Enterprise 2.0 (Curso Verano itSMF, 2011)

M. Mallavibarrena

Enterprise 2.0Enterprise 2.0

Moderador

Notas de la presentación

Este es un seminario práctico (“Workshop”) sobre el potencial uso de las nuevas tecnologías –conocidas en conjunto como 2.0- para el mundo profesional (empresas o grupos de trabajo). Las nuevas tecnologías han llegado al mundo empresarial y éste se ha transformado por completo en los últimos 5-10 años. Internet puede ser una herramienta eficaz para potenciar nuestro networking y la mejor plataforma para vender productos y marcas. En este taller vamos a revisar el cambio de escenario, las posibilidades de las nuevas tecnologías cuando son aplicadas a grupos de trabajo y en concreto a empresas. El seminario está pensado para desarrollarlo en 1h. Es práctico (“Workshop”) pero no “hands-on” (no usaremos PCs en la sala) para poder condensar el contenido en el tiempo previsto. Se recomienda tomar nota de las principales ideas y el resto de información está siempre disponible en mi blog MartyWareZ (http://www.martywarez.com, http://www.facebook.com/MartyWareZ).

v1.0 Jun 2011 www.MartyWareZ.com ‐ Social Software Empresarial 2

Moderador


Un breve resumen de mi perfil para los que no me conozcáis: Soy ingeniero técnico de Telecomunicación (EUITT; UPM) y tengo un máster en “Dirección de IT” por el IDE-CESEM. Llevo mas de 20 años trabajando en diversas empresas; sobre todo Telcos e integradores. Siempre cerca de las nuevas tecnologías. Además de mi profesión siempre he sido una apasionado de Internet y sobre todo de las nuevas tendencias: Web 2.0, movilidad y redes sociales. Mantengo un blog (www.martywarez.com) que tiene página en Facebook (www.facebook.com/MartyWareZ) y estoy activo en Twitter (@Mallavibarrena) Tenéis mi perfil profesional siempre actualizado en LinkedIn (http://www.linkedin.com/in/mmallavibarrena) En 2010 escribí un libro de divulgación sobre Web 2.0 y redes sociales, junto con mi amiga Alicia Feliciano. “Socorro: Quiero Ser Digital” (LID Editorial) Tenéis una página en Facebook para seguir de cerca toda la actividad relacionada con el libro (http://www.facebook.com/QSDigital). Participo en eventos, doy charlas y cursos, escribiendo o colaborando con algún medio en algunos casos. Siempre sobre nuevas tecnologías. Me preocupa mucho la seguridad de los menores en Internet. He dado algunas charlas en colegios al respecto (a padres, a alumnos y a educadores).


GeneraciGeneracióón Yn Y

Moderador


El punto de partida de esta charla es que, en estos tiempos, en las empresas se está produciendo una situación curiosa de la que tenemos que ser conscientes: las personas mas jóvenes que están trabajando en nuestros entornos profesionales (generación Y, nacidos entre 1982 y 1992, ahora trabajando en su mayoría) traen embebida la inercia de las redes sociales, las comunicaciones móviles y todo el estilo 2.0 que les rodea en su vida privada o universitaria previa. Este colectivo intentará, quizás sin darse cuenta, comportarse de la misma forma en su trabajo regular en la oficina. En este escenario tendrán que convivir con personas de mas edad (generación X en su mayoría, nacidos a finales de los 60) que tendrán un nivel muy variado de conocimientos y experiencia en este tipo de entornos. En muchos casos tendrán un conocimiento básico de entornos como LinkedIn, Blogs o Wikis pero su actitud será de poca apertura hacia este tipo de plataformas para uso profesional. Ambos colectivos compartirán sistemas de información y estrategia de compañía sobre entornos colaborativos, sistemas de mensajería, intranets, ECMs, sistemas de compartición de conocimiento (KMs), CRMs, ERPs, etc.


Moderador


Vamos a revisar por encima que tipo de cosas hacemos unos y otros (generación X, Y, etc.) en Internet ahora mismo cuando nos conectamos, casi siempre para temas personales o con orientación profesional (pero no colaborativa, en el caso mas general). Resumiendo en 10 puntos (tanto de dispositivos móviles como desde ordenadores personales). Intentemos ir pensando todos si estos usos pueden ser de validez en nuestro entorno de trabajo. Creamos contenidos en Blogs y páginas Webs variadas (WordPress, Blogger, Tumblr) Leemos updates en otros entornos similares utilizando sindicación simple (RSS) o mails automáticos (Feedburner) Compartimos/etiquetamos contenido en redes sociales: enlaces web (Google/Bing), fotos (Flickr, Picasa), videos (YouTube, Vimeo), presentaciones/documentos (SlideShare, GoogleDocs) o música (iTunes, Spotify) => En algunos casos, le añadimos etiquetas de geoposicionamiento (Ej: Facebook Places, FourSquare) Compartimos enlaces web con otros, nuestros favoritos (Delicious, Diigo) Participamos en rankings, votando enlaces y ayudando a su posicionamiento (Digg, Meneame) Utilizamos redes sociales de todo tipo (Facebook o LinkedIn) para tener una vida social con nuestros contactos, participar en grupos de interés e intercambiar información. En algunos casos comentamos eventos retransmitidos en directo dentro de las mismas plataformas (UStream, GlobbTV). Conectamos nuestras aportaciones a plataformas como Twitter donde pueden ser vistas (y medidas) por todo el mundo en tiempo real (Radian6). Somos colaboradores en portales de Crowdsourcing donde aportamos ideas, proponemos mejoras o sugerimos iniciativas (Ej: Starbucks: http://mystarbucksidea.force.com/). Lo mismo en sistemas de tipo Wiki. Buscamos todo tipo de aplicaciones en “App Stores” y con solo pulsar las podremos instalar, comprar (en su caso) y mantener actualizadas de forma automática (Apple, Android, etc.) Colaboramos con otros en grupos de interés, foros o compartimos con ellos ficheros con aplicativos integrados en redes sociales (Dropbox, Box.net)


Empresas 2.0Empresas 2.0

IgalIgal

KoshevoyKoshevoy

Moderador


Por ello, desde 2005 (aprox) en función del estado de evolución del país, distintas compañías y grupos profesionales han ido intentando importar y re-utilizar este tipo de plataformas y estrategias de colaboración en los sistemas de información “dentro del firewall” de las corporaciones. En el siglo XXI la inmensa mayoría de empresas, universidades y grupos profesionales se enfrentan a los mismos retos: maximizar la productividad, minimizar los costes, facilitar la colaboración de terceros (muchas veces de forma remota), trabajar a nivel global (distintas culturas, idiomas y zonas horarias) y compartir información de la forma mas sencilla pero eficaz posible. En esta charla vamos a ver las posibilidades que tienen este tipo de entornos, los principales problemas que presentan en su implantación, las formas mas habituales de uso y los mejores consejos para su implantación en nuestras propias organizaciones. Como idea general tenemos que tener en cuenta que en una empresa de tamaño medio puede haber una gran variedad de sistemas de información, diversos grupos humanos con distinto nivel de “cultura 2.0” y unas necesidades especificas de negocio. Cada caso, por tanto, deberá ser analizado por separado y no habrá, previsiblemente, grandes soluciones que satisfagan a la mayoría.


““Enterprise 2.0 is the use of emergent social software Enterprise 2.0 is the use of emergent social software platforms (platforms (ESSPsESSPs) within companies, or between ) within companies, or between

companies and their partners or customers.companies and their partners or customers.””

(2006)(2006)

Andrew Andrew McAFEEMcAFEE

Moderador


Andrew McaFee (http://www.andrewmcafee.org/) es profesor en el MIT y en la Escuela de Negocios de la Universidad de Harvard así como un experto a nivel mundial en el uso de los sistemas de información en las empresas. En 2006 publicó un artículo sobre el uso de las capacidades 2.0 de Internet dentro de las empresas. Denominó “Enterprise 2.0” a aquella empresa que utilizara este tipo de formas de trabajo y plataformas de forma interna. Todo ello quedó reflejado en un famoso artículo que publicó en la primavera de 2006 (http://sloanreview.mit.edu/the-magazine/2006-spring/47306/enterprise-the-dawn-of-emergent-collaboration/). En Noviembre de 2009 publicó su libro “Enterprise 2.0” que ha sentado las bases de todo este tipo de plataformas y que es usado como referencia por todo tipo de expertos y empresas consultoras. Contiene todo su análisis sobre este tipo de entornos así como sus reflexiones sobre varios casos de estudio básicos que luego desarrolla. En esta charla utilizaremos algunos de los conceptos y análisis de Mcafee (se indicarán). Uno de ellos es el de que en las empresas, como en Internet, tenemos diversos niveles de relación al trabajar con otras personas de nuestro entorno. Ese mayor o menor nivel de relación nos hará emplear las mismas herramientas de una u otra forma y se deberá tener en cuenta al poner en marcha este tipo de plataformas. AM utiliza el término ESSP (Emergent Social Software Platforms) para referirse a este tipo de entornos: “Social software” permite a las personas encontrarse, compartir y comunicarse sobre plataformas digitales creando comunidades, “Platforms” entornos digitales donde las interacciones y contribuciones son persistentes y visibles y “Emergent”: el software se puede considerar una freeform que contiene mecanismos para compartir enlaces y etiquetas inherentes de las personas haciéndonos visibles a los demás. En el libro se insiste mucho en la idea de “plataforma emergente”: son muchos los agentes sobre Internet, los agentes actúan independientemente y con autonomía, haciéndolo además en su propio interés aunque luego revierta en los demás (caso de enlaces compartidos en entornos como Delicious). Nota: Hablaremos de Software Social Colaborativo para Empresas aunque hay muchos conceptos similares utilizados (una vez mas) de forma arbitraria por los fabricantes y que no siempre implican productos similares: en muchos casos se busca diferenciar productos o hacerles pertenecer a clases específicas de software cuando realmente son totalmente comparables a otros.


Dion Dion HinchcliffeHinchcliffe

Moderador


El segundo mayor experto del mundo en este tipo de entornos es también americano y se llama Dion Hinchcliffe (http://www.zdnet.com/blog/hinchcliffe) y es periodista, escritor y ponente habitual a nivel mundial (en todo tipo de eventos). Podemos seguir sus presentaciones en Slideshare (http://www.slideshare.net/dhinchcliffe) y ver fotos de sus actividades profesionales en Flickr (http://www.flickr.com/people/dionh/). Se le puede seguir por RSS en sus distintos entornos Web o en Twitter (@dhinchcliffe). Es VP de una importante consultora (http://www.dachisgroup.com/) en medios digitales. Dion publica regularmente en ZDNet y se le puede seguir de diversas formas. Se centra mucho en este tipo de entornos y en general en el uso de las nuevas tecnologías. Es un experto mucho mas técnico que Mcafee y suele bajar mas al nivel de detalle de las implementaciones. Está mas orientado a aspectos de Software, interacción (SOA), CRM, ERP, etc.. Muy recomendable para seguirle si quieres estar informado de todas sus actualizaciones.


PanorPanoráámicamica

US US FishFish

andand

WildlifeWildlife

ServiceService

Moderador


Ahora veamos lo que dicen los expertos anteriores (y otros) sobre lo que tenemos ahora mismo y sobre lo que va a venir. Todos los expertos coinciden en que el centro del nuevo sistema es el perfil del usuario sobre el que gira todo. Como en Internet, ahora los usuarios tienen una identidad que nos permiten perfilizarlos constantemente. Las conexiones entre individuos comienzan a conformar la base de todo el sistema. El contenido se compartirá y fluirá a través de esas conexiones entre perfiles. AM acuñó también un nemónico para recordar las principales características de este tipo de entornos (al que él denomina ESSPs): “SLATES” [S] Search: Es la función esencial para localizar información, contenido y a otros usuarios. Pensemos lo fácil o difícil (y lo eficaz) que es hoy en nuestros propios entornos empresariales. [L] Links: Los enlaces son la representación del contenido que manejamos en la plataforma. En estas plataformas será mas fácil crearlos y compartirlos para ser usados por otros. [A] Authoring: Algo habitual en Internet será ahora esencial. Los usuarios serán autores “públicos” de su propio contenido. El poder crear/enriquecer contenido disponible para todos. [T] Tagging: El etiquetado de la información interna le añade muchos matices para los demás y la hace mas útil y accesible. La potencia de clasificación es ahora inmensa y dinámica. [E] Extensions: La capacidad que tienen muchos entornos de hacernos sugerencias basadas en nuestro perfil o experiencia de usuario (Ej: StumbleUpon.com). [S] Signals: Son las maneras en las que la plataforma nos envía señales de los cambios/eventos mas relevantes para nosotros: casos como Feedburner o RSS son muy claros. Este acrónimo fue posteriormente modificado por DH y creo FLATENESSES. Las novedades sobre el anterior son: [F] Freeform: La forma general debe ser abierta (libre) y lo mas flexible posible. Se adaptará de forma natural a nuestra forma de trabajo. [N] Network oriented: Debemos asumir que nuestra empresa debe usar al máximo nuestra propia IT y no pensar tanto en Web como en el caso de Internet. Re-utilizable en partes menores. [S] Social: El entorno debe ser transparente para todos y no jerarquizado. [E] Emergence: Aparecerá como novedad en nuestra empresa, en nuestro mapa de sistemas y en nuestro modelo de negocio.


BeneficiosBeneficiosEdiciEdicióónn

AuthoringAuthoring BBúúsquedasqueda

FormaciFormacióónn

InteligenciaInteligencia OrganizaciOrganizacióónn

Tanja de Tanja de BieBie

Moderador


En esencia, los principales beneficios que nos reportará el uso de una plataforma 2.0 en la empresa serán (a juicio de AM): [Group Editing]: Es la posibilidad de que distintas personas colaboren al mismo tiempo sobre un mismo contenido (documento, página web, artículo Wiki, post) llevándose control de versiones y controlando el acceso múltiple. En muchos casos utilizaremos un simple navegador para trabajar en este tipo de funciones. Este beneficio, caso de alcanzarse de forma plena, ofrece muchas posibilidades al permitir que distintas personas de nuestra organización, con distintos niveles de relación y jerarquía colaboren de forma muy dinámica eficaz. Muchas veces el exceso de protección (seguridad, privacidad) impide que los documentos se vean fuera (luego no se comparten ni etiquetan) ni las personas de fuera pueden aportar nada al grupo que lo creó. [Authoring]: En este tipo de entornos, la creación de contenido tiene una connotación pública/masiva. Tiene mucho potencial: motivación, compartición del conocimiento, etc. y así queda un rastro persistente y consultable. El etiquetado de todos consigue vincular un contenido con otro logrando un objetivo clásico de las empresas: un repositorio dinámica del saber corporativo. [Broadcast search]: Es la consulta pública de las cosas que los usuarios desconocen. Este tipo de plataformas (como el caso de foros en Internet o redes sociales). Se pueden organizar sistemas de incentivos alrededor de este tipo de procesos (motivar por contestar o ayudar a dar respuesta). [Network formation and maintenance]: Las plataformas 2.0 se pueden ver fácilmente como repositorios de información de tipo enciclopédico. Una ventaja de trabajar en entornos corporativos (con todos los usuarios representados por un perfil) es que la relación entre “creadores” y “lectores” puede ser directa e inmediata (aunque tengan mínima o nula relación interna). Todo ello facilita la formación de tus equipos y la compartición del conocimiento de forma muy eficaz. [Collective intelligence]: El método de colaboración que se intuye en este tipo de sistemas consigue que las respuestas a las preguntas planteadas dentro de los grupos de trabajo sean mucho mas ricas, completas e inmediatas. Recordemos los actuales sistemas de recomendación en compras o rankings de todo tipo tan habituales en muchos portales web. Esta misma aproximación se puede utilizar en sistemas internos para valorar la información proporcionada por los compañeros u otras fuentes facilitando la “inteligencia colectiva”. [Self organization]: Es quizás una de las características mas importantes. La propia forma de trabajo consigue que la información se vaya estructurando por medio de etiquetado, sucesivas comparticiones, valoraciones, etc. adquiriendo, por si misma, una estructura mucho mas realista (y eficaz) que la normalmente le solemos a dar a nivel de empresa.


ColaboraciColaboracióónn

Audiencia ampliaAudiencia amplia

Trabaja por temasTrabaja por temas

Olvida procesosOlvida procesos

dl3budl3bu

Moderador


Al colaborar en la generación de contenido hay dos retos clásicos que todos estos sistemas deben resolver de alguna forma: el control de versiones y el uso compartido. En el caso de empresas es quizás una de las tareas mas habituales y críticas. Con las plataformas IT clásicas no siempre se resuelven de forma óptima. Del libro de AM se desprende lo aprendido en el caso de la Intellipedia (caso Wiki para la comunidad de Inteligencia USA) [Mas info en http://es.wikipedia.org/wiki/Intellipedia]. Los 3 factores clave que se sacaron como conclusiones de su puesta en marcha fueron: Intenta trabajar para la mayor audiencia posible. No uses tu “anterior” idea de para quien estoy escribiendo este documento. Piensa en tu entorno colaborativo. Trabaja por tópicos, olvida la estructuras: como miembro de la organización lo mejor es que generes contenido pensando en los temas, no en las estructuras actuales. Será mas coherente con el modo natural de trabajar y tus compañeros lo encontrarán mas fácilmente. El etiquetado posterior y la forma de trabajo colaborativa terminarán volviendo a estructurar la información de la forma mas eficaz para todos. Sustituye los procesos actuales: Se debe intentar trabajar de forma natural, la que el propio entorno sugiera: olvida enviar mails, guardar los ficheros en determinados directorios y seguir en exceso los procesos tradicionales de tu operativa. La información quedará reflejada en el entorno pero debe ser etiquetada, compartida y valorada de la forma mas 2.0 posible. Debemos intentar pasar de usar “canales” a usar “plataformas”.


Moderador


Este esquema (realizado por Dion Hinchcliffe y publicado en su blog) es bastante interesante pues nos muestra la “foto de familia” general de este tipo de sistemas y las relaciones entre ellos. Como se puede ver en el esquema, en la parte izquierda tendremos nuestra plataforma 2.0 corporativa, que será adyacente a una serie de posibles partners (para Social CRM, por ejemplo) los cuales nos terminarán conectando con la Internet social conocida: para recibir feeds, para comunicar, para compartir, para sondear, etc.. Al ser todas las tecnologías comunes a todos los niveles,el sistema funciona sin mayores problemas. No se comenta en la ponencia y su explicación completa se puede encontrar leyendo el material asociado de Dion (http://www.zdnet.com/blog/hinchcliffe/ten-emerging-enterprise-20-technologies-to-watch/1224)


¿¿Mitos o realidades?Mitos o realidades?

SeguridadSeguridad

ControlControl

ProductividadProductividadComplejidadComplejidad

FormaciFormacióónn

MotivaciMotivacióónn

TecnologTecnologííaa

Moderador


¿Mitos o realidades? A la hora de siquiera plantearnos hacer evolucionar nuestra plataforma IT actual a alguna variante 2.0 tenemos que tener claros algunos riesgos o problemas asociados a su implantación. Como sucede siempre, tendremos que analizar bien nuestro entorno, medir nuestro nivel de resistencia al cambio y tomar decisiones claras y concretas con el necesario nivel de apoyo por parte de la dirección. En cualquier caso se mezclan riesgos reales con la percepción que mucha gente tiene sobre las redes sociales y su uso lúdico en Internet. ¿Seguridad, Privacidad?: Es quizás el riesgo mas popular (aunque quizás falso o poco realista) de este tipo de soluciones. Si la implantación se hace de forma adecuada y el personal entiende la filosofía de trabajo, nada debe cambiar en cuanto a ser demasiado permeables hacia el exterior de información sensible o a compartir de forma inapropiada datos importantes en foros no interesantes dentro de la corporación. Este caso es el que mas sufre la poca cultura “de colaboración 2.0” de muchos directivos (ven todo como Facebook) que olvidan que su personal sigue siendo el mismo y que en este tipo de plataformas todos tenemos un perfil por lo que todas nuestras aportaciones (“buenas o malas”) quedarán debidamente registradas. Obviamente, existen soluciones para controlar estas posibles fugas de información a través de los distintos canales y plataformas digitales de la organización. De igual forma se suele pensar que este tipo de entornos, al igual que los simétricos en Internet, están mas expuestos a malware, virus y problemas de seguridad clásicos. Pérdida del control sobre el contenido: Quizás una de las mayores ventajas de este tipo de entornos (la auto estructuración de la información dentro de la comunidad colaborativa) puede ser una pesadilla si no se hacen las cosas bien o simplemente no se planea su evolución. Los actuales creadores de información y los flujos básicos de información deberían permanecer en esencia aunque adaptados a esta nueva estrategia. Otras muchas personas de la organización podrán ahora crear, comentar el trabajo de otros, etiquetarlo y compartirlo dentro de otros espacios de la infraestructura. Uso inapropiado (bajada de productividad): Es un problema poco real en muchos casos y que como todo cambio tiene una curva de aprendizaje de uso de la plataforma asociado. Si nuestro nuevo entorno de trabajo es muy atractivo y ofrece muchas posibilidades de comunicación, en las primeras semanas de uso todo el mundo querrá experimentar y probarlo a fondo como pasa, por ejemplo, con los entornos de mensajería instantánea. Si guiamos a nuestros usuarios y entienden pronto las buenas prácticas, pronto todo irá bien. Influirá mucho la mezcla de generaciones X e y en la plantilla. Complejidad y redundancia en mapa de sistemas: Si hemos tomado malas decisiones y/o una mala puesta en marcha, ciertas operativas no serán naturales, serán complejas o solaparán con otras que no habremos actualizado de forma paralela. Como consecuencia, no tendremos estos impactos previstos y los problemas se producirán solos. Un caso habitual es que el uso de plataformas colaborativas 2.0 reduzca de forma clara la tendencia a utilizar mails internos y en otros casos cambia el foco del almacenamiento de contenido. En ambos casos debemos tenerlo previsto para actuar en consecuencia. Falta de formación y evangelización: Como todo proceso de cambio necesita gestión: plan de formación, champions y control en las distintas etapas. Si el usuario no comprende el entorno ni se le forma bien jamás lo utilizará de la forma prevista y toda la filosofía de colaboración comenzará a fallar. Cambio sin motivación: Si hacemos un cambio importante e implantamos el entorno sin que todos y cada uno de los empleados sienta que “salen ganando” será difícil tener éxito. Se deben asumir y aceptar los beneficios. Tecnologías demasiado cambiantes/pérdida de control lT: El equipo de IT de tu empresa puede ser reacio a este tipo de infraestructuras tanto por la presunta “pérdida de control” sobre el entorno (es un sistema que se asume democrático y en gran parte auto-regulado) así como demasiado sujeto a cambios en las tecnologías asociadas. Este último componente es inherente a toda plataforma IT y está mas ligado con el desconocimiento relacionado con tecnologías 2.0 e Internet.


Moderador


Desde el punto de vista de las arquitecturas de software debemos comprender que la evolución comentada de las tecnologías ha obligado a la subsequente evolución paralela de la arquitecturas de software utilizadas para desarrollar nuestras aplicaciones: cada vez mas orientadas a servicios en la nube, cada vez mas interoperables a través de web-services y cada vez mas abiertas. Se saldría fuera del marco de esta charla hablar de ello pero debemos quedarnos con el mensaje que la estrategia seguida estos años con SOA (Arquitectura de Software orientada a Servicio) se vio “evolucionada” por otra ampliada y con clara orientación al uso de los recursos web denominada WOA (Arquitectura de Software Orientada a Web) => El experto DH En el segmento específico de la gestión de contenidos (ECM), la organización AIMM (http://www.aiim.org/) – Comité iECM preparó un standard para interoperar entornos heterogéneos de ECM y OASIS lo ha gestionado como un nuevo standard de mercado: CMIS (http://www.oasis-open.org/committees/cmis/). La versión 1.0 se liberó en Mayo de 2010 (http://docs.oasis-open.org/cmis/CMIS/v1.0/os/cmis-spec-v1.0.html).


Moderador


Para preparar esta charla he revisado un buen número de entornos y he podido probar algunos de ellos. Hay decenas de posibilidades en el mercado, en muchos casos impulsadas por start-ups y con modelo Freemiuns (cuentas gratuitas con uso limitado y escalado posterior de precios). Hay varios grupos de casos que comentar: El caso de Yammer que desde su inicio (2008) ha tenido clara su orientación al microblogging (siendo una especia de Twitter para uso interno). En España algunas grandes empresas lo están utilizando ya. Aquellas empresas cuya IT esté claramente basada en tecnologías Microsoft y que usen por ejemplo MS SharePoint, MS Exchange, etc. tendrán muchas funcionalidades disponibles ya con estos productos. Han nacido varios servicios alrededor de SharePoint (como el caso de NewsGator (Denver, USA) o de GoBeezy (España) Casos paralelos ocurren con casos muy centrados en entornos IBM (Connections) y Oracle (Webcenter) Si el cliente usa el entorno CRM en la nube de Salesforce.com, dispone (sin coste adicional) de un entorno de estas características denominado como “Chatter” muy orientado al microblogging y a la colaboración alrededor de las aplicaciones en la nube correspondientes. En casos de uso de entornos ECM (Enterprise Content Management) y en particular en el caso de usar soluciones de Alfresco (centrado en OpenSource), su alianza con Jive Software (www.jivesoftware.com) permite realizar todo un conjunto de funciones a los usuarios de estas plataformas o desarrollar código para hacerlo de forma muy sencilla. Hay soluciones específicas para usuarios de entornos Google Docs, como el caso de SocialWok. Luego veremos algunos ejemplos reales pero hay diversas soluciones (quizás pensadas para empresas pequeñas, de tamaño medio o gran empresa pero en fase inicial, implantación parcial) que con un coste muy bajo permiten comenzar a utilizar este tipo de entornos con suma facilidad. En este grupo entra Podio (paises nórdicos), Telligent (USA), Zyncro (Latam), Convofy (USA, Pakistán) o Present.Ly (USA) En la actualidad hay decenas de soluciones de este tipo por el mercado. Pueden valernos para hacer pilotos o pruebas de concepto a un coste mínimo en nuestra organización antes de tomar una decisión mas definitiva.


Moderador


Vamos a revisar por encima algunos ejemplos reales de entornos como los comentados. Son breves capturas de pantalla donde pretendo ilustrar que tipo de aspecto y funcionalidades ofrecen a los profesionales. Como muchos de estos entornos tienen opciones gratuitas, cuentas demo o siguen modelos Freemium, lo mejor es que experimentemos por nosotros mismos antes de tomar ninguna decisión. En todos los analizados el controlo lo tenemos nosotros luego es trivial integrar a personas de dentro y fuera de la compañía. Convofy: Te obliga a instalar un software en tu sistema aunque luego la dinámica de trabajo es muy eficaz. Permite trabajar de forma rápida, hacer chat (IM), compartir estados, enlaces y ficheros con suma facilidad (tienes una zona de la pantalla donde arrastar y soltar objetos que luego serán compartidos). Tiene versiones para distintos entornos móviles. Es un entorno de una potencia importante para colaborar en grupos comentando ideas, editando documentos y en general en tareas habituales de microblogging. Requiere un cierto aprendizaje pero es muy potente. PODIO: Entorno sencillo para crear grupos de trabajo o para empresa. Es fácil compartir información, hacer microblogging y utilizar un muy completo paquete de aplicaciones y widgets para integrar o adaptar. Te puedes crear espacios de trabajo diversos y adaptarlos en cada caso (Apps). Puedes conectar con Twitter y LinkedIn, configurar RSSs e importar contactos. Todos los aplicativos básicos vienen de serie: tareas, proyectos, calendarios, ofimática, etc. Tiene familias de aplicaciones muy interesantes para todo uso: desde HR hasta finanzas, pasando por el desarrollo de software. Se pueden subir ficheros (en función del tipo de usuario). Tienen versión iPhone y Android. Present.ly: Similar al anterior. Es muy cómodo de manejar y todo es muy intuitivo. La gestión de ficheros es muy directa. La colaboración y el microblogging son inmediatos. Importa contactos de múltiples fuentes y es sencilla la relación con otros. Muy potente en grupos para conectar con otros (se crean y gestionan en función de los tags activos en el sistema) pero no aporta App Store como Podio. Se basan en OpenSource y en función de la plataforma utilizada hay disponibles unas u otras (https://github.com/presently/). Puedes integrar las tuyas si son “compatibles” con dicho entorno. Zyncro: Similar pero de mayor potencia que los anteriores. Es muy fácil relacionarse dentro de los grupos y compartir información/ficheros. Se integra fácilmente con Twitter (ambas direcciones) y LinkedIn (importa usuarios de Skype si existen). El App Store no es muy amplio todavía pero es completo. Te puedes hacer backup de todos los ficheros que tengas subidos en el entorno asociados a tu grupo de trabajo. Existen versiones para iPhone, iPad, Android y Blackberry. En versiones de pago la búsqueda es muy potente. Se puede tener sincronización automática de documentos entre tu sistema y Zyncro.


Factores claves de Factores claves de ééxitoxito ResultadosResultados

Larga distanciaLarga distancia

EvangelizaEvangeliza

FlujoFlujo

ProgresoProgreso

ValorValor

Moderador


Factores de éxito en la implantación (A.M.) El roadpmap hacia el éxito en la implantación tiene 6 secciones: Determina los resultados esperados y entonces despliega la solución: Hay muchas soluciones similares que pueden producir resultados muy distintos en tu organización. Antes de comenzar debes buscar un consenso de objetivos entre todos los implicados. Prepárate para la carrera de “larga distancia”: La existencia o no de un entorno previo puede ser clave a la hora de facilitar la puesta en marcha del nuevo. El conocimiento por parte de la mayoría del uso de plataformas como Facebook acelerará la puesta en marcha al igual que pasará con casos como Twitter. En cualquier caso debemos verlo como un esfuerzo de “medio plazo” (no suele dar grandes resultados de forma inmediata) Comunica, Educa y Evangeliza: El proceso mas importante es el relativo a la tarea de hacer comprender a los usuarios los objetivos del proyecto y sus ventajas para todos. La educación (incluso dando periodos sabáticos a ciertas personas clave) es esencial. Miembros de la generación Y suele ser “creyentes” y facilitadores pero es necesario que managers y otras personas senior se involucren de forma pública para asegurar el éxito de la nueva plataforma. Mueve la solución dentro del flujo: Es crucial tener este tipo de plataformas dentro del “flujo básico”. De lo contrario serán un sistema colateral que aportará valor solo en ciertos aspectos. El enfoque y resultados esperados cambiarán de forma radical en uno u otro caso. Mide el progreso, no el ROI: Este tipo de plataformas permiten medir una gran cantidad de parámetros y crear sistemas muy potentes de indicadores así como colecciones de casos de éxito y anécdotas. Por el contrario no parece lógico intentar aplicar un cálculo de ROI tradicional. Para poder tomar decisiones estratégicas AM propone analizar 3 puntos de vista: (1) Costes/actividad: como en todo servicio IT, (2) Beneficios esperados y (3) El “footprint” (área de implantación del servicio) influye: no es lo mismo algo general (como el email) que algo concreto para un solo grupo de trabajo. Demuestra que su Enterprise 2.0 aporta valor: Quizás el último punto sea el más crítico ¿Cómo puedo incentivar a mi personal para que se involucre en el uso regular y enriquecedor de esta nueva plataforma? Se usan muchas fórmulas (nada que no se utilice ya para otros fines en este tipo de organizaciones) pero es importante analizar cual es la mas indicada para asegurar su éxito.


ConclusionesConclusiones

Moderador


Conclusiones: Las empresas han tenido IT desde que la tecnología lo ha permitido a principios del siglo pasado. Todas las empresas de hoy en día tienen un mapa de sistemas mas o menos complejo y la presión constante por parte de sus direcciones de “hacer mas con menos”. Los modelos de negocio, cada vez mas globales y competitivos, facilitan arquitecturas tecnológicas complejas y una mezcla muy heterogénea de personal propio, ajeno, temporal y en algunos casos con externalización de ciertos procesos en terceros. Al contrario del escenario en Internet, donde había ninguna competencia, el mercado de las soluciones colaborativas para la empresa tiene muchos escenarios distintos que satisfacer y no parece posible que el mercado se decante claramente por un pequeño número de soluciones (como sucede, por ejemplo, con Facebook o Twitter en Internet). En España nuestro nivel cultural 2.0 es bajo (o al menos irregular) en la generación X aunque esperanzador en la Y (y desde luego en la Z que pronto comenzará a trabajar). Las personas que estos años ocupan cargos de responsabilidad en las empresas no siempre entienden las ventajas potenciales de utilizar plataformas como las vistas hoy para afrontar el trabajo en equipo de una forma mucho mas global y eficaz. En una etapa con muy pocas alegrías presupuestarias para IT es previsible que la llegada de este tipo de soluciones al mercado español sea bastante paulatina comenzando, como siempre, por las grandes corporaciones y empresa multinacionales donde este tipo de estrategias vienen desde fuera y su implantación en las regiones es obligatoria e inmediata. Parece obvio señalar que en cualquier caso el uso “heredado” de todo este tipo de facilidades (basadas además en entornos de movilidad y servicios/almacenamiento en la nube) parecen ser la tendencia “obligatoria” para la práctica totalidad de empresas a nivel mundial.


¡¡Gracias!Gracias!

Enterprise 2.0 (Curso Verano itSMF, 2011)

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