Informe DE PRACTICAS PREPROFESIONALES

“FEDERICO URANGA”

Revalidado RD Nº 0035-2007-ED Independencia-Pisco

CARRERA PROFESIONAL DE SECRETARIADO EJECUTIVO

INFORME DE PRÁCTICA PRE-PROFESIONALES

MODULO I: RECEPCIÓN Y MANEJO DE INFORMACIÓN

ALUMNA:

GÉNESIS TABITA NOEMI PÉREZ SANDOVAL

PISCO-PERÚ

2014

DEDICATORIA

A Dios que me ha dado la vida y

fortaleza para terminar este

proyecto de investigación; A mis

padres a quienes les debo mucho,

y son los que me apoyan en mis

estudios.

AGRADECIMIENTOS

Al Instituto de Educación Superior Tecnológico “Federico Uranga” por

brindarme una enseñanza de calidad en el nuevo sistema modular.

A la Institución Educativa Privada “El Shaddai” por haberme permitido

ejecutar mis prácticas pre-profesionales y darme las orientaciones

necesarias para poder así realizar mis actividades con eficiencia.

Agradecer así mismo a los profesores del Instituto “Federico Uranga”

quienes nos comparten sus conocimientos.

A mis padres por haberme apoyándome una u otra manera inculcándome

valores y darme así la oportunidad de culminar mis estudios y poder

desarrollarme profesionalmente.

INTRODUCCIÓN

Con la finalidad de cumplir con las normas vigentes para el proceso de

titulación, se presenta el informe de las prácticas pre profesionales del módulo I

Recepción y manejo de información en el cual se detalla las actividades

necesarias en el centro de prácticas y que me ha permitido consolidar mi

formación como futura Secretaria Ejecutiva.

Las practicas pre profesionales son de mucha importancia en la formación

de los profesionales que se desempeñaran en el mercado laboral tanto a nivel

local regional o nacional ya que en la actualidad la tecnología y los diferentes

procesos que se realizan en las empresas públicas y privadas se desarrollan con

celeridad y es necesario que la futura secretaria ejecutiva conozca y aplique estas

tecnologías.

En el presente informe daré a conocer detalladamente mis actividades

realizadas en la Institución Educativa Privada El Shaddai, así como mis datos

generales como practicante entre otros datos importantes, y materiales e

inmuebles que utilice en la realización de mis prácticas durante el periodo de

ejecución;

LA ALUMNA

OBJETIVOS DE LA PRÁCTICA

1. Posibilitar a los estudiantes la obtención de experiencias reales en un

centro de trabajo.

2. Vincular a los estudiantes con las empresas e instituciones públicas o

privadas, a través del contacto directo en los procesos de su propia carrera

profesional tecnológica.

3. Promover en el estudiante, el aprendizaje y transferencias de nuevas

tecnologías

4. Fomentar en los estudiantes la realización personal y social durante el

desarrollo de la carrera profesional.

CAPITULO I

DATOS GENERALES DEL PRACTICANTE

1.1 NOMBRE DEL PRACTICANTE

Génesis Tabita Noemi Pérez Sandoval

1.2 CARRERA PROFESIONAL

Secretariado Ejecutivo

1.3 SEMESTRE ACADEMICO Y TURNO

Segundo semestre turno tarde

1.4 NOMBRE DEL MODULO PROFESIONAL

Recepción y Manejo de Información

1.5 COMPETENCIA DEL MODULO

Realizar la recepción y manejo de información de las comunicaciones escrita

hacia la atención al público teniendo en cuenta las normas y procedimientos

establecidos por la organización.

CAPITULO II

DATOS DE LA EMPRESA O CENTRO DE PRÁCTICAS

2.1 NOMBRE DEL CENTRO DE PRÁCTICAS

Institución Educativa Privada “El Shaddai”

2.2 DIRECCIÓN DEL CENTRO DE PRÁCTICAS

Av. Los Libertadores 1101

2.3 ACTIVIDADES QUE REALIZA EL CENTRO DE PRACTICAS

Educar a los niños y jóvenes

Brindar educación de calidad

2.4 ORGANIZACIÓN Y ORGANIGRAMA

I. ARC (Asociación de Reuniones Cristianas)

II. Director de la IEP: David Nemias Pérez Salazar

III. Administración:

a. Secretaria: Nancy Salazar Herrera

b. Personal de Servicio: Anadio Salazar

IV. Profesores:

a. Inicial

i. Auxiliar

ii. Alumnos

b. Primaria

i. Auxiliar

ii. Alumnos

c. Secundaria

i. Auxiliar

ii. Alumnos

2.5 INFRAESTRUCTURA

I. AMBIENTES: el centro de prácticas tiene dos locales uno es

utilizado para el nivel de inicial y primaria, el segundo local es el nivel

secundaria; los ambientes son de material noble, de tres pisos, hay

un total de 10 ambientes y 4 SS.HH en el primer local, los cuales se

utilizan:

a. 7 Aulas

b. 1 Oficina del director

c. 1 Sala de computo

d. 1 Cocina y almacén

ARC

Docentes

Director de la IEP

Inicial Primaria Secundaria

Administración

Secretaria Personal De Servicio

El segundo local también de material noble de 2 pisos; tiene 10

ambientes y 4 SS.HH, 9 ambientes se utilizan para aulas y una es de

almacén, cuentan también con una loza deportiva; cuantos en

general las aulas son ambientes amplios y adecuados.

II. MATERIAL Y EQUIPO:

a. MATERIALES: Pizarra acrílica, mesas y sillas, carpetas

unipersonales, plumones, papelotes, mota, útiles escolares,

libros, implementos de limpieza, tachos, botiquín, extinguidor,

pelotas, útiles de educación física y útiles de oficina.

b. EQUIPOS: Computadoras, impresora, teléfono, proyector,

timbre, parlantes, micrófono, y router de wifi.

2.6 RESEÑA HISTORICA

La IEP “EL SHADDAI” fue creada por Resolución Directoral Nº 00078-08-

02-2000-USE y ampliado con R.D. Nº 000 116-03-02-2010- DREI.

La Institución Educativa Privada “El Shaddai” ofrece una educación de

calidad con fundamentos bíblicos, actualmente viene funcionando en los

niveles de educación inicial de 3,4 y 5 años, educación primaria del primero

al sexto grado, y educación secundaria del primero al quinto grado, la

Institución está dirigido por su actual director, el profesor David Nemias

Pérez Salazar.

El Shaddai cuyo significado es Dios Todopoderoso, es una institución

seria que brinda una sólida formación integral con fundamentos cristianos,

pues creemos que la palabra de Dios es Viva y Eficaz y puede actuar en el

alumno preparándolo para toda buena obra.

La Institución Educativa El Shaddai tiene 12 años al servicio de la

comunidad, cuenta con una plana docente calificada y muy comprometida

con su compromiso y responsabilidad, en dar una buena educación

personalizada y de calidad, demostrando primero con su ejemplo.

Se caracteriza por su buena participación en las diferentes actividades

programadas por las entidades públicas y privadas, actividades educativas,

artísticas, científicas, deportivas, culturales y cívicas consiguiendo muchos

méritos por su excelente participación.

Sus méritos más recientes son el haber ocupado el primer puesto en el

desfile cívico escolar nivel primaria en el distrito de San Clemente por el XX

aniversario; primer puesto en el desfile cívico escolar del nivel primaria por

el XXI aniversario; primer puesto en el nivel primaria y secundaria por el

XXII aniversario; primer puesto en nivel primaria y secundaria por el XXIII

aniversario de San Clemente; segundo puesto en el desfile cívico escolar

año 2008 en el distrito de Humay, segundo puesto en el desfile cívico 2008

pueblo joven Bernales; primer y segundo puesto en el concurso provincial

de dibujo y pintura 2008; primer puesto en el concurso de títeres nivel

provincial año 2008; primer puesto en el concurso de títeres nivel regional

año 2008; segundo puesto en el concurso provincial de dibujo y pintura

2009; segundo puesto y tercer en concurso distrital de dibujo y pintura,

ganadores del sol radiante en el desfile cívico escolar- 2010- MDSC, primer

puesto en el concurso de escolta nivel secundaria año 2011 por el

aniversario de la IE Independencia, primer y segundo puesto en nivel

primaria y secundaria por el XXVI aniversario en el distrito de San

Clemente y obteniendo un sol radiante así mismo el primer y segundo

puesto en las secciones de 5to y 6to grado en el concurso de cuentos a

nivel distrital año 2011; y muchos otros reconocimientos en diferentes

competencias.

La Institución Educativa “El Shaddai” cuenta con dos locales de

funcionamiento, la primera está ubicada en sexta cuadra de la Av. Los

libertadores 1101 y en la calle Indoamérica Nº 601, en el distrito de San

Clemente, atendiendo niños en sus tres niveles: inicial, primaria y

secundaria.

Su lema son las palabras del Señor Jesucristo. “Dejad a los niños venir a

mí, y no se los impidáis, porque de los tales es el reino de los cielos”

IEP “EL SHADDAI” UNA EDUCACION DE CALIDAD CON

FUNDAMENTOS CRISTIANOS.

CAPITULO III

ASPECTOS DESCRIPTIVOS DE LA PRÁCTICA REALIZADA

3.1 UBICACIÓN DE LAS PRÁCTICAS

Fue realizado en la dirección del El Shaddai en el Área de administración.

3.2 EJECUCION DE LA PRÁCTICA

Fue desarrollada en su totalidad de forma dinámica en la oficina

Inicio: 13 de agosto del 2012

Termino: 05 de diciembre del 2012

3.3 TOTAL DE HORAS ACUMULADAS

331 Horas

3.4 JEFE DE LA OFICINA DONDE SE REALIZO LAS PRACTICAS

Nombre y apellido: David Nemias Pérez Salazar

Cargo que ocupa: Director General

3.5 DESCRIPCION DE ACTIVIDADES REALIZADAS

DENOMINACION

a) Atención al cliente

b) Recepción de llamadas

c) Revisar email

d) Archivar documentos

e) Emitir boletas y recibos por honorarios

f) Llevar el control de la agenda

g) Control de la caja chica

h) Redacción de documentos

i) Recepción de oficios

SECUENCIA DE LAS ACTIVIDADES REALIZADAS

a) Atención al cliente

El servicio de atención al cliente o simplemente servicio al cliente es

el servicio que proporciona una empresa para relacionarse con sus

clientes.

Es el conjunto de actividades interrelacionadas que ofrece un

suministrador con el fin de que el cliente obtenga el producto en el

momento y lugar adecuado y se asegure un uso correcto del mismo.

En la institución donde realice mis practicas pre profesionales,

llegaban padres de familia para solicitar información de matrículas o

pensiones mensuales, alguna queja, matricula, pago de

mensualidad, solicitar certificados o constancias, en el caso que

solicitaran información de matrícula les preguntaba el nivel (inicial,

primaria o secundaria) y el grado para luego verificar si había

vacantes en ese grado. De igual manera para las pensiones

mensuales solicitaba el nombre del alumno y grado, en los otros

casos como la presentación de alguna queja, el director los atendía

personalmente, si estaba presente, de lo contrario le comunicaba la

hora de su llegada; para las constancia solicitaba el nombre y

apellidos del alumno y el grado, con esos datos los digitaba,

buscaba su código de matrícula en las actas. Luego una vez

verificado los datos, el director los firmaba. De la misma forma en

los certificados; con la diferencia de buscar en las nóminas las notas

de las asignaturas por grados hasta el presente; ese documento era

a mano, por lo tanto no debía tener error alguno.

b) Recepcionar llamadas:

El teléfono es la primera impresión que tiene una persona del lugar a

donde llama, por lo que es necesario:

Tener actitud positiva

Diferenciar el uso del teléfono: profesional/ personal

Saber escuchar

En la comunicación telefónica se pueden captar e interpretar las

diferentes motivaciones y actitudes del interlocutor, esto se produce

en ambas direcciones, si se contesta con voz cansina, el que llama

tendrá la sensación de importunar. Si se responde de modo

excesivamente familiar, incluso dudara de haber llamado al lugar

correcto.

La recepción de llamadas tiene una mecánica para mostrar la actitud

perfecta en la recepción de llamadas: en la medida de lo posible, hay

que evitar cualquier interferencia ambiental (ruido, conversaciones al

fondo, etc.).

Los mensajes tienen que ser escritos. Anotando la hora en que la

llamada fue recibida y todos los datos relevantes: nombre, teléfonos

de localización, empresa, etc. es conveniente comprobar que el

mensaje se ha entendido claramente y que los datos son exactos.

Mi trabajo consistió en contestar las llamadas telefónicas.

Respondía primero saludando, seguido del nombre la institución y en

que puedo ayudarle luego la persona explicaba el motivo de su

llamada a veces era para hablar con el director, otras para recibir

respuesta directa de algún documento, entre otras. En caso que no

estuviera el director presente le preguntaba el nombre, y que le

devolvería la llamada cuando él estuviera de regreso.

c) Revisar e-mail

El correo electrónico se ha convertido en una más de las

herramientas fundamentales en nuestro trabajo diario a menudo

enviamos correos para comunicarnos.

Mi tarea era revisar el correo mayormente los fines de mes para

recibir los recibos por honorarios de parte del contador de la

institución, descargaba los recibos en Excel luego los imprimía y los

hacia firmar según los trabajadores (profesores) y el presidente de la

ARC.

d) Archivar documentos:

Se puede definir el concepto de archivo como el hecho de proteger,

guardar y controlar la documentación. Asimismo, se considera la

custodia de la documentación.

Detalles básicos antes de archivar:

Organizar nuestro archivo debe convertirse en una tarea

prioritaria. Podríamos decir que una labor de base, y que

mejorara muchos otros aspectos de nuestra practica laboral

diaria.

Archivar lleva tiempo. El tiempo que no dediquemos a

archivar, tendremos que dedicarlo a buscar la documentación

que no sabemos dónde está. Cada día que aplazamos el

archivo correcto y sistemático de nuestra documentación, se

hace más difícil.

Lo primero que archive fue las nóminas de matrícula de acuerdo a

los grados y niveles, luego las actas de notas por secciones y por

año, de la misma manera archivaba los oficios y otros documentos

que llegaban a mesa de partes, una vez registrados los colocaba en

su respetivo archivador, también los oficios emitidos.

e) Emisión de boletas

Las empresas tienes diferentes responsabilidades, una de ellos es la

entrega de comprobantes de pago para acreditar la realización de

una compra-venta o la prestación de un servicio.

En el caso de esta institución, emitía boletas de pago por el canjeo

del Boucher que traían los padres de familia al cancelar su pensión

mensual, también emitía boletas por el pago de una constancia de

estudio, constancia de trabajo, derechos de traslado y certificado de

estudio; esa mi tarea casi diariamente.

f) Redacción de oficios y memorándum

La redacción es indispensable en una secretaria, Para saber cómo

redactar un oficio, en principio hay que tener en cuenta que existen

dos tipos de este tipo de comunicación: el oficio simple o directo, que

es cuando el contenido va dirigido a una sola persona; y el oficio

múltiple, que es el que se utiliza cuando el mismo contenido va

dirigido a distintos y varios destinatarios.

En cuanto al diseño de puesta en página de la información, el saber

cómo redactar un oficio equivale conocer la siguiente estructura:

En primer lugar aparecen la Fecha y el lugar desde dónde se

escribe.

Luego la numeración del expediente que corresponda al caso,

según el modelo de carta y con las siglas de la oficina y el

año de expedición.

En tercer lugar debe aparecer el organismo o destinatario que

recibirá el oficio.

En cuarto, una breve y concisa explicación del asunto a tratar.

El quinto paso contiene el texto explicativo, en el cual es

posible extenderse y optar por frases más o menos complejas

o explicaciones que requieran de mayor tiempo de exposición

En sexto lugar aparecerá un saludo o una despedida cordial.

Por último una firma a mano y con bolígrafo cerrará el oficio.

Esos pasos seguía en el caso de redactar un oficio, y lo imprimía

doble una era el cargo y otro el que entregaba a la entidad

destinada.

Un memorándum se considera que este documento es el más

usado en área de la administración pública, ya que poseen las

características de un oficio y la capacidad de que la

comunicación externa e interna puedan ser notificadas mediante

este escrito. El área de difusión de este documento solamente

puede ser de carácter interno, ya que como se sabe el único

ambiente donde se difunde y circula es dentro de la institución o

de la empresa.

La persona que tiene la capacidad de poder firmar los

memorandos son aquellos que son parte de una institución o de

una empresa, sin hacer ninguna clase de distinción jerárquica.

Las partes para poder redactar un correcto memorando son:

Lugar y fecha.

Código.

Destinatario.

Asunto.

Cuerpo.

Despedida o antefirma

Firma y posfirma.

Suscribir Con Copia o "C.C".

Pie de página.

g) Control de agenda

Controlar la agenda es controlar el cuándo y el cómo de nuestras

actividades y de las del jefe.

Pautas para llevar un buen control de la agenda:

Llevar un registro de nuestras actividades y apuntes al

respecto de ellas en el teléfono móvil.

No olvidar nunca una fecha importante, un aniversario,

reunión o evento.

Poder tener detalles para con los demás, apuntando sus

preferencias.

Manejar los gastos y los pagos pendientes.

Controlar los vencimientos de tarjetas, seguros, etc.

Ganarle tiempo a cada día en nuestras actividades al

organizarnos.

Una función que realice fue tomar el control de la agenda, debía

anotar en la agenda las actividades o eventos a la cual debía asistir

el jefe y también las actividades que debía realizar mientras el jefe

estaba ausente, también si había un documento u otra cosa que

debía atender lo registraba.

h) Control de caja chica

En todas las empresas, tanto del estado como privadas, debe existir

una caja chica para así controlar los gastos menores del día a día

que se deben pagar en efectivo, al igual que todos aquellos pagos

que deben hacerse por medio de cheques o transferencia bancaria.

La caja chica es importante, ya que en toda empresa siempre habrá

compras de montos pequeños que necesitan ser contabilizados,

controlados y así tomarlos en cuenta a la hora de la declaración de

impuestos fiscales. Recordemos que este tipo de gastos son

aceptados por el fisco, y pueden salir de las cuentas de la empresa

en lugar de cuentas personales.

Para manejar una caja chica, debemos tomar en cuenta cuáles son

los tipos de gastos que se incluyen. Entre ellos están compra de

material de oficina, reparaciones menores, combustible, peajes,

parqueos, tarifas de transporte público, entre otros. Tengamos

siempre presente que la caja chica es para salir de apuros diarios y

no para gastos por montos que sobrepasen el límite establecido.

Lleve el control de caja chica cuando la secretaria de la institución se

retiró por motivos de salud, este trabajo consistía en apuntar los

gastos e ingresos en el lugar correcto, luego al final de cada mes

debía sacar la cuenta de cuanto había ingresado y cuanto había

salido, y luego cuanto era el saldo. Todo debía ser justificado con

sus respectivos comprobantes de pago.

i) Recepción de documentos:

Podemos definir la recepción y despacho de documentos a un

proceso continuo que se desarrolla constantemente en una empresa

y que es de vital importancia para el manejo de archivos a nivel

interno y externo en cualquier institución, por pequeña que sea ésta,

se debe tener un conocimiento básico de correspondencia para

poder diligenciar y administrar la cantidad de información que circula

por allá.

Hay detalles que se deben tener en cuenta a la hora de recibir los

documentos, por ejemplo se debe verificar que estén completos, que

correspondan a lo anunciado y sean competencia de la entidad para

efectos de su radicación y registro con el propósito de dar inicio a los

trámites correspondientes:

Sellarla y registrarla.

Leerla y verificar que sea para la oficina.

Jerarquizarla: la que puede contestar ella y la que debe

atender el jefe.

Contestar y digitar la que nosotros atendamos.

Sintetizar la información de la otra.

Buscar los expedientes correspondientes si ya existen.

Presentarla al jefe y recibir instrucciones o dictado.

Digitarla o capturarla y revisarla antes de presentarla a firmar.

Separar y repartir las copias o sacarlas.

Colocar la copia en expedientes para su seguimiento.

Elaborar un acuse de recibo si es necesario.

Archivar la copia.

Realice estos pasos, al recibir y despachar un documento,

mayormente fueron oficios y solicitudes.

EQUIPOS, MATERIALES Y ENSERES UTILIZADOS EN LAS

ACTIVIDADES

a) Computadora

b) Impresora

c) Teléfono

d) Archivadores

e) Perforador

f) Engrampadora

g) Lapiceros

h) Tijera

i) Regla

j) Tampón y sello

k) Lápiz, tajador y borrador

l) Folders manila

m) Silla

n) Escritorio

o) Estantes

DIFICULTADES QUE SE PRESENTARON EN LAS ACTIVIDADES

a) Una de las dificultades fue la distancia entre centro de prácticas y

mi casa, está un poco lejos y yo debía correr con los gastos de mi

pasaje.

b) Otra dificultad fue, el horario, la salida era tarde lo cual me

retrasaba en las clases y no almorzaba como debe ser.

c) La institución no contaba con una computadora específicamente

para la secretaria, solo había una, que era compartida con el jefe.

APORTE DEL ESTUDIANTE AL CENTRO DE PRÁCTICAS.

De acuerdo a las experiencias obtenidas en el desarrollo de mis prácticas

pre profesionales y con la finalidad que la institución desarrolle su labor con

éxito, se propone lo siguiente:

a) Que la secretaria cuente con una computadora propia, para que así

pueda realizar sus funciones y actividades de una manera más

rápida y eficiente.

b) Contar un ambiente más amplio con sus respectivos accesorios de

oficina, para que se pueda brindar un buen servicio al público.

Podrían implementar la oficina con una de zona de espera donde

halla asientos.

CONCLUSIONES

El presente informe fue realizado siguiendo criterios y procedimientos

establecidos por el Instituto para dejar una constancia de haber realizado las

prácticas pre profesionales, las cuales son de suma importancia para la

obtención del título profesional técnico

La consolidación de la formación de los profesionales, se realiza a través de la

ejecución de las prácticas, porque les permite contrastar la teoría con la

práctica y desarrollar sus habilidades y destrezas en las tareas que desarrollan

en el centro de prácticas.

Que las instituciones nos permitan a los practicantes obtener experiencias

reales acerca del ambiente donde se trabajará y lograr la capacidad para tener

una buena formación profesional.

SUGERENCIAS

Las entidades públicas y privadas de la región, deben apoyar las

prácticas de los estudiantes que se forman para ser profesionales

técnicos, brindándoles conocimiento, y también incentivarles de alguna

forma, animándoles a que sean emprendedores.

Los docentes de la carrera profesional deben realizar la supervisión de

la práctica, a fin de detectar los problemas que se presenten en el centro

de prácticas y puedan brindar las orientaciones necesarias para el caso.

Implementar con equipos modernos la sala de cómputo para así brindar

mejor servicios y conocimientos a los estudiantes de todas las carreras.

BIBLIOGRAFIA

www.contenidoweb.info

www. buenastareas.com

Guía para las secretarias ejecutivas, Londoño Mateus, MARIA CLAUDIA

ÍNDICE

Pág.

Dedicatoria 4

Agradecimientos 5

Introducción 6

Objetivo de las practicas 7

CAPITULO I: DATOS GENERALES DEL PRACTICANTE

1.1 Nombre del practicante 9

1.2 Semestre académico 9

1.3 Nombre del módulo profesional 9

1.4 Competencia del módulo 9

CAPITULO II: DATOS DE LA EMPRESA O CENTRO DE PRÁCTICAS

2.1 Nombre del centro de prácticas 11

2.2 Dirección del centro de práctica 11

2.3 Actividades que realiza el centro de prácticas 11

2.4 Organización y organigrama 11

2.5 Infraestructura 12

2.6 Reseña histórica 13

CAPITULO III ASPECTO DESCRIPTIVO DE LA PRÁCTICA REALIZADA

3.1 Ubicación de la práctica 16

3.2 Ejecución de la práctica 16

Fecha de inicio

Fecha de término

3.4 Total de horas acumuladas 16

3.5 Jefe de oficina donde se realizó 16

Nombres y apellidos

Cargo que ocupa

3.6 Descripción de las actividades realizadas 17

3.5.1 Denominación 17

3.5.2 Secuencia de las actividades realizadas 17

3.5.3 Uso de equipos, máquinas y enseres en las actividades 25

3.5.4 Dificultades que se presentaron en las actividades 26

3-5.5 Aportes del estudiante al centro de prácticas 27

Conclusiones 28

Sugerencias 29

Bibliografía 30

Índice 31

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Education

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