District 1750 Séminaire Beaune 2 mars 2013

Séminaire Beaune 2 mars 2013

District 1750 District 1750 Séminaire Beaune 2 mars 2013Séminaire Beaune 2 mars 2013

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de Labrouhe


Sujets traitésSujets traités

• Origine des fonds : dons annuels, collectes, legs, dons de partenaires choisis

• Gestion des fonds : blocage 3 ans, système « share »

• Emploi des fonds : actions avec subventions de district, subventions globales, subventions clés en main

Pause

• Certification des clubs

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Origine des fondsOrigine des fonds

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Origine des fondsOrigine des fonds

• Dons annuels 100$ ou 80€• District 1750 toujours bien placé (cotisation)

• Collectes• Actions souhaitables, plus difficiles• Devrait être privilégié pour Polio+

• Legs• À peu près inexistant dans le D1750• Taxation très favorable

• Dons de partenaires choisis : ex. Fondation Gates

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Politique de recherche de fondsPolitique de recherche de fonds

• Politique de recherche de fonds sous la responsabilité du gouverneur

• Nécessité d’une continuité dans cette politique : gouverneurs successifs

• Continuité• Gouverneurs connus avec deux ans d’avance• Avis du Conseil des Gouverneurs• Attention à ne pas détériorer l’existant en

cherchant de la nouveauté

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Gestion des fondsGestion des fonds

Gestion interne à la Fondation

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Gestion des fonds à la FondationGestion des fonds à la Fondation

Principes : • Fonds annuel bloqué trois ans puis remis en totalité à

la disposition des subventions • Fonds permanent placé ; seuls les intérêts sont mis à

la disposition des subventions• Le fonds Polio+ est géré à part

Gestion des placements : Cabinets spécialisés,

• régulièrement remis en concurrence• selon les directives générales des administrateurs

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Séminaire Beaune 2 mars 2013 8

Système « Share »

Fonds Spécial du District : FSD (anglais District Dedicated Fund : DDF)

SM


Emploi des fondsEmploi des fonds

Subventions de la Fondation

Actions locales on internationales

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Les nouvelles Subventions

Prochainement : trois types de SUBVENTION

• Subvention de District SD (anglais District Grant : DG) • Subvention Mondiale SM (anglais Global Grant : GG)• Subventions clé en main SC (anglais Packaged Grant : PG)

Remplaceront tous les PROGRAMMES du passé

- Simplification - Visibilité - Efficacité


Subventions de la FondationSubventions de la Fondation

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Subvention de district SD

Subvention mondiale SM

Subvention clé en main SC

SoutientLa mission de la Fondation

Les six axes stratégiques

Les six axes stratégiques

Impact Court terme Long terme Long terme

Budget minimum Aucun 30 000 USD 20 000 USD

Possibilités de bourse

Tous niveaux d’études, localement et à l’étranger

Master et au-delà, à l’étranger

Dépend de la subvention

Qui la gère District Fondation Fondation

Origine du financement

Fonds spécifique de district (FSD)

Fonds annuel, dons à une subvention, fonds de dotation, dons planifiés

Fonds mondial et partenaires stratégiques


ActionsConcevoir une actionConcevoir une action

• Besoins réels selon les bénéficiaires• Contacts fréquents entre partenaires• Planification de la mise en œuvre • Résultats durables• Bonnes pratiques de gestion financière

Exigences fortes de la Fondation


Évaluer les besoins réels

• Fonder l’action sur les besoins de la collectivité

• Évaluer les ressources du club et des partenaires potentiels

• Impliquer la collectivité

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Fixer des objectifs (1)Fixer des objectifs (1)

• Mesurables

• Durables

• Qualitatifs (descriptif)

• Quantitatifs (numérique)

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Fixer des objectifs (2)Fixer des objectifs (2)

• Obtenir des statistiques de départ

• Fixer des objectifs concrets

• Déterminer comment les résultats seront mesurés

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Recherche de Recherche de Partenaires

• Conventions • Foires aux actions• LinkedIn• Matchinggrants.org/global• Réunions internationales• Rotary Showcase / Facebook

Assurance d’un partenaire motivé et donc actif

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Partenaires ???

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Constatation de la Fondation

Lorsqu’un parrain international prend contact avec des clubs locaux pour un projet prédéfini, certains n’osent pas le froisser et acceptent son offre même s’ils n’ont pas les compétences ou la volonté pour en assurer le succès.

Les actions fondées sur les besoins de la collectivité locale ont plus de chance d’être achevées et poursuivies par les Rotariens locaux et les bénéficiaires.

Comment faire en pratique ?

Demander au contact local du parrain international de trouver lui-même un club partenaire dans sa région.

S’il n’y parvient pas, abandonner l’idée.


Planifier une actionPlanifier une action

• Former une commission de trois Rotariens• Assigner les rôles ; implication du club• Élaborer un plan de mise en place de la subvention• Établir un budget• Établir un plan d’urgence en cas de crise• Mettre en place un système de conservation des

documents

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Nouvelle exigence forte par rapport aux pratiques anciennes


Établir un budgetÉtablir un budget

• Réaliste

• Appels d’offres

• Prix raisonnables

• Conflits d’intérêt

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Demande de la subvention

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Demander et mettre en place Demander et mettre en place une subventionune subvention

• Présentation d’un dossier solide

• Financement des subventions

• Importance de l’évaluation finale

Tout se fait sur internet

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Gestion des subventions (1)Gestion des subventions (1)Une gestion saine des fonds constitue l’un

des principes fondamentaux du Rotary • Supervision par les Rotariens • États financiers• Supervision des fonds

• Signalement des irrégularités

• Soumission des rapports dans les délais

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Gestion des subventions (2)Gestion des subventions (2)S’assurer que les actions• sont menées avec des outils de contrôle

financiers en place• se conforment à des

règles éthiques élevées• répondent aux besoins

des bénéficiaires• atteignent leurs objectifs • utilisent les fonds des donateurs à bon escient

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Subventions de DistrictSubventions de District

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• Activités de petite envergure et à court terme, locales ou internationales. • Actions à financer choisies au sein du district (relations avec les Aides Financières de District ?)• Exemples d’activités acceptables :

• Actions humanitaires, y compris les déplacements afférents et les efforts de reconstruction • Bourses de tous niveaux, durée, domaine, n’importe où dans le monde • Formations professionnelles sans restriction quant à la taille des équipes ou la durée des formations.

Subventions de District (1)Subventions de District (1)


Comment présenter un dossier ?

Soumettre votre demande directement au district (et non à la Fondation) Le District gère et alloue les fonds de subvention.Le District établit une liste des projets demandés (voir ci-dessous)


Comment sont-elles financées ?

• Possibilité d’une subvention chaque année, • Jusqu’à 50 % du Fonds Spécifique de District, • Une seule subvention, versée en bloc, • Le district alloue les fonds à ses clubs (voir ci-dessus).

Obligation de fournir la liste des projets avant de recevoir la subventionLa Fondation approuve ou refuse chaque projet de la liste

Délai normal de réponse de la Fondation : une semaineTout se fait par internet


Une fois que la commission de district a accepté le projet

• Confirmation par la Fondation de l’acceptation de la liste des SD.

• Vérification de l’existence du sous compte dédié à l’action. Ce compte devra être mis à 0 au rapport final.

• En cas de partenariat ; chaque partenaire verse sur ce compte.

• Rapport final obligatoire avec factures justificatives, extraits de presse, photos, …



Critères d’éligibilité District 1750

À discuter et confirmer (1)

• Date limite de dépôt des dossiers SD le 31 octobre• Date limite de dépôt dossier internet SM le 31 mars • Dossier complet : fiche spécifique Excel avec budget bien

défini + document de présentation de l’action + factures pro forma

• Premier arrivé, premier servi, jusqu’à épuisement de la réserve de l’année (relation avec les AFD ?)


Critères d’éligibilité District 1750

À discuter et confirmer (2)

• Le Rotary Club doit être certifié, l’action proposée par le club doit être irréprochable et non une démarche personnelle d’un rotarien.

• Dans le cas où le RC aurait déjà bénéficié d’une subvention simplifiée ou AIPM : rapport n-1 ou n-2 terminé et rendu

• Don à la Fondation n-1, n-2 et n-3• Subvention demandée au District jamais supérieure au

double du montant versé par les Clubs du District.• Subvention demandée à la Fondation : 50% du total au

maximum


Subventions de district - RapportsSubventions de district - Rapports

• Au moins un rapport par an

• Rapport final dans les deux mois de la fin du projet

• Les projets étant courts et légers, le rapport final devrait généralement suffire

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Subventions MondialesSubventions Mondiales

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Subvention mondialeSubvention mondiale

• La procédure inclut deux étapes en ligne • Entrer dans le cadre d’un ou plusieurs axes

stratégiques • Être durable • Impliquer des clubs de deux districts • Montant de 15 000 à 200 000 dollars • Le district doit confirmer que le club est certifié

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Subventions MondialesPrécautions préliminairesPrécautions préliminaires

• Action de grande envergure (budget > 30000$)

• Identifier un partenaire fiable• Réaliser une évaluation des besoins• Identifier une activité s’articulant autour des

axes stratégiques• Travailler avec d’autres clubs et districts


Subventions MondialesDeux étapes pour la demandeDeux étapes pour la demande

Étape 1 : Activités prévues conformes aux exigences de la Fondation

Étape 2Plan de financement et acceptation de la Fondation


Axes stratégiquesAxes stratégiques

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Paix et prévention/résolution des conflits

Prévention et traitement des maladies

Eau et assainissement

Santé de la mère et de l’enfant

Alphabétisation et éducation de base

Développement économique et local


Actions durables

Renforcer les connaissances et les compétences des bénéficiaires pour maintenir les résultats de l’action une fois que les fonds de la Fondation ont été utilisés.

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Phase préliminaireAccès internet

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Tout se fait sur internet : Rotary.org Accès membres


Financement d’une subvention mondiale

• Contrepartie de 100 % du Fonds mondial pour les contribution de FSD

• Contrepartie de 50 % du Fonds mondial pour les dons en liquide des Rotariens

• Dons en liquide de non-Rotariens, non subventionnés par la Fondation

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Directives financières• Contributions de Rotariens

• Interdiction de recueillir des fonds auprès des bénéficiaires en échange de la subvention

• Interdiction d’utiliser des fonds en provenance du budget d’une autre action financée par une subvention de la Fondation

• Contributions créditées au donateur


Mise en placeMise en place

• Communications fréquentes en cours de projet

• Plan de gestion financière • Dossiers complets en fin

de projet• Suivi du plan préalablement

approuvé

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Plan de gestion financièreDistrict 1750

• La Fondation verse toutes les subventions venant en France sur le compte AFORO 1750 qui reverse aux projets

• Compte en banque séparé pour chaque projet

• Distribution des fonds au sein du projet sous la responsabilité des gestionnaires du projet

• Paiements par virement, chèque ou carte bancaire pour pouvoir en conserver une trace ;

aucun versement en espèces

• Grand livre comptable

• Respect de la législation locale

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ÉvaluationÉvaluation

• Facilite la rédaction des rapports

• Améliore les futures actions

• Basée sur les objectifs

• Processus permanent

• Identifie les réussites

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Nouvelle exigence forte de la FondationVa au-delà du simple rapport

Amélioration continue des processus


RessourcesRessources

• Feuilles de travail :• Conservation des documents• Plan de gestion financière

• Changement de signataire

du compte bancaire

• www.rotary.org/fr

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Conservation des documents (1)Conservation des documents (1)Exigences de la FondationExigences de la Fondation

• Accessibles

• Conservés pendant au moins 5 ans

• Copies

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Conservation des documents (2)Conservation des documents (2)Méthode dans le District 1750Méthode dans le District 1750

• La méthode de conservation au sein du Club est de sa responsabilité ; pas de directive du District

• Cette méthode doit être annoncée dans le protocole d’accord et fait partie de la certification

• Copies communes agréées par le Club et le District en fin de projet

• Copie au District : « Coffre fort » sur le site internet du District• « Coffre fort » internet accessible aux clubs disposant d’un

site internet type District

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Subventions mondiales Subventions mondiales Fréquence des rapportsFréquence des rapports

• Rapports intermédiaires• dans les 12 mois suivant la réception du

premier versement• tous les 12 mois jusqu’à la conclusion de

l’action

• Rapport final dans les deux mois suivant la conclusion de l’action

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Subventions mondiales Subventions mondiales Contenu des rapportsContenu des rapports

• Implication des partenaires dans l’action• Type d’activité• Évaluation des résultats • Manière dont ils s’inscrivent dans le cadre des

axes stratégiques• Compte-rendu des dépenses• Nombre de bénéficiaires et ce dont ils ont

bénéficié


Conflit d’intérêtConflit d’intérêt

• Survient lorsqu’un Rotarien est susceptible de profiter d’une action

• Le bénéfice peut être direct (le Rotarien profite de l’action) ou indirect (un proche du Rotarien profite de l’action)

• Tout conflit d’intérêt doit être signalé et, si nécessaire, éliminé

• Consulter la commission d’éthique du district

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Subventions clé en mainSubventions clé en main

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• Conçues conjointement avec nos partenaires• Activités similaires à celles des subventions mondiales • Elles soutiennent nos axes stratégiques • Elles peuvent financer des bourses, des actions humanitaires et des formations professionnelles

Importante différence : tout le travail de planification a déjà été fait.

Financement Provient du Fonds mondial et du partenaire stratégique concerné.

Subventions clé en main (1)


Subventions clé en main (2)Subventions clé en main (2)

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Les Rotariens peuvent concentrer toute leur énergie et leurs talents à la réalisation de l’action.

Rôles possibles pour les Rotariens : • Évaluer les besoins de la collectivité et identifier les bénéficiaires potentiels• Sélectionner et conseiller les boursiers• Constituer des équipes de professionnels pour des formations• Fournir une expertise technique ou travailler sur une action• Promouvoir les activités• Assurer le suivi et l’évaluation de l’action.


Subventions clé en main (3)Subventions clé en main (3)Actuellement disponiblesActuellement disponibles

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Formation Éducateurs de santé & Bourses en soins infirmiersL'Aga Khan University et la Fondation proposent deux subventions clé en main au Kenya, en Tanzanie et en Ouganda

Soutien aux entrepreneurs locauxDans le cadre de cette subvention avec Oikocredit, les Rotariens travaillent avec des institutions de microfinance locales pour des microcrédits.

Formation et soins médicauxDans le cadre de cette subvention avec Mercy Ships, des équipes médicales travaillent à bord du navire hôpital Africa Mercy

Bourses d'études Eau et assainissementCette subvention finance des bourses de niveau Master à l’UNESCO-IHE à Delft (Pays-Bas).


PausePause

15 minutes

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CertificationCertification

• Les principes de la certification

• Gérer la certification des club


Principes de la certification

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La certification est fondée sur un Protocole d’Accord Le protocole sert de base à un contrat entre

La Fondation et le District Le District et le Club

Le protocole définit Une éthiqueDes méthodesDes responsabilités de principeDes responsabilités nominatives

Le protocole laisse une grande liberté dans son application


Certification DistrictCertification DistrictProtocole d’accord de la Fondation

• Le district devient responsable de tous les fonds utilisés dans ses clubs

• Compte en banque district unique (AFORO 1750)

• Le District forme les clubs et les certifie

• Plan de gestion financière du District

• Contrôle et audit : contrôleur certifié et rémunéré (choix du District 1750, plutôt que trois experts comptables bénévoles)

• Rapport à la Fondation et aux clubs du district qui doivent être régulièrement informés

Le District 1750 est certifié depuis novembre 2012


Critères de certification des clubsCritères de certification des clubs

• Connaissance du Protocole d’Accord : Assister au séminaire Gestion des subventions

• Acceptation nominative du Protocole d’Accord : Signer le protocole d’accord du club

• La certification du club sera requise pour toute subvention mondiale ou clé en main (décision de la Fondation)

• La certification du club sera requise pour toute subvention de district (décision du District)

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Termes de la certification des clubsTermes de la certification des clubs

• Valable pour une année rotarienne• Le club est responsable de l’utilisation des fonds de

subvention vis-à-vis du District et de la Fondation (les personnes sont responsables vis-à-vis du club)

• Le club doit révéler tout conflit d’intérêt et le résoudre (Commission d’éthique du District)

• Le club doit coopérer avec tous les audits du District ou de la Fondation

• Bonne gestion des fonds de subvention

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Conserver la certificationConserver la certification

• Respecter le protocole d’accord du club

• Nommer un ou plusieurs membres du club pour administrer la certification du club dans la durée

• S’assurer que des mesures de contrôle et une gestion appropriée des subventions sont en place

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Se préparer à la certification Club

Définir le contrat entre le club et le district

• Nommer les responsabilités des dirigeants de clubs• Suivre la situation financière des actions avec la

Fondation• Conserver et archiver des documents • Constituer les rapports concernant l’utilisation des

subventions• Signaler une utilisation frauduleuse des subventions• Accord et autorisation


Protocole d’accord Club - DistrictProtocole d’accord Club - District

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Sommaire du document officiel

Club_Memorandum_of_Understanding_fr.pdf

1. Modalités de la certification du club2. Responsabilités des dirigeants de club3. Plan de gestion financière4. Comptes bancaires5. Rapports sur l’utilisation des subventions6. Conservation des documents7. Procédure pour signaler une utilisation frauduleuse des subventions


Modalités de la certificationModalités de la certification

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A. Certification du club sera valable pour un an (calendrier rotarien)

B. Le club doit respecter ce protocole d’accord, les critères supplémentaires éventuellement imposés par le district et les lignes de conduite applicables de la Fondation Rotary.

C. Le club est responsable des fonds des subventions qu’il parraine.

D. La certification peut être suspendue ou annulée en cas de fraude

E. Le club doit coopérer avec toute mission d’audit du district ou de la Fondation.


Responsabilité des dirigeants du club

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A. Désigner nominativement un membre du club chargé d’administrer la certification

B. Contrôler la gestion appropriée des fonds de subvention

C. S’assurer qu’il n’y a pas de conflit d’intérêt réel ou perçu comme tel


Dirigeants du ClubAnnée rotarienne ______________


Plan de gestion financière

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A. Tenir des comptes, y compris des dossiers présentant un état complet des dépenses avec justificatifs.

B. Distribuer les fonds de subvention en fonction du dossier tel qu’approuvé.

C. Déterminer clairement les tâches associées à la gestion des fonds.

D. Établir un système d’inventaire • équipements et autres actifs achetés avec les fonds de subvention• enregistrer les biens achetés, produits ou distribués.

E. S’assurer du respect de la législation locale.


Compte bancaire (1)

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A. Le compte doit :1. Avoir au moins deux membres du club comme signataires.2. Ne pas être rémunéré, ou à taux d’intérêt faible.

B. Intérêts comptabilisés et utilisés pour des activités éligibles dans le cadre d’une subvention dûment autorisée, ou reversés à la Fondation.

C. Un compte en banque pour chaque subvention ; intitulé clair.

D. Pas de placement spéculatif.

E. Relevés bancaires conservés et présentés au District ou à la Fondation.

F. Procédure de transition écrite en cas de changement de dirigeants.


Comptes bancaires (2)Domiciliation

Banque

Signature de deux (2) Rotariens pour les chèques

Pas de paiement en espèces, sauf impossibilité absolue et documentée

Procéder par virement chaque fois que possible

Constituer les rapports concernant l’utilisation des subventions

Code IBAN : _____________________________ Code Swift : _____________


Rapports sur l’utilisation des subventions

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Compte rendu de l’utilisation des subventions pour informer la Fondation

• quels sont les progrès réalisés dans la gestion des fonds

• comment les fonds sont utilisés en pratique pour réaliser les actions

Objectif d’amélioration continue des processus


Conservation des documents (1)

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A. Ces documents incluent (liste non exhaustive) :1. Les informations bancaires, y compris les anciens relevés.2. Les documents de certification du club, y compris une copie du protocole d’accord dûment signé.3. Les plans et procédures tels que :

a. Plan de gestion financière.b. Procédures de conservation et d’archivage des documents.c. Procédure de transition concernant les comptes en banque ainsi que le transfert des dossiers.

4. Les documents concernant les subventions, y compris les reçus et factures pour tous les achats effectués.

B. Les documents doivent être accessibles aux membres du club et fournis, sur demande, au district.

C. Les documents doivent être conservés au moins cinq ans, ou plus si la législation locale l’exige.


Conservation des documents (2)Méthode au sein du District 1750

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• La méthode de conservation au sein du Club est de sa responsabilité ; pas de directive du District

• Cette méthode doit être annoncée dans le protocole d’accord et fait partie de la certification

• Copies communes agréées par le Club et le District en fin de projet

• Copie au District : « Coffre fort » sur le site internet du District

• Pour les clubs munis d’un site type district, possibilité d’avoir un « coffre fort » internet pour le club


Utilisation frauduleuse des fonds

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Le club doit signaler au district toute allégation de malversation ou de détournement de fonds

L’éthique doit primer sur l’amitié


Autorisation et accord

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Texte officiel à signer nominativement

Ce protocole d’accord est un accord passé entre le club et son district détaillant les mesures à prendre par le club pour assurer la mise en œuvre des activités et la gestion des fonds dans le cadre de subventions reçues de la Fondation. En signant ce document le club s'engage à respecter les modalités et les critères de la Fondation.

Au nom du Rotary club de _____________, nous, soussignés, certifions que le club adhère aux conditions présentées dans ce protocole d'accord pour l’année _____________ et notifierons le district 1750 du Rotary International de tous changements ou révisions modifiant les directives et procédures concernant ces conditions.


Signatures des présidents

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Président du club

Année

Prénom et nom

Signature

Date

Président élu du club

Année

Prénom et nom

Signature

Date


Questions

sinon, merci de votre attention

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