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Sven Krause

Lean Management

9. Dezember 2013 Folie 1

Sven Krause, Abschlusspräsentation

09. Dezember 2013, Glattbrugg

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Der Kunde

9. Dezember 2013 Lean Management | Sven Krause

Das Eidgenössische Departement für auswärtige Angelegenheiten (EDA) gestaltet und koordiniert im Auftrag des Bundesrats die schweizerische Aussenpolitik.

Folie 2

Die Tätigkeit des EDA basiert auf den 5 aussenpolitischen Zielen, wie sie die Bundesverfassung definiert:

Friedliches Zusammenleben der Völker

Achtung der Menschenrechte und Förderung der Demokratie

Wahrung der Interessen der schweizerischen Wirtschaft im Ausland

Linderung von Not und Armut in der Welt

Erhaltung der natürlichen Lebensgrundlagen

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Der Kunde

9. Dezember 2013 Lean Management | Sven Krause

Das Eidgenössische Departement für auswärtige Angelegenheiten (EDA) gestaltet und koordiniert im Auftrag des Bundesrats die schweizerische Aussenpolitik.

Folie 3

Das EDA besteht aus der Zentrale in Bern und über 300 Aussenvertretungen (Botschaften, Missionen, Konsulate, Verbindungs- und Koordinationsbüros). Die Zentrale besteht aus dem Generalsekretariat, dem Staatssekretariat und 6 Direktionen.

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Der Kunde

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steuert die Ressourcen (Personal und Finanzen) zur Umsetzung der aussenpolitischen Ziele und unterhält das Netz der Schweizer Auslandvertretungen

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Ausgangslage

9. Dezember 2013 Lean Management | Sven Krause Folie 5

Anruf vom Kunden… Sucht eine Gesprächspartner für Prozess

Management Kommt doch mal vorbei

Eckdaten:

Chief Process Officer EDA / Geschäftsprozessmanagement EDA (Direktion Ressourcen)

Seit 2007 das Prozess Management aufgebaut

Prozess System vorhanden und Prozessdokumentation im Intranet verfügbar

ARIS im Einsatz

Experten Team führt Modellierung durch

Awareness innerhalb EDA (Direktion Ressourcen) vorhanden

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Die Diskussion

9. Dezember 2013 Lean Management | Sven Krause Folie 6

Prozess Management!

Rückkopplung fehlt! Kultur-

problem?

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Die Ursache

9. Dezember 2013 Lean Management | Sven Krause

Gever Bund «Elektronische

Geschäftsverwaltung»

alle geschäftsrelevanten Informationen sind elektronisch geführt

orientiert sich an den Geschäftsabläufen

Voraussetzung für automatisierte organisations- und systemübergreifende Geschäftsabläufe.

Folie 7

Auswirkungen Grosses und politisches Projekt

Doppelspurigkeiten von Prozessthemen (Verschwendung)

Prozess Management nicht involviert (keine Rückkopplung)

Allgemeine Meinung «Gever = Prozessmanagement»

Bestrebung vom Management: Abteilungen Archivierung und Prozess Management zusammenführen

Prozess Management Team demotiviert

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Analyse

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Prozessmanagement

Operalisierung der Prozessstrategie (Maximierung der Wertschöpfung)

Sicherstellung der gesetzlichen Bedingungen

Strukturiertes und nachhaltiges Prozess Management (Eliminierung von Verschwendung)

Gever

Berücksichtigt nur 15%–20% aller Prozesse

Fokus auf Integration der IT Lösung (kein Change Management, kein KVP, geringe «Prozessoptimierung»)

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Analyse

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Randbedingungen für die Umsetzung

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Einfluss auf Gever Projekt stärken (Doppelspurigkeiten eliminieren)

Rückkopplung sicherstellen (Expertenteam bereitstellen/promoten)

KVP vorantreiben (Linie befähigen, Schulung, Coaching)

Prozess Management weiter etablieren (Qualität einbringen)

Folie 10

Bestehende Arbeit weiterführen / ausbauen

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Für Direktion Ressourcen oder fürs EDA?

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Folie 11

Organisatorisches Optimierungspotenzial (Verschwendungen eliminieren)

Zentrales Prozess Management

Expertenteam, Tool, Prozesse, Leitlinien, Prozessverständnis

Gever Unterstützung

Ein Change Programm „KVP“

EDA Governance sicherstellen

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Erweiterte Umsetzung

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«Generalsekretariat» Variante

3 «Stab» Variante

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Folie 12

Team bleibt als eigenständiges Team bestehen

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Operative Nähe (Generalsekretariat) Grosser Einfluss auf Staatssekretariat und 6

Direktionen Management Unterstützung (Prozessaffin) Direkten Einfluss auf Generalsekretariat

Indirekte Einfluss auf Staatssekretariat und 6 Direktionen

Strategische Änderungen jederzeit möglich

«Generalsekretariat» Variante

Zentrale Stelle für Prozess Management Direkter Einfluss mit CEO Unterstützung auf die

Zentral-Bereiche (Generalsekretariat, Staatssekretariat und 6 Direktionen)

Distanz zu operativer Ebene (Freies Denkertum)

Fehlende Durchschlagskraft da «Stab» = «Sekretariat»

Distanz zum Operativen Eher beratende Funktion

«Stab» Variante

Umsetzung – Organisatorischer Move

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Weiteres Vorgehen

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1. Entscheid abwarten

2. Workshop zur Identifizierung der Potenziale SWOT vertiefen Stakeholdermgt betreiben Entscheidungsvorlage erarbeiten

3. Einwirkung auf das GEVER Projekt Prinzipien definieren (Projekt Gever) Prozessleitlinien einbringen Eigenen KVP für Gever Projekt Unterstützung

aufsetzen und etablieren

«Die etwas fragen, die verdienen Antwort» Bertolt Brecht

Lean Management

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