DOCFLOW EPROCS Protocol & Correspondence Tracking 

Nowadays, companies’ official communications have reached high volume levels and  the multiplicity  of  the  channels makes  their management  very  complex. While  in  the  past  such  communications  happened  only  through  the mail  and rarely  through  the  telegram,  today’s  transmission  channels  have  multiplied including telex, fax and e‐mail.  Controlling all  the  channels has become more and more difficult; on  the other hand, the laws regarding the documents conservation have not changed, thus the current interpretation impose the conservation of the originals received and the copies of the ones transmitted. This system makes the procedure really complex: it is more and more difficult to preserve  information coming  in  in  the electronic  format and escaping  from  the current procedures oriented to the paper format documents management in the companies.   The huge amount of  incoming and outgoing documents  in the companies has to be managed  in a complete way,  in order to:  

Check the incoming documents  Check the outgoing documents   Be sure not to lose the documents  Know the position of the original document   Be able, if necessary, to destroy the paper (with the AipaDocs module)  Check the internal and external communications flow  Ensure the documents confidentiality    Fulfil the obligations imposed by the civil code regarding the documents conservation  Fulfil the obligations related to the privacy law 

 

FUNCTIONAL COMPOMENTS 

eProcsCT ensures the following:    

Acquire  the  documents  from  the  different sources 

Index  the  documents  for  a  rapid  search based on a defined pre‐classification 

Numerate the originals if in paper format  Classify  the  originals  in  a  file  in  order  to consent a convenient processing  

 

Assign  the documents by users competence and knowledge 

Store the originals if not destroyed  

In  the  basic  version,  the system  manages  simple flows  of  approval  and assignation;  the  advanced version  manages  all  the processing  with  complex workflow,  including  the entire  life  cycle  of  the document  and  of  the generated dossier (file). The  process  flow  is generated using  a  specific designer  application:  it 

consents  to  indicate  the process  status,  the  involved actors  and  the  conditions  to  be  verified  in  order  to produce a duty transfer. Every  time  that  the conditions comply  (i.e.: approval, temporal  threshold  overcoming,  etc.)  the  system provides  for  the  role  resolution  by  establishing  the subjects qualified for the next steps.  The choice of using roles instead of people prevents a change  in  the  procedure  description  anytime  that there are variations among the staff. The users that have to carry out an action, are advised by a notification through e‐mail and find the file to be evaded on their virtual “desk”. Besides,  the  tool  can be used  for  the  forecast of  the work load, for the number of evaded files, of the ones in process and of the frozen ones.  Furthermore,  the  company  can  create  simulations  in order  to  determine  appropriate  organization measures.    

FUNCTIONALITIES 

 The basic functionalities of the system are:  

Protocol  Marking   Acquisition  Association  Classification  Assignment  Deletion  Discard 

 PROTOCOL  It  is the basic function providing the  fill  in  of  the  incoming  or outgoing  document  description chart.  

Useful data to be  introduced  for the search are: date and  time of  record, protocol number assigned by  the system,  dispatcher  and  recipient,  object  of  the document  and  number  and  description  of  possible attachments. At  the  end  of  any  single  operation  of  the  protocol cycle, the appropriate user for the next operation will be  designed,  along  with  possible  short  commentary notes, unless different set up. The  user  indicated  in  this  phase  will  visualize  the document  in his/her  job area  list and will be able  to proceed  to  the  required  step.  Once  the  operation concluded, the author of the previous step will receive a notification.  MARKING Marking  operation  consists  in  putting  the  pressmark related data on the received paper format document. Data are printed either on the document directly or on a label that will be stick on the document. The system manages: •• Printer pens  •• Stickers •• Endorser  The  marking  can  be  done  before  or  after  the acquisition  in order  to visualize or not  the pressmark on the document image. If  the user does not acquire  the marking,  the  system provides the apposition of a watermark on the image, a sort of an electronic stamp with the pressmark data. Such  “stamp”  can  be  stored  with  the  document  or restored only at the moment of the visualization.  ACQUISITION This program allows the document acquisition from a scanner, a file, an e‐mail or a fax. The  scanning operation  can be done  singly  for every document, with a scanner  linked  to the work station, by  acquisition  batches  with  high  velocity  automatic scanner or by external scan centres. The program manages the primary documents as well as the attachments.  

ASSOCIATION It  provides  for  the association  of  the document dossier  to  the pressmark  data;  as well, it  provides  for  the  file transformation  into  PDF format in order to assure the  future  reading  from any work station. The document  file origin can  be  from  scanner, from fax, from mail, from file, etc,… 

DocFlow Italia Spa - Centro Direzionale Milanofiori strada 4 Palazzo Q8 20089 Rozzano MI Tel 02 57503366 Fax 02 57503369 marketing@docflow.it www.docflow.com

Apart  from  the  document  converted  in  PDF  format, the program  also  stores  the document  in  its original format,  in  order  to  allow  the  signature  check whenever the document is digitally signed.  CLASSIFICATION The  classification  consists  in  assigning  the  document to a dossier according to a classification plan decided by  the board. A classification plan can be defined  for every protocol record The dossiers opening and closing is allowed only to the users having the authority for. The dossiers can contain other dossiers and thus be of any level number. The dossiers can be: 

• of general nature (document category) • by object (physic or juridical matter) • by  typology  of  represented  act  (duty 

instructions, deliberations, etc.) • of proceeding nature (practical) • by procedure or matter  

 The general nature  file  is a  static  container, whereas the  practical  nature  file  “moves”  among  the organization units. The dossiers  can be opened at any  time. Documents can not be inserted in closed dossiers and the dossiers can be broke down into sub‐dossiers or integrated.  The  file  constitutes  the  treatment  unit,  and  a document  inserted  in  a  file  inherits  its  properties  as well  as  the  assignments,  the  permissions  and  the confidentiality levels, unless differently specified.  ASSIGNMENT The  assignment  “confides”  the  document  to  be treated to a department or to a single employee. The assignment operation provides for the notification concerning  the  occurred  assignment  through  e‐mail and provides for the necessary permissions needed by the assignee/s to treat the document. The  assignment  can  be  by  competence  or  by acknowledgement.  The  assignment  by  competence gives  the  competence  to  another  organizing  unit, 

whereas  the  assignment  by  acknowledgment  only consents to access the documents in read‐only format. The  assignment  can  be  rejected  by  the  assignee  for different  reasons:  in  this  case,  the  document  goes back to the previous assignee “desk”. The  rejection  is accompanied by an explanatory note concerning the motivations. The assignee that has visualized the work to be done notifies the system. If the assignee does not proceed with the work within the  prescribed  time,  the  system  will  notify  the operator that gave the assignment.  ANNULMENT Protocol documents  can not be modified or deleted, therefore,  in case of error, the documents have to be annulled: annulment operation provides for the visible marking of the document as annulled. The annulment  is notified to the assignees and has to be operated by qualified users.  DISCARD After  the  closing  of  the  dossier  and  the  period  of conservation as by  law enacted,  the documents have to  be  either  destroyed  or  transferred  to  another archive  (i.e.:  the Record Office). The system manages the  maintenance  period  and  keeps  the  “discard register” to manage these operations Besides  the  operations  previously  described,  the system consents a series of duty operations, such as: 

• Operations log  • Registers opening and closing  • Electronic signature  • Time stamp  • Signatures verification  • Signed files visualization • Emergency  Management  Copy  on  no 

rewritable supports  • Electronic hash  • Controlled printing • Archiving  • Email integration • Organization chart • Access control and Cryptography  

DocFlow Italia Spa - Centro Direzionale Milanofiori strada 4 Palazzo Q8 20089 Rozzano MI Tel 02 57503366 Fax 02 57503369 marketing@docflow.it www.docflow.com

 

ARCHITECTURE 

 

 

The whole solution is totally web based and does not require complex  management by the company IT department.  The  solution  is  modular  and  thus  consents  to  be  tailored  activating  only  the  needed  functionalities  without overloading the system and easing end‐users learning. At the same time, the application can be extended with specific plug‐ins that increase the offered functionalities.  Modules composing eProcs.CT  

Protocol: it provides for the generation of progressive numbering according to multiple registers. 

Document management: it consents the document and the data archiving. 

Consultation module: it allows the access to the documents. 

System  management  module:  it  allows  the  maintenance  of  the  reference  tables  for  all  the  system components. 

Electronic signature: it enables the electronic signature, the hash code calculation and possibly the document cryptography according to the regulations. 

Printer spool acquisition: documents printed from other systems can be automatically captured and converted from  the  printing  spool.  An  optional  graphic  overlay  can  be  combined  with  the  text  to  generate  the  final document. 

  

  

DocFlow Italia Spa - Centro Direzionale Milanofiori strada 4 Palazzo Q8 20089 Rozzano MI Tel 02 57503366 Fax 02 57503369 marketing@docflow.it www.docflow.com