DOCFLOW TEAMTABLE: lavorare per commessa nell'era digitale

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MICROSOFT SHAREPOINT, SAP e DOCFLOW - EFFICIENZA IN TUTTE LE AREE AZIENDALI 19 MAGGIO 2010 DocFlow e Microsoft

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Soluzioni innovative per integrare dati, processi e conoscenza

DOCFLOW TEAMTABLE

LAVORARE PER COMMESSA NELL'ERA DIGITALE

Giuseppe Di Dio – Partner

DocFlow e Microsoft Milano, 19 maggio 2010

SOLUZIONI AGILI PER IMPRESE AGILI

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Il superamento dell’era industriale introduce alcune discontinuità

• Produzione in serie e per commessa

• Valore nel Prodotto o nel Servizio

• Filiera Cliente/Fornitore o Azienda Rete

• Sostenibilità dei Processi gestionali labour intensive

• Economia dell’Ordine o del Caos

La lavorazione per commessa si sta diffondendo e

obbliga ad asciugare i processi

da quelle attività di scarso valore aggiunto e meramente burocratiche

Il passaggio all’era digitale 2.0



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• Registrare il passato non bastaOrdini e fatture, Stanziamenti, Entrate e uscite di Magazzino, Risorse allocate, Costi e Spese sostenute …

• C’è bisogno di allineamenti continuiOgni attore presidia il suo contesto e verifica regolarmente se c’è qualcosa che deve fare (approccio push)

• Ripetizione e Burocraziatroppe attività di scarso valore aggiunto, eseguite sotto “dettatura” o solo per fini burocratici. Es.: entrata merci, autorizzazione trasferte, allocazione risorse, circolarizzazione della documentazione di progetto e delle sue varianti, controllo costi e tempi, raccolta della documentazione a fine commessa, ecc.

• Invecchiamento dell’informazioneper loro natura, le lavorazioni per commessa si svolgono in contesti ad elevata volatilità. Es.: varianti di specifiche, sostituzione delle risorse, ripianificazioni di attività, non conformità, ecc.

Eccesso di fatica per mantenere il “Sistema”

I motivi dell’insoddisfazione



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Numerosi attori coinvolti:

1. Responsabile di Commessa2. Project Manager3. Committente4. Responsabile delle Risorse Umane/payroll5. Amministrazione Clienti6. Amministrazione Fornitori7. Squadre di lavoro8. Responsabili operativi delle Società Fornitrici9. Responsabile del progetto della Sicurezza10. Responsabile della Sicurezza11. Quality Assurance12. …

Ciascuno vuole un proprio contesto operativo

Tutti vogliono la garanzia di lavorare sulle “ultime informazioni”Tutti chiedono di essere informati “se cambia qualcosa”

Perché DocFlow TeamTable

Prima di TeamTable? • Telefonate di sollecito, conferme, segnalazioni, anticipazioni

• Riunioni di allineamento

• Email per circolarizzare le varianti, trasmettere documenti ufficiali e non

• Cassetti e scrivanie pieni di versioni diverse e “parallele” dei documenti di commessa

• Post-it per ricordare chi informare di cosa

• Report di fine periodo per l’avanzamento lavori ai fini patrimoniali

• Interviste di audit interno

• Ritardi nella contabilizzazione delle spese di trasferta



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TeamTable – Tutti allo stesso Tavolo

• Orchestra le attività di tutti gli attori, ricordando per loro (PULL instead of PUSH)

• Luogo unificato e integrato a SAP lungo tutto il ciclo di vita della commessa: fasi di progetto, documentazione, corrispondenza, team di progetto, calendari, incident, non conformità, consuntivi, distinte base, disegni, varianti, ecc.

• Cruscotto per il SAL in tempo reale: ogni utente, in fuzione del profilo di utenza, ha evidenza di “come sta andando”.

• Adozione degli strumenti di social computing di Microsoft SharePoint come il co-authoring

• Comunicazioni unattended per email, SMS e Fax per sincronizzare, informare e circolarizzare

Persone libere di lavorare



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Gli “ingredienti di base”

Flussi di lavoro preimpostati e opportunamente orchestrati sul principio PULL (anziché PUSH)

Un luogo unificato per gestire le informazioni di ogni forma, a “zero latenza “

Automatizzazione delle attività a scarso margine di contribuzione del Valore



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Come aprire una nuova commessa

3 semplici step:

1. Scegli il Template (es: Capitalizz. Interna, Sviluppo Custom, System Integration, Esplorativa, Anticipata, ecc.)

2. Identifica il Committente: accesso all’anagrafica SAP o per data entry diretto

3. Nomina i Referenti: selezione dei nominativi per i Ruoli previsti dal Template

I Referenti ricevono una notifica email con l’invito a contribuire per completare le ulteriori operazioni di set-up:

• Capitolato e specifiche• Certificati e Dichiarazioni• Piano di lavoro e impegni• Skill richiesti• Prodotti di terze parti• Piano di rilascio• Ecc.

TeamTable batte il tempo e sollecita i ritardatari



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Esempio di Orchestrazione PULL – Entrata Merci

1. L’ Entrata Merci in SAP è intercettata da Teamtable che manda notifica ai referenti preposti per le fasi successive

2. Direttamente nell’email le azioni suggerite e i cross-link. Da: TeamTable

Inviato: lunedì 17 maggio 2010 10:19

A: Mario ROSSI

Oggetto: Commessa FWB-01Ext : Fase 4 Fermo per manutenzione. Via libera

Commessa: Manutenzione ordinaria Centrale Turbigo Capo-Commessa: TIZIO CAIO ([email protected]) Responsabile Sicurezza: [email protected] Buongiorno Mario Rossi, TeamTable ti segnala che a SAP è stata registrata l’entrata merci “Spare parts Turbina n 6”. Puoi ora avviare le operazioni della Fase 4 – Fermo per manutenzione”. AZIONI PROPOSTE

1. Visualizza il Piano di Lavoro 2. Visualizza Entrata Merci 3. Visualizza il Progetto della Sicurezza 4. Accedi a tutta la documentazione di progetto 5. Prendi in carico e alloca le Risorse

Puoi fermare lo scheduling esplicitando la motivazione ------------------------------------------------------------------------- Notice:

this email was automatically sent by TeamTable: please do not reply to sender.

For any questions forward this email to Direzione Tecnica

please consider environment before printing this email

3. Con la presa in carico, aggiornamento automatico del SAL Schedulazione delle Persone dal calendario e dalla Matrice delle Competenze. Autorizzazioni alla trasferta generate in automatico, archiviate e trasmesse all’HR. Le Persone ricevono anch’esse notifica con possibilità di declinare



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Conto economico di commessa

Da: [email protected]

Inviato: martedì 6 aprile 2010 14:41

A: Giuseppe Di Dio

Oggetto: Commessa FWB-01ext : MESSA IN PRODUZIONE. Livello d’allarme 1. Eccessivo costo

Avanzamento lavori: 50% Consuntivi di impegno: 75% della baseline Il consuntivo in GG/U sulla fase in oggetto ha raggiunto il 70% della baseline a fronte di un avanzamento lavori inferiore al 50%. AZIONI SUGGERITE:

1. Mancato allineamento SAL L’ultimo avanzamento lavori del Responsabile di Commessa (Antonio ROSSI) risale a oltre 22 giorni

lavorativi fa, con un sostanziale allineamento rispetto alle stime. Si suggerisce di verificare che non si tratti di un ritardo nell’avanzamento lavori. Sollecita il responsabile di commessa

2. Ripianificazione La velocità di avanzamento è inferiore alla stima iniziale. E’ consigliabile rilasciare le risorse già allocate

per la fase successiva Accedi al calendario delle pianificazioni

3. Ritardi per cause impreviste Se non si ristabilisce l’allineamento tra avanzamento ed effort consuntivato, la commessa riporterà

costi maggiori dei ricavi. Si suggerisce di richiedere i dettagli sulle cause impreviste riscontrate dal Responsabile della commessa

Invita il responsabile di commessa a documentare le cause impreviste

4. Altro Accedi al cruscotto operativo

------------------------------------------------------------------------- NOTICE: This email is automatically sent by TeamTable: please do not reply to sender. For any questions forward this email to Direzione Tecnica please consider environment before printing this email

1. All’approssimarsi di determinati eventi (es. totalizzazione di un consuntivo eccessivo rispetto al preventivato) il referente riceve da TeamTable una email di sintesi con le azioni suggerite dal Template.

2. Se lo desidera, può accedere direttamente al cruscotto operativo , navigare nei dettagli informativi, visualizzare il Gantt di progetto

3. Lo strumento è in grado di intercettare la “non azione” e procedere con l’escalation



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Circolarizzare contenuti e varianti in corso

• Ogni ruolo può archiviare documenti ed è abbonato a un sottoinsieme di contenuti.• Lo strumento notifica agli interessati l’avvenuta archiviazione di nuovi documenti o nuove versioni,

e ne cura la presa visione• Qualora non vi sia presa visione entro determinati tempi, TeamTable esegue opportuna escalation• Chi archivia il documento o la nuova versione può governare la priorità della presa visione:

mandatorio, marginale, non determinante• TeamTable si integra alla WBS di SAP e a quanto viene registrato in SAP (es. collaudo, entrata merci,

ecc.), per scatenare i trigger previsti dal template di commessa (es. avvio piano di ammortamento, spesatura dei costi di alienazione, ecc.)

Per qualsiasi cosa … chiamami



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Help Desk & Customer Satisfaction

• TeamTable semplifica l’apertura di incident e ticket, e la loro assegnazione in funzione della natura

• Per i richiedenti si tratta di inviare una normale email, che viene recepita ed elaborata secondo regole prestabilite, in funzione del mittente, dell’oggetto e/o di altri valori associati

• Analogamente al resto delle operazioni, ogni ticket viene presidiato e governato perché sia risolto entro gli SLA



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Conformità di legge e certificazione ISO

• L’utilizzo di DocFlow TeamTable favorisce l’impresa nell’adozione degli strumenti dicontrollo previsti dalle disposizioni di legge (es. 231/2001, 81/2008)

• 81/2008: la redazione di un verbale di non conformità innesca le azioni di slavaguardia delcommittente e di diffida formale e inibizione del Fornitore

• In presenza di certificazione ISO, TeamTable permette agevolmente di organizzare leoperazioni secondo le procedure e le istruzioni operative certificate

• Firma elettronica e marcatura temporale per l’opponibilità a termini di legge

• TeamTable agevola la rivisitazione dei processi nel formato paperless



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Es. D.Lgs 81/2008 (Salute e Sicurezza ambienti di lavoro)

Alla commessa d’appalto viene associata la sotto-commessa “Sicurezza” di appannaggio

del Responsabile del Progetto della sicurezza e del Responsabile della Sicurezza

Il Responsabile (e gli altri membri abilitati) consulta la

pianificazione delle attività realtive alla Sicurezza (es: verifiche

ispettive)

Archivia e consulta la documentazione

prodotta (verbali, relazioni, rapporti di non

conformità...). L’archiviazione di una non

conformità scatena le azioni di auto-tutela

… idonei sistemi di registrazione dell’avvenuta effettuazione delle attività di vigilanza



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ASPETTI TECNICI



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Principali Caratteristiche

• Ambiente di lavoro esclusivamente Web intranet /

internet (https) ad altà fruibilità

• SharePoint:

realizzato inizialmente sulla versione 2007, TeamTable

è stato recentemente adeguato a SharePoint 2010

(screen-shots in questa presentazione)

• Integrazione con applicativi Office

• Integrazione con SAP per mezzo di connettori

certificati



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Lo strumento di BPM

L’orchestrazione viene disegnata e governata da un motore di BPM di mercato, con mappe modellabili visivamente secondo le necessità organizzative



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Document Properties Synchronization

I documenti di commessa contengono numerosi attributi di classificazione (nome

commessa, rif. metodologico, responsabile, stima, data fine...).

Questi attributi sono in collegamento "vivo" con i dati in SharePoint; la categorizzazione è

conseguenza diretta dell’editing del documento

SharePoint Document Library



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Co-authoring

Più Persone abilitate possono lavorare contemporaneamente allo stesso documento

Opportune etichette e simboli segnalano

le aree in corso di update da altri utenti

Il tasto "Updates Available" consente di recepire

(quindi visualizzare) le modifiche apportate

da altri utenti



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Il Sistema di gestione documentale

La documentazione raccolta durante la lavorazione di commessa va a comporre una pratica archiviata in un sistema ECM in grado di gestire:

Versioning Check In/Out Protocollazione Accessi Ricerche full-text Visualizzazione Stampa Trasmissione e-mail Trasmissione fax Archiviazione Storica Conservazione sostit. Data certa

I documenti archiviati sono direttamente consultabili dalla SAP GUI

Le funzionalità di archiviazione, fascicolazione automatica e dispatching favoriscono le Persone nell’uso del sistema a commessa in corso



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Time to go live

In genere l’introduzione di DocFlow TeamTable avviene in 3 Round incrementali:

– Share condividere informazioni e documenti in forma di

sottoscrizione e modalità controllata

– Synchro orchestrare gli attori e togliere burocrazia alle

registrazioni

– Care Help Desk e difesa degli SLA, audit e cruscotto

Durata: 4-6 settimane per singolo round



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Giuseppe Di Dio – PARTNERgrazie

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