Manual de Entrenamiento Daceasy

Manual de Entrenamiento

CCUURRSSOO::

IINNIICCIIAANNDDOO CCOONNTTAABBIILLIIDDAADD

DacEasy Versin 11

DAC, S. A.

11 Cub Scouts, Edif. DAC, Ens. Naco Santo Domingo

Rep. Dominicana.

Telef : +(809) 563-3232 Fax : +(809) 547-3967

Internet

Web Site: www.DacFlex.com Email: [email protected]

Soporte Tcnico Garantizado Marzo 2002

DacEasy Contabilidad Versin 11 Manual de Entrenamiento.

El Software descrito en este Manual est desarrollado bajo contrato de licencia y podr ser usado, solamente, de acuerdo con los trminos del contrato.

Copyright

Copyright 2002 DACFLEX, S.A., Inscrito en el Registro de Propiedad Intelectual. Todos los Derechos Reservados a Nivel Mundial, Ley 65-00

Marcas Registradas

Ninguna parte de esta publicacin podr copiarse sin la expresa autorizacin por escrito de DAC, S.A., Cub Scout #11, (809)563-3232 Santo Domingo, Rep. Dom.

DacEasy es una marca registrada de Best, Inc. DacEasy Accounting, DacEasy Payroll, DacEasy Point of Sale, DacEasy Job Costing, DacEasy Order Entry, DacEasy Estimating, DacEasy Accounting & Payroll 95, DacEasy Accounting & Payroll Versin 4 y DacEasy EIS son marcas registradas de Best, Inc.

Windows y MS-DOS son marcas registradas de Microsoft Corporation. Otros nombres de productos mencionado en este manual pueden ser marcas registradas de sus respectivas compaas y se reconoce por la presente.

Algunos de los artes en este manual son modificaciones de ilustraciones suplidas por Corel Corporation

Aclaracin

DacEasy hace un sincero esfuerzo por asegurar exactitud y calidad de sus materiales publicados; sin embargo, ninguna garanta, expresada o implcita, se proporciona. Todo los datos ejemplos se intenta que sean ficticios; cualquier parecido a personas reales o compaas son puras coincidencias.

Impreso en Amrica.

ISBN:84-8400-239-2

I N T R O D U C C I O N

Copyright 2002, DacFlex. Todos los Derechos Reservados Email: [email protected] Web: www.DacFlex.com . Tel: (809) 563-3232, Fax (809) 547-3967

I - 1

Antes de Empezar Introduccin

Iniciando Contabilidad DacEasy DacEasy Contabilidad Versin 11

Bienvenidos a la serie de seminarios de DacEasy. El libro de trabajo del seminario de DacEasy Contabilidad para windows ayudar a tener un entendimiento bsico de como usar el programa. Si eres un nuevo usuario del programa, encontrars la informacin y los ejercicios, como una forma ms prctica para comenzar a usar el programa. Con un poco de prctica, te puedes convertir en un experto usuario de DacEasy Contabilidad. Despus de completar este libro de trabajo, sabrs como entrar lo siguiente:

Compaa por defecto

Catlogo de cuentas

Clientes

Suplidores

Productos

Tablas de precios

Servicios

Formularios

Para ordenar este libro de trabajo o cualquier otro de la serie del seminario, llame a DACFLEX, S.A. dpto. de Ventas al (809) 563-3232.

A N T E S D E E M P E Z A R


I - 2

Organizacin del libro de trabajo Puede usar este libro como un autocurso o en unin con el curso de entrenamiento. Ms de 100 consultores certificados de DacEasy alrededor del Mundo estn dispuestos a ayudarle a instalar su nuevo software y entrenar a su personal.

Si est interesado en contactar uno de estos consultores, slo tienes que llamar al (809) 563-3232 DACFLEX, S. A.

Cada captulo en este libro de trabajo contiene una unidad y la explicacin de como usar una funcin especfica en DacEasy Contabilidad. Para reforzar cada concepto, encontrar las secciones de Time Out en la mayora de los capitulos. Los Time Out instruyen a completar los ejercicios prcticos encontrados en los captulos de Aventuras. Estos ejercicios de prctica usan datos ejemplos de una Ca. llamada Furniture Factory. Nosotros le recomendamos completar cada captulo en el orden presentado para garantizar que puede completar correctamente cada ejercicio de prctica.

Para sacar mejor provecho del curso de estudio, le sugerimos usar este libro de trabajo en relacin con la Gua del Usuario de esta Versin. La Gua del Usuario contiene la informacin detallada de cmo ejecutar cada paso. Como un compaero de la Gua del Usuario, este libro de trabajos est enfocado en ayudarle a entender un proceso y mostrarle como podra aplicar el proceso en un negocio.

Cada captulo en la serie de trabajos comparte un mismo formato, por eso puede identificar fcilmente el rea que quiere estudiar. Su libro de trabajo esta organizado como se describe debajo.

I N T R O D U C C I N

Copyright 2002, DACFLEX, S.A. Todos los Derechos Reservados Cub Scouts No.11, Naco, Santo Domingo. Tel: (809) 563-3232, Fax (809) 547-3967

I - 3

Capitulos encontrados en cada libro de trabajo

Introduccin.

Explica cules temas son cubiertos en el libro de trabajo, que conocimiento es un prerequisito y convensionales usos estandares.

Trabajando Con.

El captulo de Introduccin es seguido por uno o ms captulos de trabajando con. Estos captulos explican los conocimientos bsicos de una funcin y los procedimientos envueltos con cada concepto.

Con cada captulo de Trabajando con est seguido de una pgina de Notas. Esta pgina es proporcionada para que escriba la informacin que podra usar para ayudarle a recordar como aplicar esta funcin en el da a da de los negocios. Tambin, el libro de trabajo esta estructurado con un ancho en margenes en cada pgina. Sientase libre de usar este espacio para hacer notas rpidas acerca de como podra aplicar un proceso o procedimiento en sus negocios.

Edificando sus conocimientos contables.

Explican la contabilidad que se producen detrs de escena cuando se entran transacciones y se asientan en DacEasy Contabilidad.

Lista de Chequeos.

Una hoja de referencia rpida listando las actividades que necesitas recordar cuando procesa los datos contables. Tambin, incluye referencias de la Gua del Usuario donde podr encontrar paso a paso los procedimientos asociados con cada tema.

Aventuras .

Ejercicios estructurados que le ayudan a entender a cmo llevar a la prctica lo explicado.

Quiz. Pruebines diseados para reforzar la informacin presentada en el libro de trabajo. Las respuestas de estos son encontradas en el Apendice A.



I - 4

Convenciones Estandares Usadas Varias convenciones son usadas en todo el libro de trabajo para ayudarte a localizar rpidamente una informacin importante. Estas convenciones son coherente con las usadas en la Gua del Usuario.

Las palabras escritas en negritas indican las teclas o botones que debes presionar, tal como F10.

Los comandos del men que tienes que seleccionar aparecern en negritas. Los comandos estn separados del men por un slash(/). Por ejemplo, Archivo/Abrir indicando que es seleccionado el men Archivo y seleccionado el comando Abrir.

Para abrir un men, use el mouse para cliquear en el encabezado del men designado o presione la tecla Alt conjuntamente con la letra sobresaliente en el encabezado del men.

Para seleccionar un comando desde un men abierto, use las teclas direccionales para mover la barra de seleccin hacia el comando que desee abrir y presione Enter o haga clic en la opcin que desee.

Los pasos usados para ejecutar un procedimiento aparecern en una lista numerada. Una lnea pesada encima del ttulo de cada paso le ayudar a identificar fcilmente estas secciones .

Un signo de ms(+) entre dos teclas indica que presione la primera dejndola presionada mientras presiona la segunda. Por ejemplo, podra ser instruido para usar Shift+Tab para mover el cursor a un campo previo. Para hacerlo, debe presionar la tecla Shift dejndola presionada mientras presionar la tecla Tab.



I - 5

Fundamentos del Programa DacEasy Contabilidad Versin 11 para Windows est organizado por tareas. Las opciones en la barra del men en la parte superior de la pantalla principal de DacEasy Contabilidad representan tareas para ser ejecutadas. Por ejemplo, cuando quiera entrar una transaccin, debe de accesar a la opcin listada en el men Transaccin.

Opciones del Men y comandos de la pantalla principal

Archivo Accese esta opcin cuando quiera hacer Respaldar o ejecutar otras operaciones de mantenimiento. Los siguientes comandos son disponibles:

Edicin Accese los comandos de este men cuando quiera configurar o modificar registros individuales dentro de un mdulo. Los siguientes comandos estan disponibles.



I - 6

Transacciones

Accese a este men cuando quiera entrar transacciones relativas a cualquiera de las siguientes opciones presentadas:

Diarios Accese este men cuando quiera imprimir sus diarios. El diario muestra todas las transacciones de cada mayor. Los siguientes comandos son disponibles:

Asentar: Accese a este men cuando este listo para asentar las transacciones. Los siguientes comandos estn disponibles:



I - 7

Reportes Accese a este men cuando quiera correr reportes. Los siguientes comandos estn disponibles:

DacAccess

Accese a este men cuando quiera crear sus propios reportes. Los siguientes comandos estn disponibles:

Peridicos

Accese a este men cuando quiera que DacEasy ejecute operaciones necesarias peridicamente. Los siguientes comandos estn disponibles:



I - 8

Mdulos Accese este men cuando quiera acceder a otros mdulos de DacEasy que estn interfaceado con DacEasy Contabilidad. Los siguientes comandos estn disponibles:



I - 9

Teclas De Funciones Las teclas de funciones son usadas para accesar rpidamente a las actividades especficas. Las siguientes teclas de funciones pueden ser usadas en cualquier punto en el programa.

F1--Presione en cualquier campo para desplegar una pantalla de ayuda describiendo el campo en detalle.

Shift+F1Esta combinacin desplegar el ndice de Ayuda. Siga el ndice de contenido para seleccionar un tpico particular, entonces presione Enter para ver ms informacin sobre ste tpico.

F2--Utilice esta tecla de funcin para visualizar la lista de otras teclas de funcin activadas. Algunas pantallas ofrecen nicas funciones que no son visualizadas en la barra de funcin. La lista que se desplega cuando presiona F2 muestra las funciones adicionales en la pantalla que est.

Shift+F2--Presione para desplegar en la pantalla la calculadora.

F4-Use para desplegar y cambiar la fecha del sistema. Siendo capaz de cambiar rpidamente la fecha por defecto que ayudara cuando est introduciendo una serie de transacciones.

F5--Presione para desplegar el campo de la bsqueda. La Bsqueda desplegar todas las entradas vlidas para el campo seleccionado. Puede seleccionar y pasar artculos de la Bsqueda directamente dentro del campo activo.

F6Presione la tecla universal para borrar en DacEasy. En todas las reas donde est disponible borrar los registros y transacciones, F6 estar activado.

Shift+F6--Use esta combinacin de teclas para borrar lneas individuales en la transaccin.

F7Presione F7 cuando est mirando un reporte en pantalla y desee imprimirlo. Tambin puede usar esta funcin para archivar y recuperar los datos desde la pantalla de asentar.

F8--Utilice para adherir datos desde los campos a lo largo de DacEasy. Por ejemplo, si usted quiere crear una factura para un nuevo cliente presione F8, desde el campo cdigo de clientes en la pantalla de Facturas ( o desde el la bsqueda del Cliente) para adherir el nuevo registro.



I - 1 0

F9-Presione para dar un Respaldo a los datos antes de asentar. Tambin la puede usar para editar datos desde la bsqueda. Por ejemplo, si desplega una bsqueda desde el campo Cdigo del Cliente en facturacin, puede seleccionar un cliente y presione F9 para editar este registro.

Shift+F9-Use esta combinacin de teclas o presione para cambiar el orden de la lista en la bsqueda. Por ejemplo, para cambiar el orden de la lista en la bsqueda de Clientes desde el cdigo de clientes a nombre del cliente, presione Shift+F9.

F10- F10 es la tecla universal de procesos, o salvar a lo largo del programa. Cuando introduzca informacin (de un recibo, una factura o un cliente nuevo, etc) y est listo para salvar, presione F10.

Shift+F10--Presione para desplegar por pantalla la versin del DacEasy. Esto es una forma rpida para determinar que compaa est abierta y que cantidad de memoria est disponible.

Esc- Presione para cancelar una accin o salir desde cualquier pantalla.

Evaluacin del Curso Despus de completar el libro de trabajo, por favor tomese unos minutos para llenar la hoja de evaluacin del curso localizada en el Apndice B. Su comentario nos ayudarn a continuar mejorando nuestros productos.



I - 1 1

Instalacin de los Datos Ejemplos Una compaa ejemplo con clientes, suplidores e informacin contable ejemplo es incluida con el software de DacEasy Contabilidad. Su libro de trabajo y sta compaa ejemplo estn diseados como una gua interactiva de aprendizaje. Cada captulo le provee por lo menos un ejercicio prctico, llamado Aventura, para darle la oportunidad de practicar y aplicar los conceptos presentados.

Datos Ejemplos. Muchas aventuras en el libro de trabajo cuentan con los datos ejemplos para una compaa ficticia llamada DATOS MUESTRA. Puede usar estos ejercicios y aplicar lo principal que aprenda en cada captulo, para practicar usando su nuevo software simulando las situaciones del negocio sin afectar sus datos.

Cuando instale el software por primera vez, proponga que le instalen los datos ejemplos. Si no escoje que se le instalen los datos ejemplos; tambin, puede reinstalar el programa y seleccionar instalar los datos ejemplos. Reinstalando el programa no afectar ningn dato que ya entr a DacEasy.

Despus de instalar los datos ejemplos, debe de aadir la compaa ejemplo al directorio de la compaa. Use la ruta C:\DEA4\SAMPDATA si acepta la ruta por defecto durante la rutina de instalacin. Si instal el software dentro de un directorio diferente, sustituya el directorio por DEA4. Para ms informacin de agregar los datos ejemplos, refirase al captulo Empezando a Familiarizarse con DacEasy en la Gua del Usuario.



I - 1 2

Pasos Rpidos para Configurar los Datos Ejemplos.

1. Escoja Archivo/Abrir del men principal.

2. Presione para agregar la nueva compaia. Se desplegar la Pantalla del Sistema de Preferencias.

Figura 1-1: Agregar nueva compaa desde la pantalla de Preferencias de Sistemas

3. Llene los campos como se describe debajo.

Campos de la Pantalla para la Identificacin del Sistema.

Nombre de identificacin. Entre una descripcin para configurar los datos (ej., Datos Ejemplos de la Forniture Factory)

Nombre /Ruta del Directorio. Escriba la ruta de los datos ejemplos. Por defecto, los datos estn copiados en el directorio llamado: C:\DEA4\SAMPDATA. Si lo instala para un directorio diferente de DEA4, use este nombre de directorio. Por ejemplo, Si instal el programa en un directorio llamado ACCOUNT, deber usar la ruta, C:\ACCOUNT\SAMPDATA.



I - 1 3

4. Presione para procesar/salvar la identificacin del sistema. Si el archivo existe, el programa le preguntar si quiere anexar el archivo a los archivos de la compaia. Conteste Si a esta sugerencia. DacEasy anexa los datos ejemplos al archivo abierto.

5. Para accesar los datos ejemplos, sombree la compaia ejemplo y presione Enter. Le recomendamos hacer un Respaldo de los datos ejemplos entes de comenzar a usarlos. Si necesita ayuda acerca de como hacer un Respaldar, refirase al captulo titulado Mantenimiento de Archivos.



I - 1 4

Protegiendo Sus Datos Hacer un Respaldar a sus datos es una parte importante y necesaria de su rutina diaria. Debe hacer Respaldar de sus datos frecuentemente y debe tener diferentes juegos de diskettes de Respaldar los cuales alterne. Este procedimiento diario le asegura que no perder sus datos totalmente en caso de un desastre. Adems, deber reemplazar peridicamente los diskettes que use para almacenar sus Respaldar. Esta prctica es necesaria desde que los diskettes comiencen a cansarse por el tiempo de uso, hacindo ms difcil o imposible recuperar la informacin.

Como hacer Respaldar a sus datos contables Las siguientes instrucciones explican como hacer Respaldar y restaurar sus datos de contabilidad. Puede hacer ahora Respaldar a los datos ejemplos para practicar estos pasos.

Pasos rpidos para hacer Respaldar a los datos

1. Coloque el diskette en el drive apropiado. Usualmente, el drive A acepta el diskette de 3 pulgadas. Sin embargo, su sistema puede estar configurado diferente.

2. Desde el men principal en la parte superior de la pantalla de DacEasy Contabilidad , escoja Archivo /Respaldar/ Restaurar. La pantalla Respaldar/restaurar datos se desplegar:

3. Coloque el cursor en el Campo Operacin y seleccione Respaldar. Presione Enter.



I - 1 5

4. Coloque el cursor en el campo Archivo Fuente y seleccione Contabilidad presione Enter.

5. Asegrese de que la ruta donde est y el directorio son correctos en el campo Fuente. Si no, escriba la ruta y el nombre correcto del directorio. Presione Enter. A menos que especifique de otra manera, los datos son copiados desde el directorio fuente llamado C:\DEA4\SAMPDATA. Si instala un directorio diferente a DEA4, use este nombre de directorio. Por ejemplo, si instala el programa a un directorio llamado ACCOUNT, use la ruta C:\ACCOUNT\SAMPDATA.

6. Coloque el cursor en el campo Fuente y seleccione el drive al cual quiere hacer el Respaldar de sus datos. Por ejemplo, si coloca el diskette en el drive A, entre A:\ en este campo. Presione Enter.

7. Presione para comenzar la operacin. Un mensaje aparecer preguntndole que verifique si quiere hacer un Respaldar a sus datos. Presione Enter para continuar la operacin.

DacEasy ahora copia los datos en el sistema al drive designado, reemplazando cualquier informacin existente en el diskette. Cambie los diskettes tan pronto como se lo solicite y presione Enter para continuar con Respaldar.

Pasos rpidos para restaurar los datos

Cuando use la rutina de Restaurar para escribir en sus archivos de datos, perder todos los datos que haya introducido desde que se hizo el ltimo Respaldo de sus datos.

Siga los pasos descritos arriba, y seleccione Restaurar en vez de Respaldar en el campo Operacin. La fuente y la ruta sern lo opuesto (por ejemplo, la fuente ser A:\; la ruta ser C:\DEA4\SAMPDATA).

Cuando presione , DacEasy ahora copia los datos de su diskette al disco duro, reemplazando cualquier informacin existente en el archivo de su disco duro.



I - 1 6

Integridad de los Datos La integridad de los datos se refiere a la exactitud de sus datos y archivos. DacEasy le proporciona herramientas que puede usar para chequear y mantener la exactitud de sus datos. Debe usar estas herramientas peridicamente para asegurarse de que sus datos estn en ptima condicin de trabajo.

En DacEasy, estas herramientas estn referidas como Archivo/Utilidades. Debe utilizar estos utilitarios por lo menos, una vez por mes para optimizar la medida de sus archivos y prevenir mensajes de errores a ocurrir. Para accesar estas opciones presione Archivo/Utilidades. Los siguientes utilitarios son disponibles:

Borrar indice-Durante algunas operaciones, tales como clculos, DacEasy coloca los archivos de datos en indices suplementarios. Estos indices son como archivos de almacenajes temporneos que protegen sus datos originales mientras que DacEasy ejecuta los mantenimientos necesarios. Si ningn problema es encontrado durante una rutina, DacEasy remueve estos indices cuando la operacin es completada. Puede escoger el usar esta operacin cuando quiera o antes de correr la operacin de Recobrar.

Recobrar-Seleccione esta opcin para reconstruir y optimizar un archivo en cualquier momento. Las funciones de Recobrar, borra registros corruptos de sus archivos de informacin e incrementa el espacio en el disco. Esta operacin le permite reconstruir y optimizar el tamao de un archivo cuando desee. Con la operacin de Recobrar, puede reconstruir un archivo especifico mientras mantiene el resto de sus archivos de datos intactos. Podr usar esta operacin como un mantenimiento periodco del utilitario para asegurarse de que sus datos estn cuidados.



I - 1 7

Verificar-Solo puede correr esta operacin en la transaccin de los archivos de encabezados y archivos de facturas abiertas. Verificar chequea los registros de encabezados contra los registros de detalles. Si existe una discrepancia entre los registros, la rutina justifica la situacin borrando cualquiera de los registros de encabezados o de detalles. Despus de correr Verificar, se imprimir un reporte listando los cambios hechos a los archivos, si los hay.

Ver transaccin-Puede ver las transacciones de informacin del encabezado viendo el archivo de encabezados o ver las lineas de los detalles de la transaccin. Puede borrar la linea de un articulo, seleccionando la linea y presionando . (Slo necesitar borrar artculos en el caso de corrupcin de datos).

Aviso: Slo borre items asentados desde Ver transaccin. Puede causar que las transacciones estn fuera de balance si borra la linea desde una transaccin no asentada, borre el item desde el mdulo respectivo.

Nota: Si borra un registro de encabezado, el detalle correspondiente es automticamente borrado.

Borrar indices y recobrar datos. Las siguientes instrucciones explican como usar el drop indices y la rutina de recobrar. Si necesitas ms informacin acerca de estos pasos, refirase a la Guia de Usuario.

Rpidos Pasos para usar el utilitarios de archivos

Desde el men principal en la parte superior de la pantalla de DacEasy, escoja Archivo/Utilidades. La pantalla de utilitarios de archivos se desplegar.

Puede escoger correr un utilitario en todos los archivos o solo seleccionar los archivos. La rutina de mantenimiento de los archivos deben ser corrida en todos los datos peridicamente. Si quiere correr un utilitario en todos los archivos presione y escoja la opcin Todos los archivos.

Si encuentra un error en un archivo especifico, puede correr el utilitario en este archivo. Para correr el utilitario sobre un archivo seleccionado, entre el nmero de dato del archivo que quiera usar. Si no sabe el nmero, presione para acceder la bsqueda de los archivos. Una lista despliega todos los archivos de datos disponibles. Seleccione de la lista el archivo que quiera usar y presione Enter.



I - 1 8

Escoja el utilitario que quiera correr en el campo Operacin. Presione para empezar el proceso.

Time out/Tiempo Libre

Es tiempo de tomar un descanso y aplicar lo aprendido. Abra la

Furniture Factory para asegurarse de que usa los datos ejemplos

entonces, complete:

Aventura 1: Respaldar de los datos ejemplos



I - 1 9

Notas

C A P T U L O 1


1 - 1

Principios Bsicos de Contabilidad

Captulo 1 Iniciando Contabilidad DacEasy

DacEasy Contabilidad Versin 11

Si entiendes los principios bsicos de contabilidad, ser capaz de hacer el mejor uso de su nuevo software. Por esto, si necesita alguna informacin general acerca de los principios de contabilidad y como stos pueden ser aplicados en un negocio, este captulo es para usted.

Despus de completar este captulo, podr ser capaz de:

Identificar los cinco tipos de cuentas.

Entender la Ecuacin Contable.

Saber la diferencia entre un dbito y un crdito.

Hacer una entrada contable.

P R I N C I P I O S B A S I C O S D E C O N T A B I L I D A D


1 - 2

Trminos importantes Aprender la terminologa contable es el primer paso para entender lo bsico de contabilidad. Los siguientes trminos son usados en todo este libro de trabajo. Tome unos minutos para revisar las siguientes definiciones antes de empezar.

Catlogo de cuentas -Una lista de los nombres y nmeros de las cuentas en el mayor. El catlogo de cuentas es tradicionalmente configurado en el siguiente orden: activos, seguidos por pasivos, capital contable, ingresos, costos y gastos.

Libro Mayor (Mayor General) -Est conformado por las cuentas que se detallan en el Catlogo de Cuentas. El Mayor General recibe los valores digitados en las cuentas detalles cuando asentamos los mdulos.

Cuenta Control -Es la cuenta general que resume el total de las subcuentas que la componen. Una cuenta control tiene cuentas de detalle mientras que una cuenta de detalle no puede tener ninguna subcuenta.

Cuenta de Detalle

-Es la cuenta donde se registran todas las transacciones. En esta cuenta se agrupa el detalle de la cuenta madre o cuenta control.

Diarios

-Se refiere a reportes individuales que contienen todos los registros de las operaciones de la empresa y donde podemos validar que las transacciones se hayan digitado correctamente.

Cdigo de Diario

-Un cdigo usado para agrupar transacciones especificas.

Dbito -El lado izquierdo de una cuenta de mayor. Una entrada de dbito aumenta las cuentas de activos y gastos. Una entrada de dbito disminuye las cuentas de pasivos, capital e ingresos.

Crdito -El lado derecho de una cuenta de mayor. Una entrada de crdito disminuye las cuentas de activos y gastos. Una entrada de crdito aumenta las cuentas de pasivos, capital e ingresos.

C A P T U L O 1


1 - 3

Ao Fiscal -Un periodo de doce meses contables. El ao fiscal puede coincidir con un ao de calendario o puede empezar en algn otro mes que no sea enero.

Estados Financieros -Reportes en el cual se incluyen el balance general, estado de resultados y estado de flujo de efectivo. Estos reportes son las salidas principales.

Tipos de cuentas -Todas las cuentas incluidas en el catlogo de cuentas pueden ser clasificadas como una de las siguientes:

Activos -Estos son los bienes que son propiedad de la empresa. Ejemplos de activos: estos incluyen las cuentas de efectivo o banco, edificios, cuentas por cobrar e inventarios, etc.

Pasivos -Estos representan las obligaciones que tiene la empresa. Ejemplos: cuentas por pagar, impuestos por pagar, documento por pagar.

Capital -Este representa la diferencia entre los activos y los pasivos. Por ejemplo, si todos los activos de la compaa fuesen liquidados y usados para pagar todo lo que se debe a las fuentes particulares (pasivos), el monto sobrante representa el valor neto de la compaa, este valor neto es conocido como capital.

Ingresos -Representan el concepto por el cual entra el dinero a la compaa. Normalmente resultan de las ventas de bienes o servicios que brinda la empresa.

Gastos -Son los desembolsos que realiza la empresa para producir los ingresos. Ejemplos: sueldos, electricidad, impuestos, etc.



1 - 4

Aprendiendo acerca de los Principios Bsicos de Contabilidad Contabilidad de partida doble. La contabilidad de partida doble es la base del programa DacEasy Contabilidad. El principio fundamental de una entrada de partida doble es simple: Por cada dbito hay un crdito. En otras palabras, cada vez que debite una cuenta (por ejemplo, una cuenta de activo), debe tambin acreditar por lo menos otra cuenta (por ejemplo, una cuenta de pasivo). Numerosos ejemplos de transacciones que apliquen este principio pueden ser encontrados luego en este capitulo.

La contabilidad de partida doble usa la siguiente ecuacin contable:

ACTIVOS = PASIVOS + CAPITAL

Esta ecuacin es la base para el mtodo de contabilidad de partida doble de entrada en DacEasy, la cual usa dbitos y crditos para reflejar los cambios en el balance de las cuentas. Para un completo entendimiento del significado de dbitos y crditos, necesita examinar el sistema manual de contabilidad usado en el pasado. Cuentas usadas en hojas del mayor para mantener el balance en las cuentas. Una pgina de mayor incluye el nombre de la cuenta y dos columnas. La columna de la izquierda esta conocida como la columna de dbito y la columna de la derecha est conocida como la columna crdito.

Piense en la ecuacin contable como una hoja del mayor. El signo de igual (=) divide la ecuacin entre las columnas de la izquierda y de la derecha.

C A P T U L O 1


1 - 5

Activos = Pasivos + Capital

Activos son entrados en el lado izquierdo del signo de igual.

Para incrementar una cuenta de Activos, use una entrada de dbito (una entrada en el lado izquierdo de la hoja de mayor).

Para disminuir una cuenta de Activos, use una entrada de crdito (una entrada en el lado derecho de la hoja de mayor).

El pasivo y el capital son entrados en el lado derecho del signo de igual.

Para incrementar una cuenta de pasivo o de capital use una entrada de crdito (una entrada en el lado derecho de la hoja de mayor).

Una entrada de dbito (una entrada en el lado izquierdo) disminuye las cuentas de pasivos y capital.

Tambin, los ingresos y los gastos deben tener lugar dentro de la ecuacin. Los ingresos incrementan el capital de la compaa y, por eso, procede slo como una cuenta de capital. Use una entrada de crdito para incrementar una cuenta de ingreso y una entrada de dbito para disminuirla.

Los Gastos reducen el capital de la compaa. Por eso, producen lo opuesto de una cuenta de Capital. Use una entrada de dbito para incrementarlos y una entrada de crdito para disminuir una cuenta de gastos.



1 - 6

Ao Fiscal y Ciclo Contable

Ciclo contable.

Las entradas de transaccin y de ajustes hechas a su catlogo de cuentas se realizan dentro de lo que es conocido como el ciclo contable. DacEasy divide su ciclo contable dentro de periodos. Muchos periodos contables son configurados sobre una base mensual, cuatrimestral o anual, pero puede ser por cualquier periodo de tiempo, basado en la estructura de sus periodos en el ao fiscal de la compaa.

Ao fiscal.

El ao fiscal es un ao regular de calendario o cualquier combinacin de 12 meses. DacEasy usa estos periodos cuando se entre y asiente las transacciones en un mdulo (por ejemplo: Banco, Facturas o Compras).

Ejemplos de Transacciones Las siguientes transacciones muestran las bases de contabilidad y como trabaja todo conjuntamente.

Nuevo capital Dbito Crdito

11021 Banco 100,000

3101 Acciones comunes 100,000

En la transaccin de arriba, se vendieron acciones y se depositaron dentro de la cuenta de banco de la compaa. Este dinero no es ganancia, sino fondos que invirti dentro de la compaa. Cuando asiente, esta transaccin incrementar el total de activos (banco) e incrementar su total de capital (acciones).

Ingresos ganados Dbito Crdito

11021 Banco 500.00

4101 Ingresos por Ventas 500.00

C A P T U L O 1


1 - 7

Cuando asiente, esta transaccin incrementar el balance de sus activos (banco) e ingresos. Este ejemplo representa una venta por caja. Si al cliente se le extendi un crdito (en lugar de pagar con efectivo en el momento de la compra), debera usar la cuenta Cuentas por Cobrar en lugar de la cuenta de Bancos.

Transacciones de cuentas por pagar Dbito Crdito

5211 Gastos de Material Oficina 250.00

2101 Cuentas por pagar 250.00

Use esta transaccin para comprar materiales de oficinas a crdito. Este tipo de transaccin es usada por diferentes tipos de situaciones, incluyendo renta y utilidades. Si el articulo comprado es una inversin como un automvil, sustituya la cuenta de gasto por la de activo y, posiblemente, la cuenta Cuentas por Pagar por documentos por pagar. Cuando asiente, esta transaccin incrementa el total de activo y pasivo.

Pagos de cuentas por pagar Dbito Crdito

2101 Cuentas por Pagar 250.00

11021 Banco 250.00

Cuando asiente esta transaccin disminuye los pasivos de la compaa (Cuentas por Pagar) y disminuye el total de activos (Banco). La entrada de cuentas por pagar hecha anteriormente tiene ya registrado el gasto. Esta transaccin no afecta el total de gastos. Esto registra el pago de un pasivo.

Compra de activos Dbito Crdito

12011 Auto/Camin 12500.00

2102 Documentos por pagar 12500.00

Cuando asiente, la transaccin incrementa el total de activos de la compaa e incrementa el total de pasivos (Documentos por pagar).



1 - 8

Depreciacin de activos Dbito Crdito

52031 Gastos de Depreciacin 200.00

(Autos/Camin)

12012 Depreciacin Acumulada 200.00

(Autos/Camin)

Cuando asiente, la transaccin de arriba incrementa los gastos de la compaa y reduce el total de activos. La cuenta Depreciacin Acumulada normalmente guarda un balance crdito, el cual es el balance opuesto de una tpica cuenta de activo. Use la cuenta Depreciacin Acumulada, una contracuenta de activo, para reducir el valor total de activos.

Transaccin de nmina Dbito Crdito

520111 Salarios 1000.00

210411 Impuestos sobre la Renta 200.00

11022 Banco 800.00

520131 Seguro Mdico 76.50

210413 Seguro Mdico 76.50

520132 Gastos IDSS 20.00

210414 IDSS por Pagar 20.00

520133 Gastos Plan Pensin 10.00

210415 Plan Pensin por Pagar 10.00

C A P T U L O 1


1 - 9

Esta transaccin vara de empleado a empleado, pero representa la configuracin bsica para una transaccin de cuentas comunes. Gastos y pasivos son incrementados y el activo (Banco) es disminuido. Haga esta entrada si la Nmina no est en interfaz con DacEasy Contabilidad. Si DacEasy Nmina est en interfaz con DacEasy Contabilidad, esta entrada es creada automticamente en el Libro Mayor de DacEasy Contabilidad.

Estados Financieros El propsito de un sistema contable es proveer informacin financiera a los propietarios del negocio, gerentes y otras personas que puedan encontrarlos tiles. La informacin respecto a la posicin financiera del negocio se presenta en tres reportes principales:

Balance General (una lista de activos, pasivos y capital)

Estado de Resultados (una lista de ingresos y gastos)

Estado de Flujo de Efectivo (una lista de las fuentes y usos del efectivo).



1 - 1 0

Como DacEasy Usa sus entradas DacEasy cuenta con diferentes mdulos como Banco y Facturacin. Entre da a da las transacciones en estos mdulos. Cuando asiente los mdulos, DacEasy crea y asienta una transaccin resumida en el Libro Mayor. Imprimiendo el reporte de Actividad del Libro Mayor le permitir ver la transferencia de los mdulos dentro del Libro Mayor.

Antes de poder asentar un mdulo, DacEasy requiere que imprima un Diario a menos que, de otra manera, lo especifique en la pantalla de Preferencias del Sistema. Un diario es una lista impresa de las transacciones registradas. Imprimiendo el diario le permitir verificar que las transacciones estn correctas antes de asentarlas.

El proceso de asentar transfiere los totales desde los mdulos al Libro Mayor. Tambin, el proceso de asentar es responsable de transferir los balances de la cuenta al catlogo de cuentas. Desde que los estados financieros antes mencionados arrastren los balances asentados y no asentados del catlogo de cuentas, no tiene que asentar para ver la exactitud, hasta el minuto de la informacin financiera.

Puede asentar en cualquier momento durante el periodo. Dependiendo del volumen de transacciones que su negocio requiera, necesita decidir con que frecuencia querr imprimir y revisar los reportes financieros.

La rutina de Fin de Periodo del Libro Mayor termina el periodo contable para poner el perodo como cerrado. Una vez el perodo del Libro Mayor est cerrado, no puede entrar ms transacciones contables para ese periodo. Antes de correr el Fin de Periodo del Libro Mayor, debe siempre hacer un respaldo y asegurarse de que todas las transacciones estn asentadas. Debe de imprimir el Balance de Comprobacin (una lista del balance de las cuentas) antes del fin de periodo. Imprimiendo este reporte, le permitir determinar si los ajustes de fin del periodo son necesarios y entrarlos antes de hacer el cierre del periodo. DacEasy no requiere que cierre sus periodos al final de cada mes.

En realidad, le recomendamos que no cierre ningn periodo hasta el fin de ao, as puede hacer entradas de ajustes en todos los periodos a lo largo del ao.

El proceso de Fin de Ao marca el fin del ao fiscal de su negocio. Debe asegurarse que todas sus cifras sean correctas antes de correr el procedimiento de Fin de Ao. Despus de correr el proceso de Fin de Ao, no puede entrar ms datos dentro de ese ao.

C A P T U L O 1


1 - 1 1

Notas

C A P T U L O 2


2 - 1

Configuracin de Compaas y Catlogo de Cuentas

Captulo 2 Iniciando Contabilidad DacEasy

DacEasy Contabilidad Versin 11

El primer paso para automatizar su proceso contable es la configuracin de la estructura de sus cuentas. Despus de entrar el catlogo de cuentas, podr entrar la informacin por defecto de su compaa. Este captulo detalla los pasos envueltos en la determinacin de cul catlogo de cuenta usar, cmo aadir una cuenta, cmo configurar varias informaciones por defecto y cmo modificar sus formularios por defecto.

Despus de completar este captulo, sabr como:

Estructurar su catlogo de cuentas.

Entrar una cuenta.

Eliminar una cuenta.

Entrar la informacin de la compaa por defecto.

Configurar su tabla de perodos.

Entrar los balances iniciales para sus cuentas.

Entrar sus cuentas de interface.

Editar un formulario.

C O N F I G U R A C I N C O M P A A / C U E N T A S

2 - 2 Copyright 2002, DacFlex. Todos los Derechos Reservados

Email: [email protected] Web: www.DacFlex.com . Tel: (809) 563-3232, Fax (809) 547-3967

Configurando Sus Cuentas Mtodos de estructurar cuentas. En DacEasy Contabilidad, estructurar su catlogo de cuentas se refiere a como agrupar cuentas similares y asignar diferentes niveles de cuentas dentro de cada grupo. El resultado son unas multiniveladas cuentas fijas para cada grupo de cuentas.

Use siete categoras de grupo de cuentas. Puede usar siete categoras para agrupar cuentas en su catlogo de cuentas. Estas categoras son Activos, Pasivos, Capital, Ingresos, Gastos, Otros Dbitos y Otros Crditos. DacEasy usa estos grupos de cuentas para colocar las cuentas en las categoras apropiadas en los estados financieros.

Asigne nueve niveles dentro de un grupo. Debe de asignar un nivel especfico a cada cuenta dentro de un grupo. Puede usar hasta nueve niveles de detalle en su catlogo de cuentas. Cada grupo contable tiene un nivel de cuenta 1. El nivel de cuenta 1 acta como una cuenta de resumen para todas las cuentas dentro del grupo. Despus de asignar el nivel de cuenta 1 a un grupo, DacEasy asigna el mismo grupo de cuenta a todas las cuentas que cree debajo del nivel de cuenta 1.

Puede tener una o varias cuentas debajo del nivel de cada cuenta. Mientras ms cuentas incluya en su catlogo de cuentas, ms detalles tiene en sus estados financieros. Por ejemplo, en lugar de usar una simple cuenta de pasivos en las retenciones por pagar de su nmina, podra usar una cuenta de detalle para cada tipo, como: IDSS, Seguro Mdico, ISR y otras. Esta estructura le permite ver el detalle de sus retenciones de nmina por pagar.

Hay numerosas ventajas para usar la estructura de cuentas de DacEasy.

Los montos entrados desde cuentas de detalles automticamente se transfieren a todas las cuentas generales arriba de la cuenta de detalle.

Las cuentas generales incluyen una suma automtica de las cuentas de niveles inferiores.

Los grupos de cuentas determinan la cuenta a colocarse en los estados financieros.

C A P T U L O 2


2 - 3

Creando su Catlogo de Cuentas Configurando o Editando Cuentas. Si crea su propio catlogo de cuentas o adopta y modifica un catlogo de cuentas de DacEasy, es importante que entienda la estructura de un catlogo de cuentas. Cuando entienda claramente la estructura de cuentas, puede aadir, editar y borrar cuentas del Mayor General para personalizar un catlogo de cuentas.

Igual si usa uno de los catlogos de cuentas ejemplo de DacEasy, podra necesitar personificar los nombres de las cuentas y posiblemente hacer algunos cambios a la estructura de la cuenta. Esta seccin le muestra como crear y editar cuentas en el catlogo de cuentas ejemplo.

Escoja su catlogo de cuentas. Una decisin importante a hacer cuando configura su sistema es si quiere o no usar el catlogo de cuentas de DacEasy o crear su propio catlogo. Este captulo le ayudar a entender el catlogo de cuentas ejemplo de DacEasy. Puede usar esta informacin y comparar el catlogo de cuentas ejemplo con el suyo.

Catlogo de cuentas de DacEasy. Una completa estructura de cuentas es fijada Cuando instala un catlogo de cuenta ejemplo de DacEasy. Si no est seguro de como crear un catlogo de cuentas, deber seleccionar uno de los catlogos de cuentas ejemplo. Puede instalar el catlogo de cuentas ejemplo; entonces, modificarlo para encajarlo a sus necesidades antes de que empiece a borrar. De lo contrario, puede crear su propio catlogo de cuentas, con la informacin que le suministramos en esta seccin para crear su propia estructura de cuentas.

Dependiendo de la naturaleza de su empresa DacEasy le brinda diferentes catlogos de cuentas. En Archivo/Abrir, seleccione Agregar

y en la pantalla para Agregar Compaa se muestra un listado de los diferentes tipos de empresas a utilizar el Catlogo de cuentas.




Aadir una Cuenta Para aadir o editar una cuenta en su catlogo de cuentas, seleccione Edicin/Cuenta desde el men de barra en la parte superior de la pantalla principal de DacEasy Contabilidad. La pantalla de Editar Cuentas se desplegar.

Fgura 2-1: Use la pantalla de Editar Cuentas para aadir una cuenta al catlogo de cuentas o editar una cuenta existente.

Esta pantalla tiene cuatro reas principales: Encabezado, Informacin de la Cuenta, Informacin de Transaccin e informacin del Flujo de Caja. Cada rea es descrita a continuacin.

Campos en la pantalla de editar cuentas

Use el rea de Encabezado para identificar la cuenta.

Nmero

Entre un nmero para identificar esta cuenta en todo DacEasy. Para ms informacin acerca de la estructura del catlogo de cuentas, refirase a la Gua del Usuario.

Nombre

Entre un nombre para esta cuenta. Este nombre aparecer en todos los estados financieros. El nombre deber describir el balance mantenido por la cuenta.

Saldo DacEasy automticamente calcula y desplega el balance actual para esta cuenta.

C A P T U L O 2


2 - 5

Los siguientes campos estn en el rea de Estructura.

Tipo Este campo indica si una cuenta es general o de detalle. Si planea configurar cuentas generales o de detalle debajo de la cuenta que est creando, seleccione General.

Seleccione Detalle si la cuenta que est aadiendo ser usada cuando entre transacciones. Por ejemplo, Cuenta de Banco es una cuenta de detalle en el catlogo de cuentas ejemplo. Esta cuenta es usada cuando las transacciones de caja sean entradas. Caja y Banco es una cuenta general porque esta contiene balances de la Cuenta de Bancos y Cuenta de Caja.

Nota: Cuando disee un catlogo de cuentas que use una estructura jerrquica, cada cuenta debe ser o una cuenta general o de detalle. Una cuenta general es una cuenta de resumen. Sus balances se componen de todas las cuentas de detalle debajo de esta. Las cuentas de detalles reciben todos los montos asentados desde las transacciones.

Nivel Entre el nivel de cuenta. El nivel se refiere al lugar de la cuenta en la estructura de cuentas. La cuenta deber ser de nivel uno (1) debajo de la cuenta general para mantenerla adentro. Entre un nmero del 1-9 (1 empezando las cuentas generales).

Padre Entre la cuenta general a la cul quiere pasar el balance de la cuenta desplegada.

Grupo Escoja a que grupo pertenece la cuenta. Estn disponibles las siguientes opciones: Activos, Pasivos, Capital, Ingresos, Gastos, Otro Abono, Otro Cargo.




Los siguientes campos estn en el rea de Informacin de la Transaccin.

Cuenta Consolidacin

Podra crear un simple estado finaciero para mltiples compaas. Si es as, use este campo para entrar la cuenta donde quiere que resida este balance cuando consolide las compaas. Solamente necesita completar este campo cuando las compaas a consolidar tienen diferentes estructuras de cuentas.

Conciliable con Cuenta de Banco

Ponga en la casilla si esta es una cuenta Banco que quiere conciliar.

Quite indicando que no es una cuenta de Banco.

El siguiente campo est en el rea Reportar.

Grupo de Flujo de Caja

Para incluir esta cuenta en el reporte de Flujo de Caja, seleccione el grupo en donde quiera incluir la cuenta. Las siguientes opciones estn disponibles: Operativo, Inversiones, Financiero, Efectivo, Ninguno. Refierase al captulo Trabajando con cuentas en la Gua del Usuario para determinar cul grupo usar.

Eliminar una cuenta Para eliminar una cuenta en DacEasy, primero debe escoger la cuenta que desea eliminar, presione , el programa le preguntar si esta seguro de que desea borrar esa cuenta, usted responder si o no de acuerdo a lo que requiera.

Al momento de eliminar cuentas tenga presente que DacEasy no puede borrar aquellas cuentas que tengan balances y si es una cuenta general primero debe borrar las cuentas detalles que dependen de la cuenta.

C A P T U L O 2


2 - 7

Departamentalizar su Catlogo de Cuentas Puede departamentalizar por clientes o por inventario en DacEasy Contabilidad. La departamentalizacin le permite seguir las ganancias de acuerdo a quin le vende (clientes) o qu esta vendiendo (productos). La informacin detalla de acuerdo a cmo y por qu departamentalizacin puede ser encontrado en la seccin Aadir Cuentas de Interfaz.

Si modifica un catlogo de cuentas ejemplo, asegrese que la estructura de las cuentas de ventas, devoluciones en ventas y costo de ventas se reflejen en su departamentalizacin. Si categoriza sus ventas por diferentes grupos de clientes o productos, necesita ajustar el catlogo de cuentas de acuerdo a sus varios departamentos.

Cuando departamentalize, debe configurar las cuentas generales de ventas, devoluciones en ventas y el costo de las mercancas vendidas. La cuenta de detalle debajo de la cuenta general representa cada uno de los departamentos que necesite. La misma estructura de cuentas debe existir para las ventas, devoluciones en ventas y el costo de ventas.

Por ejemplo, suponga que su cuenta general de ventas es 41, devoluciones en ventas es 42 y costo de ventas es 51. Una cuenta de detalle de ventas por departamento pudiera ser 4101. Cada cuenta de ventas debe tener una cuenta correspondiente de devoluciones en ventas y costo de ventas, en este ejemplo, la cuenta devoluciones es 4201 y la cuenta costo de ventas es 5101.




Cuenta General Nmero Dept.

Cuenta de Detalle

41Ventas 01

02

03

4101Ventas Residenciales

4102Ventas de Oficinas

4103Otras Ventas

42Devoluciones en Ventas

01

02

03

4201 Devol. Residenciales

4202Devol. de Oficinas

4203Otras Devoluciones

51Costo de Ventas

01

02

03

5101CV Residenciales

5102CV de Oficinas

5103Otros Costos de Ventas

Fgura 2-2: Estructura de cuentas del Mayor General por departamentalizacin

Para ms informacin sobre la seleccin del mtodo de departamentalizacin, refirase a la seccin Aadir cuentas de interfaz

C A P T U L O 2


2 - 9

Verificar la Estructura de su Catlogo de Cuentas Debe imprimir el reporte del Catlogo de Cuentas para verificar los cambios hechos a la estructura de cuentas. Use este reporte para verificar los nombres y el nmero de las cuentas.

Procedimientos para imprimir los catlogos de cuentas. Los pasos siguientes describen los procedimientos a seguir para imprimir el reporte del Catlogo de Cuentas.

Pasos rpidos para verificar el catlogo de cuentas

1. Seleccione Reportes/Libro Mayor/Catlogo de Cuentas. Se desplegar la pantalla del Catlogo de Ctas.

Figura 2-3: Pantalla para imprimir el catlogo de cuentas

2. Entre el rango que quiera imprimir en los campos disponibles. Presione .

3. Seleccione la opcin de salida de impresora y presione para empezar a imprimir.

4. Revise el reporte para verificar sus cuentas.


2 - 1 0 Copyright 2002, DacFlex. Todos los Derechos Reservados


Configuracin Fcil Ciertos datos deben ser entrados en DacEasy antes de poder registrar transacciones. DacEasy tiene una caracterstica para asistirle en este proceso. La Configuracin Fcil le provee una forma rpida para entrar la informacin que es primordialmente requerida para entrar transacciones en DacEasy.

Puede entrar informacin adicional desde el men Edicin. Por ejemplo, aunque no es requerido por DacEasy, puede configurar derecho de acceso para sus empleados. Debe hacer esto desde la opcin de Edicin/Valores por omisin/Derecho de acceso a Usuarios. Para ms informacin sobre esta funcin u otras informaciones de Setup no cubiertas en este libro de tareas, refirase al captulo Configuracin por Defectos en la Gua del Usuario.

Entrar Informacin de la Compaa El primer paso es entrar la informacin de su compaa. Los siguientes pasos le muestran cmo entrar esta informacin usando la Configuracin Fcil.

1. Escoja Archivo/Configuracin fcil. Se desplegarn la pantalla de Configuracin de la Compaa.

Figura 2-4: Use la pantalla de Lista de verificacin de Configuracin de la Compaa para entrar datos generales referentes a la empresa, a los periodos contables, balances de cuentas, clientes, proveedores, productos y servicios.

C A P T U L O 2


2 - 1 1

2. Haga clic Introduzca Informacin de la Compaa de la pantalla de Configuracin de la Compaa. La siguiente pantalla se desplegar.

Fgura 2-5: Use la pantalla de Configurar Compaa para entrar la direccin y otra informacin por defecto de la compaa.

3. Complete cada campo como se describe.

Campos en la pantalla de configurar compaa

Nombre

Entre el nombre de la compaa.

Direccin

Entre la direccin de su compaa en los campos apropiados. Tanto el nombre como la direccin se imprime en la parte superior de todos los reportes.

Telf./Fax

Entre sus nmeros de telfonos y el nmero de fax de la compaa en los campos apropiados.

RNC Entre su identificacin de RNC en el campo apropiado. Esta informacin se imprime en varios reportes.

3. Presione para grabar la informacin de su compaa.




Entrar su Tabla de Perodos Antes de entrar transacciones, debe primero determinar su ciclo contable y entrar esta informacin en la tabla de perodos de DacEasy. Los siguientes pasos detallan este proceso.

1. Escoja Archivo/Configuracin fcil y la pantalla de la Configuracin de la Compaa se desplegar.

2. Haga clic Introduzca perodos contables y digite la fecha de inicio en la pantalla de Configurar periodos.

Figura 2-6: Teclee la primera fecha de su periodo contable.

3. Entre la fecha de inicio de su ao fiscal y presione para accesar a la pantalla de Configuracin de Perodos.

Fgura 2-7: Use la pantalla de Configurar Perodos para entrar la fecha de cada perodo contable.

C A P T U L O 2


2 - 1 3

4. Entre la siguiente informacin en cada campo.

Campos en la pantalla de configurar perodos

Nmero de Perodos

Entre el nmero de perodos en su ao fiscal. Puede tener hasta 13 perodos en su ao contable. El ao contable por defecto es 12.

Fecha Inicial ao fiscal

Muestra la fecha de inicio del periodo. DacEasy usa esta fecha para asentar los balances en el perodo contable correcto.

4. Presione para grabar su tabla de perodos.

5. Responda Si para retornar a la Pantalla de configuracin de compaa.

Un cotejo aparecer en el lado izquierdo del campo de Introducir perodos contables, indicando que el paso esta completo.

Nota: Todava puede accesar a todos los tem en la lista con un cotejo, si despus decide aadir o cambiar la informacin.




Entrar Balances de Cuentas Ahora que tiene aadido su catlogo de cuentas y configurada la tabla de perodos, puede empezar a entrar la configuracin de los balances a sus cuentas de detalle. Los siguientes pasos detallan el proceso.

1. Escoja Archivo/Configuracin fcil y la pantalla de Lista de la Configuracin de la Compaa se desplegar.

2. Haga Introduzca balances de cuentas. La pantalla de Configurar Cuentas se desplegar.

Fgura 2-8: Use la pantalla de Configurar cuentas para entrar los balances iniciales de las cuentas.

3. Entre la informacin para cada campo como se describe.

Campos en la pantalla de configurar cuentas

Teclee Fecha

El balance configurado es asentado con la fecha que entre en este campo. Es importante que use la misma fecha para configurar todos los balances.

C A P T U L O 2


2 - 1 5

Nombre

El nombre de la cuenta se desplegar en este campo. Entre un nombre de cuenta diferente si quiere cambiar la descripcin de la cuenta.

Tipo El tipo de cuenta se despliega en este campo. No puede editar este campo.

Saldo Entre el balance de la cuenta. Este monto se asentar al Libro Mayor en el perodo que corresponda en la fecha configurada que entr.

4. Presione para grabar el balance configurado.

5. Responda Si para regresar a la pantalla de Configuracin de Compaa. Un cotejo aparecer en el lado izquierdo del campo Introducir balances de cuentas, para indicar que el paso est completo.

Nota: Todava puede accesar a todos los items en la lista con un cotejo, si despus decide aadir o cambiar la informacin.

Aviso: Si esta usando los mdulos, no entre los balances iniciales para Cuentas por Cobrar, Cuentas por Pagar e Inventarios. Estos balances son actualizados cuando entra balances iniciales a sus clientes, proveedores y productos.




Aadir Cuentas de Interface Uno de los beneficios de automatizar su sistema contable es entrar las transacciones sin tener que saber qu entrada hacer en el Mayor General. DacEasy sabe qu entrada hacer en el Mayor General, leyendo la cuenta que configura en la tabla de interface. Para configurar la tabla de interface, siga los paso de abajo.

1. Escoja Edicin/Valores por omisin/Cuentas de Interfaz. La pantalla de Cuentas de Interfaz se desplegar.

Fgura 2-9: Configurar cuentas en la pantalla de Cuentas de Interfaz le permite a DacEasy hacer las entradas contables.

2. Entre el mtodo de departamentalizacin que est usando para la Distribucin de Ventas, Devoluciones en Ventas y Costo de Ventas. Departamentalizar le permite ver un mayor detalle en el estado de ganancias y/o prdidas por tener sus ventas, devoluciones en ventas y costo de ventas dentro de ms cuentas descriptivas. Una descripcin de cada mtodo es:

NingunoUse este mtodo si no quiere ninguna cuenta de beneficios de ventas, devoluciones en ventas y costo de ventas. ( Deber entrar una cuenta de detalle para cada una de estas.

ClienteUse este mtodo si quiere seguir sus ganancias de acuerdo a los grupos de clientes. Por ejemplo, podra vender a clientes en territorios especficos y querer seguir las ganancias para cada regin.

C A P T U L O 2


2 - 1 7

InventarioUse este mtodo si quiere seguir sus ganancias de acuerdo a los tipos de productos que vende. Por ejemplo, si es propietario de una tienda, puede seguir las ganancias para cada departamento (por ejemplo, mercancas para el hogar, ropa y calzados).

3. En el rea de Cuentas de Interface, entre cada cuenta de interface. Esta cuenta es actualizada cuando asienta el mdulo respectivo. Si departamentaliza por Ninguno, entre una cuenta de detalle en cada campo. Si departamentaliza por Clientes o Productos, entre cuentas generales para sus cuentas de ventas, devoluciones en ventas y costo de ventas. Todas las otras cuentas sern cuentas de detalle.




Aprendiendo Acerca de los Formularios DacEasy le provee un completo juego de formularios timbrados y preimpresos. Sin embargo, puede modificar estos formatos o crear sus propios formularios para personalizarlos.

Trminos importantes Los siguientes trminos son usados en esta seccin . Tmese unos minutos para revisar cada trmino.

Variables de planillas Mediante las variables de planillas indicamos donde colocar cierta informacin que estamos creando o modificando. Estas variables son campos que se aplican al formulario seleccionado. Cuando DacEasy encuentra un cdigo de variable durante la impresin, el cdigo es reemplazado por la informacin proveniente del archivo correspondiente.

Configurar formulariosCuando configure los requisitos para cada formulario en la pantalla de Editar Formularios, debe seleccionar Normal o Condensado para el tipo de impresin. Normal imprime hasta 80 caracteres horizontales. Condensado imprime hasta 132 caracteres horizontales. Debe considerar esto cuando configure sus formularios. Por ejemplo, si selecciona Normal en la pantalla de Editar Formularios, no puede imprimir informacin en la planilla que pase de 80 columnas. Tambin, debe especificar el nmero de lnea de detalle por tem en la pantalla de Editar Formularios. Esto se refiere al nmero de lneas que tomar imprimir la informacin acerca de un artculo en el cuerpo del formulario. Por ejemplo, puede usar la primera lnea de detalle en una factura para imprimir la descripcin del producto, el monto ordenado y el precio. Puede colocar el nmero del artculo, la cantidad pendiente y el porcentaje de descuento en la segunda lnea. Este ejemplo es de dos lneas de detalle por tem.

Fin del archivo (EOF) marcadoCuando grave su formulario, DacEasy coloca en el final del archivo marcado (una flecha) al final de la planilla de la columna 1. Para que sus formularios tengan un propio corte de pgina, la flecha debe estar en la lnea correcta. Si imprime usando un printer dot-matrix printer, los formularios de 11" requieren que la marca este en la lnea 67 y los formularios de 7"en la lnea 43. Los formularios de Lser deben tener la marca en la lnea 60.

C A P T U L O 2


2 - 1 9

Seleccionando y editando un formulario

1. Seleccione Edicin/Valores por omisin/Configuracin de formas del men principal. Seleccione el formulario que quiera editar. La pantalla de Editar Formas o plantillas se desplegar.

Figura 2-10: Pantalla para escoger el formulario que desee editar.

2. Presione F9 para desplegar la pantalla de Nombres de Archivos de Formularios. Para crear un nuevo formulario, entre un nico nombre de archivo en el campo de la derecha del formulario que est creando. Para seleccionar un formulario existente, presione y seleccione el formulario deseado. Presione para grabar el formato del nombre del archivo y regresar a la pantalla de Formulario.

Nota: Contine con los siguientes pasos para editar el formulario. Y si no necesita editar el formulario, presione Esc para regresar al men principal.

3. Presione F3 para editar el formulario.




Fgura 2-11: Pantalla de editar formulario

4. Coloque el cursor donde quiere que la informacin se imprima. Puede entrar un texto como una variable. Para insertar textos, escriba directamente en la planilla y contine con el paso 7.

Para insertar una variable, presione y DacEasy desplegar una pantalla para ayudarle a seleccionar las variables.

Fgura 2-12: Pantalla de seleccionar variable

5. Haga clic encima del archivo de variables que quiera ver. Presione Enter para hacer su seleccin.

C A P T U L O 2


2 - 2 1

Fgura 2-13:Pantalla de variables de encabezado de facturas

6. De doble clic en la variable deseada.

Aviso: Presione F2 desde la pantalla de Editar Planilla para ver una lista de las teclas que puede usar para editar y dar formato a su planilla.

7. Repita este proceso hasta que el formulario este diseado a su gusto.

8. Presione F7 para imprimir el formulario y asegurarse de que est correcto.

9. Coloque el cursor en la lnea apropiada (ver debajo) y presione para grabar el formulario.

Nota: Si personifica su formulario, debe estar dentro de estos lmites: EOF marcado sobre la lnea 67 para los formularios de 11 y la lnea 43 para formularios de 7. Tambin, debe estar dentro de la columna 80 para imprimir en forma normal y la columna 132 para imprimir condensado. Sus planillas no se imprimirn correctamente si se excede de estos lmites.




Time out

Es tiempo de tomar un descanso y aplicar lo aprendido. Abra la Furniture Factory para asegurarse que usa los datos ejemplo. entonces, complete: Aventura 2: Usar acceso de usuario Aventura 3: Aadir una cuenta por departamentalizacin Aventura 4: Entrar un balance de cuenta y Aventura 5: Editar un formulario de factura existente.

C A P T U L O 2


2 - 2 3

Notas

C A P T U L O 3


3 - 1

Clientes Captulo 3

Iniciando Contabilidad DacEasy DacEasy Contabilidad Versin 11

Este captulo describe como crear y configurar los clientes. DacEasy actualiza la informacin acerca de sus clientes cuando registra una transaccin de cuentas por cobrar, facturas o recibos. DacEasy guarda totales histricos y los mantiene por tres aos. Si selecciona Si en el campo histrico, transaccin de clientes en la pantalla de Preferencias del Sistema, puede ver el historial total del detalle de las transacciones. Analizar este historial de datos le ayudar a planear sus ventas y estrategias de mercadeos para el futuro.

Despus de completar este captulo, sabr como:

Configurar un cliente.

Ver una transaccin histrica de un cliente.

Aadir una nota a una cuenta de cliente.

Entrar balances iniciales para sus clientes.

Imprimir el Directorio de clientes

C L I E N T E S


3 - 2

Aadir un Cliente Puede aadir un cliente por Configuracin Fcil o desde el men Edicin. Use la Configuracin Fcil, si solamente necesita entrar informacin bsica acerca de sus clientes. Para tener mayor ventaja de todas las caractersticas asociadas con clientes, necesitar entrar sus clientes por la pantalla de Editar Clientes.

Para configurar o editar un cliente en esta pantalla, escoja la opcin Edicin/Cliente desde el men de barra en la parte superior de la pantalla principal de DacEasy Contabilidad. Se desplegar la pantalla de Editar Cliente.

Fgura 3-1: Use la pantalla de Editar Clientes para entrar la informacin acerca de cada cliente.

La entrada de clientes en DacEasy est dividida en tres secciones, una referente a las informaciones de ubicacin y cmo contactar al cliente (Direccin), una correspondiente a las cuentas del cliente (Cuenta) y la ltima con informaciones de venta y de pago del cliente (Saldo). Estas secciones se describen ms adelante y se muestran sus respectivas pantallas.

C A P T U L O 3


3 - 3

Campos en la pantalla de editar clientes

Los siguientes campos se encuentran en el rea de Direccin en la pantalla para editar clientes

Cdigo Entre el cdigo para identificar el cliente en todo el sistema.

Para editar la informacin acerca de un cliente existente,

presione , aparecer la lista de todos los clientes y seleccione

el cliente que desea editar haciendo doble clic en el nombre del

mismo.

DacEasy clasifica los cdigos alfanumricos en la bsqueda de

Clientes y en los reportes. Una clasificacin alfanumrica

empieza con los caracteres izquierdos y se mueve al derecho

con toda consideracin a los valores numricos. Por ejemplo,

suponga que los nmeros de sus clientes son del 1-10. Cuando

imprima una lista de clientes clasificados por cdigos, los

clientes aparecern como sigue: 1, 10, 2, 3 y sucesivamente. El

diez va despus del uno porque es el primer carcter en el

campo en ambas clases. Por esta razn, es buena idea usar el

mismo nmero de dgitos para cada cliente cuando asigna

cdigos numricos. Por ejemplo, numere sus clientes 001, 002,

045, 105 y as sucesivamente.

Editando el cdigo. Este cdigo puede ser editado si necesita

asignar un cdigo diferente a este cliente. Presione Shift+F6

con el cliente apropiado desplegado y escriba en el nuevo cdigo

en la pantalla Buscar y Reemplazar Cdigo.

C L I E N T E S


3 - 4

Figura 3-2 : Edita el cdigo del cliente.

Nombre Entre el nombre del cliente.

Contacto

Si la informacin en el campo Nombre es el nombre de una

organizacin, entre el nombre de la persona que usualmente

contacte en este campo.

Direccin

Entre la direccin usada para facturar el cliente.

Email

Entre la direccin de email de su cliente, por ejemplo,

[email protected]

Ciudad, Estado, C. P.

Complete la direccin entrando la informacin designada en los

campos apropiados.

Impuesto

Si este Cliente est excento de impuestos, entre el nmero de

identificacin del impuesto del cliente en este campo.

C A P T U L O 3


3 - 5

Telfono 1 y Telfono 2.

Entre el nmero de telfono principal y el secundario que usa

para contactar este cliente.

Fax Entre el nmero de fax que use para este cliente.

Pas Entre El Pas del cliente.

La siguiente pantalla contiene los campos para agregar la Informacin de la Cuenta en editar clientes.

Figura 3-3: Permite insertar los datos para la cuenta del cliente.

Codigo y Nombre.

Muestra el cdigo y el nombre del cliente con el cual se est

trabajando.

Tipo de cuenta.

La informacin en este campo determina como DacEasy

maneja un balance de cliente. Tres tipos de cuentas estn

disponibles: Factura Abierta, Acumulado o de Contado. Si

extiende crditos, debe asignar Factura Abierta o Acumulado

C L I E N T E S


3 - 6

como el tipo de cuenta. Si no extiende crditos, asigne

Contado como el tipo de cuenta.

Abierto: Este tipo de cuenta mantiene la informacin por facturas individuales hasta que cada factura sea pagada totalmente. Cuando cierre un perodo contable, DacEasy limpia todas las facturas del reporte por antigedad y estados de cuentas que estn pagadas totalmente. Las facturas no pagadas se mantienen en estos reportes. Esta caracterstica le permitir imprimir detallado el reporte por antigedad y los estados de cuentas, listando cada factura no pagada.

Nota: Si un cliente est en una cuenta tipo Abierta y escoge seguir transaccin por detalle en la pantalla del Editar clientes / cuentas, puede ver el resumen histrico de la transaccin al

presionar desde el campo nombre. Aparecer una pantalla con la lista de todas las cuentas con sus nmeros, nombres, grupo, tipo, nivel, nmero de cuenta padre y si es o no reconciliable.

Para revisar el detalle de una lnea seleccionada, presione . Aparecer la pantalla de Editar Cuentas que se muestra en el captulo 2. La pantalla con el listado de cuentas, le permitir a la vez de editar una cuenta agregar una nueva solo debe presionar el botn agregar.

Acumulado: Este tipo de cuenta no mantiene facturas individuales despus de cerrar un perodo contable. DacEasy limpia todas las facturas pagadas del reporte por antigedad y en los estados de cuentas. Las facturas no pagadas para el perodo son consolidadas dentro de un solo balance, la cual es llevada dentro de el prximo perodo. Esta caracterstica le permite mantener un solo balance por perodo para sus clientes sin mantener informacin de facturas individuales.

Contado: Escoja este tipo de cuenta para los clientes que siempre pagan el total de las facturas al momento de la compra. La cuenta Contado del cliente nunca tiene un balance pendiente porque el crdito no es extendido para ellos (por ejemplo, no puede entrar una factura para un cliente de tipo contado).

C A P T U L O 3


3 - 7

Departamento de L/M.

Entre el nmero del departamento del Mayor General, si departamentaliza por clientes en la tabla de interface.

Configurando por departamentos. Cuando departamentalice por clientes, configure las cuentas controles para ventas, devoluciones en ventas y el costo de la mercanca vendida en la pantalla de Cuenta de interface. DacEasy usa estas cuentas Controles y el cdigo en este campo para determinar cual cuenta ser afectada cuando haga una venta a un cliente.

El nmero de la cuenta de interface para las ventas combinadas con el departamento del Mayor General para un cliente debe ser una cuenta de detalle existente en el catlogo de cuentas. Por ejemplo, suponga que su cuenta general de ventas es la 41 en la Cuenta de Interface. Si entra 01 en el campo MG Departamento a un cliente, el resultado de la cuenta de detalle de ventas, 4101, debe existir en el catlogo de cuentas. Cada cuenta de ventas debe tener una cuenta correspondiente de devoluciones y de costo de ventas. En este ejemplo, las devoluciones en ventas, 4201, y el costo de ventas, 5101, deben de existir.

Cuenta General Departamento Nmero

Cuenta de Detalle

41Ventas 01 4101 Ventas Residencial es

02 4102 Ventas de Oficina

03 4103Otras Ventas

42Devoluciones en Ventas 01 4201 Devols Residenciales

02 4202 Devoluciones de Oficina

03 4203Otras Devoluciones

51Costo de Ventas (Cv) 01 5101 CV Residenciales

02 5102 CV de Oficina

03 5103Otras Costos de Ventas

Fgura 3-4: Estructura de cuentas de MG para departamentalizar

Las ventas a todos los clientes codificados con el departamento 01 actualiza las cuentas de ventas, devoluciones en ventas y el costo de ventas para el departamento de ventas residenciales a clientes. Igualmente, todos los clientes codificados con el departamento 02 actualiza las cuentas de ventas, devoluciones en ventas y el costo de venta para el departamento de ventas de oficina a clientes. Con este tipo de departamentalizacin, puede

C L I E N T E S


3 - 8

mirar el estado de ganancias e inmediatamente identificar cual tipo de cliente genera las mayores ganancias.

Cuenta de Ingreso

DacEasy le permite especificar la cuenta usada con mas frecuencia durante la entrada de transacciones. Al hacer entradas en mdulo de Efectivo que requieren de la cantidad en moneda a ser aplicada a una cuenta en lugar de a una factura, DacEasy automticamente aplicar la cifra a la cuenta tecleada en este campo. Para entradas hechas a travs del Auxiliar de Cuentas por Cobrar, DacEasy automticamente insertar este nmero de cuenta como la contra cuenta a su cuenta de cuentas por cobrar. Puede editar la cuenta de ingreso de omisin durante la entrada de la transaccin.

Cuentas por Cobrar

Use este campo para especificar la cuenta Cuentas por Cobrar a actualizar cuando el balance del cliente cambia. Usando mltiples cuentas de Cuentas por Cobrar para proveerle con informacin detallada acerca de flujos de efectivo en el futuro.

Este campo esta por omisin a la cuenta de Cuentas por Cobrar en la caja de dilogo Cuentas de Interfaz pero puede ser editada. Para cambiar el valor en este campo, introduzca una cuenta de detalle valida o haga clic en para seleccionar una cuenta.

Tabla de Impuestos.

Muchos negocios cargan a sus clientes un impuesto de ventas

que es un porciento del monto total vendido. Los negocios

cobran el impuesto de ventas y, entonces, los pagan al

gobierno.

En algunos casos, los negocios pagan impuestos en compras por

los artculos comprados. En DacEasy, puede configurar tablas

de impuestos para diferentes porcentajes de impuestos. Para

cada tabla de impuestos, puede especificar cuales cuentas

quiere actualizar cuando DacEasy calcule el impuesto en una

factura.

Si carga a sus clientes impuestos de ventas, debe usar una

C A P T U L O 3


3 - 9

cuenta de pasivo de impuestos de ventas por pagar para

acumular el impuesto.

Con la tabla de impuestos de DacEasy, puede definir un

nmero ilimitado de tasas de impuestos para usarlos con sus

clientes. En lugar de entrar una tasa de impuestos para cada

cliente, entre una vez la tasa de impuesto en la tabla de

impuesto, entonces asigne un cdigo a cada cliente.

Esta caraterstica es invaluable cuando es necesario cambiar un

impuesto. Suponga que tiene 1,500 clientes en una ciudad y la

tasa de impuesto cambio de 7.0% a 7.25%. en lugar de

actualizar los 1,500 registros, necesitar solamente accesar a la

tabla de impuestos y cambiar la tasa para el cdigo apropiado.

Para buscar la tabla de impuesto, debe tener el cursor en el campo Tabla de impuesto y presionar el botn Buscar. Se desplegar la pantalla a continuacin.

Figura 3-5: Buscar Tabla de impuestos

Haga doble clic en el elemento que desee de la tabla de impuesto. Si el

elemento no est creado presione el botn de Agregar , e introduzca los datos en la pantalla de Editar Tabla Impuesto.

C L I E N T E S


3 - 1 0

Figura 3-6: Editar Tabla de Impuesto

Agregue la cuenta correspondiente al detalle pasivo del impuesto as como la cuenta correspondiente al impuesto sobre compras con sus respectivas tasas cambiarias.

Tabla de Trminos.

DacEasy usa la informacin de trminos cuando entre cada

cliente para calcular la fecha de vencimiento, los das de

descuentos y el monto que aparecer en las facturas.

Los trminos de ventas, llamados trminos de crditos, son los

trminos bajo los cuales un negocio requiere los pagos de sus

productos y servicios. Los trminos especifican, cuando el

balance est vencido y si un descuento es ofrecido por pronto

pago. Usualmente estos trminos incluyen la fecha de

vencimiento, la fecha de descuento y el monto del descuento si

paga en la fecha de descuento.

Por ejemplo, un pago de trmino comn es 2/10, Neto 30,

significando que si el cliente paga los das 10 de cada mes,

recibir un 2% de descuento. De lo contrario, el monto neto es

vencido los das 30. Usualmente un descuento incentiva pronto

pago.

C A P T U L O 3


3 - 1 1

Para buscar la tabla de trmino en Editar Clientes presione

Buscar, recuerde que su cursor debe estar en el campo Tabla de

Trminos antes de cliquear Buscar. Se desplegar la pantalla

Buscar trminos.

Figura 3-7: Lista los trminos ya establecidos con sus fechas de descuento, vencimiento y lmite

Si se desea agregar o editar un trmino de crdito haga clic en agregar si es para crear uno nuevo y en editar para modificar uno existente. Introduzca los datos de la pantalla Editar Cdigo de Trminos.

Figura 3-8: Editar Cdigo de Trminos

Digite el cdigo del trmino de crdito, este cdigo puede ser un nmero o la abreviatura del nombre del trmino, escriba una corta descripcin, escoja si es por nmero de das o por das al mes, digite el porciento del descuento, la cantidad de das para el descuento, a cuntos das vence, la fecha de cierre y si aplica o no al prximo mes el trmino en cuestin.

Mensaje

C L I E N T E S


3 - 1 2

La tabla de mensajes de DacEasy tiene dos funciones: (1)

imprimir frecuentemente mensajes usados en facturas entrando

un cdigo y (2) desplegar mensajes recordatorios acerca de

clientes especficos cuando entre transacciones.

Figura 3-9: La pantalla Editar cdigo de mensaje le permitir agregar o editar un mensaje en la tabla de mensaje del cliente.

Mientras mayor sea el nmero de clientes que trate con

mensajes, mayor ser la informacin a recordarle acerca de

cada uno de los clientes, tales como Chequear Lmite de Crdito

antes de Facturar o algo ms positivo, como Cliente de mucho

Tiempo.

Grupo de Precios.

Seleccione un grupo de precio para determinar si el cliente

recibe cantidades de tablas de precios. Cuando facture a un

cliente, DacEasy compara los grupos de precios del cliente

para d

Manual de Entrenamiento Daceasy

Documents

Transcript of Manual de Entrenamiento Daceasy