Digitale Posteingangsszenarien bei Multi-Tower-Konzepten in Shared Service Centern | BITKOM ECM...
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CeBIT 2013, Hannover ECM-Forum „Shared Content“
Digitale Posteingangsszenarien bei Multi-Tower-Konzepten in Shared
Service Centern
Manfred Traeger – I.R.I.S. AG
08.03.2013, 11:00 Uhr
Digitale Posteingangsszenarien bei Multi‐Tower‐Konzepten in
Shared Service Centern
Entwicklung multifunktionaler Shared Service Center
Ausgangspunkt
Bündelung von transaktionalen Aufgaben einzelner Funktionsbereiche
Aufbau „einfunktionaler“ Shared Service Center
1 Status heute
Ca. 75% der SSC sind von Anfang an multifunktional.
2 Trend
Weitere Funktionen, etwa Facility Management, Immobilien, Fuhrpark-management, Call Center werden als Shared Services gebündelt
3 Etappenziel
Führende Unternehmen erweitern den Umfang kontinuierlich in Richtung „End-to-end“-Prozesse, um zusätzliche Synergien im multifunktionalen Shared Service Center zu realisieren
4
Quelle: PWC (2011) – Shared Service Centers – The 2nd Generation
0% 20% 40% 60% 80% 100%
Finanzen
Personal
Informationstechnologie
Einkauf & Logistik
Vertrieb und Marketing
Gebäudemanagement
Rechtswesen & Verträge
Quelle: Deloitte (2011) – Global Shared Services Survey
Womit beschäftigen sich multifunktionale Shared Service Center heute?
Typische strategische Ziele eines multifunktionalen Shared Service Centers
Kostenführerschaft bei definiertem Qualitätsniveau anstreben
Optimierte Serviceprozesse
konzernweit implementieren
Partnerzufriedenheit steigern
Identifikation der Mitarbeiter
mit Unternehmen erhöhen
Excellence
Quelle: RWE Service, Georg Petrich (2011) Das Multi Tower Shared Service Center im RWE Konzern
Einfluss der digitalen Poststelle
Die digitale Poststelle hilft Wirtschaftlichkeitspotentiale zu nutzen
Ko
ste
nre
du
ktio
n
Realisierungsgrad
Baseline
Mengeneffekte Verbundeffekte Spezialisierung Geschäftsprozess-Standardisierung
Organisations-konsolidierung
Quelle: In Anlehnung an J. Dittrich, M. Braun (2004) – Business Process Outsourcing
Die digitale Poststelle reduziert manuelle Tätigkeiten bei standardisierten Geschäftsprozessen
Elektronische Akte
XLS
DOC
Digitale Poststelle
Quelle: Randstad Deutschland, W. Schultheis, Director IT & Processes (2008)
100% 90%
10%
Anti-Spam!
Mögliche Grenzen für Automatisierungskonzepte innerhalb der digitalen Poststelle
… etwa durch verfügbare Applikationen
Question Marks
Poor Dogs
Stars
Cash Cows -
+ - Relativer Marktanteil
Mar
ktw
achs
tum
+
z.B. Eingangs-rechnungen
Zeit
Markt-/Absatzvolumen
2005
2013
2025?
Ko
sten
Prozesse nicht für Outsourcing
geeignet
Komplexität und Frequenz
… etwa durch Kommunikation
Quel le: In Anlehnung an J. Dittrich, M. Braun (2004) – Business Process Outsourcing
Prozesse für Outsourcing
geeignet
Anwendungsreife
Automatische Beleglesung (Klassifikation und Indizierung) für …
Reifegrad
Formulare
Kreditorische Eingangsrechnungen
Kundenakten, Lieferantenakten
Lieferscheine, Bestellungen
Personalakten
Patentakten, Vertragsakten
Verfügbarkeit der Applikationen bei der automatisierten Belegerfassung
Question Marks Poor Dogs
Ganz abstrakt: die digitale Poststelle als evolutionäres Konzept
Evolution der digitalen Poststelle
Die digitale Poststelle umfasst nahezu alle Einheiten
Unternehmens
1 Kommunikationsstrukturen
der Fachbereiche können nicht in einem Schritt
optimiert werden.
2
Die digitale Poststelle muss mitwachsen
(Skalierbarkeit und Funktion).
Erkennbare Trends beeinflussen die Plattform- und
Produktstrategie
4
Das weltweite liberale Wirtschaftssystem will keine
Normen - Dokumente bleiben prinzipiell
unstrukturiert
3
Was passiert bei der automatisierten Belegerfassung in der digitalen Poststelle?
2 1a
Automatisierte Belegerfassung
Klassifikation
Vergleich mit Templates (Formularansatz)
alternativ/ergänzend
Berechnung bildhafter Merkmale
Berechnung textueller Merkmale
Ermittlung von Metadaten (Quelle, Eingangskanal, Tags)
Statistische Klassifikation
Auswertung logischer Klassifikationsregeln (bei Bedarf)
1b
3 Indizierung
Indizierung auf Basis eines Templates (Formularansatz, „Schnipsel lesen“)
alternativ/ergänzend
Suche über Schlüsselwort/Wert-Paare
Suche über mathematische Beziehungen
Suche über inhaltliche Beziehungen
Berücksichtigung geometrischer Muster
Berücksichtigung lokaler „Trainings“
ergänzend
Prüfung bestehender Geschäftsregeln
XLS
DOC
Phys. Dokumente
Scanning
Bildaufbereitung und -analyse
Optische Zeichenerkennung
Freitextstrukturen fi ltern
Elektr. Dokumente
Reformatierung und Übernahme von Textdaten
Optische Zeichenerkennung (bei Bedarf)
Freitextstrukturen fi ltern
Die digitale Poststelle ganz praktisch
Kreditor
Sycol Deutschland AG, 67342 Grevenstein
Rechnungsnummer
56212978
Lieferadresse
Tischlerstrasse 17, 45689 Mönchengladbach
Rechnungsdatum
27.11.2007
X
Nettobetrag
448,07
Bruttobetrag
533,20
MwSt-Betrag
85,13
Zahlungsbedingungen
4 Tage 3% Skonto, 14 Tage netto
Name
Mundler
Belegdatum
21.02.2009
X
Vorname
Doris
Dokumenttyp
Schadenanzeige
Vertragsnummer
305/043494
Police
KFZ Haftpflicht
Name
Sieger
Geburtsdatum
30.10.1968
Adresse
Parkallee 17, 11122 Berlin
Geschlecht
weiblich
X
Telefon
030/6655444
Vorname
Carola
Verheiratet
ja
Dokumenttyp
Lebenslauf
X
Dokumenttyp
Bestellung
Kundennummer
494324
Bestelldatum
19.05.2005
Kunde
Mark&Kurt AG, Postfach 8889, 68526 Ladenburg
Typisches SSC-Dienstleistungsmodell
Geschäftsleitung (GF, Personal, Controlling, QS, Finanzen, Verträge)
Kunden- betreuung
Helpdesk
Aufsichtsfunktion
Programm-management
Projekte
Finanzen Personal Einkauf/ Logistik
Transaktionsbearbeitung
IT
Quelle: In Anlehnung an G. Schewe, Ingo Kett (2007) – Business Process Outsourcing
Service-management
Liefer-management
Servicelieferung
Konzernfunktionen
Finanzen
Personal
Einkauf/Logistik
IT
…
Integrationsmodell für eine digitale Poststelle
…
Standort XY (andere Standorte analog)
Andere Standorte analog
Servicelieferung/Transaktionsbearbeitung
Produktionsdaten
Inbox Outbox
Elektronische Beleglesung (true multi-client/multi-application) Archiv/DMS
Client
Verwaltung und Wartung von
Projekt-Templates, Benutzerverwaltung,
Dokumentation
Tracking & Tracing
Monitoring Compliance
Kalkulation Abrechnung
Portal
(Produktion)
Portal
(Kunden) Verbindung zu
ERPs/CRMs
Tracking & Tracing
Konfiguration & Stammdaten
Rahmenbedingungen für die digitale Poststelle in Multi-Tower-Shared-Service-Centern
Die digitale Poststelle unterstützt dabei, Wirtschaftlichkeitspotentiale zu heben (Mengeneffekte, Spezialisierung, Organisationskonsolidierung)
Es sind vielfältige Anwendungen für die elektronische Beleglesung verfügbar (wenn auch mit unterschiedlichen Reifegraden)
Die Weiterentwicklung der digitalen Poststelle wird den konzeptio-nellen Veränderungen der Shared-Service-Center weiterhin folgen (Skalierbarkeit, insbesondere Funktion/Technologie)
Die digitale Poststelle fokussiert auf die elektronische Beleglesung (multi-channel, multi-client, multi-application, tracking&tracing)
Über uns
Die I.R.I.S. Gruppe
• Wir sind Integrator für IT Lösun-gen mit Fokus auf ECM und IDR
• Wir haben über 500 Kollegen an Bord, davon mehr als 100 Soft-wareentwickler
• Wir zählen viele namhafte Unternehmen zu unseren Kunden im Bereich SSC/BPO
• Besuchen Sie uns auf dem Stand der DICOM, Halle 3, Stand G16
• Wir sind ein belgisches Unternehmen, gelistet an der EURONEXT*
• Wir entwickeln seit 25 Jahren Software und Lösungen in den Bereichen Capture, ECM, OCR, Classification und Compression
• Wir agieren international, sind in 8 Ländern vertreten, unsere Pro-dukte werden in über 110 Ländern vermarket
I.R.I.S. ist ein führender Hersteller von „content to process“ Software. Mit IRISXtract™ for Documents bieten wir unterschiedlichste Lösungsszenarien für die automatisierte Rechnungs- und Bestellverarbeitung, die HR-, Ein-kaufs- und Lieferantenakte sowie das Case-Management im Gesundheits- und Finanzwesen an.
Kontaktdaten
Manfred Traeger Sales Director Outsourcing Services
+49 (0) 241 920350 [email protected] www.irisxtract.net
Tel.: Email: Internet:
CeBIT 2013, Hannover ECM-Forum „Shared Content“
Vielen Dank für Ihr Interesse!
Weitere Informationen unter: www.ecm-navigator.de/
und www.ecmtoday.de