Venezuela

PRE/005/INE/2013

TERMINOSDEREFERENCIA

CONSULTORAPARALADIGITALIZACINDELOSEXPEDIENTESDE

PERSONAL,QUECONFORMANELFONDODOCUMENTALDELOS

ARCHIVOSDELAOFICINADERECURSOSHUMANOSDELINSTITUTO

NACIONALDEESTADSTICA(INE)

Marzo,2013

Venezuela

I.DENOMINACINDELACONSULTORA

ConsultoraparalaDigitalizacindelosExpedientesdePersonal,que

ConformanelFondoDocumentaldelArchivodelaOficinadeRecursos

HumanosdelInstitutoNacionaldeEstadstica(INE).

II.ANTECEDENTES

ElInstitutoNacionaldeEstadstica(INE),adscritoalMinisteriodelPoderPopularparaelDespachodelaPresidencia,ejecutaelProgramaFortalecimientodelInstitutoNacionaldeEstadstica(INE)

comoEnteRectordelSistemaEstadsticoNacional(SEN),financiadoparcialmenteporelBancoInteramericanode

Desarrollo,Contrato1831/OC-VE,firmadoconfecha18-12-08entrelaRepblicaBolivarianadeVenezuelayelBancoInteramericanodeDesarrollo.

ElobjetivodelProgramaescontribuiramejorarlageneracindeinformacinestadsticaporpartedeagentespblicosyprivados,brindandoapoyoalInstitutoNacionaldeEstadstica(INE)ensusesfuerzospormejorarlacalidad,integridad,oportunidadyaccesoalainformacinestadstica.Estorganizadoentrescomponentes:(a)MejoramientodelagestininternaeinfraestructurafsicaytecnolgicadelInstitutoNacionaldeEstadstica(INE);(b)MejoradelaproduccinestadsticadelINE;y(c)FortalecimientodelSistemaEstadsticoNacional(SEN).

ElcomponentedeMejoramientodelaGestinInternaeinfraestructuraFsicayTecnolgicadelINEcomprendeunconjuntodeactividadesdirigidasalamejoradelasreasdeapoyoadministrativo,delainfraestructurafsicaydelaplataformatecnolgicadelInstituto.Paratalesefectos,setieneprevistoelfinanciamientodeserviciosdeconsultora,capacitacin,adquisicindebienesyrealizacindeobrasfsicas.

Dichocomponente,asuvez,estintegradoporlossubcomponentes:a)

MejoramientodelaGestinInterna;b)DiseoeImplantacindeunaEstrategiadePosicionamientoInstitucional;c)MejoramientodelaInfraestructuraFsicadelaSedeCentralydelasSedesEstadalesyd)MejoramientodelaPlataformaTecnolgica.

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ElSubcomponenteMejoramientodelaGestinInterna,comprendeunconjuntodeactividadesdirigidasalamejoradelasreasdeapoyoadministrativodelInstituto.

Paratalesefectos,setieneprevistoelfinanciamientodeserviciosdeconsultoraycapacitacin.

Estesubcomponentefueconcebidoparalaresolucindeunconjuntode

problemasdegestininternaqueafectaneldesempeoinstitucional,loscualeslimitanlascapacidadesderespuestadelINEfrentealcmuloderequerimientosinternosyexternos,reducenlaposibilidaddealcancedesusobjetivos

estratgicosyelcabalcumplimientodesuMisin.

LaconsultoraalacualsehacemencinenestosTrminosdeReferencia,estinscritaenelSubcomponentedeMejoramientodelaGestinInterna,

especficamenteenelobjetivodeimplantarunsistemaparalagestinelectrnicadeexpedientesderecursoshumanos.

SITUACINACTUALDELOSARCHIVOSDEPERSONALDELAOFICINADE

RECURSOSHUMANOSDELINSTITUTONACIONALDEESTADISTICA-INE

Enelao2001,medianteDecretodeLeyN1.509enGacetaOficialN37.321,secreaelInstitutoNacionaldedeEstadstica(INE),adscritoalMinisteriodePlanificacinyDesarrollo,paraasumirelnuevosistemadeestadsticasoficialesanivelnacional,conunmarcojurdicopropioexpresadoenlaLeydelaFuncinPblicadeEstadsticaysuReglamento.

ElINEesunInstitutoconcaractersticastcnicasespecialesquelollevaalacaptacin,seleccineingresodepersonaltcnicoyprofesionalaltamentecalificado,paracumplirladiversidaddefuncionesestablecidasparacadaunadelasunidadesdelnivelDirectivoySustantivo,paraellogrodelosobjetivosestratgicosinstitucionalesinsertosenelPrimerPlanSocialistadelaNacinProyectoSimnBolvar.

LaOficinadeRecursosHumanosdelINEtieneentresusfunciones,la

conservacinyresguardodelosexpedientesdepersonaldetodolosciudadanosqueprestanoprestaronsusserviciosenlaInstitucin,dependiendodesucondicinlaboral;paraellocuentaconlaunidaddeArchivo,dondeseorganiza,3

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procesa,conservayresguardalosexpedientesdepersonal,consideradoscomopartedelamemoriahistricadelaInstitucin.

Losexpedientesdepersonalposeendocumentacinquereflejalasituacinlaboralypersonaldeunindividuo,atravsdesuformacin,yexperienciaprofesional;premios,felicitacionesysanciones;adscripcinalpuestodetrabajo;ascensos,jubilacionesyantigedad;permisos,licencias,sentencias,rgimenasistencial,seguridadsocial.

Todaestadocumentacin,unavezordenada,comprendeungrannmerodeelementosquesonsolicitadosenformageneraloindividual,locualrequieredeuncontrolquepermitaaccederaestosdatosdeformarpidaysegura.

Enesteordendeideas,debidoalosavancestecnolgicos,alaspolticasdemodernizacindelagestindelEstadoyalarapidezconquesenecesitaobtenerinformacinlocalizadaenlosexpedientesdepersonal,seplantealanecesidaddeorganizarlosydigitalizarlos,loquepermitiragilizarlosprocedimientosadministrativos,mejoramientodelosserviciosdeinformacinyelahorrodetiempoenelprocesodebsqueda,localizacinymanejodocumental.

1.-FondoDocumental

ElArchivodePersonaldelaOficinadeRecursosHumanos,cuentaconespaciosparaelalmacenamientodeladocumentacin,ubicadosenelEdificioFundacinLaSalle,AvenidaBoyac,Mariprez,Caracas;ysehanhechoesfuerzosparaadquirirlosmejoresequiposarchivadoresdelmercadoparalacolocacindelosmismos.

ElArchivoestconformadoporuntotalde4.048expedientesfsicosclasificadosdelasiguientemanera:

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No.

TipodePersonal

DeExpedientes

Activo

Empleados

814

Obreros

133

ContratadosINE

808

HonorariosProfesionalesINE

20

SubTotalPersonalActivo

1775

Inactivo

Jubilados

201

Pensionados

103

Egresadosypersonalflotantede

diversosProgramas

1969

SubtotalPersonalInactivo

2273

TotalGeneralExpedientesdePersonal

4048

Losexpedientesseencuentranordenadospornmerodecduladeidentidad.Ladocumentacinqueconformacadaunoesarchivadaencarpetasdivididaporsecciones,clasificandolosdocumentosportiposdetrmites.

Asuvez,cadaExpedienteseencuentraconformadoprincipalmenteporlossiguientesdocumentos:

oCduladeIdentidad

oFoto

oTitulo(FondoNegro)

oAntecedentesdeServicioAPN(siaplica)

oMovimientodePersonal(FP-020)

oCertificadodeCarreraAdministrativa

oNombramientos

oDesignaciones(siaplica)

oPuntosdeCuenta

oContratoaTiempoDeterminado(siaplica)

oLiquidacindePrestacionesSociales(siaplica)

oTrmitesJubilacin(siaplica)

oDeclaracinjuradadePatrimonio(Ingreso,ActualizacinyCese).

oSolicitudesydisfrutedevacaciones(siaplica)

oActasdeAmonestacionesydeotranaturaleza.

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Lascaractersticasdelpapeldedichosdocumentoses:papelBondbase20y16,principalmenteentamaocartayoficioypapeldefotografa(fondonegro).

Mensualmenteserecibeparaelprocesamientotcnico,unvolumendocumentalqueasciendeaproximadamentealacantidadde5.000documentoscondiferentestipologas.Losrequerimientosinformacionales,tantodeusuariosdelaOficinadeRRHH,comodeotrasreasdepartamentales,oscilanentre500y600consultasmensuales.

AncuandoparaelreadeArchivonosecuentaactualmenteconindicadoresdegestinrelacionadosconlosproductosyserviciosinformacionalesquepresta,disponedenormasyprocedimientosestablecidosquegarantizanlagestindocumentalenaspectostalescomomanejodeprstamos,consultay

recuperacindelainformacin.

Cuentaconpersonalcapacitadopararealizarlastareasarchivsticasydeprocesamientodelainformacin,locualhaposibilitadoqueenlosactualesmomentos,yapesardelgranvolumendedocumentacinquesemaneja

mensualmente,noexistamaterialpendienteacumuladoporarchivar.

III.OBJETIVOGENERAL

ContarconunSistemaAutomatizadodeArchivodeExpedientesdepersonaldelINEquepermitaconsultar,articularyprocesarlainformacindeacuerdoalasnecesidadesqueseplanteenyquepermitaagilizarlosprocedimientos

administrativos,mejorarlosserviciosdeinformacinyahorrartiempo.

IV.OBJETIVOSESPECFICOS

OrganizarydepurarelArchivodeExpedientesfsicosdepersonal.

Digitalizarlosexpedientesdepuradosdepersonal:Empleados,Obreros,ContratadosyJubiladosdelINE.

Catalogarlosexpedientesdigitalizados.

Procesarrecaudosdigitalizados,afindecrearelExpedienteElectrnico.

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DesarrollareimplementarunSistemaAutomatizadodeArchivodelos

ExpedientesdelpersonaldelINE.

Documentarlasnormasyprocedimientosparalaejecucinregulardeltrabajodegestin,controldelArchivoydigitalizacindelosexpedientesdepersonalporpartedelINE.

V.ALCANCE

Organizar,depurarydigitalizarelArchivode4.048ExpedientesfsicosdepersonaldelINE,aplicandocontroldecalidadaltrabajorealizadoy

garantizandolanitidezdelaimagen.

CrearlosExpedientesElectrnicos.

Diseo,desarrolloeimplementacindelSistemaAutomatizadodeArchivodelosExpedientes.

CapacitacindelpersonalINEinvolucradoenlosnuevosprocesos

implementadosparalagestin,organizacinycontroldelArchivo

incluyendoelprocesodedigitalizacin,bsquedayrecuperacindela

documentacin.

VI.ESPECIFICACIONESBSICASDELASOLUCIN

RespetarloslineamientosestablecidosporelINEparaelalmacenamientodeladocumentacinenformatodigital(estructura,camposadigitar,entreotros),afindeevitarincongruenciasoincompatibilidadesfuturas

Catalogareidentificarlosdocumentosdigitalizados,aplicandotcnicasbibliotecolgicasytecnolgicasparadescribirloselementosqueidentificanaundocumentoylosmetadatos,estableciendopuntosdeaccesopara

recuperarloenfsicoyenimgenes,utilizandounmotordebsquedaporpalabrasclaves.

Seprocurarutilizaraquellastecnologasque,msalldeserconsideradascomoelestadodelarteenlaingenieradesistemas,respondanalas

necesidadesdelINEencuantoaltipodesistemaqueserequiereimplantar,ascomolaflexibilidadquedebertenerparaadaptarseacambios

institucionalesoalosposiblescambiosdereingenieraqueserequieranatravsdeltiempo.

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Lassolucionesoaplicacionesinformticasofertadasdebenser,oestardesarrolladasbajoelesquemadeEstndaresAbiertos(softwarelibre),afindedarcumplimientoalDecretoPresidencialNo.3.390.

Tantolapropuestatcnicoeconmica,comoeldesarrollodelaconsultora,incluyendolosInformesydocumentosqueseproduzcandurantelamisma,

debernserpresentadosenidiomaEspaol.

VII.ACTIVIDADES

Paralarealizacindelosproductosdeestaconsultoraseproponelarealizacindelassiguientesactividadesgenerales:

1.ElaboracinypresentacindeunPlandeTrabajoyCronogramade

ActividadesdetalladoaliniciodelaConsultora.

2.ElaborarypresentarunPlandeGestinyControldelArchivode

ExpedientesdepersonalINE(procedimientos,automatizacinygestin).

3.Revisar,organizar,depurarydigitalizarcadaExpedientefsicodePersonal.

4.ImplantarelSistemaAutomatizadodeArchivodelosExpedientesdel

personaldelINEdesarrollado.

5.Iniciadaslasactividadesdedigitalizacin,presentarsemanalmente,informesdeavanceymensualmente,archivosdelasimgenes

digitalizadas,querespaldenuninformeconsolidadomensual.

6.Organizarydictartalleresterico-prcticosdecapacitacinalpersonaldeArchivodelaOficinadeRecursosHumanosdelINEenlosnuevos

procesosimplementadosparalagestin,organizacinycontroldelArchivoincluyendoelprocesodedigitalizacin,bsquedayrecuperacindela

documentacin.

VIII.RESULTADOSESPERADOS/PRODUCTOS

1.UnArchivode4.048ExpedientesdepersonaldelINEorganizadofsicaydigitalmente.

2.UnaBasedeDatospormediodelcualselocalizarnlasimgenes,

utilizandopalabrasclavesycdigosdereferencia.

3.UnSistemaautomatizadodemanejodearchivosdigitales.

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4.ManualesdeNormasyprocedimientosdelreadeArchivoydelprocesodedigitalizacin.

5.PersonaldelaOficinadeRecursosHumanosdelINEcapacitadoenelnuevosistemaimplantado,yenlosprocesosrelacionadosconla

documentacineinformacindigitalizada,gestin,organizacinycontroldelArchivoincluyendoelprocesodedigitalizacin,bsqueday

recuperacindeladocumentacin.

IX.CONTRAPARTEINSTITUCIONAL

LafirmaconsultoraestarbajolacoordinacindelaOficinadeRecursosHumanosdelINE.

X.LUGARDELACONSULTORA

LafirmaconsultoraseleccionadadeberdesarrollareltrabajoenlasededelInstitutoNacionaldeEstadstica,ubicadasenelEdificioFundacinLaSalle,Urb.

Mariprez,Caracas,endondedispondrdeunespacioacondicionadocon

mesones,sillas,puntosdeelectricidadetc.

XI.DURACIN

ParalaejecucindeestaConsultora,elINEhaestimadounaduracindeseis(06)mesescalendariocontadosapartirdelafirmadelcontratodeservicio,noobstante,laempresapuedehacerloenmenostiempo,deacuerdoasu

experienciayalpersonaldesignado,previaconsideracinentrelaspartes.

XII.CONFIDENCIALIDAD

Laempresaconsultoraseobligaamanteneryrespetarlaestrictaconfidencialidaddelainformacin

ydocumentacinalacualtengaaccesooseproduzcadurantelavigenciadesucontratacinyprestacindeservicios.

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XIII.FORMADEPAGO

Serealizarnpagoscontralapresentacindeproductosaprobadosyvalidadosporlacontraparteinstitucional,deacuerdoconelsiguientecronogramadedesembolsospropuesto:

Porcentaje

Producto

Perodo

depago

PlandeTrabajoaprobado

10%

4.048ExpedientesdepersonaldelINEorganizados

fsicaydigitalmente.

30%

UnaBasedeDatosdelosarchivosdigitalizados.

UnSistemaautomatizadodemanejodearchivos

50%

digitalesimplantado.

ManualesdeNormasyprocedimientosdelreade

Archivoydelprocesodedigitalizacin.

PersonaldelaOficinadeRRHHdelINEcapacitado

enelnuevosistemaimplantado,yenlagestin,

10%

organizacinycontroldelArchivoincluyendoel

procesodedigitalizacin,bsquedayrecuperacinde

ladocumentacin.

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DocumentOutlineTDRDIGITALIZACIONEXPVERSFINAL30-01-13

TDR DIGITALIZACION EXP VERS FINAL 30-01-13