PreliminarySDPFindingsHowdoesSCAN‐ECHOfacilitatecommunicationbetweenprimaryandspecialtycareproviders?

CJ Koenig et al.Christopher.Koenig@va.govSeptember 18, 2015

AuthorsChristopher J. Koenig, PhD San Francisco VA

Matthew Wenger, MD San Francisco VA

Glenn Graham, MD San Francisco VA/VISN 

Susan Kirsch, MD Office of Specialty Care

Thom Taylor, PhD Palo Alto VA

Steve Asch, MD, MPH Palo Alto VA

Catherine Rongey, MD, MPH San Francisco VA

Supported by VA HIV/Hepatitis QUERI SDP #12‐550(PIs: Rongey & Asch)

ConsultationsConsults enable cross‐provider collaboration.

• Written consults are traditional.• Communication quality is variable

• Inappropriate referral• Incomplete and partial information• Outcome uncertainty

Sewell, et al., 2013 AM J Med

HealthInformationTechnology

HIT proposes additional solutions.• E‐Consults• Video teleconferencing

• Project ECHO• VHA’s SCAN‐ECHO

Arora et al., 2011 N Engl J Med

1. Foster general & specialist communication2. Create knowledge networks 3. Improve patient health outcomes

KnowledgeGap

How does SCAN‐ECHO facilitate generalist‐specialist 

communication and collaboration for specialty care needs?

ResearchQuestions1. What organizational features 

characterize SCAN‐ECHO consults across sites?

2. What types of questions do generalists pose during SCAN‐ECHO consults?

3. How might generalist’s questions demonstrate familiarity with specialty care concerns?

DataCollection

Qualitative Data ScaleData TypesSCAN-ECHO

sessions

n= 2 VAMC sites

Video recordings

n= 32 sessionsSite 1 = 17Site 2 = 15

~45-60 minutes~1440-1920 min

Verbatim transcripts

20-30 pages/session

~640-960 pages

AnalysisDiscourse analysis 

• Sociolinguistic, qualitative methodology• Naturalistic paradigm• Analyzes language in use in real‐world settings

• To describe recurrent activities and social actions

• To evaluate social practices for potential improvement

ResearchQuestion#1WhatorganizationalfeaturescharacterizeSCAN‐ECHOconsultsacrosssites?

SCAN‐ECHOSession Organization

Team Work Logistics Consults Didactic

SessionsRecorded

Average Session Duration

Site 1 15 45 min

Site 2 17 63 min

SCAN‐ECHOConsultTypes

Site 1 Site 2

Full Case n= 39 (71%) n= 47 (78%)

Update(Generalist‐led) 

n= 15 (27%) n= 2 (3%)

Summary(Specialist‐led) 

n= 1 (2%) n= 11 (19%)

TOTAL n= 55 (100%) n= 60 (100%)

FullCaseConsultActivitiesSite 1

GEN Presentation 1m, 48s

Discussion 6m, 42s

TOTAL 8m, 30s

Site 2GEN Presentation 0m, 54s

SP Re‐Presentation 3m, 24s

Discussion 6m, 42s

TOTAL 11m, 00s

8%

31%61%

FullCaseConsultOrganization

Next Speaker

Full Case Presentation Discussion Social 

Talk

Consult1+n

Consult 1

Consult Question

Assessment & Action Plan

ResearchQuestion#2WhattypesofquestionsdogeneralistsposeduringSCAN‐ECHOconsults?

VerbatimConsultQuestion

(Site 1, ID#131112, Case 3, Question 1)So, he’s a 60‐year‐old guy, hepatitis C, phenotype I. He  has been told that he has a diffusely nodular liver. And I don’t think he had a history of a biopsy prior. As he was getting his housing and his other stuff stabilized, he had a series of follow‐up appointments. He had three things to do: an education class, which he completed; and two, he needs more psychosocial stuff; and then third thing is to complete the MRCP. So, he has this MRI result, and I just need feedback on how we’re interpreting it for him.

Datatransformation

VerbatimQuestion

StandardQuestion

GeneralizableQuestion

What is the meaning of test finding X?

So, he’s a 60‐year‐old guy, hepatitis C, phenotype I. He has been told that he has a diffusely nodular liver. And I don’t think he had a history of a biopsy prior. As he was getting his housing and his other stuff stabilized, he had a series of follow‐up appointments. He had three things to do: an education class, which he completed; and two, he needs more psychosocial stuff; and then third thing is to complete the MRCP. So, he has this MRI result, and I just need feedback on how we’re interpreting it for him.

How do I interpret this MRI result?Inductive Category: Interpreting Results

StandardizedConsultQuestions

0

5

10

15

20

25

30

35

40

45

Site 1 (n=61)

Site 2 (n=64)

ResearchQuestion#3Howmightgeneralist’squestionsdemonstratefamiliaritywithspecialtycareconcerns?

Datatransformation

VerbatimQuestion

StandardQuestion

GeneralizableQuestion

What is the meaning of test finding X?

So, he’s a 60‐year‐old guy, hepatitis C, phenotype I. He has been told that he has a diffusely nodular liver. And I don’t think he had a history of a biopsy prior. As he was getting his housing and his other stuff stabilized, he had a series of follow‐up appointments. He had three things to do: an education class, which he completed; and two, he needs more psychosocial stuff; and then third thing is to complete the MRCP. So, he has this MRI result, and I just need feedback on how we’re interpreting it for him.

How do I interpret this MRI result?Category: Interpreting Results

GeneralizableConsultQuestionsGeneralizable Question Site 1 Site 2 TOTALS

1 How do I access information about patient's history? 1 1*2 How do I order a non‐standard test X? 1 13 How should I treat finding or disease X? 1 14 What is condition X the cause of test finding Y? 1 15 What is the cause of physical finding X? 1 1*6 How do I communicate situation X to patient? 3 37 Is drug X indicated in situation Y? 2 1 38 Could this patient have disease or condition X? 1 3 4*9 Is condition X the cause of test finding Y? 2 5 7*10 NO QUESTION 1 8 911 What is the drug of choice given situation Y? 9 2 1112 Is test X indicated in situation Y? 6 9 15*13 How should I respond to patient request for treatment X? 9 6 1514 What is the cause of test finding X? 3 11 1415 How should I manage disease or finding X? 9 8 17*16 Should I start/dis/continue with drug X? 14 8 22

TOTALS 61 64 125

* Questions not identified in prior research

Limitations

Limits to generalizability• Two high‐performing sites• One disease condition (HCV)

Questions are one aspect of the consultation

New methodology opens the black box of provider‐to‐provider communication

ConclusionsProvider‐to‐provider verbal communication is largely unexplored and under‐researched.

SCAN‐ECHO consults have an advantage over standard consults.

• Provide clinical, psychological, and social contexts in a narrative format that can be tailored to the situation.

• Interactive feedback according to unique concerns.

Novel methodology can be used to• Evaluate complex (HIT) interventions• Develop recommendations for improving communication between providers

Thankyou!For questions or comments please contact:Christopher.Koenig@va.gov