11/5/2015 How to Better Track the Tasks You Delegate to Others ­ Michael Hyatt

http://michaelhyatt.com/how­to­better­track­the­tasks­you­delegate­to­others.html 1/8

PHOW TO TTR TRACK THTASKS YOU DLGAT TO OTHRS

erhaps you may have heard theadage, “what gets measuredgets improved.” I would

propose a parallel principal: “what getstracked, gets done.” This is especiallytrue when it comes to delegation.

Photo courtesy of ©iStockphoto.com/livjam

Early in my career, I had an experience thatburned this into my psyche. As a first-timesupervisor, I didn’t want to be guilty of micro-managing my staff. I had been managed this way,

11/5/2015 How to Better Track the Tasks You Delegate to Others ­ Michael Hyatt

http://michaelhyatt.com/how­to­better­track­the­tasks­you­delegate­to­others.html 2/8

and found it to be incredibly demotivating. As aresult, I went to the opposite extreme: I delegatedtasks and never followed up.

My new three­part video series, Skyrocket Your Impact: AProven Plan for Reaching Thousands with Your Message(http://http://platformuniversity.com/skyrocket) , will help you createmomentum for your message—whether you’re just gettingstarted or you already have a large following but want togrow it into a full­ time business. Registration is FREE.Click here (http://http://platformuniversity.com/skyrocket) to find outmore and get instant access to Video No. 1.

One day I was sitting in a marketing meeting withone of my company’s authors. I was his assignedmarketing director. In a previous meeting, I hadcommitted to him that I would follow-up on aproblem he had with a report we had sent him. Itold him I didn’t know the answer, but that Iwould research it, and share what I learned at thenext meeting. I delegated the task to one of mystaff members—and forgot about it.

In the meeting, the author, who was a copiousnote-taker (http://michaelhyatt.com/2009/08/recovering-

the-lost-art-of-note-taking.html) , started out themeeting by asking me to report on the issue fromthe previous meeting. I looked at the colleague towhom I had delegated the task and watched thecolor drain from his face. It was obvious toeveryone that he had not completed the

11/5/2015 How to Better Track the Tasks You Delegate to Others ­ Michael Hyatt

http://michaelhyatt.com/how­to­better­track­the­tasks­you­delegate­to­others.html 3/8

assignment. It was a very awkward moment.

It would be easy to blame him—and I did. But asthe leader of my department, I was alsoresponsible. I was the one who made thecommitment, and delegating to someone else,didn’t erase my own accountability. I wasembarrassed and purposed that I would never findmyself in that situation again.

Over the course of the next few years, I learnedthat I had to make delegation work, I had to takefive steps:

1.  Assign the task to one person. Ask themto confirm that they understand theassignment and have acceptedresponsibility for it. Until this is done, thehand-off is not complete. In Americanfootball, it’s called a “fumble.”

2.  Articulate a specific outcome. In otherwords, what exactly are you expecting theother person to deliver to you or for you. Ialways start the assignment with a verb(e.g., “Call,” “Notify,” “Write,” “Order,”etc.) and finish it with an objective“deliverable.” You have to be able to tellwhether the task was completed as

11/5/2015 How to Better Track the Tasks You Delegate to Others ­ Michael Hyatt

http://michaelhyatt.com/how­to­better­track­the­tasks­you­delegate­to­others.html 4/8

assigned.

3.  Include your delivery timetable. Someprojects have hard fast deadlines. Forexample, I might tell someone I need a taskdone by “the close of business on Friday.”Others are not as time sensitive. I mightsay I need a task done, “anytime in the nexttwo weeks.” Regardless, you have toexpress your expectations and be clear.

4.  Make yourself available for consultation.You want to be a resource, but you don’twant to micro-manage the other person.The best way to do this is to stay focusedon the outcome rather than the process. Ipersonally don’t care how the other persongets the job done (assuming it is ethical); Ionly care about the end-result.

5.  Track the delegated task on a to-do list.This is crucial. Not everyone you delegateto will have a good task managementsystem in place. Perhaps those directlyunder your supervision will—because youtrained them—but what about the others?

There are at least four ways to track delegatedassignments:

11/5/2015 How to Better Track the Tasks You Delegate to Others ­ Michael Hyatt

http://michaelhyatt.com/how­to­better­track­the­tasks­you­delegate­to­others.html 5/8

1.  Use a page in your journal. This is thesimplest, most low-tech solution. I used itfor years and still know people who preferit to automated solutions. If you are using aMoleskine Notebook(http://www.amazon.com/exec/obidos/ASIN/8883701127/fwis-

20) , you can dedicate several pages at theend of the notebook. Divide each page intothree-columns. In the first column, notethe date you made the assignment. In thesecond column, note the first name of theperson to whom you delegated the task,then the task itself. In the third column,note the due date (if any). I don’t use a duedates unless a specific date is mission-critical.

2.  Use Outlook, Entourage, or Mail folders.Nearly all of the assignments I delegatehappen via email. If I make an assignmentin a meeting, I follow-up with an emailconfirmation. Regardless, an easy way tokeep track of these assignments is simplyto drag a copy of the sent message to a“Waiting For” folder. If you need to checkin on the status of a project, you canforward the original message to the personyou delegated it to as a reminder of theassignment, and ask them for a progress

11/5/2015 How to Better Track the Tasks You Delegate to Others ­ Michael Hyatt

http://michaelhyatt.com/how­to­better­track­the­tasks­you­delegate­to­others.html 6/8

report. When the task is complete, you candelete the message from the folder.

3.  Use Outlook, Entourage, or Mail tasks.This kicks the level of automation up anotch. It puts your delegated tasks in thesame spot that all of your other to-do listsare, so you will be more likely to reviewthem. If you follow David Allen’s(http://www.davidco.com/) methodology asrecommended in Getting Things Done(http://www.amazon.com/exec/obidos/ASIN/0142000280/fwis-

20) (a.k.a., “GTD”), you can set up a“@Waiting For” task category. In the Taskfield itself, you type the name of theperson, a dash, the assignment, anotherdash, and the date you made theassignment. For example:

Category Task DueDate

@WaitingFor

Lindsey – NotifyAndy Andrewscontest winners –7/1

7/6/2010

@WaitingFor

Vicki – Renew myAdmiral’s ClubMembership – 7/7

8/1/2010

11/5/2015 How to Better Track the Tasks You Delegate to Others ­ Michael Hyatt

http://michaelhyatt.com/how­to­better­track­the­tasks­you­delegate­to­others.html 7/8

@WaitingFor

David – ReviewJesse Sparks bookproposal – 7/6

If you want to explore this methodology ingreater depth, I highly recommend thatyou buy one of David Allen’s Setup Guides(https://secure.davidco.com/store/catalog/GTD-

Setup-Guides-p-1-c-263.php) . It will walk youthrough the process of using GTD onOutlook, Entourage, and Lotus Notes.Even if you use Apple Mail, as I do, youcan learn a ton from the Entourage guide.

4.  Use a dedicated task manager. This is themethod I personally use now. A dedicatedtask manager is a more robust tool thanany of the ones I have mentioned above. Iam personally using Things(http://culturedcode.com/things/) for Mac.Nozbe (http://www.nozbe.com/) is alsoexcellent, as is OmniFocus(http://www.omnigroup.com/products/omnifocus/)

. There are literally dozens of others. I havewritten an AppleScript that allows me todelegate a task via email and add it tothings automatically as a Waiting For task.(I hope to share this in a future blog post.)

11/5/2015 How to Better Track the Tasks You Delegate to Others ­ Michael Hyatt

http://michaelhyatt.com/how­to­better­track­the­tasks­you­delegate­to­others.html 8/8

Someone once defined delegation as “the art ofgetting things done through other people.” This istrue, but only if you track the tasks you assign toothers and make sure they are completed asassigned.

Question: How have you been managing the tasksyou assign to others? What has worked best foryou?

Want to LaunchYour Own Blogor upgrade to a self­hosted WordPressblog? It’s easier than you think! Watchmy free, twenty­minute screencast(http://michaelhyatt.com/wordpresssetup) . Ishow you exactly how to do it, step­by­step. You don’t need any technicalknowledge. Click here(http://michaelhyatt.com/wordpresssetup) toget started.

Watch My Free Screencast(http://michaelhyatt.com/wordpresssetup)