Manual de correspondencia - Hospital Mental de Antioquia Unidad de... · 5.1 BENEFICIOS EN LA...

MANUAL UNIDAD DE CORRESPONDENCIA

EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO HOSPITAL MENTAL DE ANTIOQUIA

COMITÉ INTERNO DE ARCHIVO

Primera versión

Bello, Antioquia

Abril de 2016

MANUAL DE UNIDAD DE CORRESPONDENCIA

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2 Fecha de actualización: 28 de abril de 2016

Código: SI-MA-03 Versión: Primera Página 2 de 68

TABLA DE CONTENDIO

INTRODUCCIÓN................................................................................................................................. 4

1. OBJETIVO ................................................................................................................................... 5

2. ALCANCE .................................................................................................................................... 5

3. DEFINICIONES ........................................................................................................................... 5

4. NORMATIVIDAD ......................................................................................................................... 6

5. CONTENIDO ............................................................................................................................. 12

5.1 BENEFICIOS EN LA UTILIZACIÓN DEL SOFTWARE SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN

INTEGRAL DE ARCHIVO (SAIA). ................................................................................................ 12

5.2 COMUNICACIONES OFICIALES. .................................................................................... 12

5.2.1 COMUNICIONES EXTERNAS:................................................................................. 13

5.2.2 COMUNICIONES INTERNAS: .................................................................................. 13

5.2.3 COMUNICIONES RESERVADAS O CONFIDENCIALES:. ...................................... 14

5.2.4 CORRESPONDENCIA PERSONAL:. ....................................................................... 14

5.3 HORARIO DE ATENCIÓN UNIDAD DE CORRESPONDENCIA: .................................... 14

5.4 GESTIÓN Y TRÁMITE: ..................................................................................................... 15

5.4.1 COMUNICIONES EXTERNAS RECIBIDAS. ............................................................ 17

RECEPCIÓN: ................................................................................................................ 17

RADICACIÓN DE ENTRADA: ....................................................................................... 17

DISTRIBUCIÓN: ............................................................................................................ 20

TRÁMITE: ...................................................................................................................... 30

5.4.2 COMUNICIONES EXTERNAS ENVIADAS. ............................................................. 39

PRODUCCIÓN: ............................................................................................................. 39

RECEPCIÓN: ................................................................................................................ 44

RADICACIÓN DE SALIDA: ........................................................................................... 45


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DISTRIBUCIÓN: ............................................................................................................ 45

TRÁMITE: ...................................................................................................................... 50

5.4.3 COMUNICIONES INTERNAS RECIBIDAS. ............................................................. 52

RECEPCIÓN: ................................................................................................................ 52

RADICACIÓN DE ENTRADA: ....................................................................................... 52

DISTRIBUCIÓN: ............................................................................................................ 53

TRÁMITE ....................................................................................................................... 53

5.4.4 COMUNICIONES INTERNAS ENVIADAS................................................................ 61

PRODUCCIÓN: ............................................................................................................. 61

RECEPCIÓN: ................................................................................................................ 66

RADICACIÓN DE SALIDA: ........................................................................................... 66

DISTRIBUCIÓN: ............................................................................................................ 67

TRÁMITE: ...................................................................................................................... 67

5.5 SOLICITUD DILIGENCIA DE MENSAJERÍA .................................................................... 67


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INTRODUCCIÓN Para la E.S.E. Hospital Mental de Antioquia, HOMO, es importante cumplir con la normatividad referente al programa de gestión documental siguiendo los lineamientos estipulado por el Acuerdo 060 de 2001 “Por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas” y los lineamientos de la política Cero Papel en la administración pública emitida por la Directiva Presidencial NRO. 04 de 2012 “Eficiencia Administrativa y lineamientos de la política cero papel”; por tal razón se realizará este manual con el objetivo de garantizar la aplicación de la normatividad archivística expedida por el Archivo General de la Nación.


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1. OBJETIVO Establecer la centralización y normalización de los procesos establecidos en el programa de gestión documental como lo son: Producción, Gestión y Trámite y Organización por medio del software de gestión documental SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN INTEGRAL DE ARCHIVO (SAIA), garantizando que la información cumpla con su trazabilidad en el menor tiempo posible para los usuarios externos e internos de la E.S.E Hospital Mental de Antioquia - HOMO. 2. ALCANCE El Manual de unidad de correspondencia está dirigido a las unidades administrativas de la E.S.E. Hospital Mental de Antioquia- HOMO. 3. DEFINICIONES Archivo electrónico: Es el conjunto de documentos electrónicos, producidos y tratados archivísticamente, siguiendo la estructura orgánico -funcional del productor, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada, en el transcurso de su gestión. Comunicaciones Oficiales: Son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado. Correspondencia: Son todas las comunicaciones de carácter privado que llegan a las entidades, a título personal, citando o no el cargo del funcionario. No generan trámites para las instituciones. Distribución de comunicaciones oficiales: Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario. Documento electrónico de archivo: Es el registro de información generada, recibida, almacenada y comunicada por medios electrónicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos.


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Documento público: Es el producido o tramitado por el funcionario público en el ejercicio de su cargo o con su intervención. Documento original: Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permitan garantizar su autenticidad e integridad. Radicación de comunicaciones oficiales: Es el procedimiento por medio del cual, las entidades asignan un número consecutivo, a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la Ley. Estos términos, se empiezan a contar a partir del día siguiente de radicado el documento. Recepción de comunicaciones oficiales: Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica. Registro de comunicaciones oficiales: Ingreso o anotación de los datos del documento en los modelos de control o aplicativos electrónicos. SAIA: Sistema de administración integral de archivo. Trámite de comunicaciones oficiales: Curso del documento desde su producción o recepción hasta el cumplimiento de su función administrativa. 4. NORMATIVIDAD

Ley 527 de 1999. “Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones”

- El Artículo 12. Conservación de los mensajes de datos y documentos. Cuando la ley requiera que ciertos documentos, registros o informaciones sean conservados, ese requisito quedará satisfecho, siempre que se cumplan las siguientes condiciones:


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1. Que la información que contengan sea accesible para su posterior consulta.

2. Que el mensaje de datos o el documento sea conservado en el formato en que se haya generado, enviado o recibido o en algún formato que permita demostrar que reproduce con exactitud la información generada, enviada o recibida, y

3. Que se conserve, de haber alguna, toda información que permita

determinar el origen, el destino del mensaje, la fecha y la hora en que fue enviado o recibido el mensaje o producido el documento.

4. No estará sujeta a la obligación de conservación, la información

que tenga por única finalidad facilitar el envío o recepción de los mensajes de datos.

5. Los libros y papeles del comerciante podrán ser conservados en

cualquier medio técnico que garantice su reproducción exacta.

- El Artículo 13. Conservación de mensajes de datos y archivo de documentos a través de terceros. El cumplimiento de la obligación de conservar documentos, registros o informaciones en mensajes de datos, se podrá realizar directamente o a través de terceros, siempre y cuando se cumplan las condiciones enunciadas en el artículo anterior.

- El Artículo 21. Presunción de recepción de un mensaje de datos. Cuando el iniciador recepcione acuse recibo del destinatario, se presumirá que éste ha recibido el mensaje de datos.

Esa presunción no implicará que el mensaje de datos corresponda al mensaje recibido. Cuando en el acuse de recibo se indique que el mensaje de datos recepcionado cumple con los requisitos técnicos convenidos o enunciados en alguna norma técnica aplicable, se presumirá que ello es así.

- El Artículo 22. Efectos jurídicos. Los artículos 20 y 21 únicamente rigen los efectos relacionados con el acuse de recibo. Las


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consecuencias jurídicas del mensaje de datos se regirán conforme a las normas aplicables al acto o negocio jurídico contenido en dicho mensaje de datos.

La Ley 594 de 2000. “Ley General de Archivos”, tiene por objeto

establecer las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado, por intermedio del Archivo General de la Nación”

- El Artículo 19. Soporte documental. Las entidades del Estado podrán incorporar tecnologías de avanzada en la administración y conservación de su archivos, empleando cualquier medio técnico, electrónico, informático, óptico o telemático, siempre y cuando cumplan con los siguientes requisitos: o Organización archivística de los documentos.

o Realización de estudios técnicos para la adecuada decisión,

teniendo en cuenta aspectos como la conservación física, las condiciones ambientales y operacionales, la seguridad, perdurabilidad y reproducción de la información contenida en estos soportes, así como el funcionamiento razonable del sistema.

PARÁGRAFO 1º. Los documentos reproducidos por los citados medios gozarán de la validez y eficacia del documento original, siempre que se cumplan los requisitos exigidos por las leyes procesales y se garantice la autenticidad, integridad e inalterabilidad de la información. PARÁGRAFO 2º. Los documentos originales que posean valores históricos no podrán ser destruidos, aun cuando hayan sido reproducidos y/o almacenados mediante cualquier medio.

El Acuerdo 060 de 2001. Expedida por el Archivo General de la Nación establece las pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas.


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- El Artículo 3 Unidades de Correspondencia del Acuerdo 060 de 2001. Las entidades deberán establecer de acuerdo con su estructura, la unidad de correspondencia que gestione de manera centralizada y normalizada, los servicios de recepción, radicac ión y distribución de sus comunicaciones, de tal manera, que estos procedimientos contribuyan al desarrollo del programa de gestión documental y los programas de conservación, integrándose a los procesos que se llevaran en los archivos de gestión, centrales e históricos.

Cuando existan regionales, deberán contar con unidades de correspondencia en cada una de sus sedes y si existen varias sucursales en una misma ciudad, la entidad determinara conforme a sus necesidades, si centralizan en una de ellas la recepción de las comunicaciones oficiales, o si en cada sede, habrá unidad de correspondencia. En todo caso, se debe propender por el control y normalización unificado en cada entidad. Las unidades de correspondencia deberán contar con personas suficientes y debidamente capacitados y de los medios necesarios, que permitan recibir, enviar y controlar oportunamente el trámite de las comunicaciones de carácter oficial, mediantes de servicios de mensajería interna y externa, fax, correo electrónico u otros, que faciliten la atención de las solicitudes presentadas por los ciudadanos y que contribuyan a la observancia plena de los principios que rige la administración pública.

La Ley 1437 de 2011. “Por la cual se expide el Código de

Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo”.

- El Artículo 56. Notificación electrónica. Las autoridades podrán notificar sus actos a través de medios electrónicos, siempre que el administrado haya aceptado este medio de notificación. Sin embargo, durante el desarrollo de la actuación el interesado podrá solicitar a la autoridad que las notificaciones sucesivas no se realicen por medios electrónicos, sino de conformidad con los otros medios previstos en el Capítulo Quinto del presente Título.


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La notificación quedará surtida a partir de la fecha y hora en que el administrado acceda al acto administrativo, fecha y hora que deberá certificar la administración.

- El Artículo 58. Archivo electrónico de documentos. Reglamentado parcialmente por el Decreto Nacional 2609 de 2012. Cuando el procedimiento administrativo se adelante utilizando medios electrónicos, los documentos deberán ser archivados en este mismo medio. Podrán almacenarse por medios electrónicos, todos los documentos utilizados en las actuaciones administrativas.

La conservación de los documentos electrónicos que contengan actos administrativos de carácter individual, deberá asegurar la autenticidad e integridad de la información necesaria para reproducirlos, y registrar las fechas de expedición, notificación y archivo.

- El Artículo 59. Expediente electrónico. Reglamentado parcialmente por el Decreto Nacional 2609 de 2012. El expediente electrónico es el conjunto de documentos electrónicos correspondientes a un procedimiento administrativo, cualquiera que sea el tipo de información que contengan.

El foliado de los expedientes electrónicos se llevará a cabo mediante un índice electrónico, firmado digitalmente por la autoridad, órgano o entidad actuante, según proceda. Este índice garantizará la integridad del expediente electrónico y permitirá su recuperación cuando se requiera. La autoridad respectiva conservará copias de seguridad periódicas que cumplan con los requisitos de archivo y conservación en medios electrónicos, de conformidad con la ley.

- El Artículo 61. Recepción de documentos electrónicos por parte de las autoridades. Para la recepción de mensajes de datos dentro de una actuación administrativa las autoridades deberán:

http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=50958#0




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1. Llevar un estricto control y relación de los mensajes recibidos en los sistemas de información incluyendo la fecha y hora de recepción.

2. Mantener la casilla del correo electrónico con capacidad suficiente y contar con las medidas adecuadas de protección de la información.

3. Enviar un mensaje acusando el recibo de las comunicaciones entrantes indicando la fecha de la misma y el número de radicado asignado.

- El Artículo 61. Prueba de recepción y envío de mensajes de datos por la autoridad. Para efectos de demostrar el envío y la recepción de comunicaciones, se aplicarán las siguientes reglas: o El mensaje de datos emitido por la autoridad para acusar recibo

de una comunicación, será prueba tanto del envío hecho por el interesado como de su recepción por la autoridad.

o Cuando fallen los medios electrónicos de la autoridad, que

impidan a las personas enviar sus escritos, peticiones o documentos, el remitente podrá insistir en su envío dentro de los tres (3) días siguientes, o remitir el documento por otro medio dentro del mismo término, siempre y cuando exista constancia de los hechos constitutivos de la falla en el servicio.

Directiva Presidencial NRO. 04 de 2012. “Eficiencia Administrativa y

lineamientos de la política cero papel en la administración pública”.


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5. CONTENIDO

5.1 BENEFICIOS EN LA UTILIZACIÓN DEL SOFTWARE SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN INTEGRAL DE ARCHIVO (SAIA).

Eficacia y eficiencia en la búsqueda y recuperación de documentos.

Acceso rápido y seguro a la información del HOMO reduciendo los

tiempos de búsqueda de información y por consiguiente de respuesta.

La automatización de los procesos permitiendo el control del propio

proceso y de los documentos que se generan en ellos.

Mejora los tiempos de tramitación y gestión.

Preservación a largo plazo de los documentos electrónicos producidos

y recibidos.

Menor necesidad de trasladar los documentos.

Mayor seguridad de la información

integrar los procesos de gestión de información

5.2 COMUNICACIONES OFICIALES.

Comunicaciones recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado. En el proceso de organización de fondos acumulados es pertinente el uso del término “correspondencia”, hasta el momento en que se adoptó la definición de “comunicaciones oficiales” señalada en el Acuerdo 060 de 2001, expedido por el Archivo General de la Nación. Se consideran oficiales las comunicaciones que son recibidas, enviadas y radicadas por la Unidad de Correspondencia a través del software Sistemas de Administración Integral de Archivos (SAIA); por lo tanto ningún empleado del HOMO no podrá recibir ni distribuir mensajería.


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5.2.1 COMUNICIONES EXTERNAS: Es la transmisión y recepción de datos, pautas, imágenes, referidas a la entidad y su contexto. Para la entidad que tiene su atención centrada en sus usuarios externos, es fundamental mantener un doble flujo de comunicaciones.

RECIBIDAS: Son las comunicaciones que ingresan a través de la Unidad de Correspondencia en el ejercicio de las actividades propias de la E.S.E. Hospital Mental de Antioquia - HOMO, son recepcionadas de forma personal, correo físico (empresas de mensajería), correo electrónico [email protected] o [email protected] y Fax.

ENVIADAS: Son las comunicaciones dirigidas a los usuarios externos, entidades públicas y privadas a través de la Unidad de Correspondencia en el ejercicio de las actividades propias de la E.S.E. Hospital Mental de Antioquia - HOMO, las cuales son elaboradas, proyectadas automáticamente desde el software Sistemas de Administración Integral de Archivos (SAIA); esta comunicaciones son distribuidas de forma personal (mensajero externo del HOMO), correo físico (empresas de mensajería), correo electrónico [email protected] y Fax.

5.2.2 COMUNICIONES INTERNAS: Es la transmisión y recepción de datos,

pautas, imágenes elaboradas por el usuario interno (funcionario) en el cumplimiento de las funciones asignadas las cuales permiten cruzar información entre unidades administrativas de la E.S.E. Hospital Mental de Antioquia – HOMO.

RECIBIDAS: Son las comunicaciones recepcionadas por una o varias unidades administrativas en el ejercicio de las actividades propias de la E.S.E. Hospital Mental de Antioquia - HOMO, de forma electrónica, mediante el software Sistemas de Administración Integral de Archivos (SAIA).

ENVIADAS: Son las comunicaciones elaboradas, proyectadas y distribuidas automáticamente por los usuarios internos (funcionarios), a través del software Sistemas de Administración Integral de Archivos (SAIA); en el ejercicio propio de sus funciones.

mailto:[email protected]




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5.2.3 COMUNICIONES RESERVADAS O CONFIDENCIALES: Son las

comunicaciones que ingresan en sobre o empaque de papel o plástico con sello plasmado indicando reservado o confidencial a través de la Unidad de Correspondencia de la E.S.E. Hospital Mental de Antioquia – HOMO.

Esta comunicaciones conservadas en sobre o empaque de papel o plástico que haga explicita la categoría de confidencial o reservado dirigidas a la E.S.E. Hospital Mental de Antioquia – HOMO, serán abiertas y sometidas al proceso de radicación mediante el software Sistemas de Administración Integral de Archivos (SAIA) en la unidad de correspondencia, solo se respetará la apertura cuando la información esté dirigida exclusivamente al Centro de Investigación y/o al Comité de Ética en Investigaciones.

Para las a las invitaciones públicas, las cuales se reciben en la Unidad de correspondencia en sobre sellado, una vez se verifique que el sobre este debidamente sellado, se procede a plasmar el radicado encima sin abrirlo y es remitido a la Oficina Asesora Jurídica.

5.2.4 CORRESPONDENCIA PERSONAL: Son aquellas comunicaciones que

llegan en la E.S.E. Hospital Mental de Antioquia – HOMO, a título personal y cuyo contenido interesa únicamente al destinatario, cuando esta comunicación, sobre o empaque en papel o plástico haga explícita la categoría de personal (documentos bancarios, tarjetas, invitaciones, revistas, entre otros) no se podrá recibir en la Unidad de Correspondencia, por lo tanto será devuelto sin excepción alguna.

5.3 HORARIO DE ATENCIÓN UNIDAD DE CORRESPONDENCIA:

El horario de atención en la Unidad de Correspondencia de la E.S.E. Hospital Mental de Antioquia – HOMO, está estipulado de la siguiente forma:

Lunes a jueves desde las 07:00 am hasta las 05:00 pm.

Los días viernes desde las 07:00 am hasta las 05:00 pm.

Para los días sábados, domingos y festivos la Unidad de Correspondencia no estará en funcionamiento.


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5.4 GESTIÓN Y TRÁMITE:

Conjunto de actuaciones necesarias para el registro, la vinculación a un trámite, la distribución incluidas las actuaciones o delegaciones, la descripción (metadatos), la disponibilidad, recuperación y acceso para consulta de los documentos, el control y seguimiento a los trámites que surte el documento hasta la resolución de los asuntos.

Estos procesos documentales se llevan a cabo mediante el software Sistemas de Administración Integral de Archivos (SAIA) en los Módulos 1 Mis documentos y 2 Radicación.

Cada uno de los funcionarios de la E.S.E. Hospital Mental de Antioquia – HOMO, tiene asignado un usuario y clave de acceso solo para el Módulo 1 Mis documentos en el software Sistemas de Administración Integral de Archivos (SAIA), con el objetivo de evidenciar la trazabilidad de los documentos generados y recibidos de manera externa e interna.


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5.4.1 COMUNICIONES EXTERNAS RECIBIDAS.

RECEPCIÓN: Las comunicaciones oficiales externas son

recepcionadas en la Unidad de Correspondencias de la E.S.E. Hospital Mental de Antioquia – HOMO, por la auxiliar administrativa del Área de Gestión Documental de forma personal, correo físico (empresas de mensajería), correo electrónico [email protected] o [email protected] y Fax.

RADICACIÓN DE ENTRADA: Cada vez que se recepciona la

comunicación oficial externa, la auxiliar administrativa del Área de Gestión Documental ingresa al software Sistemas de Administración Integral de Archivos (SAIA) con su usuario y clave de acceso personal,




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una vez habilitado su usuario se dirige al Módulo 2 Radicación realizando los siguientes pasos:

Paso 1 y 2.

Paso 3.


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Paso 4 y 5.


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Paso 6.

Paso 7:


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DISTRIBUCIÓN: Una vez radicado y asignado en el software Sistemas de Administración Integral de Archivos (SAIA) el responsable de la comunicación oficial recibida en la Unidad de Correspondencia, la auxiliar administrativa del Área de Gestión Documental es la responsables de ubicarla en el casillero de correspondencia donde se le asignó un cubículo a cada unidad administrativa del HOMO. La Unidad de Correspondencia de la E.S.E. Hospital Mental de Antioquia – HOMO, cuenta con el formato “Código: SI - FR -17 Versión: Sexta”, el cual hace parte del Sistema Integrado de Gestión de Calidad SIGD.


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FECHA RECORRIDO RADICADO REMITENTE ASUNTO RESPONSABLE

DEL TRAMITE DESTINATARIO

NOMBRE

QUIEN

RECIBE

ENTREGA MENSAJERIA INTERNA

Codigo: SI - FR -17 Version: Sexta Fecha Actualizacion: 4 de abril de 2016 pagina 1 de 1

Para dar cumplimiento a la distribución y entrega de las comunicaciones externas recibidas mediante la mensajería interna a cada una de las unidades administrativas del HOMO, la auxiliar administrativa del Área de Gestión Documental debe dirigirse al Módulo 2 Radicación del software Sistemas de Administración Integral de Archivos (SAIA) y realizar los siguientes pasos:

Paso 1. En el módulo "2.Radicación" de clic al botón "Ingresados"


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Paso 2: Seleccione los documentos que va a despachar.

Paso 3: De clic al botón "Seleccionados" y luego clic a la opción "Entrega interna".


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Paso 4: Seleccione el mensajero que va a realizar la entrega de los documentos. En caso que la persona que entrega los documentos es la misma persona que esta logueada en el sistema, no se debe seleccionar el mensajero. Finalmente de clic en el botón "Continuar".


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Paso 5: Se genera la planilla en PDF con la información respectiva de los documentos seleccionados inicialmente para la entrega. Se debe tener en cuenta que cada planilla que se genere va a quedar con un No. de radicado.

La auxiliar administrativo del Área de Gestión Documental responsable del alistamiento de la distribución de los recorridos de mensajería interna deberá guarda uno a uno las comunicaciones oficiales en los sobres de correspondencia de color Verde o Blanco (sobre verde para el recorrido de la mañana y sobre blanco para el recorrido de la tarde) que se encuentras ubicadas en el casillero de correspondencia asignadas a cada una de las unidades administrativas correspondientes según el ejercicio de sus funciones. La distribución de los recorridos de mensajería interna de la E.S.E. Hospital Mental de Antioquia – HOMO, están programados de lunes a viernes en el siguiente horario:

o Distribución del recorrido de mensajería interna en la mañana es a las 09:30 am.


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o Distribución del recorrido de mensajería interna en la tarde es a las 02:30 pm.

Realizado la distribución de los recorridos de mensajería interna en los horarios estipulados por el Área de Gestión Documental, la auxiliar administrativa del área deberá revisar los sobres de correspondencia de color Verde o Blanco con el fin de: a) verificar que la documentación enviada haya sido recibida y firmada por la unidad administrativa responsable del trámite, b) qué documentación ha sido enviada de una unidad administrativa a otra c) cuales documentos o expedientes han sido enviados al Área de Gestión Documental para ser archivados en su respectiva serie o subserie documental. Para vincular el soporte de entrega de la distribución de los recorridos de mensajería interna de las unidades administrativas debe dirigirse al Módulo 2 Radicación del software Sistemas de Administración Integral de Archivos (SAIA) y realizar los siguientes pasos:

Paso 1: Para relacionar el comprobante de la entrega interna de documentos debe tener claro el No. de radicado de la planilla con la cual se realizó la entrega. En el módulo "2.Radicación" de clic al botón "Ingresados".

Paso 2: De clic


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al botón "Búsqueda".

Paso 3: En el campo "Consecutivo Entrega Interna" digite el No. de radicado de la planilla y luego de clic al botón "Buscar".


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Paso 4: Se listan los documentos que fueron relacionados para entrega con dicha plantilla.

Paso 5: Seleccione los documentos que fueron entregados y a los cuales les va a relacionar el comprobante de entrega.


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Paso 6: De clic al botón "Seleccionados" y luego clic a la opción "Cargar soporte".

Paso 7: Adjunte el comprobante y de clic en el botón "Adicionar".


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TRÁMITE: Las unidades administrativas de la E.S.E. Hospital Mental de

Antioquia – HOMO, deberán dar respuesta por el software Sistemas de Administración Integral de Archivos (SAIA) a cada una de las comunicaciones oficiales recibidas en formato electrónico y físico realizando los siguientes pasos:

Paso 1: Dirigirse al buzón “Documentos pendientes” y visualizar los documentos recibidos.


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Paso 2: Seleccionar la comunicación oficial a la que se le dará

respuesta dando un Clic sobre el número de radicado asignado al documento.

NÚMERO DE

RADICADO


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Paso 3: Se observará los datos asignados a la comunicación oficial

los cuales fueron ingresado al momento de radicar el documento desde la Unidad de correspondencia del HOMO.


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Paso 4: Para dar respuesta a la comunicación oficial recibida se deberá ubicar el curso en el icono “dar respuesta al documento” y con un Clic se abrirá el listado de las plantillas disponibles las cuales permitirán responder el asunto al que se refiere el documento pendiente en el buzón de entrada.

DAR RESPUESTA AL DOCUMENTO


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LISTADO DE PLANTILLAS DISPONIBLES


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Paso 5: Ubicar el cursor en el link “Comunicación externa” y dar un Clic sobre él, así se abrirá la plantilla automáticamente desplegando un formulario el cual debe ser diligenciado en su totalidad por el funcionario responsable del HOMO.

FORMATO COMUNICACIÓN

FORMULARIO


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Paso 6: Diligenciado el formulario para dar respuesta a la “Comunicación externa”, se deberá especificar y seleccionar si la comunicación posee anexos físicos o electrónicos, además se debe clarificar y seleccionar si debe ser firmada por el funcionario que la está elaborando o por mas funcionarios, una vez culminado los campos obligatorios dar un Clic en el icono continuar.

Paso 7: Se desplegará la comunicación proyectada por el funcionario del HOMO, donde permitirá visualizar el contenido del documento, mostrando la opción editar si posiblemente presentara errores ortográficos o modificar el texto, para llevar a cabo este procedimiento se deberá dirigir a la parte inferior del formulario y dar Clic en el icono editar, si no se requiere editar el texto se deberá dar Clic en el icono confirmar el cual se encuentra al lado del icono editar.

CONTINUAR


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ICONO EDITAR

ICONO CONFIRMAR


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Paso 8: Confirmada la comunicación permitirá ser visualizada y

enviada automáticamente a la Unidad de Correspondencia del HOMO, donde la auxiliar administrativa es la responsable de descargar e imprimir la comunicación, posteriormente seleccionar si esta comunicaciones debe ser entregada por el mensajero externo del HOMO o por el correo físico (empresa de mensajería).

5.4.2 COMUNICIONES EXTERNAS ENVIADAS.

PRODUCCIÓN: Cada uno de los funcionarios de la E.S.E. Hospital

Mental de Antioquia – HOMO, tiene asignado un usuario y clave de acceso solo para el Módulo 1 Mis documentos en el software Sistemas de Administración Integral de Archivos (SAIA), con el objetivo de producir, recepcionar, enviar y evidenciar la trazabilidad de los documentos generados y recibidos de manera externa e interna. Por lo tanto para elaborar una comunicación externa en las unidades administrativas se debe realizar los siguientes pasos:


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Paso 1: Para elaborar una comunicación oficial externa se deberá ubicar el curso en el icono “Formatos” y con un Clic se abrirá el listado de las plantillas disponibles para su elaboración.

FORMATOS



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Paso 2: Ubicar el cursor en el link “Comunicación externa” y dar un Clic sobre él, así se abrirá la plantilla automáticamente desplegando un formulario el cual debe ser diligenciado en su totalidad por el funcionario responsable del HOMO.


FORMULARIO


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Paso 3: Diligenciado el formulario se deberá especificar y seleccionar si la comunicación posee anexos físicos o electrónicos, además se debe clarificar y seleccionar si debe ser firmada por el funcionario que la está elaborando o por mas funcionarios, una vez culminado los campos obligatorios dar un Clic en el icono continuar.

Paso 4: Se desplegará la comunicación proyectada por el funcionario del HOMO, donde permitirá visualizar el contenido del documento, mostrando la opción editar si posiblemente presentara errores ortográficos o modificar el texto, para llevar a cabo este procedimiento se deberá dirigir a la parte inferior del formulario y dar Clic en el icono editar, si no se requiere editar el texto se deberá dar Clic en el icono confirmar el cual se encuentra al lado del icono editar.

CONTINUAR


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ICONO EDITAR

ICONO CONFIRMAR


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Paso 5: Confirmada la comunicación permitirá ser visualizada y enviada automáticamente a la Unidad de Correspondencia del HOMO, donde la auxiliar administrativa es la responsable de descargar e imprimir la comunicación, posteriormente seleccionar si esta comunicaciones debe ser entregada por el mensajero externo del HOMO o por el correo físico (empresa de mensajería).

RECEPCIÓN: Las comunicaciones oficiales externas enviadas son recepcionadas automáticamente en la Unidad de Correspondencia de la E.S.E. Hospital Mental de Antioquia – HOMO, mediante el software Sistemas de Administración Integral de Archivos (SAIA), las cuales son enviadas por los funcionarios de cada una de las unidades administrativas del HOMO. El funcionario del Área de Gestión Documental responsable de la Unidad de Correspondencia es el encargado de descargar e imprimir la comunicación.

COMUNICACIÓN OFICIAL


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RADICACIÓN DE SALIDA: Cada vez que se confirma una

comunicación oficial externa enviada, el software Sistemas de Administración Integral de Archivos (SAIA) automáticamente asigna el número consecutivo correspondiente de forma ascendente, este consecutivo numérico es continuo e inicia en 0000 desde el 01 de enero de cada año.

DISTRIBUCIÓN: Confirmado, radicado y recepcionado la comunicación oficial externa enviada en el software Sistemas de Administración Integral de Archivos (SAIA), la Unidad de Correspondencia es la responsable de realizar el descargue, impresión y empaque de la comunicación oficial externa enviada generadas por las unidades administrativas del HOMO, cabe resaltar que esta Unidad de Correspondencia es la única que realiza este procedimiento con el fin de centralizar y normalizar la distribución de la correspondencia en el HOMO.

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RADICADO AUTOMATICO


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La Unidad de Correspondencia de la E.S.E. Hospital Mental de Antioquia – HOMO, cuenta con el formato “Código: SI - FR -18 Versión: Quinta”, el cual hace parte del Sistema Integrado de Gestión de Calidad SIGD.

FECHA RECORRIDO RADICADO ASUNTO REMITENTE DESTINATARIO DIRECCIÓN

FIRMA Y

SELLO DE

RECIBIDO

ENTREGA MENSAJERIA EXTERNA

Codigo: SI - FR -18 Version: Quinta Fecha Actualizacion: 8 de octubre de 2015 pagina 1 de 1

Para dar cumplimiento a la distribución y entrega de las comunicaciones oficiales externas enviadas mediante el mensajero externo del HOMO o correo físico (empresa de mensajería), la auxiliar administrativa del Área de Gestión Documental debe dirigirse al Módulo 2 Radicación del software Sistemas de Administración Integral de Archivos (SAIA) y realizar los siguientes pasos:


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Paso 1. En el módulo "2.Radicación" de clic al botón "Tramitados"

Paso 2. Seleccionar los documentos.


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Paso 3. Dirigir el cursor al icono seleccionados y dar Clic sobre él, desplegando varias opciones, lo cual permitirá seleccionar la que se ajuste a la necesidad del servicio requerido.

Paso 4. Desplegada las opciones se deberá seleccionar y dar Clic al despacho por medio del cual se realizará la distribución de las comunicaciones oficiales externa enviadas.


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Paso 5. Al seleccionar el medio por el cual se realizará la distribución de las comunicaciones oficiales enviadas externas se desplegará la planilla que debe ser utilizada por el mensajero externo o correo físico (empresa de mensajería) como evidencia y prueba de la entrega.

PLANILLA MENSAJERO

EXTERNO

PLANILLA CORREO FÍSICO (EMPRESA

DE MESAJERÍA)


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TRÁMITE: Una vez cumplida la actividad de entrega de las

comunicaciones oficiales externas envidas, el mensajero deberá entregar los soportes de recibido junto con la planilla firmada en la Unidad de Correspondencia, la auxiliar administrativa de la Unidad de Correspondencia al recibir los soportes de entrega del mensajero externo o correo físico (empresa de mensajería) deberá realizar los siguientes pasos:

Paso 1. Dirigirse al Módulo 2 Radicación y dar Clic en “tramitados”.

Paso 2. Seleccionar el documento el cual fue entregado a la persona o entidad competente y dar Clic sobre el radicado (consecutivo numérico).


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Paso 3. Después de dar el Clic se visualizará el documento el cual fue entregado, se debe ubicar el cursor en el icono “Adicionar nuevas páginas al documento”, seleccionar de nuevo escanear y agregar el soporte con la firma de recibido.

Paso 4. Para las comunicaciones que son envidas por correo físico (empresa de mensajería), la auxiliar administrativa de la Unidad de

ESCANEAR


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Correspondencia deberá diligenciar los campos en el formulario “Despachar documentos” de cada una de las comunicaciones que son envidas por correo físico (empresa de mensajería).

5.4.3 COMUNICIONES INTERNAS RECIBIDAS. RECEPCIÓN: Las comunicaciones internas recibidas son

recepcionadas automáticamente por el software Sistemas de Administración Integral de Archivos (SAIA), cada vez que los funcionarios de las unidades administrativas se comuniquen entre sí.

RADICACIÓN DE ENTRADA: Cada vez que se recepciona la

comunicación interna en el buzón de los funcionarios del HOMO en el software Sistemas de Administración Integral de Archivos (SAIA), automáticamente asigna un número consecutivo ascendente a las comunicaciones internas.


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DISTRIBUCIÓN: Una vez radicado y asignado el responsable del

trámite de la comunicación interna en el software Sistemas de Administración Integral de Archivos (SAIA), es distribuido automáticamente con el fin que permita visualizarse en el buzón de entrada de los funcionarios de las unidades administrativas del HOMO que tiene relación con el requerimiento.

TRÁMITE: Las unidades administrativas de la E.S.E. Hospital Mental de

Antioquia – HOMO, deberán dar respuesta por el software Sistemas de Administración Integral de Archivos (SAIA) a cada una de las comunicaciones internas recibidas en formato electrónico para dar cumplimiento a su trazabilidad realizando los siguientes pasos:

Paso 1: Dirigirse al buzón “Documentos pendientes” y visualizar los documentos recibidos.


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Paso 2: Seleccionar la comunicación interna recibida a la que se le

dará respuesta dando un Clic sobre el número de radicado asignado al documento.

NÚMERO DE

RADICADO


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Paso 3: Se observará los datos asignados a la comunicación interna recibida los cuales fueron ingresado por el funcionario responsable por la elaboración de la comunicación interna.


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Paso 4: Para dar respuesta a la comunicación interna recibida se deberá ubicar el curso en el icono “dar respuesta al documento” y con un Clic se abrirá el listado de las plantillas disponibles las cuales permitirán responder el asunto al que se refiere el documento pendiente en el buzón de entrada.

DAR RESPUESTA AL DOCUMENTO


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Paso 5: Ubicar el cursor en el link “Comunicación interna” y dar un Clic sobre él, así se abrirá la plantilla automáticamente desplegando un formulario el cual debe ser diligenciado en su totalidad por el funcionario responsable del HOMO.


FORMULARIO


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Paso 6: Diligenciado el formulario para dar respuesta a la “Comunicación interna”, se deberá especificar y seleccionar si la comunicación posee anexos físicos o electrónicos, además se debe clarificar y seleccionar si debe ser firmada por el funcionario que la está elaborando o por mas funcionarios, una vez culminado los campos obligatorios dar un Clic en el icono continuar.

Paso 7: Se desplegará la comunicación interna proyectada por el funcionario del HOMO, donde permitirá visualizar el contenido del documento, mostrando la opción editar si posiblemente presentara errores ortográficos o modificar el texto, para llevar a cabo este procedimiento se deberá dirigir a la parte inferior del formulario y dar Clic en el icono editar, si no se requiere editar el texto se deberá dar Clic en el icono confirmar el cual se encuentra al lado del icono editar.

CONTINUAR


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ICONO EDITAR

ICONO CONFIRMAR


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Paso 8: Confirmada la comunicación interna permitirá ser

visualizada y enviada automáticamente al funcionario de la unidad administrativa del HOMO responsable del trámite.

5.4.4 COMUNICIONES INTERNAS ENVIADAS. PRODUCCIÓN: Cada uno de los funcionarios de la E.S.E. Hospital

Mental de Antioquia – HOMO, tiene asignado un usuario y clave de acceso solo para el Módulo 1 Mis documentos en el software Sistemas de Administración Integral de Archivos (SAIA), con el objetivo de producir, recepcionar, enviar y evidenciar la trazabilidad de los documentos generados y recibidos de manera externa e interna. Por lo tanto para elaborar una comunicación interna en las unidades administrativas se debe realizar los siguientes pasos:

Paso 1: Para elaborar una comunicación interna se deberá ubicar el curso en el icono “Formatos” y con un Clic se abrirá el listado de las plantillas disponibles para su elaboración.

COMUNICACIÓN INTERNA


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FORMATOS



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Paso 2: Ubicar el cursor en el link “Comunicación interna” y dar un Clic sobre él, así se abrirá la plantilla automáticamente desplegando un formulario el cual debe ser diligenciado en su totalidad por el funcionario responsable del HOMO.


FORMULARIO


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Paso 3: Diligenciado el formulario se deberá especificar y seleccionar si la comunicación posee anexos físicos o electrónicos, además se debe clarificar y seleccionar si debe ser firmada por el funcionario que la está elaborando o por mas funcionarios, una vez culminado los campos obligatorios dar un Clic en el icono continuar.

Paso 4: Se desplegará la comunicación interna proyectada por el funcionario del HOMO, donde permitirá visualizar el contenido del documento, mostrando la opción editar si posiblemente presentara errores ortográficos o modificar el texto, para llevar a cabo este procedimiento se deberá dirigir a la parte inferior del formulario y dar Clic en el icono editar, si no se requiere editar el texto se deberá dar Clic en el icono confirmar el cual se encuentra al lado del icono editar.

CONTINUAR


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ICONO EDITAR

ICONO CONFIRMAR


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Paso 5: Confirmada la comunicación interna permitirá ser visualizada y enviada automáticamente al funcionario de la unidad administrativa del HOMO responsable del trámite.

RECEPCIÓN: Las comunicaciones internas recibidas son recepcionadas automáticamente por el software Sistemas de Administración Integral de Archivos (SAIA), cada vez que los funcionarios de las unidades administrativas se comuniquen entre sí.

RADICACIÓN DE SALIDA: Cada vez que se envía la comunicación

interna a los funcionarios del HOMO mediante en el software Sistemas de Administración Integral de Archivos (SAIA), automáticamente asigna un número consecutivo ascendente a las comunicaciones internas y se visualiza en el buzón de entrada del funcionario responsable del trámite.

COMUNICACIÓN INTERNA


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DISTRIBUCIÓN: Una vez radicado y asignado el responsable del trámite de la comunicación interna en el software Sistemas de Administración Integral de Archivos (SAIA), es distribuido automáticamente con el fin que permita visualizarse en el buzón de entrada de los funcionarios de las unidades administrativas del HOMO que tiene relación con el requerimiento.

TRÁMITE: Cada vez que un funcionario de las unidades administrativas

de la E.S.E. Hospital Mental de Antioquia – HOMO, elabore, proyecte y confirme una comunicación interna en el software Sistemas de Administración Integral de Archivos (SAIA), es enviada automáticamente al funcionario de la unidad administrativa responsable del trámite con el fin que éste realice la trazabilidad al requerimiento.

5.5 SOLICITUD DILIGENCIA DE MENSAJERÍA

Es una herramienta de comunicación utilizada por los funcionarios de las unidades administrativas de la E.S.E. Hospital Mental de Antioquia – HOMO, con el objetivo de solicitar y programar el mensajero externo, cada vez que se requiera el servicio y este no esté vinculado a una comunicación oficial como lo son: Consignaciones bancarias, envío de formularios a EPS, Fondo de Pensiones y Caja de Compensación Familiar, entre otros. Cabe resaltar que la “Solicitud Diligencia de Mensajería” solo puede ser utilizada para diligencias relacionadas con el ejercicios de las funciones del HOMO, más no a título personal. Cada uno de los funcionarios de la E.S.E. Hospital Mental de Antioquia – HOMO, tiene asignado un usuario y clave de acceso solo para el Módulo 1 Mis documentos en el software Sistemas de Administración Integral de Archivos (SAIA), con el fin de realizar la Solicitud Diligencia de Mensajería se deberá tener en cuenta los siguientes pasos:

Paso 1: Ingresar usuario y clave.

Paso 2: Dirigirse al Módulo 1 Mis documentos y dar Clic al icono formatos, el cual desplegará la lista de plantillas disponibles.


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Paso 3: Seleccionar y dar Clic en el link Solicitud Diligencia de Mensajería

Paso 4: Se desplegará el formulario “Solicitud Diligencia de Mensajería”, el cual debe ser diligenciado en su totalidad por el funcionario de la unidad administrativa que requiera el servicio.

FORMATO SOLICITUD DILIGENCIA DE MENSAJERÍA


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Paso 5: Diligenciado el formulario se debe ubicar el cursor y dar Clic en el icono continuar.

FORMULARIO


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Paso 6: Se desplegará la “Solicitud Diligencia de Mensajería” proyectada por el funcionario del HOMO, donde permitirá visualizar el contenido de la solicitud, mostrando la opción editar si posiblemente presentara errores ortográficos o modificar el texto, para llevar a cabo este procedimiento se deberá dirigir a la parte inferior del formulario y dar Clic en el icono editar, si no se requiere editar el texto se deberá dar Clic en el icono confirmar el cual se encuentra al lado del icono editar.


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Paso 7: Confirmada la “Solicitud Diligencia de Mensajería” esta permitirá ser visualizada y enviada automáticamente con el consecutivo correspondiente asignado a la Unidad de Correspondencia, la auxiliar administrativa del Área de Gestión Documental es responsable de dar trámite al requerimiento programando al mensajero externo del HOMO.

SOLICITUD DILIGENCIA DE

MENSAJERIA


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Paso 8: Los funcionarios de las unidades administrativas de la E.S.E. Hospital Mental de Antioquia – HOMO, deberán tener en cuenta los siguientes requisitos para solicitar las diligencias de mensajería externa.


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TABLA DE CAMBIOS

VERSIÓN NUMERAL DESCRIPCIÓN MOTIVO

Primera

Requerimiento normativo

TABLA DE REVISIÓN Y APROBACIÓN

PROYECTÓ REVISÓ APROBÓ VIGENCIA

CARGO Técnico Administrativo Gestión Documental

Profesional de calidad

Gerente (e)

28 de NOMBRE Yeison Cifuentes Liliana Morales Z Paulo Gutiérrez M

FIRMA

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