Frigoterm - Menadžment komunikacijama

8/3/2019 Frigoterm - Menadment komunikacijama

1/21

UNIVERZITET U KRAGUJEVCUMAINSKI FAKULTET

THE UNIVERSITY OF KRAGUJEVACFACULTY OF MECHANICAL ENGINEERING

KATEDRA ZA PROIZVODNO MAINSTVO

Menadment komunikacijamaSEMINARSKI RAD

DOO FRIGOTERM

Student:

Tijani Borisav 308/2009

Profesor :

Prof. Dr Slavko Arsovski


2/21

`

21

ZADATAK

U okviru seminarskog rada potrebno je:

1. Analizirati postojei komunikacioni sistem u preduzeu,

2. Pretraiti informacije o MK iz domae i inostrane literature sa SCI liste,

3. Dati predlog novog reenja KM u zadatom preduzeu,

4. Oceniti nivo ulaganja i cost/benefit analizu predloenih alternativnih reenja,

5. Utvrditi procedure za primenu novog reenja KM-a u pomenutom preduzeu,

6. Oceniti nivo motivacije i svesti, obuenosti i kompetetnosti zaposlenih za novoreenje MK.


3/21

`

21

1. OSNOVNI PODACI O FRIGOTERMU

Naziv firme: DOO FRIGOTERM

Adresa: Srbija, 34000 Kragujevac, Niki

tel. +381(0)34 865 252

fax: +381(0)34 865 242

e-mail: [email protected]: Proizvodnja rashladne i ventilacione opreme, osim onih za domainstvo.

Broj zaposlenih: 19.

1.1 Razvoj preduzea i delatnost

FRIGOTERM postoji od februara 1992. godine. U svom poetku FRIGOTERM sebavio servisiranjem bele tehnike. Posle osmogodinjeg iskustva u radu, 2000. godinepoinje sa proizvodnjom rashladnih ureaja o emu svedoe razni modeli horizontalnihrashladnih vitrina, vertikalnih rashladnih vitrina i komora. Pored rashladnih vitrina i komora,FRIGOTERM proizvodi i kasapultove, neutralne elemente, a u ponudi ima i rafove i gondole.

Pored proizvodnje, FRIGOTERM ima i servisnu slubu, koja obavlja zadatkeservisiranja i montae.

U svom pogonu FRIGOTERM ima i devetnaest zaposlenih koji brinu o projektovanju,kvalitetu proizvoda, montae i servisa ureaja.

2. ANALIZIRATI POSTOJEI KOMUNIKACIONI SISTEM UPREDUZEU

2.1 Uloga i znaaj komunikacija

Komunikacija je jedan od kljunih procesa u funkcionisanju ciljno orijentisanih sistema istoga bilo koji oblik poslovanja pretpostavlja njeno postojanje. Posebna uloga procesakomuniciranja vezuje se za proces, nauku ili profesiju menadmenta. Ako imamo u vidu daje komunikacija proces razmene informacija izmeu dva entiteta putem razumljivih simbola ,a menadment proces obavljanja, odnosno izvravanja funkcija sa ciljem da se na efikasannain obezbede, podele i iskoriste ljudski napori i fiziki resursi kako bi se postigao neki cilj,vidimo da su svrsishodnost i komunikabilnost dodirne take ovih procesa. S druge strane,svih pet osnovnih funkcija menadmenta: planiranje, organizovanje, kadrovanje, voenje ikontrolisanje se oslanjaju na proces komuniciranja, te komunikacija mora zauzimaticentralno mesto u analizi organizacija jer su struktura, obim i irina organizacije skoro u

potpunosti determinisani putem komunikacionih tehnika.
mailto:[email protected]:[email protected]


4/21

`

21

Komunikacija je neophodna za uspostavljanje i sprovoenje ciljeva preduzea, razvojplanova za njihovo ostvarenje, organizovanje ljudskih i drugih resursa na najuspeniji inajdelotvorniji nain, zatim za izbor, razvoj i ocenjivanje lanova organizacije, kao i zavoenje, usmeravanje, motivisanje i kreiranje klime u kojoj su ljudi voljni da doprinoseciljevima. I sama kontrola ostvarenja ciljeva poiva na procesu komunikacije.

Zbog toga menader mora poznavati proces komuniciranja, osnovne elemente togprocesa, zavisnost tih elemenata i principa funkcionisanja, razliite tipove komuniciranja saprednostima i nedostacima svakog od njih, kao i komunikacione barijere i naine njihovogotklanjanja. Samo na osnovu ovih znanja menader je sposoban da razvija efikasne kanalekomuniciranja ili da povea efikasnost postojeih u cilju efektivnijeg funkcionisanja sistema ukome upravlja. To pred njega postavlja novu dimenziju odgovornosti za efektivnukomunikaciju. Jedna od kategorija prepreka uspenoj komunikaciji proizlazi iz prirodeorganizacione strukture koja moe biti nedovoljno artikulisana organizaciona situacija u kojojorganizaciona struktura i odnosi meu ljudima nisu jasno definisani. U ovakvim situacijamase ne zna ko je nadreen ili podreen, ko je odgovoran za koje aktivnosti, ili se radi onedostatku pravih objanjenja o propisanim kanalima za komunikaciju, nesporazumu okociljeva, nedostatku informacija o ljudima sa kojima treba saraivati na problemu.

Klju uspeha organizacionih sistema komunikacije jeste mera do koje oni mogu daobezbede dvosmernu ili trosmernu komunikaciju i da prevaziu jednosmernu. Takoe,potrebno je voditi rauna i o neformalnim komunikacionim kanalima jer oni utiu natumaenje i razumevanje formalnih.

Menader je tu da otkloni sve vrste prepreka u komunikaciji, odnosno da izabereadekvatan nain i puteve komuniciranja, da obezbedi mehanizme povratne sprege i dapotpomogne jasno definisanje strukture organizacije kao preduslova uspene komunikacije.

Poslovna komunikacija se definie i kao namerna razmena ideja, miljenja i informacijasa ciljnim grupama putem simbola, signala i slika. Kako bi se postigli ciljevi organizacije,poslovna komunikacija mora da bude osmiljena kao namerna aktivnost u smislu postojanjaodreenog cilja koji je u skladu sa propisanim ciljevima organizacije. Ona bi trebalo da sezasniva na razmeni ideja, miljenja, instrukcija, informacija, izmeu dva organizacionaentiteta, sa sadrajem zavisnim od svrhe i okolnosti.

Smatra se da dobra komunikacija moe poboljati organizacioni uinak, uinakmenadmenta i njihovo odluivanje, posveenost zaposlenih, kao i doprineti organizacionomnapredovanju i zadovoljstvu poslom.

2.1 Organizaciona struktura FRIGOTERMA

Organizacionu emu (slika 1) definie direKtor, i ona predstavlja sastavni deoPravilnika o unutranjoj organizaciji i sistematizaciji radnih mesta. Radna mesta sepopunjavaju u skladu sa trenutnim obimom i vrstom posla.

Direktor FRIGOTERM-a uspostavlja ambijent u kojem zaposleni mogu efektivno i efikasnodoprinositi uspehu organizacije i to tako to:

uspostavlja i aurira organizacionu strukturu koja odgovara potrebamaorganizacije


5/21

`

21

vri izbor i rasporeivanje osoba sa kvalifikacijama koje odgovaraju potrebamaidentifikovanih procesa

upoznaje zaposlene sa njihovim zadacima, odgovornostima i ovlaenjima obezbeuje obuku i razvoj zaposlenih radi uveanja uinka identifikovanih

procesa.

D i r e k t o r

Fr a u n o v

i n a n s i j P r o j e k t o v a n j ei r a z v o j N a b a v k a

R e f e r e n t R e f e r e n t

P r o i z v o d n j ai i n s t a l i r a n j e

R u k o v o d i l a c R u k o v o d

P r e d s t a v n i k

r u k o v o d s t v a

z a k v a l i t e t

P r o i z v o d n i r a d n i c i

R a d n i c i n ai n s t a l i r a n j u / s e r v i s i r a n j u

M a g a c i o n e

Slika 1: organizaciona struktura FRIGOTERM

Kao to se moe videti sa slike u FRIGOTERMU su organizacionu skrukturusainjavaju: Prrojektovanje i razvoj za koji je odgovoran referent projektovanja i razvoja,potom nabavka gde je takoe odgovoran referent nabavke, projektovanje i instaliranje zakoji je zaduen rukovodilac i na kraju finansije i raunovodstvo.

2.2 Prenos informacija i dokumentacuje u organizacionoj strukturi

O potrebi razvoja novog proizvoda/tehnologije odluku donosi Odbor za QMS, to seformalizuje kroz - Godinji plan razvoja. Dokument kojim se objedinjavaju zahtevi, ideje iodgovornosti za aktivnosti razvoja je Nalog za realizaciju koji Direktor dostavlja RPR(Referent projektovanja i razvoja).

RPR na osnovu Naloga za realizaciju i ostalih referenciranih dokumenata, imajui uvidu raspoloive kapacitete i resurse, formulie - Plan projekta. Plan projekta potpisuje RPR,a preispituje ga i odobrava Direktor i dostavlja se svim uesnicima u realizaciji projekta. Orealizaciji Plana projekta stara se RPR. RPR je zaduen da koordinira i prati realizacijuaktivnosti definisanih Planom projekta. U sluaju pojave odstupanja, samostalno iliurgiranjem kod Direktora, preduzima odgovarajue mere.

Kao to sam ve napisao za process nabavke zaduen je RN (Referent Nabavke). Unadlenosti RN je da obezbedi dovoljne koliine repromaterijala za realizaciju svihugovorenih obaveza (prema QP.01 Marketing i prodaja). Potrebe za nabavkomrepromaterijala za proizvodnju RN utvruje na osnovu sklopljenih ugovora sa kupcima(prihvaenih ponuda) obraenih kroz Plan projekta i specifikaciju (normative) proizvoda iz(prema QP.02 Projektovanje i razvoj), i stanja zaliha. Potrebe za obezbeenjem ostalih


6/21

`

21

proizvoda (pomono/potronog materijala, kancelarijskog materijala, usluga i sl) nadlenirukovodioci usmeno iskazuju Direktoru. Direktor donosi odluku o opravdanosti zahteva i,kada je saglasan, usmeno daje nalog RN za realizaciju nabavke.

Sve prikupljene podatke o isporuiocima RN unosi u poslovni informacioni sistem.Podatke o ocenjivanju i rangiranju isporuilaca RN upisuje u Listu isporuilaca, i nakonsvakog auriranja RN dostavlja Rukovodiocu proizvodnje. Sa odabranim isporuiocem seposlovni odnos regulie ili izdavanjem porudbenica ili sklapanjem ugovora o angaovanju,koji svojim potpisom, nakon preispitivanja i usaglaavanja sa isporuiocem, odobravaDirektor.

Referent projektovanja i razvoja, kao deo dokumentacije Projekta, za svaku vrsturepromaterijala koji se nabavlja formira Plan prijemnog kontrolisanja u kome navodikarakteristike koje se kontroliu, metod kontrole, sistem uzorkovanja i sl. Ovo odobravaDirektor, nakon ega se dostavlja Rukovodiocu proizvodnje.

Nakon kvantitativne i kvalitativne kontrole dostavljenog proizvoda, ukoliko nemaneusaglaenosti, Rukovodilac proizvodnje overava i datira Otpremnicu isporuioca, a

proizvode predaje u dalju nadlenost magacioneru. Magacioner organizuje premetanjeproizvoda u skladite (zonu skladitenja), a u poslovni informacioni sistem unosi primljenekoliine. Proizvode u skladitu Magacioner oznaava kao Karton identifikacije.

Nakon verifikacije proizvoda (potpisana Otpremnica isporuioca), RN vri uporeivanjepodataka iz Otpremnice i podataka iz Fakture isporuioca, kao i uporeivanje cena i uslovaplaanja iz fakture sa onima definisanim u prihvaenoj Ponudi/Ugovoru. Zatim sprovodiraunsku kontrolu podataka sa fakture i ako su svi podaci saglasni fakturu overava(parafira) i dostavlja je na plaanje Rukovodiocu finansija i raunovodstva. O svimproblemima u vezi realizacije nabavke koje ne moe samostalno da rei, RN blagovremenoobavetava Direktora.

Isporuka proizvoda vri se u skladu sa radnim nalogom i dokumentom Instalacijaproizvoda. Pre izdavanja proizvoda Rukovodilac proizvodnje provera da li su sve prethodneoperacije realizovane u skladu sa zahtevima i u sluaju da je sve usaglaeno potpisujeodgovarajuu rubriku Otpremnice. Nakon uspene instalacije, od korisnika se, naOtpremnici, pribavlja saglasnost.

Za izradu proizvoda zaduen je Rukovodilac proizvodnje i/ili Voa smene, koji naosnovu Radnih naloga, Konstrukcijskih crtea, Dijagrama toka, i Operacionih listi (dobijenihprema proceduri QP.02 Projektovanje i razvoj), organizuje i vodi proces proizvodnje.Kontrolu elemenata proizvoda obavlja Radnik koji ih je izradio, u odnosu na zahteve

definisane u konstrukcijskom crteu i operacionoj listi. U sluaju da utvrdi neusaglaenostodmah obavetava Rukovodioca proizvodnje. U sluaju pojave neusaglaenosti, radnici nainstalaciji odmah obavetavaju Rukovodioca proizvodnje, koji reaguje u skladu sadokumentom - Postupak u sluaju neusaglaenosti.

Kada govorimo o realizaciji ugovora/porudbenice, Direktor za sve potpisane ugovore ina drugi nain prihvaene ponude od strane kupca, daje Nalog za realizaciju. Na osnovuNaloga za realizaciju i detalja iz ugovora/ponude, a u skladu sa procedurom QP.02 Projektovanje i razvoj, Referent projektovanja i razvoja izrauje ostala dokumenta na osnovukojih se, u skladu sa procedurama QP.05 Nabavka i QP.04 Proizvodnja vriobezbeenje potrebnih sirovina/ materijala, izrada i kontrolisanje proizvoda. Praenjerealizacije pojedinanih radnih naloga vri se prema QP.02. Direktor na osnovu informacijakoje dobija iz ostalih procesa, svakodnevno prati stanje realizacije izdatih Naloga zarealizaciju i definie prioritete. Nakon isporuke/instalacije proizvoda kupac (ili predstavnik


7/21

`

21

kupca) potpisom na Otpremnici potvruje isporuene proizvode/realizovane aktivnosti.Instalater kupcu dostavlja Anketni upitnik, a rezultati iz ankete analiziraju se na sednicamaOdbora za QMS.

Sve reklamacije kupaca, bez obzira ko ih je primio dostavljaju se Direktoru, koji ihregistruje u poslovnom informacionom sistemu. Direktor analizira reklamaciju kupca iutvruje mogui uzrok reklamacije. Ako se reklamacija kupca odnosi na nabavljeneproizvode (opremu) i ako je ona opravdana, kupcu se vri zamena reklamiranog dela, areklamacija isporuiocu se reava u skladu sa QP.05 - Nabavka. Po reavanju reklamacije,podaci o nainu reavanja unose se u poslovni informacioni sistem.

2.3 Interno komuniciranje

Interna komunikacija u FRIGOTERM-u se smatra vanim faktorom u obezbeenjukvaliteta procesa i proizvoda. Svakodnevno se odravaju operativni sastanci na kojimaDirektor sa saradnicima, a oni sa ostalim osobljem planiraju dnevne aktivnosti, analiziraju ireavaju tekue probleme poslovanja i kvaliteta proizvoda.

Zaposleni su svakodnevno informisani o dostignutim rezultatima. Na godinjemsastanku Direktor informie zaposlene o rezultatima preispitivanja sistema upravljanjakvalitetom, sa posebnim osvrtom na realizaciju ciljeva kvaliteta iz prethodnog perioda inovopostavljene ciljeve za naredni period.

2.4 Mapa procesa FRIGOTERM

Procesi koje primenjuje FRIGOTERM prikazani su na slici 2 (mapa/mrea procesa).Mreom procesa prikazan je redosled i meusobno delovanje procesa. Meusobnodelovanje procesa interpretira se preko proizvoda procesa, koji su izlaz iz jednog a ulaz udrugi/naredni proces (tabela 1).

Mreu procesa sainjavaju sledei procesi:

P1 Marketing i prodaja P2 Projektovanje i razvoj P3 Nabavka P4 Proizvodnja i skladitenje P5 Instaliranje i servisiranje P6 Upravljanje i podrka

Oz-

nakaNaziv proizvoda

Oz-

nakaNaziv proizvoda

1 Informacije sa trita 8 Ocena zadovoljenja kupca

2 Zahtev kupca/porudbina/upit 9 Zahtev za nabavku/porudbenica

3 Specifikacija zahteva za proizvod 10 Proizvodi i pratea dokumentacija

4 Ponuda/Ugovor 11 Rezultati verifikacije

5 Podaci o zadovoljstvu korisnika 12 Reklamacije

6 Reklamacije 13 Karakteristike procesa i mere unapreenja7 Radni nalog


8/21

`

21

Tabela 1: ulazi i izlazi procesa

K U P A C

N a b a v k aI s p o r u i l a c

U p r a v l j a n p o d r k a

P r o j e k t o v a n j ei r a z v o j

M a r k e t i n gi p r o d a j a

P 3

P 1

D i r e k t o r

R e f e r e n t n a b

D i r e k t o r

R e f e r e n t P i RR u k o v

R u k o v o d i l a c p r o i z v .

P 2 P 4

P 5

P 6

13

8

8 K U P A C

2 436

1 0

1 0

1 31 3

1 31 3

1 1

7

77

741 0

5

5

9

1 2

1 3

Slika 2: mapa procesa FRIGOTERM


9/21

`

21

Informacije sa trita prosleuju se u odsek za marketing i prodaju gde se obrauju.Marketing i prodaja predstavlja proces koji je u direktnoj sprezi sa kupcem jer zahtev kupca,kao i specifikacija za proizvod idu u ovaj proces, a to se naravno odnosi i na reklamacije.Podaci o zadovoljstvu korisnika, koji se dobijaju iz neposrednog kontakta sa korisnicima seiz sektora za instaliranje i servisiranje prenose do marketinga gde se analiziraju. Rezultatiove analize koja se odnosi na zadovoljstvo kupaca proizvodom nakon toga se dostavljaju seupravljakom delu.

Radni nalog se iz procesa projektovanja i razvoja dostavlja do marketinga i prodaje, aodatle do sektora instaliranje i servisiranje, nabavka i proizvodnje i skladitenja. Proizvodi senakon izrade iz procesa proizvodnje uz svu prateu dokumentaciju doprema do sektora zainstaliranje i servisiranje, koji treba da taj proizvod dostavi kupcu. Sve informacije koje seodnose na karakteristike svakog od navedenih procesa, kao i mere koje bi mogle da dovedudo unapreenja ovih procesa prosleuju se ka upravljakoj strukturi.

3. PRETRAITI INFORMACIJE O MENADMENTUKOMUNIKACIJA IZ DOMAE I STRANE LITERATURE SASCI LISTE

Effective Communications For Project Management by Ralph Kliem

Manager's guide to excellence in public relations and communicationmanagement by David M. Dozier, Larissa A. Grunig, James E. Grunig

Organizational communication by Sherry Devereaux Ferguson, StewartFerguson

Organizational communication: approaches and processes by Katherine Miller

Excellence in public relations and communication management by James E.Grunig, IABC Research Foundation

Organisational communication and supportive employees by Jan A. de Ridder


10/21

`

21

4. DATI PREDLOG NOVOG REENJA KM UFRIGOTERMU

Slika 3: mapa procesa FRIGOTERM u predlogu novog reenja

Mreu procesa sainjavaju sledei procesi:

P0 Menadment i upravljanje P1 Marketing i prodaja P2 Projektovanje i razvoj P3 Nabavka P4 Proizvodnja i skladitenje P5 Instaliranje i servisiranje P6 IT podrka


11/21

`

21

Oz-

nakaNaziv proizvoda

Oz-

nakaNaziv proizvoda

1 Informacije sa trita 8 Ocena zadovoljenja kupca

2 Nalog za realizaciju 9 Zahtev za nabavku/porudbenica

3 Plan projekta 10 Proizvodi i pratea dokumentacija

4 Ponuda/Ugovor 11 Zahtev za novi proizvod

5 Podaci o zadovoljstvu korisnika 12 Stanje zaliha

6 Reklamacije 13 Lista i rangiranje isporuilaca

7 Radni nalog

Tabela 1: ulazi i izlazi procesa

Ponuda za kupca se formira u QP.06 - IT podrka, uzimanjem u obzir zahtevaproisteklih iz upita kupaca i alje se e-mail-om, faksom i slino, a ako kupac ima primedbi naponudu onda Direktor vri usaglaavanje sa kupcem, i na taj nain Direktor formira konanu

ponudu. Kako bi se ispunili ugovori potpisani sa kupcima, Direktor izdaje nalog za realizacijukoji se kroz QP.06 IT podrka daje rukovodiocu projektovanja i razvoja koji izraujepotrebna dokumenta, a zatim alje zahtev za nabavku u QP.03 - Nabavka kako bi senabavio potreban materijal, da bi se proizvod napravio. Koliina repromaterijala koji jepotrebno obezbediti za utroak za proizvod zavisi od stanja zaliha, a ta informacija se dobijaiz sektora QP.06 IT podrka. Direktor formira radni nalog za izradu proizvoda, i on sedostavlja u QP.04 Proizvodnja i skladitenje, gde se proizvod izrauje, a potom skladiti.Nakon izrade, gotov proizvod se uz potrebnu dokumentaciju predaje sektoru QP.05 Instaliranje i servisiranje koji je zaduen da isporui dati proizvod krajnjem korisniku. Svereklamacije kupaca prosleuju se u sektor QP.06 IT podrka, gde se uvaju u poslovnominformacionom sistemu koji je razvijen za potrebe preduzea, a potom se alju u QP.00

Menadment i upravljanje gde ih Direktor na osnovu odreenih kriterijuma obrauje. Podacio zadovoljstvu kupaca koji se dobijaju anketiranjem korisnika dostavljaju se u QP.01 Marketing i upravljanje, odakle se nakon obrade prosleuju u QP.00 Menadment iupravljanje, gde se dostavljaju Direktoru. Informacije sa trita koje se odnose na to kakva jetrenutna prodaja proizvoda, kakva je njegova zastupljenost na tritu i slino, primaju se uQP.01 Marketing i prodaja, koji su zadueni po ovom pitanju, a naravno sve informacijetreba dostaviti Direktoru.

5. OCENITI NIVO ULAGANJA I COST/BENEFIT

ANALIZU PREDLOENIH ALTERNATIVNIH REENJACost Benefit analiza ili analiza trokova i koristi predstavlja metod ili tehniku

ekonomske analize kojom se utvruju, analiziraju, vrednuju i uporeuju ukupne koristi itrokovi konkretnih ulaganja, obino na osnov investicionioh projekata. U jednom irempristupu Cost Benefit analiza se moe shvatiti kao metoda analize ili ocene kojom seutvruju i vrednuju sve prednosti (dobre strane) i sve slabosti (nedostaci) nekog poslovnogprojekta, putem analize Cost (trokova, rtava, nepovoljnosti) i Benefit ( koristi, uteda,prihoda, rezultata, povoljnosti).

Primenom Cost - Benefit metode, u ovom delu izvriu analizu trokova i koristi za novipredlog menadmenta komunikacija u FRIGOTERMU, koji sam predstavio u predhodnompoglavlju.


12/21

`

21

Akcenat u ovom novom predlogu komunikacija baen je pre svega na uvoenjusavremenih informacionih tehnologija, a cilj koji treba da se postigne je bolji i bri protokinformacija, kao i smanjenje vremena za obradu tih informacija. Danas ivimo u takvomsvetu u kome izreka vreme je novac na pravi nain govori koliko je bitno da se svakaaktivnost u preduzeu zavri u to kraem periodu, jer se u tom sluaju ubrzava i procesobezbeivanja proizvoda ili usluge krajnjim korisnicima, to je primarni cilj svakogpreduzea, a primenom informacionih sistema to se upravo i postie. Takoe zamisao je ida se poslovni kontakti sa partnerima sve vie ostvaruju kroz elektronsko poslovanje.

Da bi se sve predhodno navedeno ostvarilo potrebno je uloiti odreena finansijskasredstva, koja e u ovom sluaju biti iskoriena na sledee potrebe:

Cost:

Kupovina potrebne raunarske opreme (hardware) Trokovi instaliranja potrebnih programa i aplikacija (software) Projektovanje informacionog sistema Trokovi odravanja opreme

Trokovi obuke radnika za ovaj vid komunikacije Izrada WEB prezentacije preduzea Odravanje WEB prezentacije

Kada govorimo o raunarskoj opremi nephodno je da se kupe 2 raunara, a iznos kojije za to potreban je 1100 eura. Da bi se uspostavio informacioni sistem potrebno je kupitiodgovarajui softver i implementirati ga, a novac koji je potrebno izdvojiti u ovu svrhu je oko1500 eura. Nakon uspostavljanja informacionog sistema potebno je taj sistem odravati,odnosno treba zaposliti lice koje e voditi rauna o tome, i na taj nain stvara se dodatnitroak od oko 700 eura koji e to lice primati meseno za posao koji obavlja. Novac koji jeneophodan za izradu WEB prezentacije FRIGOTERMA je oko 500 eura, a slian iznos trebaizdvojiti i za odravanje i auriranje sajta. Treba napomenuti i trokove obuke radnika zanovi predlog komunikacija, a to je dodatnih 700 eura.

Kada se saberu svi ovi trokovi dolazi se do cifre oko 5000 eura. Ovaj iznospredstavlja 1,1% od ukupnog prihoda FRIGOTERMA u 2010. godini, pa se moe rei da zaFRIGOTERM ne predstavlja problem da uloe tu koliinu novca, naroito ako se zna damogu imati viestruke koristi od toga.

eljene koristi od uvoenja ovog reenja, odnosno benefiti su:

Poveavanje brzine obrade podataka i distribucije informacija Obezbeivanje tanih, objektivnih, realnih, pouzdanih i aurnih informacija za

pouzdano poslovno odluivanje Obezbeenje statistikih podataka za primenu metoda koje mogu dati odgovore

na mnoga sutinska pitanja Smanjenje trokova obrade podataka Optimalno korienje, upravljanje, voenje i kontrolisanje potencijala i sredstava

preduzea ime se poveava efikasnost i efektivnost Elektronska razmena podataka Mogunost elektronskog poslovanja, odnosno online prodaje Poboljanje komunikacija u celokupnom lancu snabdevanja Praenje savremenih naina poslovanja Poveanje profita preduzea u narednom periodu


13/21

`

21

5.1 Analiza predloenog reenja

Ovim predlogom reenja e se uspostaviti snanija i bolja veza sa kupcima, jer e onimoi na mnogo jednostavnih naina moi da stupe u kontakt sa preduzeem i dobiju sveinformacije koje su im potrebne, i ovaj pristup koji stavlja kupce u sredite panje trebadoprinese poveanju korisnika proizvoda FRIGOTERMA, a samim i poveanju profitapreduzea i vraanju sredstava koja su uloena u projekat. Kada govorimo o internim

komunikacijama u preduzeu, one e biti na znaajno viem nivou nego to je to bio sluajpre toga. Informacioni sistem e obezbediti skladitenje velikog broja informacija na malomprostoru kome se moe lako pristupiti. Takoe obezbedie FRIGOTERMU bru I tanijukomunikaciju sa drugim preduzeima, ali i pristup velikom broju informacija irom sveta nabrz i jeftin nain to je veoma bitno.

Na kraju svega izloenog u ovom delu moe se zakljuiti da trokovi ulaganja u ovakoneto nisu mali, ali da su neophodni ako preduzee eli da napreduje u sakom smislu poevod komunikacija unutar organizacione strukture, preko komunikacija sa samim korisnicimaproizvoda i ostalih spoljanjih saradnika. Prvo poboljanje koje e se dogoditi korienjemovog reenja odnosi se na ubrzavanje procesa proizvodnje kao posledica boljeg protoka

informacija unutar preduzea, a time se ispunjavaju oekivanja krajnjih potroaa koji elebrzu i kvalitetnu uslugu. Smanjie se trokovi na mnogim poljima, a to se pre svega odnosina trokove odrade informacija, ali i e se poboljati i tanost tih informacija i omoguitidonoenje ispravnih odluka. Krajnji cilj je poveanje profita za oko 20% u periodu od godinudana, a to bi znailo da e uloena sredstva biti u potpunosti vraena.

6. UTVRDITI PROCEDURE ZA PRIMENU NOVOGREENJA MENADMENTA KOMUNIKACIJA

Procedura P0 Menadment i upravljanje

1. Svrha

Predmet ove procedure su aktivnosti marketinga i prodaje u novom predlogu reenjamenadmenta komunikacija.

2. Odgovornost za primenu

Za primenu ove procedure prvenstveno je zaduen Direktor.

3. Dokumenta i informacije koje menadment i upravljanje prosleuju ostalimprocesima

Dokument ProcesPlan marketinga Marketing i prodaja

Plan prodaje Marketing i prodajaZahtev za novi projekat Projektovanje i razvoj

Nalog za realizaciju IT podrkaOcena zadovoljstva kupaca Marketing i prodaja

Reklamacije Kupac


14/21

`

21

4. Dokumenta koja menadment i upravljanje primaju iz drugih procesa

Dokument ProcesPodaci o zadovljstvu kupca Marketing i prodaja

Reklamacije Marketing i prodajaOcena zadovoljstva kupca Marketing i prodaja

Upiti kupaca Marketing i prodaja

Godinji plan razvoja Projektovanje i razvojPlan projekta Projektovanje i razvojPonuda/Ugovor IT podrka

5. Veza sa drugim dokumentima

QP.01 Marketing i prodajaQP.02 Projektovanje i razvojQP.06 IT podrk

Procedura P1 Marketig i prodaja

1. Svrha

Predmet ove procedure su aktivnosti marketinga i prodaje u novom predlogu reenjamenadmenta komunikacija.


Za primenu ove procedure prvenstveno je zaduen Rukovodilac finansija iraunovodstva.

3. Skraenice

RFR Rukovodilac finansija i raunovodstva

4. Dokumentata i informacije koje marketing i prodaja prosleuju drugimprocesima

Dokument ProcesInformacije sa trita Menadment i upravljanje

Podaci o zadovljstvu kupca Menadment i upravljanje, IT podrkaReklamacije Menadment i upravljanje, IT podrka

Ocena zadovoljstva kupca Menadment i upravljanje, IT podrkaUpiti kupaca Menadment i upravljanje, IT podrka

Karakteristike procesa i mere unapreenja Menadment I upravljanjeRadni nalog Nabavka


15/21

`

21

5. Dokumenta i informacije koje marketing i prodaja prima iz drugih procesa

Dokument ProcesPlan marketinga Menadment i upravljanje

Plan prodaje Menadment i upravljanjePonuda/Ugovor Menadment i upravljanje, IT podrka

Ocena zadovoljstva kupca Menadment i upravljanje, IT podrka

Karakteristike procesa i mere unapreenja Menadment I upravljanje5. Veza sa drugim dokumentima

QP.02 Projektovanje i razvojQP.03 NabavkaQP.04 Proizvodnja i skladitenje

Procedura P2 Projektovanje i razvoj

1. Svrha

Predmet ove procedure su aktivnosti projektovanja I razvoja u novom predlogu reenjamenadmenta komunikacija.


Za primenu ove procedure prvenstveno je zaduen Referent projektovanja I razvoja.

3. Skraenice

RPR Referent projektovanja I razvoja4. Dokumentata i informacije koje projektovanje i razvoj prosleuju drugim

procesima

Dokument ProcesGodinji plan razvoja Menadment i upravljanje

Plan projekta Menadment i upravljanjeKarakteristike procesa i mere unapreenja Menadment i upravljanje

Radni nalog Proizvodnja i skladitenje

5. Dokumenta i informacije koje proizvodnja i razvoj prima iz drugih procesa

Dokument ProcesZahtev za novi projekat Menadment i upravljanje

Radni nalog IT podrkaNalog za realizaciju IT podrka

Karakteristike procesa i mere unapreenja Menadment i upravljanje


QP.01 Marketing i prodajaQP.03 NabavkaQP.04 Proizvodnja i skladitenje


16/21

`

21

Procedura P3 Nabavka

1. Svrha

Predmet ove procedure su aktivnosti nabavke u novom predlogu reenjamenadmenta komunikacija.


Za primenu ove procedure prvenstveno je zaduen Referent nabavke.

3. Skraenice

RN Referent nabavke

4. Dokumentata i informacije koje nabavka prosleuje drugim procesima

Dokument Proces

Kriterujumi za ocenjivanje isporuilaca IT podrkaLista I rangiranje isporuilaca IT podrka

Zahtev za nabavku/porudbenica IsporuilacReklamacije Isporuilac


5. Dokumenta i informacije koje nabavka prima iz drugih procesa

Dokument ProcesZahtev za nabavku Proizvodnja i skladitenje

Radni nalog Marketing i prodajaKarakteristike procesa i mere unapreenja Menadment i upravljanjeProizvodi i pratea dokumentacija Proizvodnja i skladitenje


QP.01 Marketing i prodajaQP.02 Projektovanje i razvoj

Procedura P4 Proizvodnja i skladitenje

1. Svrha

Predmet ove procedure su aktivnosti proizvodnje I skladitenja u novom predlogureenja menadmenta komunikacija.


Za primenu ove procedure prvenstveno je zaduen Rukovodilac proizvodnje I

skladitenja.


17/21

`

21

3. Skraenice

RpiS Rukovodilac proizvodnje i skladitenja

4. Dokumentata i informacije koje proizvodnja i skladitenje prosleuje drugimprocesima

Dokument ProcesZahtev za nabavku Nabavka

Stanje zaliha IT podrkaProizvodi i pratea dokumentacija Instaliranje i servisiranje


5. Dokumenta i informacije koje proizvodnja i skladitenje prima iz drugihprocesa

Dokument ProcesRadni nalog Projektovanje i razvoj

Karakteristike procesa i mere unapreenja Menadment i upravljanjeOcena zadovoljstva kupca Marketing i prodaja


QP.02 Projektovanje I razvoj

Procedura P5 Instaliranje i servisiranje

1. Svrha

Predmet ove procedure su aktivnosti instaliranja i servisiranja u novom predlogureenja menadmenta komunikacija.


Za primenu ove procedure prvenstveno je zaduen Rukovodilac proizvodnje iskladitenja.

3. Skraenice

RPiS Rukovodilac proizvodnje i skladitenja

4. Dokumentata i informacije koje instaliranje i servisiranje prosleuje drugimprocesima

Dokument ProcesProizvodi i pratea dokumentacija Kupac

Podaci o zadovoljstvu kupaca Marketing i prodaja


18/21

`

21

5. Dokumenta i informacije koje instaliranje i servisiranje prima iz drugihprocesa

Dokument ProcesProizvodi i pratea dokumentacija Proizvodnja i skladitenje

Radni nalog Marketing i prodajaPonuda/ugovor Marketing i prodaja


QP.04 Proizvodnja i skladitenje

Procedura P6 IT podrka

1. Svrha

Predmet ove procedure su aktivnosti IT podrke u novom predlogu reenjamenadmenta komunikacija.


Za primenu ove procedure prvenstveno je zaduen Rukovodilac IT podrke.

3. Dokumentata i informacije koje IT podrka prosleuje drugim procesima

Dokument ProcesPonuda/Ugovor Marketing i prodaja

Ocena zadovoljstva kupca Marketing i prodajaNalog za realizaciju Projektovanje i razvoj

Radni nalog Projektovanje i razvoj

4. Dokumenta i informacije koje IT podrka prima iz drugih procesa

Dokument ProcesPodaci o zadovljstvu kupca Marketing i prodaja

Reklamacije Marketing i prodajaOcena zadovoljstva kupca Marketing i prodaja

Upiti kupaca Marketing i prodajaKriterujumi za ocenjivanje isporuilaca Nabavka

Lista I rangiranje isporuilaca NabavkaStanje zaliha Proizvodnja i skladitenje

Nalog za realizaciju Menadment i upravljanje


QP.01 Marketing i prodajaQP.03 Nabavka


19/21

`

21

7. OCENITI NIVO MOTIVACIJE I SVESTI, OBUENOSTI IKOMPETITIVNOSTI ZAPOSLENIH ZA NOVO REENJE

MENADMENTA KOMUNIKACIJA

Da bi se ocenio nivo motivacije i svesti , obuenosti i kompetativnosti zaposlenih zaovaj predlog resenja, sastaviu anketu koju e radnici popuniti, a potom e uslediti analizarezultata kako bi se dolo do zakljuaka da li su radnici spremni iOceniti nivo u kojoj meri zaovakav predlog reenja menadmenta komunikacija.

Na svako pitanje u prvom delu ankete radnici e zaokruiti jedan od brojeva izmeu 1 i5, pri emu ovi brojevi oznaavaju sledee:

1 Veoma nezadovoljan2 Nezadovoljan3 Delimino zadovoljan4 Zadovoljan

5 Veoma zadovoljan

1. Koliko ste bili zadovoljni predhodnim reenjem menadmenta komunikacija?

1 2 3 4 5

2. Koliko ste zadovoljni predlogom novog reenja?

1 2 3 4 5

3. Da li ste zadovoljni ciljevima koji se ele postignuti ovim reenjem?

1 2 3 4 5

4. Da li ste zadovoljni svojim uinkom na random mestu?

1 2 3 4 5

5. Da li ste zadovoljni obimom vaih zadataka u novom reenju?

1 2 3 4 5

U sledeem setu pitanja radnici e zaokruiti jedan od brojeva izmeu 1 i 5, pri emuovi brojevi oznaavaju sledee:

1 Veoma malo2 Malo3 Delimino4 Mnogo5 Veoma mnogo

1. Da li e ovo reenje uticati na poveanje vae motivacije za rad?


20/21

`

21

1 2 3 4 5

2. Da li e ovo reenje uticati na poveanje efikasnosti vaeg rada?

1 2 3 4 5

3. Da li ste spremni da poveate vae zalaganje na radu ako se to trai ureenju?

1 2 3 4 5

4. Da li smatrate da poslodavac eli ovim predlogom reenja da vam olaka rad?

1 2 3 4 5

I u poslednjem delu ankete radnici e takoe zaokruiti jedan od brojeva izmeu 1 i 5,pri emu ovi brojevi oznaavaju sledee:

1 Veoma nizak2 Nizak3 Dovoljan4 Visok5 Veoma visok

1. Da li ste smatrate da je va nivo znanja dovoljan da obavljate zadati posao?

1 2 3 4 5

2. Kakav je stepen obavljenih zadataka na nivou preduzea?

1 2 3 4 5

3. Kakav je odnos poslodavca prema prema rezultatima vaeg rada?

1 2 3 4 5

4. Da li e ovo reenje imati uticaj na svest radnika sa istom cenom rada?

1 2 3 4 5

5. Da li postoji klima meu zaposlenima sa ovo reenje zaivi?

1 2 3 4 5

7.1 Analza rezultata dobijenih u anketi


21/21

`

U prvom delu ankete pitanja su se odnosila na zadovoljstvo radnika predhodnimsistemom menadmenta komunikacija u preduzeu, i kako je njihovo miljenje opredloenom novom reenju, kao i gde je njihovo mesto u tom sistemu. Iz njihovovihodgovora se moe zakljuiti da smatraju da novi predlog resenja moe dovesti do boljitka uposlovanju preduzea, ali i da smatraju da su zadaci koji se pred njima postavljajupreobimni.

Pitanja u drugom delu ankete trebala su da daju odgovor kakva je trenutna motivacijaradnika motivacija radnika, i da li e promena sistema komunikacija uticati da se njihovamotivacija rad povea, a samim tim i povea efikasnost u obavljanju radnih aktivnosti.Rezultati dobijeni u ovom delu ankete mogu se smatrati zabrinjavajuim, jer se iz odgovoraradnika moe zakljuiti da se njihova motivacija nee znaajnije poveati, odnosno da senjihov poloaj u preduzeu nee znaajnije promeniti.

Poslednji deo ankete odnosio se na to da li radnici poseduju odgovarajui nivo znanjaza posao koji se oekuje od njih da obavljaju u narednom periodu, i da li smatraju daposlodavac na pravi nain vrednuje rezultate njihovog rada. Takoe jedno od pitanja je bilou vezi sa zaradama zaposlenih, odnosno koliko su oni zadovoljni primanjima. Nakon analize,

rezultati su pokazali da radnici smatraju da poseduju odgovarajui nivo znanja za posao kojise oekuje od njih da izvre, ali i da bez poveanja zarada ili nekog drugog oblika beneficijanjihova svest o poslu se nee popraviti.

7.2 Predlozi za poboljanje motivacije radnika

Kada se celokupna anketa uzme u obzir moe se videtiti da su radnici u principuzadovoljni uslovima rada, ali i da nisu motivisani za posao koji obavljaju. Menadment upreduzeu mora da bude svestan da radnici sa promenom poslovnih zadataka ele I da senihov poloaj u preduzeu takoe popravi, i ako se to ne desi moe doi do nezadovoljstva

koje dovodi do odlaska iz preduzea.

Kada se govori o poveanju motivacije zaposlenih prva asocijacija je novac, ali novackao motivator ne moe biti univerzalni lek za sve problememenadera u izgradnjimotivacionog sistema preduzea. Moj predlog u izgradnji efikasnog motivacionog sistemapreduzra podrazumeva obraanje panje na potencijalne motivatore kao to su:

Nagrade, stimulacije (materijalne i moralne prirode) Oseaj odgovornosti za poverene zadatke Mogunosti istraivakog i kreativnog stvaranja u eljenoj oblasti

Oseaj zadovoljstva postignutim rezultatima rada Radna atmosfera, meuljudski odnosi Obogaivanje rada, unapreenje posla Participacija u odluivanju

Frigoterm - Menadžment komunikacijama

Documents

Transcript of Frigoterm - Menadžment komunikacijama