Procédure d’inventaire – CRL Terrebonne – DBDernière mise à jour : 5 mai 2017

Procédure pour inventorier la collectionKoha – version 3.22

Étape 1 : procéder à la lecture de rayons

Faire précéder l’inventaire de la lecture de rayons.

Étape 2 : retirer du catalogue les documents qui ont le statut « déclaré »

Effacer du catalogue les documents ayant le statut « déclaré ». Ce statut indique que les documents identifiés comme perdus, introuvables, élagués ou endommagés lors de l’inventaire précédent ont été déclarés comme tels au service des finances1.

Par ailleurs, l’inventaire est souvent l’occasion de faire de l’élagage. Il importe d’attendre la fin du nouvel inventaire avant d’attribuer le statut « élagué » aux documents retirés des rayons durant l’opération.

Étape 3 : Remettre sur les rayons les documents de la réserve

L’année de l’inventaire, tous les documents mis de côté ou conservés à la réserve des professeurs doivent retourner à leur localisation habituelle.

Étape 4 : générer un fichier texte de codes à barres

Matériel requis :

Ordinateur portable Chariot Lecteur de codes à barres

Ouvrez un fichier texte à l’aide de Notepad ou Word (sauvegarder le fichier en format .txt)

Balayer, à l’aide du lecteur, les codes à barres des documents de la bibliothèque. Cette opération vous permettra de générer un fichier texte de codes à barres qui ressemblera à ceci :

1 À Terrebonne, un rapport indiquant le prix des documents retirés du catalogue (pour perte, élagage, dommage, etc.) et leur date d’acquisition est envoyé au service des finances à la fin de chaque inventaire. Il importe de noter que la période d’amortissement d’un livre est de dix ans.

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Produire un seul fichier texte par localisation. Il est important de produire les fichiers texte en fonction de la localisation des documents, même si la partie concernée de la collection n’est constituée que de quelques exemplaires.

Par exemple :

Ouvrages de référence des cotes REF 000 à REF 499 = un fichier texte Collection générale des cotes 200 à 299 = un fichier texte Collection Carrefour de la réussite des cotes CAR 000 à CAR 999 = un fichier texte

Enregistrer les codes à barres selon l’ordre ascendant (ou descendant) des cotes. Cette pratique aide à trouver les documents ayant un « code à barres non trouvé ». Il en sera question plus bas.

Pour éviter la création d’un trop gros fichier, scinder la collection générale en plusieurs petits fichiers selon le volume des sections (par exemple : CG 000 à 199, CG 200 à 299, CG 300 à 350).

Sauvegarder le document fréquemment lors de la lecture des codes à barres.

Créer un fichier général de codes à barres.

Lorsque tous les fichiers de codes à barres auront été créés, copier les données dans un fichier général, comme suit :

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Ce fichier permet de localiser les documents mal classés, c’est-à-dire les documents dont le code à barres a été lu, mais qui ne se trouvent pas là où ils devraient être. On peut également se servir de ce fichier pour trouver les documents associés à un « code à barres non trouvé ». Dans ce cas, le document est sur les rayons, mais il est absent du catalogue. Pour le trouver, il suffit d’obtenir les cotes des documents qui lui sont adjacents. Dans la mesure où les cotes sont enregistrées dans l’ordre, il est aisé d’obtenir les cotes des documents entre lesquels il est intercalé et de repérer le document absent du catalogue.

Étape 5 : télécharger les exemplaires vus dans Koha

Cette étape consiste à verser le fichier de codes à barres (petits fichiers et non le fichier général) dans le catalogue. L’opération a pour but d’identifier les exemplaires qui ont été balayés et de changer la date à laquelle ils ont été vus pour la dernière fois afin que cette date corresponde à la celle de l’inventaire ou de sa période.

Pour ce faire, à partir de la page d’accueil de Koha, sélectionner « Outils » et ensuite, « Inventaire/récolement ».

Télécharger le fichier en utilisant la section « Utilisez un fichier de code à barres ». Pour une même période d’inventaire, même si l’opération se déroule sur plusieurs jours, vous pouvez utiliser une seule et même date afin d’obtenir une seule date de référence.

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Lorsque les catalogues sont imposants, il importe de recourir aux filtres qui permettent de circonscrire la comparaison du fichier texte à la collection de la bibliothèque de rattachement (pertinent pour les bibliothèques en réseau). Sinon, le fichier de codes à barres est comparé au catalogue de l’ensemble du réseau, ce qui peut provoquer des dysfonctionnements.

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Sélectionnez les filtres appropriés.

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La méthode proposée ici ne nécessite pas de remplir la suite du formulaire.

Confirmez votre sélection à l’aide du bouton « Valider », situé à la fin du formulaire.

Cette action a pour effet de produire une liste comprenant les exemplaires pour lesquels la donnée « Vu pour la dernière fois » (Date last seen) a été fixée à la date d’inventaire choisie. Conséquemment, seuls les exemplaires dont le code à barres a été balayé devraient se trouver sur cette liste.

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Il semble que cette section soit sans objet pour la première méthode.

Important! Cochez la case « Ne pas passer au retour des exemplaires scannés durant l’inventaire » (qui devrait se lire « ne pas effectuer le retour des documents en prêt »). Si cette case n’est pas cochée, Koha effectuera sans préavis le retour des documents empruntés entre le moment où les codes à barres ont été relevés et celui où ils sont versés dans Koha.

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Il n’est pas nécessaire d’utiliser le bouton « Marquer vu, et quitter » (celui-ci se trouve au bas de la page) pour la première méthode. Lorsque vous téléchargez le fichier de codes à barres, la date à laquelle les exemplaires ont été vus pour la dernière fois est automatiquement modifiée.

L’exemplaire retiré correspond à un exemplaire élagué.

Étape 6 : produire la liste des documents qui n’ont pas été vus

Une fois la liste d’inventaire produite, choisissez l’onglet « Plus » et sélectionnez « Bilan et statistiques ». Sous « Rapports guidés », choisissez « Rapports sauvegardés » et exécutez le rapport 886, intitulé « Rapport d'inventaire par localisation et cote ».

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Contrairement à l’outil « Inventaire et récolement », il faut indiquer 9999 après le point puisque la cote n’est pas inclusive.

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Ce rapport dresse la liste des documents qui n’ont pas été vus depuis la date de l’inventaire, en fonction de la localisation et des cotes précisées. Cette liste comprend aussi les titres des documents empruntés et les coordonnées des usagers.

Si le rapport fait état de « code à barres non trouvé », il importe de les consigner dans un document séparé.

Ce rapport comprend de plus des informations sur les documents exclus du prêt, selon un code de chiffres (malheureusement, le format texte n’est pas possible). Le tableau suivant indique la correspondance des chiffres.

Correspondances pour les documents exclus du prêt dans le rapport 886Statuts Correspondances

Statut lost/perdu

1 = Perdu2 = Trop long retard3 = Perdu et payé4 = Introuvable

Statut withdrawn/retiré

1 = Élagué2 = En réparation

Statut damaged/endommagé

1 = Abimé2 = Défectueux

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Étape 7 : télécharger le résultat dans un fichier Excel

Procédure d’importation de données dans Excel*

À partir d’un fichier CSV (par exemple, après l’exécution d’un rapport dans Koha)

1. Démarrer Excel

2. Dans l’onglet « DONNÉES », choisir l’option « À PARTIR DU TEXTE »

3. Dans la boîte de dialogue, repérer le fichier de données (habituellement dans TÉLÉCHARGEMENTS) puis cliquer « OUVRIR ».

4. Une nouvelle boîte de dialogue ouvre. Cocher « DÉLIMITÉ ».

5. Sélectionner 65001 : UNICODE (UTF-8).

** Merci à Isabelle Vadeboncœur pour cette procédure!

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6. Cliquer « SUIVANT ».

7. Dans l’écran suivant, cocher « VIRGULE ».

8. Cliquer « SUIVANT ».

9. Si l’une des colonnes du fichier contient des nombres commençant par « 0 » (par exemple, des codes à barres), sélectionner cette colonne et cocher « TEXTE ».

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10. Cliquer « TERMINER ».

11. Dans la fenêtre « IMPORTER DES DONNÉES », cliquer « OK ».

12. Les données sont importées!

13. Sauvegarder les données issues du rapport 886 dans un fichier maître. Pour chaque rapport généré, consigner les résultats dans une feuille distincte. Voici un exemple de fichier maître :

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À chaque téléchargement, afin de faciliter la recherche des documents sur les rayons, trier les données importées par ordre de cotes.

Étape 8 : trouver les documents non inventoriés

Dans un premier temps, afin d’éviter les recherches inutiles, identifier les documents correspondant aux statuts « perdu », « retiré » ou « endommagé » à l’aide des couleurs suivantes :

Documents perdus (perdu, trop long retard, perdu et payé, introuvable)

Documents retirés (élagués, abîmés, défectueux)

Chercher sur les rayons les documents manquants sans statut particulier. Veuillez noter que les documents en traitement ne sont pas considérés. Si les documents manquants ne sont pas sur les rayons, comparer les numéros de code à barres des documents au fichier général de codes à barres. Ceci permet de vérifier si le code à barres du document n’a pas été numérisé dans une autre section de la bibliothèque. Associer la couleur verte aux documents trouvés.

Documents trouvés

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Feuilles distinctes

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Une fois complétée, la feuille devrait ressembler à ceci :

Étape 9: trouver les documents non inventoriés

Produire une liste de documents manquants comprenant le coût des documents.

Faire circuler la liste auprès des employés en leur demandant de vérifier si des documents manquants ne se trouvent pas dans leurs locaux ou à la maison.

Étape 10: changer le statut des documents manquants

Après ce dernier appel, associer le statut perdu aux documents manquants.

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Étape 10: faire parvenir la liste des documents perdus, introuvables et élagués ainsi que leur prix au service des finances

Produire un rapport qui comprend les informations suivantes :

1. Date à laquelle le document a été vu pour la dernière fois

2. Cote

3. Localisation

4. Titre

5. Code à barres

6. Date d’acquisition (Comme la période d’amortissement d’un livre est de dix ans, cette information est utile pour calculer la valeur réelle des pertes.)

7. Prix

Étape 11: attribuer le statut « déclaré » aux documents contenus dans le rapport envoyé au service des finances

Notes supplémentaires

Localisations utilisées pour faire l’inventaire à Terrebonne :

Services administratifs (ADMIN). Les services administratifs comprennent les bureaux de la direction et des CP, le service des finances, le service des programmes et le service aux étudiants (dont la vie étudiante).

Anglais (ANG)

Bandes dessinées (BD)

Bandes dessinées - comptoir (BD comptoir)

BLURAY

Carrefour de la réussite (CAR)

CD audio (CD)

CD audio cotes C (CD_cotes C)

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Centre de documentation pédagogique (CDP) (Cette collection devrait éventuellement être intégrée à la collection générale.)

CDROM

CDROM cotes C

DVDROM

DVDROM cotes C

Classes (CLA)

Collection générale :

CG 000-199

CG 200-299

CG 300-349

CG 350-499

CG 500-599

CG 600-649

CG 650-699

CG 700-749

CG 750-799

CG 800-839

CG 840-899

CG 900-999

CG C800

Comptoir du prêt. Parmi les documents du comptoir du prêt se trouvent des ouvrages du CDP, des ouvrages de référence, des DVD, des livres de la collection générale, etc.

DVD

Ensemble multi-supports (EMS)

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Espagnol (ESP)

Services informatiques (INF)

Organisation scolaire (ORG)

Ouvrages de référence :

REF 000-499

REF 500-999

SAIDE

Salles d’appartenance (APP) (L'inventaire des salles d'appartenance n'a pas été réalisé en 2016.)

Technique d’électronique industriel - Magasin (TEI)

Technique de design industriel – Atelier (ATE)

Dates de l’inventaire :

L’inventaire a lieu tous les trois ans, soit :

2016

2019

2022

2025

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