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Departamento de Informática - UNED Barbastro

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ÍNDICE

1. INTRODUCCIÓN ............................................................................................................................. 4

2. VALIDACIÓN EN EL SISTEMA ....................................................................................................... 5

2.1. ASPECTOS A TENER EN CUENTA .................................................................................................... 6

3. TAREAS PREVIAS A EFECTUAR POR EL TRIBUNAL ................................................................ 7

3.1. RECABAR INFORMACIÓN ............................................................................................................... 7

3.2. GENERAR ACTAS Y CALENDARIOS .................................................................................................. 9

4. COMIENZO DE LA SESIÓN DE EXÁMENES ............................................................................... 15

4.1. DESCIFRAR LOS ENUNCIADOS DE EXAMEN .................................................................................... 16

5. ACCESO DE LOS ESTUDIANTES AL AULA DE EXAMEN ......................................................... 18

5.1. SITUACIONES POSIBLES EN EL ACCESO AL AULA ............................................................................ 19

5.2. RESOLUCIÓN DE PROBLEMAS EN LA ENTRADA AL AULA .................................................................. 23

5.3. MATRICULACIÓN DE UN ESTUDIANTE ............................................................................................ 26

5.4. ENTRADA FLUIDA ........................................................................................................................ 28

5.5. LÁMINAS A COLOR ...................................................................................................................... 29

5.6. HOJAS DE EMERGENCIA .............................................................................................................. 30

6. CONTROL DE LA SESIÓN DE EXAMEN ..................................................................................... 31

6.1. EN CUALQUIER MOMENTO DURANTE LA SESIÓN ............................................................................. 31

6.2. DURANTE LA PRIMERA MEDIA HORA .............................................................................................. 40

6.3. CUANDO SE CUMPLE LA PRIMERA MEDIA HORA .............................................................................. 42

6.4. CUANDO HA PASADO LA PRIMERA MEDIA HORA .............................................................................. 43

7. SALIDA DE LOS ESTUDIANTES DEL AULA DE EXAMEN ........................................................ 44

7.1. RECOGIDA DE LOS EXÁMENES ..................................................................................................... 45

7.2. RESOLUCIÓN DE PROBLEMAS EN LA RECOGIDA DE EXÁMENES ........................................................ 49

CIERRE DE LA SESIÓN........................................................................................................................ 51

8. RESERVAS ................................................................................................................................... 52

9. INCIDENCIAS ................................................................................................................................ 54

9.1. SESIONES DE EMERGENCIA ......................................................................................................... 56


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10. CERTIFICADOS DE ASISTENCIA DEL TRIBUNAL..................................................................... 58

11. ACTAS DE EXAMEN ..................................................................................................................... 59

12. PROCESOS COMUNES ................................................................................................................ 60

12.1. BARRA DE HERRAMIENTAS ....................................................................................................... 60

12.2. BUSCAR REGISTROS EN UNA REJILLA ........................................................................................ 61

12.3. IMPRIMIR LISTADOS ................................................................................................................. 62

12.4. CONFIGURAR UNA REJILLA DE DATOS ....................................................................................... 63

13. MÁS INFORMACIÓN SOBRE VALIJA VIRTUAL ......................................................................... 64

14. ASISTENCIA AL USUARIO .......................................................................................................... 64


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1. INTRODUCCIÓN

Valija Virtual es un sistema informático que ofrece al Tribunal de Pruebas Presenciales un eficaz

control del desarrollo de las sesiones de examen. Mediante el mismo, puede gestionar la entrada y la

salida de los estudiantes, la recogida de los exámenes, el registro de las incidencias que se puedan

producir y la concesión de exámenes de reserva, así como generar automáticamente las Actas al

término de la semana de examen.

De esta manera, el sistema facilita la realización de las pruebas presenciales de una manera rápida y

eficiente, a la vez que mejora las condiciones generales y la seguridad de todo el proceso.

En el presente documento se desglosan las tareas que llevan a cabo el Tribunal de Pruebas

Presenciales y la Comisión de Apoyo durante una semana de exámenes.


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2. VALIDACIÓN EN EL SISTEMA

La validación debe realizarse a través del portal UNED mediante la ventana que aparece al iniciar Valija

Virtual. Para ello, se deben seguir los siguientes pasos:

1. Seleccionar el tipo de puesto para el que va a ejecutarse la aplicación:

Control

Tribunal

2. Dependiendo de la persona que acceda a la aplicación:

Tribunal de Pruebas Presenciales: introducir la Tarjeta Universitaria certificada y el

código PIN, o las claves de acceso al portal de la UNED.

Comisión de Apoyo (PAS): introducir las claves de acceso al portal de la UNED.


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VALIDACIÓN ALTERNATIVA

En el caso de que deba utilizarse la validación alternativa, es preferible utilizar la Validación Alternativa

de miembros del Tribunal (introducir el DNI según el siguiente ejemplo: 12345678-L).

La validación alternativa para miembros del PAS únicamente estará disponible en aquellos casos en los

que el portal UNED no esté operativo. En estas situaciones, se debe contactar con el Departamento de

Informática del centro de la UNED de Barbastro: (+34) 974 31 60 01.

A pesar de que se haya utilizado la validación alternativa para acceder a la

aplicación, se debe utilizar la tarjeta universitaria de un miembro del Tribunal como primera

opción para el descifrado de exámenes, antes que utilizar el CD.

2.1. ASPECTOS A TENER EN CUENTA

Para el correcto funcionamiento de Valija Virtual, se debe tener en cuenta que:

Es necesario iniciar sesión en el equipo con un usuario con permisos de administrador.

Si un proceso no se puede realizar o va muy lento, puede ser debido a que el antivirus está

interfiriendo en el normal funcionamiento de la aplicación.

En aquellos centros en los que no se disponga de red UNED y se haya configurado una red

virtual privada (VPN), será necesario conectarse a la misma mediante la aplicación

GlobalProtect proporcionada por la Sede Central.


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3. TAREAS PREVIAS A EFECTUAR POR EL TRIBUNAL

Previamente a la llegada del Tribunal de Pruebas Presenciales, el PAS del centro asociado habrá

organizado las aulas de examen, comprobado que todos los materiales necesarios estén disponibles y

realizado una prueba del sistema.

3.1. RECABAR INFORMACIÓN

Antes de la primera sesión de examen y de la generación de las actas, es aconsejable que el Tribunal

de Pruebas Presenciales recabe información sobre los siguientes aspectos para hacerse una idea

sobre cómo se desarrollarán las diferentes sesiones y, de ese modo, adelantarse a posibles problemas

y plantear el calendario de asistencia de los miembros del Tribunal.

PREVISIÓN DE ASISTENCIA

Consultar qué asistencia de estudiantes se prevé en cada sesión de examen:

1. Iniciar Valija Virtual como Puesto de Control.

2. Seleccionar la pantalla Convocatorias.

3. Seleccionar una sesión correspondiente a la semana a la que se quieran consultar las

estimaciones de asistencia.

4. Pulsar el botón Listados del menú de la derecha.

5. Seleccionar el listado semanal Estudiantes posibles y estimados y pulsar Imprimir.

La consulta de estos listados a lo largo de la convocatoria de exámenes puede ser de

gran utilidad.

En las estimaciones a los exámenes del Curso de Acceso, la cifra que aparece en los

dos turnos posibles hace referencia al total de estudiantes estimados, ya sea en una

sola sesión, o entre las dos sesiones para los centros que realizan turno doble.

El número de estudiantes que se estime nunca será superior al 100% de los

matriculados en el centro asociado, a pesar de que se prevea la asistencia de

estudiantes de otros centros.

Si durante el desarrollo de las pruebas presenciales, después de seguir las

instrucciones correspondientes, un proceso sigue sin poderse realizar o va muy lento, es

aconsejable detener el antivirus del equipo. La decisión de desactivar y activar el antivirus y

sus consecuencias serán responsabilidad del usuario.


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AULAS DISPONIBLES

Consultar al PAS qué aulas hay disponibles y visitarlas para comprobar cómo están preparadas.

Consultar cómo están configuradas las restricciones de ubicación de los estudiantes en cada aula:


2. Acceder a la pantalla Aulas.

3. Seleccionar el aula correspondiente y pulsar el botón Diseño del menú de la derecha.

4. Comprobar la ventana Diseño del aula.

5. Si el diseño del aula no se corresponde con la realidad, pulsando sobre cada sitio con el botón

izquierdo o derecho del ratón es posible modificar su estado:

Blanco: sitio disponible.

Verde: sitio inhibido (disponible cuando los sitios en blanco estén ocupados).

Rojo: sitio prohibido.

6. Es posible imprimir el diseño del aula pulsando el botón Imprimir Aula.

7. Pulsar Cerrar para salir y guardar los cambios.


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MATERIAL DISPONIBLE

Asegurarse de que en las aulas y los puestos de Control y Tribunal se dispone de lo siguiente:

Hojas de emergencia: al menos las suficientes para la sesión con mayor asistencia.

Consumibles: sobres, etiquetas, folios, tóner, etc.

CD del Tribunal de Pruebas Presenciales y memoria USB de descifrado.

Número de teléfono del responsable de informática del centro.

Equipo de emergencia: portátil con lector de CD, impresora y SAI.

3.2. GENERAR ACTAS Y CALENDARIOS

Las siguientes tareas deben realizarse desde un Puesto de Tribunal antes de la primera sesión del

primer día de la semana de exámenes.

ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL TRIBUNAL

Esta acción solo puede realizarla un miembro del Tribunal de Pruebas Presenciales previamente

validado. Para generar el acta de constitución del Tribunal de Pruebas Presenciales se deben seguir

los siguientes pasos:

1. Acceder a la pantalla Tribunal de un Puesto de Tribunal.


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2. Comprobar que los datos de los miembros del Tribunal son correctos.

Si hay más de un Tribunal para una determinada semana de exámenes en un mismo

centro, se debe seleccionar el Tribunal que corresponda.

Si no aparecen los datos de ningún miembro del Tribunal, deberá realizarse una

importación de los datos necesarios (menú superior: Herramientas > Importaciones >

Tribunales) desde un único equipo. Este proceso no debe realizarse durante una

sesión de examen, ya que bloquea temporalmente la base de datos local.

Si los datos del Vicepresidente no aparecen o no son correctos, estos pueden editarse

mediante el botón Datos Vicepresidente del menú lateral derecho.

Si los datos algún miembro del Tribunal no son correctos o se carece de ellos, su

modificación debe solicitarse a la Sección de Pruebas Presenciales (91 398 60 21).

Una vez se realicen los cambios, se deben importar los datos del Tribunal para

actualizarlos (menú superior: Herramientas > Importaciones > Tribunales) desde un

único equipo. Este proceso no debe realizarse durante una sesión de examen, ya que

bloquea temporalmente la base de datos local.

3. Pulsar el botón Constitución del menú lateral derecho. En ese momento, aparece un mensaje

de aviso.

4. Comprobar que se dispone de los elementos que aparecen el mensaje y pulsar Aceptar.

5. Imprimir el Acta de Constitución del Tribunal de Pruebas Presenciales.


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CALENDARIO DE ASISTENCIA DEL TRIBUNAL

Una vez se ha constituido el Tribunal de Pruebas Presenciales, hay que acordar un calendario de

asistencia a las sesiones de exámenes. Para generar el calendario de asistencia de cada uno de sus

miembros deben seguirse los siguientes pasos:

1. Acceder a la pantalla Tribunal y pulsar el botón Calendario.

2. Seleccionar a un miembro del Tribunal de Pruebas Presenciales.

3. Marcar las casillas de las sesiones de examen a las que va a asistir en el calendario que

aparezca.

4. Pulsar Cerrar para guardar los cambios.


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REGISTRO DE LA COMISIÓN DE APOYO

En el caso de que exista una Comisión de Apoyo, antes de generar su acta de constitución, debe

registrarse a cada uno de sus miembros.

Para registrar a cada miembro de la Comisión de Apoyo se debe seguir el siguiente proceso:

1. Acceder a la pantalla Apoyo y pulsar el botón Añadir.

2. Introducir DNI, nombre y apellidos.

3. Seleccionar la opción que corresponda:

Profesor-Tutor

Miembro del P.A.S.

4. Pulsar Aceptar para guardar los cambios.

Los datos de un miembro de la Comisión de Apoyo se pueden:

Cambiar: seleccionando el registro y pulsando Modificar.

Eliminar: seleccionando el registro y pulsando Borrar.


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ACTA DE CONSTITUCIÓN DE LA COMISIÓN DE APOYO

Una vez se han registrado sus miembros, se puede imprimir el Acta de Constitución de la Comisión de

Apoyo del siguiente modo:

Acceder a la pantalla Tribunal y pulsar el botón Comisión de Apoyo del menú lateral.

CALENDARIO DE ASISTENCIA DE LA COMISIÓN DE APOYO

Una vez se ha creado la Comisión de Apoyo, hay que acordar un calendario de asistencia a las

sesiones de exámenes. Para generar el calendario de asistencia de cada uno de sus miembros deben

seguirse los siguientes pasos:

1. Acceder a la pantalla Apoyo y pulsar el botón Calendario.

2. Seleccionar a un miembro de la Comisión de Apoyo.

3. Marcar las casillas de las sesiones de examen a las que va a asistir en el calendario que

aparezca.

4. Pulsar Cerrar para guardar los cambios.


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ENVÍO DE LOS CALENDARIOS DE ASISTENCIA

Esta acción solo puede realizarla un miembro del Tribunal previamente validado. Para enviar a la

Sede Central los calendarios de asistencia del Tribunal y de la Comisión de Apoyo se deben seguir los

siguientes pasos:

1. Acceder a la pantalla Tribunal.

2. Pulsar el botón Envío Calendarios.

3. Comprobar los datos previamente registrados.

o Aquellos calendarios que no se hayan registrado aparecerán sin datos, vacíos.

4. Al cerrar la vista previa, la aplicación pregunta si se desea enviar el documento a la Sede

Central.

o Si los datos no son correctos, es posible no enviar el documento, registrar el

Calendario de asistencia del Tribunal y el Calendario de asistencia de la Comisión de

Apoyo, y volver a realizar el proceso de envío.


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4. COMIENZO DE LA SESIÓN DE EXÁMENES

La gestión del acceso de los estudiantes al aula de examen se realiza desde la pantalla Entrada de un

Puesto de Control.


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4.1. DESCIFRAR LOS ENUNCIADOS DE EXAMEN

Lo primero debe hacer un miembro del Tribunal antes de comenzar cada sesión es descifrar los

enunciados de examen en cada puesto de Control. Para ello, es necesario seguir el siguiente proceso:

1. Acceder a la pantalla Entrada de cada Puesto de Control.

2. Pulsar el botón Sesiones en el menú de la derecha y seleccionar la sesión que corresponda.

Cada sesión solo puede seleccionarse media hora antes del inicio oficial de la misma.

3. Introducir, si no se ha hecho antes, su Tarjeta Universitaria certificada junto con su código PIN

para que los enunciados de examen se descifren automáticamente.

Aunque se haya accedido a la aplicación mediante validación alternativa, los

exámenes se deben descifrar prioritariamente con tarjeta universitaria.

SI NO ES POSIBLE DESCIFRAR CON TARJETA

Deben seguirse las instrucciones que aparecerán en la pantalla:


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Si no se dispone de tarjeta universitaria, o la tarjeta de la que se dispone no funciona para descifrar, se

debe pulsar Descifrar con CD y USB y seguir las instrucciones que aparecerán.

Si no existe una conexión de red que permita descifrar, se debe pulsar Descifrado alternativo y

seguir las instrucciones que aparecerán, las cuales se pueden imprimir.


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5. ACCESO DE LOS ESTUDIANTES AL AULA DE EXAMEN

Una vez descifrados los enunciados, para ubicar en el aula a cada estudiante presentado se debe

seguir el siguiente proceso:

1. En la pantalla de Entrada, introducir el número del documento con el que el estudiante realizó

su matrícula: DNI, NIE o pasaporte (a partir de ahora, y de forma genérica, DNI), para que se

imprima su examen. Esta operación puede realizarse de varias maneras, según este orden de

preferencia:

Con el carné de estudiante a través del lector de códigos de barras (recomendado).

Con el DNI electrónico a través del lector de tarjetas.

Manualmente a través del teclado.

2. Automáticamente se imprime el examen del estudiante, compuesto por: hoja de cabecera, hoja

de enunciados y hoja de examen (esta última solo para exámenes de desarrollo o mixtos).

Todas hojas de respuesta incluyen una clave de verificación que las identifica para

las sesiones de mañana o de tarde de cada día de exámenes.


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3. El estudiante ya puede entrar al aula para ocupar la posición que figura en la hoja de cabecera.

En el acceso de los estudiantes al aula de examen se debe tener en cuenta que:

Se recomienda utilizar prioritariamente el lector de códigos de barras y los carnés de

estudiante, ya que es el método más rápido para realizar la entrada de estudiantes al aula.

Es aconsejable no introducir el DNI de los estudiantes con precipitación. Antes de

introducir un nuevo DNI, es mejor esperar a que se le haya entregado el examen impreso al

estudiante anterior. De esta manera, se evitan problemas graves de concurrencia de

estudiantes al lado de la impresora esperando su examen. Los semáforos que aparecen en la

pantalla ayudan en este sentido.

5.1. SITUACIONES POSIBLES EN EL ACCESO AL AULA

ENTRADA CORRECTA

El examen se imprime correctamente con la cabecera personalizada, la cual indica el aula, la posición

del estudiante en la misma, la hora de entrada, la hora de salida y más información complementaria.

La titulación que se indica es la que corresponde a la asignatura, no a la matrícula del

estudiante (puede diferir si la asignatura se imparte en más de una titulación).

La identificación que aparece es la que corresponde al estudiante en las bases de datos de la

UNED (puede diferir de su documento de identificación actual si no es el mismo con el que se

matriculó por primera vez en la UNED).


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EL ESTUDIANTE TIENE VARIOS EXÁMENES

Si un estudiante tiene varios exámenes en la misma sesión, la situación es diferente dependiendo de si

se trata de una sesión ordinaria o de reservas.

Sesión ordinaria: El estudiante deberá elegir un único examen de entre los que aparezcan en

pantalla. Para que ese examen se imprima, basta con seleccionar su casilla y pulsar Aceptar.

o Reservas automáticas: Si es posible realizar una reserva para los exámenes no

realizados, automáticamente aparecerá una pantalla donde será posible marcar las

casillas de los exámenes que se deseen Reservar.

Sesión de reservas: El estudiante podrá elegir uno o varios de los exámenes de entre los que

aparezcan en pantalla. Se debe tener en cuenta que en una sesión de reservas un estudiante

puede realizar un máximo de tres exámenes y puede disponer de un máximo de cuatro horas.


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EXAMEN CON ADAPTACIONES

En el caso de que un estudiante haya solicitado adaptaciones, en el momento en el que acceda al aula

se imprimirá automáticamente un informe sobre las mismas.

Si alguna de las adaptaciones implica que el enunciado se encuentra en un sobre en posesión del

Tribunal, se imprimirá la cabecera del examen y una hoja con las instrucciones a seguir.

SESIONES DE ACCESO

El modo en el que se entregan los exámenes de una sesión de Acceso puede diferir dependiendo de lo

que establezca la Secretaría académica de acceso a la Universidad para cada convocatoria.


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ESTUDIANTES DE PCE

Las hojas de examen de las Pruebas de Competencias Específicas (Selectividad) son diferentes a las

ordinarias y todas ellas contienen una clave de examen alfanumérica en la parte superior.


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5.2. RESOLUCIÓN DE PROBLEMAS EN LA ENTRADA AL AULA

EL ESTUDIANTE NO ESTÁ MATRICULADO

Si la aplicación indica que El estudiante no está matriculado:

1. Volver a introducir correctamente el DNI.

2. Introducir manualmente el DNI correspondiente del listado de Estudiantes posibles (botón

Listados de la pantalla de Entrada de esa sesión).

Si el aviso vuelve a aparecer, realizar una matrícula provisional (ver Matriculación de un estudiante).

EL ESTUDIANTE NO TIENE EXAMEN EN ESTA SESIÓN

Si la aplicación indica que El estudiante no tiene examen en esta sesión:

1. Volver a introducir correctamente el DNI.

2. Comprobar cuál es la sesión correcta del examen (desde la ventana Matriculación de un

estudiante, en el portal de la UNED, Akademos, etc.), ya que el estudiante podría haberse

equivocado de sesión.

Si el aviso vuelve a aparecer, realizar una matrícula provisional (ver Matriculación de un estudiante).

ESTE EXAMEN NO ESTÁ DISPONIBLE EN EL SISTEMA

Si la aplicación indica que Este examen no está disponible en el sistema:

1. Volver a descifrar los enunciados de examen de la sesión.

2. Volver a introducir el DNI del estudiante en la pantalla de Entrada de un Puesto de Control.

Si vuelve a aparecer el aviso, el Tribunal debe ponerse en contacto con la Sección de Pruebas

Presenciales para solicitar los enunciados actualizados por otra vía.

Una vez se disponga del enunciado, se puede seguir el siguiente proceso con cada estudiante:

1. Entregar al estudiante la hoja de enunciados enviada por otra vía al margen de Valija Virtual.

2. Entregar al estudiante hoja de cabecera de emergencia (consultar el apartado Hojas de

emergencia).

3. Entregar al estudiante una hoja de examen (consultar el apartado Imprimir hojas de respuesta).

4. Asignar al estudiante un sitio en el aula.

5. Redactar una Incidencia de tipo Examen (consultar el apartado Incidencias).

6. Una vez el estudiante finalice el examen, digitalizarlo mediante el botón Emergencia de la

pantalla Incidencias de un Puesto de Tribunal (consultar el apartado Digitalizar un examen con

hoja de emergencia).


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UN ESTUDIANTE DE PCE SE PRESENTA SIN EL RESGUARDO

Si un estudiante de las Pruebas de Competencias Específicas (Selectividad) se presenta sin la hoja

previamente impresa en la que aparece el código de barras que debe introducirse en Valija Virtual para

imprimir su examen, será necesario realizar los siguientes pasos:


2. Acceder a la pantalla Convocatorias.

3. Seleccionar la sesión que corresponda.

4. Pulsar el botón Listados.

5. Seleccionar e Imprimir uno de los siguientes listados para consultar el DNI del estudiante:

Por Sesión > Estudiantes de PCE (Selectividad) por Sesión

Semanales > Estudiantes de PCE (Selectividad) por Semana

Convocatoria > Estudiantes con exámenes de PCE (Selectividad)

o Puede ser de utilidad imprimir este último listado para su rápida consulta.

6. Acceder a la pantalla Entrada del Puesto de Control

7. Introducir manualmente el DNI previamente consultado en el listado anterior.


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DOS ESTUDIANTES OCUPAN LA MISMA POSICIÓN

Si parece que dos estudiantes ocupan la misma posición en la misma aula a la vez, debe consultarse

la cabecera de sus exámenes para comprobar que cada uno ocupa la posición correcta en el

aula. La aplicación nunca asigna la misma posición en la misma aula a más de un estudiante durante la

misma sesión de exámenes. Aquí se incluyen aquellos estudiantes que ya se encuentran dentro aula

realizando exámenes de reserva.

A pesar de ello, pueden darse situaciones engañosas debido a que se haya eliminado la presencia de

un estudiante, se le haya impreso un nuevo examen y haya vuelto a ocupar la posición que se le indicó

en el primer examen (la cual debería estar libre), y no la posición que se le indica en el segundo

examen que se le ha entregado (la cual debería ser su posición correcta). Consultar el apartado

Presencia y nuevo examen para obtener más información al respecto.

ENVÍO DE ESTUDIANTES AL AULA INDEFINIDA

Sin razón aparente y de repente, un Puesto de Control envía a los estudiantes al Aula Indefinida, aun

habiendo sitios sin ocupar en las aulas dispuestas para la sesión.

Ello es debido a las restricciones de sentado: estos estudiantes que la aplicación envía al Aula

Indefinida no pueden ocupar un sitio en las aulas sin incumplirlas, por lo que se trata de una situación

correcta.

1. Las restricciones de sentado hacen referencia a la posibilidad de que un estudiante pueda

tener, o no, a otros estudiantes su alrededor realizando su mismo examen. Se pueden tener en

cuenta las siguientes posiciones contiguas:

2. Estas restricciones no son excluyentes, y pueden seleccionarse ninguna, una, dos o las tres

restricciones simultáneamente.

3. Para comprobar y modificar las restricciones de sentado:

1. Acceder a la pantalla Aulas de un Puesto de Control y seleccionar el aula que

corresponda.

2. Pulsar Modificar en el menú lateral derecho.

3. Realizar los cambios que se consideren, en el caso de ser necesarios y pulsar Aceptar

para guardar los cambios.


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5.3. MATRICULACIÓN DE UN ESTUDIANTE

Esta matrícula no tiene ningún valor administrativo, únicamente habilita al estudiante para que lleve a

cabo los exámenes con normalidad. Posteriormente, el estudiante debe contactar con la secretaría de

su facultad para comprobar el estado de su matrícula.

Para matricular a un estudiante de forma provisional se deben seguir los siguientes pasos:

1. Acceder a la pantalla de Entrada de un Puesto de Control y pulsar Matricular en la barra lateral

derecha para abrir la ventana Matriculación de estudiantes.

2. Introducir los datos personales del estudiante.

Tras introducir los números del DNI, debe pulsarse la tecla Intro del teclado.

Para NIE o Pasaporte debe marcarse la casilla Nacionalidad extranjera e introducirse

el documento de identificación del siguiente modo:

o Comenzar con tres letras como máximo, y a continuación ocho dígitos como

máximo, sin ceros a la izquierda y sin guiones.

o Ejemplo: el pasaporte ABCDE-000123-456-0-789, debe introducirse como

ABC12345607.


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3. Seleccionar la asignatura que se desee en el árbol del apartado Datos académicos, seleccionar

la Convocatoria de matrícula en el menú desplegable y pulsar el botón Añadir para adjuntarla a

la matrícula provisional.

Las asignaturas de los estudiantes de las Pruebas de Competencias Específicas (PCE,

Selectividad) aparece en: Acceso a la Universidad > Prueba de Acceso a la

Universidad.

Si la asignatura no aparece el árbol del apartado Datos académicos, se debe pulsar el

botón No existe asignatura y seguir las instrucciones que allí se indican.

Para eliminar una asignatura de la matrícula provisional, se debe seleccionar la

asignatura deseada en la rejilla Matrícula y pulsar Quitar.

Se pueden comprobar las fechas de examen de ese estudiante pulsando el botón

Fechas Examen.

4. Una vez finalizado el proceso, se debe pulsar Cerrar para guardar los cambios y salir de la

pantalla.


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5.4. ENTRADA FLUIDA

Cuando se inicia la entrada de estudiantes al aula, se considera que, si los estudiantes que están

esperando entran más tarde que la hora oficial de comienzo de la sesión de examen, se debe a

motivos imputables a la Universidad. Por ello, estos estudiantes dispondrán del tiempo estipulando para

realizar su examen empezando a contar desde el momento en el que acceden al aula, aunque sea más

tarde que la hora oficial de comienzo de la sesión. En consecuencia (y por defecto), la aplicación

registra la hora límite de salida para que el estudiante disponga de todo el tiempo establecido. Este

dato aparece reflejado en cada hoja de cabecera.

De este modo, si en la sesión de las 9:00 un estudiante accede al aula las 9:15 y su examen tiene una

duración máxima de dos horas, la hora de salida que indicará su hoja de cabecera será las 11:15.

Pero si se ha cumplido la hora oficial de comienzo de la sesión y en la entrada al aula no hay

estudiantes esperando, puede pulsarse el botón de la pantalla de Entrada que aparece arriba para que,

quienes accedan al aula a partir de ese instante, solo dispongan de tiempo para realizar su examen

empezando a contar desde la hora oficial de comienzo de la sesión, ya que el retraso en el acceso al

aula ya no es imputable a la Universidad.

De este otro modo, si en la sesión de las 9:00 un estudiante accede al aula las 9:15 y su examen tiene

una duración máxima de dos horas, la hora de salida que indicará su hoja de cabecera será las 11:00.


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5.5. LÁMINAS A COLOR

Por defecto, las láminas a color se imprimen automáticamente en el mismo momento en el que el

estudiante accede al aula de exámenes.

Si se prefiere imprimir manualmente las láminas a color al término de la entrada de los estudiantes al

aula, se debe seguir el siguiente proceso:

1. En la pantalla Entrada, pulsar Impresoras en el menú lateral derecho.

2. Desmarcar la casilla Impresión de las láminas a color a la vez que los exámenes.

3. Pulsar Salir para guardar los cambios.

De esta manera, una vez terminada la entrada de estudiantes, se deben imprimir las láminas a color y

facilitárselas al estudiante que ya está dentro del aula.

Para imprimir las láminas a color manualmente se puede seguir el siguiente proceso:

1. En la pantalla Entrada, pulsar Láminas a color en el menú lateral derecho.

2. Seleccionar la asignatura, el aula o el estudiante en el árbol de opciones.

3. Pulsar Imprimir lámina para que se impriman las láminas a color asociadas a las categorías

previamente seleccionadas en el árbol de opciones.

4. Pulsar Listado de posiciones para imprimir un listado con la posición en el aula de los

estudiantes que requieren que se les entregue una lámina en color.

Por otra parte, también es posible imprimir las láminas a color mediante el botón Láminas a color de la

pantalla Convocatorias de un Puesto de Control, aunque haya transcurrido la primera media hora

desde el inicio oficial de la sesión.


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5.6. HOJAS DE EMERGENCIA

Para imprimir hojas de cabecera de emergencia se debe seguir el siguiente proceso:

1. Acceder a la pantalla: Entrada de un Puesto de Control o Entrega de un Puesto de Tribunal.

2. Pulsar el botón Hojas Examen en el menú lateral derecho.

3. Seleccionar Hojas de cabecera de emergencia y pulsar Imprimir.

Las hojas de emergencia no llevan impreso ningún dato, por lo que el DNI (no es necesario introducir la

letra), el NIE o el pasaporte del estudiante, y el código de la asignatura a la que corresponde el

examen, deben rellenarse manualmente, prestando especial atención a la hora de rellenar las casillas.

Las hojas de emergencia deben utilizarse en los siguientes casos:

Un problema (eléctrico, de red local, etc.) impide la impresión normal de las hojas de cabecera.

Para sustituir a las hojas de cabecera cuyos datos son incorrectos.

Para sustituir a las hojas de cabecera que no se han impreso en un Puesto de Control (han

llegado por fax, correo electrónico, etc.).

La recogida y digitalización de los exámenes con hoja de cabecera de emergencia puede realizarse

mediante el botón Emergencia de la pantalla de Incidencias de un Puesto de Tribunal (consultar el

apartado Digitalizar un examen con hoja de emergencia).


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6. CONTROL DE LA SESIÓN DE EXAMEN

Las tareas de control de la sesión de examen pueden diferir dependiendo del momento en el que se

encuentre el Tribunal con respecto a la primera media hora del horario oficial de inicio de la sesión de

examen.

6.1. EN CUALQUIER MOMENTO DURANTE LA SESIÓN

Se puede modificar el tipo de los enunciados.

Se pueden imprimir hojas de enunciado.

Se pueden imprimir láminas a color.

Se puede consultar la situación de los estudiantes en las diferentes aulas de examen.

Se pueden volver a imprimir las hojas de cabecera que ya se hayan impreso.


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MODIFICAR EL TIPO DE ENUNCIADO

Para cambiar el tipo de enunciado, en el caso de que desde la Sección de Pruebas Presenciales así se

requiera, debe seguirse el siguiente proceso:

1. Acceder a la pantalla Entrada de un Puesto de Control o la pantalla Entrega de un Puesto de

Tribunal.

2. Pulsar el botón Sesiones en el menú lateral derecho y seleccionar la sesión correspondiente.

3. Pulsar el botón Enunciados en el menú lateral derecho.

4. Seleccionar la asignatura en la lista de enunciados descifrados que se muestra en la ventana

Enunciados de examen.

5. Seleccionar el tipo del examen entre las opciones de la parte inferior: Desarrollo, Test o Mixto.

En el caso de incluir preguntas de test debe indicarse la cantidad de preguntas.

6. Pulsar Cambiar.

7. Se pueden imprimir nuevas hojas de cabecera para sustituirlas por las que tienen los

estudiantes que se encuentran en el aula, las cuales conviene sean destruidas.

8. Pulsar Cerrar para guardar los cambios y salir de la ventana.


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IMPRIMIR HOJAS DE ENUNCIADOS

El proceso que se debe seguir para imprimir hojas de enunciados, es diferente dependiendo de si ha

transcurrido o no la primera media hora del horario oficial de inicio de la sesión de exámenes, y del tipo

de puesto desde el que se vayan a imprimir.

Durante la primera media hora

Para imprimir hojas de enunciados durante la primera media hora del horario oficial de inicio de la

sesión de exámenes desde un Puesto de Control, o en cualquier momento desde un Puesto de

Tribunal, debe seguirse el siguiente proceso:


Tribunal.


3. Pulsar el botón Enunciados en el menú lateral derecho.

4. Seleccionar la asignatura en la lista de enunciados descifrados que se muestra.

5. Pulsar el botón Ver Enunciado e imprimir desde ahí.


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Una vez transcurrida la primera media hora

Para imprimir hojas de enunciados una vez ha transcurrido la primera media hora del horario oficial de

inicio de la sesión de exámenes desde un Puesto de Control, debe seguirse el siguiente proceso:

Acceder a la pantalla Convocatorias de un Puesto de Control.

Seleccionar la sesión y la asignatura correspondiente.

Pulsar Examen.


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IMPRIMIR LÁMINAS A COLOR

El proceso que se debe seguir para imprimir láminas a color, es diferente dependiendo de si ha

transcurrido o no la primera media hora del horario oficial de inicio de la sesión de exámenes.

Durante la primera media hora

Para imprimir las láminas a color durante la primera media hora del horario oficial de inicio de la sesión

de exámenes, se puede seguir el siguiente proceso:

1. Acceder a la pantalla Entrada de un Puesto de Control.


3. Pulsar el botón Láminas a color en el menú lateral derecho.

4. Seleccionar la asignatura, el aula o el estudiante en el árbol de opciones.

5. Pulsar Imprimir lámina para que se impriman las láminas a color asociadas a las categorías

previamente seleccionadas en el árbol de opciones.

6. Pulsar Listado de posiciones para imprimir un listado con la posición en el aula de los

estudiantes que requieren que se les entregue una lámina a color.


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Una vez transcurrida la primera media hora

Para imprimir las láminas a color durante, o una vez transcurrida, la primera media hora del horario

oficial de inicio de la sesión de exámenes, se puede seguir uno de los dos siguientes procesos:

Desde un Puesto de Control:

1. Acceder a la pantalla Convocatorias.

2. Seleccionar la sesión y la asignatura correspondiente.


Desde un Puesto de Tribunal:

1. Acceder a la pantalla Entrega.




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Página: 37 de 64

CONSULTAR EL ESTADO ACTUAL DE LOS ESTUDIANTES EN EL AULA

Para consultar la situación actual de los estudiantes en el aula debe seguirse el siguiente proceso:

1. Acceder a la pantalla de Entrada de un Puesto de Control o la pantalla de Entrega de un

Puesto de Tribunal.

2. Pulsar el botón Sesiones en el menú lateral derecho y seleccionar la sesión actual.

3. Pulsar el botón Aulas en el menú lateral derecho para abrir la ventana Aulas de examen.

4. Seleccionar el Aula que se desee en el menú desplegable.

Mediante el menú desplegable Exámenes la búsqueda puede filtrarse por asignatura.

Los diferentes estados de los exámenes se identifican con colores.

Es posible imprimir el diseño del aula (no su estado) mediante el botón Imprimir Aula.

Si esta ventana se deja visible en el monitor y se marca la casilla Refresco Automático,

cada minuto el estado de los exámenes en el aula se actualiza automáticamente.

También se puede actualizar el estado del aula pulsando Actualizar Aula.


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Descripción de un sitio del aula

Pulsando encima de un sitio del aula ocupado por un estudiante se obtiene información de los

exámenes que está realizando: hora de entrada, hora de salida, duración máxima, tipo de examen,

material complementario que puede emplear, etc.

Ver examen entregado

Este botón permite consultar la imagen del examen si este se ha digitalizado.

Esta acción solo puede realizarla un miembro del Tribunal previamente validado.

Si el estudiante tiene más de un examen en esa sesión, se debe seleccionar la asignatura

deseada en la rejilla.

El examen no queda almacenado en el disco duro local, no se puede exportar, ni se puede

imprimir.

Imprimir hoja respuesta

Este botón permite imprimir hojas de respuesta.

Esta acción solo puede realizarla un miembro del Tribunal previamente validado.

Si se trata de un examen de PCE, la hoja de respuesta aparecerá personalizada, con el código

alfanumérico correspondiente ya impreso.


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IMPRIMIR HOJAS DE CABECERA

Para volver a imprimir una hoja de cabecera debe seguirse el siguiente proceso:


Tribunal.


3. Pulsar el botón Aulas en el menú lateral derecho y seleccionar el Aula en el menú desplegable.

4. Pulsar encima del sitio ocupado por el estudiante para que se muestre la descripción del

mismo (consultar el apartado Descripción de un sitio del aula).

5. Si el estudiante tiene más de un examen en esa sesión, seleccionar la asignatura en la rejilla.

6. Pulsar el botón Imprimir cabecera.

IMPRIMIR HOJAS DE RESPUESTA

Esta acción solo puede realizarla un miembro del Tribunal de Pruebas Presenciales previamente

validado.

Para imprimir hojas de respuesta se debe seguir el siguiente proceso:

1. Acceder a:

Durante la primera media hora del horario oficial de inicio de la sesión de exámenes:

pantalla Entrada de un Puesto de Control.

Una vez transcurrida la primera media hora del horario oficial de inicio de la sesión de

exámenes: pantalla Entrega de un Puesto de Tribunal.


3. Pulsar el botón Hojas Examen en el menú lateral derecho.

4. Seleccionar Hojas de respuesta (u Hojas de respuesta para PCE, si procede) y pulsar Imprimir.

Si un estudiante de PCE solicita una hoja de respuesta adicional, será necesario

señalarle que no debe escribir su nombre y apellidos en la parte superior, sino que

debe copiar la clave de examen que aparece en el resto de las hojas.

También es posible imprimir una hoja de respuesta para estudiante de PCE desde

Las hojas de respuesta incluyen una clave de verificación que las identifica para las sesiones de

mañana o de tarde de cada día de exámenes. Por lo que en un día de exámenes, por la mañana habrá

que imprimir hojas de respuesta que llevarán un código de identificación, y por la tarde habrá que

imprimir de nuevo hojas que llevarán otro código distinto.

En el Puesto de Control, cuando se imprime por primera vez el examen al estudiante, si este es de

desarrollo o mixto, automáticamente se le imprimirá también una hoja de examen con el código de

identificación correspondiente.


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6.2. DURANTE LA PRIMERA MEDIA HORA

Durante la primera media hora del horario oficial de inicio de la sesión de exámenes:

Se permite a los estudiantes acceder al aula.

No se permite a los estudiantes abandonar el aula.

Se puede eliminar del sistema la presencia de un estudiante.

Se puede imprimir un nuevo examen.

Se pueden consultar los Avisos enviados desde la Sección de Pruebas Presenciales.

PRESENCIA Y NUEVO EXAMEN

Se puede eliminar la presencia de un estudiante e imprimir un nuevo examen siguiendo el siguiente

proceso.

1. Se vuelve a introducir el DNI del estudiante en cuestión en la pantalla de Entrada de un

Puesto de Control del aula en la que se encuentra.

2. Según el número de exámenes que pueda realizar un estudiante y el tipo de sesión, pueden

darse varios casos.

A. El estudiante tiene un examen posible en la sesión.

Al pulsar Borrar su asistencia se elimina del sistema.

Si se quiere imprimir un nuevo examen al estudiante, basta con introducir de

nuevo su DNI en la pantalla de Entrada de un Puesto de Control.


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B. El estudiante tiene varios exámenes posibles en la sesión.

Se debe desmarcar el examen erróneo, marcar el examen que corresponda y

pulsar Aceptar.

o Si es una sesión ordinaria, el estudiante solo puede seleccionar un

examen de entre los posibles.

o Si es una sesión de reservas, el estudiante puede seleccionar hasta

tres exámenes de entre todas las reservas concedidas por el

Tribunal.

Siempre que se borra la presencia de un estudiante se debe tener en cuenta que:

Es imprescindible que un miembro del Tribunal recupere para su destrucción todos los

exámenes que anteriormente se le han impreso y entregado al estudiante.

Si no se le entrega ningún examen, el estudiante cuya presencia se ha borrado tiene que

abandonar el aula una vez haya transcurrido la primera media hora del horario oficial de inicio

de la sesión de examen.

Si se le entrega un nuevo examen, el Tribunal debe asegurarse de que el estudiante ocupa la

posición en el aula que le indica la nueva hoja de cabecera, ya que puede ser diferente a la

que ya tenía. Si no se realiza esta comprobación pueden darse problemas de concurrencia de

dos estudiantes en un mismo puesto, debido a que uno de ellos estará sentado erróneamente

en una posición que no le corresponde.

Para cada sesión, existe un Listado de Estudiantes borrados cuya presencia se ha eliminado

disponible mediante el botón Listados (apartado Sesión) de la pantalla de Entrada.


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6.3. CUANDO SE CUMPLE LA PRIMERA MEDIA HORA

Cuando se cumple la primera media hora del horario oficial de inicio de la sesión de exámenes:

Se cierran los Puestos de Control.

Se abren los Puestos de Tribunal.

Se imprimen las etiquetas para los sobres que contendrán los exámenes.

ETIQUETAS

Las etiquetas de los sobres se imprimirán, para toda la semana, el primer día de exámenes en cada

Puesto de Tribunal, una vez transcurrida la primera media hora del horario oficial de inicio de la sesión.

Para ello debe seguirse el siguiente proceso:

1. En cada Puesto de Tribunal, acceder a la pantalla Entrega.

2. Pulsar Etiquetas en el menú lateral derecho.

3. Imprimir las etiquetas en hojas Apli 01286 de 525 x 297 mm (40 etiquetas por hoja DIN A4) o

compatibles.

Cada etiqueta se imprime por duplicado e identifica a una sesión de exámenes en un determinado

Puesto de Tribunal.

Los datos a los que se refiere cada línea de una etiqueta son los siguientes:

o Año.

o Semana / Día / Sesión.

o Identificador de la IP del equipo en el que se ha impreso.

o Número de sobre.

En la pantalla de Entrega aparece una pestaña informativa de la etiqueta que

corresponde a cada sesión de exámenes.

Los exámenes de cada sesión se apilarán boca abajo (con la hoja de cabecera

mirando hacia la mesa) en cada puesto, uno encima de otro, por orden de

recogida, y luego se guardarán todos juntos en el sobre correspondiente a esa

sesión y ese puesto de Tribunal.


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6.4. CUANDO HA PASADO LA PRIMERA MEDIA HORA

Cuando ha pasado la primera media hora del horario oficial de inicio de la sesión de exámenes:

No se permite a los estudiantes acceder al aula ya que no es posible imprimir nuevos

exámenes.

Se permite a los estudiantes entregar su examen y abandonar el aula.

No se puede eliminar la presencia de un estudiante.

Es posible recibir avisos de la Sección de Pruebas Presenciales en los puestos de Tribunal.

AVISOS DE LA SECCIÓN DE PRUEBAS PRESENCIALES

Estos avisos se muestran automáticamente en los puestos de Tribunal. Existen dos tipos de avisos:

A. Genéricos: No inciden en un examen en concreto.

B. De examen: Cada aviso de este tipo incide en un examen concreto y puede incluir uno o varios

documentos adjuntos. Es necesario marcar la casilla Imprimir el listado de posiciones y los

ejemplares de cada fichero adjunto y pulsar el botón Imprimir. Si no se marca esta casilla, el

aviso volverá a aparecer periódicamente.

Es posible Descargar los archivos adjuntos que contiene el aviso.

Es posible consultar los avisos recibidos mediante el botón Avisos de la pantalla Entrega de un Puesto

de Tribunal.

Para cerrar la ventana de Avisos:

1. Marcar la casilla He leído el mensaje de aviso.

2. Pulsar el botón Aceptar.


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7. SALIDA DE LOS ESTUDIANTES DEL AULA DE EXAMEN

La gestión de la salida de los estudiantes del aula de examen se realiza desde la pantalla Entrega de

un Puesto de Tribunal.


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7.1. RECOGIDA DE LOS EXÁMENES

Para recoger los exámenes que entregan los estudiantes se debe tener en cuenta lo siguiente:

No es posible recoger ningún examen hasta que ha pasado la primera media hora del horario

oficial de inicio de la sesión.

Hay que recoger todos los exámenes, incluso los que el estudiante deja en blanco.

Hay exámenes que debido a sus características especiales (adaptaciones, hojas DIN A3, etc.)

tienen que ser entregados en mano en la Sección de Pruebas Presenciales o en determinadas

Facultades, en las fechas y horarios previstos para ello. Esta información puede ampliarse

contactando con la Sección de Pruebas Presenciales.

Si no se indica lo contrario, la hoja de enunciados no debe entregarse.

DIGITALIZACIÓN DE LOS EXÁMENES

El proceso que se debe seguir para registrar la entrega del examen y guardar una copia digital del

mismo es el siguiente:

1. Acceder a la pantalla de Entrega de un Puesto de Tribunal.

2. Seleccionar la sesión correspondiente mediante el botón Sesiones del menú lateral derecho.

3. Comprobar que la identidad del estudiante coincide con los datos de la hoja de cabecera.

4. Comprobar que el estudiante ha indicado el número de hojas (no de páginas) de que consta el

examen y que estas se encuentran en el orden correcto.

5. Introducir el examen por el escáner en la posición correcta: con la hoja de cabecera en primer

lugar, boca abajo y contra la bandeja del escáner; e iniciar la digitalización mediante el botón

correspondiente del escáner.


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Otros aspectos que se deben considerar:

Si el estudiante se ha presentado a más de un examen en la sesión (reservas, acceso), se

deberá digitalizar por separado cada uno de los exámenes.

Es muy importante extremar el cuidado en el momento de digitalizar los exámenes. Si un

examen no se digitaliza correctamente, si se debe añadir una hoja que falta o si ocurre una

situación similar, se debe volver a pasar el examen por el escáner. La última copia digitalizada

es la que se tendrá en cuenta.

Si hay problemas en la digitalización, debe comprobarse que las guías están bien ajustadas y

que los dos cristales están limpios.

Otra forma de registrar la recogida de un examen, pero sin digitalizarlo, es introducir el DNI del

estudiante. La aplicación muestra un aviso al respecto.

En aquellos casos en los que se ha entregado un examen al estudiante, pero no se ha

registrado la recogida del mismo en un Puesto de Tribunal por la vía normal, la aplicación

genera automáticamente una incidencia, la cual quedará reflejada en las Actas de examen.

Mientras ese examen no sea digitalizado por la vía normal, aparecerá un aviso al respecto a lo

largo de la semana de exámenes cada vez que se seleccione una sesión, incluso aunque ese

examen ya se haya digitalizado con hoja de emergencia (consultar el apartado Sesiones de

emergencia) o se haya registrado manualmente una incidencia al respecto.

ENSOBRADO DE LOS EXÁMENES

En cada Puesto de Tribunal, los exámenes deben guardarse en sobres del siguiente modo:

1. Los exámenes de cada sesión se apilarán boca abajo (con la hoja de cabecera mirando hacia

la mesa) en cada puesto, uno encima de otro, por orden de recogida.

2. Introducir la pila de exámenes entregados en el sobre con fuelle en el sobre correspondiente a

esa sesión y ese puesto de Tribunal.

3. La aplicación efectuará automáticamente el recuento de las hojas escaneadas e informará al

tribunal cada vez que se alcance el número de cuatrocientas hojas en la pila, así como al

recoger y escanear el último examen de la sesión que se trate. En ese momento aparecerá en

pantalla, junto al mensaje informativo citado, una imagen de la etiqueta que habrá de

seleccionarse de entre las contenidas en las hojas impresas al efecto.

4. Adherir la etiqueta correspondiente a la sesión (consultar el apartado Etiquetas), tanto en la

esquina superior izquierda de la cara anterior como en la base inferior de un sobre de papel

con fuelle amplio (recomendado: Kraft MF3 de 250 x 353 x 50 mm con fuelle de 80 mm).

En el caso de que sea necesario utilizar más de un sobre para una misma sesión y

Puesto de Tribunal, pueden realizarse manualmente tantas copias de las etiquetas

identificativas como sea necesario. En cada par de etiquetas será necesario indicar en

color rojo el número del sobre (1, 2, 3, etc.).


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RECOGIDA DE EXÁMENES CON LÁMINAS A3

1. Estos exámenes se registran automáticamente en el Puesto de Control para su entrega en

mano al término de la convocatoria en la Sección de Pruebas Presenciales.

2. Pulsar el botón Listados, y en la sección Sesión seleccionar e imprimir Etiquetas adhesivas

láminas entrega en mano correspondientes a la sesión en una hoja Apli 01280 de 105 x 148

mm (4 etiquetas por hoja DIN A4) o compatibles.

3. Pegar cada etiqueta correspondiente a una asignatura en un sobre donde quepan las hojas A3

dobladas por la mitad.

4. Digitalizar la hoja de cabecera en la pantalla de Entrega.

5. Introducir en el sobre correspondiente a la asignatura el examen completo: hoja de cabecera,

hojas de desarrollo y láminas A3.

6. Al finalizar la sesión, pulsar el botón Listados, imprimir el listado Exámenes con respuesta en

lámina A3 por sesión y comprobar que se han ensobrado correctamente todos los exámenes

con láminas A3, clasificados por asignaturas.

RECOGIDA DE EXÁMENES ADAPTADOS CON RESPUESTA MULTIMEDIA

En las pantallas Entrega y Sesiones de emergencia, cuando se digitaliza o se registra un examen con

adaptaciones y respuesta multimedia, aparece la siguiente ventana:


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Para adjuntar un archivo al examen del estudiante es necesario seguir los siguientes pasos:

1. Copiar el archivo que contiene la respuesta del estudiante en una memoria USB.

2. Conectar esa memoria USB en el Puesto de Tribunal.

3. Pulsar el botón Añadir de la ventana Respuesta multimedia.

4. Localizar el archivo en la memoria USB conectada.

5. Pulsar Aceptar.

Para eliminar un archivo añadido al examen del estudiante:

1. Seleccionar el Fichero en el cuadro central de la ventana Respuesta multimedia.

2. Pulsar Quitar.

Para consultar el archivo añadido al examen del estudiante:

1. Seleccionar el Fichero en el cuadro central de la ventana Respuesta multimedia.

2. Pulsar Ver.

La pantalla Respuestas multimedia también se muestra en un Puesto de Tribunal desde:

Pantalla Entrega > botón Aulas > seleccionar el aula que corresponda > pulsar sobre la

posición deseada > botón Respuesta multimedia.

Pantalla Incidencias > botón Emergencia > seleccionar la sesión, el examen y el estudiante >

botón Respuesta multimedia.

CERTIFICADOS DE ASISTENCIA

Valija Virtual permite imprimir certificados de asistencia para los estudiantes cuyos exámenes han sido

digitalizados mediante la pantalla de Entrega.

En el caso de que un estudiante solicite un Certificado de Asistencia, existen dos opciones:

A. Rellenar la casilla correspondiente en la hoja de cabecera y digitalizar todo el examen.

B. Marcar la casilla que aparece en pantalla, introducir manualmente el DNI y pulsar la tecla Intro.

Cuando se digitaliza un examen, la aplicación solo tiene en cuenta si está marcada la casilla de la hoja

de papel; en este caso no se tiene en cuenta la casilla que está marcada en la pantalla.

En el caso de que por algún problema no sea posible entregar el certificado de asistencia a un

estudiante, cabe recordar la disponibilidad de obtener ese mismo certificado mediante la aplicación web

Valija Web Exámenes (https://retorno.uned.es).


https://retorno.uned.es/

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7.2. RESOLUCIÓN DE PROBLEMAS EN LA RECOGIDA DE EXÁMENES

EL ESTUDIANTE NO FIGURA COMO PRESENTADO

Si por error se elimina del sistema la presencia de un estudiante, en el momento en el que se recoja su

examen éste no se registrará correctamente y aparecerá un aviso en el que se explican los pasos que

se deben seguir. En estos casos, un miembro del Tribunal tendrá que registrar una incidencia de tipo

Estudiante para explicar lo sucedido (consultar apartado Incidencias).


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EL EXAMEN VA A SER ENTREGADO EN MANO EN PRUEBAS PRESENCIALES

Si en determinadas circunstancias algún examen no puede ser digitalizado y debe ser entregado en

mano en la Sección de Pruebas Presenciales una vez terminada la semana de exámenes, deben

seguirse los siguientes pasos:

1. Esperar a que finalice la sesión de examen.

2. En un Puesto de Tribunal, acceder a la pantalla Tribunal.

3. Pulsar el botón Exámenes en mano.

4. En el apartado Sesiones, seleccionar el día, la sesión, el modelo de examen, las Unidades y

pulsar Añadir examen.

5. En el apartado Exámenes para entregar en mano, seleccionar el

día, la sesión o el modelo de examen previamente registrado en

el apartado Sesiones, y pulsar Etiquetas sobres (también es

posible imprimir el Listado de exámenes o Borrar examen).

6. Pegar la etiqueta de cada asignatura en un sobre e introducir los

exámenes correspondientes.


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CIERRE DE LA SESIÓN

Al final del proceso de recogida y digitalización de los exámenes, la aplicación puede mostrar dos

avisos, con lo que se da la sesión por finalizada: cuando se ha registrado la recogida del último examen

y cuando todos los exámenes recogidos han sido digitalizados.

Si se considera que se ha registrado la recogida de todos los exámenes, pero no aparecen estos

avisos, o si al cerrar la sesión aparece un listado de aviso de exámenes sin digitalizar, se puede pulsar

el botón Comprobar para consultar el listado de los exámenes que no han sido digitalizados agrupados

por sesiones, para de este modo poderlos localizar y digitalizarlos.

El listado de aviso de exámenes sin digitalizar es meramente informativo, no imposibilita la realización

de ningún otro proceso; de hecho si un examen se ha digitalizado con hoja de cabecera de

emergencia, seguirá apareciendo en este listado y el Tribunal deberá obviarlo.

Tras finalizar la sesión, es necesario cerrar Valija Virtual en todos los equipos.


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8. RESERVAS

El registro de las solicitudes de reserva concedidas se realiza desde la pantalla Reservas de un Puesto

de Tribunal. Esta acción solo puede realizarla un miembro del Tribunal de Pruebas Presenciales

previamente validado. En el Reglamento de Pruebas Presenciales se puede encontrar la normativa

que regula la concesión de las solicitudes de reserva.

Para registrar una reserva, un miembro del Tribunal de Pruebas Presenciales previamente validado,

debe seguir el siguiente proceso:

1. En un Puesto de Tribunal, acceder a la pantalla Reservas.

2. Pulsar el botón Añadir, introducir el número del DNI del estudiante (con todos los números,

guiones y letras que corresponda) y pulsar la tecla Intro del teclado.

Si no se cargan los datos del estudiante, la aplicación mostrará la ventana

Matriculación de estudiantes (consultar el apartado Matriculación de un

estudiante).


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3. Seleccionar las asignaturas del estudiante para las cuales se concede reserva de entre las

Asignaturas posibles, las cuales cumplen los siguientes requisitos:

Asignaturas en las que está matriculado este curso académico.

Asignaturas para las cuales no ha pedido reserva con anterioridad.

Asignaturas de las cuales no se ha examinado en la convocatoria actual.

4. Redactar las causas por las que el estudiante solicita la reserva.

5. Utilizar los botones «Arriba» y «Abajo» para desplazar las asignaturas previamente

seleccionadas a la rejilla de Reserva concedida. Se debe tener especial cuidado en seleccionar

el modelo de examen que le corresponde al estudiante de entre los posibles de la asignatura:

Nacional, Unión Europea, Total, Parcial...

6. Pulsar Aceptar para finalizar el proceso. Si se pulsa Cancelar se omitirán todas las acciones

realizadas.

Otros aspectos que se deben considerar:

Puede que un estudiante solicite la reserva de una asignatura a la cual ya se ha presentado en

esa convocatoria. Para realizar comprobaciones al respecto, en la pestaña Presencia aparecen

todos los exámenes que ha realizado el estudiante en esa convocatoria.

Si se desea consultar el calendario de exámenes del estudiante para comprobar la

coincidencia de horarios de los mismos, puede pulsarse el botón Fechas de examen.

Para Modificar o Borrar una reserva o la causa por la que se ha concedido, se debe

seleccionar al estudiante en la rejilla principal y a continuación pulsar el botón pertinente de la

barra lateral. Para guardar los cambios hay que pulsar Aceptar.

o Si se eliminan todas las reservas de un estudiante, este desaparecerá de la rejilla

principal de Reservas.

El sitio ocupado por un estudiante con examen de reserva puede estar ocupado desde la

sesión anterior, o quedar ocupado en la sesión posterior, ya que si se realiza más de un

examen de reserva (máximo tres), el tiempo total permitido (cuatro horas) puede exceder del

tiempo máximo de una sesión ordinaria de exámenes (dos horas y media).


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9. INCIDENCIAS

El registro de las incidencias ocurridas durante el transcurso de una semana de examen debe

realizarse mediante la pantalla Incidencias de un Puesto de Tribunal. Esta acción solo puede

realizarla un miembro del Tribunal de Pruebas Presenciales previamente validado.

Para registrar una incidencia, un miembro del Tribunal de Pruebas Presenciales previamente

validado, debe realizar el siguiente proceso:

1. Pulsar el botón Añadir e identificarse como miembro del Tribunal.


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2. Seleccionar el tipo de incidencia en la ventana correspondiente.

Para registrar una incidencia de tipo Estudiante es necesario que la presencia del

estudiante esté registrada. Solo será posible registrar incidencias a estudiantes que

hayan accedido con hoja de cabecera de emergencia una vez se haya digitalizado su

examen (consultar el apartado Digitalizar un examen con hoja de emergencia).

3. Completar los datos requeridos.

4. Pulsar el botón Aceptar (si no es visible utilizar la barra de desplazamiento).

Una incidencia solamente la puede Modificar, mediante el botón correspondiente

del menú lateral derecho, el mismo miembro del Tribunal que la registró.

Las incidencias, una vez registradas, no se pueden eliminar.


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9.1. SESIONES DE EMERGENCIA

La incidencia más grave de todas las posibles se produce cuando no puede llevarse a cabo una sesión

de exámenes mediante Valija Virtual debido, por ejemplo, a un corte en el suministro eléctrico.

En los casos en los que no es posible utilizar Valija Virtual hay que ejecutar como administrador, en un

Puesto de Emergencia, la aplicación Valija de Emergencia contenida en el CD del Tribunal de Pruebas

Presenciales (ValijaEmergencia.exe), con la que es posible imprimir enunciados de examen.

Si el botón Imprimir no funciona, primero debe visualizarse el examen y luego imprimirse desde

la aplicación que haya abierto el archivo.

A cada estudiante, además de la hoja de enunciados, se le deben entregar:

1. Hojas de cabecera de emergencia (consultar el apartado Hojas de emergencia), las cuales

deben haber sido impresas por el PAS con anterioridad al inicio de la semana de exámenes (es

una de las comprobaciones que debe realizarse al generar el Acta de Constitución del

Tribunal).

2. Hojas de respuesta, que serán sustituidas por hojas en blanco normales.

Una vez se haya subsanado el problema que impedía realizar la sesión con normalidad, los exámenes

de la sesión de emergencia pueden digitalizarse mediante Valija Virtual (consultar el apartado

Digitalizar un examen con hoja de emergencia).

Para obtener más información sobre este proceso, es posible consultar el siguiente documento:

http://dicub.es/documentos/Valija_Virtual_-_Procedimiento_de_Emergencia.pdf


http://dicub.es/documentos/Valija_Virtual_-_Procedimiento_de_Emergencia.pdf

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DIGITALIZAR UN EXAMEN CON HOJA DE EMERGENCIA

Para digitalizar un examen con hoja de cabecera de emergencia se debe realizar el siguiente proceso:

1. En un Puesto de Tribunal, asegurarse de que la pantalla Entrada está cerrada, acceder a la

pantalla Incidencias y pulsar Emergencia en el menú lateral derecho.

2. En la ventana Sesiones de emergencia, seleccionar la sesión correspondiente mediante el

botón «...» y pasar cada examen por separado con todas sus hojas (con la hoja de cabecera

de emergencia por delante) por el escáner.

Si se vuelve a pasar el examen por el escáner, la última copia digitalizada es la que se

tendrá en cuenta.

Si el escáner no funciona, se puede registrar la entrega de un examen sin digitalizarlo:

introducir el DNI del estudiante y pulsar el botón Insertar.

Los exámenes digitalizados de este modo no se eliminan del listado de Exámenes sin

digitalizar, lo cual no supone ningún problema y puede obviarse.

OTRAS TAREAS DE EMERGENCIA

Desde la pantalla Sesiones de Emergencia también es posible realizar otras tareas:

Borrar: elimina la presencia registrada en esta ventana del estudiante seleccionado.

Ver examen entregado: muestra la digitalización del examen del estudiante seleccionado.

Etiquetas: genera las etiquetas de la sesión (ver Etiquetas y Ensobrado de exámenes).


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10. CERTIFICADOS DE ASISTENCIA DEL TRIBUNAL

Esta acción solo puede realizarla el Presidente del Tribunal de Pruebas Presenciales

previamente validado.

Para generar el certificado de asistencia de un miembro del Tribunal deben seguirse los siguientes

pasos:


2. Seleccionar al miembro del Tribunal en la rejilla principal.

3. Pulsar el botón Certificado Asistencia.

Si el miembro del Tribunal no tiene registrado el calendario de asistencia, el certificado

no se generará y la aplicación mostrará un aviso al respecto.


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11. ACTAS DE EXAMEN

Al término de la última sesión de la semana, una vez se han recogido todos los exámenes, deben

generarse las Actas de examen siguiendo el siguiente proceso. Esta acción solo puede realizarla un

miembro del Tribunal de Pruebas Presenciales previamente validado.

Para generar las Actas, es necesario que previamente se hayan registrado los calendarios de

asistencia de los miembros del Tribunal (Calendario de asistencia del Tribunal), así como de la

Comisión de Apoyo (Calendario de asistencia de la Comisión de Apoyo), en el caso de que existan

miembros registrados de tal comisión.


2. Pulsar el botón Actas del menú lateral derecho.

3. Seguir los pasos indicados en el asistente para la generación de las actas.

4. Una vez se han generado, la aplicación permite hacer el envío automático de las mismas a la

Sede Central. Las Actas enviadas de esta forma incluyen un código de verificación seguro

(CVS) para garantizar su autenticidad e integridad.


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12. PROCESOS COMUNES

A continuación se describen una serie de procesos comunes a varias pantallas de la aplicación.

12.1. BARRA DE HERRAMIENTAS

Cierra la pantalla que está activa en ese momento.

Permite realizar una búsqueda en una rejilla.

Muestra los listados asociados a cada pantalla. Estos pueden imprimirse o

exportarse en diferentes formatos.

Añade un nuevo elemento en la base de datos.

Permite modificar el elemento previamente seleccionado.

Elimina el elemento previamente seleccionado.


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12.2. BUSCAR REGISTROS EN UNA REJILLA

Es posible localizar elementos en una rejilla los cuales contengan, en la columna seleccionada, aquello

que se redacte en la caja de texto de la ventana Búsqueda. Por defecto, se buscan las coincidencias

parciales o totales en cualquier parte de la columna.

Casilla Al principio del campo:

Si está marcada, solamente se detectan los elementos cuyo valor comienza con el texto

introducido.

Casilla Palabra:

Si está marcada, solamente se detectan los elementos cuyo contenido coincida exactamente

con lo que se haya redactado en la caja de texto.

Botón Buscar:

Busca el siguiente elemento coincidente desde la posición actual. Al llegar al final de la rejilla,

vuelve a empezar por el principio. En caso el caso de que no exista ninguna coincidencia se

muestra un mensaje de aviso.

Botón Cerrar:

Cierra de la ventana Búsqueda.


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12.3. IMPRIMIR LISTADOS

Mediante el botón Listados del menú lateral derecho de las pantallas en las que está disponible, se

puede acceder a la consulta e impresión de los listados asociados a esa pantalla (ventana Listados).

Para poder imprimir un listado es necesario que previamente se haya seleccionado la sesión

correspondiente.

Botón Imprimir:

Imprime el listado seleccionado. La aplicación muestra una vista previa del listado antes de

mandarlo a la impresora, desde donde también puede exportarse en diferentes formatos.

Botón Cerrar:

Cierra la ventana Listados.


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12.4. CONFIGURAR UNA REJILLA DE DATOS

En cada rejilla de datos, se pueden seleccionar las columnas que queremos que estén visibles, así

como el orden de las mismas siguiendo el siguiente proceso:

1. Pulsar con el botón derecho del ratón sobre la cabecera de una rejilla (donde se muestran los

nombres de las columnas) y elegir la opción Modificar Rejilla.

2. Marcar aquellas columnas que queremos sean visibles en ventana de Configuración de la

rejilla. También es posible modificar el orden de las mismas (seleccionando cada una de ellas y

pulsando las flechas para subir o bajar su posición) y el alto de la fila.

3. Pulsar Guardar para cerrar la ventana guardar los cambios realizados.

Si se pulsa Salir la ventana se cierra sin guardar los cambios.


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13. MÁS INFORMACIÓN SOBRE VALIJA VIRTUAL

En el sitio web del Departamento de Informática del centro de la UNED de Barbastro

(http://www.dicub.es > validación como usuario registrado > Soluciones > Valija Virtual > Enlaces) es

posible consultar, junto con otras utilidades relativas al sistema, los siguientes documentos sobre Valija

Virtual:

Guía de implantación del sistema

Prueba Cero

Procedimiento de Emergencia

14. ASISTENCIA AL USUARIO

Para solventar problemas relacionados con la aplicación puede dirigirse al Departamento de

Informática del centro de la UNED de Barbastro a través de los siguientes canales:

Formulario web: http://www.dicub.es/Soporte.aspx

Teléfono: (+34) 974 31 60 01

Por otra parte, es posible encontrar la última versión actualizada de este manual del usuario en:

http://www.dicub.es/documentos/Valija_Virtual_-_Manual_del_usuario.pdf

Los usuarios tienen a su disposición el siguiente documento breve de solución a

preguntas frecuentes, cuya consulta puede resultar de utilidad durante el desarrollo de las

pruebas presenciales:

http://dicub.es/documentos/Valija_Virtual_-_Solucion_preguntas_frecuentes.pdf



http://www.dicub.es/Soporte.aspx

http://www.dicub.es/documentos/Valija_Virtual_-_Manual_del_usuario.pdf

http://dicub.es/documentos/Valija_Virtual_-_Solucion_preguntas_frecuentes.pdf

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