Enterprise Office Solution for SharePoint

Enterprise Office Solution for SharePointРешения на базе EOS for SharePoint для разных секторов экономики.

Описания бизнес-решений и проектов

Автоматизация бизнес-процессов документы & контент

• согласование документов;

• контроль исполнительской дисциплины;

• формирование и учёт документов;

• регистрация документов;

• учёт и обработка заявок;

• электронный архив;

• центральное файловое хранилище.

Задачи, связанные с контентом и документами:

Задачи, решаемые при внедрении EOS for SharePointДокументооборот

Регистрация; Нумерация; Доступ;Процессы подготовки, согласования и утвержденияКонтроль исполнения порученийПоточное сканированиеЭЦП и шифрование

Корпоративный порталКонтакты сотрудников; Новости; Форумы; Календари; Рабочие области; Блоги / Вики-страницы; Базы знаний

Электронное хранилищеСправочники; Библиотеки общих файлов; Шаблоны файлов

ЗаявкиHelpDesk; Канцтовары; Переговорные; Пропуска; Курьеры

Примеры внедрений EOS for SharePoint в коммерческих организациях

Строительные и управляющие компании

Коммерческие банки

Несколько вузов

Федеральный оператор связи

Крупная косметическая компания

Футбольный клуб

Производственные предприятия итп.

Cреди наших клиентов:

Типовой портрет компании-заказчика (коммерческий сектор)

Средний и крупный бизнес

Территориально-распределённая структура

Большое количество документов, требующих

согласования

Сложные процессы согласования документов

Большие сроки согласования документов

Отсутствие должного контроля исполнительской

дисциплины

Проекты: Администрация Президента и Правительство Республики Бурятия

1200 рабочих мест

Система электронного документооборотаРегистрация, контроль исполнения, согласование документов

Система предоставления госуслуг

Работа с ЭП, в том числе для порученийИндивидуальное рабочее место для руководителяИнтеграция с сайтом местных госоргановИнтеграция с порталом gosuslugi.ru

Масштабы:

Основные задачи:

Особенности:

Одна из старейших фармацевтических компаний Санкт-Петербурга.

Основное направление - оптовая торговля лекарственными средствами и изделиями медицинского назначения.

Входит в десятку крупнейших фармацевтических дистрибьюторов России и занимает одно из лидирующих мест по поставке лекарственных средств в Северо-Западном округе.

О компании:

Проект: Фармацевтическая компания ЗАО «Империя-Фарма»

Большой объём документов

Территориально-распределённая структура

Множество типов договоров (договора поставки,

закупки, оказания услуг и др.)

Большие сроки согласования документов

Сложный процесс согласования договоров

Проблемы и специфика работы:


Большой объём документов

Автоматизировать процессы работы с

договорами

подготовка

согласование

утверждение

Повысить скорость прохождения договоров

Сделать процесс прохождения договоров более

прозрачным

Реализовать проект в кратчайшие сроки

Цели проекта:


Корпоративный портал

Обследование бизнес-процессов, по итогам

которого

создана модель подпроцессов,

описана архитектура и интерфейс портала,

зафиксированы способы доступа к

документам различных категорий

пользователей

Согласование договоров по универсальным

маршрутам, которые гибко подстраиваются в

соответствии со спецификой каждого из видов

договоров.

Выполненные работы:


Максимально использованы стандартные возможности решения

EOS for SharePoint (интерфейс системы, конструктор рабочих

процессов, справочники)

Дополнительно реализоаваны следующие решения:

Дополнительный сбор данных по договорам

Вывод информации из системы на печать в пользовательском

шаблоне

Отчеты

Проект реализован в короткие сроки

На момент сдачи в промышленную эксплуатацию в системе уже

было 80 пользователей

Особенности реализации:


Актуальная информация по статусу

прохождения проектов документов/Отчётность.

Система контролирует исполнение сроков

согласования и регулярно рассылает

напоминания.

Процесс согласования стал более прозрачным, что

позволило

исключить потерю документов,

уменьшить сроки согласования,

увеличить ответственность сотрудников.

Результат:


Актуальная информация по статусу

прохождения проектов документов/Отчётность.

Повысилась скорость прохождения договоров

Процессы работы с договорами были

регламентированы и оптимизированы

На данный момент в системе работают 200

пользователей в том числе и в филиалах ОАО

«Империя-Фарма»

Сейчас реализуется проект автоматизации

работы с остальными видами документов

Результат:


«Порт Усть-Луга — один из самых крупных в России инфраструктурных проектов европейского масштаба».

Путин В.В.

ОАО «Усть-Лужская проектно-инжиниринговая компания» (УЛПИК) было создано несколько лет назад для реализации программы комплексного социально-экономического развития территории, прилегающей к морскому торговому порту Усть-Луга (г.Санкт-Петербург).

Особенности:• компания имеет территориально-

распределенную структуру;• деятельность компании подразумевает

ведение различных проектов.


Проект: ОАО «Усть-Лужская проектно-инжиниринговая компания»

Проекты по строительству, реализуемые УЛПИК, связаны с наличием огромного и постоянно растущего объема документов.

С увеличением потока документов всё больше времени требовалось на процессы согласования, рассмотрения и совместной работы, и в начале 2010 г. руководство УЛПИК приняло решение о необходимости организации полноценного электронного документооборота.

Компания имеет территориально распределенную структуру, из-за чего своевременный обмен и управление документами, а также доступ к ним значительно усложняются.



Повышение эффективности работы Компании с растущими

объемами документов.

Обеспечение централизованного хранения и управления всеми

корпоративными информационными ресурсами.

Обеспечение контроля исполнения документов и поручений.

Цели внедрения Системы


Создание единого информационного рабочего пространства

Компании.

Создание централизованного хранилища документов.

Создание эффективного механизма поиска информации.

Обеспечение Web-доступ к информационным ресурсам Компании.

Автоматизация процессов документооборота:

Входящие документы (Входящие письма, Внешние протоколы

совещаний);

Исходящие документы (Исходящие письма, Отчеты, Акты,

Накладные);

Внутренние документы (Доверенности, Приказы, Распоряжения,

Служебные записки, Внутренние протоколы совещаний,

Регламентирующие документы)

Автоматизации процессов контроля исполнения документов и

поручений.

Задачи


Автоматизации документооборота с учетом проектной

деятельности компании:

• создание сайтов проектов содержащих информацию о команде проекта (сотрудники, задействованные в проекте), электронные версии документов (нормативные, стандартизирующие и т.п.), получение актуальной информации по текущим документам;

• создание дополнительных типов контента – уникальных карточек элементов;

• создание дополнительных справочников, упрощающие заполнение карточек;

• создание дополнительных рабочих процессов оповещения пользователей.

Планирования совещаний, планерок и других мероприятий.

Переход на Microsoft SharePoint Server 2010.

Особенности реализации:


На первом этапе проекта была выбрана платформа Microsoft Office SharePoint Server 2007 как более испытанная и надежная система, по сравнению с только что вышедшей на тот момент версией SharePoint Server 2010.

В августе 2010 года стартовали работы по реализации системы автоматизации документооборота, включая создание единого пространства документов (базы знаний) с возможностью совместной работы сотрудников, планирования совещаний, планерок и других мероприятий. Проект был закончен уже в ноябре 2010 г., и система была введена в промышленную эксплуатацию.

Все работы по проекту осуществляет компания «Офис-Док» (Санкт-Петербург), партнер ЭОС.



Автоматизация классических функций документооборота.

Корпоративный портал, поддерживающий совместную работу

проектных команд (команды в компании формируются по

каждому проекту) с документами.

Автоматизация процессов согласования документов, контроля и

мониторинга исполнения поручений.

Процессы планирования мероприятий и автоматического

своевременного информирования участников.

Единая точка доступа к ключевым данным и элементам

документооборота.

Результат внедрения

ГК «МонАрх» – одна из ведущих организаций столичного стройкомплекса, специализирующаяся на индивидуальном монолитном домостроении.

Группа берется за самые сложные объекты и возводит их в кратчайшие сроки, зарекомендовав себя на рынке как надежный партнер.

За 16-летнюю историю она накопила колоссальный опыт строительства и заслужила высокую репутацию ответственного генподрядчика.


Проекты: Концерн «Монарх»

В работе строительная компания сталкивается с большим количеством документов, требующих согласования.

В связи с этим руководство ГК «МонАрх» приняло решение о внедрении эффективной системы электронного документооборота.



В рамках первого этапа внедрения СЭД была автоматизирована деятельность двух компаний холдинга в части согласования следующих видов документов:

договоры займа, купли-продажи, договоры возмездного оказания услуг, договоры аренды, договоры ипотеки, поставки, доверительного управления и т.д.;

госконтракты;

кредитные, банковского счета;

приказы, служебные записки и т.д.

+ Настроен корпоративный портал.



Основная особенность проекта заключалась в сложных маршрутах согласования документов, зависящих от ряда условий, для чего была произведена соответствующая настройка групп документов и их маршрутов.

В ходе внедрения также был настроен механизм импорта данных из других бизнес-систем путём импорта Excel-файлов (данные по сотрудникам, подразделениям и контрагентам в соответствующие справочники).

После завершения внедрения СЭД была проведена настройка корпоративного портала, в том числе настроен интерфейс системы в соответствии с фирменным стилем организации.


Особенности проекта:

В 2007 году произошла реструктуризация бизнеса НАЦИОНАЛЬНОГО БАНКА РАЗВИТИЯ и перепрофилирование его деятельности на работу с состоятельными клиентами, и переименование его в ОАО «М2М Прайвет Банк».

Сохранив лучшие традиции банковского обслуживания, накопленные в результате деятельности Банка на рынке финансовых услуг с 1991 года, а также используя опыт и знания приглашенных из ведущих российских банков в М2М PRIVATE BANK специалистов в области управления крупным частным капиталом, сформировался продуктовый ряд и процедуры по работе с частными клиентами категории VIP.

Проекты: М2М Прайвет Банк


На первом этапе состоялся пилотный запуск проекта по действующей акции компании ЭОС «Быстрый Старт».

Настройка основного ряда процессов заняла всего 3 рабочих дня.

По результатам пилотного проекта, руководством компании было принято решение о полнофункциональном внедрении



В ходе проекта были автоматизированы процессы: согласование договоров, как хозяйственной деятельности, так и договоров с клиентами;

счета, приказы, служебные записки, нормативные документы;

настроены гибкие правила оповещения сотрудников по задачам;

настроена работа с поручениями по документам, так и поручения, не связанные с документами;

настроена регистрация входящей и исходящей корреспонденции;

настроена работа с нормативной документацией, её хранение с гибкими правами доступа;

настроены индивидуально личные сайты пользователей;

интерфейс системы выполнен в фирменном стиле компании.

Проекты: М2М Прайвет БанкВыполненные работы:


Процесс согласования стал более прозрачным, что

позволило




Результат:

Внедрение СЭД позволило банку повысить

прозрачность процесса согласования документов,

их обработку, учёт и поиск.

КБ «СДМ-БАНК» (ОАО) был создан 9 декабря 1991 года.

По данным РБК.Рейтинг СДМ-БАНК входит в ТОР 200 банков по чистым активам.

По данным РБК.Рейтинг СДМ-БАНК входит также в ТОР 100:

• в число московских банков по чистым активам;

• самых прибыльных банков России; • самых филиальных банков России;

СДМ-БАНК занял 41 место среди банков России по объему выданных кредитов малому и среднему бизнесу в 2010 году.

Проекты: СДМ Банк




• Развитая структура НСИ (много связанных справочников)

• Большое количество прописанных маршрутов согласования, ознакомления и рассмотрения

• Перенос базы действующих нормативных актов (НПА)

• Публикация НПА из СЭД в библиотеку SharePoint для ознакомления сотрудников

• Совещания: формирование поручений по мероприятиям Календаря

• Заявки на выдачу прав доступа к инф. системам Банка

• ЭЦП и шифрование (2 этап)


Основные задачи, решённые при внедрении:

• Документооборот

• Обработка входящих-исходящих запросов

• Подготовка и согласование внутренних организационно-распорядительных документов

• Контроль исполнения поручений

• Хранилище НПА

• Хранение файлов с текстами нормативно-правовых актов (НПА), регламентирующих деятельность банка

• Публикация файлов из СЭД в хранилище НПА


Дополнительные задачи, решённые при внедрении:• Корпоративный портал

• Новости и информационные панели• Контакты сотрудников банка• База VIP-клиентов банка

• Совещания• Календарь совещаний – планирование деловых мероприятий• Выдача и исполнение поручений• Ведение поручений т.н. «нарастающим итогом» –

по периодическим совещаниям• Контроль исполнения поручений• Подготовка и согласование протоколов совещаний

• Заявки• Бронирование переговорных, пропусков, курьеров и др.

В рамках проекта автоматизировано 200 рабочих мест

Процесс согласования стал более прозрачным, что позволило




Организовано хранилище нормативно-правовых актов (НПА),

регламентирующих деятельность банка

Результат:

Внедрение СЭД позволило банку повысить прозрачность

процесса согласования документов, их обработку, учёт и

поиск.


футбольный клуб, выступающий в чемпионате России. Обладатель Кубка УЕФА.

Входит в десятку самых популярных клубов Европы.


Проекты: Футбольный клуб

Как и любая организация футбольный клуб столкнулся с проблемой согласования документов:

договоров-подряда, кадровых договоров, счетов, организационно-распределительной документации.



регистрация, контроль исполнительской дисциплины,

согласование договоров, счетов и организационно-распорядительных документов

интеграция с ERP Microsoft

настройка интерфейса решения под корпоративный стиль компании



регистрация, контроль исполнительской дисциплины,

согласование договоров, счетов и организационно-распорядительных документов

интеграция с ERP Microsoft

настройка интерфейса решения под корпоративный стиль компании



+ В планах клуба стоит вопрос согласования командировок всей команды. Предполагается реализация задачами силами собственного ИТ-отдела.

Результаты внедрения EOS for SharePoint

увеличить эффективность работы персонала,

сделать прозрачными процессы согласования документов,

уменьшить сроки согласования и прохождения документов,

навести порядок в учёте и обработке документов,

настроить процесс контроля исполнительской дисциплины,

улучшить коммуникации внутри компании за счёт внедрения корпоративного портала

и др.

EOS for SharePoint используется в самых разных компаниях из разных секторов экономики.

Данная система позволила предприятиям:

Спасибо за внимание!

ЭЛЕКТРОННЫЕ ОФИСНЫЕ СИСТЕМЫwww.eos.ru

Москва, ул. Шумкина, д. 20, стр.1 Телефон/факс: (495) [email protected]

Enterprise Office Solution for SharePoint

Documents

Transcript of Enterprise Office Solution for SharePoint