1  * 

ClassDescriptionThis is an introduction to the basics of Microsoft PowerPoint: how to create, insert, delete, and reorder slides; modify 

layouts; create transitions; change the presentation view; work with text boxes, graphs, pictures, sounds, and charts. 

ClassLengthOne and one‐half (1½) hours   

IntroductionMicrosoft PowerPoint has become the default application for making presentations, especially in the business world. 

Once, presentations were limited to static images, but now can include animations, videos, and sounds. 

ObjectivesLearn … 

how to choose a Template (Theme) and a Color Variant; and change them 

how to change the Slide Size 

what sort of Objects can be added to a PowerPoint slide and how to add them 

how to align and space Objects 

how to use the Slide Sorter 

how to use and configure Transitions between slides 

how to use and configure Animations 

Thismanualisahandoutforyoutokeep.Pleasefeelfreetouseitfortakingnotes.

   

Introduction to PowerPoint

  2  * 

ChoosingaTemplate(Theme)Unless opening a specific PowerPoint document, PowerPoint’s default setting is to open to the New Document screen 

(Start screen). 

   

The left side will display recent 

PowerPoint presentations you 

have opened. 

The central section has a search 

window and several categories, 

each of which can be clicked. 

(The right section [Category] is 

initially hidden.) 

Lower on the screen are images 

of templates (Themes) installed 

with PowerPoint, plus any 

templates (Themes) you may 

have installed. Except for the 

Blank Presentation, the pre‐

installed templates offer 

different Color Variants. 

Clicking on one of the categories 

(in this example, ‘Business’), 

changes the central section and 

opens the right section of 

Category as seen at left. (This 

will close the list of Recent 

PowerPoint files in the left 

section.) 

In Microsoft PowerPoint, the terms ‘template’ and ‘Theme’ are used interchangeably. They are most like templates in Microsoft Word and Microsoft Excel. In those two Microsoft Office applications, the term ‘Theme’ is used to refer to a color scheme, but PowerPoint uses the term ‘Variants’ for color schemes.

  3  * 

Additional categories can be 

selected as seen here. Holding 

the mouse pointer over one of 

the items in the Category list 

(hover) causes a red ✘ to be displayed. If you click on an item 

in the Category list already 

selected or on the red ✘ , the item will be unselected. The 

images in the central section 

each represent a template 

(Theme) which has been tagged 

with all the selected categories 

and the name of the Theme will 

also be shown. 

Templates for other Office appli‐

cations which meet the criteria 

may be displayed. 

Clicking ‘Home’, will return you 

to the beginning. 

Upon finding a template, simply 

click on it. In the example below, 

‘Introspect’ has been chosen 

from the New Document screen. 

 

   

To the right of the Layouts, different Color Variants may be shown. When more than four Color Variants are available, a 

scroll bar will appear. 

Note: there is a previous arrow 

and next arrow on either side of 

the template windows. These will 

take you to other templates which 

were displayed before you clicked 

on the template you selected. 

The arrows on either side of ‘More 

Images’ allow you to see some of 

the layouts in the template. 

If satisfied with the selected template (Theme) and Color Variant (if available), click the ‘Create’ button to generate a 

new document/presentation. 

  4  * 

In the screenshot below, the ‘Retrospect’ template has been chosen and the fourth Theme (shown on previous page; 

dark grey background) has been selected. 

 Follow the directions to add a 

Title and Subtitle. (If you want to 

‘blank’ either, use a single 

space.) 

Before going any further, it is a 

good idea to switch to the 

DESIGN ribbon. In the Themes 

and Variants sections, you can 

change the Theme. But we want 

to check the Slide Size in the 

Customize section. Click the icon. 

 

This opens a selector … 

… from where you can choose either of the two 

most common proportions, or choose ‘Custom 

Slide Size…’ which will open a dialog box which 

allows any desired proportions and orientation. 

Having the correct proportions set before pro‐

ceeding is even more important than setting the 

paper size and margins before working on a word processing document. Whereas a 

word processing document will re‐flow text, it is a lot easier laying out slides with the correct horizontal‐to‐vertical ratio 

than it is trying to rearrange objects after changing proportions. 

The DESIGN ribbon also includes the 

Themes group (shown opened at right). 

This allows for switching to a different 

template / Theme for a presentation 

already begun (or even finished). 

   

Tip: The ‘Standard (4:3)’ is the older proportions which were common with old-style monitors (like old televisions: cathode ray tubes). Newer displays use the ‘wide screen’. For this, you should select ‘Widescreen (16:9)’. Be aware that many overhead/digital projectors still use the four-to-three ratio.

  5  * 

Color Variants are shown in the Variants group. You can select 

a Color Variant which is included in the Theme, or you can 

drop down to the ‘Colors’ menu and choose a different set of 

colors (note: there is a vertical scroll bar). 

If you drop down to the ‘Fonts’ menu, you can choose a 

different set of fonts (note: there is a vertical scroll bar). 

If you drop down to the ‘Effects’ 

menu, you can choose a 

different set of effects. These 

mostly deal with the way shapes 

appear, such as shadows and 3D 

effects. 

 

   

The last menu item, ‘Back‐

ground Styles’ provides a 

way to format the back‐

ground color. Clicking on 

the ‘Format Background’ 

item opens the Format 

Background pane where 

you can fine‐tune the 

background colors and 

textures. The Format 

Background pane can also 

be opened by clicking on 

the Format Background 

icon in the Customize group 

of the DESIGN ribbon. 

  6  * 

Returning to the HOME ribbon, additional slides can be added from the Slides section, by clicking on the lower portion of 

the New Slide icon. This opens a choice of layouts: 

You may notice, there is a keyboard 

shortcut (F+M) for creating a new 

slide. When the last slide was a Title 

Slide, it will create a Title and Content 

slide; otherwise it will create a slide 

with the same layout as the previous 

slide. To have control over which 

layout will be used for a new slide, 

either (1) use the lower portion of the 

New Slide icon or (2) use either the 

keyboard shortcut or the top portion of the New Slide icon to create a 

slide and then either (a) right‐click on the thumbnail on the left side, choose Layout, then select the desired layout or 

(b) click the Layout icon just to the right of the New Slide icon and select the desired layout. 

PowerPoint offers a variety 

of slide layouts, all of 

which should be self‐

explanatory between the 

labels and graphics (not all 

layouts are available in all 

Themes.) They include: 

Perhaps the most common slide layout is ‘Title and 

Content’ (highlighted above). In the dark ‘Retrospect’ 

Theme, it first appears as shown at right. 

Like the Title layout, just click in one of the two text 

boxes to add a title and to add content. Once you begin 

entering text into the content text box, the six icons in 

the middle will disappear. 

Content text boxes in PowerPoint have six icons in the 

center: on the top row (L to R) are Insert Table, Insert 

Chart, and Insert a SmartArt Graphic; on the lower row 

(L to R) are Pictures, Online Pictures, and Insert Video. 

You need only click on an icon to begin the process. 

   

1. Title Slide 2. Title and Content 3. Section Header 4. Two Content 5. Comparison 6. Title Only 7. Blank 8. Content with Caption 9. Picture with Caption 

In Microsoft PowerPoint, each Ribbon is divided into Groups. Many Groups have a tiny arrow in the bottom-right corner which, when clicked, will open a dialog box for access to additional settings.

When the mouse hovers over the tiny arrow in the bottom-right corner of a Group, a pop-up will appear informing you which dialog box will be opened. The keyboard shortcut, if there is one, will be included.

10. Panoramic Picture with Caption 11. Title and Caption 12. Quote with Caption 13. Name Card 14. 3 Column 15. 3 Picture Column 16. Quote Name Card 17. True or False 

  7  * 

Clicking on the Insert Table icon opens a 

dialog box to set the size of the table: 

Clicking on the Insert Chart icon opens a dialog 

box (at right) from where you can choose the 

type of chart. Once the OK button has been clicked, a chart will be 

displayed with a small Excel window where you can manipulate data 

(below). 

   Tip: If you want to use a chart created in Microsoft Excel, copy the entire chart from an Excel window and then paste it into the content area of a PowerPoint slide.

Tip: Ideally, Pie Charts should have no more than 4-6 slices; Bar Charts no more than 4-8 bars; Line Charts no more than 3-4 lines; the most important lines or bars or slices should have a sharp color contrast (or be exploded in a Pie Chart; or given increased weight in a Line Chart). Keep It Simple!

Clicking on the Insert SmartArt Graphic icon opens the 

‘Choose a SmartArt Graphic dialog box. (Microsoft 

Office’s SmartArt is covered in Word Processing 

Graphics.) 

Clicking on the Pictures icon opens the computer’s file 

manager (Windows Explorer before Windows 8; File 

Explorer beginning with Windows 8; Finder for Macs).

Clicking on the Online Pictures icon opens a Bing 

Image Search window: 

  8  * 

Clicking on the Insert Video icon opens a box from which you can insert 

(1) a video saved on your computer or another computer on your local 

network, (2) a YouTube video, or (3) a video (other than YouTube) from 

the Internet. 

To use the third option, find the video in your browser, copy the web 

address, then paste the web address into the window. 

To use a YouTube video, type some key words to find it. In the example 

here, ‘Jimmy Kimmel passwords’ was entered and produced thousands 

of results. Thumbnails of the results appear (with a scroll bar to access 

more). A click on a thumbnail will cause a magnifying glass icon to appear 

in the lower right of the thumbnail. If you click on it, a small window 

from where you can view the video will appear, along with timings. 

The ‘From a file’ option will open the computer’s file manager, from 

where you can choose a video file. 

 

   

Tip: Keep It Simple!

Do not cram slides with information, especially not text.

PowerPoint should never be the focus of attention, only a supplement to the speaker, a way to use visuals to enhance and reinforce the message.

Use lots of ‘white’ (empty) space. It is easier to read and doesn’t overwhelm.

To add text to a content text box, simply click inside 

the box. Once you do so, the Font, Paragraph, and 

Drawing sections of the HOME ribbon become 

available (instead of greyed‐out; image on next page).

  9  * 

 

The Font section is very similar 

to the Font section of 

Microsoft Word’s Home 

ribbon. The upper row icons 

are (L to R) Font selector, Font 

Size selector, Increase Font 

Size, Decrease Font Size, and 

Clear All Formatting. The 

lower row icons are (L to R) 

Bold, Italics, Underline, 

Shadow, Strikethrough, 

C h a r a c t e r   S p a c i n g ,  

cHANGE cASE, and Font Color 

selector. Like most Ribbon 

sections, there is an icon in 

the lower‐right corner to open 

a dialog box where all options 

are available.  

   

The Paragraph section is very similar to the

Paragraph section of Microsoft Word’s Home

ribbon.

The upper row icons are (L to R) Bullets,

Numbering, Decrease List Level, Increase List

Level, and Line Spacing. Each of these function in a way which should be familiar 

to Microsoft Word users, with some exceptions: neither Bullets nor Numbering 

include multiple levels, although it is possible to ‘change levels’ by using the 

Decrease List Level and Increase List Level icons (or N or G+N); and paragraph 

spacing options are 1.0, 1.5, 2.0, 2.5, 3.0 and custom.

The lower row icons are (L to R) Left Alignment, Center Alignment, Right Align‐

ment, and (Full) Justify. To the right of the vertical bar is the Column selector. 

The three icons stacked on the right side of the section 

are (top to bottom) Text Direction, Align Text, and Con‐ 

vert to SmartArt Graphic. 

In Microsoft PowerPoint, as the Increase List Level is used, the font size is reduced. Of course, this can be overridden, but before doing so, you should question whether you really need all those levels (which fails the Keep It Simple principle).

Add or Remove Columns

Text Direction Align Text

Convert to SmartArt Graphic As you increase the amount of text in a Text content box, Microsoft PowerPoint will decrease the font size (to as small as 5 points), attempting to squeeze all the text into the available space.

(Once the font size begins to decrease, it is time to ask: do you really need all that text?)

  10  * 

InsertingOtherObjectsA variety of objects can be inserted into a PowerPoint slide from the INSERT ribbon which is divided into ten groups: 

Slides, Tables, Images, Illustrations, Apps, Links, Comments, Text, Symbols, and Media. Most of these are found in 

Microsoft Word and Microsoft Excel and work as they do in those applications. 

The Media group works slightly differently. When you click on either the Video or the Audio icon, you receive some 

choices. 

The Video icon offers two choices: for ‘Online Video’ 

a dialog box (right) is opened. It is similar to the one 

seen on page 8, minus the ‘From a file’ option. That 

option is covered by the ‘Video on My PC’ choice, 

which opens the computer’s file manager. 

The Audio icon’s choices are similar. The ‘Audio on 

My PC’ choice opens the computer’s file manager. 

The ‘Record Audio’ option requires the computer to 

be configured for making sound recordings. 

Those are the basics of PowerPoint. You can add all sorts of objects, such as Shapes, WordArt, and more text boxes, but 

the basics are creating slides, choosing the layout, and then inserting text, tables, charts, graphics, and media objects. 

Everything else is decorative and frills. 

   

  11  * 

CustomizingSlideLayoutsIf you look carefully at the 

screen to the right, you can 

see the Content text box has 

the nine re‐sizing controls plus 

the rotation control typically 

found for manipulating shapes 

in Microsoft Office. Thus, the 

box can be easily resized and 

rotated. The same is true of all 

the boxes in PowerPoint, even 

Title boxes. Thus, a virtually 

unlimited number of configu‐

rations can be created for a 

slide. 

With some changes (Theme; 

Layout; added WordArt 

graphics, picture, and text box; rotated and moved Title box; and material added to the Content text boxes, things can 

quickly get out of hand! 

   

Tip: Use high quality graphics.

Do not take a small image and stretch it to fit a large area. It won’t look good projected on a screen.

Tip: For presentations in a dark room, avoid light–colored backgrounds, especially white (it creates a glare).

Pale-colored text on a dark background needs to be in a larger font than dark text on a light-colored background to be equally readable.

Serif and sans-serif fonts are fine, but avoid decorative and handwriting-style fonts. The bigger, the better. Avoid italics with small font sizes.

Maintain consistency with fonts (typically no more than one for titles and one for text); color schemes; locations of titles, headings, and logos.

Always think about color contrasts, especially for text you expect to be read. Avoid mixing red and green (confused by those with color blindness). Other complementary color schemes (next page) have the best contrast (e.g. blue and orange).

Avoid using ALL CAPS (they are harder to read).

  12  * 

ColorSchemes

  13  * 

AligningElementsWhen dragging an element on a slide, PowerPoint provides visual indicators to ensure alignment. 

In the first example, a dotted line appears when the left edges of the boxes align. 

In the next example, dotted lines indicate the right edges of the lower box align with 

the right edge of the title box and the top of the lower box aligns with the bottom of 

the middle box. 

In this example, a dotted line indicates the boxes align vertically: 

In addition to dotted lines showing alignment, double‐headed arrows indicate equal spacing. Here, the three boxes are 

top‐aligned and bottom aligned and the spacing between the first and second box is equal to the spacing between the 

second and third box: 

 

Alignment guides work with other objects. In the example on the next page, alignment guides indicate (1) the star is 

centered on the Title box, (2) is the same distance below the three middle boxes as the three boxes are below the Title 

box, and (3) the middle center and middle right boxes are top aligned. 

 

top alignment

bottom alignment

equalspacing

  14  * 

 

UsingtheSlideSorterThe Slide Sorter is a powerful 

tool for organizing slides. 

To use the Slide Sorter, change 

to the VIEW ribbon. In the 

Presentation Views group, 

change from Normal to Slide 

Sorter. You will see something 

like the image on the next 

page. 

PowerPoint will display 

thumbnails of each slide. If 

there are a few slides, large 

thumbnails will be used. As 

the number of slides 

increases, the size of the 

thumbnails decreases to a 

minimum size and then additional slides will result in a vertical scroll bar appearing. 

Slide numbers appear beneath the lower‐left corner of each slide. A star will appear beneath a slide’s lower‐right corner 

when it contains one or more animations. 

A single slide can be moved by clicking on it and dragging it to a new position/order. The other thumbnails will 

automatically move as the slide is dragged. When the intended destination is reached, release the left mouse button. 

After the move is completed, the slides will automatically renumber.   

center alignment

equal spacing 

top alignment

  15  * 

Below is an image where slide 28 has been dragged to between slide 11 and slide 12. There are several visual indicators: 

 First, the selected slide number is indicated in the lower‐left corner. Second, there is an unnumbered slide outlined in 

red (the one which was dragged to that position) between consecutively numbered slides. Third, there is a gap in the 

numbered slides (from where the slide was taken). 

Multiple slides can be selected using the usual mouse, 

keyboard, or mouse & keyboard selection techniques. 

The image at right shows seven slides (25‐31) have 

been selected and dragged to between slides 17 and 

18. There are additional red outlines (limit of 3) around 

the slides being moved and the number of slides is 

displayed in a red rectangle. The gaps in numbering 

work as when moving a single slide. The renumbering of 

slides occurs after the mouse’s left button has been 

released. 

   

  16  * 

AddingDecorativeTouchesandOtherFrillsThe two main types of additions are Transitions (the change from one slide to the next) and Animations (moving items 

on a slide). Both will draw attention to the slide or to an item – unless it is overused. When overused, the movements 

become tiresome, distracting, and eviscerate the ability to draw attention to something you want to emphasize. 

TransitionsTransitions are used to control how a new slide replaces the previous slide. PowerPoint devotes an entire ribbon to 

these effects. The TRANSITION ribbon has three groups: Preview, Transition to This Slide, and Timing. The central group 

has a tiny scroll bar squeezed above the ‘More’ icon.  

 

In the above view, the first of three rows of Transitions are displayed. Clicking on the ‘More’ icon opens a larger view 

which divides the Transitions into three types (Subtle, Exciting, and Dynamic Content): 

Select the slide to which you want to have a Transition, then select the desired Transition, which will be demonstrated. 

To repeat the demonstration of the Transition, click on Preview icon in the Preview group. 

Immediately to the right of the Transitions (still in the Transition to This Slide group) is the Effect Options icon (not 

available for all Transitions). Click on it to see the options available for the selected Transition. 

To the right of the Transition to This Slide group is the Timing group. In this group, you can select the speed of the 

Transition; choose a delay, if desired; and add a sound effect. There is also an option (‘Apply to All’) to add the Transition 

and all its options to every slide of the presentation (a Very Bad Idea). After each change in options is made, a click on 

the Preview icon will provide a demonstration with all selected effects and options. 

AnimationsAnimations are applied to elements of a slide. PowerPoint devotes an entire ribbon to these effects. The ANIMATIONS 

ribbon has four groups: Preview, Animation, Advanced Animation, and Timing. The Animation group has a tiny scroll bar 

squeezed above the ‘More’ icon. The Advanced Animation group has an icon to toggle display of the Animation Pane. 

In the above view, the first of four rows of Animations are displayed. Clicking on the ‘More’ icon opens a larger view 

(next page) which divides the Animations into four types (Entrance, Emphasis, Exit, and Motion Paths). 

   

scroll bar

scroll bar

  17  * 

Select the element(s) — you can select multiple elements and apply an animation to all — select the type of Animation 

you want. A preview will be demonstrated. To repeat the demonstration, click the Preview icon in the Preview group. 

Immediately to the right of the Animations (still in the Animation group) is the Effect Options icon. Click on it to see the 

options available for the selected Animation. 

To the right of the Animation group is the Advanced Animation group. Here, the Add Animation icon allows you to add 

more animations to an element which already has an Animation assigned to it. (If you have an item selected and choose 

a different Animation from the Animation group, it will replace the previously selected Animation.) The Animation Pane 

is an on/off toggle for displaying the ‘Animation Pane’ which is shown in the above image. The Trigger icon allows a 

special start condition for the Animation to start, such as clicking on a shape or when an audio or video clip reaches a 

bookmark. The Animation Painter icon works something like a ‘Format Painter’ in other applications, but it copies an 

Animation and applies it to other elements which are subsequently clicked. 

The far right group, Timing, provides a way of changing what triggers the Animation. By default, a mouse click triggers 

animations. This can be changed to start with the previous Animation or immediately after the previous Animation has 

finished. The Duration of the Animation can be set as well as a delay before the Animation begins. On the right area of 

the group, is a means of reordering Animations. 

The Animation Pane (close‐up at right) provides a quick way to get to many Anima‐

tion options. The Play From will give a preview of the slide’s animations beginning 

with the highlighted animation. The triangles pointing up and down are used to re‐

order the animations. (The order can also be changed by using a click‐and‐drag with 

the mouse.) 

Animations are displayed from first (top) to last (bottom). From left‐to‐right each line, 

representing an animation are (1) order of animation (missing number indicates the animation 

begins with the animation on the previous row); (2) the animation’s trigger (mouse icon for a 

mouse click; clock for an animation which begins after the previous animation has completed); 

(3) an approximation of the icon selected from the Animation group (but, because so many of the 

symbols are nearly identical, is not very useful); (4) either the text being animated or the name of the image being 

animated; and (5) a green bar indicating the relative duration of the animation (the longer the bar, the longer the 

animation’s duration. 

When an item in the Animation Pane is selected, a down‐pointing triangle appears on the far right. Clicking on it opens a 

context menu (displayed here). The first three lines of the menu (‘Start On Click’, ‘Start With Previous’, and ‘Start After 

Previous’) allow the (starting) trigger to be changed. The next two lines (Effect Options and Timing) open a dialog box 

(see next page). 

  18  * 

The options available, both for the Effect tab and the Timing tab depend on the type of 

Animation. Some Animations will also display a Text Animation tab as seen here. 

The options available in this dialog box offer more 

control than is available from the Animation Pane’s 

context menu. 

 

 

 

 

 

RunningtheSlideShowWhilst working on a Microsoft PowerPoint presentation, you will want to preview your work, especially slides which 

have transitions and/or animations. To do this, switch to the SLIDE SHOW ribbon. The Start Slide Show group is on the left 

side of the ribbon. 

The leftmost icon is 

From Beginning. It 

starts the presen‐

tation from the first 

slide (keyboard shortcut is 5). But when working, you will typically want From Current Slide (keyboard shortcut G+5). 

When Microsoft PowerPoint runs the Slide Show, if there are two displays, it will automatically use the ‘Presenter View’. 

The second display is for the audience. When connected to a screen projector, the projector will be the second display. 

The first display is for the presenter: the left side shows the current slide, the right slide shows any notes associated with 

the current slide on the bottom and a preview of the next slide on the top. There is a vertical line separating the left and 

right sides which can be moved with a click‐and‐drag of the mouse, resizing the two sides. On the right side, there is a 

horizontal line separating the slide preview and the current slide’s notes which can be moved with a click‐and‐drag of 

the mouse, resizing those sections. 

On the bottom of the 

presenter’s side are the most 

important controls: ◀ moves 

to the previous slide, ▶ 

moves to the next slide, beneath the slide number is a progress bar. In the notes section are icons for increasing and 

decreasing the size of the text used to display the notes. 

Exercise: Title 

Details 

Display 2 Display 1

  19  August 2017 

Most presenters will use a remote control for changing slides; they are inexpensive and widely available. Typically, the 

handheld control connects to the computer running Microsoft PowerPoint via a small device (‘dongle’) which plugs into 

one of the computer’s USB ports. Slides can also be changed with the Y (previous slide) and Z (next slide) keys. 

To end a slide show, you can either click on End Slide Show control on the presenter’s side, at the top, or press L. 

 

 

 

Experiment!There is a lot more available in PowerPoint, but this covers all the essentials. Remember, (1) PowerPoint presentations 

are to supplement your talk, not make you replaceable, and (2) Keep It Simple. 

Questions? Feel free to contact Ross Valentine at rvalentine@gpld.org or call the library at 630.232.0780