FOLIACION DE

DOCUMENTOS

Introducción

Objetivos

1. Mi aporte

2. Situación vital y propósito

3. Que debo aprender para llevar acabo la foliación

4. Que materiales son necesarios para foliar

5. Que procedimientos se deben seguir al momento de foliar

Conclusiones

Cibergrafía

En el trabajo de archivista diariamente se encuentran varios

procesos de los cuales en algunos casos no se conocen los

procedimientos .

Por este motivo hoy realizo esta actividad para calmar las

dudas que han surgido al realizar el proceso de foliación en

las historias laborales.

Conocer los conceptos básicos para realizar la actividad de

foliación.

Brindar a las personas interesadas en este tema un sitio agradable

para el aprendizaje.

Practicar y manejar herramientas tecnológicas

Tanto en mi vida laboral como personal pienso que la expresión oral

y escrita es fundamental ya que gracias a esta nos podemos

comunicar con los demás seres humanos asertivamente, mi aporte

es realizar un estudio analítico de los procesos que se manejan para

dar mejor uso a las herramientas tecnológicas y especialmente

aprovechar el recurso humano el cual es fundamental para

obtener excelentes resultados en el proyecto a realizar. Con el

mejoramiento de los procesos se podrá mejorar la calidad del

servicio de prestamos de documentación.

SITUACIÓN VITAL

En la empresa donde trabajo seestá realizando un proyecto quees el de organizar las historiaslaborales por lo cual se debefoliar los documentos quecontienen cada historial, peroyo nunca he realizado unafoliación y no sé queinstrucciones seguir.

PROPÓSITOEstablecer el procedimientopara realizar una excelentefoliación a los documentos quecontiene cada historia laboral.

para llevar a cabo una foliación debemos aprender los conceptos básicos de:

Folio: Hoja.

Foliar: Acción de numerar hojas.

Foliación: Acto de numerar los folios sólo por su cara recta.

Folio Recto: Primera cara de un folio, cuya numeración se aplica solamente a ésta.

Folio Vuelto: Segunda cara de un folio y a la cual no se le escribe número.

También se debe tener en cuenta que La documentación que va a ser objeto de

foliación debe estar previamente ordenada y depurada. Se deben foliar todos los

documentos. En caso de series documentales simples (acuerdos, decretos,

circulares, resoluciones) la foliación se ejecutará de manera independiente por

carpeta, tomo o legajo. En el caso de series documentales complejas (contratos,

historias laborales, investigaciones disciplinarias, procesos jurídico), cada uno de sus

expedientes tendrá una sola foliación de manera continua y si tal expediente se

encuentra repartido en más de una unidad de conservación (carpeta), la foliación

se ejecutará de forma tal que la segunda será la continuación de la primera.

Ver nota de interés

Ver video

1. La foliación debe efectuarse

utilizando lápiz de mina negra y

blanda, tipo HB ó B. Otra

alternativa el uso de bolígrafo

(esfero) de tinta negra insoluble,

pero el uso de este elemento

dificulta corregir una foliación mal

ejecutada.

2. No se debe foliar con lápiz de

mina roja ya que este color no es

capturado, en la mayoría de

los casos, por las máquinas

reprográfica

1. Se debe numerar de manera consecutiva, es decir, sin

omitir ni repetir números.

Números consecutivos

2. No se debe foliar utilizando números con el suplemento A,

B, C, o bis. En documentos de archivo que contienen texto

por ambas caras, se registrará el número correspondiente en

la cara recta del folio.

3. Se debe escribir el número en la esquina superior derecha de lacara recta del folio en el

mismo sentido del texto del documento; en el caso de lasfotografías sueltas se foliarán en la cara vuelta.

4. Se debe escribir el número de manera legible y sinenmendaduras sobre un espacio en

blanco, y sin alterar membretes, sellos, textos o numeracionesoriginales.

5. No se debe escribir con trazo fuerte porque se puede causardaño irreversible al soporte

papel.

6. No se deben foliar las pastas ni las hojas-guarda en blanco.

Ver video 1

Al estudiar Ciencia de la Información y la Documentación,

Bibliotecología y Archivística en la Universidad del Quindío pienso que

definitivamente estoy en el lugar correcto, amo mi profesión y espero

que todo lo que hoy estoy aprendiendo lo pueda practicar

abiertamente en mi vida laboral y personal.

Esta actividad ha sido de gran ayuda para el proceso que debo

realizar de foliación y espero que a otras personas puedan beneficiarse.

http://www.slideshare.net/NanaQuiiroga/foliacin-documentacin-y-

archivo

https://www.uis.edu.co/intranet/calidad/documentos/gestion_doc

umental/GUIAS/GGD.03.pdf

http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=106

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