Manual Administrativo Lulushka

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SISTEMA DE CONTROL DE VENTAS E INVENTARIO Y PAGINA WEB DE

CATALOGO DINAMICO DE LA BOUTIQUE LULUSHKA

Manual Administrativo

19/02/2014

LAURO VLADIMIR BARRIOS AGUILAR

SISTEMA DE CONTROL DE VENTAS E INVENTARIO Y PAGINA WEB DE CATALOGO DINAMICO DE LA BOUTIQUE LULUSHKA 2014

3

Tabla de Contenido

Nombre de los Sistemas...................................................................... 5

Describir el Nombre De los Sistemas a Implantar en la Empresa ........ 5

Equipo Encargado de los Sistemas ..................................................... 5

Nombre del Personal Encargado del Anlisis y Diseo de Los

Sistemas ............................................................................................. 5

Resumen Administrativo ...................................................................... 5

Planteamiento ..................................................................................... 6

Objetivos Del Sistema ......................................................................... 8

Entradas del sistema ........................................................................... 9

Salidas del Sistema ............................................................................. 9

Diagrama General del Sistema (rea de Ventas)10

Nombre de los Sistemas...................................................................... 5

Describir el Nombre De los Sistemas a Implantar en la Empresa ........ 5

Equipo Encargado de los Sistemas ..................................................... 5


Sistemas ............................................................................................. 5

Resumen Administrativo ...................................................................... 5

Planteamiento ..................................................................................... 6

Objetivos Del Sistema ......................................................................... 8

Entradas del sistema ........................................................................... 9

Salidas del Sistema ............................................................................. 9

Diagrama General del Sistema (rea de Ventas) ...............................10

Explicaciones de las Fases del Sistema .............................................16

PROCESO DE VENTA DE ROPA ..................................................................... 16

REGISTRO DE APARTADOS ........................................................................... 17


4

REGISTR DE VENTA A CREDITO. ................................................................ 18

REGISTRO DE CLIENTES ................................................................................ 19

REGISTRO DE USUARIO. ................................................................................ 20

PROCESO CONSULTA / MODIFICACION DE PRODUCTO ............................ 21

CONSULTA / MODIFICACION DE CLIENTE ................................................... 22

CONSULTA /MODIFICACION DE USUARIO .................................................... 23

CONSULTA/ABONO DE APARTADO ............................................................... 24

CONSULTA/ABONO DE CREDITO .................................................................. 25

Diagrama General del Sistema (rea de Publicidad) ..........................26

Requerimientos del Sistema ...............................................................30

Estimacin de Fecha Probable de Implementacin del Sistema .........32

Consideraciones Generales del Nuevo Sistema .................................33


5

Manual Administrativo

Nombre de los Sistemas LULUSHKA y Pagina web LULUSHKA.

Describir el Nombre De los Sistemas a Implantar en la Empresa El sistema tiene como nombre LULUSHKA y Pagina LULUSHKA, debido a que

la comercializadora de ropa y artculos para mujer tiene el mismo nombre, la

propietaria del negocio tiene por nombre Lul, he ah la raz del nombre de los

sistemas.

Equipo Encargado de los Sistemas El equipo que a su cargo tiene el sistema consta de el C. Lauro Vladimir Barrios

Aguilar, l es el nico responsable debido a que es un proyecto asignado para su

titulacin, y que deber concluir con sus propios conocimientos y lo aprendido a lo

largo de su carrera.


Sistemas En este apartado se enuncian las personas participantes en el desarrollo de los

sistemas, desde el arranque del proyecto la nica persona desarrollando dicho

proceso es el C. Lauro Vladimir Barrios Aguilar, teniendo en cuenta que los

sistemas deben de estar concluidos en el tiempo estimado.

Resumen Administrativo El sistema de control de procesos del rea de ventas llamado LULUSHKA estar

desarrollado en base a los requerimientos identificados en el anlisis previo, el

cual estar conformado con mdulos especializados a continuacin se describen

algunos de ellos:

Catlogos: en este modulo se tienen contemplados todos los procesos como son

los registros, consultas, modificaciones y el borrado de dichos registros,

nicamente de clientes, artculos y la visualizacin completa de todo el inventario,

el registrar nuevos productos y ver una lista con detalles de las existencias en

inventario solo lo puede visualizar un usuario con privilegios de administrador.


6

Movimientos: este modulo tiene como objetivo el registrar, consultar y borrar las

ventas en sus tres tipos, contado, crdito y apartado. El borrar o hacer una

devolucin de contado solo le corresponde a la propietaria de la comercializadora

LULUSHKA que tiene privilegios de administrador dentro del sistema.

Reportes: este modulo permite hacer reportes con la informacin de las ventas

que pueden ser del da presente o de das anteriores especificando el da o un

rango de das segn lo requiera el usuario; este modulo solo puede ser usado por

un usuario administrador.

Usuarios: este modulo solo puede ser visualizado por el inicio de sesin de un

usuario de tipo administrador, el cual permite exclusivamente registrar nuevos

usuarios del sistema, modificar y borrar usuarios existentes.

Los mdulos fueron estructurados en esa forma por normas de la consultora en

informtica, donde especifica que se debe agrupar todas las funcionalidades

posibles en una sola ventana sin afectar la esttica de la misma, adems de que la

propietaria fue clara al pedir que el sistema manejara la mnima cantidad de

ventanas posibles para minimizar la dificultad del maneja del sistema.

Para la pagina web, no se manejan mdulos especficos como lo es en el sistema

dela rea de ventas, en este solo el catalogo de artculos agrupa cada uno de ellos

en su categora como son blusas, pantalones, vestidos, accesorios y perfumes, se

sitan en la parte superior de la pagina 3 botones, registro noticia, registro de

articulo y ver usuarios registrados, el botn registro noticia, tiene como objetivo el

registrar artculos relacionados con moda y diseos de tendencia en base a la

direccin URL del articulo; por consiguiente tenemos el botn registrar articulo, el

cual permitir registrar nuevos productos para posteriormente poder visualizarlo en

su catalogo correspondiente. La pgina web es sencilla de administrar debido a

que los usuarios tienen poco conocimiento del mbito web y fue necesario

disearla de la forma ms sencilla pero ergonmica para el cliente.

Planteamiento Los problemas que se trataran a continuacin se le presentaron a la Consultora

Informtica Avanzada, manifestados por la comercializadora LULUSHKA a la que

se le dio solucin a sus problemas.

El sistema nicamente ser operado por 3 personas las cuales se mencionan a

continuacin haciendo referencia a su puesto dentro de la empresa y su nombre:

Propietaria/administradora:


7

Empleada/vendedora:

Empleada/vendedora:

En la comercializadora LULUSHKA se presenta una gran dificultad en cuestin de

controlar el inventario, ya que por lo regular toma un da completo en la revisin de

las cantidades de cada producto dentro del almacn o estantera; adems de ir

administrando las necesidades del negocio, es decir, cuando y cuantas prendas se

deben surtir, cuales prendas y lo mas importante saber que tanto tiempo llevan en

la estantera o anaqueles eso se convierte en un problema de suma importancia

ya que el proveedor da un tiempo limitado para realizar un cambio de prenda si

esta no esta teniendo un xito comercial, una vez que pasa la fecha limite para la

devolucin de la prenda y el producto no ha sido vendido esto se convierte en una

perdida econmica para el negocio, no se podr buscar un rembolso o hacer un

cambio por otra prenda.

Adems de que no se detecta la ausencia de productos, es decir, que esta muy

present dentro de la empresa la sustraccin de mercanca o monetaria, tambin

denominado robo hormiga, adems de las dificultades que muestra hacer un

corte de caja al da ya que esto implicara hacer una revisin completa del estado

de almacn anterior, al estado resultado del da, identificar que prendas se

vendieron a que precio y cuanto hay en caja.

Una solucin que se oferto a la propietaria para crear mayor publicidad, fue el

desarrollo de una pagina web la cual es una buena opcin en cuestin de

marketing, ya que permite visualizar ciertos productos seleccionados por la duea

de la comercializadora LULUSHKA, esto permitir despertar el inters, y las

personas que decidan ir al establecimiento puedan corroborar la calidad de los

artculos y as convertir a dichas personas en clientes potenciales.

Adems de lo especificado anteriormente se tomaron en consideracin las

peticiones presentadas a continuacin:

El sistema deber ser de fcil interpretacin para el entendimiento de los

usuarios, ya que estos carecen de suficiente experiencia para el manejo de

sistemas automatizados

El sistema debe implementar diversas medidas de seguridad sobre el

control de flujo de la informacin, lo que incluye bases de datos con

seguridad para el acceso, modificacin y un mtodo de autenticacin de

usuario, para proteger los datos de cualquier tipo de amenaza.


8

El sistema debe ser capaz de proporcionar un control sobre el inventario en

tiempo real, donde cada venta y adquisicin de producto cree un descenso

en el nmero total del artculo de forma automtica.

Se necesita adems del control de inventarios, un control eficiente sobre los

clientes y sobre todo las cuentas de clientes, ya que se maneja venta a

crdito y apartado.

La instalacin de los sistemas deber ser realizada por Lauro Vladimir

Barrios Aguilar.

Se hace solicitud de capacitacin para el manejo de los sistemas, para

mejorar el rendimiento tanto de ellos como de los operadores o usuarios.

Concluyendo con esta seccin del manual administrativo, a continuacin se

especifican las fechas de desarrollo de los sistemas:

Fecha de Inicio del proyecto: 16/07/2012.

La fecha de finalizacin del anlisis de requerimientos y especificaciones

del sistema concluyo el da 12/09/2012.

Fecha de inicio de desarrollo del sistema y su diseo grafico: 13/09/2012.

Fecha de finalizacin del Proyecto: 04/12/2012.

Objetivos Del Sistema

Generar un control de entradas y salidas de la mercanca que mejore al

actual en un 80% durante el primer trimestre de instalacin del sistema.

Reducir el tiempo de atencin al cliente en un 30% en cuanto se instale el

sistema.

Crear una base de datos para el control de los recursos de la empresa.

Mejorar el sistema de apartado en un 65% durante el primer trimestre de

uso del sistema.

Implementar un sistema de contralora para mejorar la seguridad en el

manejo del recurso monetario un 50% durante el primer trimestre.

Implementar un sistema de control de crditos para mejorar este servicio un

70% durante el primer trimestre de uso del sistema.

Se incrementara la seguridad en contra de la sustraccin tanto monetaria

como de productos del establecimiento, mejorando la seguridad en un 80%

durante las primeras semanas de implementacin del sistema.

Reducir el esfuerzo del administrador por medio de la administracin

proporcionada por el sistema en un 40% durante el primer trimestre del uso

del sistema.


9

Entradas del sistema

Proporcionado por:

Modulo en donde entra el

documento

Usuarios que manejan el documento

Origen del documento

El cliente Registrar cliente Empleado Datos personales, cuando se registra un nuevo cliente

Venta Registrar venta Empleado Datos de la venta, cada vez que se efecta alguna

Producto Registrar producto Administrador Datos de Proveedor y producto, cuando entra un producto a inventario

Apartado Registra apartado Empleado Adeudos de cliente, cuando se solicita un apartado

Crdito Registra crdito Empleado Adeudos de cliente, cuando se solicita un crdito.

usuario Datos del usuario Administrador Estos datos se introducen cuando se implementa el sistema

Salidas del Sistema

Nombre de la Salida

Destino Periodicidad en que se genera Usuarios que lo requieren

Datos de cliente

B.D. clientes Cada vez que se requiere consultar el estado de cuenta del cliente

Vendedor

Informacin de Venta

B.D. Ventas Cuando es necesario corroborar una venta realizada, o para verificar las entradas de efectivo

Vendedor

Informacin de producto

B.D. Inventario Cada vez que se solicite algn producto en particular, o para revisar inventario

Vendedor/Administrador

Informacin de Crdito de cliente

B.D. Crdito Cuando se pida informacin sobre apartado, se requiera informacin o requiera actualizarse

Vendedor

Informacin de Apartado de cliente

B.D. Apartados a modulo consulta apartado

Cuando se pida informacin sobre apartado, se requiera informacin o requiera actualizarse

Vendedor


10

Diagrama General del Sistema (rea de Ventas)

CLIENTE USUARIO SISTEMA

Registro de

venta en la

base de

datos.

Cada vez, que hay una

compra de mercanca o

cada vez que se realiza una

venta estos movimientos

son registrados en el

sistema automticamente.

De este modo, el sistema

esta abierto a las

consultas diarias que se

requieran.

El sistema se actualiza

automticamente cada

vez que hay movimientos

en el sistema.

INICIO


11

dc

Cuando un cliente

realiza un apartado o

solicita comprar a

crdito, por primera

vez, el vendedor solicita

los datos.

El cliente

proporciona sus

datos personales y

los datos referentes

a su transaccin con

el sistema.

El registro se

almacena en la BD

de clientes.

Se crea el registro

correspondiente.

Evaluacin y

seleccin del

producto.

Captura de datos del

apartado o crdito.

No se Puede

continuar.

Recibe

comprobante.

Solicitud del producto ha

apartar o comprar a

crdito.

Validacin de

usuario.

Validacin

de

producto.

Verificar

Existencia.

No

Si

Si

No

Registro del apartado o

venta a crdito con sus

datos correspondientes.

Consultas Y Modificaciones


12

Ingreso de ID de

producto a buscar.

Bsqueda de

producto.

Si el

producto se

encuentra.

Mensaje de

producto

inexistente.

Obtencin de

informacin y mostrarla

al usuario.

Recuperacin de

la informacin del

producto.

Si se desea modificar el

registro ir a la ventana

de almacn.

Realizar los cambios

correspondientes en la

base de datos.

Si se desea modificar

el registro ir a la

ventana clientes.


correspondientes.

Bsqueda del

cliente en la BD

Si el cliente

se encuentra.

No Mensaje de cliente

no registrado

Si

Obtencin de


No

Si


13

Bsqueda del

usuario en la BD.

Si el

usuario se

encuentra.

No Mensaje de usuario no

registrado.

Si

Obtencin de informacin

y mostrarla al usuario.



de usuario.


correspondientes.

Bsqueda del

apartado en la BD

Si el

apartado se

encuentra

No Mensaje de apartado no registrado.

Si





de apartado.


correspondientes.


14

Mostrar Existencias.



Seleccionar la opcin

existencia en el modulo

catlogos.

Imprimir existencias.

Realizar Devolucin

de Venta de Contado.

Si la Venta

se

encuentra.

Mensaje de venta no

encontrada.



Si se desea realizar la

devolucin seleccionamos

la opcin aceptar.

Realizar el borrado de

la venta en la base de

datos.

Si

No


15

FIN

Realizar corte de

caja.

Se encuentra

las ventas

seleccionadas.

Mensaje de ventas no

encontrada.

No

Si

Mostrar el total de

ventas en forma de lista

al usuario.

Imprimir la lista de

ventas.


16

Explicaciones de las Fases del Sistema

PROCESO DE VENTA DE ROPA

CLIENTE VENDEDOR SISTEMA

Primeramente el cliente llega a la tienda y selecciona el producto que desea

comprar, una vez que tiene seleccionada la mercanca se lo comenta al vendedor

el cual ejecuta la venta de contado y le hace la entrega del producto al cliente. Si

se da el caso de que el producto no este en exhibicin (como el caso de que se

requiera otra talla, color etc.) el vendedor debe realizar una consulta al sistema

para ver si el producto esta en almacn si se encuentra se procede con la venta y

si no, se finaliza el proceso.

INICIO

Evaluacin de la

mercanca.

Seleccin de la

mercanca a comprar.

Solicitud del producto

Si el

producto

est en

exhibicin.

Si

Sacar producto de

inventario.

No

Consultar Inventario.

Si el producto

est en

almacn.

Si

No

Venta imposible de

realizarse

Entrega del producto

FIN

Entrega de nota de

venta a cliente.

Registro de

venta en la base

de datos.


17

REGISTRO DE APARTADOS


Al igual que la compra de contado, primeramente el cliente selecciona cual

producto es el que desea adquirir, despus se le hace la solicitud al usuario el cual

debe registrar en el sistema los datos que sean necesarios para el apartado, como

los datos del cliente y el producto. Cuando se llega el tiempo de entrega del

producto el sistema lo comunica al usuario, y despus este junto con el cliente

realizan la transaccin del producto, despus el sistema borra el apartado y lo

registra como una venta realizada.

Evaluacin y seleccin

del producto.

Captura de datos

del apartado

No se Puede continuar

Recibe comprobante

del apartado. FIN

INICIO

Solicitud del producto

a apartar.

Validacin de usuario.

Validacin

de

producto.

Verificar

Existencia

No

Si

Si

No

Registro del

apartado con sus

datos.

correspondientes


18

REGISTR DE VENTA A CREDITO.


Primeramente el cliente selecciona cual producto es el que desea adquirir,

despus se le hace la solicitud al usuario el cual debe registrar en el sistema los

datos que sean necesarios para la venta a crdito, como los datos del cliente y el

producto, una vez registrado el cliente en el sistema, se consuma la venta.

Evaluacin y seleccin

del producto.

Captura de datos

del apartado

No se Puede continuar

Recibe comprobante

del apartado. FIN

INICIO

Solicitud del producto a

comprar.

Validacin de usuario.

Validacin

de

producto.

Verificar

Existencia

No

Si

Si

No

Registro de la venta

a crdito.


19

REGISTRO DE CLIENTES


Este proceso inicia cuando se da la necesidad de registrar a un cliente nuevo, este

brinda sus datos personales para que queden almacenados en la base de datos

correspondiente, en adicin, dependiendo si se necesito el nuevo registro por

apartados o la venta a crdito, la informacin relacionada tambin debe ser

registrada. El usuario puede acceder a esta informacin para actualizarla o

simplemente para verificarla.

Cuando un cliente realiza

un apartado o solicita

comprar a crdito, por

primera vez, el vendedor

solicita los datos.

El cliente proporciona

sus datos personales y

los datos referentes a

su transaccin con el

sistema. El registro se

almacena en la BD.

FIN

INICI

Se crea el registro

correspondiente.


20

REGISTRO DE USUARIO.

VENDEDOR USUARIO SISTEMA

Este proceso se lleva acabo cuando se desea registrar un nuevo vendedor y se

requiere agregar un nuevo usuario en el sistema, primero se solicita un nombre de

usuario y una contrasea para posteriormente registrarlo en la BD.

El administrador crea el

nuevo usuario, con la

informacin brindada

por el vendedor.

El vendedor da un

nombre de usuario y

contrasea.

El registro se

almacena en la

BD.

FIN

INICIO

Se crea el registro

correspondiente


21

PROCESO CONSULTA / MODIFICACION DE PRODUCTO


El proceso comienza con una solicitud de parte del usuario del sistema,

requiriendo informacin de alguna prenda de ropa del almacn, para esto el

usuario introducir el ID del producto que desea consultar y solicita respuesta al

sistema, este realiza la bsqueda del producto a partir del ID, si el producto no

esta existente en el inventario enviara al usuario un mensaje que indique que el

producto no esta en existencia, en caso de que el producto si este en el inventario,

se obtiene la informacin del mismo (cantidad, talla, color, etc.) y se le muestra al

usuario en una respectiva ventana, siendo la visualizacin de la informacin por

parte del usuario lo que indica la finalizacin del proceso.

INICIO

Ingreso de ID de

producto a buscar.

Bsqueda de

producto.

Si el

producto se

encuentra.

Mensaje de producto

inexistente.

Obtencin de


Recuperacin de

la informacin del

producto

FIN



almacn.


correspondientes y

registrarlos en la BD.


22

CONSULTA / MODIFICACION DE CLIENTE


Por medio de este proceso se encuentra rpidamente a cualquier cliente, el

usuario ingresa el id del usuario que desea buscar, este se busca en la BD y

muestra el registro correspondiente en pantalla. Sin embargo si se desea modificar

el registro se tendr que hacer en la pantalla preparada para eso, modificar

cliente, donde se realizaran los cambios y se guardan en la BD correspondiente.

INICIO

FIN



Clientes.


correspondientes.

Bsqueda del

cliente en la BD.

Si el cliente

se encuentra.

No

Mensaje de cliente no

registrado.

Si




23

CONSULTA /MODIFICACION DE USUARIO


El usuario administrador acceder a la ventana usuarios para solicitar la

informacin de cada uno de los perfiles de usuarios y si es requerido modificar o

consultar, solo basta con seleccionar o ingresar los datos del usuario que

deseamos, si no existe el sistema mostrara un mensaje de error advirtiendo que el

registro buscado no se encuentra.

INICIO

Bsqueda del

usuario en la BD.

Si el usuario

se encuentra No Mensaje de usuario no registrado.

Si



FIN



usuarios.


correspondientes.


24

CONSULTA/ABONO DE APARTADO


El usuario ingresa al sistema y accede al usuario el sistema busca el apartado

requerido, si el sistema no encuentra el apartado que estaba buscando entonces

le avisara al usuario que no existe tal apartado, si existe tal apartado el sistema

mandara todos los datos del apartado a pantalla para poder verlos, si lo que se

desea es modificar el registro se deber realizar el proceso en la ventana de

apartado.

INICIO

Bsqueda del

cliente en la BD.

Si el cliente se

encuentra y tiene

un apartado.

No Mensaje de usuario no registrado.

Si



FIN

Si se desea registrar un

abono, o hacer la

devolucin, ingresar los

datos.


correspondientes.


25

CONSULTA/ABONO DE CREDITO


El usuario ingresa al sistema y accede al usuario el sistema busca el apartado

requerido, si el sistema no encuentra el apartado que estaba buscando entonces

le avisara al usuario que no existe tal venta a crdito, si existe tal apartado el

sistema mandara todos los datos del crdito a pantalla para poder verlos, si lo que

se desea es modificar el registro se deber realizar el proceso en la ventana de

crdito.

INICIO

Bsqueda del

cliente en la BD.

Si el cliente se

encuentra y tiene

un crdito.

No Mensaje de usuario no registrado.

Si



FIN

Si se desea registrar un

abono, o hacer la

devolucin, ingresar los

datos.


correspondientes.


26

Diagrama General del Sistema (rea de Publicidad)

USUARIO ADMINISTRADOR SISTEMA

Registro de

usuario en la

BD.

Cada vez que se requiere

ingresar a la pagina web se

requiere de un usuario y una

contrasea la cual solo ser

asignada una vez se llene

un formulario de registro.

De este modo, el sistema

esta abierto a las

consultas diarias que se

requieran.

La pgina web se actualiza

con cada movimiento

registrado dentro de los

procesos de registro.

INICIO

Registro de usuario, Datos

solicitados por medio del

formulario.


27

Cuando un usuario

realiza una consulta se

genera un registro para

ver cuales artculos son

visitados

frecuentemente.

El registro se

almacena en la BD

segn la categora

del artculo

consultado.

Se crea el registro

correspondiente.

Registro de un

nuevo articulo.

Mensaje sobre datos

faltantes para el

registro

Validacin de

usuario.

Validacin de

los datos del

artculo.

No

Si

Registro de articulo en

la BD segn su

categora.


28

Registro de una

nueva noticia.

Mensaje sobre datos

faltantes para el

registro

Validacin de

usuario.

Validacin de

los datos de

la noticia. No

Si

Registro de noticia en

la BD.

Consultas


29

Consultar Artculos,

seleccin de

catalogo.

Encontrar los datos

solicitados y

mostrarlos al usuario.

Seleccin de

artculo.

Consultar usuarios

registrados.

Encontrar los datos

solicitados y

mostrarlos al usuario.

Seleccin de botn

mostrar usuarios.

Recolectar correos para

mandar promociones

exclusivas.

FIN


30

Requerimientos del Sistema

La siguiente tabla tiene por objetivo mostrar precisamente los requerimientos

de los sistemas, los requerimientos mostrados son tanto de hardware como de

software as como de requerimiento humano.

RECURSO COSTOS DESCRIPCION CANTIDAD

Equipo de Computo

8,700.00MX$ Pc con Windows XP, Memoria RAM como mnimo 2 GB, procesador Intel Core I3.

1

Monitor LED 20 3,000MX$ MagicBright 3 Con Visualizacin perfecta desde cualquier ngulo,

Siente los efectos del color y

Tamao inteligente

1

Disco Duro de 1TB

1,200MX$ Capacidad: 1024 GB, Factor de Forma: 3.5" ,Velocidad: 7,200 rpm,

Buffer: 8 MB

1

Impresora 1,400MX$ Impresora Hp LaserJet P1005 1

Sistema Operativo Windows XP.

1,800MX$ Profesional 1

Memoria RAM de 1 GB

300MX$ 2GB 667MHZ DDR2 RAM, Standar 240 Pin, Una Pieza, Latencia CL5

1

Crystal Report Gratis(solo descrgalo)

La ltima versin desde su pgina oficial

1

DBMS Postgres Gratis (solo descrgalo)

Pagina Oficial de Postgres

1

Servidor de hosting 1,300MX$ (al ao)

Servidor de hosting para servicios de pginas web.

Usuario Administrador del sistema

Dueo de la Empresa

Este usuario trabajara sobre los mdulos de corte de caja y registro de productos, lo que significa que se encarga principalmente de los movimientos de inventario que se llevan a cabo en el sistema, tambin es el nico que puede

1


31

dar de alta mas usuarios que accedan al sistema

Usuario Vendedor del sistema

700MX$ (por semana)

Este usuario es el que tiene la interaccin directa con el cliente, maneja los mdulos de apartados, clientes y ventas, no tiene derechos sobre el manejo del inventario excepto por las consultas que realice al mismo

1


32

Estimacin de Fecha Probable de Implementacin del Sistema

En esta parte del manual se presenta todo el procedimiento relacionado con el

desarrollo del sistema Lulushka y la pagina Web del mismo nombre, desde la

parte del anlisis, el diseo y la codificacin del sistema. Para presentar toda esta

informacin de forma ms clara y especfica se utiliz la herramienta conocida

como diagrama de Gantt dicho diagrama se realiz en Microsoft MS Project y en

l se pueden apreciar todas las actividades realizadas de manera ordenada; el

diagrama se presenta a continuacin:


33

Consideraciones Generales del Nuevo Sistema

Esta es la parte final del manual administrativo, a continuacin se explicaran las

diferencias entre los sistemas propuestos (LULUSHKA y pgina web LULUSHKA)

y el sistema actual existente en la comercializadora LULUSHKA. Primero que

nada cabe destacar que la diferencia entre sistemas ciertamente es abismal ya

que, el sistema actual de la empresa es un sistema no automatizado, el cual

comparndolo con el sistema Propuesto se puede apreciar un sinfn de beneficios

y en cuanto a la publicidad solo se cuentan con un anuncio publicitario fuera del

negocio.

Las Diferencias entre sistemas as como las ventajas y desventajas que presentan

uno contra otro son las siguientes:

El primer punto a tratar es que el sistema actual es un sistema no automatizado,

mientras que el sistema propuesto es 100% automatizado, esto representa

grandes beneficios en casi todos los aspectos, Eficiencia, seguridad, velocidad de

repuesta mas rpida; en cuanto a la publicidad no hay gran recurso para promover

el establecimiento, por esto la pagina web permitir dar a conocer a grandes

sectores de la ciudad o del estado los artculos ofertados en la comercializadora.

Seguridad: Al ser sistemas automatizados que manejan todo el flujo de

informacin que se genera en la empresa en BD especificas; se obtiene una

seguridad eficaz, comparndola con los sistemas actuales la diferencia es

enorme, ya que actualmente se usan libretas e incluso notas sueltas lo cual

genera gran descontrol en los registros. Adems las BD son especificas por

modulo, teniendo as una para clientes, otra para productos etc. Con esto se logra

que cada tipo de dato este en su lugar y no afecte la integridad de la base de

datos.

Flexibilidad: La flexibilidad es la capacidad de cambio o de actualizaciones de

los sistemas. EL sistema actual puede ser flexible desde un punto de vista: se

registran nuevos apartados, nuevos clientes, productos etc. sin embargo todo esto

se hace con cierto descontrol al implementar el sistema LULUSHKA se podr

mantener esta flexibilidad pero de una manera mucho ms fcil y muchsimo ms

segura. Por lo que aqu igual que como se ha venido comentando, se mantiene las

mismas caractersticas pero de una forma mucho mas viable y confiable.

Eficiencia: Este punto ya se comentaba al inicio de esta parte del manual, el

sistema propuesto acelerara todos los procesos que se llevan a cabo en la

empresa en el rea de ventas as como el flujo de informacin generado con


34

dichos procesos. Esto se har de manera completamente automatizada y seguro

logrando una mayor productividad general de todo el sistema. La publicidad har

que el trabajo de dar a conocer productos y promociones sea muy sencillo y sin

tener que salir del establecimiento.

Tiempo: en parte relacionado con lo anterior, el sistema actual tiene cierta

lentitud, lgicamente por tener que llevar un registro muy rustico en libretas y

notas. En la fase del anlisis se detecto la ineficiencia a la hora de consumar una

venta, debido a que se perda tiempo haciendo los registros en la libreta o sistema

manual. Con el sistema propuesto se eliminara este problema ya que como se

menciona en los objetivos se mejorara el proceso de atencin al cliente en mnimo

un 30%.

Facilidad de uso: el sistema actual no requiere de ninguna capacitacin ni

preparacin para emplearse. Los sistemas propuestos al ser nuevos y

automatizados requiere de ciertos conocimientos o preparacin, Aunque por un

lado el sistema actual no requiere de conocimientos previos genera un descontrol

y mayor dificultad de manejo conforme avanzan las ventas y aumenta la

informacin. Por otra parte los sistemas tanto del rea de ventas como de

publicidad aunque requieren de cierta capacitacin, una vez aprendido su manejo

la interaccin con ellos es fcil e intuitiva y no se incrementara la dificultad al tener

ms registros ya que todo seguir trabajando de la misma manera. Por otra parte

nuestra empresa se comprometi a entregar los sistemas de fcil manejo y

entendimiento y esto se cumple, por lo que la capacitacin es algo de rpido

aprendizaje.

Costos: La nica desventaja de los sistemas propuestos contra el actual se da

en este punto, es necesario adquirir equipo de cmputo y por supuesto el software

necesario para implantar los sistemas LULUSHKAs. Sin embargo algo es seguro:

las ventajas y beneficios que obtendr con el software sern mayor y a la larga

tendr mucha ms ganancia econmica, ya que tendr clientes satisfechos con el

servicio as como evitar posibles perdidas de informacin acerca de deudas o de

apartados que se llegan a tener con el sistema actual.

Manual Administrativo Lulushka

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