Guía de cierre de proyectos CTB

5/9/2018 Gu a de cierre de proyectos CTB - slidepdf.com

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GUÍA DE CIERRE DEPROYECTOS



SIGNIFICADO DE ABREVIACIONES Y DEFINICIONESDIVERSAS

CMO Convenio de ejecución

Cuenta

« Hija »

Cuenta operativa, cuenta comercial. Es la cuenta que sirve para que el proyecto

realice sus actividades cotidianas cuando no sobrepasan un cierto monto.

Cuenta

« Madre »

Cuenta principal, a la que llegan los cash-call. Sirve para alimentar a la cuenta

operativa y para pagos de montos altos.

CS Convenio Específico

DGD Dirección General de Cooperación al Desarrollo

Dirección del

Proyecto

Está compuesta por un Responsable Nacional (Director Técnico) y un

Corresponsable en Cogestión o un Asistente Técnico (AT) en Régie (administración

directa no compartida con el socio).

DTF Documento Técnico y Financiero

EL

Intercambio de Cartas y otras formalidades administrativas necesarias para que los

socios aprueben, confirmen cambios o agreguen cláusulas a la Convenio

Específica propuestos por la SMCL.

ESTDepartamento de Expertos Sectoriales y Temáticos en la Sede de la CTB en

B l



B l

ÍNDICE

PLAN, ESQUEMA Y SÍNTESIS................................................................................................................7

PLAN, ESQUEMA Y SÍNTESIS................................................................................................................7

1.1 PLAN................................................................................................................................................ 7

Plan.....................................................................................................................................................7

1.2 ESQUEMA: LÍNEA DE TIEMPO (CIERRE) .....................................................................................................8

1.3 SÍNTESIS: TAREAS RELACIONADAS A LA LÍNEA DE TIEMPO (PROYECTO) ..........................................................9

1.4 DETALLES DEL PLAN........................................................................................................................... 12

1.4.1 Fase 1 - Programación del cierre del proyecto (PMT) ...............................................................12

Puntos relevantes.............................................................................................................................12

Plazo.................................................................................................................................................12

Documentos a preparar....................................................................................................................12

1.4.2 SMCL (C -1) – Validación de la programación del Cierre del Proyecto ....................................13


Plazo.................................................................................................................................................13

Decisiones a tomar...........................................................................................................................13

1 4 3 F 2 Ci d l ti id d d l P t (PMT) 14



Tareas a realizar a nivel de FINANZAS ............................................................................................19

1.4.9 Recepción de la Prestación ......................................................................................................20


Plazo.................................................................................................................................................20

Tareas a cargo de la DGD.................................................................................................................20

Comentarios......................................................................................................................................20Respuestas ......................................................................................................................................20

Notificación del donante de la recepción definitiva ...........................................................................20

MODALIDADES.....................................................................................................................................21

MODALIDADES.....................................................................................................................................21

1.5 MODALIDADES - NIVEL TÉCNICO .......................................................................................................... 21

Informe Narrativo Final......................................................................................................................21

Actividades del Proyecto...................................................................................................................22

Recepción provisional y definitiva de obras......................................................................................23

Resumen de las actividades realizadas durante el periodo de cierre...............................................23

Evaluación final.................................................................................................................................24

1.6 MODALIDADES – NIVEL ADMINISTRATIVO................................................................................................. 25

1 6 1 R H 25



Cierre de las cuentas bancarias tipo « operativa » o « auxiliar » ....................................................37

Cierre de las cuentas bancarias tipo « madre » o « principal » .......................................................37

Planificación de los desembolsos ....................................................................................................37

Pagos................................................................................................................................................38

Firmas en las cuentas bancarias ....................................................................................................38

1.7.2 Presupuesto ..............................................................................................................................38Balance Financiero Provisional .......................................................................................................39

1.7.3 Contabilidad .............................................................................................................................40

Cuenta 58..........................................................................................................................................40

Archivos contables............................................................................................................................40

Codificación contable .......................................................................................................................40

1.7.4 Garantías y Fianzas, Impuestos y Tasas, Rentas a cobrar .......................................................41

Garantías/fianzas..............................................................................................................................41

Garantías o fianzas depositadas.......................................................................................................41

Garantías o fianzas recibidas............................................................................................................42

Impuestos y Tasas............................................................................................................................42

Rentas a cobrar ................................................................................................................................43

1.7.5 Auditoría ....................................................................................................................................44

Auditoría Final ..................................................................................................................................44

1.8 ACTA DE LA SMCL ..........................................................................................................................45



Informe Financiero Final...................................................................................................................53

GESTIÓN DE CONOCIMIENTOS...........................................................................................................54

GESTIÓN DE CONOCIMIENTOS...........................................................................................................54

Introducción.......................................................................................................................................54

Documentos fuentes.........................................................................................................................54

Círculos de desarrollo ......................................................................................................................54

Evaluación del PMT..........................................................................................................................55

Evaluación AT...................................................................................................................................55

Evaluación del Equipo País ..............................................................................................................55

REFERENCIAS......................................................................................................................................56

REFERENCIAS......................................................................................................................................56

Leyes y contrato de gestión .............................................................................................................56

Convenios.........................................................................................................................................56

Reglas...............................................................................................................................................56

Pollitica..............................................................................................................................................56

Guías................................................................................................................................................56

P 57



Plan, Esquema y Síntesis

1.1 Plan

Plan

Primera etapa: La preparación del cierre

1. Fase 1: Programación del cierre del proyecto (realizada por el equipo: ProjectManagement Team)

2. SMCL (C-1): Validación de la Programación del Cierre del Proyecto

3. Fase 2: Cierre de las actividades del proyecto (realizada por el equipo: Project

Management Team)

Segunda etapa: El cierre

4.

Fase 3: Cierre de la ejecución del proyecto (realizada por el equipo: Project ManagementTeam)

5. SMCL (C): Validación del Cierre de la Ejecución del Proyecto

6. Fase 4: Fin de los compromisos y preparación del Cierre del Proyecto (realizada por la

Representación de la CTB)

7. SMCL (C+1): Cierre del Proyecto

Tercera etapa: El informe (reporting) del cierre

F 5 El b ió d l i f l d l t li it d d ió d l P t



1.2 Esquema: Línea de tiempo (Cierre)

(Traducción de las etapas en la página anterior).

CTB, Agencia Belga de Desarrollo

Guía de Cierre de Proyecto

8



1.3 Síntesis: Tareas relacionadas a la Línea de Tiempo (Proyecto)

(Traducción de la tabla en la página siguiente)



9





10





11



1.4 Detalles del plan

1.4.1 Fase 1 - Programación del cierre del proyecto (PMT)

Puntos relevantes•

Las tareas a realizar son relativamente importantes. Son aún másimportantes cuando la fase de inicio y la organización del programa

no han tomado en cuenta las recomendaciones.

• Se subestima generalmente el tiempo necesario por lo que es

imprescindible empezar con anticipación.

• La elaboración de la programación de cierre es una fase que les

permitirá conocer y dominar:

o La importancia de las tareas a realizar,

o La concesión de recursos necesarios para su realización,

o los saldos presupuestales,

• Es importante planificar correctamente los desembolsos y que se

hagan a lo más tardar antes de la SMCL (C), para evitar una carga

en la REP o en las otras estructuras a cargo de hacer el



1.4.2 SMCL (C -1) – Validación de la programación del Cierre del Proyecto

Puntos relevantes • Esta SMCL es el inicio de la fase de cierre de la prestación. Su

objetivo es aprobar la planificación realizada por el equipo PMT,

escoger las propuestas que se han hecho y validar la situaciónpresupuestal.

.

Plazo • Esta SMCL (C-1) debe tener lugar a más tardar 9 meses antes del

final del Convenio Específico y como mínimo 6 meses antes de la

CS que aprueba el informe final y pone fin a la Ejecución del

Proyecto.

Decisiones a tomar • Aprobar la Organización de Cierre

• Aprobar el Balance Financiero Provisional

• Aprobar los Inventarios y las propuestas de afectación

del material, de los equipos y de los útiles.

•



1.4.3 Fase 2 – Cierre de las actividades del Proyecto (PMT)

Puntos relevantes • Esta fase 2 es el período en el que se finalizan las actividades

programadaspor la prestación.

• Algunas actividades se pueden iniciar todavía durante este períodode tiempo, si es que se pueden acabar durante este mismo período

y que hayan sido programadas y aprobadas por la SMCL (C-1) o

por el Ordenador y el Coordenador .

• Esos meses son los últimos en el que el equipo PMT se encarga

principalmente de las tareas directamente vinculadas a las

actividades de la prestación.

Plazo • Esta fase debe empezar a más tardar 9 meses antes del final del

CS y a más tardar 6 meses antes SMCL (C)



1.4.4 Fase 3 – Cierre de la Ejecución del Proyecto (PMT)

Puntos relevantes • Las tareas a realizar son exclusivamente y directamente vinculadas

al cierre de la prestación.

• Ningún compromiso está autorizado a partir de esta fase (exceptogastos operativos planificados y gastos excepcionales como

reparaciones o reemplazos de pequeño material imprescindible)

Plazo • Esta fase 3 debe iniciar a más tardar 6 meses antes del final del CS

y 3 meses antes de la SMCL (C).

Documentos a preparar • Informe Narrativo Final.

• Informe del seguimiento de la Organización del Cierre.

• Actualización del Balance Financiero Provisional.

• La lista de los compromisos.



1.4.5 SMCL (C) – Validación del Cierre de la Ejecución del Proyecto

Puntos relevantes • Esta SMCL es realmente la SMCL de cierre y pone fin a la

responsabilidad del equipo PMT y a la ejecución del proyecto.

Plazo • Debe tener lugar a más tardar 3 meses antes del final del CS pero

idealmente 6 meses antes para permitir el cierre de los

compromisos y de las cuentas bancarias en condiciones

aceptables.

Decisiones a tomar • Aprobar el Informe Final Narrativo.

• Aprobar la actualización del Balance Financiero Provisional.

• Aprobar la lista de los compromisos.

• Los Convenios de seguimiento que corresponden

• Confirmar las transferencias de material, equipos y reservas

diversas.



1.4.6 Fase 4 – Fin de los últimos Compromisos y preparación del Cierre delProyecto (REP)

Puntos relevantes •

Tomando en cuenta las restricciones legales y el tercer contrato degestión, las tareas a realizar están vinculadas exclusivamente al

cierre de los compromisos, al cierre de la cuenta « madre » y a las

transferencias de saldos de tesorería y remanentes presupuestales.

Plazo • Esta fase debe haber empezado a más tardar 3 meses antes del

final del CS e iniciar directamente después de la aprobación del

Acta de la SMCL (C)

Documentos a preparar • Balance Financiero Provisional (actualización)

• Propuesta de afectación de los remanentes (montos exactos) y

preparación del Intercambio de Carta (Echange de Lettre).



1.4.7 SMCL (C+1) Validación del Cierre del Proyecto

Puntos relevantes • Suele ser la última SMCL de la prestación, la que pone fin a la

ejecución.

Plazo • Esta SMCL (C+1) debe tener lugar antes del final del CS

Decisiones a tomar • Aprobar el Balance Financiero

• Dispensar a la SMCL y el Socio de sus obligaciones en cuanto a la

ejecución del proyecto.• Aprobar la propuesta de afectación de los remanentes (montos

exactos) y aprobar el Intercambio de Carta (Échange de Lettre)

• Declarar el final de la prestación en el país Socio.



1.4.8 Fase 5 - Elaboración del informe final del proyecto y solicitud derecepción del Proyecto (CTB Bruselas)

Puntos relevantes • Las tareas a realizar son principalmente financieras y tambiénadministrativas.

• Es posible que algunos cierres/fines de compromisos

(desembolsos) se realicen antes de finalizar el Informe Financiero

Final.

Plazo • Esta fase se debe terminar a más tardar 6 meses después del finalde la CS (Ver artículo 8 del tercer contrato de gestión)

Tareas a realizar a niveldel OPS

• Solicitar la elaboración del Informe Financiero Final a Finanzas

• Hacer llegar la solicitud de recepción a la DGD

o Adjuntar el Informe Narrativo Final



1.4.9 Recepción de la Prestación

Puntos relevantes • El objetivo de este proceso es cerrar la prestación y liberar a la CTB

de sus obligaciones en cuanto a la prestación.

Plazo • Dentro de los 60 días de recepción de la solicitud de recepción

definitiva de la prestación, transmitida por la CTB.

Tareas a cargo de laDGD

• Aprobar el Informe Narrativo Final

• Aprobar el Informe Financiero Final

• Autorizar la recepción definitiva de la prestación.

•

Liberar a la CTB de sus obligaciones en cuanto a la prestación.

Comentarios • En algunos casos, la DGD comenta o pide explicaciones

adicionales, generalmente en cuanto a los saldos de la prestación.

Respuestas • La OPS se encarga de responder y hacer los comentarios después



Modalidades

1.5 Modalidades - Nivel Técnico

Informe Narrativo Final • Fase 1:

o Los responsables de la prestación programan la redacción

del Informe Narrativo Final, siguiendo los documentos de

referencia siguientes :

TP_036_Reporte final_FR

Guía de redacción del informe final_FR

o Programar un espacio de tiempo para las eventuales

contribuciones de los responsables del programa por partedel socio y/o de los otros socios técnicos y financieros

(PTF)

o Programar el fin de esta tarea por lo menos 2 semanas

antes de la SMCL (C) a fin de concluir el diseño del

documento, imprimirlo y enviarlo a más tardar una semana

antes de la reunión.

•F 3



Actividades del Proyecto • Fase 1:

o Asegurarse durante la planificación del cierre que la

realización de las actividades (nuevas y en curso) no se

realicen después de la fase 2 ; es decir no en los 3 últimos

meses de la fase operacional del proyecto (Fase 3), y

tampocodurante el último mes que precede la SMCL (C) o

durante la fase 4. Esto permite que el equipo PMT pueda

dedicarse completamente al cierre del proyecto y no

sobrecargar a la Representación.

o Si se pasan de los límites mencionados en el párrafo

anterior, se deben prever explicaciones y justificaciones

para la aprobación del Ordenador y del Coordenador , yluego de la SMCL (C-1). Habrá que asegurarse que la

ejecución de esas actividades no arriesguen el desarrollo

del cierre del proyecto sino que simplemente forma parte

del proceso de cierre (taller de validación del informe final,

último comité técnico, taller de evaluación final,etc.)

o Si la ejecución o el seguimiento de la actividad en cuestión



Recepción provisional y

definitiva de obras

• Fase 1:

o Planificar las recepciones provisionales y definitivas de las

refacciones, construcciones y otras obras que necesitaron

una fianza o garantía y que se debe devolver después de

las recepciones.

o Asegurarse que las carpetas de seguimiento estén enorden y actualizados y hacer hincapié en las tareas

pendientes.

• Fase 3 & 4: Para las SMCL (C) y (C+1) hacer el balance en

cuanto a la planificación que se entregó en la SMCL (C-1)

• En el contexto de esas recepciones, referirse a las

recomendaciones en cuanto a garantías y fianzas en el punto 3.3.4.

Resumen de lasactividades realizadas

durante el periodo de

cierre

• Fase 3: Para la SMCL (C) :

o Preparar un resumen de las actividades en paralelo con la

planificación de las actividades presentadas en la SMCL

(C-1).

o



Evaluación final • La evaluación final es la apreciación externa del proyecto y se

realiza conforme con la política M&E (Monitoreo y Evaluación).

• Deberá realizarse conforme a los principios siguientes :

• Fase 1: el proceso de convocatoria y contratación debería acabar

antes de la SMCL (C-1) y la programación debería prever la misióna más tardar durante la fase 2.

• Fase 2: Último período para la realización de la misión de la

Evaluación Final.

• Fase 3: el final de la misión de Evaluación Final debe tener lugar a

más tardar durante ese período y el informe definitivo se debe

entregar a más tardar un mes antes de la SMCL (C), para poder

mencionarlo en el Informe Narrativo Final.



1.6 Modalidades – Nivel Administrativo

1.6.1 Recursos Humanos

Asistencia técnica nacional

y/o personal local contratado• Fase 1:

o Se planifica la salida del personal contratado y se

consigna en el cuadro de seguimiento del personal del

proyecto.

o Se establece un plan de comunicación de esta

planificación.

o El envío de las notificaciones de fin de contrato se debeplanificar y enviar de acuerdo a la legislación del país.

o Para la armonización de los proyectos entre ellos y

respecto a la legislación, las liquidaciones deben pasar

por un proceso de No-Objeción de la REP o del Socio.

o Asegurarse que el presupuesto baste para poder pagar

las gratificaciones, los días de recuperación,



Personal local a la

disposición del proyecto otransferido al proyecto

• Fase 1:

o La salida del personal puesto a la disposición del

proyecto o transferido al proyecto está planificada e

integrada en el cuadro de seguimiento del personal del

proyecto a más tardar durante la Fase 1 del Cierre.o Establecer un plan de comunicación de esta

planificación a los que correspondan.

o Planificar la información sobre el regreso del personal

con el socio.

o Asegurarse que el presupuesto basta para poder pagar

todos los montos que corresponda al personal. Si no es

posible, tomar decisiones en colaboración con el Socioy la REP.

o Programar la evaluación del personal, de preferencia

conforme al sistema utilizado en la CTB (Círculos de

desarrollo). La evaluación está a cargo de la

Dirección del Proyecto.

•



Asistencia técnica

internacional

• Fase 1:

o Es importante verificar la adecuación entre el

vencimiento de los contratos, el cierre de la prestación

y el presupuesto restante. En caso no haya adecuación

o si el presupuesto no es suficiente, se debe poner en

contacto con la REP y definir el proceso encolaboración con RH / Finanzas.

Se escribirá un resumen para describir las decisiones

tomadas y se mandará una copia al representante del

socio y a la CTB – Sede de Bruselas para su

información. Si hace falta revisar el presupuesto, habrá

que conseguir el acuerdo previo del Socio y seguir las

reglas de este tipo de proceso.

o La salida de los Asistentes Técnicos Internacionales

(ATI) y su mudanza se planifican y se integran al

cuadro de seguimiento del personal del proyecto a más

tardar durante la Fase 1 del cierre.

o Programar la evaluación de este personal de



1.6.2 Material, equipamientos, útiles y archivos

Vehículos - registro • Fase 1:

o Si los vehículos se regisstraron a nombre del proyecto o de la CTB

y se planifica entregar los vehículos al Socio, la solicitud de cambiode regisstro se debe planificar y la SMCL (C-1) lo debe aprobar.

En este caso, hay que planificar también la recuperación de las

placas vehiculares antes de entregar los vehículos.

o Durante la planificación de la entrega de los vehículos, tener en

cuenta los vehículos que van a necesitar para el funcionamiento del

proyecto hasta el último día.

• Fase 2 o 3:

o Este trámite se debe iniciar bastante pronto para poder entregar el

los vehículos durante la fase 3 y antes de la SMCL (C).

o Sin embargo, no se puede entregar los vehículos antes del cambio

de placa y si es necesario se pueden almacenar los vehículos sin

placa en un lugar que depende de la representación o del



Vehículos - Combustibles • Fase 1: Las reservas de combustible fuera de impuestos se deben acabar

completamente antes del cierre. Hay que tomarlo en cuenta a la hora de

planificar las recargas de combustible.

• Fase 3: Sin embargo, existen las soluciones siguientes en caso las reservas

no se hayan acabado:o Entrega al proveedor

o Entrega de las reservas al Socio

o Entrega de las reservas a otro proyecto cuya exoneración es

idéntica.

Inventarios y reservas • Los inventarios y las reservas permanentes se gestionan conforme a lasreglas vigentes. Una lista se actualiza regularmente y se entrega durante

las SMCL de la Prestación para su información.

• Fase 1:

o Se asegura que el material y los equipos están todavía en buen

estado.

o Cuando es necesario se propone a la SMCL (C-1) proceder a las



Archivos • Según las modalidades de ejecución del proyecto, los archivos se

conservan 10 años – el socio está a cargo si se trata de cogestión y la

representación está a cargo si se trata de « régie ».

• Fase 1:

o Aprender las modalidades de archivo (normas: etiquetas,contenidos, listas,…) si es que hay, con el socio o la

representación.

Si no se impone ninguna norma, hay que tomar en consideración:

Que esos documentos se deberán conservar 10 años en

buen estado y entonces saber en qué tipo de carpetas

conservarlos.

Que el equipo PMT ya no estará y que se necesitará

personal (que no conocerá el proyecto en esa época) para

encontrar esos archivos. Entonces, hay que considerar la

tarea de poner etiquetas, listar las referencias y las

descripciones del contenido de cada carpeta.

Consultar al socio y la representación, eventualmente

durante la SMCL (C-1) en cuanto a la oportunidad de



1.6.3 Marchés Publics (contratos públicos), Pedidos y Contratos

Marchés publics (contratos

públicos)• Fase 1, 3 y 4: Actualizar la planificación de los marchés publics (contratos

públicos) pendientes antes de cada SMCL.

• Fase 3: o En cuanto a la SMCL (C), preparar un resumen de la situación de

los marchés publics (contratos públicos) comparándolos con la

planificación presentada en la SMCL (C-1).

o Si algunos marchés publics no se han realizado según lo

planificado, hay que explicar y justificar.

o Cuando es necesario, establecer una propuesta para cada marché

public no realizado o noterminado para la SMCL (C). La propuesta

debe incluir:

una explicación en cuanto al retraso

una propuesta de abandono de este contrato o una

justificación para eventualmente seguir con el contrato.

En este último caso, escribir una propuesta de Convenio



Marchés publics (contratos

públicos) (atribución)• Fase 1: Un marché public (contrato público) se puede contratar durante

esta fase si y solo si se puede terminar en la fase 2 a más tardar

(realización y entrega). De no ser el caso, se tendrá que obtener el acuerdo

de la SMCL (C-1)

• Fase 2: Un marché public (contrato público) se puede contratar durante

esta fase si y solo si se puede terminar (realización y entrega) durante la

fase 2 a más tardar y que se aprobó en la SMCL (C-1). De no ser el caso,

se tendrá que obtener el acuerdo del Ordenador y del Coordenador .

• F ase 3: Ningún marché public (contrato público) se podrá contratar

durante la fase 3 a no ser que el Ordenador y el Coordenador acuerden

en la no-objeción escrita y que la actividad puede todavía tener lugar

durante la fase 3 y/o si está directamente vinculada al Cierre (comitétécnico, evaluación,…). Si no es el caso, hay que cancelar el proceso de

atribución del contrato público. El final del proyecto es una razón suficiente

para hacerlo.

Seguros • Une lista de los seguros pendientes se actualiza constantemente y se

comunica durante las distintas SMCL del proyecto. No se puede olvidar



Lista de contratos y

servicios• Se establece la lista de todos los contratos y servicios (incluyendo agua,

luz, teléfono, internet,…).Se actualiza y se entrega en las SMCL de la

Prestación para su información.

• Fase 1: Quitar de la lista de contratos los que están pendientes y ponerlos

en la planificación.

• Fase 2: Finalizar o rescindir los contratos conforme a la planificación

aprobada.

• Fase 3:

o Finalizar o rescindir los últimos contratos conforme a la

planificación aprobada y poner en la Lista de Compromisos, los

que siguen pendientes después de la SMCL (C).

o Constituir una carpeta completa de cada contrato que está en la

lista de compromisos. Esas carpetas se incluirán en la carpeta de

entrega/cesión (remise/reprise) adecuada.

• Fase 4: La persona o la estructura a cargo del seguimiento de la actividad

actualiza la carpeta sistemáticamente. Esta carpeta se incluye en el

informe que se entrega al Ordenador y al Coordenador y se presenta a la

SMCL (C+1)



Circular de información a

terceros• Se recomienda informar por comunicación escrita a todos los eventuales

acreedores/ proveedores del próximo cierre de proyecto y pedirles

introducir su crédito o liberación de sus garantías/fianzas en los mejores

plazos.

• Las comunicaciones se deben mandar a todos los proveedores de bienes o

servicios y a los prestadores con quienes el proyecto ha trabajado.

• Fase 1: Planificar el envío de las comunicaciones y un recordatorio.

• Fase 2: Mandar la primera comunicación seis meses antes de la SMCL

(C). Cabe mencionar en esta primera carta los plazos de tres meses para

un crédito abierto o para confirmar un monto pendiente, por ejemplo.

• Fase 3: Mandar la segunda comunicación tres meses antes de la SMCL

(C).

Cabe mencionar en esta segunda carta un último plazo de un mes (o sea

dos meses antes de la SMCL (C) de Cierre) Después de este plazo,

ningún crédito se tomará en cuenta y ninguna eventual cesión de los

compromisos del proyecto para gastar después de la SMCL (C).

Asegurarse de que las cartas estén conformes a la legislación local. Cada

REP debería consultar un jurista competente y establecer plantillas de



Lista de compromisos • Fase 1:

o La primera versión de la lista de compromisos se debe presentar a

la SMCL (C-1).

• Fase 3:

o La segunda lista es la lista final de los compromisos. Se basaademás de la primera lista, en las respuestas recibidas a las

comunicaciones enviadas después de su análisis.

o Esta lista final y sus carpetas se validarán antes de la SMCL (C),

con la REP para asegurarse del contenido y exhaustividad.

o Comentar las carpetas que no han podido respetar plazos iniciales

y dar una propuesta de trato para cada una de ellas.

o Cada compromiso se incluirá en un Convenio de seguimiento del

cierre firmado con:

la Representación

el Socio o una estructura del socio

una nueva fase del proyecto

otro proyecto



Compromisos y desembolsos



36



1.7 Modalidades – Nivel Financiero

1.7.1 Tesorería

Último cash-call • Fase 1: El penúltimo Cash-call se establecerá en base a laplanificación financiera sometida a la aprobación de la SMCL (C-1).

• Fase 2 : El último Cash-call no se aprobará por Finanzas sinpresentar una planificación de cierre y en particular el balancefinanciero.

Cierre de la caja chica • Fase 3:

o El cierre de la caja chica se debe hacer antes de la fechade la SMCL (C)

o El saldo de esa caja se deposita en la cuenta de tipo

« operativa »

• Fase 4: Ningún pago se puede realizar por caja después de laSMCL (C)

Cierre de las cuentas • Fase 3:



Pagos • Fase 1 & 2: Los pagos se autorizan conforme a las reglasgenerales habituales.

• Fase 3: Los pagos se autorizan conforme a las reglas generaleshabituales y:

o Si se tratan del funcionamiento normal del equipo del

proyectoo Si han sido aprobados por la SMCL (C-1)

o Si el Ordenador y el Coordenador están de acuerdo.

• Fase 4: Los pagos no se autorizan a no ser que estén en la listade compromisos aprobados por la SMCL (C)

• Fase 5: Los pagos no se autorizan después de la SMCL (C+1)

Firmas en las cuentasbancarias

• Fase 3 o 4: El equipo del proyecto ya no tiene ningún poder y yano puede firmar cualquier pago después de la SMCL (C). Caberetirar la firma de los miembros del equipo PMT que tenían estepoder y la cuenta se debe cerrar. Esta operación debería tener lugar en la fase 3 pero todavía se puede hacer en la fase 4

inmediatamente después de la SMCL (C).

• Sin embargo, se tiene que asegurar que ningún pago del equipo



Balance Financiero

Provisional• El Balance Financiero Provisional consiste en asegurarse que

se respete el presupuesto y que la tesorería pueda responder a

las necesidades basándose en los gastos ya realizados y

contabilizados agregados a los compromisos y a las previsiones

de compromisos. Contiene los documentos siguientes:

o Presupuesto vs. Gastos

o Saldo presupuestal conforme al método de tesorería

(actual + programado)

o Reconciliación sede vs terreno (Navision vs FIT)

o Situación y planificación de tesorería

o Lista de compromisos

o Lista de anticipos

o Lista de cheques y pagos emitidos

• Fases 1, 3 y 4: La realización del Balance Financiero

Provisional antes de cada SMCL permite asegurarse de los

medios financieros disponibles, evitar deudas y proponer ajustes



1.7.3 Contabilidad

Cuenta 58 • Fases 1 & 3:

o Revisar las cuentas de transferencias (580020)

o Revisar las cuentas (580030) y sacar un informe de cadamonto que presente una anomalía en cuanto a las reglas

internas o los que presentan un riesgo de no liquidación.

Archivos contables • Fase 1:

o Asegurarse que las carpetas están completas.

o Asegurarse que los documentos están aprobados como

se debe.

o Poner números y etiquetar las carpetas.

o Establecer la lista de las carpetas listas para archivar.

• Fase 3:

o Consolidar y finalizar los distintos puntos tratados en la

fase 1 y realizar la transferencia física en cuanto antes.



1.7.4 Garantías y Fianzas, Impuestos y Tasas, Rentas a cobrar

Garantías/fianzas • Hay que considerar dos tipos de garantías y fianzas, las que se dan

a terceros y las que emiten los terceros a favor del proyecto (o más a

menudo a nombre de la estructura del Estado del beneficiario).• Hay que establecer cuatro listas específicas:

o Garantías o fianzas depositadas en efectivo

o Garantías o fianzas bancarias depositadas

o Garantías o fianzas recibidas en efectivo

o Garantías o fianzas bancarias recibidas

• Esas listas deben existir desde el inicio del proyecto y se debe

actualizar en cada cambio.

• Las garantías o fianzas pueden ser en efectivo o como

garantía o fianza bancaria.

• La clasificación de los originales o de las copias se deben realizar

conforme al Index file (carpeta de índice).

• Las listas contienen entre otras cosas los montos, los plazos, las



Garantías o fianzas

recibidas• Para facilitar el cierre financiero del proyecto, se privilegiará las

garantías y fianzas bancarias a las garantías y fianzas en efectivo.

• Fase 1: Planificar el reembolso o la liberación de esas garantías

recibidas.

•

Fase 1: Planificar la negociación con los proveedores o empresariospara convertir las garantías o fianzas en efectivo en garantías o

fianzas bancarias antes de la SMCL (C). Esto facilitará mucho el

seguimiento de la REP, y evitará pagar esas garantías antes de su

vencimiento o antes de la entrega definitiva de las obras, ya que el

CS está por terminar.

• Fase 2 & 3: Negociar con los proveedores o empresarios la

conversión eventual de las garantías o fianzas en efectivo engarantías o fianzas bancarias antes de la SMCL (C).

Impuestos y Tasas • Según los países, el pago o la recuperación de algunas tasas se

deben efectuar de parte del proyecto.

• Las rentas a recibir se depositarán de preferencia en la cuenta

“Madre” y en todo caso durante los tres últimos meses ( fase 3), para



Rentas a cobrar • Fase 1,3 y 4: Se debe hacer una lista de los montos a cobrar y se

debe presentar a la SMCL (C-1) y su evolución en las SMCL

siguientes. Subrayar los montos que presentan un riesgo de no

recuperación, justificando los temores.

• Fase 2: Todas las facturas no cobradas se deben recordar por lo

menos tres meses antes de la SMCL (C) y un seguimiento activo se

debe asegurar.



1.7.5 Auditoría

Auditoría Final • En principio, ninguna auditoría final externa o local se planifica

sistemáticamente durante el período del cierre del proyecto.

•

Se programa la última auditoría un año antes del final delproyecto en principio.

• Sin embargo, para algunos proyectos con problemas se puede

requerir una auditoría local. Esta auditoría se deberá programar

de preferencia durante la fase 2 a más tardar o en todo caso

antes del último mes de la fase 3.

• También se puede proceder a una auditoría del Colegio de los

Comisarios (Collage des Commissaires) si este equipo estápresente en el país y opina que una evaluación del proyecto en

cierre puede ser útil.



1.8 Acta de la SMCL

Acta de la SMCL (C-1) • El equipo PMT redacta el Acta como de costumbre.

• La Planificación del Cierre aprobado se adjunta al Acta y forma

parte de este.

• El Balance Financiero Provisional aprobado se adjunta al Acta y

forma parte de este.

Acta de la SMCL (C) • El equipo PMT redacta el Acta como de costumbre.

• El Informe Narrativo Final del Proyecto se adjunta al Acta y forma

parte de este.

• La Lista Definitiva de Compromisos aprobada se adjunta al Acta

y forma parte de este.

• Los Actas de entrega del material y de los equipos se adjuntan al

Acta y forman parte de este.



1.9 Gestión de los remanentes

Definición de remanentes • En este caso, el remanente es, por definición, un saldo

presupuestal que no se debe confundir con un saldo de

tesorería.• Se trata de una parte del presupuesto que no se ha

comprometido.

• Se puede decir también que corresponde al monto del

presupuesto no entregado más los saldos de tesorería que

están en las cuentas bancarias.

Tipos de remanentes • Remanente cogestión

• Remanente régie

• El remanente en ejecución nacional está por reintegrarse en

el presupuesto de cogestión por ahora y no se considera



Trato de los remanentes • Según el tipo y las especificaciones del CS, según el

contrato de gestión en el que se firmó el CS del proyecto y

según los Convenios generales firmados con cada país, los

remanentes pueden ser tratados diferentemente.

• Sin embargo, desde abril-mayo del 2010, el modelo de CS

aprobado por la DGD prevé en su Artículo 12.3 que

“Después del cierre financiero del Proyecto, los fondos no

utilizados se reprograman como apoyo al proyecto dentro

del PIC en curso durante un comité de socios y confirmado

por un Intercambio de Cartas (Echange de Lettres)”. Se

puede aplicar a todos los convenios pasados si el acuerdo

de principio está adaptado por los Socios (País + Bélgica).

Esto significa que el dinero no está perdido en el país socio

sino que puede tener un impacto positivo en los plazos de

los cierres de proyectos y no tendrán que comprometer todo

el presupuesto que queda en la precipitación y el desorden.

• Fase 1: Presentar a la RR una propuesta de afectación de

los remanentes en función del contexto legal del proyecto



Precisiones prácticas • Conforme al Intercambio de Carta (l’Échange de Lettre)

firmado, los remanentes presupuestales en cogestión y régie

se tratarán así:

o El proceso de gestión de los remanentes se hace

obligatoriamente en colaboración con el RC/MAF.

o El monto de los remanentes definidos en el

Intercambio de Carta debe estar validado

previamente por Finanzas.

o La transferencia del remanente se traduce por un

aumento presupuestal del proyecto beneficiario. Es

esencialmente un movimiento presupuestal.

o El saldo de la cuenta « régie » se depositará a larepresentación o a la sede en función del monto que

queda (pedir la opinión de Finanzas).

Esto no significa que este monto se pierda para el

proyecto o el socio ya que forma parte del saldo no

comprometido. Forma parte de los remanentes

presupuestales y se afectará conforme a las



1.10Documentos a elaborar

Organización del proyecto • Se realiza durante la fase 1 del cierre del proyecto.

• Contiene:

o Planificación del Cierre

o Planificación de desembolso

o Planificación de seguimiento de los marchés publics

(contratos públicos)

• Se tiene que redactar un informe de seguimiento para la

SMCL (C)

• Se actualiza durante la fase 3 del cierre del proyecto siquedan puntos no finalizados.

Planificación del cierre • Se realiza durante la fase 1 del cierre del proyecto.

• Contiene:

o Planificación de la ejecución de las actividades del

proyecto



Planificación de seguimientode los marchés publics(contratos públicos)

• Se realiza durante la fase 1 del cierre del proyecto y se basa

en el documento de programación de los Marchés Publics

(contratos públicos) que el proyecto actualiza

continuamente.

• Contiene:

o La tabla de programación

o Los comentarios adicionales necesarios

• Se actualiza durante la fase 3 del cierre del proyecto si

quedan puntos no finalizados.

Entrega/Cesión(Remise/reprise) técnica conel Socio

•

Se realiza durante la fase 3 del cierre del proyecto.• Contiene:

o La lista de los documentos y archivos que se

entregan al socio.

Debe haber tres ejemplares. Ambas partes los

firman. Un ejemplar se entrega a la Ordenador, otro

a la estructura del socio responsable de los archivos



Afectación del material, de losequipos y útiles

• Se redacta una primera versión durante la fase 1 del cierre

del proyecto.

• Contiene:

o Listas de los vehículos, equipos y útiles.

o Una propuesta en cuanto a eventuales entregas achatarras o venta de material, equipos o útiles.

o Una propuesta en cuanto a la afectación de los

vehículos (régie y cogestión).

o Una propuesta en cuanto a la afectación de los

equipos.

o Una propuesta de los útiles.

• Se actualiza durante la fase 3 del cierre del proyecto

• Se redacta un informe de seguimiento y Actas para cada

entrega efectiva, venta o entrega a chatarras.

Propuesta de afectación delos remanentes

• Se redacta una primera versión durante la fase 1 del cierre



Lista Provisional deCompromisos

Se establece en la fase 1 del cierre del proyecto.

Contiene:

o Los gastos realizados (contratos y pedidos), pero no

facturados o pagados aún.

o la lista de actividades pendientes,o la lista de las garantías y fianzas bancarias

o la lista de las garantías y fianzas en efectivo

o las cargas vinculadas a distintas tareas pendientes

de este período de cierre (gastos de

funcionamiento).

Lista Definitiva deCompromisos

• Se actualiza la lista provisional de los compromisos

durante fase 3 del cierre del proyecto para someterla a la

aprobación de la SMCL (C) y ya no se podrá modificar.

Convenio de seguimiento de • Estos convenios se realizan a más tardar en la fase



Balance FinancieroProvisional

• Balance realizado por las SMCL (C-1), y SMCL (C), en base

a la contabilidad FIT.

• La CTB (RC et LAF-RAF-MAF) lo aprueba antes de su

presentación en la SMCL.

• Contiene:

o Presupuesto vs Gastos

o Reconciliación sede vs terreno (Navision vs FIT)

o Planificación de desembolsos

o Remanentes presupuestales

o Situación de tesorería

o Lista de los compromisoso Lista de los anticipos pendientes

Balance Financiero deEjecución

• Se trata del Balance Financiero provisional actualizado

durante la fase 4 y sometido a la SMCL (C+1), en base a la

contabilidad FIT.

• Se apruebe por la CTB (RC y LAF-RAF-MAF) antes de su



Gestión de conocimientos

Introducción • El objetivo de este capítulo no es definir o describir el concepto de

gestión de conocimientos (Knowledge management) y lo que la CTB

hace o quiere hacer en esta área. (Ver M&E)

• El objetivo de este capítulo, en el contexto de la guía de cierre de

proyectos es recordar la importancia de la gestión de conocimientos

y animar a la participación en esta gestión. Entre otras cosas, se

puede organizar los archivos de los documentos del proyecto de

manera adecuada, que son la fuente de muchas experiencias, e

insistir en la importancia de las evaluaciones sistemáticas de los

distintos actores del proyecto.

Documentos fuentes • La lista de los documentos que siguen no es exhaustiva.

o Informe anual operacional y financiero

o Informe narrativo final



Evaluación del PMT • La evaluación del equipo PMT del proyecto debe ser la autoevaluación

final de funcionamiento del equipo y el balance de los informes con las

estructuras del Socio y la CTB. El Ordenador y el Coordenador

deberían estar presentes (o sus representantes respectivos)

Evaluación AT • La evaluación del AT debe ser la evaluación final del funcionamiento

del AT y el balance de sus informes con sus colegas y colaboradores

en las estructuras del Socio y la CTB. Debe tener lugar primero con el

Representante Residente y luego en Bruselas con el equipo país.

Evaluación del EquipoPaís•

La evaluación del equipo debe ser la evaluación del funcionamientodel proyecto y el balance de los informes con sus colegas y

colaboradores en el proyecto y la representación de la CTB. Debe

tener lugar en Bruselas con el equipo de formulación del proyecto.



Referencias

Leyes y contrato degestión

• Leyes y AR

o Ley de Creación de la CTB (MB - BS 30.12.1998)

o AR de ejecución de art. 3 de la ley de creación de la CTB (MB -

BS 24.02.1999)

o AR Estatutos de la CTB (MB - BS 27.02.1999)

o Ley Cooperación internacional belga (MB - BS 01.07.1999)

o Ley modificando art. 8 de la ley de cooperación internacional

belga (derecho de los niños), (MB - BS 07.09.2005)

o Modificación « Ley Cooperación al Desarrollo belga » (MB - BS

28.07.2006)

o Modificación « Ley de la Creación de la CTB » (MB - BS

31.12.2009)

• Contrato de gestión pendiente

o Contrato de gestión n°3 (MB - BS 27.09.2006)

o Contrato de gestión n°3 - Modificación (MB - BS 21.08.2008)

https://intranet.btcctb.org/files/intranet/wet_oprichting_btc_30_12_1998.pdf

https://intranet.btcctb.org/files/intranet/wet_belgische_internationale_samenwerking_01_07_1999.pdf

https://intranet.btcctb.org/files/intranet/wet_wijziging_art8_van_de_wet_belgische_internationale_samenwerking_07_09_2005.pdf



https://intranet.btcctb.org/files/intranet/wijziging_wet_belgische_ontwikkelingssamenwerking_28_07_2006.pdf


https://intranet.btcctb.org/files/intranet/wijziging_wet_oprichting_btc_31_12_2009.pdf


https://intranet.btcctb.org/files/intranet/wet_belgische_internationale_samenwerking_01_07_1999.pdf







https://intranet.btcctb.org/files/intranet/wet_oprichting_btc_30_12_1998.pdf



Procesos Propuesta de reorganización de los procesos vinculados al cierre.

1.2.17 Close activities (PMT - Project Management Team)1

• 1.2.17.1 Administer staff end of contract

• 1.2.17.2 Resign intervention contracts

• 1.2.17.3 Administer TA end of contract

• 1.2.17.4 Elaborate final activity report

• 1.2.17.5 Close activities of the logical frameworks2

• 1.2.17.6 Close petty cash2

• 1.2.17.7 Transfer assets 3

• 1.2.17.8 Transfer Archives2

• 1.2.17.9 Elaborate Temporary Financial balance sheet2

1.2.18 Close finance (REP & HQ)1

• 1.2.18.1 Perform lasts activities remaining2

• 1.2.18.2 Perform financial bank closing actions



Plantilla • Los modelos o herramientas siguientes están disponibles (o estarán disponibles

pronto) a nivel de la plataforma calidad o de la representación de su país:

o Informe Narrativo Final - TP_036_Finalreport_FR

o Guía de redacción informe final_FR

o

Informe Financiero Finalo Convenio de ejecución art. 5

o Convenio de ejecución - adenda

o Informe técnico y financiero

o Declaración de venta o pérdida de activos

o Evaluación final – Ayuda memoria

o Evaluación final - Checklist criterios de evaluacióno Evaluación final - Checklist calidad

o Evaluación final - Checklist seguimiento y recomendaciones

o Evaluación final - Informe

o Evaluación final - TdR

o Prolongación de contrato AT



Software • Adept Tracker – Guía de utilización (EN)

• FIT

https://intranet.btcctb.org/files/intranet/adept_tracker_manual_en.pdf

https://intranet.btcctb.org/files/intranet/adept_tracker_manual_en.pdf



Anexos



Definiciones • Duración efectiva del proyecto: Duración efectiva del proyecto para el socio y laCTB en cuanto a los límites de los contratos del CS.La duración cubre la duración operacional del proyecto y se agrega un períodonecesario para iniciar el proyecto y movilizar el equipo PMT y también un períodonecesario para la liquidación de los compromisos y para el cierre financieroprovisional, después de la salida del PMT.

El tiempo necesario para el conjunto de las tareas se evaluará durante la formulacióny se incluirá en el DTF.Es conveniente que se agregue a ese período de tiempo, en el Convenio Específico,un margen de 12 meses para cubrir los diversos retrasos de las fases del proyecto.

o Inicio efectivo del proyecto : Corresponde a la fecha de notificación del

Convenio de Ejecución que la DGD manda a la CTB. (según el tercer

contrato de gestión Art. 6. « En cuanto la notificación del Convenio deejecución para el Estado se manda, la CTB se encarga de la ejecución de laprestación de cooperación »).

o Final efectivo del proyecto : Última reunión de la SMCL, normalmente a la

SMCL (C+1), debe tener lugar a más tardar 3 meses antes del vencimiento dela CS, según el artículo 6 párrafo 5 de la CS.

• Duración administrativa del proyecto: Duración del Convenio Específico (CS) del

Esquema: Línea de tiempo (Proyecto)



Esquema: Línea de tiempo (Proyecto)



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Guía de cierre de proyectos CTB

Documents

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