PT. Iotasoft Website : https://www.euklida.come-mail : pt.iotasoft@gmail.comOffice: Grand Surapati Core – C8Jalan PH. H Mustopha No. 39

Bandung, Jawa-Barat, Indonesia Phone : +62 22 – 63727340 Mobiles Support : +62 83822505211 E-mail: pt.iotasoft@gmail.com Development

Sites:Bandung City View 103/Imola I Jalan Pasir Impun, Bandung, Indonesia Hours of operation: Monday to Friday, 8 a.m - 5 p.m. Phone: +62 22 -

87771427

Iotasoft Enterprise Hotel Back Office –

Refference Manual

Untuk mengggunakan Iotasoft Enterprise Hotel System – Back Office, pertama kali anda harus loginke dalam sistem dan anda harus memiliki UserID dan Password yang sah.

1. Dari layar desktop, klik icon Hotel Back Office .

gambar 1.1 – contoh layar desktop

Tunggu sebentar sampai terlihat portal login Enterprise Hotel System – Back Office sepertilayar dibawah ini.

gambar 1.2 – portal login Enterprise Hotel System Back Office

2. Pada field UserID ketik UserID anda dan tekan key <Enter>.3. Pada field Password ketik password milik dan tekan key <Enter> kemudian akan

nampak layar utama Enterprise Hotel System – Back Office seperti dibawah ini.

gambar 1.3 layar utama Enterprise Hotel System – Back OfficePada bagian atas layar Enterprise Hotel System – Back Office anda dapat menjumpai 3(tiga) Tab: Income Audit, Account Receivable dan Month End.

INCOME AUDIT

Tab pertama adalah Tab Income Audit yang berisi sejumlah tombol: Cashier Report, DailySales, Sales Statistics, Posting Detail,Sales Posting, Change Password dan Log Out.

CASHIER REPORT

Dari Tab Income Audit kilik tombol Cashier Report - , kemudian akan nampak layar Income

Audit - Cashier Report seperti berikut.

gambar 1.4 layar Income Audit - Cashier ReportPada layar Income Audit - Cashier Report, sistem akan meminta anda untuk

memasukan tanggal operasi, anda dapat memilih tanggal operasi pada combo-box Datekemudian menekan key <Enter>. Pada field Cashier tekan ke<?>, sistem secara otomatisakan memperlihatkan para kasir yang bertugas pada tanggal operasi yang anda pilihseperti layar berikut.

Gambar 1.5 layar pilihan Cashier pada Income Audit - Cashier ReportPilih kasir yang akan dicetak laporannya dan tekan key <Enter>, sistem akanmemperlihatkan laporan kasir seperti layar dibawah.

gambar 1.6 layar Income Audit - Cashier Report preview

DAILY SALES

Dari Tab Income Audit klik tombol Daily Sales - , sistem akan melaksanakan perhitunganHotel Daily Sales, anda harus menunggu sampai perhitungan yang dilaksanakan selesaikemudian akan nampak layar preview Daily Sales seperti berikut.

gambar 1.7 layar preview Income Audit – Daily Sales

SALES STATISTIC

Dari Tab Income Audit klik tombol Sales Statistic - , sistem akan nampak layar preview DailySales seperti berikut.

gambar 1.8 layar Income Audit – Sales Statistic preview

POSTING DETAIL

Dari Tab Income Audit klik tombol Posting Detail - , akan nampak layar preview PostingDetail seperti layar dibawah ini.

Gambar 1.9 layar Income Audit – Posting Detail preview

SALES POSTING

Dari Tab Income Audit klik tombol Sales Posting - , akan nampak layar Income Audit – SalesPosting seperti berikut.

gambar 1.10 layar Income Audit – Sales Posting

Untuk memposting Daily Sales hari ini tekan tombol New, akan nampak layar Daily Salesseperti berikut

gambar 1.11 layar Income Audit – Daily Sales

Pada layar Daily Sales untuk memposting Daily Sales ke jurnal General Ledger Sales tekantombol Sales Journal Posting, sistem akan memposting Jurnal Sales ke General Ledger dankembali ke layar Sales Posting. Kemudian tekan tombol Return dan sistem akan kembali le layarutama Back Office.

SALES CLOSING

Dari Tab Income Audit klik tombol Sales Closing - , sistem secara otomatis akan menutupaplikasi Hotel System – Back Office dan kembali ke portal login Hotel System – Back Office denganSales Date yang baru satu hari setelah Sales Date Closing.

ACCOUNT RECEIVABLE

Tab kedua adalah Tab Account Receivable yang ebrisi sejumlah tombol: Outstanding,Invoices, Payment, Debit, Credit dan Write Off.

OUTSTANDING

Dari Tab Account Receivable klik tombol Outstanding - , akan nampak layar AccountReceivable – Outstanding seperti berikut.

gambar 2.1 layar Account Receivable – Oustanding

Untuk memposting City Ledger menjadi Account Receivable, pada layar Account Receivable –Oustanding pilih record City Ledger yang akan diposting dan pilih Receivable Account yangmenjadi Destination Account dan tekan tombol O/S=>A/R. Sistem secara otomatis akan

mentransfer record outstanding yang anda pilih ke Receivable Ledger pada Receivable Accountyang telah anda pilih.

Untuk mengembalikan Account Receivable yang telah diposting ke City Ledger, pada layarAccount Receivable – Oustanding pilih Receivable Ledger pada Receivable Account yang inginanda kembalikan kemudian tekan tombol A/R=>O/S. Sistem secara otomatis akanmengembalikan Receivable Ledger pada Receivable Account yang telah anda pilih menjadiOutstanding lagi. Tekan tombol Return, sistem akan kembali ke layar utama Back Office.

INVOICE

Dari Tab Account Receivable klik tombol Invoice - , akan nampak layar AccountReceivable - Invoice Processing seperti berikut.

gambar 2.2 layar Account Receivable – Invoice Processing

Untuk membuat Invoice baru, pilih Receivable Account yang anda ingin buatkan Invoice, sistemsecara otomatis akan memperlihatkan semua outstanding receivable ledger kemudian tekantombol New Invoice. Sistem secara otomatis akan memperlihatkan layar Account Receivable –

Invoice Posting seperti berikut.

gambar 2.3 layar Account Receivable – Invoice Posting

Pada window Outstanding pilih record receivable yang ingin anda posting ke dalam Invoice yangbaru kemudian tekan key <F10> untuk full payment atau key <F9> untuk partial payment makasistem akan meminta anda untuk memposting Invoice Detail yang terkait dengan record padalayar Account Receivable – Invoice detail seperti berikut.

gambar 2.4 layar Account Receivable – Invoice Detail

Pada field Amount isi Number Of Invoice Detail atau # (untuk Room Charge adalah No. OfNight, untuk meeting Meeting No. Of Days, untuk Meal No. Of Persons, dsb). Pada field InvoiceDetail atau *** tekan key <?> sistem akan memperlihatkan pilihan Invoice Detail sepertiberikut.

gambar 2.5 layar Account Receivable – dengan piliha Invoice Detail.

Setelah melengkapi semua field pada layar Account Receivable – Invoice Detail, sistem secaraotomatis akan memposting Invoice Detail yang telah anda masukan kemudian kembali ke layarAccount Receivable – Invoice Posting seperti berikut.

Gambar 2.5 layar Account Receivable – Invoice Detail setelah Invoice Detail diposting

Ika semua Invoice Detail yang ingin anda posting ke Invoice telah dimasukan tekan key <F2>kemudian sistem secara otomatis akan membuat Invoice dan kembali ke layar AccountReceivable – Invoice Processing seperti berikut.

gambar 2.6 layar Account Receivable – Invoice Processing setelah Invoice diposting

Pada layar Account Receivable – Invoice Processing jika anda ingin mencetak Invoice pilihInvoice yang akan dicetak kemudian tekan tombol Invoice Print, sistem akan memperlihatkanlayar Invoice preview seperti berikut.

gambar 2.7 layar Account Receivable – Invoice Processing dengan Invoice Preview

Pada layar Receivable – Invoice Processing dengan Invoice Preview bila anda menekan tombolPrint sistem secara otomatis akan mencetak Invoice tersebut ke printer. Jika anda ingin kembalike layar Account Receivable – Invoice Processing, pada layar Account Receivable – Invoice

Processing dengan Invoice Preview tekan tombol Close, sistem secara otomatis akan kembali kelayar Account Receivable – Invoice Processing.

Pada layar Account Receivable – Invoice Processing, jika anda ingin membatalkan Invoice pilihInvoice yang ingin batalkan kemudian tekan tombol Invoice Cancel, sistem secara otomatis akanmembatalkan Invoice tersebut. Untuk kembali ke layar utama Back Office tekan tombol Return,sistem secara otomatis akan kembali ke layar utama Back Office.

PAYMENT

Dari Tab Account Receivable klik tombol Payment - , akan nampak layar AccountReceivable – Invoice Payment seperti berikut.

gambar 2.8 layar Account Receivable – Payment

Untuk melakukan pembayaran baru pada layar Account Receivable – Payment tekan tombolNew Payment, akan terlihat layar Account Receivable – Payment Posting sebagai berikut.

gambar 2.9 layar Account Receivable – Payment Posting dengan field Date aktif

Pertama kali anda harus memilih salah satu dari tiga jenis pembayaran: Cash, Bank Transferatau Cheque/BG pada Tab Control Payment. Jika pembayaran dilakukan secara tunai pilih CashPayment kemudian anda harus memilih tanggal pembayaran pada field Date dan tekan key<Enter> kemudian field Amount akan aktif seperti layar berikut.

gambar 2.10 layar Account Receivable – Payment Posting dengan field Amount aktif

Masukan jumlah pembayaran pada field Amount (sebagai contoh 2.830.000) dan tekan key<Enter>, kemudian field aktif akan pindah ke Tab Control - Any Invoice seperti berikut.

gambar 2.11 layar Account Receivable – Payment Posting dengan pilihan Invoice

Pada window Invoice Selection Posting, pilih Invoice yang anda ingin posting dan tekan tombol

full paid - . Setelah anda menekan tombol full paid, sistem secara otomatis pindah ke statuspaid seperti berikut.

Figure 2.12 layar Account Receivable – Payment Posting dengan Invoice Full Paymenttelah diposting

Setelah melengkapi Invoice yang mana yang akan dibayarkan kemudian tekan tombol update -

, sistem secara otomatis akan memposting pembayaran tersebut dan merubah statussemua invoice yang terbayar dan kembali ke layar Account Receivable – Payment sepertiberikut.

2.13 layar Account Receivable – Payment dengan Payment telah diposting

Untuk mencetak Invoice Payment, pada layar Account Receivable – Payment pilih pembayaranmana yang ingin anda cetak dan tekan tombol Print. Sistem secara otomatis akanmemperlihatkan layar preview Payment seperti berikut.

2.14 layar Account Receivable – Payment dengan Payment preview

Pada layar Account Receivable – Payment dengan Payment preview, bila anda menekantombol Print, sistem secara otomatis mencetak Payment tersebut ke printer. Bila anda inginkembali ke layar Account Receivable – Payment, pada layar Account Receivable – Paymentdengan Payment preview tekan tombol Close, sistem secara otomatis kembali ke layar AccountReceivable – Payment.

Pada layar Account Receivable – Payment with Payment bila anda ingin membatalkan Paymentpilih Payment yang ingin anda batalkan dan tekan tombol Payment Cancel, sistem secaraotomatis akan membatalkan Payment tersebut. Unttuk kembali ke layar utama Back Officetekan tombol Return maka sistem secara otomatis akan kembali ke layar utama Back Office.

DEBIT

Dari Tab Account Receivable klik tombol Debit - , akan nampak layar Account Receivable– Debit preview seperti berikut..

2.15 layar Account Receivable – Debit preview

Pada layar Account Receivable – Debit preview bila anda menekan tombol Print, sistem secaraotomatis mencetak Account Receivable Debit ke printer. Bila anda ingin kembali ke layar BackOffice, pada layar Account Receivable – Debit preview tekan tombol Close, sistem secaraotomatis kembali ke layar utama Back Office.

CREDIT

Dari Tab Account Receivable klik tombol Credit - Tab Account Receivable, akan nampak layarAccount Receivable – Credit preview seperti berikut.

2.16 layar Account Receivable – Credit preview

Pada layar Account Receivable –Credit preview bila anda menekan tombol Print, sistem secaraotomatis akan mencetak Account Receivable Credit ke printer. Bila anda ingin kembali ke layarutama Back Office, pada layar Account Receivable – Credit preview tekan tombol Close, sistemsecara otomatis akan kembali ke layar utama Back Office.

MONTH END

Tab ketiga adalah Tab Month End yang berisi sejumlah tombol: Third Tabs is: Month End areincluding sub-modules: Trial Balance, Closing Period, Reopen Period, Period Setup dan PriorBalance.

TRIAL BALANCE

Dari Tab Month End klik tombol Trial Balance - , akan nampak layar Month End – TrialBalance preview seperti berikut.

3.1 layar Month End – Trial Balance preview

Pada layar Month End – Trial Balance preview bila anda menekan tombol Print, sistem secaraotomatis mencetak Month End – Trial Balance tersebut ke printer. Bila anda ingin kembali kelayar utama Back Office, pada layar Month End – Trial Balance preview tekan tombol Close,sistem secara otomatis akan kembali ke layar utama Back Office.

PRIOR BALANCE

Dari Tab Month End klik tombol Prior Balance - , akan nampak layar Month End – PriorBalance seperti berikut.

3.2 layar Month End – Prior Balance

Pada dasar layar Month End – Prior Balance ada lima tombol: Last Balance Print, New Balance,Balance Update, Balance Cancel dan Return Button. Bila anda ingin menambah Balance barupada layar Month End – Prior Balance tekan tombol New Balance, akan nampak layar MonthEnd – Prior Balance with New Balance seperti berikut.

3.3 layar Month End – Prior Balance with New Balance

Sistem akan meminta anda untuk mengisi semua informasi yang berkaitan dengan New Balancepada layar. Pada field Account tekan key <?> maka sistem akan memperlihatkan pilihanAccount yang tersedia seperti berikut.

3.4 layar Month End – Prior Balance with New Balance dengan pilihan Account

Setelah selesai melengkapi informasi yang dibutuhkan pada layar New Balance tekan key <F2>maka sistem akan kembali ke layar Month End – Prior Balance. Bila anda ingin memperbaharuiPrior Balance tekan tombol Update Balance dan bila anda ingin membatalkan Prior Balanceyang telah ada tekan tombol Cancel Balance.

Bila anda ingn mencetak Month End – Prior Balance, pada layar Month End – Prior Balancetekan tombol Last Balance Print, akan nampak layar Month End – Prior Balance seperti berikut.

3.5 layar Month End – Prior Balance dengan Prior Balance preview

Pada layar Month End – Prior Balance preview bila anda menekan tombol Print, sistem secaraotomatis akan mencetak Month End – Prior Balance ke printer. Bila anda ingin kembali ke

layar utama Back Office, pada layar Month End – Prior Balance preview tekan tombol Closeselanjutnya sistem akan kembali ke layar utama Back Office.

PERIOD SETUP

Dari Tab Month End klik tombol Period Setup - , akan nampak layar Month End – PeriodSetup seperti berikut.

3.6 layar Month End – Period Setup

Jika anda ingin menambahkan periode baru tekan tombol New Period maka sistem akanmemperlihatkan layar Month End – Period Setup dengan New Period seperti berikut.

3.6 layar Month End – Period Setup dengan New Period

Sistem meminta anda mengisi record periode bulan dengan angka 6 digit MMYYYY(MM=Bulan,YYYY=Tahun) dan mengisi tanggal mulai pada combo-box Start Date dan mengisitanggal berakhir pada combo-box End Date kemudian menekan key <Enter>, secara otomatissistem akan menambahkan record periode bulan yang baru seperti berikut.

3.7 layar Month End – Period Setup setelah ditambah periode bulan baru

Bila anda ingin membatalkan periode bulan yang sudah ada pada layar Month End – PeriodSetup tekan tombol Cancel Period. Untuk kembali ke layar utama Back Office pada layar MonthEnd – Period Setup tekan tombol Return, sistem akan kembali ke layar utama Back Office.

CLOSING PERIOD

Dari Tab Month End klik tombol Closing Period - , sistem secara otomatis akanmenjalankan prosedur closing Month Period dan merestart sistem dengan periode bulanberikutnya yang telah anda buat.

REOPEN PERIOD

Dari Tab Month End klik tombol Reopen Period - , sistem secara otomatis akan membukakembali periode bulan sebelumnya dan merestart sistem dengan periode bulan sebelumnyayang telah ditutup.

Untuk log-out dari sistem, dari layar utama sistem Back Office klik tombol Log-Out - ,kemudian sistem akan keluar dari sistem Back Office dan kembali ke layar desktop MicrosoftWindows.