sirven como fuente de información

como soporte en los procesos judiciales y como guía para seguimientos de auditoria.

Conforman el elemento que permite al auditor dejar constancia de los procedimientos por

él seguidos, de las comprobaciones sistemáticas que realizó, de la información obtenida

en relación con su examen y las conclusiones a que llegó.

Los papeles de trabajo son propiedad de la Oficina de Control Interno de la entidad. Son

la prueba material del trabajo efectuado por el auditor. Pueden considerarse

confidenciales y el auditor está obligado a mantener discreción absoluta respecto de la

información que contienen. Está obligado por el secreto profesional que estipula no

revelar por ningún motivo los hechos, datos o circunstancias de que tenga conocimiento

en el ejercicio de su profesión (a menos que lo autorice él o los interesados y salvo los

informes que obligatoriamente establezcan las leyes respectivas).

Los papeles de trabajo comprenden Los registros administrativos y los propios

documentos elaborados para la evaluación del control interno, los procedimientos

aplicados, las comprobaciones efectuadas, la información obtenida y las conclusiones

pertinentes a las que se ha llegado.

También los papeles de trabajo pueden consistir en datos e información almacenados en

cintas, discos, películas u otros medios. Como orientación se mencionan los papeles de

trabajo comúnmente utilizados:

Los programas de trabajo y de Auditoria

El cuestionario de control interno.

Las planillas con análisis y anotaciones obtenidas en el área auditada.

Las cartas de confirmación enviadas por terceros.


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Las manifestaciones obtenidas del área auditada.

Los extractos de documentos y registros de la Entidad.

Las planillas con comentarios preparadas por el auditor.

Los memorandos y oficios preparados por el auditor para solicitar información o

exponer algunos hechos, que complementen la información expuesta en las

planillas.

Las copias de cualquier documento utilizada por el auditor como base evidencia

o referencial.

Los informes largos, cortos y ejecutivos.

Actas de las revisiones realizadas con las áreas, planillas de seguimiento.

Objetivos de los papeles de trabajo.

- Proporcionar el principal respaldo probatorio o evidencia del informe.

- Permitir la planificación, realización y revisión de las evaluaciones.

- Documentar si se han logrado los objetivos previstos.

- Facilitar el examen por terceros.

- Servir de base para evaluar la calidad del programa de trabajo de la respectiva

oficina de Control Interno.

- Servir de respaldo en circunstancias tales como reclamaciones de seguros, casos

de fraude y demandas judiciales.

- Organizar en forma lógica el trabajo del auditor.

Características de los papeles de trabajo.

Es necesario destacar la importancia de los papeles de trabajo de auditoría, ya que

estos están relacionados con la responsabilidad que asume en este caso el Jefe da la

Oficina de Control Interno, por tal motivo deben tener cualidades tales como:

Completos y Exactos: Deberán ser elaborados correctamente, si se considera el

punto de vista de que incluyan todos los datos e información pertinente.

Claros y Comprensibles: La organización de cada papel de trabajo y su

contenido, deben servir para respaldar claramente un elemento concreto de la

evaluación.


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Concisos: La persona interesada debe poder determinar su objetivo y sus

fuentes, así como la naturaleza y el alcance de la labor realizada.

Legibles y Pulcros: Todos los papeles de trabajo se deberán elaborar con la

mayor limpieza posible y deberán ser correctos, sin tachones ni enmendaduras.

Limitados a los asuntos que sean sustancialmente importantes: Todos los datos

que se consideren irrelevantes (de poca importancia) se deben excluir.

Identificables: Deberán contener la fecha en que se elaboraron, la fecha en que

se concluyó y las firmas de quien elaboró y de quien revisó, distinguir claramente

la información relativa al trabajo de auditoría que se realiza y la dependencia

responsable.

Contenido de los papeles de trabajo.

El contenido depende de la técnica de auditoría que se utilice, en términos generales cada

papel de trabajo deberá contener su encabezado con la siguiente información: Nombre de

la entidad, área responsable; trabajo de auditoría que se realiza. Nombre de la planilla,

cédula, memorando u otro tipo de papel de trabajo, fecha. También se debe distinguir

claramente la información relativa a quienes elaboraron y revisaron la planilla o cédula,

como también las conclusiones a las cuales se llegó.

6. FORMATOS Y DOCUMENTOS DE APOYO A LA EVALUACION DEL CONTROL INTERNO

Los formatos y documentos de apoyo sirven como modelos para diseñar los papeles de

trabajo, con los cuales nos afirmamos para las labores de auditoría. Entre estos tenemos

modelos de cuestionarios que se pueden aplicar para la evaluación del Sistema de control

Interno en general, ambiente de control o dependencias específicas como el área de

tesorería, presupuesto, bienes, recaudo entre otros; nos ayudan además a conocer el

estado del área o proceso que vamos a evaluar para detectar más rápidamente los puntos

críticos o de mayor cuidado.


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Sirven como apoyo para aplicar las diferentes técnicas de evaluación tales como:

Técnicas de verificación ocular:

Observación: Cerciorarse de hechos dados en la ejecución de actividades o

procedimientos.

Comparación: Establecer la relación que hay entre dos o más conceptos.

Revisión selectiva: Examen ocular rápido para identificar una operación fuera de

lo común, en el aspecto sujeto a revisión.

Rastreo: Examen de manera regresiva o progresiva al seguimiento de

actividades o procesos de la entidad.

Técnicas de verificación verbal:

Indagación: Averiguar sobre un hecho, es útil para descubrir situaciones que

requieran ser investigadas.

Entrevista: Para averiguar sobre un hecho con la persona responsable.

Técnicas de Verificación escrita:

Cuestionario: preguntas por escrito

Conciliación

Confirmación

Técnicas de verificación documental:

Comprobación

Computación

Técnicas de verificación física:

Inspección

Técnicas de Verificación gráfica:

Diagrama de flujo


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7. PROGRAMA DE AUDITORIA

El propósito de estas guías es servir de herramienta de trabajo a los funcionarios en la

ejecución de programas de auditoría integral en las entidades, pudiendo ser ajustados de

acuerdo a las necesidades de cada auditoría.

7.1 Talento Humano, Jurídica e Informática

- Objetivo de Análisis: Adelantar una revisión integral de la organización y operación

del área del Proceso de Gestión administrativa, con el fin de determinar su

adhesión a las normas legales y estatutarias vigentes.

- Enfoque y Alcance: El análisis y la evaluación de los Procesos de Gestión

Humana, jurídico e informáticos, se adelantarán de acuerdo a la siguiente

metodología:

1. Análisis documental de las normas expedidas por la entidad sobre la

materia, así como las de carácter nacional, a los servidores públicos

empleados de libre nombramiento y remoción y los de carrera

administrativa, enmarcados en la estructura de la entidad.

2. Comunicación a los responsables de los procesos relacionados sobre la

auditoria con indicación de fechas y objetivos que se persiguen.

3. Entrevista a funcionarios del área mediante la modalidad de encuestas.

4. Análisis y evaluación de:

Resoluciones de Nombramiento

Actualización de Hojas de Vida

y demás documentos necesarios

5. Análisis y evaluación mediante la modalidad de Encuesta Informal,

directamente con el funcionario o funcionarios responsables de los

procedimientos vinculados con:

a) Eficiencia, Oportunidad y Veracidad en la liquidación y pago de

nóminas.

b) Vacaciones.


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c) Prestaciones Sociales.

d) Análisis de Bienestar Social.

e) Definición de Políticas y Programas de Bienestar Social.

f) Análisis Ocupacional.

g) Régimen de Protección y Seguridad Industrial.

h) Programas de Capacitación.

i) Planeación de Programas de Retiros Voluntarios

j) Análisis Manual de Funciones y Cargos de los funcionarios

involucrados en el área.

k) Consolidación del informe de la situación actual, hallazgos y

recomendaciones.

l) Reunión donde se discutirá con el área intervenida los hallazgos,

recomendaciones y se elaboran los respectivos compromisos.

7.2 Evaluación de los procesos disciplinarios

Objetivo: Verificar que el ejercicio de la acción disciplinaria se desarrolle en cumplimiento

de los principios rectores del Código Único Disciplinario y de conformidad con las normas

internas que para tal fin se expide.

Procedimientos:

1. Analice la normatividad que regula la acción disciplinaria e identifique los

criterios de evaluación.

2. Verifique si está claramente establecida la titularidad de la acción disciplinaria.

3. Verifique si el proceso disciplinario cumple con los principios rectores de la Ley.

4. Verifique si el archivo y custodia de los expedientes es técnico y seguro.

5. Determine la cantidad de procesos iniciados y fallados en un período

determinado.

6. Verifique el cumplimiento de términos en cada instancia y de los fallos emitidos.


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7.3 Auditoria a la contratación

Objetivo: Establecer el cumplimiento de los objetivos, ejecución, liquidación y pago de las

obligaciones contraídas en el proceso contractual; considerando los parámetros de

economía, eficacia, equidad, eficiencia, publicidad y costos ambientales.

Procedimientos:

Toma una muestra representativa de los contratos por ejecutar, en ejecución o ejecutados

correspondientes a un determinado período y con base en ellos, constate:

1. Revise el certificado y registro presupuestal.

2. Si durante el proceso de contratación se dio cumplimiento a las leyes, normas

específicas de la entidad, en relación con los requisitos previos y posteriores de los

contratos.

3. Si se dio cumplimiento a los procedimientos de adjudicación de los contratos

sujetos a licitación o concurso de méritos y contratación directa (por Aviso, con 1 y 2

ofertas) de conformidad con las exigencias legales y fiscales vigentes.

4. Si la licitación, adjudicación o celebración de los contratos de la muestra, se

efectuó con personas naturales o jurídicas debidamente inscritas y calificadas en el

registro de proponentes de la Cámara de Comercio.

5. Existe competencia del funcionario contratante y autorización para contratar.

6. Determine si existen políticas a corto, mediano y largo plazo para la

contratación, y si los contratos celebrados, en ejecución o ejecutados, obedecieron y

consultaron los planes y programas de la entidad, así como las necesidades reales de

ésta.

7. Establezca si fue compatible la programación de los contratos celebrados con

las partidas presupuestales asignadas.

8. Selectivamente verifique en los contratos la estipulación de todas las cláusulas

que según la ley, estatuto o normas fiscales, debieron pactarse.

9. Examine que se hubieren constituido las pólizas a que hubiere lugar de

conformidad con el Estatuto Contractual de la entidad.


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10. Establezca que el contratista pagó los impuestos en la cuantía y términos

señalados por la ley.

11. Verifique que los contratos se encuentren debidamente firmados por el

representante legal de la entidad contratante y por el contratista debidamente autorizado.

12. Establezca que los contratos hubieran sido revisados en su legalidad, por la

autoridad competente, según las normas generales y específicas vigentes.

13. Compruebe que los contratos se hubieren publicado en el SECOP o cualquier

otro medio establecidos en normas vigentes.

14. Verifique que la ejecución de los contratos se inició sólo después de su

legalización, salvo las excepciones previstas en la ley (urgencia manifiesta).

15. Determine si existe adecuada segregación de funciones entre las personas

que intervienen en el proceso de adjudicación y legalización, con las que efectúan

supervisión y vigilancia en las etapas de ejecución, liquidación y pago de los contratos.

16. Compruebe que el contrato se haya ejecutado dentro del tiempo previsto y que

el objeto se hubiere cumplido dentro de los plazos pactados.

17. Compruebe que el anticipo haya sido amortizado de conformidad y en

cumplimiento de los términos pactados en el contrato.

18. Determine la economía en la ejecución del contrato, medidos en cantidad y

calidad al menor costo.

19. Determine si la selección del contratista fue la más económica y conveniente

dentro de las ofertas presentadas.

20. Verifique si los contratos ejecutados, satisfacen los requerimientos o

prioridades señalados en los estudios previos.

21. Establezca si la entidad realiza estudios que puedan determinar el impacto

socioeconómico en la región, del proyecto que se pretende desarrollar mediante el

contrato celebrado.

22. Verificar que la liquidación definitiva de los contratos, se ajusten a las normas

legales, y fiscales vigentes.


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7.4 Revisión de actos administrativos

Objetivos: Establecer si las actuaciones de la Unidad Jurídica fueron oportunas y

adecuadas, si se observaron las exigencias legales en la celebración de los contratos y en

la ejecución de las obras, y si éstas responden a las especificaciones técnicas según el

pliego de condiciones.

Procedimientos:

En los contratos de mayor cuantía, se solicita:

1. Los antecedentes que dieron origen a la contratación.

2. Las resoluciones de adjudicación.

3. Los contratos.

Se revisara las resoluciones de adjudicación y se verificara:

1. Que estén debidamente expedidas.

2. Que estén correctamente motivadas.

3. Que estén firmadas por el representante legal o por su delegado, en este último

evento determine si existe el acto administrativo de delegación y si esta se hizo por

funcionario legalmente autorizado.

4. Que estén debidamente notificadas y comunicadas en forma legal.

Se Constatara que las cláusulas de los contratos, están constituidas conforme a la Ley

80 de 1993 y sus decretos reglamentarios y la ley 1150 de 2007, Ley 1474 de 2011, el

Decreto 1510 de 2013 y el Decreto Único Reglamentario 1082 de 2015.

Se analizara las actas de pagos anticipado, de recibo parcial y final de obra: establezca

si los pagos por estos conceptos se hicieron de acuerdo con las estipulaciones de cada

contrato.

Se tomara una muestra selectiva de las obras contratadas y verifique si estas se

realizaron.

Se verificara los programas de ejecución de obra, compárelos con las actas de recibo

parcial y constate si se cumplieron los plazos establecidos en dichos programas.

Verifique la oportunidad de las actuaciones de la dependencia encargada del proceso de

cada contratación.


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Cuando se detecte diferencias entre la entidad y el contratista, analizare el informe del

interventor y determine la oportunidad de la actuación por parte de la dependencia

encargada del proceso de cada contrato.

Cuando considere conveniente, solicitare el apoyo de un ingeniero civil o de un

arquitecto, verifique la cantidad de los materiales utilizados en una obra y las

especificaciones de la misma contenidas en el pliego de condiciones.

Revisare las actas de liquidación de los contratos y determine:

1. Si aparecen firmadas por los funcionarios y personas autorizadas.

2. Si la liquidación se hizo oportunamente.

7.6 Auditoria a la interventoría de los contratos

Objetivo:

Verificar el adecuado ejercicio de la Interventoría que garantice el cumplimiento de los

fines de la contratación.

Procedimientos:

1. En una muestra representativa verificare la asignación del interventor en la minuta

del contrato y que este la haya firmado.

2. Verificare sobre una muestra seleccionada de comunicación al interventor de las

funciones y responsabilidades que asume.

3. Verificare en una muestra representativa si el interventor posee el perfil adecuado

para cumplir con su función.

4. En una muestra representativa verificare el cumplimiento punto por punto de la

labor de Interventoría de acuerdo a la Ley 80 de 1993.

5. En una muestra seleccionada constatare si en el evento de daño o perjuicio

imputable al interventor en la ejecución del correspondiente contrato, la entidad ha

iniciado las acciones correspondientes.

7.7 Auditoria al pago de la nómina


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Objetivo General:

Auditar los pagos efectuados por los diferentes conceptos a los empleados públicos de

libre nombramiento y de carrera, y lo trabajadores que se encuentran por medio de

temporal, que presentan servicios en la entidad, de acuerdo con los procedimientos

legales establecidos.

Objetivos Específicos:

1. Verificar en una muestra representativa, el cumplimiento de los procedimientos y

las normas aplicables a los desembolsos que la entidad realiza, por concepto de

pagos laborales a los funcionarios.

2. Verificar en una muestra representativa el correcto reporte, liquidación y pago de

salarios y prestaciones, realizados por el área Administrativa.

Procedimientos:

1. Determinar la existencia de manuales de funciones por cargo y procedimientos

administrativos, verificando su conocimiento y cumplimiento por parte de los

funcionarios del proceso de Gestión Humana, encargados de la nómina de los

funcionarios de la entidad.

2. Verificar sobre una muestra selectiva, la liquidación precisa y clara de la nómina de

funcionarios; la cual debe ser realizada por un funcionario idóneo y con la

adecuada supervisión de la labor ejecutada por el superior inmediato.

3. Verificar que toda erogación por concepto de viáticos se ajuste a la Resolución

interna vigente en la entidad.

4. Constatar que la liquidación y pago de los funcionarios, este correcta y cumpla con

lo estipulado en la Ley y Decretos Reglamentarios.

5. Verificar que los documentos mediante los cuales se hacen los pagos por los

diferentes conceptos en la nómina de los funcionarios, estén acompañados por los

soportes estipulados en la normatividad vigente y la reglamentación interna.

7.8 Auditoria al sistema de información, organización y dirección


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Objetivos:

Evaluar si la estructura organizacional de la entidad permite detectar unidad de mando,

autoridad, responsabilidad, dirección y control técnico y administrativo. Revisar los

sistemas de información determinando agilidad en los procedimientos de recopilación

informativa, coordinación entre las diferentes dependencias de la entidad que permitan la

oportuna y acertada toma de decisiones a cada nivel y la correspondencia con las

necesidades presentes y futuras de información.

Procedimientos:

1. Entrevistare selectivamente jefes de dependencia para determinar la información

requerida para el desempeño de sus funciones.

2. Revisare selectivamente los manuales de procedimientos y analice las fuentes de

información y los informes que genera.

3. Determinare si los planes, políticas, programas y proyectos de la entidad están

encaminados al cumplimento del objeto social de la entidad.

4. Elaborare cuestionarios, encuestas y entrevistas que determine el conocimiento de

los funcionarios de su responsabilidad en el cumplimiento de los planes de la

entidad y su papel en la dirección, ejecución y control de los programas.

5. Verificar el flujo de la información entre las diferentes dependencias de la entidad,

y la exactitud y oportunidad en el reporte de la misma.

6. Revisar los procedimientos y evalúalos

7. Analizar selectivamente los manuales de funciones para determinar niveles de

autoridad y responsabilidad de cada funcionario en el cumplimiento de sus

funciones.

8. Verificar la forma como se procesa la información, si es manual o mecánica, su

volumen y frecuencia de proceso.

9. En la visita a la dependencia verifique el sistema de archivo, si el manejo y

conservación de la documentación es adecuado y seguro, de acuerdo con el grado

de reserva de la información y con los niveles autorizados de consulta y manejo.

10. Revisar si los equipos de procesamiento de la información, su capacidad y las

aplicaciones están acordes con las necesidades actuales y futuras de la entidad.


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11. Revise la información que llega al usuario, cómo se divulga, con qué periodicidad,

y si es confiable y oportuna.

12. Revise las fuentes de información que se utilizan para la elaboración de planes y

programas y si conllevan a la toma de decisiones y el grado de participación de

cada dependencia en la misma.

13. Verifique los planes de inducción y capacitación, para la actualización y

mejoramiento.

7.9 Auditoria a los planes de acción

Objeto General:

Evaluar la existencia y cumplimiento de los planes de acción formulados para cada

vigencia así como la gestión de cada área.

Procedimientos:

1. Inspeccionare uno a uno los planes de acción formulados por las dependencias de

la Organización, al inicio de cada vigencia.

2. Verificar Cuatrimestralmente los avances de ejecución en los planes de acción

formulados por las dependencias, acatando planes de mejoramiento continuo en

los que presenten bajos índices de avance.

3. Presentar informes cuatrimestrales a la dirección, informando sobre los avances

del plan de acción formulado por las dependencias.

4. Pautar con los responsables de cada plan de acción formulado que presenten

bajos niveles de avance, compromisos para alcanzar las metas fijadas en éstos.

7.10 Auditoria al área financiera

Objetivo:

Realizar un análisis detallado de los procesos que se ejecutan en el área Financiera, que

permita determinar el grado de oportunidad, veracidad y confiabilidad de los informes que


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se generan y que reflejan la situación real de la entidad y que sirven de soporte o base

para toma de decisiones.

Procedimientos:

1. Revisión de la documentación del proceso de Control Interno, mediante el análisis

de las normas de carácter local y nacional expedidas sobre la materia y su

aplicabilidad.

2. Comunicación a los responsables del Área Financiera sobre la intervención con

indicación de fechas y objetivos que se persiguen.

3. Análisis al Manual de Proceso y Procedimientos.

4. Análisis al proceso de legalidad y trámite de cuentas y su integración con las

demás áreas que intervienen.

5. Encuestas o cuestionarios dirigidos con relación a:

a. Manual de funciones por cargos, idoneidad y perfil del personal adscrito a

esta área.

b. Procedimientos seguidos en la ejecución de cada una de las transacciones.

6. Análisis selectivo cuentas del balance.

7. Análisis y evaluación de los estados financieros.

8. Consolidación del informe de la situación actual, hallazgos y recomendaciones.

9. Reunión donde se discutirá con el área intervenida los hallazgos,

recomendaciones y se elaboran los respectivos compromisos.

7.11 Auditoria a la contabilidad

Objetivo:

Determinar la veracidad y oportunidad en el registro de las transacciones realizadas por la

entidad, la confiabilidad de los estados financieros y la eficiencia de los controles internos

en estas dependencias, así como la aplicación y cumplimiento de los principios de

contabilidad generalmente aceptados.

Procedimientos:

1. Verifique la existencia de manuales de funciones y procedimientos contables.


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2. Observar el funcionamiento de la dependencia y constate:

a. Nivel jerárquico

b. Número de funcionarios

c. Funciones y responsabilidades

d. Instalaciones físicas

e. Sistema de Control Interno

3. Evaluare los sistemas contables que maneja la dependencia y determine

aplicabilidad y funcionalidad de los mismos.

4. Examinar el plan de cuentas con que opera la contabilidad y determine si es

acorde con las necesidades y tamaño de la entidad.

5. Selectivamente escogeré algunas cuentas y constate si la cifra extraída de los

libros corresponde a los movimientos reales de la cuenta y la información

presentada en los estados financieros.

6. Inspeccionare el procesamiento de la información y determine la contabilidad de la

misma.

7. Revisare selectivamente los soportes de los registros contables determinando la

autenticidad y veracidad de la información extraída.

8. Determinare si las conciliaciones bancarias se elaboran mensualmente en forma

oportuna y si se analizan los rubros pendientes corrigiendo las diferencias.

9. Revisare la papelera que maneja la dependencia y determine la operatividad en el

proceso contable y los controles internos en la misma.

10. Evaluare la oportunidad y veracidad en la presentación de los estados financieros.

11. Verificare la aplicabilidad de ajustes por inflación a los estados financieros y el

sistema utilizado.

12. Verificare los procedimientos operativos y la uniformidad en la aplicación de los

mismos.

13. Verificare la existencia de mecanismos adecuados de archivo y salvaguarda de

documentos y libros de la dependencia y la protección de los registros contables.

7.12 Auditoria al presupuesto


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Objetivo:

Evaluar la forma como se elabora, aplica, ejecuta y controla el presupuesto general de la

entidad y verifica el cumplimiento de las disposiciones legales, administrativas y fiscales.

Procedimientos:

1. Revise el procedimiento sobre las actividades desarrolladas por la entidad para

elaborar y ejecutar el presupuesto; describa los controles aplicados por la entidad

a los procesos descritos.

2. Verifique que los sistemas de registros estén actualizados y auditados y que los

registros y modificaciones se encuentren autorizados y soportados.

3. Constate la presentación de informes consolidados a los niveles de decisión

correspondiente.

4. Determine el grado de participación y coordinación de las dependencias en la

elaboración del proyecto anual de presupuesto y en los traslados y modificaciones.

5. Determine el control ejercido sobre la ejecución activa y pasiva del presupuesto de

la entidad.

6. Solicite y examine selectivamente certificados de disponibilidad presupuestal

expedidos.

7. Solicite las reservas de apropiaciones constituidas para el año anterior y el vigente

y verifique que estén legalmente constituidas y debidamente soportados; además

examine el control ejercido para su ejecución.

8. Verifique que la dependencia produzca los informes presupuestales al final del

ejercicio fiscal.

9. Verifique la elaboración del programa anual de caja P.A.C.

10. Solicite los traslados presupuestales y verifique el cumplimiento de sus objetivos.

11. Verifique los procedimientos seguidos para ejecutar el presupuesto de gastos.

12. Verifique la ejecución presupuestal de las dependencias respectivas y constate la

consolidación de las mismas.

13. Compare el incremento de presupuesto aprobado con la tasa de crecimiento

promedio de ejecución de tres vigencias anteriores.

14. Verifique la existencia de déficit o superávit fiscal de la vigencia anterior y su

inclusión en el presupuesto vigente.


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15. Analice el presupuesto inicial y las modificaciones a este.

16. Establezca indicadores de composición y variación.

17. Establezca indicadores de financiación del gasto.

18. Analice la capacidad de auto sostenimiento de la entidad teniendo en cuenta el

ahorro corriente.

7.13 Auditoria para el análisis de los estados contables

Objetivos:

1. Verificar las operaciones que haya dado lugar a los estados contables,

seleccionados mediante una muestra representativa.

2. Observar que los registros contables de la muestra seleccionada se encuentren

acordes con el Plan General de Contabilidad Pública.

3. Evaluar los controles internos existentes en las áreas críticas del resultado de ésta

evaluación y el cumplimiento de las disposiciones legales vigentes.

4. Evaluar la razonabilidad de las cifras presentadas en la cuenta de Propiedad

Planta y Equipo, de conformidad con la información suministrada por Presupuesto

y el inventario de bienes.

5. Determinar y evaluar el método de depreciación aplicado a los activos.

6. Analizar el procedimiento utilizado para el manejo de cuentas por pagar.

7. Establecer que el registro contable de causación de nómina sea el correcto.

8. Comprobar si se lleva a cabo el método de causación para el registro de

operaciones.

9. Verificar que los saldos presentados en las cuentas auxiliares de bancos, sean

consecuentes con los saldos según extractos.

10. Determinar si las inversiones reflejadas en las cuentas de activo tienen un registro

contable adecuado.

11. Evaluar si los pasivos, se encuentran debidamente contabilizados a nivel de

cuenta.

12. Describir errores e irregularidades de los registros (ajustes).


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Procedimientos:

1. Recopilar información donde se indique los saldos de todas las cuentas y

documentos por pagar.

2. Seleccione un grupo de partidas representativas, confróntelas con los documentos

y facturas que los sustenta.

3. Confronte y concilie los estados de cuenta mensuales de los acreedores con los

saldos que figura en los registros auxiliares.

4. Investigue partidas antiguas pendientes de pago.

5. Verificar que exista contratos de arrendamiento y otros documentos que se le haya

asignado un código contable.

6. Elaboración de comprobante de cuentas por cobrar de corto y largo plazo.

7. Que se lleven libros donde se especifiquen nombre del arrendatario, periodo de

pago y el número de recibo de pago.

8. Verificar los actos administrativos por medio de los cuales se cancelaron las

cuentas bancarias y en corporaciones donde tenga cuenta la entidad.

9. Verifique el pago reflejados en las cuentas auxiliares de bancos y corporaciones

con los extractos bancarios.

10. Compruebe el pago de los cheques pendientes de cobro al 31 de diciembre

anterior en los meses de enero y febrero siguientes.

11. Totalice los aportes que se encuentren adjuntos al comprobante de contabilidad de

los 12 meses por concepto de avances y anticipos en contratos o en compra de

bienes y servicios, luego compárelos con el valor registrado en los compromisos

de diario.

7.14 Auditoria para la realización de arqueo de caja menor

Objetivos:

1. Verificar el cumplimiento de la normatividad vigente.

2. Verificar que las operaciones generales con relación al recibo, manejo y custodia

de los fondos asignados a las cajas menores, cumplan con las disposiciones

administrativas, fiscales y legales vigentes.


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3. Determinar si los gastos asociados tienen el carácter de imprescindibles, urgentes

y necesarios para el buen funcionamiento de la entidad, de acuerdo con la relación

existente en la Resolución de Caja Menor.

Procedimientos:

1. Solicite la Resolución General de creación de la caja menor, resúmala en el papel

de trabajo.

2. Determine el monto, responsable del manejo, ordenador del gasto y ubicación para

que cuando elabore el formato de acta de arqueo lo incluya. Plásmelo en papeles

de trabajo.

3. Solicite la póliza de manejo y verifique vigencia, suficiencia del valor asegurado y

amparos.

4. Consulte en la Sección de Contabilidad los reembolsos y verifique soportes,

cuantías, legalidad, plasme los hallazgos en papeles de trabajo.

5. Practique arqueo a:

a. Efectivo: Solicite el efectivo que se encuentre en la caja, proceda a verificar

monedas, billetes y determine número y cantidad, regístrelo en papel de

trabajo en presencia de la persona responsable del manejo.

b. Soportes: Verifique que los comprobantes presentados sean originales y

sin enmendaduras, que se encuentren firmados por los receptores, con

clara identificación del nombre o razón social y el número de documento de

identidad.

c. Revise que la fecha de los comprobantes corresponda con el periodo que

se esté legalizando.

6. Compruebe que el gasto se haya efectuado, habiéndose constituido la caja menor

y existiendo la disponibilidad de fondos de la misma.

7. Que se hayan efectuado los descuentos de Ley como Retención en la Fuente,

Impuesto de Industria y Comercio e IVA.

8. Que el gasto este autorizado por la persona encargada y que a su vez se

encuentre dentro de los gastos fijados en la Resolución de caja menor.

9. Verifique que los comprobantes sin legalizar posean numeración, fecha, valor,

objeto, nombre y cédula del tercero a quien se le entregó el dinero, el cual debe


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entrar a legalizar en el tiempo que tiene estipulada la resolución de caja menor de

la entidad.

10. Sume el efectivo más los comprobantes legalizados y por legalizar, con el fin de

determinar el estado de la caja menor y corrobore si existen faltantes o sobrantes,

plásmelo en el acta de arqueo o papel de trabajo.

11. Verifique que el libro auxiliar cumpla con las normas contables generalmente

aceptadas, y que los registros asentados refleje los saldos encontrados y que se

encuentren sin enmendaduras.

12. Identifique los controles que ha ejercido la entidad sobre el manejo de la caja

menor. 13. Verifique el adecuado registro contable y presupuestal.

7.15 Auditoria a los mecanismos de participación ciudadana

Objetivo:

Evaluar los mecanismos de participación ciudadana que en cumplimiento del mandato

constitucional y legal, ha implementado la entidad.

Procedimientos:

1. Evalúe el cumplimiento en la implementación de los mecanismos de acuerdo a la

ley.

2. Determine el responsable del proceso de organización, promoción y capacitación

de la comunidad en general sobre los mecanismos de participación ciudadana.

3. Evalúe el cumplimiento de los procedimientos de participación ciudadana en los

procesos de elaboración y discusión de dichos planes.

4. Verifique la existencia de políticas y programa al interior de la administración que

hagan efectiva la participación ciudadana.

5. Determine los procedimientos adoptados por la entidad, que le permitan a la

comunidad participar en el proceso de control.

6. Verifique la existencia de indicadores que permitan evaluar la participación de la

comunidad en la vigilancia en la prestación del servicio.


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7. Determine la existencia de un método de evaluación coordinado con las diferentes

dependencias sobre el cumplimiento en la Ley.

8. Evalúe el cumplimiento en la generación periódica de informes que permitan

analizar el comportamiento participativo y comunitario.

7.16 Auditoria al sistema de peticiones quejas y reclamos

Objetivo:

Evaluar en la entidad la implementación del Sistema de Peticiones, Quejas, Reclamos y

Solicitudes.

Procedimientos:

1. Determine el responsable de recibir, tramitar y resolver las quejas y reclamos que

los ciudadanos formulen.

2. Verifique la existencia de la línea gratuita a disposición de la ciudadanía.

3. Evalúe si la entidad ha establecido los mecanismos necesarios para darle

cumplimiento a la Ley.

4. Evalúe si existen políticas claras para el manejo del sistema de Peticiones, Quejas,

Reclamos y Solicitudes.

5. Verifique si el área encargada de responder las Peticiones, Quejas, Reclamos y

Solicitudes, informa periódicamente a la Gerente sobre el desempeño de sus

funciones.

6. Determine la existencia de indicadores que permitan detectar los servicios sobre

los que se presenta el mayor número de quejas.

7. Evalúe si las quejas y reclamos se resuelven o contestan siguiendo los principios,

términos y procedimientos establecidos en el Código Contencioso Administrativo

en ejercicio del Derecho de Petición.

7.17 Auditoria a la atención al cliente

Objetivo General:


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Optimizar el tiempo de atención a los clientes proyectando el respectivo indicador en aras

de satisfacer al máximo los servicios prestados.

Objetivos Específicos:

1. Obtener mediante observación directa los tiempos empleados y el número de

Clientes atendidos durante un periodo respectivo.

2. Obtener e inferir el Indicador: Tiempo Promedio en atención al cliente (Tanto

interno como externo).

3. Proyectar modelos de mejoramiento continuo, teniendo como base el indicador

Tiempo promedio en atención al cliente en el área analizada.

Procedimientos:

El análisis, simulación y evaluación del indicador Tiempo promedio de atención al cliente,

se adelantará de acuerdo con la siguiente metodología:

1. Obtener un modelo de simulación a través de observación directa con los

funcionarios que atienden directamente a los clientes.

2. Diseñar el formato de anotación de intervalos de tiempo empleados en la atención

de los clientes tanto internos como externos.

3. Diligenciar el formato de los intervalos de tiempo en atención de los clientes en el

área estudiada.

4. Analizar las planillas o formatos diligenciados del tiempo empleado en la atención

de los clientes del área en cuestión. 5. Obtener el indicador tiempo utilizado en

atender los clientes por el área o aéreas encargadas y formular planes de

mejoramiento en la optimización y reducción del tiempo de atención del cliente.

8. EVALUACION AL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

Rol de las Oficinas de Control Interno

El Sistema de Control Interno es un instrumento que busca facilitar que la gestión

administrativa de las entidades y organismos del Estado logren el cumplimiento de la


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misión y los objetivos propuestos de acuerdo con la normatividad y políticas del

Estado.

En este orden de ideas a la Oficina de Control Interno como elemento asesor,

evaluador y dinamizador del Sistema de Control Interno le corresponde desarrollar los

siguientes roles:

1. Valoración del riesgo: La administración del riesgo debe ser un proceso

permanente e interactivo entre la Alta Dirección y las Oficinas de Control Interno o

quien haga sus veces, evaluando los aspectos tanto internos como externos que

puedan llegar a representar amenaza para la consecución de los objetivos

organizacionales con miras a establecer acciones efectivas, representadas en

actividades de control, acordadas entre los responsables de las áreas o procesos

y las Oficinas de Control Interno.

Acciones de la Auditoría Interna frente a la Administración del Riesgo

1.1 Incluir los riesgos dentro de los hallazgos en los informes de evaluación del

Sistema de Control Interno.

1.2 Asesorar en la elaboración de los mapas con enfoque sistemático.

1.3 Realizar recomendaciones preventivas y/o correctivas y seguimiento a la

evolución de los riesgos.

1.4 Velar porque al interior de la entidad se implementen políticas de

administración del riesgo.

1.5 Verificar que se den mecanismos reales para la administración del riesgo.

1.6 Brindar elementos para determinar si la evaluación de los riesgos es correcta.

1.7 Evaluar los procesos de administración del riesgo.

1.8 Evaluar reportes de riesgos institucionales.

1.9 Consolidación de reportes sobre riesgos.

1.10 Revisar el manejo de los riesgos institucionales.

1.11 Entrenamiento a la Alta Dirección sobre respuesta a riesgos

1.12 Coordinación de actividades de administración del riesgo.

1.13 Mantenimiento y desarrollo del marco de administración del riesgo.


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1.14 Defender la implementación de la administración del riesgo.

1.15 Desarrollo de estrategias de administración del riesgo para aprobación de la

alta dirección.

2. Asesoría y acompañamiento: Para el éxito en la función de acompañamiento y

asesoría es indispensable una buena relación y comunicación con la alta

dirección, la cual depende en gran medida del perfil de la persona que está

ejerciendo dicho cargo. Dicha labor requiere un trabajo conjunto entre la

administración y las Oficinas de Control Interno para facilitar la identificación de

necesidades y el planteamiento de soluciones.

Acciones para el acompañamiento y asesoría.

1. Evitar desviaciones en los planes, procesos, actividades y tareas.

2. Mejorar los procesos y la eficacia de las operaciones.

3. Identificar riesgos a través de la auditoria y evaluar la administración de los

mismos.

4. Implementar y fortalecer el Control Interno en general, principalmente en los

procesos críticos.

5. Incrementar la calidad y veracidad de la información.

6. Evaluar el desarrollo de cada uno de los Dos Módulos de Control (a la

Planeación y a la Gestión Institucional) y el eje transversal (la Comunicación) del

MECI.

3. Evaluación y seguimiento: La Evaluación es un proceso permanente, mediante

el cual, a partir de la información que se obtiene de diversas fuentes, se emite un

juicio de valor acerca del rendimiento o desempeño de un área, un proceso o una

actividad, cualquiera que sea el objeto de estudio.

La Evaluación Independiente, se ejecuta a través de dos elementos.

1. Evaluación del Sistema de Control Interno.

2. Auditoria Interna La función evaluadora de la Oficina de Control Interno, no se

limita exclusivamente a lo relacionado con la evaluación del Sistema de Control


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Interno y el de calidad, sino que igualmente debe realizar seguimiento y evaluación

a otros siguientes aspectos de la entidad como son:

a. A la gestión de la entidad con el fin de asegurar que los planes, programas

y proyectos, esté acordes con los objetivos establecidos en el plan

institucional.

b. De la ejecución presupuestal que se adelanta en la entidad.

c. A que la entidad cuente con los procesos identificados y que sus

procedimientos tengan información acerca de: qué, quién, cómo, cuándo

hacerlos, así como los puntos de control previamente definidos.

d. Asesoría y seguimiento a los procesos de contratación, verificando la

necesidad y justificación de todas las adquisiciones y el cumplimiento de la

normatividad que lo regula.

e. Seguimiento a la legalidad de los actos administrativos expedidos por la

entidad.

f. A los planes de mejoramiento de las Contralorías, la Oficina de Control

Interno y la autoevaluación de las dependencias, en cuanto al desarrollo y

cumplimiento de la corrección de las debilidades encontradas.

g. A la fluidez y oportunidad en las interrelaciones entre los procesos

misionales y de apoyo, para el logro de los objetivos institucionales.

h. A las recomendaciones sobre la racionalización de los procesos y los

trámites en la entidad.

La evaluación es:

Es un proceso permanente

Obtiene información de diversas fuentes

Es mucho más amplio que la medición

Se basa en criterios objetivos

4. Fomento a la cultura del control: Es la capacidad de cada servidor público,

independientemente de su nivel jerárquico dentro la entidad para evaluar su

trabajo, detectar desviaciones, efectuar correctivos, mejorar y solicitar ayuda


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cuando lo considere necesario de tal manera que la ejecución de los procesos,

actividades y tareas bajo su responsabilidad garanticen el ejercicio de una función

administrativa transparente y eficaz. Para lograr la cultura del autocontrol, es

necesario que se implemente un proceso de sensibilización, capacitación y

divulgación en pro de la interiorización y compromiso de la misma.

Acciones 1. La Oficina de Control Interno debe ser la luz del faro que señala el

camino sobre los valores que es preciso compartir para alcanzar los objetivos

institucionales.

2. La Oficina de Control Interno debe ser un instrumento facilitador, orientador y

dinamizador en el proceso de identificación y sensibilización de los principios y

valores institucionales.

3. Su papel fundamental es proporcionar los medios para que las personas

ejecuten sus propias actividades asumiendo su propia responsabilidad y para

generar en las personas una actitud de hacer bien las cosas en condiciones de

calidad, oportunidad y transparencia.

Realiza evaluación y seguimiento a aspectos tan importantes como: Cultura

laboral: Son los valores básicos, las creencias que están presentes en las

organizaciones, comprende los comportamientos que resultan de estos

significados o propósitos compartidos y los símbolos que los expresan. Clima

organizacional: Es la cualidad relativamente permanente del ambiente interno de

una organización que:

Experimentan sus miembros,

Influye en su comportamiento y se puede describir en función de los

valores de un conjunto particular de actitudes de la organización.

Autocontrol: 1. Es la actitud de hacer bien las cosas en condiciones de justicia, calidad,

oportunidad, transparencia y participación. 2. Es la capacidad de control sobre sí mismo,

se acompaña de la autocrítica y autoevaluación. 3. Es la capacidad que tienen las

entidades y las personas de auto regularse y tomar decisiones que beneficien a todos.


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El autocontrol se manifiesta mediante un alto sentido de responsabilidad social, Ambiente

laboral estable y cooperativo, Armonía en las relaciones entre personas. El conocimiento

de los objetivos, las metas, planes y programas de la entidad. Respeto de los recursos

públicos y naturales, así como por las normas, debe contar con:

Espacios para la reflexión institucional,

Mecanismos de participación,

Ejercicios de control mediante la autoevaluación y

Generar confianza en los mecanismos de control

5. Relación con entes externos: Teniendo en cuenta que la Oficina de Control

Interno, es un componente dinamizador del Sistema de Control Interno, debe ser

quien facilite los requerimientos de los organismos de Control Externo y la

coordinación en los informes de la Entidad, es así como se convierte en conducto

transmisor del hacer, materializado en documentos, informes y reportes que

contienen una presunción legal de la veracidad.

Acciones frente a los entes externos:

1. La Oficina de Control Interno debe ser quien suministre los requerimientos de

los organismos de Control Externos.

2. Debe facilitar al interior y al exterior, el flujo de información contenida en la

organización.

3. Es el conducto transmisor del hacer, materializado en los reportes que tienen

presunción legal de veracidad y objetividad.

4. La Oficina de Control Interno es la encargada de velar porque la información

suministrada cuente con el ingrediente de cohesión y participación de las áreas

necesarias para el mantenimiento y normal funcionamiento del Sistema de Control

Interno.

Elaborado por, ____________________________

LADY VIVIANA LEON RUIZ

Jefe de Control Interno


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