Manual de documentació administrativa
-
Upload
santiago-sales-galindo -
Category
Documents
-
view
236 -
download
0
Transcript of Manual de documentació administrativa
-
7/26/2019 Manual de documentaci administrativa
1/300
ACADMIA VALENCIANA DE LA LLENGUA
Valncia, 2011
-
7/26/2019 Manual de documentaci administrativa
2/300
COLLECCI MANUALS, 1
ACADMIAVALENCIANADELALLENGUA
Edita: Publicacions de lACADMIAVALENCIANADELALLENGUAAvinguda de la Constituci, 284. 46019 Valncia
[email protected] - www.avl.gva.es
Primera edici: mar del 2011Segona edici (corregida i ampliada): juny del 2011
Disseny i maquetaci: EspireliusImpressi: Grficas Alcoy
ISBN:Depsit Legal:
978-84-482-5581-1
A-445-2011
-
7/26/2019 Manual de documentaci administrativa
3/300
3
INTRODUCCI
Amb este MANUAL DE DOCUMENTACI ADMINISTRATIVA lAcadmia Valenciana dela Llengua inicia la collecci Manuals, que pretn abordar la problemtica
especfica que presenten determinats llenguatges sectorials. Lobjectiu desta
nova collecci s ajudar a trobar solucions als professionals de diversos
mbits, i no prescriure laplicaci dunes tesis determinades. Des de lAcadmia
Valenciana de la Llengua considerem que sn els professionals de cada sector
els que han de ratificar, definitivament, la validesa de les propostes que els
fem. O les que puguen fer, en el seu cas, els mateixos professionals. LAcadmia
pretn ser receptiva als suggeriments dels treballadors dels diversos mbits iactuar com a caixa de ressonncia perqu, a travs duna collaboraci activa,
es puguen fixar unes convencions lingstiques tils als usuaris. s una petici
que sha plantejat reiteradament en diverses jornades que ha organitzat
lAVL. I amb eixe esperit hem redactat el primer nmero desta collecci.
En el cas concret del llenguatge administratiu, objecte deste llibre, val a
dir que cada vegada ha anat adquirint ms entitat com a llenguatge despe-
cialitat. Aix s degut, sens dubte, a la importncia que el conjunt dadminis-
tracions concedix a la comunicaci fluida amb els ciutadans. Com a fruit dei-
xa preocupaci, sha fet un esfor global, des de les diverses administracions
pbliques, perqu el llenguatge utilitzat en les comunicacions administrati-
ves estiga desprovet de recaragolaments retrics o expressions ampulloses
i arcatzants, i especialment de qualsevol frmula imprecatria susceptible
de considerar-se humiliant o vexatria per al ciutad. Aix, per exemple, ara,
quan el ciutad sadrea a lAdministraci, s per a demanar o sollicitar
-
7/26/2019 Manual de documentaci administrativa
4/300
4
Introducci
alguna cosa, sense que haja de suplicar ni pregar res. Ni tampoc neces-
sita desitjar al destinatari de les seues peticions, ni que siga com a frmula
buida dacomiadament, que Du guarde a vost molts anys.
Des destos pressupsits, lAcadmia Valenciana de la Llengua, a travs de
la Secci dAssessorament Lingstic, ha considerat convenient implicar-se en
este procs de simplificaci i racionalitzaci del llenguatge administratiu amb
lelaboraci deste MANUALDEDOCUMENTACIADMINISTRATIVA. Lobjectiu ltim deste
manual s facilitar la comunicaci entre lAdministraci i els ciutadans. No sols
aportant uns models de referncia dels documents administratius ds msfreqent, amb esquemes, explicacions, fraseologia i exemples, sin tamb amb
moltes altres referncies complementries (com ara alguns captols dedicats a
ls de la lletra majscula, les abreviacions, els signes de puntuaci, els tipus de
lletra, els criteris de traducci i altres qestions dinters especfic) que facen
ms gil i cmoda la redacci de qualsevol document administratiu.
La fixaci de convencions grfiques contribux a racionalitzar el codi es-
crit, fent que el llenguatge siga ms clar i intelligible. Un s adequat destes
convencions evita, efectivament, la distribuci arbitrria de majscules, quedesvirtua la funci bsica deste tipus de lletra, que no s altra que diferenciar
entre els noms propis i els comuns; o la utilitzaci dabreviatures o sigles de
difcil comprensi per gran part dels ciutadans, que afigen innecessriament
elements de dificultat important a la comprensi del text.
La claredat i la simplificaci del llenguatge administratiu s molt ms que
una simple qesti destil. s una exigncia duna societat democrtica i una
obligaci de les administracions pbliques que aspiren a estar realment al ser-
vici del ciutad. Per aix, des de lAcadmia Valenciana de la Llengua, com a
instituci de la Generalitat, volem convidar les diverses administracions p-bliques lautonmica, la local i lestatal perqu apliquen els criteris i les
indicacions que cont el present manual. Estem convenuts que els ciutadans
valencians en resultaran clarament beneficiats.
ASCENSIFIGUERESGRRIZ
Presidenta de lAcadmia Valenciana de la Llengua
-
7/26/2019 Manual de documentaci administrativa
5/300
MODELS DE DOCUMENTS ADMINISTRATIUS
-
7/26/2019 Manual de documentaci administrativa
6/300
-
7/26/2019 Manual de documentaci administrativa
7/300
7
LACTA DE REUNI
CARACTERSTIQUES GENERALS DE LACTA DE REUNILacta de reuni s un document en qu es deixa constncia del que ha
ocorregut en una reuni dun rgan collegiat: incidncies, acords presos, etc.
Criteris generalsTot i que tradicionalment en les actes es tendia a descriure detalladament
les intervencions que tenien lloc en la reuni (i fins i tot a reproduir-les lite-
ralment), actualment es considera preferible un model dacta ms simplificat,
que constate noms els fets ms rellevants de forma sinttica. Aix, dacordamb este model de referncia, conv seguir els criteris de redacci segents:
Cal procurar presentar la informaci de forma clara i ordenada, per
mitj de ttols que permeten identificar clarament les diverses parts
del document, i utilitzar, quan siga convenient, un sistema de nume-
raci que facilite la lectura del document.
s recomanable usar el present dindicatiu, encara que lacta es redac-
te desprs de la reuni. Les actes han de reectir de forma neutral els fets que han tingut lloc en
una reuni; per aix, conv utilitzar formes verbals impersonals (Es reu-
nixen en la sala de juntes Queda aprovada lacta de la sessi anterior...).
Quant al tractament personal, cal utilitzar la tercera persona del
singular per a fer constar les diverses persones que intervenen en la
-
7/26/2019 Manual de documentaci administrativa
8/300
8
Lacta de reuni
reuni (El president dna la paraula a...); fins i tot en el cas del secre-
tari, encara que siga el redactor de lacta, conv utilitzar la tercera
persona per a referir-se a les seues prpies intervencions (La secretria
llig linforme...), si b en la frmula final sutilitza la primera persona
del singular (...estenc la present acta).
Estructura
1.Capalera.A fi didentificar adequadament lorganisme a qu pertanyel crrec que redacta lacta, cal utilitzar el paper corporatiu adequat
on conste el logotip de la instituci i les seues dades identificatives.
2.Identificaci de la reuni.En este apartat cal fer constar les dades
segents:
- El nom de lorganisme
- El nmero de la sessi
- El lloc
- La data- Lhora dinici
3.Assistents.El tractament habitual sol ser el de senyorosenyora; per
en el cas que, en funci del crrec pel qual assistixen a la reuni, cor-
responga als presents un tractament protocollari ms especfic, cal
consignar-lo amb la forma abreviada davant del nom.
Pel que fa a la disposici, en un primer bloc es fan constar els noms
i cognoms de les persones que han assistit a la reuni, encapalades
per la paraula ASSISTENTS, aix com el crrec que ocupen dins de
lrgan reunit (president,secretari,tresorer, etc.).
En un segon bloc, quan siga el cas, cal consignar els membres que
no han assistit a la reuni, especificant si han excusat o no la seua
assistncia, i les altres persones que, sense pertnyer al citat rgan,
per algun motiu tamb hi assistixen.
-
7/26/2019 Manual de documentaci administrativa
9/300
Manual de documentaci administrativa
9
4.Desenvolupament de la sessi.Cal fer constar levoluci de la reuni i
les intervencions ms rellevants de manera sintetitzada. s convenient
que lorde de desenvolupament es corresponga amb el de lorde del
dia, i amb este fi s til encapalar els diversos apartats amb ttols
que es corresponguen amb els punts de lorde del dia. Cal detallar en
cada cas, preferiblement en pargrafs independents, els acords presos
i el resultat de les votacions.
5.Frmula final. Habitualment se sol utilitzar alguna de les frmulessegents: Sala la sessi a les XX hores, de la qual, com a secretari,
estenc la present acta; o b El president ala la sessi a les XX hores,
de la qual, com a secretari, estenc esta acta.
6.Firma. Hi ha de constar tant la firma del secretari, a lesquerra, com
la del president, a la dreta, precedida de lexpressi Vist i plau:
ELSECRETARIDELASECCI Vist i plau
ELPRESIDENT
7.Annexos.Si s el cas, desprs de lacta prpiament dita, sadjunten
els documents a qu es faa referncia en lacta, adequadament
encapalats amb el ttol identificatiu corresponent dAnnex I,
Annex II, etc.
FraseologiaFrmules per a expressar lorde del dia:
Lectura i aprovaci, si s el cas, de lacta de la sessi anterior.
Assumptes de trmit. Examen (o estudi) de
Aprovaci de
Precs i preguntes.
Frmules per a descriure el desenvolupament de la sessi:
La presidenta obri la sessi i el secretari llig lacta de la reuni anterior.
-
7/26/2019 Manual de documentaci administrativa
10/300
10
Lacta de reuni
Saprova per unanimitat lacta de la sessi anterior.
La Sra. explica (o informa de, o exposa)...
El Sr. demana que conste en lacta la proposta de...
Frmules per a expressar els acords:
Lacta de la sessi anterior saprova per unanimitat dels assistents en
votaci ordinria.
Saprova el reglament sobre..., per... vots a favor i... en contra.
LAjuntament acorda adherir-se a... Saprova en votaci ordinria linforme de..., que sincorpora a lacta com
a annex nmero ..., per... vots a favor, ... abstencions i... vots en contra.
ESQUEMA DE LACTA DE REUNI
CAPALERA DE LORGANISME
TTOL
IDENTIFICACI DE LA REUNI
ASSISTENTS
DESENVOLUPAMENT DE LA REUNI
FRMULA FINAL
FIRMA
ANNEXOS
-
7/26/2019 Manual de documentaci administrativa
11/300
Manual de documentaci administrativa
11
EXEMPLE DACTA DE REUNI
COMISSI MUNICIPAL DECONOMIA I HISENDA
REUNI NM. 1/2006 DEL DIA 12 DE GENER DEL 2006
ASSISTENTS
President: LLUSLLORENSDOMNECH Secretari: ISIDRELPEZFANDOS Vocals: ANNAROSMORENO JOSEPMARTFERRANDIS MARIAGRANELLCOSTA FRANCESCMARSALES
A les 18.30 hores, es reunixen, en la sala de plens de lAjuntament de X, les per-sones indicades anteriorment per a celebrar la reuni nm. 1/2006 de la ComissiMunicipal dEconomia i Hisenda. En la reuni es troba tamb el Sr. Ignasi Comes, tcnicdUrbanisme de lAjuntament de X. El Sr. Ramon Peris Garcia i la Sra. Immaculada PlaEsteve excusen lassistncia.
1. Lectura i aprovaci, si s el cas, de lacta de la sessi anterior
El secretari llig lacta 11/2005, correponent a lltima sessi, que saprova per una-nimitat i sense esmenes.
2. Reajust dels imposts i taxes municipals per a lexercici 2006
El president de la Comissi explica la necessitat dajustar els principals impostsi taxes que afecten a tots els ciutadans a lincrement que ha experimentat lIPC el
2005. En este sentit assenyala que es proposa un augment del tres i mig per cent ambcarcter general.
Destaca tamb que sha volgut mantindre la pressi fiscal de la ciutat en la bandamitjana-baixa en relaci amb altres municipis de lentorn, i que la prioritat fonamentalha sigut consolidar i continuar millorant el marcat accent social i mediambiental de lesordenances fiscals de la ciutat. Com a exemples deixe esperit, cita que lIAE es podrpagar en quatre terminis, i limpost de circulaci, guals i fem, en dos terminis.
LOGOTIP INSTITUCIONAL
-
7/26/2019 Manual de documentaci administrativa
12/300
12
Lacta de reuni
La Sra. Maria Granell Costa, del Grup Municipal Independent, considera que shau-ria de fer un esfor ms gran per a reduir la pressi fiscal i buscar altres frmules alter-natives que permeten augmentar els recursos municipals que no afectaren de maneraindiscriminada a tots els ciutadans.
Sotmesa a votaci la proposta dincrement de les taxes i imposts municipals enun tres i mig per cent, saprova per quatre vots a favor, un en contra i una abstenci.
3. Altres qestions
El president informa de la recepci dun escrit del president de lAssociaci deComerciants del Nucli Antic, amb registre dentrada el dia 11 de gener, en qu sollicita
la participaci dun membre de la Corporaci en les Jornades per a la Promoci de lAr-tesania Tradicional. Ats que lorde del dia ja estava elaborat i enviat als membres de laComissi, sinforma que este punt ser tractat en la prxima reuni de la Comissi, quetindr lloc el prxim dia 19 de gener, a les 18.30 hores.
4. Precs i preguntes
No sen formula cap.
Sala la sessi a les 20.15 hores, de la qual, com a secretari, estenc la present acta.
ELSECRETARIDELASECCI Vist i plau, ELPRESIDENT
(firma) (firma)
-
7/26/2019 Manual de documentaci administrativa
13/300
13
LAVS
CARACTERSTIQUES GENERALS DE LAVSLavs s un document generalment amb un text breu que informa
dun fet les persones que hi puguen estar interessades, perqu actuen en
conseqncia.
Criteris generalsPel fet de ser una comunicaci breu adreada a un pblic ms o menys
ampli, en la redaci de qualsevol avs cal tindre en compte especialment
els aspectes que sindiquen a continuaci:
Cal estructurar la informaci de forma clara i ordenada, i procurar
expressar-la concisament.
Quant al tractament personal, per a lemissor pot utilitzar-se la forma
impersonal (Sinforma que...) o la primera persona del plural (Comu-
niquem que...), i per al destinatari, pot usar-se la segona persona de
plural (Podeu arreplegar les bases) o b la tercera del plural (Poden
arreplegar les bases).
Estructura1.Capalera.A fi didentificar adequadament lorganisme que fa lavs,
cal utilitzar el paper corporatiu adequat, on conste el logotip institu-
cional i el nom de lorganisme.
-
7/26/2019 Manual de documentaci administrativa
14/300
14
Lavs
2.Ttol.En este apartat cal escriure la paraula AVSde forma destacada
(fent servir un recurs tipogrfic adequat, com ara la majscula, la
negreta, un cos de lletra ms gran, etc.).
3.Cos.Este apartat cont la informaci del fet que es dna a conixer
(objectius, caracterstiques, requisits, horaris, llocs, terminis, etc.), aix
com les causes i les possibles solucions alternatives, en el cas que es
tracte dun fet perjudicial per a les persones afectades.
4.Firma.Segons les caracterstiques concretes de lavs, pot portar la
firma i el crrec de la persona que emet la comunicaci o b una
referncia al departament que emet lavs (la Direcci,el Departament
de Mrqueting,el Comit de Personal, etc.).
5.Dataci.Sha de fer constar amb lorde segent: la localitat, el dia (en
xifres), el mes (en lletres) i lany (en xifres i de manera completa).
Fraseologia Es comunica que
Es posa en coneixement de
Amb motiu de
Dacord amb
A causa de
Ats que
Lamentem comunicar que
Lamentem haver dinformar que Les persones interessades poden adrear-se a
Per a ms informaci
El termini de presentaci de sollicituds finalitza el dia
Cal presentar la documentaci segent:
-
7/26/2019 Manual de documentaci administrativa
15/300
Manual de documentaci administrativa
15
ESQUEMA DE LAVS
CAPALERA DE LORGANISME
TTOL
COS
FIRMA
DATACI
-
7/26/2019 Manual de documentaci administrativa
16/300
16
EXEMPLE DAVS
AVS
Es comunica a tot el personal que treballa en este centre que, per a dur a terme els tre-balls de revisi de les estacions transformadores dalta tensi, el prxim dia 18 de maighi ha previst un tall del subministrament elctric. Per esta ra, totes les mquines (ordi-nadors, servidors, fotocopiadores, etc.) connectades a la lnia elctrica estaran apaga-des a partir de les 15.30 h del prxim dijous dia 18 fins a les 8.00 hores de lendem.
El secretari general administratiu
(firma)
Valncia, 15 de maig del 2006
Lavs
LOGOTIP INSTITUCIONAL
-
7/26/2019 Manual de documentaci administrativa
17/300
17
LANUNCI
CARACTERSTIQUES GENERALS DE LANUNCILanunci s un document per mitj del qual es fa pblica una infor-
maci de carcter general. A diferncia de lavs que sol ser breu i din-
ters per a un grup limitat de persones, lanunci acostuma a tindre un
inters ms general i sinscriu habitualment en el marc dun procediment
administratiu.
Criteris generals
En la redacci de qualsevol anunci, pel fet que es tracta duna comunica-ci adreada a un pblic general, cal parar una especial atenci als aspectes
que sindiquen a continuaci:
La informaci sha destructurar de forma clara i ordenada, fent ser-
vir ttols descriptius del contingut de cada apartat, de manera que
lestructura visual del document permeta fer-ne una lectura rpida i
localitzar cmodament la informaci que interesse. Quan siga possi-
ble, a fi de reforar la claredat expositiva, pot ser til posar nmeros,
lletres dorde o altres recursos tipogrfics que identifiquen les diverses
parts duna enunciaci.
Quant al tractament personal, cal utilitzar la tercera persona del
present dindicatiu en forma impersonal (Es comunica que...).
-
7/26/2019 Manual de documentaci administrativa
18/300
18
Lanunci
Estructura1.Capalera.A fi didentificar adequadament lorganisme que fa lanunci,
cal utilitzar el paper corporatiu adequat, on conste el logotip institu-
cional i el nom de lorganisme.
2.Ttol.Cal escriure lobjecte de lanunci (de licitaci, de contractaci
laboral,dajudicaci de contracte dobres, etc.)fent servir un tipus de
lletra que destaque (en majscula, en negreta, en un cos ms gran,
etc.).
3.Cos.Este apartat cont la informaci detallada del fet que es dna a
conixer (caracterstiques de lobra, requisits, condicions de les con-
tractacions, llocs, terminis, etc.).
4.Peu. Quan siga pertinent, shi ha de fer constar ladrea i lhorari
datenci al pblic. Segons les caracterstiques concretes de lanunci,
es pot fer constar tamb la dataci i el crrec de la persona respon-
sable de lanunci (el director general de Personal,el regidor delegatdInfraestructura,la subsecretria de la Presidncia, etc.).
Fraseologia Es comunica que
Es posa en coneixement de
Amb motiu de
Dacord amb
Ats que
Les persones interessades poden adrear-se a
La llista de persones admeses es far pblica
Per a ms informaci
El termini de presentaci de sollicituds finalitza el dia
Cal presentar la documentaci segent:
La llista de persones admeses es far pblica
-
7/26/2019 Manual de documentaci administrativa
19/300
Manual de documentaci administrativa
19
ESQUEMA DE LANUNCI
CAPALERA DE LORGANISME
TTOL
COS
PEU
-
7/26/2019 Manual de documentaci administrativa
20/300
20
Lanunci
EXEMPLE DANUNCI
ANUNCI DE CONTRACTACI LABORAL DE PERSONALPER ALS PUNTS DASSISTNCIA AL CONTRIBUENTDURANT LA CAMPANYA DE LIMPOST
SOBRE LA RENDA DE LES PERSONES FSIQUES
Per al correcte desenvolupament de la Campanya de la Renda 2005, que es fardurant els mesos de maig i juny del 2006, organitzada per la Generalitat Valencianaen collaboraci amb lAgncia Estatal de lAdministraci Tributria, i davant de laimpossibilitat que el personal desta Direcci General puga dur a terme les tasquesprpies de la dita campanya, es fa imprescindible la contractaci de personal externcapa dafrontar les tasques de contingut tcnic i tributari molt especfic que es
produxen en el referit perode de temps, sense ampliar la plantilla fixa desta direccigeneral, de manera que els servicis ordinaris de la Conselleria es troben coberts pelpersonal propi desta ltima.
A fi de complementar la dotaci de personal de lrea de Tributs de la ConselleriadEconomia, Hisenda i Ocupaci per a la provisi dels Punts dAssistncia al Contri-buent habilitats per la Generalitat Valenciana per a la Campanya de la Renda 2005,la Direcci General de Tributs ha previst la contractaci de personal extern per alperode comprs entre el 15 dabril i el 30 de juny del 2006, llevat que sestablisca untermini distint de duraci per a la present campanya.
Lhabilitaci destos punts, que en seran trenta-tres, constitux un dels compro-misos adquirits per la Conselleria dEconomia, Hisenda i Ocupaci, a travs de laDirecci General de Tributs, amb lAdministraci tributria de lEstat, en el marc delsacords de collaboraci entre lEstat i les comunitats autnomes duts a terme en el
si de la Comissi Mixta de la Gesti Tributria.El nombre de llocs de treball que es requerixen per a atendre els punts indicats
anteriorment ser de cinquanta, distributs de la forma que sindica en lannex 1.Valncia, 18 de desembre del 2005. El director general de Tributs: Hiplit Bas Valls.
LOGOTIP INSTITUCIONAL
-
7/26/2019 Manual de documentaci administrativa
21/300
21
LA CARTA
CARACTERSTIQUES GENERALS DE LA CARTALa carta s un document de carcter interpersonal que sutilitza per a
comunicar temes de contingut general, no relacionats amb la tramitaci
dun procediment administratiu.
Criteris generalsLa carta t una estructura molt flexible, ja que permet tractar qualsevol
tema i adrear-se tant a una persona com a un organisme o instituci. Com
a elements caracteritzadors de la carta, poden destacar-se els segentscriteris generals:
Adequaci del grau de formalitat al tipus de relaci que hi haja entre
els interlocutors.
Adequaci de les frmules de salutaci i despedida, aix com el tracta-
ment personal al destinatari (tu, vs, vost), al to general de la carta.
Estructuraci lgica del contingut de la carta per mitj de pargrafs breus.
Claredat i precisi en lexposici de les idees.
Estructura1.Capalera. Encara que puga tindre un carcter menys formal que
altres documents, les cartes adreades per qualsevol funcionari o cr-
rec pblic han destar impreses en paper corporatiu oficial, on conste
-
7/26/2019 Manual de documentaci administrativa
22/300
22
La carta
el logotip institucional, a fi que puga identificar-se adequadament
lorganisme al qual pertany lemissor de la carta.
2.Identificaci del destinatari.Cal identificar el destinatari de la carta
de manera diferent segons siga un particular (nom i cognoms, adrea,
codi postal i poblaci) o un crrec pblic o funcionari (nom de lorga-
nisme, departament, noms i cognoms, adrea, codi postal i poblaci).
Les dades identificatives es colloquen en la part superior de la carta,
si b poden disposar-se en la part esquerra o en la part dreta, demanera que coincidisquen amb la finestreta del sobre en qu shaja
de trametre.
3.Salutaci.Cal adequar la salutaci al to general de la carta i a la relaci
existent entre els interlocutors. Per tant, segons els grau de formalitat
pot triar-se qualsevol de les frmules que sindiquen tot seguit:
Solemne: Distingit senyor / Distingida senyora.
Respectuosa: Senyor / Senyora.
Cordial: Benvolgut amic (o company)/ Benvolguda amiga (o companya).
Desprs de la frmula de salutaci, pot posar-se b una coma o
b dos punts, i prosseguir la comunicaci en un pargraf diferent.
4.Cos.Cal estructurar la informaci de forma ordenada. Aix, en primer
lloc, conv exposar els motius pel quals senvia la carta; a continuaci,
els fets, els arguments o les consideracions que siguen convenients,
i, finalment, una conclusi (ja siga una petici o una sntesi del que
sha exposat).5.Frmula de despedida.Ha de guardar una correspondncia amb la
frmula de salutaci triada, en consonncia amb el to general de la
comunicaci:
Solemne:Aprofite locasi per a saludar-vos ben atentament / Apro-
fite lavinentesa per a mostrar-vos la meua consideraci personal.
-
7/26/2019 Manual de documentaci administrativa
23/300
Manual de documentaci administrativa
23
Respectuosa: Ben atentament / Atentament.
Cordial: Cordialment / Una salutaci cordial.
Desprs de la frmula de despedida, se sol posar una coma si
enllaa amb la firma; en el cas que no enllace, es tanca amb un punt.
6.Firma.Inclou tres apartats:
Firma manuscrita
Nom i cognoms de lemissor
Crrec que ocupa o departament a qu pertany
7.Dataci.Sha de fer constar la localitat i la data: el dia (expressat en
xifres), el mes (en lletres) i lany (en xifres i de manera completa).
8.Informaci addicional. Si cal, pot afegir-se alguna informaci com-
plementria que es considere til (com ara referncies a documents,
annexos, etc.) al peu de lescrit, amb la sigla PD (postdata), seguida
de dos punts.
Fraseologia En resposta a la seua carta de
En referncia a lescrit enviat per vost, amb data
Vull comunicar-li que
Em plau informar-lo que
Vos comuniquem que
El motiu desta carta s demanar-vos que
A fi de vos demanem que Per tot aix, volem demanar-li que
Li agrasc de bestreta que
Em veig obligat a informar-lo que
Lamentem haver de comunicar-li que
Quedem a la seua disposici per a tot el que necessite
-
7/26/2019 Manual de documentaci administrativa
24/300
24
La carta
ESQUEMA DE LA CARTA
CAPALERA DE LORGANISME
IDENTIFICACI DEL DESTINATARI
SALUTACI
COS
FRMULA DE DESPEDIDA
FIRMA
DATACI
INFORMACI ADDICIONAL
-
7/26/2019 Manual de documentaci administrativa
25/300
Manual de documentaci administrativa
25
EXEMPLE DE CARTA
Sr. Josep Ferrer ReigC/ Llarg, 2-646117 Btera
Distingit senyor,
Li comuniquem que durant els prxims dies es dur a terme un estudi amb els alumnesdel Collegi Pblic Lloma del Mas, en el qual est matriculat el seu fill. Els resultats delestudi sn completament annims. En el cas que no vullga que el seu fill hi participe,noms cal que ho comunique al centre (per escrit o per telfon).
Es tracta dun estudi realitzat per la Conselleria de Cultura, Educaci i Esport per a dura terme una investigaci que t com a objectiu millorar el rendiment escolar. Lestudies fa en collaboraci amb la Universitat de Valncia i lIVAQE (Institut Valenci per a
lAvaluaci de la Qualitat Educativa). Bsicament, este treball vol analitzar la relacique hi ha entre el rendiment motor i el rendiment acadmic. Amb este objecte, shandissenyat una srie de proves especfiques, que posteriorment seran sotmeses a untractament estadstic per a poder determinar la seua relaci.
Les proves previstes sn les segents:- Coordinaci culo-manual (construcci duna torre de cubs).- Percepci del moviment (llanament a la diana).- Prova de grafomotricitat (reproducci calligrfica).- Prova de dibuix (reproducci dun model).- Habilitat mental verbal (qestionari BADYG).- Aptitud numrica (qestionari BADYG).
Atentament,
(firma)Empar Castellar PalauDirectora del centre
Btera, 20 de setembre del 2006
LOGOTIP INSTITUCIONAL
-
7/26/2019 Manual de documentaci administrativa
26/300
-
7/26/2019 Manual de documentaci administrativa
27/300
27
EL CERTIFICAT
CARACTERSTIQUES GENERALS DEL CERTIFICATEl certificat s un document a travs del qual un funcionari pblic com-
petent o persona autoritzada dna fe dun fet, del contingut dun document,
de les circumstncies que consten en arxius, registres, llibres dactes, etc.
Criteris generalsEl certificat seguix una estructura constant i sajusta bsicament als
trets de funcionalitat i de formalitat que caracteritzen les comunicacions
oficials. Els dos aspectes ms destacables sn els segents:
To formal i concs, a causa del seu valor de comunicaci ocial feta
per un crrec.
El tractament personal: per a lemissor, sutilitza la primera persona del
singular (certifique, firme, etc.), i per al destinatari, la tercera persona.
Estructura
1.Capalera.Per a la identificaci de lorganisme que expedix el certifi-cat, cal utilitzar el paper corporatiu corresponent on conste el logotip
de la instituci i les seues dades identificatives.
2.Dades de lemissor.En este apartat es fan constar les dades segents:
el nom i els cognoms de la persona que expedix el certificat, seguit
del crrec que ocupa.
-
7/26/2019 Manual de documentaci administrativa
28/300
28
El certificat
3.Certificaci.Este apartat, que constitux el nucli del certificat, sintro-
dux amb la paraula CERTIFIQUE, en majscules, seguida de dos punts
i de la conjunci Que(amb majscula inicial), i tot seguit sespecifica
lobjecte de la certificaci.
4.Frmula de certificaci.Esta frmula final s fixa, per pot presentar
algunes variacions (v. FRASEOLOGIA). En el cas de documents drgans
collegiats (com ara actes), cal fer constar si la certificaci es fa abans
de laprovaci de lacta.
5.Firma. Hi ha de constar la firma de qui certifica i, eventualment, pot
aparixer tamb, a la dreta, la firma de qui dna la conformitat amb
la frmula Vist i plau, i en la part inferior el crrec (introdut per mitj
de larticle determinat), seguit de la firma i el nom i els cognoms.
6. Dataci.En este apartat cal fer constar la localitat i la data: el dia
(en xifres), el mes (en lletres) i lany (en xifres i de manera completa).
FraseologiaFrmules per a introduir lobjecte de la certificaci:
Que, dacord amb la documentaci que tenim en este servici, el senyor...
Que, dels antecedents que consten en els nostres arxius, es desprn que...
Que la senyora... ha seguit amb aprofitament el curs de...
Frmules de certificaci:
I perqu conste, firme el present certificat.
I perqu conste, i a petici de la persona interessada, firme estecertificat.
I perqu conste, i a lefecte de..., firme este certificat amb el vistiplau de...
I perqu conste i tinga els efectes que corresponguen, firme este
certificat.
-
7/26/2019 Manual de documentaci administrativa
29/300
Manual de documentaci administrativa
29
ESQUEMA DEL CERTIFICAT
CAPALERA DE LORGANISME
DADES DE QUI ESTN EL CERTIFICAT
OBJECTE DE LA CERTIFICACI
FRMULA DE CERTIFICACI
FIRMA
DATACI
-
7/26/2019 Manual de documentaci administrativa
30/300
30
El certificat
EXEMPLE DE CERTIFICAT
Rosa Planells Iborra, cap del Servici de Personal de lAjuntament dIbi,
CERTIFIQUE: Que Joan Ballester Peris treballa en lrea de Parcs i Jardins de lAjunta-ment dIbi com a auxiliar administratiu des del dia 1 de mar del 2005.
I, perqu aix conste, firme el present certificat.
(firma)
Valncia, 7 de novembre del 2005
LOGOTIP INSTITUCIONAL
-
7/26/2019 Manual de documentaci administrativa
31/300
31
LA CIRCULAR
CARACTERSTIQUES GENERALS DE LA CIRCULARLa circular s una disposici dun rgan superior de lAdministraci
sobre lorganitzaci interna i el funcionament dels servicis que en depenen
dirigida a tots o gran part dels subalterns.
Criteris generalsLa circular, pel fet de tindre molts destinataris, t un carcter ms
impersonal que la carta, tot i que a vegades, a travs de fusions amb
bases de dades, s possible crear una aparena de personalitzaci. Permetel tractament de temes molt diversos, si b habitualment sutilitza per a
donar informaci, per a formular una invitaci o per a sollicitar alguna
contribuci. La redacci de la circular, per tant, s ms complexa que la
daltres documents administratius que sajusten a uns esquemes ms rgids.
Com a norma general, cal tindre en compte els aspectes segents a lhora
de redactar circulars:
Adequaci de la llengua al grau de formalitat que es vullga imprimir a la
comunicaci. En general, el to de les circulars sol ser respectus i neutre.
Adequaci al to general de la circular de les frmules de salutaci i de
despedida i del tractament personal. Com que entre els destinataris
pot haver-hi tant hmens com dones, pot resultar til el tractament
de vs per a evitar desdoblaments de gnere.
-
7/26/2019 Manual de documentaci administrativa
32/300
32
La circular
Estructuraci lgica del contingut de la circular per mitj de pargrafs
breus i separats: introducci del motiu, exposici de fets, arguments
o consideracions i conclusi a partir duna sntesi, una petici, una
proposta, etc.
Claredat i precisi en lexposici de les idees.
Estructura
1.Capalera. Encara que puga tindre un carcter menys formal quealtres documents, les circulars han destar impreses en paper corpora-
tiu oficial, on conste el logotip institucional, a fi que puga identificar-
se adequadament lorganisme al qual pertany lemissor de la circular.
2.Salutaci. La circular ha de dur una frmula de salutaci adequada
al to de la relaci que sexpresse en el cos de la comunicaci i ha
despecificar les dos variants morfolgiques del gnere, masculina
i femenina, ja que el text sadrea a destinataris diversos, hmens i
dones. Les frmules ms habituals sn distingit/ida senyor/a(o sim-plement senyor/a).
Desprs de la frmula de salutaci, pot posar-se b una coma o b
dos punts, i prosseguir la comunicaci en un altre pargraf.
3.Cos. Cal estructurar la informaci de forma ordenada. Aix, en pri-
mer lloc, conv exposar els motius pel quals senvia la circular; a
continuaci, els fets, els arguments o les consideracions que siguen
convenients, i finalment una conclusi en qu se sintetitze lobjecte
de la circular.
4.Frmula de despedida. Ha de guardar una correspondncia amb la fr-
mula de salutaci triada, en consonncia amb el to general de la comuni-
caci. En els casos de ms solemnitat o distanciament, poden utilitzar-se
frmules com ara aprofite locasi per a saludar-vos ben atentamento b
aprofite lavinentesa per a mostrar-vos la meua consideraci personal. I, en
-
7/26/2019 Manual de documentaci administrativa
33/300
Manual de documentaci administrativa
33
els casos en qu hi haja una relaci ms gran entre lemissor de la circular
i els destinataris, atentament o ben atentament.
Desprs de la frmula de despedida, se sol posar una coma si enllaa
amb la firma; en el cas que no hi enllace, es tanca amb un punt.
5.Firma.Inclou tres apartats:
Firma manuscrita. Encara que pot ometres o reemplaar-se per una
rbrica escanejada.
Nom i cognoms de lemissor. Crrec que ocupa o departament a qu pertany.
6.Dataci.Sha de fer constar la localitat i la data: el dia (expressat en
xifres), el mes (en lletres) i lany (en xifres i de manera completa).
7.Informaci addicional.Si cal, pot afegir-se alguna informaci com-
plementria que es considere til (com ara referncies a documents,
annexos, etc.) al peu de lescrit, amb la sigla PD (postdata), seguida
de dos punts.
Fraseologia Vull comunicar-vos que
Em plau informar-vos que
Vos comuniquem que
El motiu desta carta s demanar-vos que
A fi de vos demanem que
Per tot aix, volem demanar-vos que
Em veig obligat a informar-vos que
Lamentem haver de comunicar-vos que
Quedem a la vostra disposici per a tot el que necessiteu
Si desitgeu ms informaci...
Quedem a la vostra disposici per a tot el que necessiteu.
Vos agram molt linters que heu mostrat/el temps que ens ha dedicat...
-
7/26/2019 Manual de documentaci administrativa
34/300
34
La circular
ESQUEMA DE LA CIRCULAR
CAPALERA DE LORGANISME
REFERNCIA
SALUTACI
COS
FRMULA DE DESPEDIDA
FIRMA
DATACI
INFORMACI ADDICIONAL
-
7/26/2019 Manual de documentaci administrativa
35/300
Manual de documentaci administrativa
35
EXEMPLE DE CIRCULAR
Ref.: 1.355/2006
Senyor / Senyora,
Volem informar-vos que lInstitut Valenci de Renovaci Tecnolgica ha organitzat lesVI Jornades de Programari Lliure, que se celebraran el prxim dia 24 de novembre enla sala dactes de la Facultat dInformtica de la Universitat Politcnica de Valncia.
Estes Jornades tenen com a objectiu fonamental informar sobre les principals aplica-cions disponibles en programari lliure i reflexionar sobre les possibilitats dimplantacien la societat valenciana.
Vos adjuntem el programa de les Jornades confiant que seran del vostre inters. Sidesitgeu assistir-hi, cal que envieu, adequadament omplida, la butlleta que hi ha en el
mateix programa a ladrea indicada abans del dia 6 de novembre. El dia 15 de novem-bre es notificaran les sollicituds que han sigut admeses.
Moltes grcies per la vostra atenci.
Atentament,
(firma)
Llusa Mart SenentSecretria dorganitzaci
Valncia, 19 doctubre del 2006
LOGOTIP INSTITUCIONAL
-
7/26/2019 Manual de documentaci administrativa
36/300
-
7/26/2019 Manual de documentaci administrativa
37/300
37
LA CITACI
CARACTERSTIQUES GENERALS DE LA CITACILa citaci s un document a travs del qual es requerix la presncia dalg
en un lloc i en una data determinats, a fi de realitzar un trmit administratiu.
Si el dia i lhora estan establits, la citaci sanomena a dia cert, i en el cas
que la persona citada dispose dun termini i dun horari per a presentar-se
davant de lAdministraci, la citaci sanomena a termini.
Criteris generals
La redacci de les citacions sajusta a un esquema fix, on prevalenbsicament els trets de funcionalitat i formalitat que caracteritzen les
comunicacions oficials. Com que es tracta duna comunicaci oficial feta
per un crrec, el to ha de ser formal i concs.
Quant al tractament personal, cal utilitzar la primera persona del singu-
lar (jo) per a lemissor i la tercera persona del singular (vost) o la segona
del plural (vs) per al destinatari.
Estructura1.Capalera. A fi didentificar adequadament lorganisme que fa la
citaci, cal utilitzar el paper corporatiu adequat, on conste el logotip
institucional i el nom de lorganisme.
2.Identificaci del document.Normalment, se sol posar, en el marge
superior dret, un codi intern de lorganisme emissor per a identificar
-
7/26/2019 Manual de documentaci administrativa
38/300
38
La citaci
adequadament el document, que sintrodux amb labreviatura Ref.
(de la paraula referncia).
3.Identificaci del destinatari.Les dades que identifiquen el destinatari
de la citaci (nom i cognoms, adrea i codi postal i ciutat) se situen
en el marge superior esquerre, davall de la capalera de lorganisme
que emet la citaci, si b, en el cas que shaja de trametre amb un
sobre amb finestreta, poden disposar-se en el lloc adequat per a fer-
les correspondre amb lespai reservat a lefecte.
4.Cos.Cal fer constar lassumpte que motiva la citaci, aix com el lloc
on se cita, la data i lhora. Quan lassumpte aix ho requerix, shan
de fer constar tamb les disposicions legals que shi apliquen, la
documentaci que cal aportar i les conseqncies que derivarien si
la persona citada no compareguera.
5.Firma.Sha dindicar el crrec de la persona que firma la citaci, la
rbrica i, finalment, el nom i els cognoms.
6.Dataci.Sha de fer constar la localitat i la data: el dia (expressat en
xifres), el mes (en lletres) i lany (en xifres i de manera completa).
Fraseologia Dacord amb la resoluci
El/Vos cite perqu comparega/comparegueu
Li/Vos demane que es presente/vos presenteu en
Li/Vos demane la vostra presncia per a
El/Vos requerisc perqu comparega/comparegueu
Ha/Heu daportar la documentaci que es detalla a continuaci
Documentaci que cal aportar
Si no es presenta/vos presenteu
En el cas que no comparega/comparegueu
La incompareixena comportar
-
7/26/2019 Manual de documentaci administrativa
39/300
Manual de documentaci administrativa
39
ESQUEMA DE LA CITACI
CAPALERA DE LORGANISME
IDENTIFICACI DEL DOCUMENT
IDENTIFICACI DEL DESTINATARI
COS
FIRMA
DATACI
-
7/26/2019 Manual de documentaci administrativa
40/300
40
La citaci
EXEMPLE DE CITACI
Ref.: 243
Sr. Diego Serra Ortells i Sra. Marina Navarro VallsAv. de Pi i Margall, 13-846100 - Burjassot
Dacord amb el procediment establit en el Reglament del centre per a laplicaci demesures disciplinries, els convoquem a una entrevista amb el director i el cap destudisen el despatx del director del mateix centre, carrer de Josep Cars, 5, el dia 19 doctubredel 2006, a les 18.00 hores, per a tractar les incidncies a qu ha donat lloc el compor-tament del seu fill, lalumne Diego Serra Navarro.
El director del centre
(firma)
Manuel Valls Sorn
Burjassot, 10 doctubre del 2006
LOGOTIP INSTITUCIONAL
-
7/26/2019 Manual de documentaci administrativa
41/300
41
EL CONVENI
CARACTERSTIQUES GENERALS DEL CONVENIEl conveni s un document per mitj del qual dos o ms parts esta-
blixen uns acords de collaboraci per a la consecuci duns objectius que
redunden en benefici mutu.
Criteris generalsEl conveni s un document que firmen els mxims representants de dos
o ms institucions. Es tracta, per tant, dun document molt formal, a vega-
des revestit fins i tot duna certa solemnitat. La gran diversitat de matriesque poden abordar-se en un conveni fa que es tracte dun document molt
obert; amb tot, cal tindre en compte algunes qestions generals que ajuden
a redactar-lo correctament:
Les diverses parts que conformen el conveni shan dindicar de
manera clara, amb ttols que permeten visualitzar-ne fcilment el
contingut.
Els ttols de les clusules del conveni shan dindicar en nombres
ordinals, preferentment sense abreviar i destacats tipogrficament.
Quant al tractament personal, per a referir-se tant a les institucions
com als seus representants, sutilitza la tercera persona del present
dindicatiu (Que la Universitat s una entitat...).
-
7/26/2019 Manual de documentaci administrativa
42/300
42
El conveni
Estructura1.Capalera. Per a identificar adequadament les parts que firmen un
conveni, cal inserir en la capalera de la primera pgina els logotips
de les institucions que hi participen, dacord amb les seues normes
didentificaci corporativa.
2.Ttol. En el mateix ttol han de quedar reflectits els noms de les
diverses institucions i lobjecte principal del conveni. Conv utilitzar
una tipografia que el destaque de la resta del text (en majscula, ennegreta, en un cos ms gran, etc.).
3.Participants. Introduts amb la paraula COMPAREIXEN o REUNITS,
cal indicar el nom de les institucions que participen en el conveni, el
codi didentificaci fiscal, el domicili legal i el nom i cognoms de les
persones que firmen el conveni, especificant el crrec que detenen
en la instituci que representen. s habitual tamb un reconeixement
exprs de la mtua capacitat dobrar, que actua com a frmula din-
troducci al cos del conveni.
4.Cos.El cos del conveni consta de dos parts: lexposici de voluntats i
les clusules. El primer apartat, lexposici de voluntats, se sol iniciar
amb les paraules EXPOSENo MANIFESTEN, i a continuaci sespeci-
fiquen els antecedents i lobjecte del conveni, aix com la legislaci
que shi aplica.
5.Clusules. Les clusules sintroduxen generalment amb la paraula
CLUSULES, encara que tamb sen poden utilitzar daltres com araPACTES o ACORDS. Cada clusula se sol introduir amb un nombre
ordinal, escrit en lletres, i amb un titolet especfic que informe del
contingut (objecte del conveni,duraci,prrroga,rescissi, etc.).
6.Frmula final.Se sol utilitzar una expressi molt fixada a travs de
la qual les parts firmants del conveni fan constar el seu comproms
-
7/26/2019 Manual de documentaci administrativa
43/300
Manual de documentaci administrativa
43
de complir els acords (I en prova de conformitat amb tot el que sha
establit, firmen este document per triplicat).
7.Firmes. Sha dindicar, en primer lloc, la referncia a la instituci;
desprs, la rbrica, i, finalment, el nom i els cognoms dels firmants.
Daltra banda, a ms de les firmes prpiament dites, cal que els
representants de les institucions estampen la seua rbrica en els
marges de la resta de pgines, a fi dautenticar el document.
8.Dataci.Sha de fer constar la localitat i la data: el dia (expressat en
xifres), el mes (en lletres) i lany (en xifres i de manera completa).
Fraseologia Conveni especfic entre i
Conveni marc de collaboraci entre i
Duna banda i de laltra
Dara en avant
En nom i representaci de Amb poders suficients per a
Reconeixent-se mtuament capacitat jurdica suficient
I en prova de conformitat amb tot el que sha establit, firmen este docu-
ment per triplicat
-
7/26/2019 Manual de documentaci administrativa
44/300
44
El conveni
ESQUEMA DEL CONVENI
CAPALERA
TTOL
PARTICIPANTS
COS
FRMULA FINAL
FIRMES
DATACI
-
7/26/2019 Manual de documentaci administrativa
45/300
Manual de documentaci administrativa
45
EXEMPLE DE CONVENI
CONVENI DE COLLABORACI ENTRE LINSTITUT VALENCI DESTUDISI RECERQUES I LA UNIVERSITAT JAUME I PER A LELABORACI
DEL TREBALL DOCUMENTS PER A LA HISTRIADE LA CULTURA VALENCIANA MEDIEVAL
REUNITS
Duna banda, lInstitut Valenci dEstudis i Recerques (dara en avant, IVER), amb CIFS-4600014-F, amb seu a Valncia, en la plaa del Centenar de la Ploma, 5, i en el seunom i representaci la Sra. Beatriu Gomis Ferrer, que actua en qualitat de directora.
Duna altra banda, la Universitat Jaume I, amb CIF Q-6250003-H, i domicili a Cas-tell de la Plana, avinguda Vicent Sos Baynat, s/n Campus de Riu Sec, i en el seunom i representaci el Sr. Ramon Llop Fandos, rector magnfic de la Universitat JaumeI, que actua en nom i representaci deste organisme amb poders suficients per a la
realitzaci deste acte.
Els dos representants, reconeixent-se mtuament capacitat jurdica suficient,
EXPOSEN
PRIMER. Que la Universitat Jaume I s una entitat de dret pblic que realitza acti-vitats de formaci, investigaci i desenvolupament cientfic i tecnolgic, i est inte-ressada a collaborar amb els sectors socioeconmics per a assegurar el complimentdels seus fins, la formaci i la investigaci, i contribuir aix al desenvolupament sociali econmic.
SEGON. Que lIVER t com a funci principal lelaboraci i la promoci destudisque contribusquen a millorar el coneixement de la histria dels valencians i de la seuarealitat actual.
TERCER. Que tant lIVER com la Universitat Jaume I estan dacord a establir lamtua collaboraci en el camp de la investigaci histrica.
I per a fixar les condicions dacord amb les quals sha de prestar esta collaboraci,acorden este conveni singular, que es regir per les segents
LOGOTIP INSTITUCIONAL
-
7/26/2019 Manual de documentaci administrativa
46/300
46
El conveni
CLUSULES
PRIMERA.OBJECTE DEL CONVENIEste conveni t com a objectiu la realitzaci, per part del professor de la Universitat
Jaume I Dr. Francesc Garcia Querol, del Departament de Dret Privat, del treball Docu-ments per a la histria de la cultura valenciana medieval. Este treball es realitza asollicitud de lIVER.
SEGONA.CONDICIONS DACCEPTACI DEL TREBALLLa Universitat Jaume I i el professor Dr. Francesc Garcia Querol accepten realitzar
lestudi sollicitat dacord amb les condicions estipulades en els annexos del presentcontracte.
TERCERA.DURACIEl termini durant el qual es duran a terme els treballs objecte deste conveni ser de
36 mesos, comptadors a partir de la data de la firma del conveni.
QUARTA.PRRROGA, MODIFICACI I RESCISSI DEL CONVENIEste conveni es pot prorrogar per acord exprs de les parts, pel perode de temps i
amb les condicions econmiques que de com acord sestablisquen.Les parts poden denunciar o modificar este document en qualsevol moment per
mutu acord.
QUINTA.JURISDICCI
LIVER i la Universitat Jaume I es comprometen a resoldre de manera amistosa qual-sevol desacord que puga sorgir en el desenvolupament deste acord.
En cas de conflicte, les dos parts acorden sotmetres als tribunals de Valncia, ambrenncia al seu fur.
I en prova de conformitat amb tot el que sha establit, firmen este document pertriplicat.
Per la Universitat Jaume I Per lIVER
(firma) (firma)
Sr. Ramon Llop Fandos Sra. Beatriu Gomis Ferrer
Castell, 14 de desembre del 2006
-
7/26/2019 Manual de documentaci administrativa
47/300
47
LA CONVOCATRIA
CARACTERSTIQUES GENERALS DE LA CONVOCATRIALa convocatria s un document que sutilitza per a requerir la presn-
cia dalg en un lloc, una data i una hora determinats, per a participar en
una reuni.
Criteris generalsLa convocatria seguix una estructura constant, i sajusta bsicament
als trets de funcionalitat i formalitat que caracteritzen les comunicacions
oficials. Els dos aspectes ms remarcables sn els segents:
El to de la convocatria ha de ser formal i concs, ja que es tracta
duna comunicaci oficial feta per un crrec.
Pel que fa al tractament personal, per a lemissor sutilitza la primera
persona del singular (vos convoque); i per al destinatari, la segona
persona del plural (vs) o la tercera persona del singular (vost): vos
convoque, el convoque.
Estructura1.Capalera. Per a la identificaci de lorganisme al qual pertany el
crrec convocant, cal utilitzar el paper corporatiu adequat on conste
el logotip de la instituci i les seues dades identificatives.
-
7/26/2019 Manual de documentaci administrativa
48/300
48
La convocatria
2.Destinatari. En este apartat cal fer constar el nom i els cognoms de
la persona convocada i la seua adrea (en el cas que la convocatria
siga externa).
Si la persona convocada assistix a la reuni en qualitat del crrec
que ocupa, sha de fer constar el crrec sense la indicaci del nom
de qui locupa.
3.Salutaci. Pot ometres. I, en tot cas, si es fa servir alguna frmula de
salutaci, cal utilitzar els tractaments habituals de senyoro senyora.
4.Identificaci de la reuni.La convocatria ha de ser feta pel president
de lrgan collegiat. En el cas que siga el secretari qui efectue la
convocatria, ha de fer constar que ho fa per orde del president (per
indicaci de la presidenta, vos convoque).
Tamb cal fer constar, quan siga el cas, el carcter ordinari o
extraordinari de la reuni.
Aix mateix, sha despecificar el dia, lhora i el lloc on es far la
reuni.
5.Orde del dia. Este apartat consta duna llista numerada dels temes que
es tractaran en la reuni. Generalment sinicia amb el punt Lectura i
aprovaci de lacta de la sessi anteriorisacaba amb el Prec i preguntes,
que correspon al perode obert dintervencions al final duna reuni.
6.Firma. Hi ha de constar el crrec de la persona que convoca (president
osecretari), precedit de larticle determinat corresponent, i seguit de
la firma, el nom i els cognoms.7.Dataci. En este apartat cal fer constar la localitat i la data: el dia
(expressat en xifres), el mes (en lletres) i lany (en xifres i de manera
completa).
-
7/26/2019 Manual de documentaci administrativa
49/300
Manual de documentaci administrativa
49
FraseologiaFrmules per a introduir la identificaci de la reuni:
Vos convoque a la prxima reuni de la Secci
Em plau convocar-lo a la reuni de
Per orde (o per indicaci, o per encrrec) de la presidenta, vos convoque
a la reuni ordinria de la Comissi
Complint lacord de lltima sessi, el convoque a
Frmules per a expressar lorde del dia: Lectura i aprovaci, si s el cas, de lacta de la sessi anterior.
Estudi i aprovaci, si s el cas, de
Assumptes de trmit.
Examen (o estudi)de
Aprovaci de
Debat sobre.
Precs i preguntes.
-
7/26/2019 Manual de documentaci administrativa
50/300
50
La convocatria
ESQUEMA DE LA CONVOCATRIA (1)
CAPALERA DE LORGANISME
DESTINATARI
SALUTACI
IDENTIFICACI DE LA REUNI
ORDE DEL DIA
FIRMA
DATACI
-
7/26/2019 Manual de documentaci administrativa
51/300
Manual de documentaci administrativa
51
ESQUEMA DE LA CONVOCATRIA (2)
CAPALERA DE LORGANISME
IDENTIFICACI DE LA REUNI
ORDE DEL DIA
FIRMA
DATACI
DESTINATARI
-
7/26/2019 Manual de documentaci administrativa
52/300
52
La convocatria
EXEMPLE 1 DE CONVOCATRIA
Sr. Josep Armengol Vicens,El convoque a la reuni de la Comissi dAvaluaci de les proves selectives daccsal grup C, que tindr lloc el dia 24 de novembre del 2005, a les 11.00 h, en la sala de
juntes de la Conselleria de Justcia, Interior i Administracions Pbliques, amb el segentorde del dia:
1. Lectura i aprovaci de lacta de la sessi anterior.2. Establiment de les proves de selecci.3. Fixaci del calendari de proves.4. Precs i preguntes.
El president
(firma)
Ramon Vidal Esp
Valncia, 9 de novembre del 2005
LOGOTIP INSTITUCIONAL
-
7/26/2019 Manual de documentaci administrativa
53/300
Manual de documentaci administrativa
53
EXEMPLE 2 DE CONVOCATRIA
La convoque a la reuni de la Comissi dAvaluaci de les Necessitats Extraordinriesde Transport Metropolit que tindr lloc el prxim dia 17 de desembre del 2005, a les16.30 h, en la sala de juntes de lEntitat de Transport Metropolit de Valncia, en lavin-guda dEnric Valor, 13, de Burjassot, amb el segent orde del dia:
1. Lectura i aprovaci de lacta de la sessi anterior.2. Fixaci del Pla Extraordinari de Transport Metropolit per al perode nadalenc.3. Precs i preguntes.
El president
(firma)
Ramon Vidal Esp
Burjassot, 14 de desembre del 2005
SRA. LLUSA RAMOS BORONAT
LOGOTIP INSTITUCIONAL
-
7/26/2019 Manual de documentaci administrativa
54/300
-
7/26/2019 Manual de documentaci administrativa
55/300
55
EL CURRCULUM
CARACTERSTIQUES GENERALS DEL CURRCULUMEl currculum s un document que cont les dades personals i els mrits
acadmics i professionals duna persona, que vol accedir a un lloc de treball.
Criteris generalsCom que es tracta dun document personal que redacta un ciutad
per a adrear-lo a lAdministraci o a una empresa, pot adoptar certes
variacions formals, per s convenient que la informaci sajuste a un
esquema general que facilite lavaluaci dels mrits que shi consignen.En atenci a aix, cal tindre en compte les segents indicacions de
carcter general:
El currculum ha de contindre les dades ms importants de la trajectria
acadmica i professional duna persona en relaci amb la plaa a qu
saspira, per cal ometre la informaci irrellevant o redundant amb vista
a valorar el perfil ms adequat per a ocupar un lloc de treball.
Cal fer una redacci sinttica, amb uns epgrafs generals que agrupen
les dades de cada apartat (dades personals, formaci acadmica, etc.),
de manera que siga possible localitzar rpidament la informaci que
interesse.
Per a reforar la claredat expositiva, pot ser til posar guions, pics o
altres recursos tipogrfics que destaquen els diversos elements de
cada apartat.
-
7/26/2019 Manual de documentaci administrativa
56/300
56
El currculum
Estructura1.Dades personals. Cal fer constar la informaci necessria per a iden-
tificar la persona i, si s el cas, poder localitzar-la rpidament: nom i
cognoms, lloc i data de naixement, nmero de DNI, domicili, telfons
de contacte, adrea electrnica. En certs casos, tamb pot ser con-
venient consignar altres dades dinters per al lloc de treball al qual
sopta, com la nacionalitat, la disponibilitat de vehicle propi, etc.
2.Formaci acadmica. Cal posar la relaci de ttols disponibles, lorga-nisme que els ha expedit i la data dexpedici. En principi, la manera
ms habitual dordenar els diversos ttols s cronolgicament, si b
tamb poden ordenar-se de major a menor grau (doctorat, llicenciat,
diplomat, etc.). En este apartat, tamb shan dindicar els msters i
cursos de postgrau que shagen realitzat.
3.Altres cursos. Cal consignar els estudis no reglats, com ara la realit-
zaci de cursets, lassistncia a congressos, jornades, etc.; en tots els
casos, s imprescindible especificar la duraci de cada curset, el lloci les dates de realitzaci, aix com lentitat organitzadora.
4.Idiomes. s important precisar el nivell de comprensi i expressi oral
i escrita de cada llengua i fer-ne una valoraci adequada (expressi
oral fluida, comprensi escrita bona). En este apartat, tamb poden
indicar-se les estades en lestranger per motius acadmics o laborals.
5.Experincia professional. Shan de consignar de manera cronolgica
els diversos llocs de treball que shan ocupat fins a eixe moment,especificant lempresa o lorganisme per al qual sha treballat i el
perode durant el qual sha treballat en cada lloc.
6.Altres dades. Shan dindicar totes aquelles dades que no s possible
encabir en cap altre apartat (coneixements dinformtica,publicaci-
ons, premis, distincions, etc.), que es considera que poden ser tils
-
7/26/2019 Manual de documentaci administrativa
57/300
Manual de documentaci administrativa
57
per a valorar adequadament el perfil professional de laspirant a un
lloc de treball.
7.Dataci. Sha de fer constar la localitat i la data: el dia (expressat en
xifres), el mes (en lletres) i lany (en xifres i de manera completa).
ESQUEMA DEL CURRCULUM
TTOL
DADES PERSONALS
FORMACI ACADMICA
ALTRES ESTUDIS
IDIOMES
EXPERINCIA PROFESSIONAL
ALTRES DADES
DATACI
-
7/26/2019 Manual de documentaci administrativa
58/300
58
El currculum
EXEMPLE DE CURRCULUM
CURRCULUM DE MARTA VILA IBORRA
DADES PERSONALS
NOM I COGNOMS: Marta Vila IborraLLOC I DATA DE NAIXEMENT:Oliva, 14 de febrer de 1983
NIF:34.826.130-QDOMICILI:carrer Major, nm. 22, 3a.LOCALITAT I CODI POSTAL:Oliva, 46780TELFONS:962 839 130 i 669 231 665ADREA ELECTRNICA:[email protected]
FORMACI ACADMICA
Diplomada en Dret en la Facultat de Dret de la Universitat de Valncia (2005).
ALTRES ESTUDIS
2000 Curs de Gesti Administrativa, organitzat per la Mancomunitat de la Safor(400 hores). Certificat de Grau Superior de la Junta Qualificadora de Coneixements del Valenci.
IDIOMES
Expressi oral i escrita en castell i en valenci: fluida. Comprensi i expressi oral i escrita dangls: bona.
EXPERINCIA PROFESSIONAL
Auxiliar administrativa en lAjuntament dOliva (de gener a desembre del 2006), ambfuncions darxiu de documents, atenci al pblic i gestions externes.
ALTRES DADES
Coneixement com a usuria dels programes informtics Word, Excel i Access.
Oliva, 15 de gener del 2007
-
7/26/2019 Manual de documentaci administrativa
59/300
59
LA DECLARACI JURADA
CARACTERSTIQUES DE LA DECLARACI JURADALa declaraci jurada s un document redactat per un ciutad, a requeri-
ment duna autoritat administrativa o judicial, per a manifestar la veracitat
del que es declara, assumint-ne la responsabilitat legal.
Criteris generalsCom que es tracta dun document que el ciutad presenta a una Adminis-
traci, no ha destar encapalat per cap logotip, ni tan sols quan una instituci
concreta tinga preparats els models per a facilitar-ne lompliment als ciutadans.La declaraci jurada sol estar referida a una qesti molt concreta rela-
tiva a les circumstncies personals del declarant; per tant, la redacci sol
limitar-se a fer constar les dades que identifiquen el declarant i lassumpte
que s objecte de declaraci.
Pel que fa al tractament personal, cal utilitzar la primera persona del
present dindicatiu (declare, etc.).
Estructura1.Dades personals del declarant. Cal consignar les dades que identi-
fiquen la persona que fa la declaraci, separades per comes: nom i
cognoms, nmero del DNI, ciutat on viu, carrer, nmero i codi postal.
2.Cos. Introdut amb una frmula fixa (DECLARE SOTA JURAMENT o, si es
preferix evitar la paraula jurament, per les seues connotacions religioses,
-
7/26/2019 Manual de documentaci administrativa
60/300
60
La declaraci jurada
DECLARE SOTA PROMESA) i, desprs de dos punts, en lnia a banda
sespecifica la qesti concreta sobre la qual es presta jurament.
3.Firma. Es limita a la firma manuscrita. No cal tornar a posar les dades
del declarant.
4.Dataci. Sha de fer constar la localitat i la data: el dia (expressat en
xifres), el mes (en lletres) i lany (en xifres i de manera completa).
Fraseologia Que no sc beneficiari/beneficiria de cap ajuda
Que complisc els requisits assenyalats
No trobar-me incurs en cap de les circumstncies dincapacitat i incom-
patibilitat que sindiquen
No trobar-me incurs en cap dels supsits que impedixen obtindre la
condici de beneficiari
No tindre antecedents penals
No exercir cap activitat retribuda No haver sigut separat del servici de cap de les administracions pbliques
ESQUEMA DE LA DECLARACI JURADA
DADES PERSONALS DEL DECLARANT
COS
FIRMA
DATACI
-
7/26/2019 Manual de documentaci administrativa
61/300
Manual de documentaci administrativa
61
EXEMPLE DE DECLARACI JURADA
Pere Sabater Cars, amb DNI nm. 19.764.251-Y, domiciliat a Callosa den Sarri,carrer de les Moreretes, nm. 24, pta. 6, codi postal 03510,
DECLARE SOTA JURAMENT:
Que no he sigut separat del servici de cap de les administracions pbliques i que noem trobe inhabilitat per a lexercici de funcions pbliques, a lefecte de ser nomenatfuncionari del cos de mestres.
(firma)
Callosa den Sarri, 15 de febrer del 2007
-
7/26/2019 Manual de documentaci administrativa
62/300
-
7/26/2019 Manual de documentaci administrativa
63/300
63
LA DILIGNCIA
CARACTERSTIQUES GENERALS DE LA DILIGNCIALa diligncia s un document de carcter intern que t la funci dacre-
ditar que sha executat un determinat trmit administratiu, encara que
actualment el segellament dun document ja sol considerar-se com una
garantia suficient dacreditaci.
Criteris generalsLa diligncia mant una estructura fixa, i sajusta bsicament als trets de
funcionalitat i formalitat que caracteritzen la documentaci administrativa.Pel que fa a la seua redacci, cal remarcar els aspectes segents:
Cal utilitzar un to formal i concs, ja que es tracta duna comunicaci
oficial emesa per un crrec en la tramitaci dun procediment admi-
nistratiu que sha dincorporar a lexpedient.
Quant al tractament personal, cal fer una redacci en forma imper-
sonal (per a fer constar que...).
Estructura1.Capalera. A fi didentificar adequadament lorganisme que fa la dili-
gncia, cal utilitzar el paper corporatiu adequat, on conste el logotip
institucional i el nom de lorganisme.
2.Cos. Introduda amb la paraula DILIGNCIA (escrita en majscu-
les i allada del text) i seguida de lexpressi per a fer constar,cal
-
7/26/2019 Manual de documentaci administrativa
64/300
64
La diligncia
indicar lassumpte que motiva lemissi de la diligncia (la presa
de possessi duna plaa, la modificaci duna situaci laboral, un
rgim dexcepcionalitat, el trasllat de lexpedient, la presentaci dun
document, etc.).
3.Firma. Sha dindicar el crrec de la persona que firma la diligncia, la
rbrica i, finalment, el nom i els cognoms.
4.Dataci. Sha de fer constar la localitat i la data: el dia (expressat en
xifres), el mes (en lletres) i lany (en xifres i de manera completa).
Fraseologia Per a fer constar que
Que amb data
Que en el dia de hui pren possessi de la plaa
Que sha notificat
Que sha exposat en el tauler dedictes
Que, per error material,
Que el present document es compon de
ESQUEMA DE LA DILIGNCIA
CAPALERA DE LORGANISME
COS
FIRMA
DATACI
-
7/26/2019 Manual de documentaci administrativa
65/300
Manual de documentaci administrativa
65
EXEMPLE DE DILIGNCIA
DILIGNCIA per a fer constar que, per error material, en lacta nm. 2/2007 del ConsellEscolar, celebrada el dia 22 de febrer del 2007, no apareix la Sra. MarinaEstruch Bellver en la llista dassistents.
El secretari del Consell Escolar
(firma)
Felip Poquet Valls
Valncia, 8 de mar del 2007
LOGOTIP INSTITUCIONAL
-
7/26/2019 Manual de documentaci administrativa
66/300
-
7/26/2019 Manual de documentaci administrativa
67/300
67
EL FAX
CARACTERSTIQUES GENERALS DEL FAXEl fax no s prpiament un document administratiu. s noms un mitj
telemtic per a transmetre qualsevol informaci. Aix no obstant, conv
tindre present que s habitual que el primer full del document enviat per
fax actue de capalera on es facen constar algunes dades de lemissor i del
receptor, aix com alguna referncia del document trams. Lestructura i
el disseny poden ser molt variables, de manera que a continuaci es dna
noms un model que seguix lestructura de la resta de documents.
Estructura1.Identificaci del destinatari.Sha dindicar el nom i els cognoms de
la persona a qui sadrea el fax, aix com lorganisme a qu pertany i,
si s possible, el departament concret on senvia.
2.Identificaci del remitent. Conv utilitzar paper oficial on conste el
logotip institucional, a fi que puga identificar-se adequadament lorga-
nisme al qual pertany lemissor del fax. A ms, conv consignar el nom
i els cognoms de la persona que envia el fax i un nmero de telfon onel destinatari puga adrear-se en el cas que la recepci del fax presente
algun problema.
3.Altres dades.s important que el fax tinga un apartat, anomenat
habitualment Assumpte, on es done compte del contingut, aix com
un nmero de referncia que permeta identificar, en cas de dubte, el
-
7/26/2019 Manual de documentaci administrativa
68/300
68
El fax
document trams. Tamb s important consignar la data denviament
i el nombre de pgines de qu consta el document, incloent-hi la
coberta, per si hi ha una interrupci de la transmissi.
Fraseologia Destinaci
A latenci de
Nmero de fax
Trams per
Nombre de pgines
Comentaris
Observacions
ESQUEMA DEL FAX
IDENTIFICACI DE LEMISSOR IDENTIFICACI DEL RECEPTOR
ORGANISME: ORGANISME
DEPARTAMENT: DEPARTAMENT
NOM: NOM:
TELFON: FAX:
REFERNCIA: ASSUMPTE:
DATA: NOMBRE DE PGINES
(inclosa la portada):
-
7/26/2019 Manual de documentaci administrativa
69/300
Manual de documentaci administrativa
69
EXEMPLE DE FAX
DE:ORGANISME:Conselleria de Cultura
DEPARTAMENT:Direcci General dePatrimoni
NOM:Anna Rovira Costa
TELFON:963 866 500
REFERNCIA:941/07
DATA:18-10-2007
PER A:ORGANISME:Ajuntament dAlcoi
DEPARTAMENT:rea de Cultura
NOM:Jordi Cots Mengual
FAX:965 537 161
ASSUMPTE:Participaci en laMostra Itinerant
NOMBRE DE PGINES:14
LOGOTIP INSTITUCIONAL
-
7/26/2019 Manual de documentaci administrativa
70/300
-
7/26/2019 Manual de documentaci administrativa
71/300
71
LA INVITACI
CARACTERSTIQUES GENERALS DE LA INVITACILa invitaci s un document per mitj del qual es notifica a alg la
celebraci dun acte (una conferncia, una inauguraci, una exposici, etc.)
i sel convida a assistir-hi.
Criteris generalsLa invitaci, pel fet de ser un document protocollari, t un contingut
molt predeterminat, que presenta poques variacions. Pel que fa a la seua
redacci, cal remarcar els aspectes segents:
El to general ha de ser formal i corts.
Pel que fa al tractament personal, per a lemissor sutilitza la tercera
persona del singular, i per al receptor, la tercera persona del singular
(vost) o la segona persona de plural (vs).
Estructura
1.Capalera.A fi didentificar adequadament lorganisme que fa lanunci,cal utilitzar el paper corporatiu adequat, on conste el logotip institucional
i el nom de lorganisme.
2.Cos.En este apartat, per mitj duna frmula fixa (invita, es complau
a convidar-vos) es fan constar el nom i els cognoms del destinatari i
el motiu de la invitaci (agrament, felicitaci, etc.) per mitj dun text
-
7/26/2019 Manual de documentaci administrativa
72/300
72
La invitaci
breu, aix com les dades referents al lloc, la data i lhora de celebraci
de lacte.
3.Dataci.Sha de fer constar amb lorde segent: la localitat, el dia (en
xifres), el mes (en lletres) i lany (en xifres i de manera completa).
Fraseologia t lhonor de convidar-vos
es complau a invitar-vos lacte ser presidit per
a crrec de
cal confirmar lassistncia
que tindr lloc a
ESQUEMA DE LA INVITACI
CAPALERA DE LORGANISME
IDENTIFICACI DE QUI CONVIDA
COS
DATACI
-
7/26/2019 Manual de documentaci administrativa
73/300
Manual de documentaci administrativa
73
EXEMPLE DINVITACI
La presidenta de lAcadmia Valenciana de la Llengua
Es complau a convidar-lo a lacte institucional per a la celebraci del XXV Aniversari dela Llei ds i Ensenyament del Valenci, que tindr lloc el dia 23 de novembre, a les 11hores, en el Monestir de Sant Miquel dels Reis.
Valncia, 17 de novembre del 2006
LOGOTIP INSTITUCIONAL
-
7/26/2019 Manual de documentaci administrativa
74/300
-
7/26/2019 Manual de documentaci administrativa
75/300
75
LA NOTIFICACI
CARACTERSTIQUES GENERALS DE LA NOTIFICACILa notificaci s un document per mitj del qual es comunica a la per-
sona interessada una resoluci o qualsevol altre acte administratiu.
Criteris generalsEs tracta dun document amb una estructura fixa, i sajusta als trets de
funcionalitat i de formalitat que caracteritzen les comunicacions oficials. Per a
la seua redacci, cal tindre en compte els aspectes que sindiquen a continuaci:
Claredat, precisi i concisi en lexpressi de les idees.
Pel que fa al tractament personal, cal usar la primera persona de
singular per a lemissor, i la tercera persona de singular (tractament
de vost) o la segona del plural (tractament de vs) per al receptor.
Quant a ls dels temps verbals, si la resoluci i la noticaci tenen
la mateixa data, la referncia a la resoluci es fa amb el perfet (ha
dictat), i si tenen una data diferent, amb el passat simple o perifrstic
(dict / va dictar).
Estructura1.Capalera.A fi didentificar adequadament lorganisme que fa la noti-
ficaci, cal utilitzar el paper corporatiu adequat, on conste el logotip
institucional i el nom de lorganisme.
-
7/26/2019 Manual de documentaci administrativa
76/300
76
La notificaci
2.Identificaci del destinatari. Cal situar les dades identificaves del
destinatari (nom i cognoms, adrea, codi postal i poblaci) en la part
superior esquerra de la notificaci, si b poden disposar-se en lespai
corresponent quan haja de trametres amb un sobre amb finestreta.
3.Frmula de notificaci.La notificaci prpiament dita sol introduir-
se amb frases com ara li notifique que, li adjunte la resoluci
de, amb una referncia a lexpedient o al recurs sobre el qual es
resol, aix com a la data i lrgan que dicta la resoluci.
4.Cos. Este apartat ha de contindre el text complet de la resoluci,
entre cometes, per a indicar que es transcriu literalment. En el cas
que la resoluci siga molt extensa, es pot adjuntar com a annex a la
notificaci.
5.Recursos pertinents.Cal fer constar obligatriament si la resoluci s
definitiva o no en la via administrativa, els recursos que pot interposar
la persona interessada i lrgan davant del qual shan de presentar,
aix com els terminis de presentaci.
6.Firma. Inclou tres apartats: el crrec que ocupa la persona que firmala notificaci, precedit de larticle corresponent; la firma manuscrita,
i el nom i cognoms de lemissor.
7.Dataci.Sha de fer constar amb lorde segent: la localitat, el dia (en
xifres), el mes (en lletres) i lany (en xifres i de manera completa).
Fraseologia Li comunique que
Li adjunte la resoluci Li tramet, adjunta, la resoluci
contra esta resoluci pot interposar recurs
dins del termini dun mes a comptar de lendem de la data de
notificaci
tamb pot interposar qualsevol altre recurs que considere pro-
cedent
-
7/26/2019 Manual de documentaci administrativa
77/300
Manual de documentaci administrativa
77
RemarcaCal tindre en compte que, dacord amb el que establixen els articles 58
i 59 de la Llei 30/1992, de 26 de novembre, de Rgim Jurdic de les Admi-
nistracions Pbliques i del Procediment Administratiu Com, la notificaci
ha de ser cursada en el termini de deu dies a partir de la data en qu shaja
dictat la resoluci.
ESQUEMA DE LA NOTIFICACI
CAPALERA DE LORGANISME
IDENTIFICACI DEL DESTINATARI
FRMULA DE NOTIFICACI
COS
RECURSOS
FIRMA
DATACI
-
7/26/2019 Manual de documentaci administrativa
78/300
78
La notificaci
EXEMPLE DE NOTIFICACI
Ref. 1324Sr. Jess Peris FerrerC/ del Mar, 1203700 Dnia
Dacord amb larticle 58 de la Llei 30/1992, de 26 de novembre, de Rgim Jurdic deles Administracions Pbliques i del Procediment Administratiu Com, li adjunte la reso-
luci que va dictar el conseller de Medi Ambient, en data 12 de juny del 2007, sobrelautoritzaci ambiental que va sollicitar per a lactivitat de restauraci, ubicada aDnia, i tamb una cpia segellada del projecte tcnic.
Contra esta resoluci, que exhaurix la via administrativa, pot interposar recurs contencisadministratiu davant del Jutjat Contencis Administratiu dAlacant en el termini de dosmesos a comptar de lendem de la notificaci desta resoluci. Tamb pot interposar deforma potestativa recurs de reposici davant del conseller de Medi Ambient, en el terminidun mes, a comptar de lendem de la recepci desta notificaci.
La secretria general de la Conselleria de Medi Ambient
(firma)
Maria Corts JuliValncia, 14 de juny del 2007
LOGOTIP INSTITUCIONAL
-
7/26/2019 Manual de documentaci administrativa
79/300
79
LOFICI
CARACTERSTIQUES GENERALS DE LOFICILofici s una comunicaci escrita de carcter oficial que sutilitza per
a transmetre algun assumpte relacionat amb un expedient administratiu.
Segons el destinatari, els oficis poden ser de dos tipus: lofici intern (quan
est dirigit a un altre rgan administratiu) i lofici extern (quan est dirigit
a una persona fsica o jurdica).
Criteris generals
La redacci de lofici seguix una estructura fixa, i sajusta als trets defuncionalitat i formalitat que caracteritzen les comunicacions oficials. Els
aspectes ms destacables pel que fa a la seua redacci sn els segents:
s un document que tracta un sol tema.
Fa servir un to impersonal i formal, a causa del seu valor de comuni-
caci oficial feta per un crrec.
Lestructuraci del contingut es fa per mitj de pargrafs breus i
separats: introducci de lassumpte, exposici de fets, arguments oconsideracions i conclusi a partir duna sntesi, una petici, etc.
Quant al tractament personal, cal utilitzar la primera persona del
present dindicatiu per a lemissor (comunique, demane), i la tercera
persona del singular (vost) o la segona persona del plural (vs) per
al destinatari.
-
7/26/2019 Manual de documentaci administrativa
80/300
80
Lofici
Estructura1.Capalera.A fi didentificar adequadament lorganisme que fa lofici,
cal utilitzar el paper corporatiu adequat, on conste el logotip institu-
cional i el nom de lorganisme.
2.Identificaci del destinatari. Els oficis interns sadrecen al crrec de
lrgan administratiu i no a la persona que locupa, mentres que els
oficis externs sadrecen individualment a una persona designada pel
seu nom.
3.Salutaci.En els oficis interns no sutilitza cap frmula de salutaci;
en els oficis externs, en canvi, se solen emprar els tractaments de
senyor o senyora.
4.Cos.Si la comunicaci s breu, el cos pot constar dun sol pargraf.
Per, si s llarga i complexa, s convenient estructurar la informaci en
diversos pargrafs i ordenar-la de manera lgica: amb una introducci
en qu es presente el motiu de lofici, una explicaci dels fets i unaconclusi en qu es formula una petici al destinatari o se sintetitza
el motiu ltim de la comunicaci.
5.Firma.En primer lloc, cal fer constar el crrec, precedit de larticle;
desprs la firma manuscrita, i finalment el nom i els cognoms de
lemissor.
6.Dataci.Sha de fer constar la localitat i la data: el dia (expressat en
xifres), el mes (en lletres) i lany (en xifres i de manera completa).
Fraseologia Pel que fa a
En relaci amb
Amb motiu de
Dacord amb
-
7/26/2019 Manual de documentaci administrativa
81/300
Manual de documentaci administrativa
81
Ats que
Li tramet
Li adjunte
Li comunique que
En resposta a
ESQUEMA DE LOFICI
CAPALERA DE LORGANISME
IDENTIFICACI DEL DESTINATARI
COS
FIRMA
DATACI
-
7/26/2019 Manual de documentaci administrativa
82/300
82
Lofici
EXEMPLE DOFICI
Ref. 165Secretria de lAjuntament de MuserosPlaa del Castell, nm. 146136 Museros
A fi de poder completar la informaci sobre el cens dactivitats industrials de la Comu-nitat Valenciana, li agrairem que ens trametera la relaci dindstries del municipi de
Museros que disposen dautoritzaci dabocament daiges residuals, indicant-ne encada cas el nom, la ra social, ladrea i lactivitat.
El director general de Seguretat Industrial i Consum
(firma)
Felip Grau MorellValncia, 12 de juliol del 2007
LOGOTIP INSTITUCIONAL
-
7/26/2019 Manual de documentaci administrativa
83/300
83
LA QUEIXA
CARACTERSTIQUES GENERALS DE LA QUEIXALa queixa s un document per mitj del qual un individu, o un conjunt
dindividus, expressa la seua insatisfacci a un organisme o a un establiment
comercial pel tracte rebut, per la qualitat del servici, pel preu cobrat, per una
espera excessiva o per qualsevol altra causa relacionada amb els servicis que
presta. En general, encara que no es manifeste explcitament, la queixa t per
objecte instar lorganisme o lestabliment afectats a rectificar la seua actuaci.
Criteris generalsLa queixa s un document amb una estructura flexible. Molts organismes
o establiments disposen de models de queixa disponibles, que sajusten a
les caracterstiques especfiques de les activitats que duen a terme. En tot
cas, cal tindre en compte les recomanacions segents:
El to de la queixa conv que siga respectus, fent prevaldre la concisi
i la claredat expositiva a lexpressivitat i lemotivitat.
Lexposici dels fets que motiven la queixa sha destructurar de formabreu i ordenada. En el cas que hi haja diversos motius de queixa, conv
separar-los en pargrafs independents, i fins i tot ordenar-los amb una
numeraci correlativa.
Pel que fa al tractament personal, segons que lemissor siga una
persona individual o un collectiu, cal fer servir la primera persona
-
7/26/2019 Manual de documentaci administrativa
84/300
84
La queixa
del singular o del plural, respectivament; per al receptor, si es tracta
duna persona particular (gerent, cap del servici, etc.), cal utilitzar els
tractaments de vost o de vs, i si es tracta dun organisme, s prefe-
rible ls de formes impersonals.
Estructura1.Identificaci del sollicitant.Shan de fer constar les dades personals
de qui firma la queixa: noms i cognoms, document nacional didentitat,
adrea, poblaci i codi postal, i opcionalment, si es considera til per
algun motiu, poden afegir-se altres dades com ara el lloc de naixement,
el telfon, ladrea electrnica, etc.
2.Exposici dels motius de la queixa.Sense necessitat de cap frmula
introductria, cal exposar els fets i les raons que motiven la queixa. Si
hi ha ms dun fet o circumstncia que es vol ressenyar com a motiu
de la queixa, s convenient fer constar cada fet en un pargraf inde-
pendent. En el cas que sadjunte documentaci annexa (una factura,un volant,una citaci, etc.), shi pot fer referncia per mitj duna fr-
mula com ara la segent: ....cosa que acredite amb la documentaci
annexa.
3.Firma.Noms sha de posar la rbrica, ja que el nom i els cognoms
consten ms amunt, en lapartat referent a la identificaci del sol-
licitant.
4.Dataci. Sha de fer constar amb lorde segent: la localitat, el
dia (en xifres), el mes (en lletres) i lany (en xifres i de manera
completa).
5.Organisme destinatari.Sha de consignar el nom de la instituci a la
qual sadrea la sollicitud. Esta informaci es posa al peu del document,
escrita amb totes les lletres en majscula.
-
7/26/2019 Manual de documentaci administrativa
85/300
Manual de documentaci administrativa
85
Fraseologia Vull manifestar (o volem manifestar)que
Vull exposar-li la meua queixa pel fet que
El motiu desta queixa s
Em dirigisc a vost per a indicar-li que
shan vulnerat els meus drets pel fet que
he sigut objecte de discriminaci a causa de
he rebut un tracte vexatori per part de Documentaci que sacompanya
ESQUEMA DE LA QUEIXA
IDENTIFICACI DEL SOLLICITANT
EXPOSICI DELS MOTIUS DE LA QUEIXA
NUCLI DE LA QUEIXA
FIRMA
DATACI
ORGANISME DESTINATARI
-
7/26/2019 Manual de documentaci administrativa
86/300
86
La queixa
EXEMPLE DE QUEIXA
Joan Valls Blanch, amb DNI nm. 23.247.568-L, domiciliat a Nules, codi postal 12520,en lavinguda del Millars, 2,
Vull expressar la meua queixa perqu en el gual que hi ha en lavinguda del Millars, alcostat del nmero 4, que s un accs a garatge, especialment els divendres i els dissab-tes a la nit, molt sovint hi ha vehicles aparcats que no respecten el senyal de prohibitestacionar, i no he apreciat mai la presncia de policies locals que imposen cap tipusde sanci per a evitar-ho.
Nules, 21 de maig del 2009
(firma)
AJUNTAMENT DE NULES
LOGOTIP INSTITUCIONAL
-
7/26/2019 Manual de documentaci administrativa
87/300
87
LA RECLAMACI
CARACTERSTIQUES GENERALS DE LA RECLAMACILa reclamaci s un document per mitj del qual un individu, o un con-
junt dindividus, expressa la seua protesta a un organisme o a un establiment
comercial per una actuaci que considera que li causa un perju, i nexigix una
reparaci per mitj duna indemnitzaci, la devoluci dels diners abonats, el
canvi de larticle adquirit, la modificaci duna resoluci administrativa, etc.
Criteris generals
La reclamaci s un document amb una estructura flexible. Molts orga-nismes o establiments disposen de models de reclamaci disponibles, que
sajusten a les caracterstiques especfiques de les activitats que duen a
terme. En tot cas, cal tindre en compte les recomanacions segents:
El to de la reclamaci, sense deixar de ser ferm, conv que siga respectus.
Els fets que motiven la reclamaci shan dexposar de forma clara i
concisa, per sense ometre cap detall que puga ser important a lhora
de justificar la reclamaci.
Pel que fa al tractament personal, segons que lemissor siga una
persona individual o un collectiu, cal fer servir la primera persona
del singular o del plural, respectivament; i per al receptor, si es tracta
duna persona particular (gerent, cap del servici, etc.), cal utilitzar els
tractaments de vost o de vs, i si es tracta dun organisme, s prefe-
rible ls de formes impersonals.
-
7/26/2019 Manual de documentaci administrativa
88/300
88
La reclamaci
Estructura1.Identificaci del sollicitant.Shan de fer constar les dades personals de
qui firma la reclamaci: noms i cognoms, document nacional diden-
titat, adrea, poblaci i codi postal, i opcionalment, si es considera
til per algun motiu, poden afegir-se altres dades com ara el lloc de
naixement, el telfon, ladrea electrnica, etc.
2.Exposici de fets.Tot i que en principi no s necessria cap frmula
introductria, sovint se seguix lesquema general de la sollicitud, ambla paraula EXPOSE, escrita en majscules i seguida de dos punts, per a
introduir a continuaci els motius que fonamenten la reclamaci. En
el cas que sadjunte documentaci annexa per a justificar o reforar la
reclamaci (una factura, un tiquet, un pressupost, una carta, una citaci,
una foto, etc.), shi pot fer referncia per mitj duna frmula com ara
la segent: ....cosa que acredite amb la documentaci annexa.
3.Nucli de la reclamaci.Si per a lexposici de fets sha seguit les-
quema de la sollicitud, la reclamaci prpiament dita sha dintroduiramb la paraula SOLLICITE, escrita en majscules i seguida de dos
punts. Si no sha seguit lesquema de la sollicitud, en un pargraf a
banda, cal