FORMATION SUR LA FORMATION SUR LA GESTION DE PROJET

& MS PROJECT& MS PROJECT

Présentation rapide ése tat o ap de

Jamal Achiq

Consultant - Formateur sur le management de projet, MS Project, et EPM

Certifications: Management de projet : « PRINCE2, Praticien »

MS Project: “MCTS - MS Project 2010, Managing Projects”MS Project: MCTS MS Project 2010, Managing Projects

MS Project Server: “MCTS - MS Project Server 2007, Managing Projects”

Formation: ENSAE de Paris, et MBA (CASS University, Londres)

Expérience: management de projet, formation et conseil, banque, assurance

Coordonnées: Coordonnées:

jamal.achiq@promact.ma

0522 87 4000/ 0669 777 615

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Contenu de la formation (1)Co te u de la o at o ( )

V d’ bl l i d j MS P j 2007Vue d’ensemble sur la gestion de projet avec MS Project 2007:Définitions relatives aux projets

Phases du management de projetPhases du management de projet

Domaines de connaissances du management de projet

Rôle de MS Project en tant qu’outil d’aide à la gestion de projet

Création et paramétrage d’un projet

Planification de projet avec MS Project 2007S i i t hié hi ti d tâ hSaisie et hiérarchisation des tâches

Ordonnancement des tâches

Accès aux informations sur les parties « Table » et « Ecran » p

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Contenu de la formation (2)Co te u de la o at o ( )

E é d Entrée des ressources

Affectation des ressources

Planification des coûts

Définition de dates spécifiques pour le projet

Chemin critique du projet et marges des tâches

Analyse de l’utilisation des ressources

Définition de la planification initiale

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Déroulement de la formation é oule e t de la o at o

Simulation de la gestion d’un projet avec MS Project

Exercices pratiquesExercices pratiques

Approche interactive: questions / réponses

Documentation Documentation

Horaire: 9h30 – 11h15

11h30 – 13h15

14H15 -16h00

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Vue d’ensemble sur la gestion de projet avec MS Project 2007

Vue d’ensemble sur la gestion de projet MS P j t 2007avec MS Project 2007

Définitions relatives aux projets

Phases du management de projet

D i d i d g t d j tDomaines de connaissances du management de projet

Rôle de MS Project en tant qu’outil d’aide à la gestion de projetp j

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Définition d’un projeté t o d u p ojet

Une définition:

Un projet est une séquence d’activités uniques, et reliées entre elles:

Dont le but est d’atteindre un objectif déterminé Dont le but est d atteindre un objectif déterminé.

À réaliser à l’intérieur d’un cadre temporel (délai),

Dans la limite d’un budget

En respectant des spécifications précises (périmètre, qualité).

Défi iti l l PMI (P j t M t I tit t )Définition selon le PMI (Project Management Institute):

Un projet est une entreprise temporaire mise en œuvre en vue de créer un produit, un service, ou un résultat unique.

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Programme et Portefeuille de projets og a e et o te eu lle de p ojets

Programme (Définition du PMI):Programme (Définition du PMI):

Un programme est un groupe de projets connexes dont le management estcoordonné afin d'en tirer des bénéfices et une maîtrise qui ne seraient paspossibles en les traitant isolémentpossibles en les traitant isolément.

Les projets d’un même programme ont un certain lien entre eux; par exemple:Objectifs complémentairesObjectifs complémentairesÉchéance commune

Portefe ille (Définition d PMI):Portefeuille (Définition du PMI):

Un portefeuille est un ensemble de projets ou de programmes (ainsique d'autres travaux) qui sont regroupés pour faciliter leurmanagement dans la poursuite d'objectifs stratégiques de l'entreprisemanagement dans la poursuite d objectifs stratégiques de l entreprise.

Les projets ou programmes du portefeuille ne sont pas nécessairementinterdépendants ni en relation directe

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Qu’est-ce que le management de projet?

Définition selon le PMI (Project Management Institute):Définition selon le PMI (Project Management Institute):Le management de projet est l’application de connaissances, compétences, outils et techniques aux activités d’un projet afin d’en respecter les exigencesd en respecter les exigencesLes processus de management de projet sont groupés en :initiation, planification, exécution, surveillance et maîtrise, etclôture.

Autre définition (Wysocki)L t d j t Le management de projet:

Consiste à planifier, organiser, suivre et maîtriser tous les aspects d'un projet, Pour atteindre les objectifs en respectant les coûts, les délais et les spécifications prédéfinies (paramètres du projet)

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Phases du management de projetg p j

ExécutionPlanification

Exécutioninitiale

Surveillance & î i

ReplanificationInitiation & maîtrise p f

Clôture

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Charte du projet: Un modèle (Ph d’i iti ti )(Phase d’initiation)

N° du projet Nom du projet Chef de projetN du projet Nom du projet Chef de projet

Contexte du projet: Description de l’opportunité ou du problème / Justification du projet : Objectifs d’impact

But: Résultat final du projet (livrable final) : Objectif de réalisation

Exigences du produit (ou service, résultat): normes, spécifications, caractéristiques et fonctionnalités du produit qui résultera du projet

Estimations de coûts : 1ères estimations sommaires de coûts

Estimations de délais: 1ères estimations sommaires de délais

Organisation du projet:Client: destinataire du résultat du projetSponsor ou promoteur du projet: personne ayant un pouvoir de décision et la capacité de débloquer des situationsSponsor ou promoteur du projet: personne ayant un pouvoir de décision, et la capacité de débloquer des situations qui dépassent le chef de projetChef de projet: responsable de la réalisation des objectifs du projetÉquipe du projet: membres déjà identifiésAutres parties prenantes: Parties ayant un intérêt dans la réalisation du projet. Parties affectées par, ou ayant une influence sur le projetinfluence sur, le projet

Hypothèses, contraintes et risques :

Approche de management de projet: méthodes, outils, processus, canevas à utiliser pour le management du projet

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g p j

Importance d’une bonne planification(Impact sur les coûts les délais et le volume de travail)(Impact sur les coûts, les délais, et le volume de travail)

Une bonne planification permetUne bonne planification permet:• D’anticiper et de traiter les problèmes et les risques

• Afin que le projet soit réalisé dans le respect des contraintes

Difficultés

Bonne l f

Mauvaise planification

planification

Durée du projet

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Étapes de la planification d’un projettapes de la pla cat o d u p ojet

Définition du contenu du projetp j(Énoncé du contenu)

Structure de découpage du projet (SDP)p g p j ( )

Ordonnancement d tâ h

Estimation des Estimations des d é des tâches ressourcesdurées

Estimation des coûts

Optimisation du planning

Validation du planning

Diff i d l i i d’ éfé Diffusion du planning et enregistrement d’une référence

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Ordonnancement des tâches:Défi iti Définition

Ordonnancement (séquencement, jalonnement):

Description des dépendances logiques entre les tâches

Seules les dépendances obligatoires sont prises en comptep g p p

Les choix personnels ou les contraintes particulières (Ex: non disponibilité des ressources) ne sont pas pris en considération

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Ordonnancement des tâches: E lExemple

Méth dMéthodes:La plus utilisée: méthode des antécédents (activités sur nœuds)

DA

Début C

B E

Fin

Résultat:

B E

Résultat: Diagramme en réseau du projet: MPM / PERT (Program Evaluation and Review Technique)

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Les 4 types de liens entre les tâcheses types de l e s e t e les tâc es

Fin à DébutFin à DébutDébutDébut

Début à Début

Début à Début

Fin à FinFin à Fin

Début à Fin

Début à Fin

Les liens peuvent comprendre des retards ou avances :Absolus (Exemple: + ou – 5 jours)Relatifs (Exemple: + ou – 25%)( p )

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Ordonnancement des tâches Utili ti

P i l ili i

Utilisations

Parmi les utilisations:

1 Vue générale sur les interdépendances des activités du projet1. Vue générale sur les interdépendances des activités du projet

2. Calcul de la durée et de la date de fin du projet

3 Calcul des dates de début et de fin de chaque tâche (utile pour 3. Calcul des dates de début et de fin de chaque tâche (utile pour les affectations de ressources)

4. Calcul des marges des tâches

5. Détermination du chemin et des tâches critiques

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Exemple:3 M3- Marges

D Tôt F Tôt

ID (MARGE) DuréeMarge Totale= F Tard – F Tôt

Marge libre = Min(D Tôt des successeurs) – F Tôt (tâche) – 1

F TardD Tard

2 4 5 9

B 0 3 D 0 5

10 122 4 5 9

A 0 1 F 0 3

1 1

1 1

10 12

10 12

C 1 2 E 4 2

1 1 10 122 3 4 5

3 4 8 9 19

Marges des tâches

M d’ tâ h ( t t l )

Ma ges des tâc es

Marge d’une tâche (ou marge totale):

Retard maximum qu’on peut tolérer sur sa date de fin au plus tôt sans retarder la fin du projet

Marge= fin au plus tard – fin au plus tôt

Évolue avec les mises à jour du projet

Marge libre d’une tâche:

Retard maximum qu’on peut tolérer sur sa date de fin au plus tôt sans Retard maximum qu on peut tolérer sur sa date de fin au plus tôt sans retarder la date de début au plus tôt de l’un de ses successeurs

Marge libre = début au plus tôt (successeurs) – fin au plus tôt (tâche)

É àÉvolue avec les mises à jour du projet

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Chemin critique du projet

Ch i i i (C i i l P h)

C e c t que du p ojet

Chemin critique (Critical Path):Chemin le plus long du projet

Série d’activités qui détermine la durée du projetSérie d activités qui détermine la durée du projet

Série d’activités dont la marge est nulle

Série d’activités dont le « début au plus tôt » et le « début au Série d activités dont le « début au plus tôt » et le « début au plus tard » sont les mêmes

Tâches critiques:Tâches du chemin critique

Exigent une attention particulière, car tout retard sur l’une d’elles repousse la date de fin de projet

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Relation : Durée / Travailelat o : u ée ava l

R l i f d lRelation fondamentale:

Travail = Durée * Nombre d’unités de ressources

Unités de mesure:Durée: J (Jour ouvré)Durée: J (Jour ouvré)

Travail: JH ou HJ (Jour Homme)

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Démarche de surveillance & maîtrise L d é ti tiLe processus de ré-estimation

Planning de référenceTâche 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44

T01T02T03T04T05T06T07T08 T09T10T11

réalisationsPlanning de référence

T11T12T13T14T15T16T17T18T19T20

estimations reste à faire

Mesure des écarts

Nouvelles prévisionsTâche 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44

T01T02T03T04T05T06T07T08 T09T10T11T12T13T14T15T16T17T18T19T20

Plan d’actions

Planning mis à jourPlanning mis à jour

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Informations à suivre dans les rapports

Variables clés à suivre:Variables clés à suivre:% d’achèvement des activités et du projetDélais d’exécutions (durées)D tDatesTravail des ressources humainesUtilisation des ressources matériellesC ûCoûts

Types d’informations à inclure dans les rapports:Planifié RéaliséRestant Révisé; ou MAJÉcart

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Types de rapports

Types selon la période couverte:Types selon la période couverte:Rapport de la période en cours

Concerne la période la plus récenteFournit des informations sur l’exécution du projet pendant cette période

Rapport cumulatif Contient des informations sur l’exécution de projet depuis le débutPermet d’informer sur l’évolution du projet depuis son démarrage

Types selon le niveau de détail des informationsRapports détaillés: destinés essentiellement à l’équipe du projetRapports synthétiquesRapports synthétiques

Résumé sur l’ensemble des variables clésUtilisés comme tableau de bord pour la Direction

Forme du rapportTableaugraphique

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Exemple de rapport synthétique (St ti ti l j t)(Statistiques sur le projet)

Planifié Réalisé Restant Révisé ÉcartPlanifié Réalisé Restant Révisé Écart (planifié – révisé)

% d’achèvement (Réalisé)

Date début -Date fin -Durées

Coûts

Travail des ressources

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Exemple de rapport des délais

Livrables Date de fin Date de Écart réel Date de Écart anticipéLivrables Date de fin Planifiée

Date de fin réelle

Écart réel (planifié – réel)

Date de fin révisée

Écart anticipé(planifié – révisé)

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Exemple de rapport des coûts

Activité Budget (Coût de revient planifié)

Réalisé (coût engagé)

Restant Coût total prévu (réalisé + restant)

Écart (budget -coût total)

Prix de vente

Marge (prix de vente –coût total)

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Exemple de rapport de coûts(MS Project)(MS Project)

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Outil graphique de suivi:Di d G tt C tifDiagramme de Gantt Comparatif

N° Nom de la tâche

1 CONSTRUCTION2 Déb t d t

27%03/04

Mars Avril Mai Juin Juillet Août Septembre

2 Début des travaux3 Terrassement4 Assainissement5 Gros œuvres6 Fondations7 Elé i

03/04100%

100%27%

100%17%7 Elévations

8 Dalles & poutres9 Murs & cloisons

10 Enduit11 GO achevés12 El i i é

17%0%

0%0%24/08

0%12 Electricité13 Menuiserie14 Plomberie15 Peinture16 Peinture externe1 P i i

0%0%0%

0%0%

0%17 Peinture interne18 Réception

0%14/09

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Domaines de connaissance du management de j t ( l PMI) projet (selon PMI)

Intégration (approche intégrée management général coordination)

Accompagnement Base

Intégration (approche intégrée, management général, coordination)

QualitéContenu (périmètre)

RisquesDélais

Ressources humainesCoûts

Communications

q

Approvisionnements

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Importance d’une approche intégrée ( té i )(systémique)

L’ignorance des effets et feed-backs à long terme, peut conduire à des conséquences i tt d inattendues

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Acteurs d’un projetcteu s d u p ojet

Comité de Pilotage (yc Client ou Sponsor)Comité de Pilotage (yc Client ou Sponsor)

Direction de ProjetDirection de ProjetBureau de projet(Project Office)

Bureau de projet(Project Office)

Chef de ProjetChef de Projet

Participants internesParticipants internes Participants externes(Sous-traitant, partenaire)

Participants externes(Sous-traitant, partenaire)

Équipe de projet

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Exigences du management de projetge ces du a age e t de p ojet

• Priorisation du portefeuille de projets• Suivi de l’avancement et de la performance

Dirigeants/Managers

Chefs de projets• Satisfaction des exigences de qualité, de coûts, et de délais• Coordination entre les différents acteurs du projetChefs de projets • Coordination entre les différents acteurs du projet • Amélioration du management et de la performance des projets

Participants• Réalisation et suivi des tâches affectées• Collaboration avec les autres acteurs du projet

La complexité croissante des projets, et les exigences de leur gestion nécessitent l’utilisation d’outils d’aide appropriésgestion nécessitent l’utilisation d’outils d’aide appropriés

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Rôle de MS Project en tant qu’outil d’ id à l ti d j td’aide à la gestion de projet

Outil de gestionAide à la gestion des délaisAide à la gestion des coûtsAide à la gestion des coûtsAide à la gestion des ressourcesAide à la gestion des achats

Outil d’analyse et d’aide à la prise de décision Aide à l’analyse de la performanceAide à l’analyse de scénarios

Outil de communicationOAide à la gestion de la communication

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Gestion des délaisà l’ id d MS P j tà l’aide de MS Project

Calculer automatiquement les dates de début et de fin des tâches et du projetCalculer automatiquement les dates de début et de fin des tâches et du projetQuelles sont les dates de fin du projet et de chacune de ses tâches?Quelle est la date limite de démarrage du projet (pour respecter l’échéance)?l échéance)?

Identifier rapidement le chemin critiqueQuelles sont les tâches critiques qu’il faut surveiller étroitement?

Calculer les marges des tâchesCalculer les marges des tâchesQuelles sont les tâches qui peuvent être retardées (et de combien) sans repousser l’échéance du projet?

Vérifier si le projet se déroule dans respect des délaisVérifier si le projet se déroule dans respect des délaisLe projet est-t-il en avance ou en retard par rapport au planning?

Avertir en cas de risque de dépassement des échéancesQuelles sont les tâches ou les phases qui risquent de dépasser leur échéance?Quelles sont les tâches ou les phases qui risquent de dépasser leur échéance?

Mesurer et analyser les écarts de durées: planification / réalisationQuelle est le niveau de l’avance ou du retard par rapport au planning, et quelle en est la conséquence sur la suite du projet?quelle en est la conséquence sur la suite du projet?

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Gestion des coûtsà l’ id d MS P j tà l’aide de MS Project

C l l l û d â h d l’ bl d jCalculer le coût des tâches et de l’ensemble du projetQuel est le coût estimé (budget) du projet?

Tracer automatiquement la courbe des coûts cumulés (courbe en S)Quelle est la répartition, dans le temps, des coûts du projet?

Vérifier si le projet se déroule dans respect du budget Quelles sont les tâches dont le coût réel dépasse le budget?

Mesurer les coûts de réalisation et les comparer à ceux planifiésQuel est le pourcentage du budget dépensé à ce jour?Quel est le pourcentage du budget dépensé à ce jour?Quel est le niveau de dépassement ou d’économie par rapport au coût planifié?

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Gestion des ressourcesà l’ id d MS P j tà l’aide de MS Project

C l l l i d di ibilité t d’ tili ti d Calculer le niveau de disponibilité et d’utilisation des ressourcesQuelle est la disponibilité des ressources au cours des 6 ou 12 prochains mois, en tenant compte de leurs engagements dans l’ensemble des projets de l’entreprise?

Quel est le taux d’utilisation des ressources?Q

Vérifier si les ressources disponibles sont suffisantes pour réaliser le projet Les ressources disponibles peuvent-elles réaliser le projet dans le respect des contraintes?

Quel ressource (ou type de ressource) est indisponible, et quand l’est-elle? Q ( yp ) p , q

Identifier les sur-utilisations des ressourcesLes ressources affectées au projet sont-elles sur-utilisées; quand le sont-elles, et à quel degré?

Re-planifier automatiquement le projet pour résoudre les sur-utilsations

Suivre le travail des ressources par tâches et par période de temps (feuille de )temps)

Quel est le volume de travail, par jour (semaine, mois), passé par chaque ressource sur chacune des tâches?

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Gestion de la communicationà l’ id d MS P j tà l’aide de MS Project

Imprimer et utiliser des graphiques pour communiquer des vues d’ensemble du projet

Imprimer et communiquer des rapports et des tableaux sur le projet

Concevoir des affichages personnalisés pour répondre à des besoins spécifiques de communications

Diffuser efficacement l’information aux acteurs du projet (en particulier, à l’aide de la solution EPM: Project Server et Web Access)

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Gestion des achats à l’ id d MS P j tà l’aide de MS Project

ÉÉtablir des prévisions d’acquisition de biens et services

Quand aura-t-on besoin d’acquérir des biens ou services en quelles Quand aura t on besoin d acquérir des biens ou services, en quelles quantités, et quel en sera le coût?

éQuand aura-t-on besoin de la location de matériel ou outillage, et combien cela coûtera-t-il?

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Simulation et analyse de scénariosà l’aide de MS Projectà l aide de MS Project

C l i é i d é li ti d j t h i i Comparer plusieurs scénarios de réalisation du projet pour en choisir le plus approprié:

Quels sont les coûts et les délais correspondant aux différents Quels sont les coûts et les délais correspondant aux différents scénarios envisagés?Quel est le scénario qui minimise la durée du projet? (Choix si le délai de livraison est prioritaire) p )Quel est le scénario qui minimise le coût du projet? (Choix si le coût de réalisation est prioritaire) Quelles actions effectuer pour éviter le risque de retard? (Ex. j t d é i l dél i )ajouter des ressources, renégocier les délais)

Quelles actions effectuer pour éviter un dépassement du budget? (Ex. remplacer des ressources chères par d’autres moins coûteuses)coûteuses)

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Analyse de la performance du projet à l’aide de MS Projectà l aide de MS Project

Calculer des indicateurs de performance du projet:Calculer des indicateurs de performance du projet:Le projet est-t-il en avance ou en retard par rapport au planning, et de combien l’est-il?Le projet est-t-il en dépassement par rapport au coût budgété, et de Le projet est t il en dépassement par rapport au coût budgété, et de combien l’est-il?

Effectuer des projections de coût (à l’achèvement du projet) en tenant p j ( p j )compte de la performance constatée

Si la suite du projet se déroule selon la performance passée, quelle serait le coût à l’achèvement du projet?

Représenter graphiquement les écarts de coûts et de délais au cours de la réalisation du projet

E ll é i d l j t ét it il l l é t t En quelles périodes le projet était-il le plus en écart par rapport au planning?

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Famille Projecta lle oject

Outil de pilotage de projet autonome (monoposte):Outil de pilotage de projet autonome (monoposte):

Microsoft Office Project Standard

(Ou Microsoft Office Project Professionnel)( j )

Solution EPM: Entreprise Project Management

Mi f Offi P j P f i lMicrosoft Office Project Professionnel

Microsoft Office Project Server

Microsoft Office PWAMicrosoft Office PWA

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