www.gu.se

FP7 INFO 24/4 2009

April. 24, 2009Research and Innovation Services

www.gu.se

Forskningsservice för EU-finansierade projekt

Margareta Ahlqwist

Ludde Edgren Emilia Rung Pirjo Gustafson

www.gu.se

Budgetar för ramprogram

0

10

20

30

40

50

60

1984-1987 1987-1991 1990-1994 1994-1998 1998-2002 2002-2006 2007-2013

År

Mil

jard

er

Eu

ro

3,27 5,366,6

13,1214,96

17,5

50,5

www.gu.se

EU projekt vid Göteborgs universitet

0

50

100

150

200

250

300

FP4 FP5 FP6

PROJ ECTS GU FP4-6

PROCECTS

FUNDING MKR

www.gu.se

Databas

www.gu.se

FP7 projekttyper

1. Collaborative Projects (CP)

2. Network of Excellence (NoE)

3. Coordination and support action (CSA)

4. Marie Curie (MC)

OBS! Olika Form C för olika projekt!

www.gu.se

EC bidrag

Projekttyp Aktivitet Overhead EC bidrag

Collaborative project

and

Network of Excellence

Forskning

Demonstration

Andra aktiviteter (dissemination, coordination, intellectual properties, promotion)

60%

60%

60%

75%

50%

100%

Coordination and Support Action

Support (stöd) 7% 100%

ERC Forskning 20% 100%

Marie Curie Forskning 10% 100%

www.gu.se

Overhead (Indirect costs)

www.gu.se

Förändringar i terminologi

FP6 FP7

Financial Guidelines

Financial Rules

Contract Grant Agreement

Contractor Beneficiary

Audit Certificate Certificate on Financial Statement

Necessary costs Costs used solely to achieve Project Objectives

www.gu.se

Konsekvenser av förändringarna+ -Kostnader för fast anställd personal är godkända

Högre förskottbetalning och interim betalningar

Förskottsbetalning + interim betalningar högst 85%

Certificate of Financial Statement bara om EC bidraget överstiger 375000 Euro

Certificate of Financial Statement bara om EC bidraget överstiger 375000 Euro

Budget kan omfördelas mellan olika aktiviteter och deltagare

CSA overhead bara 7%

FORCE (web based editor for Form C)

Rapporteringstid 60 dagar

www.gu.se

Vad kollar vi?

• Att kostnaderna för varje aktivitet i Financial Statement är berättigade till EC bidrag

• Att inga ej berättigade kostnader är med

• Transparens/spårbarhet

• Att regelverket har följts

www.gu.se

Godkända kostnader

• faktiska• projektets kostnader• kostnaderna är från projektperioden (undantag:

kostnaderna i samband med slutredovisningen)• i enlighet med GU:s normala regler och praxis• använt för att nå projektets resultat/mål• bokförda • är med i den totala budgeten

www.gu.se

Ej godkända kostnader

• skatter och tullavgifter• räntekostnader• reservations för ev. kommande förluster eller

kostnader• valutadiffar• kostnader för andra projekt• skulder eller förseningsavgifter• onödiga “lyx”-kostnader

www.gu.se

Spårbarhet

Financial Statement (Form C)

Sammanställningar (uträkningsfil)

Huvudbok

Brygga måstefinnas

A

A

B

B

www.gu.se

Spårbarhet

Arbetsledningsbeslut/Förordnande

Tidrapporter

Lönebetalningar

www.gu.se

Regelverk

• Avtalet med EC (Grant Agreement)

inkl. alla bilagor• Ekonomihandboken• Regler för upphandling

www.gu.se

Viktiga interna dokument

• Prefektintyg

Innan en ansökan skickas in ska prefekten godkänna projektet och de ekonomiska risker och det medfinansieringsbehov som projektet kan medföra för institutionen.

• Anhållan om förvaltning

Ska skickas in så snart avtalet är underskrivet

(blankett + kopia på avtalet + budget)

• Forskarintyg

Alla som bidrar till EU-projektets resultat oavsett om lönen finansieras av EU- eller andra medel

• Arbetsledningsbeslut

För samtliga som får sin lön helt eller delvis betald av EU-medel. Prefekt eller projektledare samt arbetstagaren ska skriva under beslutet innan arbetstagaren börjar arbeta inom projektet

www.gu.se

Personalkostnader

• också fast anställd personal• lön och sociala avgifter• enligt GU:s normala regler (ex. sjukskrivning, föräldraledighet)• bara de timmar som arbete för projektet utförts• pålitlig tidredovisning • om kostnader för teknisk/administrativ personal ingår i indirekta

kostnader, de kan inte tas med som direkta kostnader

www.gu.se

Konsult eller ”In-house consult”

• Som vanliga personalkostnader

• Som Subcontractor (underleverantör)

(OBS! inga overhead)

• Som partner i projektet

www.gu.se

Betalningarna• En förskottsbetalning

- till koordinator under 45 dagar efter det att avtalet har blivit giltigt (of the entry into force of the GA)

- koordinator betalar till andra partners efter det att de skrivit under of Form A - om flera än 2 rapporteringsperioder: 160% av det genomsnittliga EC bidraget per rapporteringsperiod- 1 eller 2 rapporteringsperioder : 60-80 % av det totala EC bidraget- 5% av det totala EC bidraget till en garantifond, som är en del av förskottsbetalningen- ränta för förskottsbetalningen dras av från det totala EC bidraget- förskottsbetalning kan inte vara över 90% av det totala EC bidraget

• Interim betalningar- motsvarar godkända kostnader för rapporterad period- förskottsbetalning + interim betalningar kan inte vara över 90% av det totala EC bidraget- koordinator får betalningen inom 105 dagar efter det att periodens rapport har lämnats in till EC

• Slutbetalning- efter godkändandet av slutrapporten- kvarstående 10% av det totala EC bidraget- garantifondspengarna (5%) betalas tillbaka I samband med slutbetalningen

www.gu.se

Eurokurs

• Den dag då faktiska kostnader har utbetalts

eller

• Första vardagen efter rapporteringsperiodens slut

http://www.ecb.int/stats/exchange/eurofxref/html/eurofxref-graph-sek.en.html#4

www.gu.se

Förberedelser för the Financial Statement under rapporteringsperioden

Fyll i uträkningsfilen löpande!Förbered pärmen!

Pärmförsättsblad:Göteborgs universitet, redovisnin av EU-projekt

Projekt:Kontraktsnummer:Program:Projekttyp:GU koordinerar:Löptid:Ansvarig forskare:Ekonomiadministratör:Kontaktperson på Forskningsservice:

www.gu.se

Pärmens innehåll (forts.)

1. Kontrakt med EU (Core contract) + information om projektets syfte/mål (kort sammanfattning)

2. Financial Statement (Form C) + uträkningar 3. Budget, kreditavier för betalningarna, ev. officiell

korrespondens om t.ex. godkända kostnader4. Resultaträkning 5. Transaktionslistor (omkonteringar och korrigeringar: verifikationer

och tydliga förklaringar 6. Leverantörsfakturakopior (exkl. resor)7. Kundfakturor8. Subcontracting9. Personal (förordnande, arbetsledningsbeslut, tidredovisning,

lönekostnadsdetaljer + ev. omkonteringar: verifikationer och förklaringar

10. Resor (fakturor, reseräkningar, agenda/program, inbjudan till konferens eller liknande underlag där ändamålet med resan framgår)

www.gu.se

I rapporteringsperiodens slut

• Fyll i/komplettera uträkningsfilen• Fyll i Financial Statement i FORCE• Pärm till revisorn (Ernst & Young AB) för

granskning om EC-bidraget överstiger 375.000 Euro

• Underskrivet Form C samt ev. Certificate on the Financial Statement (CFS) till koordinatorn

• EC ska ha CFS och Form C inom 60 dagar efter redovisningsperiodens slut

www.gu.se

Ekonomisk rapportering

Faktiska kostnader redovisas i efterhand

Rapportering sker alltid i euro!

Lönedelarna (living-mobility, travel, career allowance: A-B-C) skall redovisas exakt! EU kräver att forskaren får sina schablonbelopp utbetalda till 100% och kontrollerar detta noggrant. Dvs en reglering måste senast göras i samband med slutredovisning.

Övriga kostnader är takbelopp.

Redovisas elektroniskt via SESAM:

http://webgate.ec.europa.eu/sesam

www.gu.se

Form C - Model of Financial Statement (to be filled in by each beneficiary )

Project nr 212214 Funding scheme Combination of CP and CPA

Project Acronym CESSDA-PPP  

Period from 01/01/2008 Is this an adjustment to a previous statement? NO

To 31/12/2008  

Legal Name University of Gothenburg  

Organisation short Name UGOT Beneficiary nr 18

Funding % for RTD activities (A) 75% If flat rate for indirect costs, specify % 60%

1- Declaration of eligible costs/lump sum/flate-rate/scale of unit (in €)

 

Type of Activity

RTD (A)Demonstration

(B) Management (C) Support (D)TOTAL (A+B+C+D)

Personnel costs         0

Subcontracting         0

Other direct costs         0

Indirect costs         0

Lump sums/flat-rate/scale of unit declared         0

Total 0 0 0 0 0

Maximum EC contribution Period 1          

Requested EC contribution  

2- Declaration of receipts

Did you receive any financial transfers or contributions in kind, free of charge from third parties or did the project generate any income which could be considered a receipt according to Art.II.17 of the grant agreement ?

No

If yes, please mention the amount (in €)  

3- Declaration of interest yielded by the pre-financing (to be completed only by the coordinator )

Did the pre-financing you received generate any interest according to Art. II.19 ? No

If yes, please mention the amount (in €)  

4. Certificate on the methodology

Do you declare average personnel costs according to Art. II.14.1 ? No

Is there a certificate on the methodology provided by an independent auditor and accepted by the Commission according to Art. II.4.4 ?

No

Name of the auditor 

Cost of the certificate (in €), if charged under this project  

5- Certificate on the financial statements

Is there a certificate on the financial statements provided by an independent auditor attached to this financial statement according to Art.II.4.4 ?

No

Name of the auditor   Cost of the certificate (in €)  

6- Beneficiary’s declaration on its honour

We declare on our honour that:

- the costs declared above are directly related to the resources used to attain the objectives of the project and fall within the definition of eligible costs specified in Articles II.14 and II.15 of the grant agreement, and, if relevant, Annex III and Article 7 (special clauses) of the grant agreement ;

- the receipts declared above are the only financial transfers or contributions in kind, free of charge, from third parties and the only income generated by the project which could be considered as receipts according to Art. II.17 of the grant agreement ;

- the interest declared above is the only interest yielded by the pre-financing which falls within the definition of Art. II.19 of the grant agreement ;

- there is full supporting documentation to justify the information hereby declared. It will be made available at the request of the Commission and in the event of an audit by the Commission and/or by the Court of Auditors and/or their authorised representatives.

Beneficiary’s Stamp Name of the Person(s) Authorised to sign this Financial Statement

   

Form C

www.gu.se

Adressuppgifter till Ernst&Young AB

www.gu.se

People - Marie Curie projekt inom alla vetenskapsområden

• Projekt för ökad mobilitet bland forskare (doktorander, post. doc, seniora forskare)

• Möjligt söka från alla fakulteter• Forskare anställs från 3 månader – 3 år• Projekttiden max. 4 år • Nätverksprojekt och enskilda post.doc.-tjänster

GU i dagsläget:• FP6: 14 projekt, mellan 1-12 st Marie Curie - forskare i varje projekt.• FP7: 9 godkända projekt hittills

www.gu.se

1 62 072,83 2 000,00 4 000,00 9 000,00 9 000,00 600,00 43 400,00 0,00 13007 143 080,112 99 389,00 2 000,00 2 000,00 13 200,00 13 200,00 0,00 25 000,00 0,00 15479 170 267,903 86 829,17 1 000,00 0,00 13 800,00 13 800,00 0,00 25 000,00 0,00 14043 154 472,094 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 6 000,00 25 000,00 3 000,00 3100 37 100,00

1 98 553,00 5 500,00 6 000,00 12 000,00 12 600,00 0,00 0,00 0,00 13465 148 118,302 115 096,67 1 000,00 0,00 16 800,00 16 800,00 0,00 0,00 0,00 14970 164 666,343 45 427,33 1 000,00 0,00 7 200,00 7 200,00 0,00 0,00 0,00 6083 66 910,064 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 3 000,00 8 000,00 3 000,00 1100 15 100,00

1 88 290,00 4 000,00 4 000,00 14 400,00 15 000,00 0,00 0,00 0,00 12569 138 259,002 79 456,00 2 000,00 0,00 14 400,00 14 400,00 6 000,00 8 000,00 0,00 12426 136 681,603 79 456,00 2 000,00 0,00 14 400,00 14 400,00 24 000,00 10 000,00 0,00 14426 158 681,604 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 3 000,00 0 3 000,00

1 81 972,00 3 000,00 6 000,00 12 000,00 12 000,00 0,00 0,00 0,00 11497 126 469,202 106 664,67 1 000,00 0,00 16 800,00 16 800,00 6 000,00 8 000,00 0,00 15526 170 791,143 42 099,33 1 000,00 0,00 7 200,00 7 200,00 0,00 0,00 0,00 5750 63 249,264 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 3 000,00 0 3 000,00

1 87 154,67 2 000,00 4 000,00 11 400,00 11 400,00 6 000,00 8 000,00 0,00 12995 142 950,142 66 854,67 2 000,00 2 000,00 11 400,00 11 400,00 0,00 0,00 0,00 9365 103 020,143 59 817,33 1 000,00 0,00 10 200,00 10 200,00 0,00 0,00 0,00 8122 89 339,064 17 593,33 0,00 0,00 3 000,00 3 000,00 0,00 0,00 3 000,00 2359 28 952,66

1 49 212,92 2 000,00 4 000,00 7 800,00 7 800,00 9 000,00 8 000,00 0,00 8781 96 594,212 87 068,75 1 000,00 0,00 13 800,00 13 800,00 0,00 0,00 0,00 11567 127 235,633 45 427,33 1 000,00 0,00 7 200,00 7 200,00 0,00 0,00 0,00 6083 66 910,064 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 3 000,00 0 3 000,00

1 82 346,58 3 000,00 6 000,00 15 000,00 15 000,00 0,00 0,00 0,00 12135 133 481,242 61 554,08 1 000,00 0,00 13 800,00 13 800,00 0,00 0,00 0,00 9015 99 169,493 32 115,34 1 000,00 0,00 7 200,00 7 200,00 6 000,00 8 000,00 0,00 6152 67 666,874 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 3 000,00 0 3 000,00

1 32 016,33 2 000,00 4 000,00 4 800,00 4 800,00 0,00 0,00 0,00 4762 52 377,962 80 367,67 0,00 0,00 9 600,00 9 600,00 0,00 0,00 0,00 9957 109 524,443 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 9 000,00 8 000,00 0,00 1700 18 700,004 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 3 000,00 0 3 000,00

1 45 427,00 1 000,00 2 000,00 7 200,00 7 200,00 0,00 0,00 0,00 6283 69 109,702 49 212,58 2 000,00 2 000,00 7 800,00 7 800,00 6 000,00 8 000,00 0,00 8281 91 093,843 45 427,00 1 000,00 0,00 7 200,00 7 200,00 0,00 0,00 0,00 6083 66 909,704 41 641,42 0,00 0,00 6 600,00 6 600,00 0,00 0,00 3 000,00 5484 63 325,56

1 627 045,33 24 500,00 40 000,00 93 600,00 94 800,00 15 600,00 59 400,00 0,00 95495 1 050 439,862 745 664,09 12 000,00 6 000,00 117 600,00 117 600,00 18 000,00 49 000,00 0,00 106586 1 172 450,503 436 598,83 9 000,00 0,00 74 400,00 74 400,00 39 000,00 51 000,00 0,00 68440 752 838,714 59 234,75 0,00 0,00 9 600,00 9 600,00 9 000,00 33 000,00 27 000,00 12043 159 478,23

Total 1 868 543 45 500 46 000 295 200 296 400 81 600 192 400 27 000 282 564 3 135 207

TOTAL MAX. EC CONTRIBUTION (€)Year

Monthly living and mobility

Travel Career

exploratory Participation

expenses Training

expenses Events Management Audit Overhead Total

MAXIMUM EC CONTRIBUTION (€)

Pengar för anställd forskareA-B-C = lön

Pengar till ”host. organisation”, dvs inst. vid GU

A B C

Alla belopp A-B-C är inklusive sociala avgifter (LOP) och skatt!

Institutionen måste betala det exakta beloppet enligt ”Marie Curie rates” eller mer.

www.gu.se

Ersättning till anställd Marie Curie-forskare består av fyra olika delar, alla fastställs genom schablonbelopp av Europeiska Kommissionen. På samtliga lönedelar gäller (i dagsläget) vanlig svensk skattelagstiftning och ordinarie löneavgifterna (LOP) dras, inklusive semestertillägg.

B Travel Allowance (ersättning för resor till och från hemlandet) Ersättning som baseras på avståndet till hemlandet. Betalas med den första lönen, om anställningen 13-24 månader ges två resebidrag och den andra utbetalningen sker med lönen i den 13e månaden etc. lönekonto 40251

A Monthly Living Allowance (lön)Månadslön, beror på forskarens erfarenhet. lönekonto 4025

Mobility Allowance (utlandstillägg)Månadsvis ersättning för extra omkostnader som uppkommer vid utlandsvistelse, bidragets storlek beror på familjesituation. lönekonto 40252

D Career Exploratory Allowance (medel för karriärutveckling)Utbetalas i månad 13 som klumpsumma för de flesta MC forskare anställda längre än 12 månader. lönekonto 40253

Lön och lönetillägg

www.gu.se

Number of

months

Count ry of the research

locat ion

Count ry correct ion coefficient of the research locat ion

Yearly reference living

allowance

Monthly reference mobility allowance

Yearly reference t ravel allowance

Career Exploratory

allowance

36 Sweden 110,7 47 000,00 € 800,00 € 1 500,00 € 2 000,00 €

T ravel allowanceMobility

allowanceCareer Exploratory

allowance

4 500,00 € 31 881,60 € 2 000,00 €

1 € = 9,00 k r

4 335,75 € /month 39 022 kr /month

885,60 € /month 7 970 kr /month

1 500,00 € /year 13 500 kr /year

2 000,00 € lump sum 18 000 kr lump sum

Marie Curie Rates* according to the European Commission's handbook

Marie Curie Rates*

*) Nota bene: All amounts include social fees and taxes, which will be deducted at payment in accordance with internal rules and Swedish regulations. Different allowances are distinguished and specified in the monthly wage slip s.

Total allowance

Career Exploratory allowance

**) Provisional Counter Values. Reports will be made afterwards in connection with the financial statement and according to the official ECB exchange rate. Due to conversion rates, additional payments are made by the end of the researcher's employment in

T otal allowance

194 468,60 €

Living allowance

156 087,00 €

Monthly living allowance

Göteborg University internal exchange rate for indication only!**

Monthly mobility allowance

T ravel allowance

Löneberäkning

www.gu.se

1 € = 9,00 k r

8 454,71 € /month 76 092 kr /month

885,60 € /month 7 970 kr /month

1 500,00 € /year 13 500 kr /year

2 000,00 € lump sum 18 000 kr lump sum

**) Provisional Counter Values. Reports will be made afterwards in connection with the financial statement and according to the official ECB exchange rate. Due to conversion rates, additional payments are made by the end of the researcher's employment in order to agree with the M arie Curie rates in Euro.

Monthly living allowance

Göteborg University internal exchange rate for indication only!**

Monthly mobility allowance

T ravel allowance

Marie Curie Rates*

*) Nota bene: All amounts include social fees and taxes, which will be deducted at payment in accordance with internal rules and Swedish regulations.

Career Exploratory allowance

Monthly living allowance refers to the basic amount paid to the researcher adjusted by a correction coefficient according to the location of the host institution.

Mobility allowance is a monthly payment that helps compensate the researcher for the additional expenses that are normally incurred when working abroad. The reference amount depends on the family situation of the researcher at the time of recruitment.

Travel allowance is a fixed amount contribution based upon the direct distance between the location of the host institution and the researcher's p lace of origin. Each M arie Curie fellow is entitled to at least one travel allowance paid upon taking up employment. Fellows with a fellowhip between 13-24 months are entitled to two travel allowances and the second payment is made in the 13th month etc.

Career Exploratory allowance is paid only once as a lump sum for some fellowships of at least one-year duration. The allowance is paid in the 13th month.

Avtal skrivs mellan GU och forskaren utifrån EUs löneschablonen (förbereds av forskningsservice).

Alla belopp inkluderar LOP och skatter

Agreement - avtal med forskaren

www.gu.se

Ekonomisk rapportering

Faktiska kostnader redovisas i efterhand

Rapportering sker alltid i euro!

Lönedelarna (living-mobility, travel, career allowance: A-B-C) skall redovisas exakt! EU kräver att forskaren får sina schablonbelopp utbetalda till 100% och kontrollerar detta noggrant. Dvs en reglering måste senast göras i samband med slutredovisning.

Övriga kostnader är takbelopp.

Redovisas elektroniskt via SESAM:

http://webgate.ec.europa.eu/sesam

www.gu.se

Projektstöd för FP7

• http://www.gu.se/forskninginnovation/forskningsservice/EU-finansiering/FP7/FP7_projektrutiner/