Collaboration in Zeiten von Web 2 -...

24.09.2008 Reiner Gratzfeld, Henkel KGaA1

Collaboration in Zeiten von Web 2.0

Alter Wein in neuen Schläuchen oder innovative Lösung aller Probleme?

Reiner Gratzfeld


Web 2.0 – was stimmt denn nun ?

Enterprises can no longer ignorethe gravitational pull of Web 2.0 technologiesEnterprises can no longer ignoreEnterprises can no longer ignorethe gravitational pull of Web 2.0 technologiesthe gravitational pull of Web 2.0 technologies

Butler Group 09.2008

Handelsblatt 12.06.2008


Das ist Web 2.0


Web 2.0 = Das Mitmachweb

Source: Dion Hinchliffe 2006


Und so sieht es in den Firmen aus…

VideoKonferenzen

VideoKonferenzen

WebMeetings

WebMeetings

TeamräumeTeamräume

InstantMessaging

InstantMessaging

E-MailE-Mail

“Sie haben 83 neueE-Mails in Ihrem

Posteingang”

“Sie haben 83 neueE-Mails in Ihrem

Posteingang”

TelefonTelefon“Der gewünschte Teilnehmer

ist momentan nichterreichbar. Bitte hinterlassen

Sie eine Nachricht.”

“Der gewünschte Teilnehmerist momentan nicht

erreichbar. Bitte hinterlassenSie eine Nachricht.”


Agenda

• Collaboration bei HenkelAlles eMail oder was ?

• Integration von Collaborationund GeschäftsprozessenBenötigen wir das überhaupt ?

• Social SoftwareNeues Hobby für alle Junggebliebenen oder Quantensprung für die Collaboration in Unternehmen ?


Agenda





Lotus Notes/Domino Henkels strategische Plattformfür eCollaboration

• Seit 1993 im Einsatz

• Weltweit standardisierte Plattform für eMail und Collaboration Anwendungen

• Notes Client flächendeckend ausgerollt

• Einziges eMail System in der Henkel Gruppe


Lotus Notes/Domino – mehr als eMail

Lotus Notes ist das meistgenutzteIT System bei Henkel mit• mehr als 35.000 Nutzern• weltweit mehreren tausend

Notes Anwendungen

Beispiele:• Henkel Intranet• Standardisierte Teamräume• KM Datenbanken• Document Management Services • Workflowanwendungen• Integration von SAP R/3, SAP BW und

anderen Systemen• Web und Notes Client


Standardisierte Teamräume

Standard Notes Anwendungzur Unterstützung aller Artenvon Teams:

AbteilungenProjekt TeamsCommunities

Standard Notes Anwendungzur Unterstützung aller Artenvon Teams:

AbteilungenProjekt TeamsCommunities

Flexibel an konkreteAnforderungen anpassbarFrei definierbare StrukturenUnterschiedlichsteDokumenten TypenDirekt einsetzbarWeb oder Notes Frontend

Flexibel an konkreteAnforderungen anpassbarFrei definierbare StrukturenUnterschiedlichsteDokumenten TypenDirekt einsetzbarWeb oder Notes Frontend

Supports meeting organizationSupports meeting organization

Schedule a meeting

Inviteparticipants

Send agenda

Writeminutes

Distributeminutes& tasks

Checkprogressof tasks

...NextMeeting


Web Conferencing

Instant Messaging – Lotus Sametime

Awareness

• Synchrone Kommunikationzwischen allen Lokationen weltweitohne administrative Vorbereitungen(ad-hoc Meetings und geplante Meetings)

• Vollständige Integration mitLotus Notes e-mail und Anwendungen

• Funktionalität:

• Awareness: Wer ist online? Wo?

• Instant Messaging: Chat

• Application Sharing: Virtuelle Konferenzen,Remote Präsentationen, gemeinsames Arbeitenan Anwendungen und Dokumenten

Chat


Agenda





Structured Processes vs. Knowledge Work

Objective:Defined outputs

Process: Routine, repeatable, defined

Output:Defined product or service

Resources: Defined inputs (skilled labor, materials, equipment)

Systematic Work

Objective:Resolve a problemImprove, Invent, Discover

Output:SolutionsNew process, product, service New knowledge

Resources: Variable (information, communications, business objectives, tools)

Process: Variable, unstructured, dynamic, collaborative, evolving

Non-routine Knowledge Work

Source:Collaboration is about supporting people, processes and technologies that enable people to work together on a nonroutine cognitive task.Collaboration is about supporting people, processes and technologies that enable people to work together on a nonroutine cognitive task.


Integration von Collaboration Funktionalität in Geschäftsanwendungen

Quick Mail

Instant Messaging

Computer TelephoneIntegration (CTI)

Zukünftige Anwendungen integrierenkontextabhängig Collaborations Tools zur

Unterstützung der Geschäftsprozesse

Zukünftige Anwendungen integrierenkontextabhängig Collaborations Tools zur

Unterstützung der Geschäftsprozesse


Henkel Portal

Vision:Bereitstellung eines zentralen personalisierten, integrierten und intuitiven Zugriffs zu allen relevanten Anwendungen und Informationen für alle Mitarbeiter der Henkel Gruppe

Single Point of accessSingle Sign-onRollen-basierte Personalisierung

Kein Information OverloadIntegration von eMail, Kalender und InstantMessagingIntegration von GeschäftsanwendungenHenkel weite SucheVollständig Browser-basiert

Keine Client InstallationZugriff zum persönlichen Arbeitsplatz unabhängig von StandortCorporate Design

Einheitliches look & feel

Vision:Bereitstellung eines zentralen personalisierten, integrierten und intuitiven Zugriffs zu allen relevanten Anwendungen und Informationen für alle Mitarbeiter der Henkel Gruppe

Single Point of accessSingle Sign-onRollen-basierte Personalisierung

Kein Information OverloadIntegration von eMail, Kalender und InstantMessagingIntegration von GeschäftsanwendungenHenkel weite SucheVollständig Browser-basiert

Keine Client InstallationZugriff zum persönlichen Arbeitsplatz unabhängig von StandortCorporate Design

Einheitliches look & feel


Zukünftige Anwendungsentwicklung

SAP R/3

Vorteile: Ein einziges Frontend für alle AnwendungenAusnutzung der jeweiligen Stärken aller Systeme

Vorteile: Ein einziges Frontend für alle AnwendungenAusnutzung der jeweiligen Stärken aller Systeme

LotusNotesSAP BW Corporate

Directory

Cross System Application Platform

User FrontendEnterprise

Portal

Durch das Portal bereit-gestellte Funktionalität:User FrontendSystem IntegrationCross system Workflow

Durch das Portal bereit-gestellte Funktionalität:User FrontendSystem IntegrationCross system Workflow


Agenda





Web 2.0 Technologien

Von Nutzern geliebt, von IT argwöhnisch beäugt

• Steigende Nachfrage nach neuen Technologienausgehend vom Consumer Markt:• Wikis• Blogs• Podcasts• Social Networks• Instant Messaging• Mobile Geräte & Anwendungen

• IT vielfach reserviert bis ablehnend Gründe: • offene Fragen zu Sicherheit und Steuerbarkeit• Selbstverständnis der IT als technologische Vorreiter• „Das ist doch nicht Neues, wir machen das

doch schon seit Jahren mit Notes/SharePoint …“


Typische Eigenschaften von Social Applications

4. Autor / History

1. Direkt und einzelnadressierbar

3. Feedback / Diskussion

2. Im Kontext ändern


Typische Eigenschaften von Social Applications

5. SelbstaufbauendeStrukturen

8. Seitenüberwachung

7. Beurteilung

6. Relevanz(nutzungsbasiert)


: Social Software Fills the Gap Between the Inflexible and the Chaotic

Engineered:Inflexible Structure

Personal:Chaotic Structure

Organize

Create

Find

Interact

• Rigid schemas, workflows, access rights, templates, etc.

• Costly, infrequent Changes• Mandated participation

• Rigid metadata• Isolated repositories• Proprietary formats• Often out of date

• Invisible work in progress• Invisible history

• Each user reinvents their own structure through folders and labels

• Largest body of information not organized

• "Cut-and-paste"' reuse• Out of context views

• Mismatch between formal structure and use.

• Too much or too little

Open and Freeform:Adaptive Structure

• Open to participation• Open to modification• Reuse in context• Visible work in progress• Incremental refinement

• Links, tags, ratings, and usage determine importance and quality

• Find content through people links• Find people through content links

• Dynamic profiles• Interaction records reinforce

personal and group identity, reputation and memory

• Flexible feeds and alerts

• Organization reflects current use and needs

• Natural group formation based on activities and interests

• Too much noise (duplication, version changes)

• E-mail rules

Source:


Ansätze bei Henkel: Wikis

• Piloten: Abteilungs-/Bereichsspezifische Wikis

• Beispiele:• IT Architektur• Dokumentation von

Anwendungssystemen• Unternehmensbereichs Wikis

• Erstes Feedback:• Generell positiv• Intuitive Arbeitsweise• Vorüberlegungen /

Strukturierung notwendig• Kritische Masse aktiver Nutzer !


Ansätze bei Henkel: Expertensuche / Profile

• In Vorbereitung: Profile der IT

• Mischung von Informationen aus HR-Systemen und Input durch Anwender

• Erstes Feedback:• Großes Interesse / Nutzen an

konsolidierter Bereitstellungaller öffentlich verfügbaren Informationen über eine Person

• Sensibles Vorgehen erforderlich(Freiwilligkeit, Kontrolle des einzelnen)

• Datenqualität !


Ansätze bei Henkel: Blogs

• Pilot:Open Dialogue des CIO

• Mögliche Beispiele:• Blogs der Geschäftsführung zu aktuellen Themen• Abteilungsspezifische Blogs

(insb. bei internationalen Teams)• Gruppenblogs (mehrere Autoren)

• Erstes Feedbackaus Diskussionen:• Gemischt• Unterschiedliche Bewertung

von Chancen und Risiken• Bedeutet erhebliche Änderung

in der Kommunikationskultur


Wussten Sie, dass…

• …eine Technologiefirma durch den Einsatz eines Wikis die Bearbeitungszeit von Supportanfragen von 72 auf 4 Stunden reduziert hat ?

• …ein Nahrungsmittelhersteller nur durch eine Kundencommunity ein neues Produkt zum erfolgreichen Relaunch geführt hat ?

• …ein Pharmahersteller durch ein Alumni-Netzwerk das Wissen und die Kontakte ehemaliger Mitarbeiter für die Firma sichern und weiternutzen konnte ?


und außerdem …

Junge Menschen - unsere zukünftigen

Mitarbeiter und Kunden -erwarten, dass Tools, mit

denen sie in ihrem privaten Umfeld seit Jahren arbeiten, selbstverständlich auch in

modernen Firmen eingesetzt werden.


Web 2.0 - Empfehlungen

• Nicht jedes im Internet erfolgreiche Konzept funktioniert im Unternehmen !

• Warte nicht, bis Deine Kunden schon Lösungen gefunden haben !

• Starte überschaubare Pilotprojekte – kein Big Bang !

• Überlege sorgfältig, was Du mit einem Web 2.0 Projekt erreicht willst !

• Definiere klare Regeln – aber vermeide Überregulierung !

• Ein wenig Chaos ist besser als gar keine Informationen !

• Nächstes Jahr gibt es neue und bessere Tools – aber das wird auch in 10 Jahren so sein


Die Bedeutung von eCollaboration wird in den nächsten Jahren weiter zunehmen

“During the next decade, collaboration will rise above the "radar screen" for many corporations.

Organizations will increasingly observe, manage, monitor and measure, and archive the artifacts of collaboration.”


Fragen ?

Reiner Gratzfeld

Henkel KGaA40191 Duesseldorf

Tel.: +49 – 211 – 797 2339Fax: +49 – 211 – 798 1530Email: [email protected]: www.henkel.com

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mailto:[email protected]

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http://www.henkel.com/

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Mehr als 132 Jahre Qualität von Henkel


Unsere Vision

Henkel ist führend mit Marken und Technologien, die das Leben der Menschen leichter, besser und schöner machen.


Drei Geschäftsfelder

Qualität mit Marken und Technologien

Wasch-/ Reinigungsmittel

AdhesivesTechnologies

Kosmetik/Körperpflege


Henkel Konzern-Zentrale in Düsseldorf-Holthausen


Henkel weltweit

• 13.074 Mio. Euro Umsatz • 125 Länder• 52.300 Mitarbeiter

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