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DRAFT OECD GLP ADVISORY DOCUMENT NO. 19 ON THEDRAFT OECD GLP ADVISORY DOCUMENT NO. 19 ON THE

MANAGEMENT, CHARACTERISATION AND USE OF TEST ITEMMANAGEMENT, CHARACTERISATION AND USE OF TEST ITEM

Tavola Rotonda Tavola Rotonda -- Pomezia, 26 Ottobre 2017Pomezia, 26 Ottobre 2017

Arianna FedericiArianna Federici Federica Federica PallantePallante

Biotecnologie BT Biotecnologie BT SrlSrl RTC RTC SpASpA

Draft OECD GLP advisory document no. 19 Draft OECD GLP advisory document no. 19 on the management, on the management, characterisationcharacterisation and use of test item and use of test item May 4, 2017 May 4, 2017

INTRODUZIONEINTRODUZIONE

Attività Attività del Gruppo di lavoro GIQARdel Gruppo di lavoro GIQAR--GLP: GLP: Analisi del documento, Analisi del documento, rraccoltaaccolta, stesura ed invio commenti , stesura ed invio commenti

all’OECDall’OECD

INTRODUZIONEINTRODUZIONE

Dettaglia le richieste GLP riguardo al test itemDettaglia le richieste GLP riguardo al test item

Affianca le monografie OECD attualiAffianca le monografie OECD attuali

Include nuove tipologie di test itemInclude nuove tipologie di test item

ReferenceReference ItemItemXX

§§ 2. DEFINITIONS OF TERMS 2. DEFINITIONS OF TERMS

Test item Test item isis defineddefined asas anan articlearticle thatthat isis the the subjectsubject ofof a a studystudy. .

ThisThis include: include:

��syntheticsynthetic and and naturallynaturally occurringoccurring chemicalschemicals��syntheticsynthetic and and naturallynaturally occurringoccurring chemicalschemicals

��biologicalbiological agentsagents

��live live organismsorganisms

��medicalmedical devicesdevices

§§ 2. DEFINITIONS OF TERMS 2. DEFINITIONS OF TERMS §§ 2. DEFINITIONS OF TERMS 2. DEFINITIONS OF TERMS

Uniformare la terminologiaUniformare la terminologia

Armonizzare la definizione di Armonizzare la definizione di BatchBatch con la Monografia OECD ncon la Monografia OECD n°°1 1 includendo anche il includendo anche il ReferenceReference ItemItem

Considerare nella definizione di Considerare nella definizione di test item test item anche i prodotti delle anche i prodotti delle

COMMENTI DEL GRUPPO COMMENTI DEL GRUPPO DIDI LAVOROLAVORO

Considerare nella definizione di Considerare nella definizione di test item test item anche i prodotti delle anche i prodotti delle Terapie Avanzate Terapie Avanzate

Rivedere l’inclusione dei Rivedere l’inclusione dei MedicalMedical DevicesDevices tra i test item tra i test item “ “ …where…where MedicalMedical DevicesDevices are are requiredrequired toto bebe testedtested

under GLP under GLP qualityquality standardstandard.”.”



Resta sufficiente l’identificazione documentaleResta sufficiente l’identificazione documentale



Armonizzazione delle definizioni con la Monografia OECD nArmonizzazione delle definizioni con la Monografia OECD n°°1 1

Prevedere la possibilità di estensione della data di scadenza Prevedere la possibilità di estensione della data di scadenza

sulla base di nuovi dati di stabilitàsulla base di nuovi dati di stabilità

§§ 3. RESPONSIBILITIES3. RESPONSIBILITIES §§ 3. RESPONSIBILITIES3. RESPONSIBILITIES


…AND…AND WHAT ABOUT SPONSOR’S RESPONSIBILITIESWHAT ABOUT SPONSOR’S RESPONSIBILITIES??

La caratterizzazione del Test Item non è sempre a carico della La caratterizzazione del Test Item non è sempre a carico della

Test Test FacilityFacility

§§ 4. TEST ITEM TRANSPORTATION AND RECEPTION4. TEST ITEM TRANSPORTATION AND RECEPTION

…an assessment of the integrity of the test item and

verification of its identity upon reception is important to

confirm that it is suitable for use in the study(ies).

Appropriate monitoring measures (test item transportation)

Record retain


Chi è responsabile della conservazione della documentazione?Chi è responsabile della conservazione della documentazione?

…lo…lo Sponsor?Sponsor?

…la…la Test Test FacilityFacility? ?

Record retain


The assessment should include:

��Information on the containerInformation on the container

�� label on the test itemlabel on the test item

��Information Information recorded on the certificate of analysis recorded on the certificate of analysis or other relevant documentationor other relevant documentation


Il Il CoACoA non è quindi necessario?non è quindi necessario?




Quando il contenitore e l’etichettatura diventa rilevante e quindi da conservare? Quando il contenitore e l’etichettatura diventa rilevante e quindi da conservare?

E’ da considerarsi una richiesta solo se indicato nelle GLP locali?E’ da considerarsi una richiesta solo se indicato nelle GLP locali?

La documentazione relativa al test item può essere archiviata come La documentazione relativa al test item può essere archiviata come

““studystudy data” o come “data” o come “facilityfacility data” secondo data” secondo SOPsSOPs interne?interne?

§§ 5. HANDLING AND STORAGE 5. HANDLING AND STORAGE


E’ quindi possibile identificare il test item solo sul contenitore secondario E’ quindi possibile identificare il test item solo sul contenitore secondario in particolari situazioni (e.g. elevato numero di in particolari situazioni (e.g. elevato numero di vialsvials)?)?

§§ 5. HANDLING AND STORAGE 5. HANDLING AND STORAGE

The chain of custody records should positively document :The chain of custody records should positively document :

�� the time and date the test item was received the time and date the test item was received �� the time and date the test item was received the time and date the test item was received

�� whenwhen it was transferred to a storage location (prior to use) it was transferred to a storage location (prior to use)

�� the quantity of test item received the quantity of test item received

�� the amount used during the studythe amount used during the study

��the quantity remaining at the end the quantity remaining at the end

§§ 6. CHARACTERIZATION OF THE TEST ITEM6. CHARACTERIZATION OF THE TEST ITEM

I principi di GLP richiedono informazioni sull’identità e le proprietà del test item

� Identity� Batch number� Purity� Composition� Concentrations� Altre caratteristiche

� Natura del test item� Stadio di sviluppo del test item� Tipologia dello studio

� Altre caratteristiche


COMMENTI COMMENTI DEL DEL GRUPPO DI LAVOROGRUPPO DI LAVORONon sempre le informazioni

di caratterizzazione sono disponibili prima dell’inizio

dello studio

… in alcuni studi la caratterizzazione del test item

rappresenta una fase o lo scopo ≠ rappresenta una fase o lo scopo dello studio stesso

≠ «…The minimum amount of characterization information required by

the Principles should be available before completion of a GLP study...»

Su quali basi possiamo valutare che le informazioni

non sono adeguate?


1) Identificazione

Expiry date: basata su effettivi dati di stabilitàRetest date: periodo arbitrario di

� Certificato di Analisi � Format alternativi (..«Laboratory Report, memo or a letter

from the Sponsor»..)

� Verificare se è disponibile Expiry o Retest date e documentarlo nel Final Report

� Nuove retest date o expiry date da accettare solo se c’è

2) Data di scadenza

Informazioni Informazioni richieste dalla GLP Sistemi richieste dalla GLP Sistemi di verifica di verifica messi messi in atto dalla in atto dalla Test Test FacilityFacility

3) Responsabilità della caratterizzazione

Retest date: periodo arbitrario di tempo assegnato prima di procedere a riverifica

� Nuove retest date o expiry date da accettare solo se c’è giustificazione scientifica a supporto delle nuove date ed i relativi dati vanno conservati

� Sponsor� Supplier� Test Facility

� POS che indicano l’estensione e l’entità dei check per assicurare l’integrità e la qualità delle informazioni fornite dallo Sponsor

� Responsabilità e Quality Standard di caratterizzazione devono essere descritti nel Final Report


� Certificato di Analisi � Format alternativi (..«Laboratory Report, memo or a letter

from the Sponsor»..)

� Verificare se è disponibile Expiry o Retest date e documentarlo nel Final Report

� Nuove retest date o expiry date da accettare solo se c’è

COMMENTI DEL GRUPPO DI COMMENTI DEL GRUPPO DI LAVOROLAVORO Sistemi Sistemi di verifica di verifica messi messi in atto dalla in atto dalla Test Test FacilityFacility

Sufficiente identificazione su base documentale?

Possibile specificare meglio meccanismi/sistemi di verifica?

� POS che indicano l’estensione e l’entità dei check per assicurare l’integrità e la qualità delle informazioni fornite dallo Sponsor

� Responsabilità e Quality Standard di caratterizzazione devono essere descritti nel Final Report

� Nuove retest date o expiry date da accettare solo se c’è giustificazione scientifica a supporto delle nuove date ed i relativi dati vanno conservati

Analisi non obbligatorie al fine di confermare l’identità del test item?


Questo requisito è applicabile solo se la Test

Facility è responsabile della caratterizzazione

COMMENTI COMMENTI DEL DEL GRUPPO DI LAVOROGRUPPO DI LAVORO

La Test Facility può solo verificare le informazioni fornite dallo Sponsor

La caratterizzazione deve seguire uno standard di qualità definito? (GLP,

GMP, ISO, GLP like, research grade)

Caratterizzazione non GLP è da segnalare come deviazione nel GLP Compliance Statement?

fornite dallo Sponsor

• Peptide

• Anticorpo

• Vettore virale

Biochemical

• cell line

• Virus

• Microorganismo

Living Organisms

• Plant species

• Crop species

TransgenicOrganisms

• nebulisers

• implants

Medical Devices

Unknown or Variablecomposition,

UVCBs

§§ 6. CHARACTERIZATION 6. CHARACTERIZATION OF THE TEST ITEMOF THE TEST ITEM

• Vettore virale

• Enzima

• Microorganismo composition, Complex reactionproducts or Biological Materials

CaratterizzazioneCaratterizzazione::• Attività biologica• Metodo di

determinazione e quantificazione

CCaratterizzazionearatterizzazione::• Passage number• Strain• Batch No • Biological

properEes→Viability

CaratterizzazioneCaratterizzazione::• OECD identifier• Seed certification• Host species• Inserted genetic

material

CaratterizzazioneCaratterizzazione::• Descrizione• Foto/illustrazione• Lotto• Tipo di materiale• Manifattura e

sintesi

CaratterizzazioneCaratterizzazione:

• Descrizione del processo di manifattura

§§ 6. CHARACTERIZATION 6. CHARACTERIZATION OF THE TEST ITEMOF THE TEST ITEM


Indicare solo la mancanza del dato nel Final Report?

oppure vanno fornite considerazioni aggiuntive a

riguardo?

§ 6.1-point 30: «…the lack of such information should be outlined in the Final Report…»

Versus:

§§ 7. TEST ITEM ADMINISTERED OR APPLIED IN A VEHICLE7. TEST ITEM ADMINISTERED OR APPLIED IN A VEHICLE

1) Preparazione della formulazione1) Preparazione della formulazione

� Responsabilità della preparazione della formulazione

� Quality Standard sotto cui viene eseguita la preparazione della formulazione

Requisiti particolarmente significativi perReady-to-use test item formulations

2) Dati su omogeneità, concentrazione e stabilità della formulazione2) Dati su omogeneità, concentrazione e stabilità della formulazione

Le seguenti informazioni devono essere descritte nel Final Report:

2) Dati su omogeneità, concentrazione e stabilità della formulazione2) Dati su omogeneità, concentrazione e stabilità della formulazione

� Aspettativa che tali dati siano generati in accordo ai principi di GLP

� Analisi della formulazione all’interno del main GLP Study o effettuata come Standalone Study

Caso 1: Pre-formulated test item + dati di analisi della formulazione ottenuti in una Facility NON GLP

Caso 2: Per il formulato non è tecnicamente possibile generare dati su omogeneità, concentrazione e stabilità

Impatto sulla validità dello studio da valutare nel Final Report

§§ 7. TEST ITEM ADMINISTERED OR APPLIED IN A VEHICLE7. TEST ITEM ADMINISTERED OR APPLIED IN A VEHICLE

Standard di qualità accettabile sotto cui

effettuare la preparazione della formulazione?


Se la formulazione non è stata effettuata in accordo a GLP si

«Expectation»..GLP mandatoria? Oppure altri standard di qualità

possono essere accettati?

effettuata in accordo a GLP si tratta di una deviazione?

§§ 77. TEST ITEM ADMINISTERED OR APPLIED IN A VEHICLE. TEST ITEM ADMINISTERED OR APPLIED IN A VEHICLE


STANDALONE STUDY:

� Analisi delle formulazioni solo Study-based?� Tutte le concentrazioni devono essere analizzate o solo alcune?

� Condotto nella stessa Facility dove si svolge il Main study?� I risultati dello studio Standalone devono essere condivisi con il DS del Main Study


Da indicare nel GLP ComplianceStatement oppure da riportare


Deve essere valutato l’impatto o è sufficiente

indicare la mancanza delle informazioni nel Final Report?

Statement oppure da riportare nel testo del Final Report?

Commento extra testo: per analisi delle dosi deve essere prodotto un certificato (firmato/non firmato?) o altra documentazione alternativa (notes, memo, lab

reports in paper and/or electronic format) può essere usata?



….E per gli STUDI A BREVE TERMINESTUDI A BREVE TERMINE?

Chiarire nella monografia le aspettative per la caratterizzazione del test item negli STUDI STUDI A BREVE TERMINEA BREVE TERMINE?

Chiarire nella monografia le aspettative per le analisi delle formulazioni (concentrazione ed omogeneità) per STUDI A BREVE STUDI A BREVE TERMINETERMINE?

� È un requisito GLP?� Se non effettuata durante lo studio: Deviazione GLP?� Deviazione GLP da indicare nello statement del DS?

caratterizzazione del test item negli STUDI STUDI A BREVE TERMINEA BREVE TERMINE?

§§ 8. ARCHIVING 8. ARCHIVING -- §§ 9. DISPOSAL9. DISPOSAL

Un campione di ciascun lotto di test item deve essere conservato ed archiviato per analisi confirmatorie per tutti gli studi ad

eccezione degli studi a breve termine

…Preferibilmente campionato immediatamente dopo la ricezione del test item o alla prima apertura del container…

Periodo di conservazione:Periodo di conservazione:� Il test item deve essere archiviato finchè la sua qualità

ne permette la valutazione� Tenere in considerazione anche requisiti regolatori e di

sicurezza (es: hazardous and regulated test item)

Smaltimento:� Deve essere sempre documentato� In accordo alle POS e alle disposizioni nazionali per lo smaltimento

dei prodotti chimici e biologici

§§ 8. ARCHIVING 8. ARCHIVING -- §§ 9. DISPOSAL9. DISPOSAL

Single administration + checkpoint di analisi e controllo…è studio a breve termine?

Possibile smaltimento anticipato a seguito di valutazione risk assessment?


Maggiori indicazioni riguardo le nuove tipologie di test item?

valutazione risk assessment?

Il periodo di consevazionepotrebbe essere considerato safety-related? Esempi? Implicazioni?

Resoconto delle principali considerazioni emerse

1. Scope

2. Definitions of terms

3. Responsibilities

4. Test item transportationand reception

�Chiarire in modo più esplicito le responsabilità dello Sponsor

�Richieste GLP per la caratterizzazione e l’analisi delle formulazioni:

CONCLUSIONICONCLUSIONI

�Armonizzare la terminologia con documenti GLP OECD esistenti

�Eliminare contraddizioni, incongruenze ed errori tipografici

and reception

5. Handling and storage

6. Charcterization of test item

7. Test item administered or applied in a vehicle

8. Archiving

9. Disposal

�Richieste GLP per la caratterizzazione e l’analisi delle formulazioni: quali carenze di informazioni generano una deviazione GLP da dichiarare nel GLP Compliance Statement?

�Richieste GLP per la caratterizzazione e l’analisi delle formulazioni: identificare sistema di qualità di pertinenza richiesto?

�Chiarimenti riguardo le richieste di archiviazione e smaltimento

�Maggiori indicazioni riguardo le nuove tipologie di test item

[NOTE 1]: Adequate characterisation information should be available for each batch of the test and reference items. To promote acceptability in all Member countries, it is recommended that this information is generated in compliance with the Revised Principles of GLP when needed. Where the test item is in an early stage of development it is acceptable for the analytical characterisation to be performed after the conduct of the biological study. However, there should be some information on the chemical structure of the test item before the study initiation date.

[NOTE 2]: To promote acceptability in all Member countries, it is recommended that the stability of the test and reference items under conditions of storage should be determined in compliance with Principles of GLP when needed.

THE THE APPLICATION OF THE GLP PRINCIPLES TO SHORT TERM APPLICATION OF THE GLP PRINCIPLES TO SHORT TERM STUDIESSTUDIES

[NOTE4]: The data related to points II.6.2.4 and II.6.2.5 under "Characterisation" of test and reference items in the GLP Principles (above) may not be known in the case of physical-chemical studies being conducted to determine such data.

[NOTE 3]: There are considerable differences between the requirements of Member countries concerning the evaluation of the concentration, stability and homogeneity of the test item in a vehicle. In addition, for certain short-term biological tests, it is not always possible to conduct such analyses concomitantly. For certain of these tests, if the time interval between preparation and application of a usually stable substance is only a few minutes, it might not be relevant to determine the stability of the test item. For these reasons it is essential that analytical requirements are specified and approved in the study plan and clearly addressed in the final report.

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