Communicatie als strategisch instrument bij verandertrajecten

in de langdurige zorg

Saskia ter Kuile, Communicatiemanager In voor zorg! s.terkuile@vilans.nl 06-46212004

Communicatie In voor zorg! Volgens principes van Whole Scale Change

Whole Scale Change

R.de Wilde en A. van Nistelrooij, Praktijkboek Large Scale Intervention, Kluwer, 2012

Beleid en maatschappij

In voor zorg-traject

http://www.youtube.com/watch?v=bGVe3wRKmH0

Communicatielessen van Kotter• Het gevaar van te weinig communiceren is

een serieus risico bij een verandertraject.• Organiseer je communicatie: kijk naar alle

bestaande kanalen, zet ze in en optimaliseer ze.

• Activeer ‘change agents’ in de organisatie.

Communicatie in verandertraject

• Scan = organisatiediagnose met aanbeveling

• Plan van Aanpak = beschrijving van verandertraject met te verwachten en gewenste resultaten

• Paragraaf Communicatie – in welke fasen van het verandertraject wordt welke communicatie ingezet voor welke doelgroepen?

Paragraaf Communicatie1. Actieve participatie: hoeveel mensen zijn

(direct) bij het traject betrokken, wie zijn het en hoe weten ze wat er gebeurt?

2. Systeemdenken bepaal het geheel -

doelstelling verandertraject:– Afgerond traject? Bv inrichten centraal

servicepunt – Goed voorbeeld / overdraagbaar?– Pilot / opschaalbaar?

Voorbeeld Servicepunt Archipel Boodschap: met het nieuwe Archipel servicenummer (040-2646464) leiden we onze (nieuwe) cliënten met één telefoontje naar de juiste plek in onze organisatie.

Doelgroepen:

Sturing

• Stuurgroep

• Cliëntenraad

• OR

Samenwerkende functiegroepen

• Managers zorg (aan huis)

• Medewerkers

bewonersadministratie

• Medewerkers

financiële administratie

• Zorgconsulenten en consulenten zorg en dienstverlening

• Huidige medewerkers servicepunt

• Receptionisten

Overige doelgroepen• Ondersteunende medewerkers

(ICT, concern staf etc.)• Programmanager cliënt in regie• Uitvoerende medewerkers

zowel intra- als extramuraal

Planning: ruggengraat van traject en communicatie

1. Planning verandertraject – benoem de te verwachten mijlpalen.

2. Leid hiervan de focuspunten voor communicatie af.

Voorbeeld: Riwis Kanteling WMO

1.4 Mijlpalen / fasering

jan 2012 Analysefase per deelproject

febr-mrt Conclusie en advies per deelproject

mrt-juni Start 4 pilotprojecten- stakeholders pilot

juni-juli Vaststellen projectplannen

sept-febr 2013 Implementatie-alle betrokkenen / corporate jan-apr Resultaten monitoren/ feedback

Model voor snellere verspreiding van de verandering

Wat ga je veranderen met wie?Informatie

Waarom moeten we veranderen?Houding

Wat gaan we anders doen?Houding/gedrag

Voortgang bewaken, bevestigenresultaten

S.W.Fraser & P.Stienstra, Vaart in verspreiding, NIZW, 2006

januari 2012 Analysefase per deelproject Communicatie op het niveau van sturingMiddelen: Gesprek-Factsheet

febr-mrt Conclusie en advies per deelproject

Besluitvorming? Bespreekpunt bij MT; OR; CR Maart start lijncommunicatie

mrt-juni Start vier pilotprojecten Communicatie alle doelgroepen van pilots: wie? Organisatie beschrijving voor uitrol

juni-juli Vaststellen projectplannen Communicatie voor alle doelgroepen van pilots; info bv Intranet; lijncommunicatie

sept-febr 2013 Implementatie Communicatie in de pilots én berichten voor de hele organisatie.

jan-apr 2013 Resultaten monitoren Mijlpaal succes inbouwen.

Zelf aan de slag!

• Vertaal de doelstelling van je In voor zorg-traject naar een communicabele boodschap

• Maak een planning van het veranderingstraject op hoofdlijnen

• Identificeer hierin de mijlpalen voor communicatie

Communicatie In voor zorg!Vind alles wat je nodig hebt op:

•http://www.invoorzorg.nl/ivzweb/Overzichten-In-Voor-Zorg!/Overzichten-In-Voor-Zorg!-Over-In-voor-zorg!/Overzichten-In-Voor-Zorg!-Over-In-voor-zorg!-Communicatie.html?hoofdthema=-1