FAKTOR-FAKTOR YANG MEMPENGARUHI DISTRIBUSI …

1 Universitas Indonesia

FAKTOR-FAKTOR YANG MEMPENGARUHI DISTRIBUSI BERKAS REKAM MEDIS RAWAT JALAN RSUD CIBINONG

TAHUN 2015

Madina Maimuna 1206321212 , pembimbing Atik Nurwahyuni

Abstract This undergraduate thesis discussed the factors that affect the distribution of polyclinic medical record in RSUD Cibinong 2015. The aim of this research is to understand the distribution system and the effect of input, process, and output concerning of polyclinic medical record at RSUD Cibinong 2015.This research is quantitative and qualitative with system approach. The result of this research showed that the components of input and process in the distribution of polyclinic medical record at RSUD Cibinong affect the output like the distribution time of polyclinic medical record. Factors that affect and induce delays of polyclinic medical record distribution is proof list withdrawal time and accumulation time of medical record, so amount of polyclinic medical record that appropriate with standard time is 2% and 98% not appropriate with the standard time, where 49% in 16-30 minute, 28% in 31-45 minute, 8% in 46-60 minute and 13% in more than 60 minute. Keywords : Distribution, distribution system, time

Abstrak Skripsi ini membahas Faktor-Faktor yang mempengaruhi Distribusi Berkas Rekam Medis Rawat Jalan RSUD Cibinong Tahun 2015. Tujuan penelitian ini adalah mengetahui sistem distribusi berkas rekam medis RSUD Cibinong dan mengetahui pengaruh input, proses, dan output terhadap sistem distribusi berkas rekam medis RSUD Cibinong tahun 2015. Penelitian ini adalah penelitian kuantitatif dan kualitatif dengan menggunakan pendekatan sistem. Hasil dari penelitian ini menunjukkan bahwa komponen-komponen dari input dan proses dalam distribusi berkas rekam medis rawat jalan di RSUD Cibinong mempengaruhi output berupa waktu distribusi berkas rekam medis rawat jalan. Faktor-faktor yang mempengaruhi dan menyebabkan keterlambatan distribusi berkas rekam medis rawat jalan adalah waktu pengambilan bukti daftar dan waktu pengumpulan berkas rekam medis, sehingga jumlah berkas rekam medis yang sesuai dengan standar waktu adalah 2% dan yang tidak sesuai adalah 98%, dimana 49% pada 16-30 menit, 28% pada 31-45 menit, 8% pada 46-60 menit dan sebesar 13% pada menit ≥ 60. Kata kunci : distribusi, sistem distribusi, waktu

Faktor Faktor..., Madina Maimuna, FKM UI, 2014


PENDAHULUAN Latar Belakang

Menurut Undang-undang Republik Indonesia Nomor 36 Tahun 2009,

Kesehatan adalah keadaan sehat, baik secara fisik, mental, spiritual maupun

sosial yang memungkinkan setiap orang untuk hidup produktif secara sosial

dan ekonomi. Dalam undang-undang Republik Indonesia nomor 44 tahun

2009, Rumah sakit adalah institusi pelayanan kesehatan bagi masyarakat

dengan karakteristik tersendiri yang dipengaruhi oleh perkembangan ilmu

pengetahuan kesehatan, kemajuan teknologi dan kehidupan sosial ekonomi

masyarakat yang harus tetap mampu meningkatkan pelayanan yang lebih

bermutu dan terjangkau oleh masyarakat agar terwujud derajat kesehatan

yang setinggi-tingginya.

Program pembangunan kesehatan yang telah dilaksanakan beberapa

dekade ini berhasil meningkatkan derajat kesehatan masyarakat secara

cukup signifikan, namun masyarakat masih merasa kurang puas dengan

mutu layanan rumah sakit dan puskesmas karena lambatnya pelayanan,

kesulitan administrasi dan lamanya waktu tunggu (Adisasmito, 2012).

RSUD Cibinong merupakan salah satu institusi kesehatan milik

pemerintah yang bergerak dibidang pemberian jasa pelayanan kesehatan

tipe B. RSUD Cibinong telah berdiri sejak tahun 1982 pada areal seluas

41.974 m2, terletak di jalan KSR Dadi Kusmayadi no.27 Cibinong Kabupaten

Bogor. Salah satu pelayanan penunjang medis yang ikut berperan dalam

pemberian pelayanan yang bemutu adalah Rekam Medis RSUD Cibinong.

Kegiatan yang dilakukan oleh rekam medis RSUD Cibinong adalah analisa

data, assembling, coding, filling, retrieval, distribusi dan pelaporan berkas

rekam medis.

Proses distribusi berkas rekam medis rawat jalan menurut Standar

Prosedur Operasional Bagian Rekam Medis RSUD Cibinong adalah paling

lambat 15 menit setelah pasien terdaftar, namun peneliti mendapatkan

informasi dari Ka Sub Bag Rekam Medis, rata-rata distribusi berkas rekam



medis menjadi 60 menit dengan rentang minimum 30 menit dan maksimal 90

menit setelah pasien terdaftar, sehingga menimbulkan keluhan dari dokter

spesialis yang berpraktek dan pasien karena menunggu lama untuk memulai

pelayanan kesehatan. Hal ini menandakan bahwa sistem distribusi berkas

rekam medis rawat jalan RSUD Cibinong belum maksimal.

Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang masalah yang telah disebutkan diatas, maka

diperoleh permasalahan bahwa adanya keterlambatan distribusi berkas

rekam medis rawat jalan dibagian rekam medis RSUD Cibinong.

TINJAUAN TEORI Rawat Jalan

Pelayanan rawat jalan merupakan pelayanan rawat jalan spesialistik

yang dilaksanakan di rumah sakit. Tujuan pelayanan rawat jalan adalah

tersedianya pelayanana rawat jalan spesialistik yang minimal harus ada di

rumah sakit (Permenkes RI nomor 129/Menkes/SK/II/2008). Pelayanan rawat

jalan dipimpin oleh seorang kepala instalasi yang mempunyai tugas dan

kewenangan menyediakan fasilitas penyelenggaraan kegiatan pelayanan

poliklinik rawat jalan dari berbagai disiplin ilmu kedokteran klinik (Permenkes

RI nomor 129/Menkes/SK/II/2008).

Sumber Daya Manusia Sumber Daya Manusia (SDM) merupakan unsur terpenting dalam

setiap dan semua organisasi, keberhasilan organisasi mencapai tujuan dan

berbagai sasarannya serta kemampuannya menghadapi berbagai tantangan,

baik yang sifatnya eksternal maupun internal, sangat ditentukan oleh

kemampuan mengelola sumber daya manusia dengan sebaik-baiknya

(Siagian, 2009).

Tanpa manajemen sumber daya manusia yang handal, pengelolaan

dan pemanfaatan sumber-sumber lainnya menjadi tidak berdaya guna dan

berhasil guna. Manajemen sumber daya yang baik ditujukan kepada



peningkatan kontribusi yang dapat diberikan oleh para pekerja kepada

organisasi agar tercapainya tujuan suatu organisasi (Siagian, 2009).

Sistem Sistem menurut Azwar (1996) adalah gabungan dari bagian-bagian

yang dihubungkan oleh suatu proses atau struktur dan berfungsi sebagai

suatu kesatuan organisasi dalam upaya menghasilkan suatu yang ditetapkan.

Suatu sistem tidak akan berjalan apabila salah satu bagian (subsistem)

mengalami gangguan atau gangguan pada suatu subsistem akan

mempengaruhi kelancaran sebuah sistem.

Menurut Azrul Azwar (1996), sebuah sistem terbentuk dari elemen-

elemen yang saling berhubungan dan mempengaruhi satu-sama lain.

Adapun yang dimaksud dengan elemen tersebut adalah sesuatu yang mutlak

harus ditemukan, jika tidak demikian maka tidak bisa disebut sistem. Elemen

tersebut dapat dikelompokan dalam 6 unsur yaitu: Masukan, proses,

keluaran, umpan balik, dampak, lingkungan.

Rekam Medis Menurut Permenkes RI Nomor 269/Menkes/Per/III/2008 rekam medis

adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien,

pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan

kepada pasien. Rekam medis adalah fakta yang berkaitan dengan keadaan

pasien, riwayat penyakit dan pengobatan masa lalu serta saat ini yang tertulis

oleh profesi kesehatan yang memberikan pelayanan kepada pasien tersebut

(Health Information Management, Edna K Huffman, 1999 dalam Kepmenkes

RI Nomor 377/Menkes/SK/III/2007)

Pelaksanaan Rekam Medis Rawat Jalan Pelaksanaan rekam medis rawat jalan meliputi penerimaan pasien

rawat jalan, pencatatan kegiatan pelayanan medis, dan pengolahan rekam

medis (assembling, coding, indeksing, filling, retrieval, distribusi).

Pengambilan Rekam Medis (Retrieval)



Permintaan-permintaan rutin terhadap rekam medis yang datang dari

poliklinik, dari dokter yang melakukan riset, harus ditujukan kepada instalasi

rekam medis setiap hari pada jam yang telah ditentukan. Poliklinik yang

meminta/meminjam rekam medis harus membuat (mengisi) kartu

peminjaman rekam medis. Petugas harus menulis dengan benar dan jelas

nama pasien dan nomor rekam medisnya (Direktorat Jenderal Bina

Pelayanan Medik, 2006)

Distribusi Rekam Medis Ada berbagai cara untuk mendistribusikan rekam medis. Pada

sebagian rumah sakit, masih menggunakan tangan (manual) dari satu tempat

ke temapat lainnya. Oleh karena itu, bagian rekam medis harus membuat

satu jadwal pengiriman dan pengambilan untuk poliklinik/spesialisasi yang

ada di rumah sakit. Frekuensi pengiriman dan pengambilan ditentukan oleh

jumlah pemakaian rekam medis.

Petugas rekam medis tidak dapat mengirim satu persatu berkas rekam

medis secara rutin pada saat diminta mendadak. Oleh karena itu untuk

bagian-bagian lain yang memerlukan (darurat) harus mengirimkan

petugasnya untuk mengambil sendiri kebagian rekam medis. Beberapa

rumah sakit menggunakan “pneumatic tube “ pipa tekanan medis yang dapat

mengirimkan rekam medis ke berbagai bagian, namun pipa angin ini sering

macet karena ketebalan dari berkas rekam medis yang dikirim.

Penggunaan teknologi dibidang computer, diharapkan dapat

mempercepat penyaluran data-data penderita dari satu tempat ke tempat

lain.Jika dokter dapat mengakses data pasien dari dalam ruangannya dan

mencatat diagnose, pengobatan yang diberikan, jenis tindakan, serta hasil-

hasil penunjang medis dapat langsung dilaksanakan dan tercover didalamnya

pada saat pasien selesai diperiksa, maka masalah-masalah mengenai

keterlambatan serta kekeliruan dalam pendistribusian berkas rekam medis

pasien akan semakin kecil bahkan mungkin tidak ada sama sekali.



Hak akses masing-masing dokter ditentukan sesuai dengan kode

dokter dan spesialisnya yang disertai dengan user id masing-masing dokter.

Data-data pasien dapat dikeluarkan (print out) sebagai arsip/hard copy

berkas rekam medis yang disimpan di rak penjajaran, sehingga apabila

sewaktu-waktu data dalam bentuk hardcopy dibutuhkan telah tersedia. METODE PENELITIAN

Jenis Penelitian Penelitian ini dilakukan dengan menggunakan penelitian kualitatif dan

kuantitatif. Kualitatif deskriptif digunakan untuk mengetahui sistem distribusi

rekam medis rawat jalan. Sistem distribusi tersebut mengenai faktor-faktor

apa yang berpengaruh dan penyebab terlambatnya berkas rekam medis

rawat jalan ke poliklinik. Untuk data kuantitatif digunakan untuk mengetahui

bagaimana waktu distribusi berkas rekam medis rawat jalan dengan

maksimal waktu distribusi 15 menit setelah pasien terdaftar dalam Sistem

Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMRS) ke poliklinik.

Informan dalam penelitian ini adalah

1. Ka Sub Bag rekam medis (I1)

2. Coordinator rekam medis (I2)

3. petugas distribusi (I3, I4)

4. petugas poliklinik (I5, I 6)

Sampel Penelitian Sampel penelitian ini adalah berkas rawat jalan pada bulan januari 2015.

Perhitungan jumlah sampel pada penelitian ini menggunakan rumus estimasi

proporsi (lameshow, 1997) dengan rumus besar sampel sebagai berikut:

keterangan :

! = !! ! −

!2 !(1− !)!!

n = besar sampel minimum

!! ! − !! = nilai distribusi normal baku tabel Z pada α tertentu



P = harga proporsi di populasi

d = kesalahan (absolute) yang dapat ditolerir

jadi :

! = 1,96 ! ! 0,5 1− 0,5

0,1 ! = 96,04

Dari perhitungan besar sampel tersebut maka didapatkan jumlah

minimal sampel sebesar 96 berkas rekam medis rawat jalan dengan nilai P1

dan P2 adalah 50%. Sampel pada penelitian ini diambil dengan

menggunakan metode Simple Random Sampling dengan cara mengambil

100 sampel berkas rekam medis rawat jalan.

Analisis data

a. Analisis data dilakukan dengan menggunakan teknik:

Analisis isi penelitian dengan menggunakan hasil wawancara dengan

informan atau temuan penelitian, hasil observasi serta tinjauan

pustaka dan peraturan-peraturan yang berkaitan dengan penelitian.

Hal tersebut dilakukan untuk mengetahui sejauh mana antara teori

dengan pelaksanaannya sehingga didapatkan saran dan tindakan

perbaikan.

b. Analisis univariat

Analisis univariat adalah cara analisis untuk variabel tunggal (Lapau,

2012).

HASIL PENELITIAN Karakteristik Informan

Kode

Informan

Jabatan Usia

(Tahun)

Lama Kerja

(Tahun)

Pendidikan

Informan I

(I1)

Kepala Sub

Bag Rekam

Medis

42 8 S1

Kedokteran

Informan Koordinator 45 14 SMA



II (I2) Rekam Medis

Rawat Jalan

Informan

III (I3)

Petugas

Distribusi

29 3 STM

Informan

IV (I4)

Petugas

Distribusi

29 3 SMA

Informan

V (I5)

Perawat

Poliklinik 1

50 28 D3

Keperawatan

Informan

VI (I6)

Perawat

Poliklinik 2

46 9 D3

Keperawatan

Hasil Penelitian

No. Jenis kegiatan Waktu rata-rata

(Menit) Waktu Minimal

Waktu

Maksimal

1. pendaftaran- ruang

filling

0:14 0:01 2:12

2. Pencarian-pencatatan 0:13 0:01 1:58

3. Pencatatan – distribusi 0:8 0:00 0:46

PENDAFTARAN-DISTRIBUSI 0:37 0:10 2:38

Berdasarkan pengamatan peneliti, jenis kegiatan yang memakan waktu lama

adalah pada jeda antar waktu pengambilan bukti daftar pasien oleh petugas

distribusi (pendaftaran –ruang filling) dan waktu mengumpulkan berkas

rekam medis (pencarian-pencatatan) oleh petugas pencarian berkas rekam

medis.

Tabel 6.3 Distribusi Berkas Rekam Medis Rawat Jalan Menurut Waktu RSUD Cibinong Januari

2015

Waktu (menit) Frekuensi Persen

0-15 2 2



16-30 49 49

31-45 28 28

46-60 8 8

61-75 9 9

76-90 1 1

≥ 90 3 3

Jumlah 100 100

Berdasarkan pengamatan peneliti, jumlah berkas rekam medis yang sampai

ke poliklinik yang sesuai dengan standar waktu (15 menit) adalah 2% dan

dan yang tidak sesuai dengan standar waktu adalah 98%, dengan rincian

sebanyak 49% berkas rekam medis sampai ke poliklinik dengan kisaran

waktu 16-30 menit, selanjutnya sebanyak 28% berkas rekam medis sampai

ke poliklinik dengan kisaran waktu 31-45 menit, 8% berkas rekam medis

sampai ke poliklinik dengan kisaran waktu 46 -60 menit, 9% berkas rekam

medis sampai ke poliklinik dengan kisaran waktu 61 -75 menit, 1% berkas

rekam medis sampai ke poliklinik dengan kisaran waktu 76-90 menit, dan 3%

berkas rekam medis sampai ke poliklinik dengan kisaran waktu ≥90 menit.

Dengan waktu minimal 10 menit dan waktu maksimal distribusi berkas rekam

medis adalah 2 jam 38 menit.

No. Poliklinik Frekuensi Persen

1 Anak 5 5

2 Bedah 11 11

3 Fisioterapi 13 13

4 Gigi 2 2

5 Internist 23 23

6 Kebidanan 5 5

7 Kulit 4 4

8 Mata 7 7



9 Neurologi 7 7

10 Paru 17 17

11 THT 4 4

12 Umum 1 1

13 Urologi 1 1

Jumlah 100 100

Berdasarkan pengamatan peneliti, poliklinik yang mengalami keterlambatan

distribusi berkas rekam medis tertinggi adalah poliklinik internist sebanyak

23%, selanjutnya poliklinik paru sebanyak 17%, Fisioterapi sebanyak 13%,

Poliklinik Bedah 11%, disusul poliklinik mata dan neurologi sebanyak 7%,

poliklinik kebidanan dan anak sebanyak 5%, kulit dan THT sebanyak 4%, gigi

2%, serta umum dan urologi sebanyak 1%.

Dipilah berdasarkan 2 digit terakhir no

RM oleh petugas filling

Bukti daftar pasien yang berisi nomor rekam medis dan no

antrian poliklinik diambil oleh petugas distribusi

Pencarian RM di rak

penyimpananOleh petugas

filling

Pasien terdaftar dalam SIRS

Pencatatan di papan kendali

dan pemisahan sesuai poliklinik

tujuan Oleh petugas

distribusi

RM yang telah ditemukan

dikumpulkan dalam box

Rekam medis ditemukan?

Cari kunjungan terakhir

dikomputer

Ya

Tidak

Pendistribusian rekam medis oleh petugas distribusi

Diterima oleh perawat poliklinik

tujuan

ALUR DISTRIBUSI BERKAS REKAM MEDIS RAWAT JALAN



Faktor-faktor yang mempengaruhi keterlambatan distribusi rekam medis

rawat jalan antara lain :

1) waktu pencarian berkas rekam medis,

2) waktu pengumpulan berkas rekam medis ,

3) waktu pencatatan berkas rekam medis pada papan kendali,

4) ukuran rekam medis

5) penyimpanan rekam medis

6) masih adanya rekam medis di instalasi rawat inap,

7) keberadaan rekam medis diruang assembling dan pengolahan data,

8) double rekam medis pasien,

9) tidak adanya petugas distribusi dan

10) jarak antara ruang pendaftaran dengan ruang filling.

11) Pada material yaitu keterbatasan pada SIMRS dan fasilitas.

Beberapa upaya telah dilakukan oleh pihak rumah sakit yaitu:

1) Menggunakan papan kendali untuk mengontrol berkas rekam medis

yang sudah didistribusikan ke poliklinik

2) Mencoba menggunakan alat bantu (ember) untuk mendistribusikan

berkas rekam medis, namun karena tata letak ruangan tidak

memungkinkan untuk penggunaan alat bantu ini maka dihentikan

penggunaannya.

3) Lembar evaluasi , digunakan untuk mengukur waktu distribusi berkas

rekam medis dari ruang filling sampai ke poliklinik.

4) Menggunakan tangga darurat untuk mempercepat proses distribusi

berkas rekam medis rawat jalan.

DISKUSI Man (Kuantitas Sumber Daya Manusia)

Berdasarkan hasil penelitian di bagian rekam medis RSUD Cibinong,

petugas yang terlibat dalam proses distribusi sebagai berikut:

Tabel SDM Yang Telibat Dalam Proses Distribusi



No. Tahapan Kegiatan

Lokasi Jenis Petugas

1 Mengambil bukti

daftar pasien dan

memilah no. RM

sesuai digit

terakhir

Ruang

pendaftaran

lantai 1 -

Ruang filling

lantai 2

Petugas

Distribusi

2 Mencari berkas

rekam medis dan

mengumpulkan

berkas rekam

medis

Ruang filling

Lantai 2

Petugas

pencarian

3 Mencatat berkas

rekam medis di

papan kendali

Ruang filling

Lantai 2

Petugas

pencarian

4 Mendistribusikan

berkas rekam

medis

Poliklinik

lantai 1 dan

poliklinik lantai

2

Petugas

distribusi

Menurut Direktorat Jenderal Bina Pelayanan Medik (2006), ada

berbagai cara dalam mendistribusikan berkas rekam medis. Pada sebagian

rumah sakit, pendistribusian dilakukan dengan tangan (manual) dari satu

tempat ke tempat lainnya dengan membuat satu jadwal pengiriman dan

pengambilan untuk berbagai macam bagian poliklinik/spesialis yang ada di

rumah sakit.

Di RSUD Cibinong saat ini tidak ada petugas distribusi, dikarenakan

sudah pensiun. Tugas pendistribusian diambil alih oleh petugas pencarian

berkas rekam medis, dalam pelaksanaannya dilakukan pembagian petugas

menjadi dua kelompok. Kelompok I mendistribusikan rekam medis pada hari



senin, rabu, jumat (SDM no.6 dan SDM no.4) dan kelompok II

mendistribusikan rekam medis pada hari selasa, kamis, sabtu (SDM no. 3

dan SDM no.5).

Berdasarkan hasil observasi peneliti, pembagian kelompok tersebut

belum efektif karena tidak berjalan dengan baik dan sesuai dengan yang

diharapkan, terbukti waktu rata-rata distribusi masih melebihi standar yang

ditentukan yaitu 37 menit, masih terdapat banyak keluhan dari dokter dan

pasien, perawat poliklinik kerap mengambil sendiri berkas rekam medis ke

ruang filling karena dokter sudah siap memberikan pelayanan namun berkas

rekam medis pasien belum ada.

Yang perlu dilakukan adalah mengoptimalkan jumlah petugas yang

ada dengan membagi tugas menjadi 3 orang untuk pencarian dan 2 orang

untuk distribusi sehingga bukti daftar pasien tidak menumpuk di bagian

pendaftaran dan berkas rekam medis dapat langsung didistribusikan tidak

menumpuk terlalu lama.

Jika ada penambahan pegawai, sebaiknya orientasi pegawai

dilakukan setelah jam pelayanan usai, sehingga tidak mengganggu proses

distribusi rekam medis. Melakukan monitoring dan evaluasi, guna

mengadakan perbaikan secara terus-menerus. Apabila ada salah satu berkas

rekam medis yang sulit untuk ditemukan, sehingga memerlukan pengecekan

lebih lanjut sebaiknya berkas rekam medis yang lain tetap di distribusikan

setelah selesai pencatatan.

Money Menurut UU RI Nomor 23 Tahun 2013, Anggaran Pendapatan dan

Belanja Negara adalah rencana keuangan tahunan pemerintah Negara yang

disetujui oleh Dewan Perwakilan Rakyat. Pada saat melakukan penelitian,

peneliti menemukan beberapa hal yang menjadi keterbatasan penelitian

salah satu diantaranya adalah anggaran.

Kegiatan yang berkaitan dengan anggaran adalah sebagai berikut:



1. Penambahan tenaga distribusi terhambat karena anggaran

(kompensasi pegawai) belum ada.

2. Perbaikan lift berkas rekam medis terhambat karena anggaran

untuk perbaikan belum ada

Method Metode pengiriman berkas rekam medis yang dilakukan oleh petugas pada

saat penelitian berlangsung adalah sebagai berikut: 1. Mengambil bukti daftar

di pendaftaran poliklinik lantai 1, kemudian dibawa ke ruang filling lantai 2; 2.

Memilah bukti daftar sesuai digit terakhir; 3. Mencari berkas rekam medis dan

mengumpulkannya didalam box; 4. Pencatatan no urut rekam medis di papan

kendali; 5. Memilah kembali berkas rekam medis sesuai poliklinik tujuan; 6.

Mengirimkan berkas rekam medis ke poliklinik

Prosedur pengiriman berkas rekam medis ke poliklinik menurut

SPO/Prosedur tetap No.Dok 05.SPO.27 Tanggal terbit januari 2011 adalah

sebagai berikut:

1) Petugas pendistribusian menerima berkas rekam medis pasien baru

dari loket pembayaran

2) Untuk pasien lama petugas pendistribusian menerima berkas rekam

medis rawat jalan dari petugas filling.

3) Sedangkan untuk pasien rawat jalan pasca rawat inap petugas

pendistribusian menerima berkas rekam medis pasien rawat inap

beserta rawat jalannya dari petugas rawat inap.

4) Berkas rekam medis yang dilampiri copy nomor antrian poliklinik

tersebut ditulis nomor urut polinya di papan kendali.

5) Berkas rekam medis yang diletakkan dalam rak poliklinik tujuan

6) Bila tujuan poliklinik ada dua atau lebih petugas mendahulukan pada

poliklinik dengan nomor antrian lebih awal dan memberi tanda bintang

pada tulisan di papan kendali

7) Petugas mendistribusikan berkas rekam medis sesuai dengan tujuan

poliklinik.



Apabila dibandingkan dengan pelaksanaan kegiatan pendistribusian berkas

rekam medis rawat jalan, SPO kegiatan distribusi lebih sederhana, tidak ada

kegiatan mengumpulkan berkas rekam medis didalam box dan pemilahan

berkas sesuai poliklinik. Hal ini merupakan salah satu faktor –faktor yang

mempengaruhi keterlambatan distribusi berkas rekam medis. penting untuk

diperhatikan karena apabila proses distribusi rekam medis terlambat, maka

akan memperlambat pula proses pelayanan kepada pasien, sebaiknya

dilakukan evaluasi berulang terhadap SPO yang sudah ada, agar

disesuaikan dengan kondisi saat ini dan yang akan datang.

Material Ketersediaan berkas rekam medis rawat jalan dalam proses

pencariaan saat ini dalam keadaan baik, terkecuali bila berkas rekam medis

terselip karena kesalahan dalam menyimpan dan apabila berkas rekam

medis belum kembali dari instalasi rawat inap, atau sudah dikembalikan ke

bagian rekam medis tetapi masih ada diruang assembling dan ruang

pengolahan data.

Ketersediaan berkas rekam medis menjadi sangat penting karena

berkaitan dengan nyawa pasien yang hendak berobat ke rumah sakit. Pihak

rekam medis harus mengalakkan proses retrieval berkas rekam medis tepat

waktu yaitu 1 jam sebelum jam kerja usai untuk pasien poliklinik, sedangkan

untuk rawat inap maksimal 1x24 jam setelah pasien pulang (Direktorat

Jenderal Bina Pelayanan Kesehatan, 2006), Menjalin koordinasi antara

Petugas rawat inap, petugas assembling, petugas coding+indeksing dengan

petugas filling berkas rekam medis rawat inap mengenai keberadaan berkas

rekam medis pasien post rawat inap,sehingga ketika dibutuhkan tidak

memakan waktu lama dalam pencariannya. Ruang penyimpanan harus

(Dirjen Bina Pelayanan Medik, 2006): 1) Alat penyimpanan harus baik; 2)

Penerangan yang baik; 3) Adanya pengaturan suhu ruangan;

4)Pemeliharaan ruang yang baik dan berkelanjutan agar berkas rekam medis

tersusun rapi ; 5) Jarak antara dua buah rak selebar 90cm; 6) Memperhatikan



faktor keselamatan kerja petugas dan loker bagi petugas, sehingga dapat

membantu memelihara dan mendorong semangat kerja serta dapat

meningkatkan produktivitas petugas yang bekerja di ruang penyimpanan

(filling); 7) Berkas rekam medis harus diberi pelindung agar: Memelihara

keutuhan susunan lembaran-lembaran rekam medis dan mencegah terlepas

atau tersobeknya lembaran, sebagai akibat sering dibolak-balik lembaran

tersebut.

Machine Menurut pengamatan peneliti SIMRS RSUD Cibinong belum terintegrasi

dengan seluruh alur proses pelayanan RS. Menurut Permenkes Nomor 82

Tahun 2013 tentang Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit, Sistem

Informasi Manajemen Rumah Sakit adalah suatu sistem teknologi informasi

komunikasi yang memproses dan mengintegrasikan seluruh alur proses

pelayanan rumah sakit dalam bentuk jaringan koordinasi, pelaporan dan

prosedur administrasi untuk memperoleh informasi secara tepat dan akurat

dan merupakan bagian dari sistem informasi kesehatan.

Market Pasien rawat jalan adalah pasien yang dapat menunggu. Pasien yang

dapat menunggu adalah pasien yang berobat jalan yang datang ke rumah

sakit dengan perjanjian atau pasien yang datang ke rumah sakit tidak dalam

keadaan gawat (Dirjen Bina Pelayanan Medik,2006)

Market disini adalah kategori pasien (baru atau lama) . pasien baru

adalah seseorang yang baru pertama kali datang ke rumah sakit untuk

keperluan mendapatkan pelayanan kesehatan, sedangkan pasien lama

adalah seseorang yang pernah datang sebelumnya untuk keperluan

mendapatkan pelayanan kesehatan. Untuk pasien baru, petugas pencarian

akan menyiapkan berkas rekam medis pasien baru, sedangkan untuk pasien

dengan kunjungan ulang atau pasien lama, petugas pencarian akan

menyiapkan berkas rekam medis pasien tersebut.

Proses



Pendaftaran – Ruang Filling: Setiap pasien baru diterima di Tempat

Penerimaan Pasien (TPP) dan akan diwawancarai oleh petugas guna

mendapatkan informasi mengenai data identitas sosial pasien yang harus

diisikan pada formulir ringkasan riwayat klinik. Setiap pasien baru akan

memperoleh nomor pasien yang akan digunakan sebagai kartu pengenal

(kartu berobat pasien), yang harus dibawa setiap kunjungan berikutnya.

Untuk pasien lama atau pasien yang pernah datang/berobat sebelumnya ke

rumah sakit, maka pasien mendatangi tempat pendaftaran pasien lama atau

ke tempat penerimaan pasien yang telah ditentukan (Dirjen Bina Pelayanan

Medik, 2006). Begitu juga dengan RSUD Cibinong, pasien baru datang ke

information center untuk mengisi data identitas pasien baru dan mengambil

nomor antrian pendaftaran, selanjutnya tinggal menunggu di panggil oleh

loket pendaftaran sesuai nomor urut antrian, sedangkan untuk pasien lama,

pasien mengambil nomor antrian pendaftaran di information center dan

menunggu untuk dipanggil oleh loket pendaftaran lantai 1 gedung poliklinik

RSUD Cibinong, setelah pasien terdaftar dalam SIMRS akan keluar bukti

daftar pasien yang terdiri dari 3 lembar yang berisi nomor rekam medis dan

nomor antrian poliklinik. Lembar putih untuk pasien, lembar merah untuk

administrasi, lembar kuning untuk rekam medis. Lembar kuning inilah yang

selanjutnya dibawa oleh petugas rekam medis ke ruang filling lantai 2 untuk

dicari rekam medis pasien tersebut.

Mencari Berkas Rekam Medis: Proses mencari berkas rekam medis dimulai

pada saat pasien telah terdaftar. Untuk pasien baru, petugas pencarian akan

menyiapkan berkas rekam medis baru, sedangkan untuk pasien lama,

petugas pencarian akan menyiapkan berkas rekam medis pasien tersebut

(Direktorat Jenderal Bina Pelayanan Medik, 2006). Di RSUD Cibinong,

dimana pencarian berkas rekam medis dilakukan oleh petugas pencarian

setelah pasien terdaftar. Untuk pasien baru, petugas pencarian akan

mencetak berkas rekam medis baru, sedangkan untuk pasien lama, petugas

pencarian akan mencari berkas rekam medis pasien tersebut.



Mengumpulkan berkas rekam medis: Mengumpulkan berkas rekam medis

dalam satu box kemudian dicatat dalam papan kendali merupakan modifikasi

yang dibuat oleh petugas rekam medis guna mengontrol keberadaan rekam

medis, namun proses ini memakan waktu yang cukup lama sehingga

menghambat pengiriman berkas rekam medis ke poliklinik dengan waktu

maksimal mengumpulkan 46 menit.

Mendistribusikan berkas rekam medis: Berkas rekam medis pasien

dikirimkan ke poliklinik oleh petugas rekam medis yang telah diberi

kewenangan untuk membawa berkas rekam medis (Direktorat Jenderal Bina

Pelayanan Medik, 2006). Hal ini juga berlaku di RSUD Cibinong, dimana

pengiriman berkas rekam medis dilakukan oleh petugas distribusi yang telah

diberi kewenangan. Distribusi berkas rekam medis dibagi menjadi 2 bagian,

poliklinik atas dan poliklinik bawah. Rata-rata waktu yang dibutuhkan untuk

mengantarkan berkas rekam medis di poliklinik atas adalah ± 1 menit, dan

poliklinik bawah ± 4 menit dengan mengambil kembali bukti daftar pasien

dibagian pendaftaran.

Poliklinik Menerima berkas rekam medis: Pasien yang telah selesai dalam

proses pendaftaran, pasien tersebut dipersilahkan untuk menunggu

dipoliklinik yang dituju dan petugas rekam medis mempersiapkan berkas

rekam medisnya lalu dikirim ke poliklinik tujuan. (Dirjen Bina Pelayanan

Medik, 2006). Berdasarkan pengamatan peneliti, berkas rekam medis yang

telah dicatat dipapan kendali, selanjutnya petugas distribusi mengirim berkas

rekam medis pasien sesuai tujuan poliklinik. Berkas rekam medis yang dikirim

diletakkan diatas meja perawat nurse station poliklinik atau kepada perawat

poliklinik langsung.

Output: Waktu distribusi dalam hal ini adalah rangkaian berkas rekam medis

rawat jalan dari bagian rekam medis sampai ke poliklinik yang dituju. Target

waktu yang ditetapkan oleh bagian rekam medis adalah 15 menit, hal ini tidak

sesuai dengan pelaksanaan dilapangan, rata-rata waktu waktu yang

diperlukan untuk pelayanan rekam medis di poliklinik rawat jalan mulai dari



pasien terdaftar sampai berkas diterima oleh perawat poliklinik adalah 37

menit.

KESIMPULAN DAN SARAN Kesimpulan:

1. Jumlah petugas cukup namun pembagian tugas belum maksimal 2. Jumlah penggunaan rekam medis yang banyak mempengaruhi waktu

distribusi berkas rekam medis rawat jalan 3. Ukuran rekam medis yang kecil dan tanpa map, sehingga mudah

untuk terselip/tersisip dan menyulitkan dalam pencarian. 4. Kecepatan dalam pengumpulan dan pencatatan akan memperlancar

proses distribusi rekam medis. 5. Penyimpanan (filling) berkas rekam medis yang sesuai aturan akan

mempercepat pencarian yang berdampak pada kecepatan distribusi

rekam medis 6. SIMRS yang belum terintegrasi dari bagian pendaftaran ke bagian

rekam medis. 7. Belum tercapainya target pendistribusian rekam medis rawat jalan,

selama peneliti melakukan penelitian didapatkan waktu tercepat

adalah 10 menit dan yang terlama adalah 158 menit. Saran:

1. Meningkatkan perhatian kepada faktor keselamatan bagi staf distribusi

2. Meningkatkan kesempurnaan SIMRS yang diharapkan dapat

mempermudah dan meningkatkan kecepatan distribusi rekam medis

3. Pembagian tugas sesuai tingkat pendidikan (3 orang untuk pencarian,

2 orang untuk distribusi)

4. Memperbesar ukuran berkas rekam medis agar tidak mudah

terselip/tersisip.

5. Merencanakan perbaikan lift barang yang sudah ada.

6. Membuat ruangan untuk berkas rekam medis in-aktif sehingga

petugas menjadi lebih nyaman dalam bekerja



7. Menyelenggarakan pemusnahan berkas in-aktif

8. Merencanakan untuk menggunakan rekam medis elektronik agar

dapat mengefisiensikan dan mengefektifkan ruangan yang ada

9. Merencanakan penggunaan Pneumatic Tube (pipa tekanan medis)

yang dapat mengantarkan berkas rekam medis ke berbagai bagian.

DAFTAR PUSTAKA Adisasmito, Wiku. Sistem Kesehatan. Jakarta: Rajawali Press, 2012.

Azwar, Azrul. Pengantar Administrasi Kesehatan Edisi Ketiga. Jakarta:

Binarupa Aksara,1996.

Direktorat Jenderal Bina Pelayanan Medik. Pedoman Penyelenggaraan Dan

Prosedur Rekam Medis Rumah Sakit Di Indonesia Revisi II. Jakarta.

Departemen Kesehatan RI, 2006.

Republik Indonesia. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor

269/MENKES/PER/III/2008 tentang Rekam Medis. 2008.

Republik Indonesia. Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia

Nomor 377/Menkes/SK/III/2007 Tahun 2013 Tentang

Penyelenggaraan Pekerjaan Perekam Medis. 2013.

Republik Indonesia. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 44 Tahun

2009Tentang Rumah Sakit. 2009

Republik Indonesia. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia

Nomor129/Menkes/SK/II/2008 tentang Standar Pelayanan Minimal

Rumah Sakit. 2008

Republik Indonesia. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor

82 Tahun 2013 tentang Sistem Informasi Manajemen Rumah

Sakit.2013

Republik Indonesia. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 23 Tahun

2013 Tentang Anggaran Pendapatan Dan Belanja Negara. 2013

Siagian, Sondang P. Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta: Bumi

Aksara.2009


FAKTOR-FAKTOR YANG MEMPENGARUHI DISTRIBUSI …

Documents

Transcript of FAKTOR-FAKTOR YANG MEMPENGARUHI DISTRIBUSI …