Jugendsport-Tag 2015 Rechnungsbüro / OK. * Software-Entwicklung… …für Industrie, Handel, DL...
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Jugendsport-Tag 2015Rechnungsbüro / OK
*hostedsport.chby boreas gmbh
*Wer
sin
d w
ir ?*Software-Entwicklung…
…für Industrie, Handel, DL…siehe www.boreas.ch*Ehrenamtliche Taskforce……aus Mitarbeitern und Freunden*Engagement im Jugendsport……seit 1994
InstallationVorbereitung
*Was
bie
ten
wir
?Anmeldeplattfo
rmSchulung
„Organisation“
Schulung„Software“
Hotline Hotline
Anlass
Taskforce
Hotline
*Geg
enle
istu
n gRangliste
Werbeseite, FusszeilenGönnerlisteAuflistung
SchlussberichtLogistik
Wettkampf 1
Wettkampf 2
Wettkampf 3
Druck
Meldeläufer
Dispatcher
Information
Erfasser
Controller
Sorter Stv.Leiter
Speaker
Controlling
Erfassung
SortingInfostand
Troubleshooter
*Wie
wei
ter
?
Anmeldung
• Kontakt RB• eMail-Adresse !
Planung
• Schulung ?• Personal• Infrastruktur• Ablauf• Material• Hotline
Vorbereitung
• Schulung• Aufstellen• Testen• Teamschulung• Hotline
Anlass
• Taskforce vor Ort
• Parkplatz !• Verpflegung !
Abschluss
• Schlussbericht• Listen an ZTV
*The
men
he
ute*Organisation im Rechnungsbüro…
…Stellen und Arbeiten…Tagesablauf*Unsere Unterstützung……Hardware / Software…Hotline / Taskforce*Diverses……Nächste Aktionen
*Mei
lens
tein
eAnmeldung ausfüllen / abgebenOrganisationsschulungAnmeldung der RiegenVorbereitungen, Material, Unterlagen, …Einarbeitung in den AblaufSoftwareschulungInstallation (Drucker, …)SchlussphaseAnlassBericht verfassen -> boreas
*Anm
eldu
ng *Riegen Jan/Feb*Erfassung der Anmeldungen online*Laufende Kontrolle durch Verband
*Veranstalter (WKL) März*Abholen der Daten online*Einteilung, Spielplan, usw.
*boreas ab April*Aufbereitung der Daten (für RB)
*Mei
lens
tein
eAnmeldung ausfüllen / abgebenOrganisationsschulungAnmeldung der RiegenVorbereitungen, Material, Unterlagen, …Einarbeitung in den AblaufSoftwareschulungInstallation (Drucker, …)SchlussphaseAnlassBericht verfassen -> boreas
*Vor
bere
itun
g *Deckblatt / Drucksachen*Wettkampfbestimmungen studieren*Geeigneten Raum evaluieren*Kopiergerät(e) reservieren*Personal rekrutieren*Zeitplan / Einsatzplan erstellen*Material bereitstellen*Unterlagen erstellen
*Mei
lens
tein
eAnmeldung ausfüllen / abgebenOrganisationsschulungAnmeldung der RiegenVorbereitungen, Material, Unterlagen, …Einarbeitung in den AblaufSoftwareschulungInstallation (Drucker, …)SchlussphaseAnlass amBericht verfassen -> boreas
*Abl
auf-
Übe
rsic
ht
Controlling
J ournal
Eingang
Troubleshooter
Meldestand
Erfassung
Sorting
DruckWettkampfplatz Speeker
Rangliste
Verpackung
Riegen-Couvert
Vereins-Rangliste
Verlosung
Verlosung
Eingang
Eingang
EingangNotenblätter
Eingang
Erfasst
Problem
KontrolliertProblem
Problem
Mutationen Abmeldungen
Eingang
Ausgang Ausgang AusgangEingang
EingangErfasste
Fertig
MeldeläuferDispatcherDruck
Kopieren
Eingang
1
2
3
4
5
Ablagefach
Papier
6
7
*Ein
rich
tung
• Saubere Struktur schaffen• Bewegungsfreihet im Raum erhalten• Kabelführung beachten• Genügend Arbeitsfläche vorsehen
MIT Computer*Ausgabe / Rückbehalt der NB*Erfassung der Mutationen*Nachführen auf Appell-Liste=> je Verein eine Mappe zur Kontrolle ans RB
OHNE Computer*Ausgabe / Rückbehalt der NB*Nachführen auf Appell-Liste=> je Verein eine Mappe an die Mutationsstelle im RB*M
elde
stel
le
*Con
trol
ling *Lesbar ?
*Werte ?*Inhalt ?
*Eingang NB*Journale*Fertige RL
*Erf
assu
ng *Eingabe*Massen*Konzentration*Zahlenblock*Problemeweglegen
*Tro
uble
shoo
t er*Behandlung ALLER Problemfälle*Punktetabellen*Kategorien / Varianten*Fehlende NB*Unlesbares, unklares*…
*NICHT mit RB-LeiterIn besetzen !!*Unterstützung durch Taskforce
Kurze Pause…
*hostedsport.chby boreas gmbh
*Dru
ck*Pendenzen
Prioritäten Terminkontrolle*Reorganisation*Journale*Datenprüfung*Ranglisten*Diverse Auswertungen für Speeker, Presse*PDF-Dateien für Presse, Website, usw.
*Kop
iere
n *Planungswandim RB*TransportRB <> Kopierer
*Kopieren*Zusammen-stellen*Heften
*Sor
ting
/Ve
rpac
kung*1. nach Variante / Kategorie
Kontrolle der Rangliste*2. nach RiegeVerpackung Riegencouvert*Notenblätter*Kreuzchen, Auszeichnungen*Vereinsrangliste*…
*Dis
patc
her *Einzige laufende Person im RB
*Verantwortlich für die Verteilung*Prioritäten setzen*Aufgaben verteilen (Ordnen)
Ordnung im PapierflussRuhe im Rechnungsbüro
GUT *Getränke*Snacks*Klare Kompetenzen*Zutrittsbeschränkung*Aufgräumte Plätze*Ablauf publiziert*Planungswand
NO GO *Musik*Gespräche*Telefonieren*Herumlaufen*Selbst holen/bringen*Mehrere Jobs*Unnötige Personen
*Gen
erel
l
*Dok
umen
te *Handbuch als PDF*Vom ZTV erhalten*auf www.boreas.ch
*Excel für Spiele*Hat die Wettkampfleitung
*Mei
lens
tein
eAnmeldung ausfüllen / abgebenOrganisationsschulungAnmeldung der RiegenVorbereitungen, Material, Unterlagen, …Einarbeitung in den AblaufSoftwareschulungInstallation (Drucker, …)SchlussphaseAnlassBericht verfassen -> boreas
*Inf
rast
rukt
ur *1 Server*5 Stationen*Windows 2012*Word, Excel 2010
*6 Monitore*Netzwerk*HUB*10m lange Kabel
*Etiketten*Notenblätter
*Versicherung über Verband
Wir liefern Selber besorgen
1-2 Drucker inkl. Treiberfür Windows 2012
1-2 Kopierer
Deckblätter Papier Ersatztoner Bostich Büromaterial
*Mei
lens
tein
eAnmeldung ausfüllen / abgebenOrganisationsschulungAnmeldung der RiegenVorbereitungen, Material, Unterlagen, …Einarbeitung in den AblaufSoftwareschulungInstallation (Drucker, …)SchlussphaseAnlassBericht verfassen -> boreas
*Sch
luss
phas
e *Appell-Listen verschicken*Notenblätter Etikettieren*Excel-Dateien für Spiele usw.*Rechnungsbüro einrichten*Stellenbeschreibungen, Unterlagen für das Personal*„Aktivity-Board“ rot / weiss / grün*Personalschulung am Vortag
*Mei
lens
tein
eAnmeldung ausfüllen / abgebenOrganisationsschulungAnmeldung der RiegenVorbereitungen, Material, Unterlagen, …Einarbeitung in den AblaufSoftwareschulungInstallation (Drucker, …)SchlussphaseAnlassBericht verfassen -> boreas
*Anl
ass *Taskforce-Mitglied vor Ort
*Parkplatz in der Nähe (betreut mehrere Orte!)*Verpflegung
H O T L I N E043 443 12 30
*Mei
lens
tein
eAnmeldung ausfüllen / abgebenOrganisationsschulungAnmeldung der RiegenVorbereitungen, Material, Unterlagen, …Einarbeitung in den AblaufSoftwareschulungInstallation (Drucker, …)SchlussphaseAnlassBericht verfassen -> boreas
*Sch
luss
beri
cht*Was war gut ?
*Was war schlecht ?*Wie haben wir es gemacht ?*Wie wäre es besser gewesen ?
*Schriftlich an [email protected]*Bis 14 Tage nach dem Anlass
Vielen Dank für Ihr Interesseboreas gmbh
*hostedsport.chby boreas gmbh