Laporan Riset APSI.docx

1

BAB I

PENDAHULUAN

1.1. Umum

Informasi merupakan bagian yang sangat penting dalam kehidupan ini

khususnya dalam dunia usaha. Menurut Benjamin Disraeli (1804 - 1881) yang

mengatakan “As a general rule the most successful man in life is the man who has

the best information”. Makna yang dapat kita tangkap dari kutipan tersebut adalah

informasi yang baik akan mengantarkan kita menuju kesuksesan. Informasi yang

baik khususnya didunia usaha berasal dari pengolahan data yang baik.

Seiring dengan perkembangan teknologi, pengolahan data menjadi

informasi dituntut menjadi semakin efektif dan lebih baik, hal ini dituntut karena

persaingan semakin terbuka dan ketat maka system informasi yang baik

dibutuhkan untuk memberikan dampak ekonomi yang baik pula bagi sebuah

perusahaan. Dalam pelaksanaan system informasi yang baik maka diperlukan

teknologi computer. Komputer merupakan alat canggih tepat guna dalam

membantu proses pengolahan data khususnya dalam dunia usaha, baik itu berupa

data transaksi penjualan, pemesanan barang, dan sebagainya, sehingga dapat

mempercepat dan mempermudah proses kerja.

Pada perusahaan yang bergerak dibidang perdagangan (Trading company)

sangat membutuhkan informasi yang sangat baik, cepat dan up to date. Bisa kita

bayangkan data yang kita dapat dari pelanggan ( Customer ) harus sesegera

mungkin diolah sehingga output yang dihasilkan akan sangat baik. Begitu banyak

sekali perusahan di Indonesia yang bergerak dibisnis trading ini, sehingga

persingan semakin ketat. Ketepatan dan kecepatan informasi sangat dibutuhkan

1

2

agar dapat exist di dunia bisnis perdagangan ini, sebab para Customer hanya akan

memilih yang terbaik diantara mereka. Dengan adanya system informasi yang

baik maka perusahan akan dapat menghasilkan informasi yang akurat dan relevan,

dampaknya adalah bagi kelangsungan hidup perusahaan itu sendiri.

Berdasarkan uraian di atas maka penulis tertarik untuk membahas laporan

hasil LAPORAN HASIL RISET ini dengan judul :

“ANALISA SISTEM PEMBELIAN BARANG DI PT. VIKTORI PROFINDO INDUSTRI”.

3

1.2. Maksud dan Tujuan

Adapun maksud penulisan Laporan Hasil Riset ini adalah :

1. Menerapkan dan mempraktekan ilmu pengetahuan yang telah di dapat dalam

perkuliahan.

2. Melakukan penelitian mengenai suatu masalah di bawah bimbingan yang

cermat dari dosen pembimbing, untuk menghasilkan pengetahuan baru dari

penelaahan yang original.

3. Lebih meningkatkan efesiensi dan efektifitas system informasi pada

perusahaan.

Sedangkan tujuan dalam penulisan laporan hasil riset ini adalah untuk

memenuhi mata kuliah Analisa dan Perancangan Sistem Informasi ( APSI ) dan

Metode Penelitian ( METOLIT ) pada Semester IV (Empat) Jurusan Akademik

Manajemen Informatika dan Komputer Bina Sarana Informatika.

1.3. Metode Penelitian

1. Wawancara (Interview)

Dalam penulisan laporan Laporan Hasil Riset ini,untuk mendapatkan

informasi secara lengkap maka penulis melakukan suatu metode suatu

tanya jawab mengenai semua kegiatan yang berhubungan dengan

Penjualan dan Pemesanan Barang dengan karyawan/karyawati PT. Viktori

Profindo Industri.

2. Pengamatan (Observation)

Penulis melakukan pengamatan-pengamatan langsung terhadap kegiatan

yang berhubungan dengan masalah yang diambil. Hasil dari pengamatan

4

tersebut langsung dicatat oleh penulis dan dari kegiatan observasi dapat

diketahui kesalahan atau proses dan kegiatan tersebut.

3. Studi pustaka

Selain melakukan kegiatan diatas penulis juga melakukan studi

kepustakaan melalui literatur-literatur atau referensi-referensi yang ada di

perpustakaan Akademi Manajemen Informatika Bina Sarana Informatika

maupun di internet.

1.4. Ruang Lingkup

Untuk lebih memusatkan permasalahan yang ada dan agar tidak

menyimpang dari pokok permasalahan, maka Penulis membuat batasan

permasalahan yaitu mengenai Analisa sistem pemesanan barang di PT. Viktori

Profindo Industri meliputi pemesanan barang yang bukan barang stok (Non Stock)

dari konsumen kepada sales lalu ke bagian purchasing, dan pengadaan barang dari

pesanan konsumen tersebut oleh bagian purchasing.

1.5. Sistematika Penulisan

Untuk dapat mempermudah pembaca mendapatkan gambaran umum

tentang permasalahan dalam penulisan laporan hasil analisa system ini, maka

digunakan lah sistematika penulisan yang bertujuan mempermudah pembaca

dalam menelusuri dan memahami isi dari laporan ini, sebagai berikut :

5

BAB I PENDAHULUAN

Pada bab ini penulis menguraikan latar belakang secra umum,

maksud dan tujuan, metode penelitian, ruang lingkup yang

membatasi permasalahan dan Sistematika penulisan yang

merupakan gambaran dari keseluruhan bab.

BAB II LANDASAN TEORI

Bab ini menjelaskan tentang konsep dasar dari sistem yang dibahas

dalam ruang lingkup dan memberikan penjelasan secara teoritis

tentang peralatan rancangan sistem yang meliputi Diagram Alir

Data (DAD/DFD), normalisasi dan kamus data yang digunakan

dalam penulisan Laporan Kuiah Kerja Praktek.

BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN

Bab ini akan menjelaskan mengenai sejarah singkat berdirinya

perusahaan, struktur organisasi dan fungsinya, prosedur sistem

berjalan, Diagram Alir Data (DAD) / Data Flow diagram ( DFD ),

kamus data, spesifikasi sistem berjalan yang terdiri dari bentuk

dokumen masukan ( input ) dan keluaran ( output ), permasalahan

dan alternatif pemecahan masalah.

BAB IV RANCANGAN SISTEM USULAN

Pada Bab ini penulis mengemukakan tentang system usulan dan

membahas tentang rancangan program, sehingga dapat bermanfaat

untuk efektifitas pengolahan data.

6

BAB V PENUTUP

Pada bab ini penulis mengemukan beberapa kesimpulan dan saran-

saran maupun sistem usulan yang berkaitan dengan system berjalan

pada Sistem Pembelian Barang ( Non Stock ) pada PT. Viktori

Profindo Industri.

7

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1. Konsep Dasar Sistem

2.1.1. Pengertian Sistem

Setiap sistem dibuat untuk menangani sesuatu yang secara terus-menerus

(continue) dan berulang kali atau yang secara rutin terjadi. Untuk memudahkan

pemahaman mengenai sistem pertama-tama kita peroleh dari definisinya, dengan

demikian definisinya ini mempunyai peranan yang penting dalam pendekatan

untuk mempelajari suatu sistem. Mempersoalkan sistem sebenarnya bukan

membahas hal yang baru.

Terdapat dua kelompok pendekatan didalam mendifinisikan sistem, yaitu

yang menekankan pada prosedurnya dan yang menekankan pada komponen atau

elemennya. Pendekatan sistem menurut Mulyadi lebih menekankan pada

prosedurnya dan mendifinisikan sistem sebagai berikut :

Menurut Jerry Fitz Gerald dan Warren D. Stalling Jr. “Suatu sistem adalah Suatu

jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul

bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu

sasaran yang tertentu”. [Jogiyanto H.M, 2005 hal 1]

pengertian sistem menurut Drs. Komaruddi Sistem diartikan "suatu susunan yang

teratur dari kegiatan yang behubungan satu sama lainnya serta prosedur-prosedur

yang berkaitan untuk melaksanakan dan memudahkan pelaksanaan kegiatan dan

suatu organisasi” [Komaruddin 2005].

Menurut Stephen A. Mascove dan Mark G. Simkin dalam bukunya yang berjudul

Accounting Information Sistem Concepts and Practice For Effective Decision

7

8

Making, menyatakan bahwa “sistem adalah suatu kesatuan yang terdiri dari

interaksi subsistem yang berusaha untuk mencapai tujuan (Goal) yang sama”

[Jogiyanto,2005].

Dari definisi-definisi sistem tersebut diatas dapat dikatakan bahwa sistem

terdiri dari unsur-unsur atau elemen-elemen yang merupakan bagian yang saling

terpadu dan saling berhubungan secara erat antara satu dengan yang lainnya

dengan sifat serta kerjasamanya antar unsur atau elemen tersebut mempunyai

bentuk yang tertentu dan saling mempengaruhi untuk mencapai satu atau beberapa

maksud secara bersama-sama berkeinginan untuk mencapai tujuan yang sama

pula.

Dapat pula dikatakan bahwa suatu sistem terdiri dari struktur dan proses.

Struktur merupakan unsur-unsur yang secara terintegrasi membentuk sistem

tersebut. Sedangkan proses merupakan penjelasan prosedur atau tata urutan kerja

dari suatu sistem untuk mencapai tujuan tertentu. Agar suatu sistem dapat bekerja

secara efisien dan efektif maka setiap struktur dan proses tersebut harus saling

berkaitan antara satu dengan yang lainnya.

2.1.2. Karakteristik Sistem

Model umum sebuah sistem adalah masukan, proses dan Keluaran, hal ini

merupakan konsep sebuah sistem yang angat sederhana, sebab sebuah sistem

dapat mempunyai beberapa masukan dan keluaran. Selain itu sebuah sistem

memiliki karakteristik atau sifat - sifat tertentu, yaitu mencirikan bahwa hal

tersebut biasa dikatakan sebagai suatu sistem. Adapun karakteristik yang

dimaksud adalah sebagai berikut :

9

1. Komponen sistem ( Components )

Suatu sistem terdiri dari jumlah komponen - komponen yang saling

berinteraksi, yang artinya saling bekerja sama membentuk suatu kesatuan.

Komponen-komponen sistem tersebut dapat berupa suatu bentuk

subsistem setiap subsistem memiliki sifat dari sistem yang menjalankan

suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan.

Suatu sistem dapat mempunyai sistem yang lebih besar, yang diebut

dengan “Supra system”.

2. Batasan system ( Boundary )

Ruang lingkup sistem merupakan daerah yang membatasi antara sistem

dengan sistem yang lain atau sistem dengan lingkungan luarnya. Batasan

sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai suatu kesatuan

yang tidak dapat dipisah-pisahkan.

3. Lingkungan Luar Sistem ( Environment )

Bentuk apapun yang ada di luar ruang lingkup atau batasan sistem yang

mempengaruhi operasi sistem tersebut, disebut dengan lingkungan luar

sistem. Dimana lingkungan luar ini dapat bersifat menguntungkan dan

dapat pula merugikan sistem tersebut. Lingkungan luar yang

menguntungkan merupakan energi bagi sistem tersebut, dengan demikian

lingkungan luar tersebut harus tetap terjaga dan dapat dipelihara.

Sedangkan lingkungan luar sistem yang merugikan harus dikendalikan,

kalau tidak akan menganggu kelangsungan hidup dari sistem tersebut.

10

4. Penghubung Sistem ( Interface )

Sebagai media yang menghubungkan sistem dengan subsistem yang

lainnya disebut dengan penghubung sistem atau interface melalui

penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari suatu

subsistem ke subsistem lainnya. Bentuk keluaran dari suatu subsistem

akan menjadi masukan untuk subsistem yang lainnya dengan melalui

penghubung tersebut.

5. Masukan Sistem ( Input )

Energi yang dimasukan kedalam sistem tersebut masukan sistem, yang

dapat berupa pemeliharaan ( maintenance input ) dan signal masukan (

signal input ).

6. Keluaran sistem ( Output )

Hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang

berguna. Keluaran ini merupakan masukan bagi subsistem yang lain.

7. Pengolahan Sistem ( Process )

Suatu sistem dapat mempunyai suatu proses yang akan merubah masukan

menjadi keluaran.

8. Sasaran sistem ( Objektive )

Suatu sistem memiliki tujuan dan sasaran yang pasti dan bersifat

determinan kalau suatu sistem tidak memiliki sasaran, maka operasi sistem

tidak ada gunanya. Suatu sistem dikatakan berhasil bila menggunakan

sasaran atau tujuan yang di rencanakan.

11

2.2. Pengertian Informasi

Telah diketahui bahwa informasi merupakan hal yang sangat

penting bagi manajemen didalam pengambilan keputusan. Informasi adalah data

yang telah diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang

menerimanya.

2.3. Perdagangan Internasional

2.3.1. Pengertian Pembelian

Pembelian adalah proses penemuan sumber dan pemesanan bahan, jasa

dan perlengkapan. Kegiatan tersebut kadan disebut pengadaan barang, tujuannya

adalah untuk mendapatkan bahan dengan harga serendah mungkin yang konsisten

dengan kualitas dan jasa yang dipersyaratkan.

Menurut Mulyadi ( 2007.711 ) Aktivitas dalam proses pembelian barang

adalah :

1. Permintaan pembelian

2. Pemilihan pemasok

3. Penempatan order pembelian

4. Penerimaan barang, dan

5. Pencatatan transaksi pembelian.

2.3.2. Purchase Order

Dalam perdagangan internasional dewasa sistem yang berlaku merupakan

sistem E-Comerce karena sistem ini dianggap paling efektif dari segi waktu dan

biaya, hal ini berdampak pada dokumen-dokumen yang tadinya berbentuk surat

menjadi berbentuk elektronik, salah satunya adalah Purchase Order.

12

Purchase Order merupak dokumen perjanjian antara kedua belah pihak

antara pembeli dan penjual tentang bagaimana cara pembayaran dan pengiriman

barang yang tertera pada PO tersebut. Untuk menjaga kepercayaan antara kedua

belah pihak maka PO meiliki kekuatan hokum.

Karakteristik Perjanjian purcahese order dalam transaksi elektronik diatur

dalam :

1. BW buku III tentang perikatan Pasal 1320 BW tentang sahnya perjanjian.

2. ketentuan 1338 BW akibat persetujuan.

3. Mekanisme Purchase Order diatur dalam Pasal 1458 BW, dan sah serta

mengikat para pihak sebagai Undang-undang.

4. Dokumen elektronik mempunyai kekuatan hukum sebagai alat bukti yang sah

sebagaimana diatur dalam Pasal 5 UU ITE.

Ahmad Hidayat (2008:24) mengatakan bahwa suatu perjanjian akan berlaku bagi pihak yang mengadakan perjanjian itu sendiri dan akan menjadi undang-undang bagi para pihak itu sendiri sesuai yang disyaratkan dalam pasal 1338 BW. Hal ini penting ketika membuat suatu perjanjian purchase order dalam transaksi elektronik, karena apabila ada salah satu syarat dalam perjanjian tersebut tidak terpenuhi akan berakibat pada perjanjian tersebut dapat dibatalkan (voidable) atau batal demi hukum (null and void). Pihak yang dirugikan dapat menuntut secara hokum, persoalan ini dapat diselesaikan di dalam maupun diluar pengadilan.

2.3.3. Pembayaran Internasional

1. Pembayaran Tunai (Cash Payment)

Pembayaran tunai adalah cara pembayaran yang dilakukan saat transaksi

terjadi oleh importir (pengirnpor) kepada eksportir (pengekspor). Pembayaran

biaya dilakukan menggunakan cek atau bank draft.

13

2. Rekening Terbuka (Open Account)

Rekening terbuka adalah cara pembayaran dimana eksportir telah mengirim

barang kepada importir tanpa disertai surat tagihan atau dokumen-dokumen.

Cara ini merupakan kebalikan dari pembayaran secara tunai.

3. Surat Wesel Dagang (Commercial Bill of Exchange)

Surat wesel dagang adalah surat yang dikeluarkan oleh bank alas permintaan

importir, dimana bank telah menyetujuinya dan membayar wesel yang ditarik

eksportir dan importir.

4. Letter of Credit (LIC)

Letter of credit adalah surat yang dikeluarkan oleh bank dengan memberikan

wewenang kepada importir untuk membayar sejumlah uang kepada seseorang

yang telah ditunjuk pada waktu tertentu.

2.4. Pengertian Sistem Informasi

Sistem informasi adalah kombinasi dari teknologi informasi dan aktivitas

orang yang menggunakan teknologi itu untuk mendukung operasi manajemen.

Dalam arti yang sangat luas, istilah sistem informasi yang sering

digunakan merujuk kepada interaksi antara orang, proses algoritmik, data, dan

teknologi. Dalam pengertian ini, istilah ini digunakan untuk merujuk tidak hanya

pada penggunaan organisasi teknologi informasi dan komunikasi, tetapi juga

untuk cara di mana orang berinteraksi dengan teknologi ini dalam mendukung

proses bisnis.

2.5. Sistem informasi Manajemen

14

Sistem informasi manajemen adalah sistem perencanaan bagian dari

pengendalian internal suatu bisnis yang meliputi pemanfaatan manusia, dokumen,

teknologi dan prosedur oleh akuntansi manajemen untuk memecahkan masalah

bisnis seperti biaya produk, layanan, atau suatu strategi bisnis. Sistem informasi

manajemen dibedakan dengan sistem informasi biasa karena sistem informasi

manajemen digunakan untuk menganalisis sistem informasi lain yang diterapkan

pada aktivitas operasional organisasi. Secara akademis, istilah ini umumnya

digunakan untuk merujuk pada kelompok metode manajemen informasi yang

bertalian dengan otomasi atau dukungan terhadap pengambilan keputusan

manusia, misalnya sistem pendukung keputusan, sistem pakar, dan sistem

informasi eksekutif.

2.5.1. Tujuan umum

1. Menyediakan informasi yang dipergunakan di dalam perhitungan harga pokok

jasa, produk, dan tujuan lain yang diinginkan manajemen.

2. Menyediakan informasi yang dipergunakan dalam perencanaan, pengendalian,

pengevaluasian, dan perbaikan berkelanjutan.

3. Menyediakan informasi untuk pengambilan keputusan.

Ketiga tujuan tersebut menunjukan bahwa manager dan pengguna lainnya

perlu memiliki akses ke informasi akuntansi manajemen dan mengetahui

bagaimana cara menggunakannya. Informasi akuntansi manajemen dapat

membantu mereka mengidentifikasi suatu masalah, menyelesaikan masalah dan

mengevaluasi kinerja.

15

2.5.2. Proses Manajemen

Proses manajemen didefinisikan sebagai aktivitas-aktivitas:

1. Perencanaan, formulasi terinci untuk mencapai suatu tujuan akhir tertentu

adalah aktivitas manajemen yang disebut perencanaan. Oleh karenanya,

perencanaan mensyaratkan penetapan tujuan dan identifikasi metode untuk

mencapai tujuan tersebut.

2. Pengendalain, perencanaan hanyalah setengah dari pertempuran. Setelah suatu

rencana dibuat, rencana tersebut harus diimplementasikan, dan manajer serta

pekerja harus memonitor pelaksanaanya untuk memastikan rencana tersebut

berjalan sebagaimana mestinya. Aktivitas manajerial untuk memonitor

pelaksanaan rencana dan melakukan tindakan korektif sesuai kebutuhan,

disebut kebutuhan.

3. Pengambilan keputusan, proses pemilihan di antara berbagai alternative

disebut dengan proses pengambilan keputusan. Fungsi manajerial ini

merupakan jalinan antara perencanaan dan pengendalian. Manajer harus

memilih diantara beberapa tujuan dan metode untuk melaksanakan tujuan

yang dipilih. Hanya satu dari beberapa rencana yang dapat dipilih.

2.5.3. Bagian

Sistem informasi manajemen merupakan kumpulan dari sistem informasi:

1. Sistem informasi akuntansi (accounting information systems).

2. Sistem informasi pemasaran (marketing information system).

3. Sistem informasi manajemen persediaan (inventory management information

system).

16

4. Sistem informasi personalis (personal information system).

5. Sistem informasi distribusi (distribution information system).

6. Sistem informasi pembelian (purchasing information system).

7. Sistem informasi kekayaan (treasure information system).

8. Sistem informasi analisis kredit (credit analysis information system).

9. Sistem informasi penelitian dan pengembangan (research and development

information system).

10. Sistem informasi analisis software.

11. Sistem informasi teknik (engineering information system).

12. Sistem informasi Rumah Sakit (Hospital information system).

2.6. Peralatan Pendukung (Tools System)

Dalam penulisan kuliah kerja praktik ini penulis menggunakan peralatan

(Tools System) sebagai alat bantu dalam menyediakan kuliah kerja praktik ini,

adapun peralatan yang digunakan :

2.6.1. Diagram Alir Data (DAD atau DFD)

Menurut Reymond Me Loed, Jr. Diagram Alir Data “Merupakan alat

pembuatan model yang memungkinkan professional sistem untuk

menggambarkan sistem sebagai suatu jaringan proses fungsional yang dibutuhkan

satu sama lain dengan alur data baik secara manual maupun terkomputerisasi”.

Data Flow Diagram atau Diagram Arus Data adalah suatu gambaran grafis dan

suatu sistem yang menggunakan sejumlah bentuk-bentuk symbol untuk

menggambarkan bagaimana data mengalir melalui suatu proses yang berkaitan.

17

Symbol atau lambang yang digunakan dalam membuat diagram alir data

yang lazim digunakan, terdiri dari empat buah symbol yaitu :

1. Entitas/Lingkungan Luar (Eksternal Entity)

symbol ini digunakan untuk menggambarkan asal atau tujuan data,

menunjukan entitas atau kesatuan yang berhubungan dengan sistem, dapat

berupa orang, organisasi atau sistem lainnya yang akan memberikan input atau

menerima input dari sistem atau keduanya digunakan dengan symbol empat

persegi panjang.

2. Proses (Process)

Symbol ini digunakan untuk proses pengolahan atau transformasi data,

menunjukan kegiatan atau kerja yang dilakukan oleh orang, mesin atau

komputer dan hasil suatu data yang masuk kedalam proses untuk

menghasilkan arus data yang akan keluar dari proses, digambarkan dengan

symbol lingkaran.

3. Arus Data (Data Flow)

Symbol ini digunakan untuk menggambarkan aliran data yang berjalan,

menunjukan arus data yang berupa masukan untuk Sistem atau hasil dari

proses Sistem yang mengalir diantara proses (process), simpanan data (data

store) dan entitas (eksternal entity) digambarkan dengan arah panah.

4. Simpanan Data (Data Store)

Symbol ini digunakan untuk menggambarkan Data Flow yang sudah

disimpan, menunjukan suatu tempat penyimpanan data yang dapat berupa

suatu file di Sistem Komputer, arsin atau catatan manual, tabel acuan dan lain-

lain digambarkan dengan sepasang garis horizontal.

18

Tahap pembuatan Diagram Alir Data (DAD) dibagi menjaga tiga

tingkatan kontruksi Diagram Alir Data, yaitu :

1. Diagram Konteks

Diagram ini dibuat untuk menggambarkan sumber serta tujuan data yang akan

diproses atau dengan kata lain diagram tersebut untuk menggambarkan sistem

secara global dari keseluruhan sistem yang ada.

2. Diagram Nol

Diagram ini dibuat untuk menggambarkan tahap-tahap proses yang akan ada

didalam konteks atau penjabaran secara rinci.

3. Diagram Detail

Diagram ini dibuat untuk menggambarkan arus data secara lebih detail dan

terperinci dari tahapan proses yang ada di Diagram Nol.

Berikut ini adalah aturan main Diagram Alir Data yang baku dan berlaku

dalam penggunaan diagram alir data untuk membuat model sistem yaitu :

1. Didalam diagram alir data tidak boleh menghubungkan antara eksternal

entity dengan eksternal entity lain secara langsung.

2. Didalam diagram alir data tidak boleh menghubungkan data store dengan

data store lain secara langsung.

3. Didalam diagram alir data tidak diperkenankan menghubungkan data store

dengan eksternal entity secara langsung.

4. Setiap proses harus ada data flow yang masuk dan ada juga data flow yang

keluar.

19

2.6.2. Kamus Data (Data Dictionary)

Kamus Data adalah katalog fakta tentang data dan kebutuhan-kebutuhan

informasi dari suatu sistem informasi. Kamus data dibuat berdasarkan arus data

yang ada pada Diagram Alir Data. Arus data yang ada di Diagram Alir Data

sifatnya global dan hanya dapat mencerminkan keterangan yang jelas tentang data

yang dicatat. Untuk maksud keperluan ini, maka kamus data harus memuat hal-

hal berikut :

1. Arus Data

Arus data menunjukan dari mana data mengalir dan kemana data akan

menuju. Keterangan arus data ini perlu dicatat di kamus data supaya

memudahkan mencari arus data didalam diagram arus data.

2. Nama Arus Data

Karena kamus data dibuat berdasarkan arus data yang mengalir diagram alir

data, maka nama dari arus data ini perlu dicatat di kamus data, sehingga

mereka yang membaca Diagram Alir Data memerlukan penjelasan lebih lanjut

tentang suatu arus data tertentu di diagram alir data dapat langsung

mencarinya dengan mudah di kamus data.

3. Tipe Data

Telah diketahui bahwa arus data dapat mengalir dari hasil suatu proses ke

proses yang lainnya. Data yang mengalir ini biasanya dalam bentuk laporan

serta dokumen hasil cetakan komputer. Dengan demikian bentuk dari yang

mengalir dapat berupa dokumen dasar atau formulir, dokumen hasil cetakan

komputer, laporan tercetak, tampilan layar di monitor, variable, parameter

field-field. Bentuk data seperti ini perlu dicatat di kamus data.

20

4. Struktur Data

Struktur data menunjukan arus data yang dicatat pada kamus data yang terdiri

dari item-item atau elemen-elemen data.

5. Alias

Alias atau nama lain dari data yang harus dituliskan. Alias perlu ditulis karena

data yang sama mempunyai nama yang berbeda untuk orang atau departemen

yang satu dengan lainnya.

6. Volume

Volume perlu dicatat dikamus data adalah tentang volume rata-rata dan

volume puncak dari arus data. Volume rata-rata menunjukan banyaknya arus

data yang mengalir dalam satu periode tertentu. Sedangkan volume puncak

menunjukan volume yang banyak.

7. Periode

Periode ini menunjukan kapan terjadinya arus data ini. Periode perlu dicatat di

kamus data karena digunakan untuk mengidentifikasikan kapan input data

harus dimasukan ke dalam sistem, kapan proses program harus dilakukan dan

kapan laporan-laporan harus dihasilkan.

8. Penjelasan

Untuk lebih memperjelas lagi tentang makna dari arus data yand dicatat di

kamus data, maka bagian penjelasan dapat diisi dengan keterangan-keterangan

tentang analisis data tersebut.

Selain hal tersebut diatas, kamus data juga mempunyai suatu bentuk untuk

mempersingkat arti atau makna dari symbol yang dijelaskan, yang disebut notasi

21

tipe data Notasi atau Simbol yang digunakan dibagi menjadi dua macam yaitu

sebagai berikut:

1. Notasi Tipe Data

Notasi ini digunakan untuk membuat spesifikasi format input maupun

output suatu data. Notasi yang umum digunakan antara lain :

Tabel II.1. Notasi Tipe Data

Notasi Keterangan

X Setiap Karakter

9 Angka Numeric

A Karakter Alphabet

Z Angka nol ditampilkan sebagai spasi kosong

. Titik, sebagai pemisah ribuan

, Koma, sebagai pemisah pecahan

- Hypen, sebagai tanda penghubung

/ Slash, sebagai tanda pembagi

22

2. Notasi Struktur Data

Notasi ini digunakan untuk membuat spesifikasi elemen data. Dimana

notasi yang umum digunakan adalah sebagai berikut:

Tabel II.2. Notasi Struktur Data

Notasi Keterangan

= Terdiri

+ Dan (And)

() Pilih (Boleh Ya atau Tidak)

{} Pengulangan proses (iterasi)

[ ] Pilih salah satu pilihan

I Pemisah pilihan didalam tanda [ ]

* Keterangan atau catatan

@ Petunjuk (key field)

2.6.3. HIPO (Hierarchy Plus Input-Process-Output)

Menurut Jogiyanto HM dalam buku Analisis & Desain Sistem Informasi

(2005:787) HIPO (Hierarchy plus Input-Process-Output) adalah alat disain dan

teknik dokumentasi dalam siklus pengembangan sistem. HIPO (Hierarchy plus

Input-Process-Output) mempunyai sasaran utama sebagai berikut :

1. Untuk menyediakan suatu struktur guna memahami fungsi-fungsi dari sistem.

2. Untuk lebih menekankan fungsi-fungsi yang harus diselesaikan oleh program,

bukannya menunjukkan statemen-statemen program yang digunakan untuk

melaksanakan fungsi tersebut.

23

3. Untuk menyediakan penjelasan yang jelas dari input yang harus digunakan

dan output yang harus dihasilkan oleh masing-masing fungsi pada tiap-tiap

tingkatan dari diagram-diagram HIPO.

4. Untuk menyediakan output yang tepat dan sesuai dengan kebutuhan-

kebutuhan pemakai.

2.6.4. Data Base

Database atau basis data adalah kumpulan data yang disimpan secara

sistematis di dalam komputer dan dapat dimanipulasi (diolah) menggunakan

perangkat lunak (program aplikasi) untuk menghasilkan informasi. Pendefinisian

basis data meliputi spesifikasi berupa tipe data, struktur, dan juga batasan-batasan

data yang akan disimpan. Basis data merupakan aspek yang sangat penting dalam

sistem informasi dimana basis data merupakan gudang penyimpanan data yang

akan diolah lebih lanjut. Basis data menjadi penting karena dapat menghidari

duplikasi data, hubungan antar data yang tidak jelas, organisasi data, dan juga

update yang rumit.

1. Konsep Dasar Database

Konsep dasar database adalah kumpulan dari catatan, atau potongan dari

pengetahuan. Sebuah database memiliki penjelasan terstruktur dari jenis fakta

yang tersimpan di dalamnya: penjelasan ini disebut skema. Ada banyak cara

untuk mengorganisasi skema, atau memodelkan struktur database: ini dikenal

sebagai database model atau model data. Model yang umum digunakan

sekarang adalah model relasional, yang menurut istilah yaitu mewakili semua

informasi dalam bentuk tabel yang saling berhubungan dimana setiap tabel

24

terdiri dari baris dan kolom (definisi yang sebenarnya menggunakan

terminologi matematika). Dalam model ini, hubungan antar tabel diwakili

dengan menggunakan nilai yang sama antar tabel

2. Normalisasi Database

Normalisasi adalah suatu proses untuk mengubah suatu tabel yang memiliki

masalah tertentu ke dalam dua buah tabel atau lebih, yang tidak lagi memiliki

masalah tersebut (Abdul Kadir, 2002: 52). Masalah tersebut biasanya

merupakan suatu ketidakkonsistenan (tidak normal) apabila dilakukan

penghapusan (delete), pengubahan (update) dan pembacaan (retrieve) pada

suatu basis data sehingga tidak ada lagi duplikasi data.

Bentuk normalisasi adalah suatu aturan yang dikenakan pada tabel-tabel

dalam basis data dan harus dipenuhi oleh tabel-tabel tersebut pada level-level

normalisasi. Ada macam-macam bentuk normalisasi, diantaranya adalah

bentuk tidak normal, bentuk normal pertama, bentuk normal kedua dan bentuk

normal ketiga.

Aturan-aturan dalam masing-masing bentuk normalisasi tersebut adalah

sebagai berikut :

a. Bentuk tidak normal

Bentuk ini merupakan kumpulan data yang akan disimpan, tidak ada

keharusan mengikuti suatu format tertentu, dapat saja data tidak lengkap atau

terduplikasi dan data dikumpulkan apa adanya.

25

b. Bentuk normal pertama

Suatu tabel dikatakan dalam bentuk normal pertama (1NF) bila setiap kolom

bernilai tunggal untuk setiap baris. Ini berarti bahwa nama kolom yang

berulang cukup diwakili oleh sebuah nama kolom (tidak perlu ada indeks

dalam memberi nama kolom).

c. Bentuk normal kedua

Suatu tabel berada dalam bentuk normal kedua (2NF) jika tabel berada dalam

bentuk normal pertama, semua kolom bukan kunci primer tergantung

sepenuhnya terhadap kunci primer. Suatu kolom disebut tergantung

sepenuhnya terhadap kunci primer jika nilai pada suatu kolom selalu bernilai

sama untuk suatu nilai kunci primer yang sama.

d. Bentuk normal ketiga

Suatu tabel berada dalam bentuk normal ketiga (3NF) jika tabel berada dalam

bentuk normal kedua, setiap kolom bukan kunci primer tidak memiliki

ketergantungan secara transitif terhadap kunci primer.

2.6.4. Flowchart

Flowchart atau Bagan alir adalah bagan (chart) yang menunjukkan alir

(flow) di dalam program atau prosedur sistem secara logika. Bagan alir

(flowchart) digunakan terutama untuk alat bantu komunikasi dan untuk

dokumentasi.

26

Ada beberapa jenis flowchart diantaranya:

1. Bagan alir sistem (systems flowchart).

2. Bagan alir dokumen (document flowchart).

3. Bagan alir skematik (schematic flowchart).

4. Bagan alir program (program flowchart).

5. Bagan alir proses (process flowchart).

Pada laporan riset ini jenis flowchart yang kami gunakan adalah Program

Flowchart karena kesesuaian dengan fungsi yang ingin kami gambarkan yaitu

berupa penggambaran sebuah program, berikut pengertiannya :

a. Program Flowchart

Bagan alir program (program flowchart) merupakan bagan yang

menjelaskan secara rinci langkah-langkah dari proses program. Bagan alir

program dibuat dari derivikasi bagan alir sistem. Bagan alir program dapat terdiri

dari dua macam, yaitu bagan alir logika program (program logic flowchart) dan

bagan alir program komputer terinci (detailed computer program flowchart).

Bagan alir logika program digunakan untuk menggambarkan tiap-tiap

langkah di dalam program komputer secara logika. Bagan alat- logika program ini

dipersiapkan oleh analis sistem. Gambar berikut menunjukkan bagan alir logika

program. Bagan alir program komputer terinci (detailed computer program flow-

chart) digunakan untuk menggambarkan instruksi-instruksi program komputer

secara terinci. Bagan alir ini dipersiapkan oleh pemrogram.

27

BAB III

ANALISA SISTEM BERJALAN

3.1. Umum

Indonesia merupakan Negara yang sangat kaya akan Sumber Daya Alam,

hasil bumi Negara Indonesia sangat bergam oleh karena itu Negara Indonesia

terkenal sebagai Negra disektor pertanian, tetapi dewasa ini Perkembangan

Industri di Negara ini sangat pesat, banyak bermunculan kawasan-kawasan

industry di Jawa Barat, khususnya Bekasi dan Karawang hal ini dapat disebabkan

dari banyak factor salah satunya aelain SDA yang melimpah Negara ini juga

terkenal akan SDM yang murah.

Perkembangan dunia Industri yang pesat ini membawa dampak yang

sangat signifikan khususnya dalam dunia bisnis. Seperti kita ketahhui bahwa di

Industri-Industri besar mereka menggunakan mesin-mesin berteknologi canggih

yang di impor dari Negara-negara maju pembuat mesin-mesin industry seperti,

Jerman, Amerika, Jepang. dll. Salah satu permasalahan pndustri ini adalah mereka

kesulitan untuk mendapatkan spare-part mesin-mesin tersebut karena harus

import dari Negara produsen mesin tersebut, dalam proses mengimpor tersebut

prosedur yang dilalui cukup kompleks sehingga mereka menyerahkan kegiatan

untuk pengadaan spare-part mesin-msein tersebut ke pihak lain. Dalam dunia

industry perusahan yang bergerak dibidang pengadaan sapre-part tersebut dikenal

dengan istilah Trading Company.

27

28

3.2. Tinjauan Perusahaan

3.2.1. Sejarah Perusahaan

PT. Viktori Profindo Industri berdiri sejak tahun 2005, didirikan oleh

Bapak Erik Sutanto awal mula berdiri perusahaan ini hanya sebagai perusahaan

perdagangan ( Trading Company ) yang fokus mensuplai kebutuhan spare part

mesin mekanik dan elektrik Perusahaan-perusahaan Industri. PT. VPI berlokasi di

Jl. MH Thamrin Blok C no.3 Robson Square Lippo Cikarang – Bekasi 17550.

1. Perkembangan perusahaan :

a. Pada tahun 2007 PT. VPI ditunjuk oleh ASCO sebagai distributor resmi

untuk produk Pneumatic dan katup solenoid mesin-mesin industri.

b. Pada tahun 2008 PT. VPI ditunjuk oleh IEC dan NEMA sebagai

distributor untuk industri motor.

c. Pada tahun 2009 PT. VPI ditunjuk oleh SIEMENS sebagai distributor

produk Sensor dan Produk Komunikasi.

Saat ini PT. Viktori Profindo Industri sudah sangat berkembang selain

menjadi perusahaan Trading, PT. VPI pun bergerak dibidang Enginering cakupan

bisnisnya pun sudah banyak yaitu meliputi berbagai bidang seperti industri baja,

industri makanan dan minuman, industri kemasan, industri kertas, pembangkit

listrik, dll.

2. Visi dan Misi Perusahaan :

a. VISI

Menjadi Perusahaan Yang Unggul Dan Tangguh Dalam Bidang

Perdagangan Bahan Dan Peralatan Yang Dibutuhkan Dalam Industri Dan

Pembangunan Di Indonesia Serta Mampu Menghadapi Persaingan Global.

29

b. MISI

Bekerja Keras Menciptakan Peluang Dan Pertumbuhan Untuk Menjadi

Perusahaan Yang Terbaik.

Mengutamakan Mutu Dan Pelayanan Demi Kepuasan Pelanggan.

Menjadi Mitra Usaha Yang Andal Dan Terpercaya.

Menjadi Tempat Untuk Berprestasi Dan Mengembangkan Diri Bagi

Karyawan.

Menjadi Asset Yang Berharga Dan Membanggakan Bagi Masyarakat,

Bangsa Dan Negara.

3. Motto Perusahaan :

“Pelanggang Belum Tentu Benar, Tetapi Pelanggang itu

Sangatlah Penting”.

30

3.2.2. Struktur Organisasi dan Fungsi

1. Struktur Organisasi PT. Viktori Profindo Industri.

Gambar III.1

Struktur Organisasi PT. Viktori Profindo Industri

2. Fungsi dan Tugas

a. Direktur

1) Pemilik Perusahaan

2) Pemegang keputusan tertinggi

3) Sebagai marketing Perusahaan

b. Manager Purchase

1) Mengontrol Jalannya kegiatan di bagian Purchasing

2) Menentukan Harga Jual barang

3) Menerima Laporan pembatalan konfirmasi Pesanan barang

31

c. Manager Keuangan

1) Mencatat semua transaksi dan membuat laporan keuangan di PT. VPI

2) Melakukan Penggajihan Karyawan

3) Membaut persetujuan pembuatan PO ke Suplier

4) Melakukan transaksi Pembayaran pembelian barang

d. Manager Sales

1) Mengontrol pekerjaan Sales

2) Membuat pembagian wilayah dan tugas sales

3) Marketing Perusahaan

e. Manager HR

1) Merekrut Karyawan

2) Memantau kinerja para karyawan

3) Bertanggung jawab atas kelancaran fungsi tiap depertemen

f. Operator Purchase

1) Memesan barang ke supplier dari data pesanan Customer

2) Estimasi / mensortir penawaran yang sesuai dengan keinginan konsumen

dari harga dan waktu

g. Logistik

1) Membuat PO ke Suplier

2) Menerima barang dari Suplier

3) Melakukan pencatatan keluar masuk barang

4) Membuat surat jalan untuk Sales

32

h. Estimator

1) Menhitung harga beli barang sesuai Incoterm penawaran Suplier

2) Melakukan penawaran ke Customer melalui sales, email atau telepon.

i. Sales

1) Menerima data pesanan dari Customer

2) Melakukan promosi perusahaan ke Customer

3) Menyampaikan data pesanan Customer ke admin sales

4) Melakukan penawaran barang ke Customer

j. Admin Sales

1) Input data pesanan Customer dari sales ke file pesanan

3.3. Prosedur Sistem Berjalan

Berikut merupakan skenario prosedur pengolahan pesanan Customer yang

terjadi sehingga terjadinya proses pembelian barang oleh PT. VPI.

1. Pemesanan barang oleh Customer

Customer memberikan pesanan barang secara langsung ke Sales lalu Sales

akan memberikan ke Admin sales. bisa juga melalui telepon atau email ke

admin sales, selanjutnya admin sales menginput data pesanan Customer ke file

Pesanan. File pesanan dicek oleh bag. Purcahsing, dari data pesanan bagian

Purcahse melakukan pencarian supplier melalui penawaran-penawaran Suplier

terdahulu di arsip email untuk memesan barang pesanan Customer.

33

2. Sortir Penawaran dari Suplier

Setelah melakukan pesanan maka supplier akan memberikan penawaran

berupa email, selanjutnya Penawaran dari supplier disortir menurut kebutuhan

Customer, sehingga didapatkan kesesuain dari segi permintaan waktu dan

biaya.

3. Pembuatan Surat Penawaran ke Customer

Penawaran yang telah dipilih selanjutnya dilaporkan kepada manager

Purchase, untuk dibuatkan harga jual, selanjutnya manager purchase

memerintahkan kebagian Estimator untuk membuat penawaran ke Customer

melalui sales.

4. Konfirmasi PO dari Customer

Jika penawaran disetujui maka Customer akan memberikan PO ke PT. VPI.

Jika ditolak maka Customer akan memberitahukan penolakan penawaran via

telepon, selanjutnya akan dilaporkan penolakan penawaran tersebut ke

manager Purchase.

5. Pembuatan Laporan transaksi

Dari PO Customer maka akan dibuatkan laporannya ke Manager keuangan,

laporan tersebut diambil dari arsip pesanan, arsip penawaran dan arsip PO,

selanjutnya manager keuangan akan memberikan draft pembuatan PO.

6. Pembuatan PO ke Suplier

dari draft PO Manager keuangan akan dilanjutkan utuk pembuatan PO untuk

diberikan ke Suplier.

34

7. Cek barang yang dikirim oleh Suplier

Barang yang dikirim oleh Suplier selanjutnya dicek kesesuain dokumen dan

spesifikasi barangnya oleh bagian Logistik bersama dengan perwakilan dari

customer, selanjutnya akan dikirim ke Customer.

3.4. Diagram Alir Data ( DAD ) Sistem Berjalan

3.4.1. DAD Konteks Sistem Berjalan

Gamabar III.2

Diagram Alir Data Konteks Sistem Berjalan

35

3.4.2. DAD Nol Sistem Berjalan

Gambar III.3

Diagram Alir Data Nol Sistem Berjalan

36

3.4.3. DAD Detail Proses 1 Sistem Berjalan

Gambar III.4

Diagram Alir Data Detail Proses 1 Sistem Berjalan

37


Gambar III.5


38


Gambar III.4


3.5. Kamus Data

Pada kamus data ini terdapat keterangan tertulis mengenai suatu data

secara lebih rinci, karena kamus data harus dapat memberikan keterangan yang

jelas tentang data yang dicari. Yang akan dijelaskan disini adalah dokumen

masukan dan dokumen keluaran yang berhubungan dengan analisa sistem

pembelian di PT. Victori Provindo Industri.

39

3.6. Spesifikasi Sistem Berjalan

3.6.1. Kamus Data Dokumen Masukan

1. Data Pesanan

Nama Arus Data : Data Pesanan

Alias : DP

Bentuk Data : Email

Arus Data : Customer –Proses 1.0

Penjelasan : Sebagai bukti pemesanan barang

Periode : Setiap kali terjadi pemesanan

Volume : Setiap terjadi pesanan dari Customer

satu file email.

Struktur Data : Header+isi

Header=subject_email+judul

Keterangan :

Judul * QUOTATION *

Isi=Nama_pemesan+Tanggal+Nama_barang+Tipe_barang+Brand(Merk)

+Spesifikasi

2. Data penawaran supplier

Nama Arus Data : Data Penawaran (Quotation)

Alias : d.Qt Supp

Bentuk Data : Email

Arus Data : Supplier – proses 2.0

Penjelasan : Sebagai bukti penawaran supplier

40

Periode : Setiap kali terjadi penawaran

Volume : Setiap terjadinya penawaran dari

supplier satu file email.

Struktur Data : Header+isi

Header= subject_email+judul

Keterangan :

Judul * QUOTATION *

Isi = Nama_supplier+Tanggal+Nama_barang+Tipe_barang+

Brand(Merk)+Spesifikasi

3. Purchase Order

Nama Arus Data : Purchase Order

Alias PO

Bentuk Data : Surat Dokumen

Arus Data : costomer – proses 4.0

Penjelasan : Sebagai kontrak bisnis pembeli dan

penjual

Periode : Setiap kali terjadi pembayaran

Volume : Setiap kali terjadinya pembayaran

dari Customer satu lembar.

Struktur Data : Header+isi+Footer

Header=Nama_perusahaan+ Judul+Date+PO.No

Keterangan :

Judul *PURCHASE ORDER*

No * terdiri dari 8 digit *

41

Isi = Nama_Customer+Attn+Delivery_to+Data_barang+

Harga_barang+Payment+Validity_time+Validity_term

Footer = Prepared_by+Checked_by+Approved_by+notes

3.6.2. Kamus Data Dokumen Keluaran

1. Data Penawaran

Nama Arus Data : Data Penawaran

Alias : d.Qt#

Bentuk Data : Surat Dokumen dan Email

Arus Data : Proses 3.0 -Customer

Penjelasan : Sebagai Bukti Persetujuan

Periode : Setiap kali melekukan penawaran

Volume : Setiap kali mendapatkan penawaran

dari supplier,satu lembar puncaknya

dua lembar

Struktur Data : Header+isi+footer

Header=Nama_perusahaan+ Judul+Date+Qt.No

Keterangan :

Judul * QUOTATION *


Isi =

Nama

_Customer+Attn+Delivery_to+Data_barang+Harga_barang+Payment+Val

idity_time+Validity_term

42

Footer = Prepared_by+Approved_by

2. Purchase Order


Alias : PO#

Bentuk Data : Email (Surat Elektronik)

Arus Data : proses 6.0 - supplier


penjual

Periode : Setiap kali terjadi pembelian

Volume : Setiap kali terjadinya pembelian


Struktur Data : Header+isi+footer

Header=Nama_perusahaan+ Judul+Date+PO.No

Keterangan :



Isi =

Nama

_Customer+Attn+Delivery_to+Data_barang+Harga_barang+Payment+Val

idity_time+Validity_term


3.6.3. Spesifikasi File

43

Spesifikasi file arsip untuk data barang berupa file Microsoft Office Excel

yang berformat xls, sedangkan untuk dokumen-dokumen Penawran dan PO

berbentuk file Email.

3.6.4. Spesifikasi Program

1. Microsoft Office Excel

2. Microsoft Office Outlook

3.6.5. Struktur Kode

File barang yang tersimpan disistem berjalan belum memakai kode

sebagai Primary key, melainkan hanya menggunakan kode barang ynag berasal

dari Suplier yang merupakan kode tipe dari barang tersebut.

3.7. Spesifikasi Sistem Komputer

3.7.1. Umum

Semua operator pada bagian Purchasing di PT. Viktori Profindo Industri

sudah menggunakan perangkat sistem koputer dalam melakukan aktifitas

kerjanya, akan tetapi prosedur yang dijalankan masih semi otomatis, artinya

belum menggunakan aplikasi bisnis yang tepat guna untuk prosedur kerjanya,

seperti melakukan penyimpanan datanya masih harus di input satu persatu

kesetiap file penyimpanan. Berikut spesifikasi dari sistem computer di PT. Viktori

Profindo Industri.

3.7.2. Perangkat Lunak

1. Sistem Operasi Windows 7 Ultimate

2. Sistem Operasi Windows XP sp2

44

3. Program Aplikasi Microsoft Office, yang meliputi, Words, Excel, Outlook,

dll.

4. Program aplikasi Browser Google Chrome, Mozila Firefox.

3.7.3. Perangkat Keras

1. 3 unit laptop dengan tiap-tiap unit memiliki spesifikasi sebagai berikut :

a. Intel core i5-430 3.3 GHz

b. Memori RAM 2 Gigabytes

c. Harddisk 500 Gigabytes

d. VGA Nvidia G-Force

2. 4 Unit komputer Desktop dengan tiap-tiap unit memiliki spesifikasi sebagai

berikut :

a. Intel Pentium Core 2 Duo 230 2.8 GHz

b. Memory RAM 2 Gigabytes

c. Hardisk 250 Gigabytes

d. VGA Nvidia G-Force 9800 Gx

3.7.4. Permasalahan Pokok

Dari hasil analisis kami dari sistem Pembelian barang (non stock) di PT.

Viktori Profindo Industri yang berjalan saat ini, kami menemukan beberapa

permasalahan yang ada, berikut kami sampaikan :

1. Data pesanan Customer yang langsung ke Sales mengalir lambat, karena Sales

tidak menginput langsung data pesanan melaikan diberikan dahulu ke Admin

Sales untuk diinput ke arsip Pesanan Customer.

45

2. Operator Purchase tidak langsung mengetahui jika admin Sales telah

menginput data pesanan baru karena tidak ada pemberitahuan secara otomatis

jika ada data pesanan baru masuk karena Arsip Pesanan berupa File Microsoft

Excel yang disave di komputer server dan dapat dibuka oleh semua Karyawan,

jadi Operator Purchase harus selalu merefresh File Arsip Pesanan tersebut.

3. Pengolahan data pesanan dinilai kurang efektif karena pencarian Supiler dari

file email penawaran Suplier terdahulu dan harus dipilih satu persatu sesuai

ingatan operator purchase, jadi proses pemilihan tersebut masih memakan

waktu yang lama.

4. PO yang diberikan oleh Customer ke PT. VPI tidak mencamtumkan No.

Penawaran yang sebelumnya diberikan PT. VPI ke Customer, sehingga dalam

pembuatan laporan masih tidak efektif karena harus membuka tiga Arsip,

yaitu :

a. Arsip Penawaran Suplier

b. Arsip Penawaran

c. Arsip PO Customer

3.7.5. Solusi Pemecahan Masalah

Dari Hasil analisa Penulis tentang Sistem berjalan dan permasalahan yang

kami angkat dari sistem berjalan pada Sistem Pembelian di PT. Viktori Provindo

Industri, maka solusi yang akan penulis tawarkan adalah agar sistem tersebut

mengunakan sistem yang terkomputerisasi secara otomatis, artinya pemrosesan

data yang masih menggunakan program excel digantikan dengan Program.

46

Program usulan yang penulis angkat adalah program bisnis yang

terkomputerisasi dan memiliki database agar proses pengolahan data menjadi

lebih efektif dan maksimal.

47

BAB IV

RANCANGAN SISTEM USULAN

4.1. Umum

Dari hasil Riset kami di PT. Viktori Profindo Industri, kami menemukan

beberapa masalah dalam prosedur sistem berjalan. Sesuai dengan maksud dan

tujuan yang kami atas riset ini maka kami akan memberikan Sistem Usulan yang

menurut kami cukup efektif.

4.2. Prosedur Sistem Usulan

1. Pemesanan barang oleh Customer

Customer memberikan pesanan barang secara langsung ke Sales lalu sales

menginput langsung tanpa harus diberikan ke Admin Sales dahulu, Pesanan

juga bisa Via telepon atau email ke admin sales, selanjutnya admin sales

menginput data pesanan Customer ke file Pesanan. File pesanan dicek oleh

bag. Purcahsing, dari data pesanan bagian Purcahse melakukan pencarian

supplier melalui penawaran-penawaran Suplier terdahulu di arsip data base

Penawaran untuk memesan barang pesanan Customer.

2. Sortir Penawaran dari Suplier

Setelah melakukan pesanan maka supplier akan memberikan penawaran

berupa email, selanjutnya Penawaran dari supplier disortir menurut kebutuhan

Customer, sehingga didapatkan kesesuain dari segi permintaan waktu dan

biaya.

44

48

3. Pembuatan Surat Penawaran ke Customer

Penawaran yang telah dipilih selanjutnya dilaporkan kepada manager

Purchase, untuk dibuatkan harga jual, selanjutnya manager purchase

memerintahkan kebagian Estimator untuk membuat penawaran ke Customer

melalui sales.

4. Konfirmasi PO dari Customer

Jika penawaran disetujui maka Customer akan memberikan PO ke PT. VPI.

Jika ditolak maka Customer akan memberitahukan penolakan penawaran via

telepon, selanjutnya kan dilaporkan penolakan penawaran tersebut ke manager

Purchase.

5. Pembuatan Laporan transaksi

Dari PO Customer maka akan dibuatkan laporannya ke Manager keuangan,

laporan yang sudah dapat otomatis dibuat karena karena pada PO sudah

tercantum No. Penawaran dan dapat langsung di input menggunakan program,

selanjutnya manager keuangan akan memberikan draft pembuatan PO.

6. Pembuatan PO ke Suplier

dari draft PO Manager keuangan akan dilanjutkan utuk pembuatan PO untuk

diberikan ke Suplier.

7. Cek barang yang dikirim oleh Suplier

Barang yang dikirim oleh Suplier selanjutnya dicek kesesuain dokumen dan

spesifikasi barangnya oleh bagian Logistik bersama dengan perwakilan dari

customer, selanjutnya akan dikirim ke Customer.

49

4.3. Diagram Alir Data (DAD) Sistem Usulan

4.3.1. DAD Konteks Sistem Usulan

Gambar IV.1

Diagram Alir Data Konteks Sistem Usulan

50

4.3.2. DAD Nol Sistem Usulan

Gambar IV.2

Diagram Alir Data Nol Sistem Usulan

51

4.3.3. DAD Detail Proses 1 Sistem Usulan

Gambar IV.3

Diagram Alir Data Detail Proses 1 Sistem Usulan

52


Gambar IV.4


53


Gambar IV.5


4.4. Spesifikasi Rancangan Sistem Usulan

4.4.1. Bentuk Dokumen Masukan

1. Purchase Order


Alias : PO


Arus Data : costomer – proses 4.0


penjual





54

Header=Nama_perusahaan+ Judul+Date+PO.No+Qt.No

Keterangan :



Isi =

Nama

_Customer+Attn+Delivery_to+Data_barang+Harga_barang+Payment+Validit

y_time+Validity_term


4.4.2. Bentuk Dokumen Keluaran

1. Purchase Order


Alias : PO


Arus Data : proses 6.0--Suplier


penjual





Header=Nama_perusahaan+ Judul+Date+PO.No+Qt.No

Keterangan :

55



Isi =

Nama

_Customer+Attn+Delivery_to+Data_barang+Harga_barang+Payment+Validit

y_time+Validity_term


4.4.3. Normalisasi File

Normalisasi merupakan proses pengelompokkan elemen data menjadi

tabel- tabel yang menunjukkan entity dan relasinya. Dan salah satu

alasan membuat normalisasi yaitu memastikan bahwa model dan relasinya dapat

berjalan dengan baik.

4.4.4. Spesifikasi File

Spesifikasi file yang digunakan dalam perancangan program di PT. VPI

terdiri dari satu database dan 4 tabel, yaitu:

3.6.4. Tabel Barang

Nama Database : dbpembelian.mdb

Nama Tabel : dtbrg

Tipe : File Master

Panjang Record : 25

Akses File : Random

Organisasi File : Index Sequential

56

Media : Harddisk

Kunci Field : kdbrg

Tabel IV.1Tabel Barang

No Element data Akronim Tipe Panjang Keterangan

1 Kode Barang kdbrg Char 8 Primary key2 Tipe barang tipebrg Char 253 Nama Barang nmbrg Char 304 Keterangan ket_brg char 225

3.6.5. Tabel Customer


Nama Tabel : Customer

Tipe : File Master

Panjang Record : 25

Akses File : Random


Media : Harddisk

Kunci Field : kdcust

Tabel IV.2Tabel Customer

No Element Data Akronim tipe panjang keterangan1 Kode customer kdcust char 8 Primary key2 Nama Customer nmcust char 503 Alamat customer alamatcust char 2004 Email customer emailcust char 305 No. Tlp Customer tlpcust char 12

57

3.6.6. Tabel Suplier


Nama Tabel : Suplier

Tipe : File Master

Panjang Record : 25

Akses File : Random


Media : Harddisk

Kunci Field : kdsup

Tabel IV.3Tabel Suplier

No Element Data Akronim tipe panjang keterangan1 Kode Suplier kdsup char 8 Primary key2 Nama Suplier nmsup char 503 Alamat Suplier alamatsup char 2004 Email Suplier emailsup char 305 No. Tlp Suplier tlpsup char 12

3.6.7. Tabel Pesanan


Nama Tabel : pesanan

Tipe : File Transaksi

Panjang Record : 25

Akses File : Random

58


Media : Harddisk

Kunci Field : kdpesanan

Tabel IV.4Tabel Pesanan

No Element Data Akronim tipe panjang keterangan1 Kode pesanan kdpesan char 8 Primary key2 Kode barang kdbrg char 8 Foreign key3 Kode customer kdcust char 5 Foreign key4 Harga pesan hrgpesanan int -5 Keterangan ketpesanan char 225

3.6.8. Tabel Inquiry


Nama Tabel : inquiry


Panjang Record : 25

Akses File : Random


Media : Harddisk

Kunci Field : kdinq

Tabel IV.5Tabel Inquiry

No Element Data Akronim tipe panjang keterangan1 Kode inquiry kdpesan char 8 Primary key2 Kode barang kdbrg char 8 Foreign key3 Kode customer kdcust char 5 Foreign key4 Keterangan ketpesanan char 225

59

3.6.9. Tabel Quotation


Nama Tabel : quotation


Panjang Record : 25

Akses File : Random


Media : Harddisk

Kunci Field : kdqt

Tabel IV.6Tabel Quotation

No Element Data Akronim tipe panjang keterangan1 Kode quotation kdpesan char 8 Primary key2 Kode barang kdbrg char 8 Foreign key3 Kode customer kdcust char 5 Foreign key4 Harga quotation hrgpesanan int -5 Keterangan ketpesanan char 2256 File Attachment attachqt att

4.4.5. Struktur Kode

1. Kode Barang

Contoh :

SESIE001

Keterangan :

PL : Jenis Barang Sensor

SIE : Merek barang Siemens

60

001 : Nomer urut barang

2. Kode Customer

Contoh :

CUSTA001

Keterangan :

CUST : ID untuk Customer

A : Urutan A sampai Z

001 : nomer urut Customer

3. Kode Pesanan

Contoh :

P050513001

Keterangan :

P : ID untuk Pesanan

050513 : tanggal 05 bulan 05 tahun 2013

001 : nomer urut pesanan yang masuk

4. Kode Inquiry

Contoh :

IQ050513001

Keterangan :

IQ : ID untuk Inquiry


01 : nomer urut pesanan ke customer

5. Kode Qoutqtion

Contoh :

61

QT050513001

Keterangan :

QT : ID untuk Quoatation


01 : nomer urut Quotation yang masuk

4.4.6. Spesifikasi Program

1. HIPO Diagram

62

Gambar IV.6

HIPO Diagram Program

a. Login

Nama Program : Login

Akronim : logIn.frm

Fungsi : Untuk mengaktifkan Hak Kases

Index Program : -

Bahasa Program : Microsoft Visual Basic 6.0

Proses : 1) Masukkan kode dan password

2) Klik tombol Login

3) Klik timbol Cancel untuk keluar

b. Menu Utama

Nama Program : Menu

Akronim : Menu.frm

Fungsi : Untuk Pemilihan Program mana yang mau

dijalankan

Index Program : -


Proses : 1) Pilih program yang disediakan sesuai

hak akses User

2) Exit untuk keluar dari Program

63

c. Konfigurasi

Nama Program : Konfigurasi

Akronim : Konfigurasi.frm

Fungsi : Untuk masuk keprogram atur Hak Akses

user

Index Program : -


Proses : 1) Pilih program Hak Akses untuk atur

2) Exit untuk kembali ke Menu Utama

d. Hak Akses

Nama Program : Hak Akses

Akronim : hakses.frm

Fungsi : Untuk mengatur Hak Akses user

Index Program : -


Proses : 1) Atur Hak Akses untuk atur

2) Save untuk menerapkan penhaturan

3) Batal untuk membatalkan pengaturan

2) Exit untuk kembali ke konfigurasi

e. Sales

Nama Program : Sales

Akronim : sales.frm

Fungsi : Untuk input pesanan Customer

Index Program : -

64


Proses : 1) Input Data barang

2) Input keterangan barang

3) Input Data customer

4) Save untuk simpan data Pesanan

5) Batal untuk membatalkan

6) Exit untuk kembali ke Menu Utama

f. Purchase

Nama Program : Purchase

Akronim : purchase.frm

Fungsi : Untuk menampilkan pilihan menu

Purchase

Index Program : -


Pilihan : 1) Program Olah Permintaan

2) Program Qoutation Suplier

3) Program Input Barang

4) Program Input Suplier

5) Program Input Customer

g. Harga Jual

Nama Program : Harga Jual

Akronim : Hrgjual.frm

Fungsi : Untuk Mengolah Qoutation Suplier

Menjadi Harga Jual ke customer

65

Index Program : -


Proses : 1) Cari Qoutation suplier

2) cari Pesanan Costumer

3) Proses Harga

4) Cetak Harga Jual

5) Exit untuk kembali ke menu utama

h. Laporan

Nama Program : Laporan

Akronim : laporan.frm

Fungsi : Untuk mendapatkan informasi data Inquiry

dan Qoutation

Index Program : -


Proses : 1) Pilih Inquiry untuk data Inquiry

2) Pilih Qoutation untuk data Qoutation

3) Exit untuk kembali ke menu utama

i. Olah Permintaan Customer

Nama Program : Olah Permintaan

Akronim : olah.frm

Fungsi : Untuk mengolah data pesanan sehinggan

didapatkan informasi untuk memesan ke

Suplier

Index Program : -

66


Proses : Dapat dilihat di Gambar Flowchart

j. Quotation Suplier

Nama Program : Quotation Suplier

Akronim : Qtsup.frm

Fungsi : Untuk menyimpan dan menseleksi data

Quotation dari suplier

Index Program : -



k. Barang

Nama Program : Barang

Akronim : barang.frm

Fungsi : Untuk menyimpan Data Barang

Index Program : -



l. Suplier

Nama Program : Suplier

Akronim : suplier.frm

Fungsi : Untuk menyimpan data suplier

Index Program : -



67

m. Customer

Nama Program : Customer

Akronim : customer.frm

Fungsi : Untuk menyimpan data Customer

Index Program : -



n. Laporan Inquiry

Nama Program : Laporan Inquiry

Akronim : lapinq.frm

Fungsi : Untuk Informasi data Inquiry yang sudah

diproses oleh operator Purchase

Index Program : -



o. Laporan Quotation

Nama Program : Laporan Qoutation

Akronim : lapQt.frm

Fungsi : Untuk Informasi data Quotation yang

sudah diterima dari Customer

Index Program : -



p. Exit

68

Nama Program : Exit

Akronim : exit.frm

Fungsi : Untuk logout user dan keluar dari Program

Pembelian

Index Program : -


Proses : 1) Pilih Exit untu keluar dari program

2) Batal untuk tetep menjalankan program

2. Flowchart Program

a. Flowchart Login

69

Gambar IV.7Flowcart Login

b. Flowchart Menu Admin

70

Gambar IV.8Flowcart Menu Admin

c. Flowchart Program Sales

71

Gambar IV.9Flowcart Program Sales

d. Flowchart Program Purchase

72

Gambar IV.10Flowcart Program Purchase

e. Flowcart Qoutation

73

Gambar IV.11Flowcart Qoutation

f. Flowcart Suplier

74

Gambar IV.12Flowcart Suplier

g. Flowchart Harga Jual

75

Gambar IV.13Flowcart Harga Jual

h. Flowchart Laporan

76

Gambar IV.14Flowcart Laporan

4.5. Spesifikasi Sistem Komputer

4.5.1. Umum

Untuk melaksanakan sistem komputerisasi diperlukan suatu

sarana pendukung agar dapat berjalan sebagaimana mestinya, maka

dibutuhkan sarana pendukung yang tidak memerlukan biaya yang besar, akan

tetapi saran pendukung yang baik, hemat dan cepat. Saran pendukung tersebut

adalah perangkat lunak dan keras yang harus dapat menunjukan kerja yang

baik dan sesuai dengan yang diharapkan.

Alat pendukung lainnya untuk mengolah data software dan

77

menghubungkan ke perangkat keras adalah komputer. Komputer adalah alat

yang serba guna artinya dapat digunakan sesuai kebutuhan mulai dari

perhitungan, pengolahan data, pembuatan grafik, gambar dan pembuatan

program. Alat pendukung didalam hal ini adalah suatu perangkat komputer

yang didalamnya memakai sistem operasi Windows 7 Ultimate serta perangkat

lunak Microsoft Visual Basic 6.0 sebagai perancangan program.

4.5.2. Perangkat Keras

1. 3 unit laptop dengan tiap-tiap unit memiliki spesifikasi sebagai berikut :

a. Intel core i5-430 3.3 GHz

b. Memori RAM 2 Gigabytes

c. Harddisk 500 Gigabytes

d. VGA Nvidia G-Force

e. 4 Unit komputer Desktop dengan tiap-tiap unit memiliki spesifikasi

sebagai berikut :

f. Intel Pentium Core 2 Duo 230 2.8 GHz

g. Memory RAM 2 Gigabytes

h. Hardisk 250 Gigabytes

i. VGA Nvidia G-Force 9800 Gx

4.5.3. Perangkat Lunak

78

Perang lunak (software) adalah kompunen dalam data processing system

yang berupa program-program dan teknik lain untuk mengontrol system.

Fungsi software ini adalah untuk mengidentifikasi dan menyiapkan aplikasi

program sehingga tata kerja seluruh peralatan komputer dapat terkontrol,

serta membuat pekerjaan lebih efisien, sehingga pemakaian komputer tidak

lepas dari perangkat-perangkat tersebut yang saling berhubungan dan terkait.

Adapun perangkat lunak yang digunakan adalah sebagai berikut :

1. Program aplikasi Visual Basic 6.0

2. Program aplikasi Data Environment

3. Program aplikasi MySql

4. Sistem operasi Windows 7 Ultimate

i.

79

BAB V

PENUTUP

5.1. Kesimpulan

Dari uraian yang telah Penulis paparkan maka, Penulis dapat mengambil

beberapa kesimpulan, antara lain :

1. Suatu sistem akan berjalan dengan baik dan efektif jika didalamnya memiliki

prosedur pengolahan data yang baik dan efektif juga.

2. Dengan sistem yang berbasis computer maka prosedur pengolahan data akan

menjadi lebih efektif disbanding dengan pengolahan yang masih manual

maupun semi otomatis.

5.2. Saran

Komputer tidak akan bekerja secara maksimal apabila pemakai

tidak menggunakannya dengan baik. Untuk itu agar dapat hasil yang

maksimal pemilik atau pegawai toko barang harus mempunyai pengetahuan

tentang komputer untuk menghindari kerusakan media penyimpanan data.

Dalam hal ini penulis memberikan saran-saran sebagai berikut :

1. Dalam penggunaan komputer ini sangat dibutuhkan pengetahuan,

kedisiplinan, serta ketelitian dalam mengoperasikan komputer.

2. Sebaiknya pemilik melakukan pelatihan terlebih dahulu kepada pegawai

yang akan mengoperasikan perancangan program ini sehingga pegawai

tidak hanya bisa memakai atau menjalankan tetapi juga dapat menguasai

dengan baik.

77

80

3. Membuat Back Up data untuk menghindari hilangnya data secara

tiba-tiba.

4. Kerja sama antar bagian yang terlibat agar tercipta suasana yang

harmonis.

Pemeliharaan / perawatan dilakukan secara berkala terhadap hardware dan software.

81

DAFTAR PUSTAKA

H.M, Jogiyanto. 2005. Analisa dan Desain Sistem Informasi. PendekatanTerstruktrurdan Praktek Aplikasi Bisnis. Jogyakarta: Andi.

Kristianti, Harianto. 2004. Konsep Perancangan Data Base. Yogyakarta:Andi.

Anindita, Ratya., dan R. Reed, Michael. 2009. Bisnis dan PerdaganganInternasional. Yogyakarta: Andi.

Fairuzabadi, Muhammad. 2010. Analisi Sistem Informasi dan PedomanMembuat Flowchart. Diambil dari : http://fairuzelsaid.wordpress.com/2010/01/13/analisis-sistem-informasi-pedoman-membuat-flowchart. (9 Mei 2013)

Iwel. 2013. Perdagangan Internasional. Diambil dari : http://iweldolphin.blogspot.com/2013/05/perdagangan-internasional.html. (10 Mei 2013)

Hidayat, Ahmad. 2008. Makalah Aspek Kontraktual Transaksi Elektronik. Laporan Hasil riset. Jurusan Hukum Universitas Kristen Indonesia.

http://iweldolphin.blogspot.com/2013/05/perdagangan-internasional.html.%20%20%09(10

http://iweldolphin.blogspot.com/2013/05/perdagangan-internasional.html.%20%20%09(10

http://fairuzelsaid.wordpress.com/2010/01/13/analisis-sistem-informasi-pedoman-membuat-flowchart

http://fairuzelsaid.wordpress.com/2010/01/13/analisis-sistem-informasi-pedoman-membuat-flowchart

82

LAMPIRAN A.1

83

LAMPIRAN A.2

Laporan Riset APSI.docx

Documents

Transcript of Laporan Riset APSI.docx