District 1 Onboarding Resources July 2014

Welcome  

Agency Organizational Chart 

Regional Map 

Things to Know 

Training Requirements Overview 

Holidays 

Travel 

Acronyms 

Websites for New Agents 

WELCOME “Coming together is a beginning, staying together is progress, 

and working together is success.” ~ Henry Ford ~ 

 Welcome to Texas A&M AgriLife Extension Service where our mission is “to improve the lives of people, businesses, and communities across Texas and beyond through high quality, relevant educa‐tion.”  We strive to meet our vision, “to be the premier 21st Century outreach and continuing educa‐tion organization in Texas responding to the needs of the people.”    Congratulations on your appoint‐ment to the position of County Extension Agent!  I know that you will be a great asset to our dis‐trict team, and I look forward to helping you build a positive working relationship with your AgriLife Extension family.  There’s always a lot to learn when you begin a new job, not only about the job responsibilities, but also about our culture and the day‐to‐day organizational procedures.  During the onboarding pro‐cess, there will be a number of people to assist you, including but not limited to:  District Extension Administrator  Supervisor          Brandon Dukes Regional Program Leader    Programming—AG/NR      Danny Nusser Regional Program Leader    Programming—FCS        Angela Burkham 4‐H & Youth Dev. Specialist    District 4‐H Program        Shawnte Clawson District Office Manager    Assistant to DEA—HR/Payroll/Admin  Lori Martin 4‐H Office Associate      Supports 4‐H Specialist/Program    Linda Bice Sr. Office Assistant      Supports RPD‐AG/NR       Jerri Hamar Sr. Office Assistant      Supports RPD‐FCS        Leon Guerrero  There are also subject matter Specialists who will be working with you in educational events.  If you are participating in the First Step to Success program, you will be assigned to a mentor coun‐ty for your first 30‐days of employment.  You will also be assigned a mentor who will work closely with you during your first year of employment.  In addition, your coworkers in your county and also the district will be here to listen and provide feedback and advice.  We are all anxious to help you succeed and there will be plenty of opportunities for you to learn and grow in your new position.  Do not get discouraged because there is a lot to learn in the first couple of years, but you have a network of coworkers here to assist you.  

WELCOME

 The first two years is commonly termed as the “onboarding process.”  During this time, you will be asked to take online trainings and attend live trainings to acquaint you with our organization and your job responsibilities.  You will be receiving training assignments through TrainTraq, or through email or written communications.  I encourage you to take care of these trainings in a timely man‐ner and to do all of the preparation work requested before attending a training.  Remember that when you go to a training—particularly those at the state office— you are representing our district, and I expect your attendance, punctuality, attentiveness, positive attitude, and professionalism.  The purpose of an onboarding process is to smoothly integrate new employees into their positions and organizational culture.  Part of this process should include addressing reasonable accommoda‐tion issues for employees who may happen to have a disability, if needed.    Please know that you can and should ask for any accommodations if you know or think that you may need one, as related to the Americans with Disabilities Act.  If you would like to make a request for a reasonable accom‐modation, a request may be made using the form located  at: http://agrilifeas.tamu.edu/documents/reasonable‐accommodation‐form.pdf  It is my privilege and honor to welcome you to your new career with Texas A&M AgriLife Extension Service.     Sincerely,    Brandon Dukes District Extension Administrator bkdukes@ag.tamu.edu  Texas A&M AgriLife Extension Service Panhandle District 1 6500 Amarillo Blvd. West Amarillo, TX  79106 806.677.5600 (phone) 806.677.5644  (fax) 

ORGANIZATIONAL CHART

  

REGIONAL MAP

  

THINGS TO KNOW

First Step for Success 

CEA works in host county during first 30‐days of employment.   

Travel and salary paid 100% by state office—no county funding until first day in headquarters county. 

Travel limited to one trip per day from home to host county or location of work for the day. 

Headquarters for travel purposes during First Step is personal residence address. 

Keep daily mileage log (http://agrilifeas.tamu.edu/library/pdf/forms/ag‐808.pdf ), including odometer readings and physical addresses of departure/arrival locations.  Your mileage log will be used to complete your expense report in Concur. 

Request for travel reimbursement must be submitted through SSO/Concur eTravel.  Payroll/HR 

CEAs are paid monthly, on the first working day of the month following the month of service. 

Monthly paid employees will receive notice via email that they need to certify their prior month service—complete the certification within the first 10 days of each month through the “Declaration” tab in SSO/LeaveTraq. 

New CEAs will receive a $1,500 one‐time annual salary increase upon completion of 2 years of service as a CEA in Tex‐as, based on good performance.  Salary increases are effective the month following achievement of the 2.0 tenure level. 

Single Sign‐On (SSO) is the gateway for the following online programs:   

eTravel / Concur    Online travel requests and expense reports for state paid travel 

iBenefits      Online benefits enrollment and annual enrollment 

TimeTraq      Time sheets / approval for hourly paid personnel 

GreatJobs      Performance evaluation certification / job descriptions 

HRConnect      W‐2s, pay stubs, benefit statements, personal information                                                    updates, enrollment for direct deposit  

LeaveTraq      Leave requests / leave balances 

TrainTraq      Required training for state employees  Items for Your “Things to Do” Checklist 

If you will be working outside of AgriLife Extension, complete a request for external employment and consulting (http://www.tamus.edu/assets/files/hr/forms/202A.pdf ) and submit to District Office Manager. 

Work with your County Coordinator to get approved with ISDs in your county for adjunct faculty status. 

Certify your new position description in SSO/GreatJobs within 30‐days of date hired. 

Take the required trainings for state employees in SSO/TrainTraq within 30‐days of date hired. 

Begin the onboarding trainings as specified by DEA or District Office Manager. 

Setup your employee profile in SSO/Concur. 

Keep a mileage log of daily travel if you are a FirstStep participant; submit for mileage reimbursement in SSO/Concur. 

Sign‐up for direct deposit of payroll, travel and disbursements checks in SSO/HRConnect. 

Establish profile in 4‐H Connect. 

CEAs receive two paychecks (one from the state and one from the county), with each entity withholding federal in‐come taxes at the rate of their contribution to your total salary.  If you want the state to withhold taxes based on your total salary, complete the AG‐487 and submit to AgriLife Payroll per the instructions on the form. 

TRAINING REQUIREMENTS

OVERVIEW

This list is not all‐inclusive, but will point you in the right direction and help you stay on track with deadlines for the HR and new agent onboarding trainings.   Mandatory HR training to be completed online at SSO/TrainTraq (https://sso.tamus.edu ) within first 30 

days of employment:                Due:    ____________  Reporting Fraud, Waste and Abuse  Creating a Discrimination‐Free Workplace  Required Emergency Alert System Notification  Child Protection Training  Orientation to the A&M System  Information Security Awareness  

Onboarding trainings to be completed during first 90‐days  in home county (send completion certificate to your District Office Manager for posting to your transcript): 

Courses available at http://learnonline.agrilife.org/       Due:    ____________  EF1:  Texas A&M AgriLife Extension History and Roots  EF2:  Professionalism in Extension  EF3:  Program Development in Extension  EF5:  INVEST Volunteerism  EF6:  Best Practices in Cash Management 

Courses located at http://firstcallhelp.tamu.edu/webmeeting/                     Due:    ____________ 

EM101: Emergency Management Preparedness  and Mitigation  (type “Emergency Man‐agement” in the search engine and click “playback” for the course dated 5/28/14) 

EM102:  Emergency Management  Response  and  Recovery  (type  “Emergency Manage‐ment” in the search engine and click “playback” for the course dated 5/29/14) 

Course located at https://training.fema.gov        Due:    ____________  ICS 100.b—Incident Command System, An Introduction  

Texas A&M AgriLife Extension Service Training at College Station for New Faculty:  Academy I                  Date:    ____________  Academy II                 Date:  ____________ 

 Reviewed with new employee:   ______________________________________    __________________________ DEA/DOM            Date    

HOLIDAYS

CEAs will follow the holiday schedule observed by the county where CEA is headquartered. 

If a county observes fewer holidays than the state, then CEAs are given state floating holidays, 

to be used at agent’s choice (with supervisor approval) prior to 8/31 of each fiscal year 

If a county observes more holidays than the state, then each CEA may: 

Work one or more county holidays to make up for the extra county holidays; or 

If CEA wants to observe all county holidays, then CEA will need to take vacation leave for 

those days observed by the county that are over the number of holidays approved by 

the state legislature in any given fiscal year. 

If CEA is required to work a scheduled county holiday due to a scheduled program, stock show, 

or other job responsibility: 

Prior approval must be granted by DEA to work a scheduled county holiday (send email 

request to DEA and copy District Office Manager). 

After the scheduled county holiday has been worked, CEA should provide documenta‐

tion to District Office Manager such as agendas and sign‐in sheets from the event. 

District Office Manager will post the appropriate state comp time earned to CEA’s leave 

balances in LeaveTraq. 

CEA must use the earned state comp time within one year of the date the leave was 

earned. 

TRAVEL

 

Always have an approved AG‐802 Travel Request or blanket travel request approved before de‐

parting headquarters.  Travel inside your home district will be covered by a blanket travel request.   

Out‐of‐state travel requires approval for the AG‐802 by DEA and Associate Director of County Pro‐

grams 30 days prior to departure date. 

Work with District Office Manager for all travel using state funds.   

Travel Expense Reports for travel to be paid with state funds are submitted through Concur.  

For counties that border other states:  if you routinely conduct business in a location just over the 

state line, then we can request an annual out‐of‐state blanket to those counties only.  Work with 

District Office Manager if you need this type of travel authorization. 

If you routinely conduct Extension business in a bordering out‐of‐district county within Texas, 

work with District Office Manager to request a blanket each fiscal year. 

Trips to look for show animals:  Agents may request a 30‐day out‐of‐state blanket Travel Request 

to look for show animals.  Requests must be approved 30‐days prior to departure. 

If you do not have an approved Travel Request before leaving headquarters, or if you have missed 

the 30‐day requirement prior to traveling out‐of‐state, then you will need to use annual leave for 

the trip.  

ACRONYMS 1862's ..................................................... Land Grant Colleges Established by the Passage of the First Morrill Act 1890's ................................................................................ Land Grant Colleges Established by Second Morrill Act    (historically black land‐grant colleges) 1994's .......................................................................................................................... Native American Institutions AAP ................................................................................................................ Affirmative Action Plan (or Program) ADA .......................................................................................................................... Americans with Disabilities Act ADM ................................................................................................................................................... Administration AG ............................................................................................................ Agriculture (usually refers to agent title) ALA .................................................................................................................................. Adult Leaders Association ARS ............................................................................................................................ Agricultural Research Service BLT .......................................................................................................................Better Living for Texans program CD..................................................................................................................................... Community Development CEA ..................................................................................................................................... County Extension Agent CEA‐AG .......................................................................................................... County Extension Agent ‐ Agriculture CEA‐FCS ........................................................................... County Extension Agent ‐ Family & Consumer Sciences CEA‐4‐HYD ........................................................................... County Extension Agent ‐ 4‐H & Youth Development CEA‐UYD ............................................................................. County Extension Agent ‐ Urban Youth Development CED ................................................................................................................................. County Extension Director CES ........................................................................................................................... Cooperative Extension System CEU ............................................................................................................................... Continuing Education Units COALS .......................................................................................................... College of Agricultural & Life Sciences CORD (COORD) ................................................................................................. Coordinator (refers to Agent title) CREET ................................................................................ Cooperative Research Experiment Extension Triangle CSREES ................................................................ Cooperative State Research, Education and Extension Service CYFAR ..............................................................................................................Children, Youth and Families at Risk CYFARnet ........................................................... Children, Youth and Families Education and Research Network CWWP ........................................................................................................................... Cooking Well With Diabetes DEA ....................................................................................................................... District Extension Administrator DWBW .............................................................................................................................................. Do Well Be Well EA‐IPM ........................................................................................ Extension Agent ‐ Integrated Pest Management ECOP ............................................................................................. Extension Committee on Organization & Policy EDEN ........................................................................................................... Extension Disaster Education Network EFNEP ...................................................................................... Expanded Food and Nutrition Education Program ENP‐Y ............................................................................................................. Expanded Nutrition Program ‐ Youth EPC ................................................................................................................................. Extension Program Council ES‐237 .................................................................................................. National 4‐H Enrollment Reporting System ESP ................................................................................................................................................. Epsilon Sigma Phi Ext Asst ‐ BLT .................................................................................. Extension Assistant ‐ Better Living for Texans FCS ............................................................................................................................ Family and Consumer Science FDRM ............................................................................................ Family Development & Resource Management FN ................................................................................................................................................ Food and Nutrition 

ACRONYMS

FRED ............................................................................................................................... Fathers Reading Every Day FSA ........................................................................................................................................... Farm Service Agency HLSR ............................................................................................................... Houston Livestock Show and Rodeo HSI .................................................................................................................................... Hispanic Serving Institute IFYE ............................................................................................................. International Foreign Youth Exchange IPM ............................................................................................................................ Integrated Pest Management JCEP .......................................................................................................... Joint Council of Extension Professionals LAB ................................................................................................................................. Leadership Advisory Board LGU......................................................................................................................................... Land Grant University N4HYDLT................................................................................ National 4‐H Youth Development Leadership Trust NACAA ................................................................................... National Association of County Agricultural Agents NAE4‐HA ......................................................................................... National Association of Extension 4‐H Agents NEAFCS ............................................................ National Extension Association of Family and Consumer Science NEFE ................................................. National Endowment for Financial Education (High School Financial Mgt.) NIFA ...................................................................................................... National Institute of Food and Agriculture NRCS ........................................................................................................ Natural Resources Conservation Service OD .............................................................................................................................. Organizational Development PAC ................................................................................................................................... Program Area Committee PAS .......................................................................................................................... Performance Appraisal System PCR .......................................................................................................................................... Partial Cost Recovery PDC .................................................................................................................... Program Development Committee PLA .................................................................................................................................. Parent/Leader Association PPC ........................................................................................................................... Program Planning Conference Prog Asst ...................................................................................................................................... Program Assistant PVAMU ......................................................................................................................... Prairie View A&M University RPD‐ANR ............................................................................. Regional Program Director ‐ Ag & Natural Resources RPD‐FCS ...................................................................... Regional Program Director ‐ Family & Consumer Sciences SALE .................................................................................................................... San Antonio Livestock Exposition SALE‐LE ....................................................................................................................... SALE ‐ Leadership Extension SNAP‐ED ............................................................................................ Supplemental Nutrition Assistance Program SSO ...................................................................................................................................................... Single Sign On TAE4‐HA .............................................................................................. Texas Association of Extension 4‐H Agents TEAFCS ................................................................... Texas Extension Association of Family & Consumer Sciences TALL ........................................................................................................... Texas Agricultural Lifetime Leadership TAMU ..................................................................................................................................... Texas A&M University TAMUS ...................................................................................................................... Texas A&M University System TCAAA ............................................................................................  Texas County Agricultural Agents Association TEEA, Inc. ........................................................................................... Texas Extension Education Association, Inc. TF ............................................................................................................................................................... Task Force USDA ...................................................................................................... United States Department of Agriculture VLAT .......................................................................................................... Volunteer Leaders Association of Texas WAT .............................................................................................................................................. Walk Across Texas

WEBSITES

Onboarding (URL: h p://agrilife.org/od/employee‐development/extension‐onboarding/)  Associa ons Agent Onboarding 

Mentoring Onboarding Ar cles Onboarding Notebook 

Agent Resources (Onboarding Strategy Flyer, First Step Journal, New Agent Study Guide,  Mentor Guidelines) 

Timeline Flow Charts (First Step, Month 1, Months 2‐5, Months 6‐12, Year 2) Online Resources (Onboarding Trainings for Agents) Career Ladder and Performance Appraisal System for Agents Degree Informa on 

Forms (URL: h p://agrilifeas.tamu.edu/forms/alpha/)  Tax on Total (AG‐487) Travel Request (AG‐802) Request for Consul ng and Outside Employment (AG‐406) Study and Training Request Form (AG‐489) Mileage Log for use During First Step (AG‐808) 

Ag Communica ons (URL: h p://agrilife.org/communica ons/extension/)  Business cards, Sta onery and Presenta on Templates Logos (including guidelines for use of logos) Branding guidelines AgriLife Bookstore Templates for County Annual Summary, Outcome Summary Template and Impact Brief Email Signatures Social Media Guidelines 

Par al Cost Recovery (h p://agrilifeas.tamu.edu/fiscal/cash‐mgmt/ext‐cost‐recovery/)  Agency Guidelines for Par al Cost Recovery Guidelines for Wri ng Receipts  Best Prac ces for Financial Resource Management Instruc ons for handling PCR Forms for submi ng PCR Event Budget Planning Worksheet (AG‐229) h p://agrilifeas.tamu.edu/documents/ag‐229.pdf  Talk‐You‐Through‐It Trainings 

Informa on Technology (h p://agrilife.org/it/)  Policies, Rules and Best Prac ces (h p://agrilife.org/it/it‐policies‐rules‐and‐best‐prac ces/)  FirstCall Tech Support (h p://firstcallhelp.tamu.edu/)  

Help Desk E‐learning and Training Web Conferencing