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Criterios Generales para elaborar
manuales de organización y de
procedimientos en ProMéxico
CRITERIOS GENERALES PARA ELABORAR MANUALES DE
ORGANIZACIÓN Y DE PROCEDIMIENTOS EN
PROMÉXICO
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Criterios Generales para elaborar
manuales de organización y de
procedimientos en ProMéxico
MANUALES DE ORGANIZACIÓN INSTITUCIONALES
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Criterios Generales para elaborar
manuales de organización y de
procedimientos en ProMéxico
I. MANUALES DE ORGANIZACIÓN INSTITUCIONALES
ProMéxico promueve la igualdad de oportunidades entre mujeres y hombres, a través de la institucionalización y transversalización de la perspectiva de género en los procedimientos, sin distinción o discriminación por motivo de género, edad, raza, credo, religión, preferencia política, condición socioeconómica o nivel educativo. Por ello, los manuales de organización y de procedimientos en ProMéxico deben redactarse con un lenguaje incluyente y no discriminador.
I.1 Definición
El manual de organización es el documento que describe en forma ordenada y
sistemática la estructura orgánica, el marco jurídico, las atribuciones y antecedentes
históricos, así como los objetivos y funciones de cada uno de los puestos que integran
las unidades administrativas de ProMéxico.
I.2 Objetivo
Proporcionar en forma ordenada la información básica sobre la organización y
funcionamiento de las unidades administrativas, para que sirva como referencia en el desarrollo de las funciones encomendadas a cada una de éstas.
I.3 Alcance
Los presentes Criterios son de observancia obligatoria para las y los titulares de las
unidades administrativas y el personal involucrado en la elaboración, revisión, integración y autorización de los manuales de organización.
I.4 Ventajas de contar con un manual de organización
Presenta una visión de conjunto de las unidades administrativas.
Define los objetivos y funciones encomendadas a cada puesto, evitando duplicidad en las mismas.
Sirve de base para la planeación e instrumentación de acciones de
modernización administrativa.
Sirve como instrumento de inducción al puesto del personal de nuevo ingreso, facilitando su integración.
Sirve como elemento de entrada para las auditorías administrativas.
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manuales de organización y de
procedimientos en ProMéxico
I.5 Responsabilidades
La Dirección Ejecutiva de Recursos Humanos (DERH), a través de la Dirección
de Análisis Organizacional y Estructuras (DAOE), será responsable de elaborar y
difundir los criterios generales para elaborar manuales de organización y de
procedimientos, así como de brindar asesoría permanente al enlace designado y al personal que así lo requiera.
La o el titular de cada unidad administrativa deberá designar al/la servidor(a)
público(a) que fungirá como enlace para la elaboración, actualización e
integración del manual, quien preferentemente deberá tener un amplio
conocimiento de las funciones que desarrollan en la unidad administrativa, y
brindarle la autoridad para coordinar, requerir y vigilar el desarrollo del proceso
de elaboración y actualización del manual. Esta designación se informará a la DERH a través de un oficio.
Las funciones contenidas en el manual de organización, deberán estar alineadas al Estatuto Orgánico vigente de ProMéxico.
El enlace designado de cada unidad administrativa, deberá enviar el proyecto
de manual de organización en medio electrónico a la DAOE, para su revisión
conforme al calendario que ésta última establezca y difunda para tal efecto.
Después de que la DAOE haya revisado que el manual cumpla con los
presentes criterios, le informará al área responsable para que ésta proceda a
validarlo. Lo anterior se realizará mediante un correo electrónico que el área enviará a la DAOE, señalando que es la versión definitiva.
Una vez autorizado el manual por la Jefatura de la Unidad de Administración y
Finanzas, el enlace designado deberá difundir el manual de organización entre
el personal de su área. Asimismo, deberá mantener una copia firmada y rubricada, y en archivos electrónicos.
La Jefatura de la unidad administrativa deberá informar a la DERH sobre
cualquier cambio que surja en la estructura orgánica, ya sea por movimientos
laterales autorizados, por cambios en la normatividad que incidan en las
funciones, por acciones derivadas de los órganos fiscalizadores internos o externos, o por simplificación y mejoras detectadas.
La DAOE deberá enviar mediante oficio, la autorización de los manuales de
organización a las unidades administrativas, el cual estará firmado por la Jefatura de la UAF.
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manuales de organización y de
procedimientos en ProMéxico
I.6 Revisión, validación, y autorización de los manuales
En el diagrama 1 se presentan de manera enunciativa, más no limitativa, y de
manera general los pasos para la actualización de los manuales de organización.
Diagrama 1.
INICIO
La DAOE revisa y valida
los manuales conforme
a los criterios generales,
e informa al enlace
designado
FIN
Notificación de validación
El enlace designado
envía correo electrónico
a la DAOE con la
validación del manual.
La DAOE recaba firmas
del manual, por los
responsables en cada
área
Oficio/autorización
La DAOE elabora oficio
de autorización y turna a
la Jefatura de la UAF
para su firma
Copia/UA´s
Original/DAOE
La DRCMR publica en la
Normateca los manuales
autorizados
Manuales
Las UA´s elaboran y
actualizan los manuales
de organización,
conforme a criterios
generales establecidos
por la DERH
La DAOE entrega oficio
de autorización a las
áreas, acompañado de
una copia del manual, e
informa a la DRCMR
I.7 Revisión y actualización
Los manuales deberán revisarse cada año para su actualización, derivado
de cualquier cambio que se haya presentado en el marco jurídico-
administrativo, en la estructura orgánica, en la situación presupuestal de
ProMéxico, o por cualquier otra circunstancia que amerite actualizar los manuales.
La DAOE elaborará y difundirá, previo a la revisión y/o actualización, el
programa-calendario bajo el cual se llevará a cabo.
Los cambios serán revisados por la DAOE en colaboración con el enlace
designado. Los plazos tanto para emitir las observaciones por parte de la DAOE,
como para remitir los manuales definitivos por parte del enlace designado se señalarán en el programa-calendario que se emita para tal efecto.
Aprobados dichos cambios, la DAOE enviará el oficio de autorización de los
manuales de organización a las unidades administrativas, firmado por la Jefatura de la UAF.
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manuales de organización y de
procedimientos en ProMéxico
I.8 Difusión
Una vez que la UAF haya autorizado los manuales, la Dirección de Rendición de
Cuentas y Mejora Regulatoria los pondrá a disposición de todo el personal a través de la Normateca de ProMéxico.
II. ELEMENTOS QUE INTEGRAN EL MANUAL
A continuación se presentan los elementos que se deben considerar en la elaboración,
integración y presentación del manual de organización de cada una de las unidades administrativas de ProMéxico.
II.1 Carátula
Básicamente corresponde a la portada del manual de organización, y se debe integrar
con los siguientes datos: a) logotipos de ProMéxico y de la Coordinadora de Sector
(Secretaría de Economía), b) título del documento (señalando el nombre de la unidad
administrativa), c) nombre del área que autoriza el manual de organización, y d) fecha de elaboración o actualización.
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procedimientos en ProMéxico
MANUAL DE ORGANIZACIÓN DE LA
UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN
Y FINANZAS
Unidad de
Administración y
Finanzas
UAF
Junio, 2010
(b) Letra: arial 14
(a) Logo de la Secretaría de
Economía
(a) Logo de ProMéxico
(c) Nombre del área que autoriza el
manual (arial 10)
(d) Mes de elaboración o actualización
(arial 10)
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procedimientos en ProMéxico
II.2 CONTENIDO
En este apartado se presentan de manera ordenada los capítulos que constituyen
propiamente el manual de organización.
Contenido
• Presentación
• Antecedentes
• Marco Jurídico
• Atribuciones
• Estructura orgánica (organigrama)
• Desglose de estructura
• Objetivos y funciones
• Glosario de términos
MANUAL DE ORGANIZACIÓN DE LA
UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN Y
FINANZAS
Fecha de emisión:
UAF-MO/0/2010
Pag. 1 de __
Letra: arial 10 Nomenclatura: UAF (Siglas de la Unidad), MO (Manual de Organización), 0: (número de versión), 2010 (año de emisión y autorización del manual).
Letra: arial 12, negrita
Tanto el título como los subtítulos: Letra: arial 10
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procedimientos en ProMéxico
II.2.1 Presentación
En esta sección se describe de manera breve pero precisa, la utilidad que tiene el
manual de organización, la necesidad y el propósito de su elaboración, así como el
ámbito de aplicación del mismo. Se sugiere emplear un vocabulario claro y sencillo. La
DAOE elaborará un formato de la presentación, a fin de que sirva de guía, se facilite y
unifique el contenido del texto que deberá incluirse en este apartado. De esta manera
las y los responsables de elaborar los manuales en las unidades administrativas
adaptarán el texto según corresponda en cada caso particular.
II.2.2 Antecedentes
Básicamente se describen los aspectos más relevantes sobre la unidad administrativa,
así como la ley, decreto o normatividad en los que se fundamenta su creación. Si fuera
el caso, se puede incluir una reseña de los cambios o modificaciones que ha tenido la
estructura orgánica de la unidad.
II.2.3 Marco jurídico
El marco jurídico incluye la relación de los principales ordenamientos jurídicos vigentes
que norman la operación y funcionamiento de la unidad administrativa. Los
ordenamientos jurídico–administrativos deberán enunciarse atendiendo al orden jerárquico de las leyes, por ejemplo:
Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos
Tratados internacionales
Leyes Federales
Reglamentos
Decretos
Acuerdos
Circulares
Se deberá anotar de forma clara y precisa los nombres completos de los
ordenamientos jurídicos-administrativos, indicando su fecha de publicación en el Diario Oficial de la Federación (DOF).
II.2.4 Atribuciones
Se deben enlistar las atribuciones que tiene la unidad administrativa, tal y como se establecieron en el Estatuto Orgánico vigente.
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procedimientos en ProMéxico
II.2.5 Estructura orgánica (organigrama)
En este apartado se muestra gráficamente la estructura orgánica y las líneas de
mando, así como los tramos de control definidos en cada unidad administrativa. La
estructura orgánica deberá ser la que, en el momento de la elaboración o actualización de los manuales, proporcione la Unidad de Administración y Finanzas.
Nombre del titular del puesto
JEFATURA DE LA UNIDAD
Nombre del titular del puesto
DIRECCIÓN EJECUTIVA
Nombre del titular del
puesto
DIRECCIÓN DE ÁREA
Nombre del titular del
puesto
SECRETARIO (A)
Nombre del titular del puesto
DIRECCIÓN EJECUTIVA
Nombre del titular del
puesto
SECRETARIO (A)
Nombre del titular del
puesto
COORDINACIÓN
Nombre del titular del
puesto
COORDINACIÓN
Nombre del titular del
puesto
COORDINACIÓN
Nombre del titular del
puesto
COORDINACIÓN
Nombre del titular del
puesto
JEFATURA DE
DEPARTAMENTO
Nombre del titular del
puesto
SECRETARIO (A)
Nombre del titular del
puesto
SUBDIRECCIÓN DE ÁREA
Nombre del titular del
puesto
ENLACE
Nombre del titular del
puesto
DIRECCIÓN DE ÁREA
Nombre del titular del
puesto
JEFATURA DE
DEPARTAMENTO
Nombre del titular del
puesto
SUBDIRECCIÓN DE ÁREA
Nombre del titular del
puesto
ENLACE
Nombre del titular del
puesto
DIRECCIÓN DE ÁREA
Nombre del titular del
puesto
SUBDIRECCIÓN DE ÁREA
Nombre del titular del
puesto
JEFATURA DE
DEPARTAMENTO
Nombre del titular del
puesto
ENLACE
Nombre del titular del
puesto
DIRECCIÓN DE ÁREA
Nombre del titular del
puesto
JEFATURA DE
DEPARTAMENTO
Nombre del titular del
puesto
SUBDIRECCIÓN DE ÁREA
Nombre del titular del
puesto
ENLACE
II.2.6 Desglose de la estructura
Los puestos se codifican con un número progresivo asignado por la DAOE de acuerdo
con la estructura básica dictaminada por la Secretaría de la Función Pública, como se
ilustra en el ejemplo siguiente:
Ejemplo de
organigrama
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manuales de organización y de
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1.1 Jefatura de la Unidad
1.1.0 Secretario(a)
1.1.1 Dirección Ejecutiva
1.1.1.0 Coordinación
1.1.1.0.1 Dirección de Área
1.1.1.0.2 Subdirección de Área
1.1.1.0.3 Jefatura de Departamento
1.1.1.0.4 Enlace
1.1.2 Dirección Ejecutiva
1.1.2.0 Coordinación
1.1.2.0.1Dirección de Área
1.1.2.0.2 Subdirección de Área
1.1.2.0.3 Jefatura de Departamento
1.1.2.0.4 Enlace
La DAOE proporcionará a cada Unidad este apartado, para que lo incluyan en su
manual.
II.2.7 Objetivos y funciones
En esta sección se deberán describir los objetivos y las funciones de cada puesto
adscrito a la unidad administrativa, considerando que se pueden describir tantas funciones como sean posibles y que permitan alcanzar el objetivo.
Los objetivos y las funciones se describirán utilizando un verbo en infinitivo. Ver tabla 1 listado de verbos.
En el caso de las y los Jefes de Unidad, el objetivo deberá estar alineado a las
facultades establecidas en el Estatuto Orgánico.
En el caso de las y los Directores Ejecutivos, tanto los objetivos como las funciones
deberán estar alineadas a las de la Jefatura de la Unidad correspondiente; y así sucesivamente hasta llegar al nivel de jefatura de departamento.
En la descripción de las funciones, se evitará el uso de adjetivos calificativos.
La redacción deberá ser clara, breve y concisa pero respondiendo a las preguntas ¿qué se hace? y ¿para qué se hace?.
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Criterios Generales para elaborar
manuales de organización y de
procedimientos en ProMéxico
Tabla 1. Listado de verbos para redactar los objetivos y funciones. El siguiente
listado es enunciativo más no limitativo, ya que al momento de trabajar en la
redacción de los objetivos y funciones podrán utilizar algunos otros que no se
encuentren comprendidos en el listado, siempre y cuando se utilicen en el mismo
modo indicativo.
DIRECCIÓN GENERAL O EQUIVALENTE
DIRECCIÓN DE ÁREA
SUBDIRECCIÓN DEPARTAMENTO
/ENLACE
Autorizar
Coordinar
Dirigir
Emitir
Establecer
Evaluar
Instituir
Organizar
Promover
Planear
Diseñar
Administrar
Normar
Definir
Autorizar
Coordinar
Difundir
Emitir
Participar
Promover
Proponer
Regular
Supervisar
Verificar
Vigilar
Administrar
Aprobar
Controlar
Informar
Implantar
Investigar
Orientar
Participar
Proponer
Reportar
Sancionar
Supervisar
Tramitar
Vigilar
validar
Actualizar
Analizar
Apoyar
Atender
Auxiliar
Desarrollar
Elaborar
Gestionar
Informar
Integrar
Investigar
Proponer
Proporcionar
Recopilar
validar
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procedimientos en ProMéxico
MANUALES DE PROCEDIMIENTOS INSTITUCIONALES
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II. MANUALES DE PROCEDIMIENTOS INSTITUCIONALES
Introducción.
Los presentes Criterios Generales fueron creados en buena medida para que en
ProMéxico exista una guía técnica que muestre la metodología idónea para la realización de Manuales Institucionales.
Considerando lo anterior, éstos Criterios Generales aplicarán al Manual de
Procedimientos Institucionales, y también se pretende que funjan como una directriz
para la elaboración de los procedimientos aplicables al Sistema de Gestión de Calidad
en ProMéxico, los cuales se identifican como procedimientos de calidad, de gestión y
de apoyo. En este sentido, estos Criterios serán aplicables a los procedimientos
inherentes al SGC, mismos que no contravienen al presente documento, por lo que se
incorporan algunos aspectos específicos para apegarse a la Norma ISO 9001:2008.
I.1 Objetivo.
Establecer los requisitos que se deben cumplir para la elaboración de manuales de
procedimientos para cada Unidad Administrativa, incluyendo aquellos que se
encuentren dentro del alcance del Sistema de Gestión de Calidad bajo la Norma Oficial
ISO 9001:2008.
I.2 Alcance.
Los presentes criterios son de observancia obligatoria para las y los titulares de las
Unidades Administrativas y el personal involucrado en la elaboración, revisión,
integración, actualización y autorización de los manuales de procedimientos de
ProMéxico, incluyendo aquellos que se encuentren dentro del alcance del Sistema de Gestión de Calidad bajo la Norma Oficial ISO 9001:2008.
I.3 Ventajas de contar con un manual de procedimientos.
Permiten conocer el funcionamiento interno de cada unidad administrativa, al describir la secuencia lógica y ordenada de las actividades.
Sirven como elemento de entrada en los procesos de inducción y capacitación
del personal de nuevo ingreso, ya que en éstos se describen las actividades de cada unidad administrativa.
Sirven como elementos de entrada para llevar a cabo los procesos de
reingeniería y mejora de procesos, para eliminar actividades o tareas que no agregan valor.
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manuales de organización y de
procedimientos en ProMéxico
Sirve como elemento de entrada en los procesos de auditoría, evaluación del
personal, medición del desempeño y control interno.
Permite establecer una coordinación clara y precisa de actividades, a fin de evitar duplicidades.
Permite ejercer una nueva modalidad para la actualización de los
procedimientos institucionales cada vez que sea necesario para cada Unidad
Administrativa; incluso, dicha autosuficiencia pretende que los trabajos de
actualización sean en buena medida a las necesidades propias de cada área
funcional y operativa, adicional a la participación de coordinación por parte de la Dirección Ejecutiva de Recursos Humanos.
Brinda reducción de tiempos y eficiencia metodológica cada vez que sea
necesario actualizar los procedimientos institucionales, en beneficio de la
Unidad Administrativa.
Garantiza la correcta emisión y/o actualización, publicación y manejo de los
Manuales de Procedimientos Institucionales, a fin de prevenir el uso de documentos obsoletos.
Facilita a los usuarios del SGC la metodología para elaborar sus procedimientos
bajo el mismo criterio de conformación general que los procedimientos
institucionales, con la finalidad fundamental de que en todo momento los Criterios Generales sean el único documento rector en ProMéxico.
I.4 Responsabilidades.
El/la Jefe(a) de Unidad Administrativa:
Deberá designar al/la servidor(a) público(a) que fungirá como enlace
para la elaboración, actualización e integración del manual, quien
preferentemente deberá tener un amplio conocimiento de las
funciones que desarrollan en la unidad administrativa, y brindarle la
autoridad para coordinar las acciones, requerir información y vigilar
el desarrollo del proceso de elaboración y actualización del manual. Esta designación se informará a la DERH a través de un oficio.
Deberá informar al Enlace designado para la actualización de los
procedimientos institucionales, sobre cualquier cambio que surja en
la estructura orgánica, ya sea por movimientos de personal
autorizados, cambios en la designación o creación de funciones,
modificación del Estatuto Orgánico, acciones derivadas de los
órganos fiscalizadores internos o externos, o por simplificación y
mejoras detectadas; lo anterior para efectos de ser considerado en la etapa de actualización de procedimientos institucionales.
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manuales de organización y de
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La Dirección Ejecutiva de Recursos Humanos (DERH) y la Dirección de
Análisis Organizacional y Estructuras (DAOE):
Serán responsables de establecer y difundir los Criterios Generales,
así como de asesorar permanentemente a los enlaces designados y
dueños de procedimientos del SGC, a efecto de brindar las
facilidades al personal y establecer el programa de trabajo
correspondiente.
Deberán proporcionar la asesoría técnica a los enlaces designados
para la elaboración y actualización de los manuales de
procedimientos institucionales. Para efectos de los procedimientos y
documentos internos del SGC, será responsabilidad del
Representante de la Dirección (RD) Director de Seguimiento de
Proyectos e Indicadores, llevar a cabo la asesoría y asistencia técnica
a los usuarios en la elaboración de sus procedimientos y todo aquello
que concierne al SGC.
Deberán revisar que el manual de procedimientos institucional, así
como los procedimientos certificados bajo la Norma ISO 9001:2008,
cumplan totalmente con los presentes criterios generales; y
notificará al área responsable previa revisión y análisis de los
procedimientos, si cumple o no, a efecto de que ésta proceda a
validarlo, o bien, realice las modificaciones correspondientes si fuera necesario.
Recibirán las solicitudes de modificación de cambios a los
procedimientos institucionales de las Unidades Administrativas, ya
sea vía oficio o correo electrónico, y posteriormente previa revisión y análisis se enviaran por escrito las observaciones que correspondan.
Deberán enviar mediante oficio a las Unidades Administrativas, la
dictaminación de autorización de los procedimientos institucionales
actualizados que conforman el Manual de Procedimientos, firmado
por la Jefatura de la UAF.
Mantendrán bajo resguardo los Manuales de Procedimientos
originales vigentes, con la finalidad de concentrar físicamente la
consulta de los mismos, a solicitud expresa y cuando así lo requieran las Unidades Administrativas.
Mantendrán bajo resguardo los Manuales de Procedimientos
obsoletos, hasta en tanto no se emita una nueva versión, y los
identificará con la leyenda de “Documentos Obsoletos”.
Gestionar ante el área correspondiente la publicación de los Manuales
de Procedimientos en la Normateca Oficial.
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Criterios Generales para elaborar
manuales de organización y de
procedimientos en ProMéxico
El Enlace designado para la elaboración de procedimientos
institucionales y los dueños de procedimientos del Sistema de Gestión de Calidad:
Deberán redactar en forma sencilla y breve los procedimientos
generales que conforman el manual del área administrativa a la que
pertenece; el mismo caso aplicará para los procedimientos
certificados bajo la Norma Oficial ISO 9001:2008 del SGC en
ProMéxico, de manera que su utilización resulte práctica y evite confusiones en la interpretación de su contenido.
Deberán cuidar que las actividades se cumplan y se realicen
conforme a lo especificado en cada procedimiento institucional, y en
el caso de aquellos que se encuentren certificados, se apeguen a los
requisitos que establece la Norma Oficial ISO 9001:2008, sin el menoscabo de atender lo estipulado en los Criterios Generales.
Deberán elaborar los diagramas de flujo, de forma congruente con la
secuencia de las actividades indicadas en la descripción de cada
procedimiento institucional, señalando responsabilidades y un control
de emisión, tiempo de realización, donde aplique (plazos), los
documentos necesarios para su elaboración así como los documentos
que se generen en cada actividad; para tal caso se deberá utilizar la
simbología indicada en el Anexo 1 “Simbología para la
elaboración de procedimientos”, aplicable en todo momento,
tanto para los procedimientos institucionales de cada Unidad
Administrativa, así como los procedimientos certificados bajo la Norma Oficial ISO 9001:2008.
Solicitar a la DERH/DAOE vía oficio la modificación a los
procedimientos institucionales que conforman el Manual de
Procedimientos, para actualizarlos y aprobarlos nuevamente. En el
caso de los procedimientos certificados bajo la Norma ISO
9001:2008, aplicará el criterio que para tal efecto se tenga previsto
en el Sistema de Gestión de Calidad.
Dichas modificaciones ó cambios se identificarán con un recuadro
punteado alrededor de las secciones y contenido que compone
propiamente el procedimiento modificado; finalmente, se deberá
anexar en dicha solicitud el proyecto punteado y la versión definitiva
sin puntear.
En caso de que se realicen varios cambios a los procedimientos
institucionales, será suficiente con identificar en el recuadro
punteado el título del documento, o en su caso, todo el encabezado.
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Criterios Generales para elaborar
manuales de organización y de
procedimientos en ProMéxico
Deberán enviar a la DERH/DAOE vía oficio y/o correo electrónico el
proyecto de cambios para su revisión y análisis del o los
procedimientos modificados inherentes al Manual de Procedimientos
institucional; lo anterior, conforme al calendario establecido y
difundido para tal efecto. Para el caso de los procedimientos
certificados bajo la norma ISO 9001:2008 aplicará el criterio que
para tal efecto se tenga previsto en el Sistema de Gestión de Calidad.
Deberán atender las observaciones indicadas por la DERH/DAOE
respecto a los procedimientos enviados para revisión; asimismo,
enviar por oficio y/o correo electrónico, la versión definitiva de los
procedimientos institucionales modificados, para su autorización correspondiente y su publicación en la Normateca oficial.
Deberán difundir al interior de la Unidad Administrativa y con el
personal que corresponde, los cambios realizados a los
procedimientos institucionales. Para el caso de los procedimientos
certificados bajo la Norma ISO 9001:2008 se deberá apegar a los
criterios establecidos previamente en el Sistema de Gestión de
Calidad. Asimismo, para ambos casos será necesario contar en todo
momento con los registros comprobatorios de dicha difusión, ya sea que se haya ejecutado vía electrónica o en forma impresa.
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Criterios Generales para elaborar
manuales de organización y de
procedimientos en ProMéxico
I.5 Revisión, validación, y actualización de los manuales institucionales.
A continuación se presentan de manera enunciativa, más no limitativa, y de
manera general las actividades para la actualización de los procedimientos institucionales que conforman propiamente el Manual.
INICIO
La DAOE revisa y valida
los manuales conforme
a los criterios generales,
e informa al enlace
designado
FIN
Notificación de validación
El enlace designado
envía correo electrónico
con la validación del
manual.
La DAOE recaba firmas
del manual, por los
responsables en cada
área
Oficio/autorización
La DAOE elabora oficio
de autorización y turna a
la Jefatura de la UAF
para su firma
Copia/UA´s
Original/DAOE
La DRCMR publica en la
Normateca los manuales
autorizados
Manuales
Las UA´s elaboran y
actualizan los manuales
de procedimientos,
conforme a los criterios
generales establecida
por la DERH
La DAOE entrega oficio
de autorización a las
áreas, acompañado de
una copia del manual, e
informa a la DRCMR
I.6 Revisión y actualización (Para los procedimientos Institucionales).
Los Manuales Institucionales deberán revisarse y actualizarse constantemente o
cada vez que sea necesario en cuanto a sus procedimientos, por lo que a
solicitud expresa de la Unidad Administrativa procederá dicha actividad
derivado de cualquier cambio que se haya presentado en el marco jurídico-
administrativo, en la estructura orgánica, en la situación presupuestal de ProMéxico, etc.
No obstante, la metodología implementada por la DERH/DAOE para actualizar
los procedimientos institucionales, sugiere no llevarla a cabo de manera anual,
si no de manera constante, precisamente por que las organizaciones son
cambiantes y no estáticas, ni mucho menos ajenas a la globalidad en que esta inmerso ProMéxico.
Los cambios serán revisados por la DERH/DAOE y en su caso, realizará las
observaciones que a su juicio considere necesarias.
Una vez aprobados dichos cambios, la DERH/DAOE enviará el oficio de
autorización de los procedimientos institucionales que conforman el Manual de las Unidades Administrativas, firmado por la Jefatura de la UAF.
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Criterios Generales para elaborar
manuales de organización y de
procedimientos en ProMéxico
I.7 Difusión (Para los procedimientos Institucionales).
Una vez que la Jefatura de la UAF haya autorizado los procedimientos institucionales
que conforman el Manual, la Dirección de Rendición de Cuentas y Mejora Regulatoria los pondrá a disposición de todo el personal a través de la Normateca de ProMéxico.
II. OTROS ASPECTOS QUE DEBERÁN OBSERVAR EN LA ELABORACIÓN Y
ACTUALIZACIÓN DE LOS MANUALES DE PROCEDIMIENTOS INSTITUCIONALES.
Los procedimientos deberán sustentarse en las atribuciones establecidas en el
Estatuto Orgánico de ProMéxico, así como en las funciones definidas en el manual
de organización.
En la descripción de los procedimientos se puede hacer referencia a otros puestos o
áreas que sean corresponsables, para lo cual deberán utilizar las denominaciones oficiales de las áreas y puestos que conforman la estructura orgánica de ProMéxico.
En la elaboración y/o actualización de los procedimientos, las y los responsables
deberán considerar las disposiciones jurídico-administrativas que regulan y
sustentan la operación de las actividades dentro de su ámbito de aplicación.
Cada Unidad Administrativa será responsable de mantener actualizadas y
disponibles los documentos normativos que apliquen en cada procedimiento, y que se mencionen en el apartado “Referencias”.
III. ELEMENTOS QUE INTEGRAN EL MANUAL
A continuación se presentan los elementos que se deben considerar en la elaboración,
integración y presentación del manual de procedimientos de cada una de las unidades administrativas de ProMéxico.
III.1 Carátula
Básicamente corresponde a la portada del manual de procedimientos, y se debe
integrar con los siguientes datos: a) Logotipos de ProMéxico y de la Coordinadora de
Sector (Secretaría de Economía), b) Título del documento (señalando el nombre de la
Unidad Administrativa), c) nombre del área que autoriza el manual de procedimientos, y d) fecha de elaboración o actualización.
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manuales de organización y de
procedimientos en ProMéxico
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA
UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN
Y FINANZAS
Unidad de
Administración y
Finanzas
UAF
Junio, 2012
(b) Letra: arial 14
a) Logo de la Secretaría de Economía
Logo de ProMéxico
(c) Nombre del área que autoriza
el manual (arial 10)
(d) Fecha de elaboración o actualización
(arial 10)
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Criterios Generales para elaborar
manuales de organización y de
procedimientos en ProMéxico
III.2 CONTENIDO
En este apartado se presentan de manera ordenada los capítulos que constituyen
propiamente el manual de procedimientos.
Contenido Pág. • Presentación • Antecedentes
• Marco Jurídico • Relación de procedimientos
• Descripción de procedimientos
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA
UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN Y
FINANZAS
Fecha de emisión:
UAF/MP
Pag. 1 de __
Letra: arial 10 Nomenclatura: UAF (Siglas de la Unidad), MP (Manual de Procedimientos)
Letra: arial 12, negrita
Tanto el título como los subtítulos: Letra:
arial 10
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Criterios Generales para elaborar
manuales de organización y de
procedimientos en ProMéxico
III.2.1 Presentación
En esta sección se describe de manera breve pero precisa, un panorama general del
contenido y la utilidad que tiene el manual de procedimientos, la necesidad y el
propósito que se pretende cumplir con su elaboración. Se sugiere emplear un
vocabulario claro y sencillo. La DERH/DAOE elaborará un formato de la presentación, a
fin de que sirva de guía, se facilite y unifique el contenido del texto que deberá
incluirse en este apartado. De esta manera las y los responsables de elaborar los
manuales en las Unidades Administrativas adaptarán el texto según corresponda en
cada caso particular.
III.2.2 Antecedentes
Básicamente se describen los aspectos más relevantes sobre la Unidad Administrativa,
así como la Ley, Decreto o Normatividad en los que se fundamenta su creación. Si
fuera el caso, se puede incluir una reseña de los cambios o modificaciones que ha
tenido la estructura orgánica de la unidad.
III.2.3 Marco jurídico
El marco jurídico incluye la relación de los principales ordenamientos jurídicos vigentes
que norman la operación y funcionamiento de la Unidad Administrativa. Los
ordenamientos jurídico–administrativos deberán enunciarse atendiendo al orden jerárquico de las leyes, por ejemplo:
Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos
Tratados internacionales
Leyes Federales
Reglamentos
Decretos
Acuerdos
Circulares
Se deberá anotar de forma clara y precisa los nombres completos de los
ordenamientos jurídicos-administrativos, indicando su fecha de publicación en el Diario Oficial de la federación (DOF).
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Criterios Generales para elaborar
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procedimientos en ProMéxico
III.2.4 Relación de procedimientos
Se relacionan los procedimientos institucionales que contiene el manual mediante un
listado por Dirección Ejecutiva, Coordinación o Dirección de Área, según aplique en
cada caso, conforme a la estructura orgánica autorizada.
Ejemplo:
RELACIÓN DE PROCEDIMIENTOS.
DIRECCIÓN EJECUTIVA DE FINANZAS.
Dirección de Tesorería.
DT-PR-01-0 Apertura Cuentas Bancarias.
DT-PR-02-0 Administración y Operación de Cuentas Bancarias.
DT-PR-03-0 Solicitud de Viáticos Nacionales e Internacionales.
DT-PR-04-0 Comprobación de gastos por concepto de Viáticos Nacionales e Internacionales.
DT-PR-05-0 Rembolso de Gastos por Concepto de Viáticos Nacionales e Internacionales.
DT-PR-06-0 Solicitud de Boletos de Avión.
DT-PR-07-0 Ingresos Fiscales por Transferencias de Recursos de la TESOFE y Rembolsos.
DT-PR-08-0 Procedimiento de Solicitud de Pago a Proveedores del Sistema de Gestión de Calidad de la Unidad de Administración y Finanzas.
DT-PR-09-0 Ingresos por Facturación.
Dirección de Contabilidad.
DC-PR-01-0 Operaciones Financieras y Contables.
DC-PR-02-0 Activo Fijo.
DC-PR-03-0 Operaciones Contables de Nomina.
DC-PR-04-0 Conciliaciones Bancarias.
DC-PR-05-0 Cierre contable de Oficinas en el Exterior.
DC-PR-06-0 Entero de Impuestos.
DC-PR-07-0 Cuentas de Orden Presupuestales.
DC-PR-08-0 Cierre Contable de Oficinas Centrales.
DC-PR-09-0 Emisión de Estados Financieros.
Dirección de Programación y Presupuestos.
DPP-PR-01-0 Proyecto de Presupuesto de Egresos a las Unidades Ejecutoras del Gasto.
DPP-PR-02-0 Integración del Anteproyecto de Presupuesto.
DPP-PR-03-0 Distribución del Presupuesto Autorizado.
DPP-PR-04-0 Ministración de Recursos a Oficinas en el Exterior Internacionales.
DPP-PR-05-0 Ministración de Recursos a Oficinas en el Interior de la República.
DPP-PR-06-0 Comprobación de la Transferencia de Recursos a Oficinas de Negocios de ProMéxico en el Exterior.
Nota: Cada procedimiento se identificará mediante un código, el cual se
conformará de acuerdo a la nomenclatura referida en la página no. 33 y 34 de los presentes Criterios Generales.
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IV. ELEMENTOS QUE DEBEN CONTENER LOS PROCEDIMIENTOS
Con la finalidad de ilustrar cómo quedaría el contenido de cada procedimiento, se
presenta un ejemplo con los apartados que deben contener éstos, así como las
especificaciones de formato que deberán utilizarse.
• Objetivo y Alcance • Referencias
•Responsabilidades
• Políticas • Definiciones • Descripción • Diagrama de flujo
Manual de Procedimientos
Unidad de Administración y Finanzas
UAF/MP
Pag. 1 de __
Fecha de emisión:
Nombre del documento y la unidad administrativa. Arial 12
Letra arial Tamaño 10.
Letra: arial 10 Nomenclatura: UAF (Siglas de la Unidad), MP (Manual de Procedimientos),
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IV.1 Encabezado.
Los datos del encabezado deberán ajustarse conforme a los señalamientos antes
referidos.
IV.2 Objetivo y Alcance.
Su redacción debe ser concreta, clara y en un párrafo breve, y su redacción deberá
responder a dos preguntas básicas: ¿qué se hace? ¿para qué se hace?.
Se deberá describir brevemente al área, campo de aplicación del procedimiento, o la materia a la cual se limita el mismo.
IV.3 Referencias.
Conjunto de normatividad aplicable directamente al procedimiento y que no precisa de repetir el marco jurídico del manual de procedimientos.
IV.4 Responsabilidades.
Compromiso adquirido por las áreas, personas o individuos responsables de ejecutar el procedimiento en cuestión.
IV.5 Políticas.
Se describirán los criterios generales que permitan orientar las acciones específicas durante el procedimiento.
IV.6 Definiciones.
Se anotarán los términos técnicos que se utilicen en el procedimiento para dar
claridad, asi como las siglas con las que se abrevien los nombres de las Unidad Administrativas o cualquier área de éstas.
IV.7 Descripción del procedimiento.
Se deben redactar las actividades para la realización del procedimiento, en forma
clara, sencilla y de manera secuencial. La descripción de cada actividad debe iniciar
con un verbo en tiempo presente. Además, deberá considerar lo siguiente:
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Enumerar las actividades de manera progresiva (1, 2, 3,…)
Se pueden referir los nombres de las áreas o puestos responsables que intervengan
en la ejecución de actividades, hasta el nivel mínimo de responsabilidad,
describiendo el nombre completo del área tal y como se encuentra en la estructura orgánica vigente autorizada.
La redacción deberá ser clara, breve y concisa pero respondiendo a las preguntas
¿qué se hace? y ¿para qué se hace?. de manera que su utilización resulte práctica y
evite confusiones en la interpretación de su contenido.
El formato en el que se describirán los procedimientos y diagramas de flujo, lo dará a conocer la DAOE cuando den inicio los trabajos de elaboración.
IV.8 Diagrama de flujo.
Los procedimientos también deberán presentarse en forma gráfica de tal manera que
sean congruentes con la secuencia de las actividades indicadas en la descripción,
señalando responsabilidades, tiempo de realización (plazos), en caso de que aplique,
los documentos necesarios para su elaboración así como los documentos que se
generen en cada actividad (es decir, registros documentales). Para tal caso se deberá
utilizar la simbología indicada en el Anexo 1. “Simbología para la elaboración de flujogramas”.
V. ESPECIFICACIONES DE FORMATO PARA LOS PROCEDIMIENTOS
El manual de procedimientos deberá elaborarse en Word, utilizando letra tipo arial de
10 puntos, conforme se señala tanto en la carátula, hoja de contenido, y contenido de
los procedimientos; para los títulos se utilizará mayúsculas y en negrita.
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Anexo 1. Simbología para la elaboración de procedimientos.
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VI. Glosario de términos
Actividad.- Acciones afines, sucesivas y necesarias ejecutadas por un grupo de
personas correlacionadas en la misma área de trabajo para cumplir con un objetivo.
Área administrativa.- Parte de la institución en la que se subdivide una unidad
administrativa y a la cual se asigna una responsabilidad, de acuerdo a su nivel
jerárquico, desde la jefatura de departamento, subdirección, dirección, coordinación, dirección ejecutiva y dirección general.
Denominación del puesto.- Es el nombre que se le asigna al puesto, y debe ser acorde con los objetivos y funciones que le fueron asignados.
Diagrama de flujo.- Es la representación gráfica de las actividades señaladas en el
procedimiento, que muestra los puestos y las unidades responsables que intervienen en cada actividad.
Dictamen.- Es el documento de autorización que emite la UAF con respecto al manual
de procedimientos institucional, una vez que ha sido revisado, analizado y se ha verificado que cumple con los criterios establecidos en la presente guía técnica.
Estructura orgánica.- Es la organización formal en la que se establecen los niveles
jerárquicos y se específica la división de funciones, la interrelación y coordinación que
deben existir entre las diferentes unidades organizacionales, a efecto de lograr el cumplimiento de los objetivos.
Estructura básica.- Forma parte de la estructura orgánica y abarca generalmente los
puestos del primero y segundo nivel jerárquico, cuyos(as) titulares tienen la misión de
planear, conducir e implementar las acciones estratégicas encaminadas al logro de los
objetivos institucionales. En el caso de ProMéxico, dichos puestos son: Dirección
General, Jefaturas de Unidad, Coordinación General de Asuntos Jurídicos y Coordinación General de Comunicación e Imagen.
Estructura no básica.- De la misma forma que la básica, la estructura no básica
forma parte de la estructura orgánica, y abarca los puestos que van del tercer nivel
hasta el último jerárquicamente, en cuyos(as) titulares recaen las responsabilidades de
dirigir, coordinar, supervisar, investigar e integrar las acciones encaminadas al logro de
los objetivos de cada unidad administrativa, y en consecuencia los objetivos
institucionales. En el caso de ProMéxico dichos puestos son: Direcciones Ejecutivas,
Coordinaciones, Direcciones de Área, Subdirecciones de Área, Jefaturas de Departamento y Enlaces.
Enlace designado.- Es la persona nombrada por el titular de la unidad administrativa para coordinar los trabajos de elaboración y actualización de los manuales.
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Funciones.- Constituyen el conjunto de actividades afines, a través de las cuales se
alcanzará el objetivo planteado. Las funciones deberán ordenarse de acuerdo a la importancia y naturaleza del área de que se trate, éstas pueden ser:
Funciones sustantivas.- Son las que identifica la esencia de la unidad administrativa
para el cumplimiento de los objetivos institucionales, y están vinculadas directamente con la razón de ser del fideicomiso.
Funciones de apoyo.- Son aquéllas que facilitan y contribuyen al logro de las
funciones sustantivas, ya que forman parte del proceso administrativo y que por
naturaleza técnico administrativa, son de carácter obligatorio y de aplicación general para toda la organización.
Función.- Conjunto de actividades afines y coordinadas que se necesitan realizar para
alcanzar los objetivos de la dependencia o entidad, y de cuyo ejercicio, generalmente
es responsable un área organizacional: se define a partir de las disposiciones jurídico-administrativas vigentes.
Flujograma (FL).- Descripción gráfica que refleja la relación entre las funciones de
entradas y salidas de un proceso.
Nivel jerárquico.- Es la división de la estructura orgánica administrativa para asignar
un grado determinado a las unidades internas definiendo rangos, o autoridad y responsabilidad; independientemente de la clase de función que se les encomiende.
Norma Oficial ISO 9001:2008.- Elaborada por la Organización Internacional para la
Estandarización, y específica los requisitos para un sistema de gestión de la calidad
que pueden utilizarse para su aplicación interna por las organizaciones, para
certificación o con fines contractuales. Es la base del Sistema de Gestión de la Calidad
ya que es una norma internacional y que se centra en todos los elementos de
administración de calidad con los que una empresa debe contar para tener un sistema efectivo que le permita administrar y mejorar la calidad de sus productos o servicios.
Organigrama.- Es la representación gráfica de la estructura orgánica de una
dependencia o entidad, en la que se pueden observar las relaciones entre las unidades que la componen, las líneas de mando y los tramos de control.
Plaza.- Es la posición individual de trabajo que no puede ser ocupada por más de
un(a) servidor(a) público(a) a la vez, que tiene una adscripción determinada y debe respaldarse presupuestalmente.
Puesto.- Es la unidad impersonal de trabajo integrada por un conjunto homogéneo de
tareas, responsabilidades y requisitos para el cumplimiento de una o varias funciones y
el logro de los objetivos de una o varias áreas administrativas.
Procedimientos Institucionales.- Son aquellos que no se encuentran en el alcance del SGC.
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Procedimiento de Calidad (PC), de Gestión (PG) y Administrativo (PA).- Es la
forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso. Debe presentarse de
manera escrita y mediante un flujograma.
Procedimiento.- Es la narración cronológica y secuencial de cada una de las
actividades que describen: quién, qué, cómo, dónde y cuando se realizan dichas
actividades.
RD.- Responsable de la Dirección ante el Sistema de Gestión de Calidad en ProMéxico.
SGC.- Sistema de Gestión de Calidad en ProMéxico.
Unidad administrativa.- Es el órgano que tiene funciones al interior de la entidad,
que la distinguen y diferencian de las demás dependencias/entidades, conformándose
a través de una infraestructura organizacional específica y propia, denominadas áreas
administrativas. La unidad administrativa está conformada por puestos de la estructura
básica y no básica, que van del segundo y hasta el último nivel jerárquicamente.
Con el objeto de unificar el criterio cuando se haga referencia a las unidades
administrativas que conforman ProMéxico, se utilizarán las siguientes siglas:
Dirección General.- DG
Unidad de Promoción de Inversiones y Negocios Internacionales.- UPINI
Unidad de Promoción de Exportaciones.- UPE
Unidad de Apoyos y Relaciones Institucionales.- UARI
Unidad de Inteligencia de Negocios.- UIN
Unidad de Administración y Finanzas.- UAF
Coordinación General de Comunicación e Imagen.- CGCI
Coordinación General de Asuntos Jurídicos.- CGAJ
Órgano Interno de Control.- OIC
Dirección de Análisis Organizacional y Estructuras.- DAOE
Dirección de Rendición de Cuentas y Mejora Regulatoria.- DRCMR
Para hacer referencia a las áreas administrativas de cada Unidad, se utilizaran las
siglas que éstas determinen para ser aplicadas internamente con el fin de dar
ordenamiento entre procedimientos.
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Procedimientos certificados
bajo la Norma ISO 9001:2008
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Adicional a todos los Criterios Generales descritos anteriormente, los procedimientos
documentados y establecidos para el SGC deberán observar lo siguiente:
Revisión, validación, y actualización de los manuales.
Los pasos a seguir para modificar los procedimientos que se encuentran en el
alcance del SGC, se realizarán conforme al procedimiento de Control de
documentos, establecido para tal efecto y en apego a la Norma Oficial ISO 9001:2008.
Revisión y actualización.
Los procedimientos certificados en la Noma Oficial ISO 9001:2008 deben tener un código de identificación que se integrará conforme al siguiente criterio:
a) Código de identificación del área a la que pertenecen:
UAF = Unidad de Administración y Finanzas,
DEF = Dirección Ejecutiva de Finanzas,
DERH = Dirección Ejecutiva de Recursos Humanos,
DERMSG = Dirección Ejecutiva de Recursos Materiales y Servicios
Generales,
DETI = Dirección Ejecutiva de Tecnologías de la Información,
UARI = Unidad de Apoyos y Relaciones Institucionales
b) Seguido de guion y número consecutivo del documento. La numeración
de todos los procedimientos certificados en ISO 9001:2008 que integren
el SGC iniciará preferentemente en el orden de las áreas como se señala
en el punto anterior. Adicionalmente, la numeración se realizará
consecutivamente por procedimientos de cada área.
c) En el caso de que existan varios procedimientos correspondientes a un
mismo punto de la Norma, la DAOE asignará una literal para cada uno de
ellos empezando por la “A”.
d) El Número de Revisión, separado por una diagonal. La primera versión
utilizará el “0”y de manera subsecuente cambiará de versión únicamente
cada procedimiento, y no así el Manual de procedimientos.
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Criterios Generales para elaborar
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Ejemplo:
Todos los procedimientos, así como los que integran el sistema de gestión de
calidad se elaborarán preferentemente en Word, y los flujogramas en Microsoft
Visio.
En el encabezado de los procedimientos deben indicarse: Fecha de elaboración,
conforme el encabezado de estos Criterios Generales, y en la última página
corresponde al “Control de Emisión” para la firma y puesto de quien Elaboró,
Revisó y Autorizó.
Tanto los procedimientos institucionales, como los certificados en ISO
9001:2008 (PC, PG, PA) deben contener los puntos que se indican en el
numeral IV. ELEMENTOS QUE DEBEN CONTENER LOS PROCEDIMIENTOS, especificando N/A cuando uno de ellos “no aplique”, si fuera el caso.
México, D.F., a 20 de septiembre de 2012.
Propone: Aprueba:
Lic. Raúl Alcántara Mendoza Lic. Ana María Rivas Llamas
Director Ejecutivo de Recursos Humanos Jefa de la Unidad de Administración y Finanzas
DAOE - PR - 01 / 0
Número de versión (inicia en “0”)
Número consecutivo de los procedimientos.
Indicación de que es un procedimiento
Siglas del Área responsable del procedimiento o instrucción de trabajo