Demonstration des Systems zur Erfassung von Publikationen (SEP)

Sabine Kawczynski, Prof. Dr. Ulrich Naumann, Universitätsbibliothek der Freien Universität Berlin, November 2010 1

Demonstration

des Systems zur

Erfassung von Publikationen

(SEP)


Die Power-Point-Show soll Sie damit bekannt machen

wie Sie sich am Erfassungssystem anmelden,

welche Auswahlmöglichkeiten das System bietet

wie Sie Autoren erfassen können

wie Sie Titel eingeben können

wie Sie sich erfasste Publikationen anzeigen lassen können

wie Sie sich die Arbeit durch Favoriten erleichtern können

Zum Schluss folgen noch Hinweise zu den Zielen des Systems


Ablauf der Demonstration

1. Demonstration der Anwendung

a) Start-Bildschirm

b) Erfassung neuer Publikationen

Autoren

Titel

c) Publikationen anzeigen

d) Favoritenlisten nutzen

2. Informationen zu SEP


Start-Bildschirm

1. Schritt: Aufrufen der Anwendung: https://sep.ub.fu-berlin.de/SEP

Anmelden - Button drücken

Anmelden

Tipp: Bei häufigerer Anwendung sollten Sie diese Adresse in Ihre Bookmarks legen


FUDIS-Anmeldung

Achtung: Jeder aktiv Beschäftigte ist mit seinem FU-Account berechtigt, Publikationen auch für andere zu erfassen!

2. Schritt:Die Anmeldung erfolgt mit dem FU-Account: Benutzername Passwort


Hier werden alle erfassten Publikationen angezeigt

Hier können neue Publikationen erfasst werden

Start-Bildschirm

Hier können persönliche Einstellungen(Favoriten für Autoren und ISSN-/Zeitschriftenlisten) angelegt undgespeichert werden


Aufgaben: (die aus einer vorherigen Anwendung übrig geblieben sind)

Publikationen in Erfassung: Angezeigt wird, wie viele Publikationen von diesem Erfasser eingegeben und noch nicht an die UB übermittelt wurden (evtl. für Kontrolle durch Professoren)

UB-Rückfragen zur Meldung: Angezeigt wird, wie viele Publikationen bei der Qualitätskontrolle zu Rückfragen geführt haben. Der Meldende hat bereits eine E-Mail über die Rückfrage zu dem betreffenden Titel erhalten, die Rückfrage steht im Bemerkungsfeld des erfassten Titels und der Bearbeitungsstatus wird für die Korrektur auf „in Erfassung“ zurückgesetzt.

Hinweis auf anstehende Aufgaben


Hier können neue Publikationen in unterschiedlichen Erfassungsmasken erfasst werden.

Erfassung von neuen Publikationen


Auswahl einer Publikationsart

Die Auswahl einer Publikationsart führt zu unterschiedlichen Erfassungsbildschirmen


Die Autoren werden in einem eigenen Schritt erfasst.Dies ist bei allen Masken gleich

Erfassungsmaske für Monographien

Autor hinzufügen

(hiermit wird begonnen;es wird dann die auf der folgendenFolie abgebildete Erfassungs-maske geöffnet )

oder: aus der bereits vorhandenenFavoritenliste kopieren


FU-Autorensuche

Überall in der Anwendung finden Sie kontextsensitive Hilfen , z.B.:


FU-Autorensuche

1. Schritt: Suche in FUDIS und SAP

2. Anzeige der Suchergebnisse

3. Auswahl des Autors treffen


FU-Autorensuche

Nach der Übernahme eines bestimmten Autors wird die jüngere Historie der Person an der FUB angezeigt (Wechsel des akademischen Titels, der Organisationseinheit, der Kostenstelle, des Drittmittelprojekts):

1. Auswahl des Zeitpunktes treffen, nach dem die Publikation erschienen ist

2. Angaben übernehmen


Ergebnis der FU-Autorensuche

Häufig vorkommende Autoren können in einer persönlichen Favoritenliste abgelegt werden.

Diese Daten werdenbei FU-Autoren automatisch aus FUDIS undSAP-HRzugespielt

Mit diesem Button können Autorendatenübernommen und ggf. danach verändert werden, z.B. bei Künstlernamen; oder: wenn nur Teil eines Doppelnamens der Publikationsname ist, oder: wenn Vornamen abgekürzt in der Publikation erscheinen .

Dieses Ergebnis wird dann gespeichert

Naumann

U.


Sonstigen Autor hinzufügen

Der Erfassungspunkt „Sonstigen Autor hinzufügen“ kann für FU-fremde Autoren, aber auch für FU-Mitglieder, die keine aktiv Beschäftigten sind und daher bei der FUDIS-Suche nicht als FU-Mitglieder erkannt werden (Studenten, Doktoranden, korporative Mitglieder wie z.B. Emeriti) genutzt werden.


Sonstigen Autor hinzufügen

Durch die Zuordnung zu einer der Statusgruppen (FU-Status als Pflichtfeld !) wird die Voraussetzung für das Abspeichern geschaffen.

Häufig vorkommende Autoren können in einer persönlichen Favoritenliste abgelegt werden.

Dieses Erfassungs-Ergebnis für einen sonstigen Autor wird dann gespeichert

Name und Vorname des sonstigen Autors werden erfasst:

Seadle

Michael

M.

Seadle


3. Möglichkeit:

Listenerfassung sonstiger Autoren benutzen

Beim Anklicken öffnet sich eine weitereMaske, in der die Autoren in der Reihen-folge ihres Erscheinens in der Publikationeingetragen werden können.

Listenerfassung sonstiger Autoren


Mit der vereinfachten Listenerfassung für sonstige Autoren (also ohne FUDIS-Abfrage) können weitere (bis zu 24) Autoren eingetragen werden, die nicht aktive FU-Beschäftigte sind.Mit „Übernehmen“ werden sie der Autorenerfassung zugefügt.

Weitere Autoren müssen im Feld „Bemerkung“ (in der Publikationsmaske) erfasst werden.

Listenerfassung sonstiger Autoren

Mit dem + -Zeichen können weitere Zeilen eingefügt werden


4. Möglichkeit:

Benutzen der Favoritenliste

Die Favoritenliste ist für das Erfassen häufig im Bereich vor-kommender Autoren eine große Hilfe, weil damit eine Anfrage beiFUDIS / SAP eingespart wird undsomit die Erfassung schneller vor-genommen werden kann.




Die Favoritenliste kann anstelle der Suche nach FU-Autoren und sonstigen Autoren benutzt werden und erleichtert das Erfassen:

1. die Box anklicken

Längere Favoritenlisten können durchsucht werden.

und dann 2. „Autor übernehmen“ anklicken


Ergebnis der Autorenerfassung

Durch die Pfeile kann die Reihenfolge der Autoren „urkundengenau“ (also wie in der Publikation genannt) verändert werden.

Fälschlich erfasste Autoren können nach dem Anklicken in der Box gelöscht werden.


Die Autoren wurden in einem eigenen Schritt erfasst

Nun werden die Publikations-daten in einer relativ grobengefelderten Struktur erfasst oder über die ISSN / ISBN / DOI eingespielt (Quellen: ZDB, Worldcat, CrossRef)

Publikationsdaten erfassen


Für die unterschiedlichenPublikationsarten werdenverschiedene Maskeneingespielt

Erfassungsmasken

Publ.-FormUnbekannt

Buch

Aufsatz-ZS

Buch

Aufsatz-Buch

Buch-HRSG.

ZSS-HRSG.

Rezension

TV/Radio

Patent


TITELAUFNAHMEN sind IN VERSCHIEDENEN MASKEN erfasst worden

Erfassung abschließen

danach:

führt zu folgenden Fenster:drücken

AUTOREN sind erfasst worden


Erfassung abschließen

Mit diesem Schritt werden die Publikationsdaten in SEP alternativ

• an die Arbeitsstelle Universitätsbibliographie zur Qualitätskontrolle übertragen (Button „Freigeben“)

• oder für eine weitere Bearbeitung zwischengespeichert (Button „Zwischenspeichern“).


In allen Feldern kann gesucht werden.

Beim Eingeben von Zeichen-ketten werden Vorschläge aus der Datenbank gemacht.

Publikationen anzeigen

Beim Anklicken werden sofort angezeigt: - selbst erfasste und eigene Publikationen (Status „in Erfassung“)


Publikationen anzeigen

Nach Eingabe eines Suchbegriffs werden angezeigt: - selbst erfasste und eigene Publikationen (Status „in Erfassung“)- alle Publikationen mit Status „Erfassung beendet“ sowie Status „übertragen“ (Dublettencheck möglich)

Durch Anklicken der Spaltenüberschriften können die Suchergebnisse auf- oder absteigend sortiert werden

Die so erzeugte Liste kann durch Anklicken des Excel-Buttons ausgegeben werden


Meine Einstellungen: Favoriten Autoren

Häufig vorkommende Autoren werden durch einen Klick in der Erfassungsmaske automatisch in die Favoritenliste übertragen oder hier direkt in der Favoritenliste erfasst/bearbeitet.



Hier können Sie mit den (Eingabemasken für FU-Mitglieder oder der Eingabemaske für sonstige Autoren Ihre Favoriten erfassen

1.


Hier können Sie Autoren aus der persönlichen Favoritenliste löschen: In die Box klicken, dann „Autoren entfernen“ betätigen


1. 2.


Meine Einstellungen: Favoritenliste ISSN/Zeitschriften

Häufig vorkommende ISSN werden durch einen Klick in der Erfassungsmaske automatisch in die Favoritenliste übertragen oder hier direkt in der Favoritenliste erfasst/bearbeitet.



Suche von Zeitschriftentiteln oder ISSN in der persönlichen Favoritenliste.

Beim Eingeben von Zeichenketten werden

Vorschläge aus der Datenbank gemacht.

oder: Neue Zeitschrift in Favoritenliste eintragen (siehe nächste Folie)

Nach dem Anklicken in der Box kann einZeitschriftentitel gelöscht werden

1.2.


Favoritenliste ISSN/Zeitschriften ausfüllen, dann speichern


Die Direkt-Eintragungen in die Favoriten-Liste werden nicht auf Richtigkeit geprüft!


Abmeldung


Und nun: Probieren geht über Studieren !

Aufrufen der Anwendung:

https://sep.ub.fu-berlin.de/SEP


SEP als Teil der Universitätsbibliographie und der SAP-Statistikdatenbank

Das SEP ist Teil einer komplexen DV-Struktur, in der mehrere Anwendungen über Webservices zusammenarbeiten:

Universitäts-bibliographie

FUDIS dient zur Identifizierung des Erfassenden und Zuordnung der Autoren

SEP ist eine WEB-basierte formulargestützte Erfassung von Publikationen


Kernverfahren bleibt die Universitätsbibliographie

Die Daten werden über ein Web-Interface durch die wissenschaftlichen Arbeitsbereiche erfasst und per Workflow elektronisch an die UB übermittelt.

Dabei ist die Erfassung für jeden Titel zweigeteilt:

a) Erfassen der FU-Autoren und sonstiger an der Publikation Beteiligter

Bei der Erfassung der FU-Autoren und sonstiger an der Publikation Beteiligter werden über FUDIS (FU Directory and Identify System) durch Abfragen am SAP-Personal-System Autoren so identifiziert, dass Kostenstellen, Personalnummern und KLR-Bezüge (im Hintergrund; nicht sichtbar) zugeordnet werden.

b) Erfassen des Titels

Für das Erfassen der Titel sind verschiedene Eintragungsmasken

hinterlegt

Ablauf und Ziele des Verfahrens


Die Angaben der Wissenschaftler werden von der UB qualitativ geprüft und nach bibliographischen Anforderungen ergänzt

Die qualitätsgesicherten Daten werden von der UB aus SEP automatisiert nach ALEPH und in die SAP Statistik-Datenbank überspielt

Nach einer weiteren Überprüfung und Anpassen an die ALEPH-Datenbank-Regeln werden die Titel-Daten von ALEPH nach SAP geliefert und vorhandene Titel gegebenenfalls überschrieben

Für Auswertungen (Controlling und Evaluationen) innerhalb der SAP Statistik-Datenbank stehen zusätzlich die Werkzeuge der SAP Statistik-Datenbank und der Forschungsdatenbank zur Verfügung

Weil die Autoren differenziert erfasst wurden, können die Auswertungen nun mehrpersonen- und kostenstellenscharf vorgenommen werden.

Ablauf und Ziele des Verfahrens

Demonstration des Systems zur Erfassung von Publikationen (SEP)

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