Circular Unica 047 de 2007

Libertad y Orden

Circular nica

Carrera 13 No. 32-76 PBX 3300210 Ext. 3101 www.supersalud.gov.co Bogot Colombia

Modificada C. E. No. 049 de 2008 Pgina 1 de 770

CIRCULAR EXTERNA No. 047

CIRCULAR NICA

(30 DE NOVIEMBRE DE 2007)

PARA: ENTIDADES, SUJETOS VIGILADOS Y USUARIOS DE LA SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD

DE: SUPERINTENDENTE NACIONAL DE SALUD

ASUNTO: INSTRUCCIONES GENERALES Y REMISIN DE INFORMACIN PARA LA INSPECCIN, VIGILANCIA Y CONTROL

1. Objetivo y Alcance Con fundamento en las facultades Constitucionales y Legales de la Superintendencia Nacional de Salud, se expide la Circular nica, acto administrativo en el cual se renen en un solo cuerpo normativo todas las instrucciones de la entidad que se encuentran vigentes, con los siguientes propsitos:

Recopilar, modificar y actualizar todas Circulares Externas y Cartas Circulares expedidas por la Superintendencia Nacional de Salud.

Facilitar a los destinatarios de su misin de inspeccin, vigilancia y control, el cumplimiento, comprensin y consulta de las instrucciones expedidas por esta Superintendencia.

Proporcionar a sus funcionarios un instrumento jurdico unificado y coherente que determine con precisin las reglas aplicables a las situaciones concretas que se inscriben dentro de su mbito de competencia.

2. Estructura 2.1 Composicin La Circular nica contiene en cada uno de los ttulos que la componen las instrucciones y solicitudes de informacin dispuestas por la Superintendencia Nacional de Salud, las cuales sern de obligatorio cumplimiento para los sujetos vigilados.

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2.2 Consulta y Uso Para la consulta y uso de la Circular nica, por parte de los diferentes usuarios, se considera necesario establecer que se deben observar las siguientes pautas: 2.2.1 Elementos La Circular se encuentra compuesta por una tabla de contenido y ttulos, integrados por captulos. Los captulos se descomponen en numerales y subnumerales hasta de cinco dgitos y literales, en los casos en que se hace necesario. Cada ttulo corresponde a un grupo de sujetos vigilados, de acuerdo con el rol asumido dentro del Sector Salud. En ttulo XI, corresponde a los anexos tcnicos necesarios para el cumplimiento de las instrucciones de remisin de informacin impartidas, a los cuales se hace remisin expresa en su contenido y parte integrante del texto de la misma. Los anexos coinciden con los formatos que las entidades vigiladas deben utilizar para remitir informacin ante la Superintendencia. Para ubicar cada uno de los formatos en el ttulo XI Anexos Tcnicos, stos se enumeran segn el orden en el que aparezcan en la Circular. Los ttulos de la Circular nica son:

Ttulo Tema

Primero Disposiciones Generales

Segundo Entidades Administradoras de Planes de Beneficios

Tercero Generadores de recursos econmicos para la salud

Cuarto Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud

Quinto Entidades Territoriales

Sexto Fondo de Solidaridad y Garanta FOSYGA-

Sptimo Proteccin al Usuario y Participacin Ciudadana

Octavo Otros actores

Noveno Medidas Especiales

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Dcimo Glosario

Undcimo Anexos Tcnicos 2.2.2. Presentacin La Circular se presenta en hojas numeradas segn cada uno de los ttulos, lo cual facilitar su modificacin, adicin y actualizacin de los diferentes temas. 3. Consulta La Circular nica podr ser consultada:

3.1. En forma permanente en la pgina Web de la Superintendencia www.supersalud.gov.co 3.2. El texto original de la Circular nica, en medio fsico, reposar en la Secretara General de la Superintendencia.

Cualquier persona natural o jurdica interesada en obtener copia, simple o autentica, de la misma, podr solicitarla, mediante escrito dirigido a la Secretara General de la Superintendencia Nacional de Salud. El costo de las fotocopias correspondientes a la Circular nica que sean solicitadas por entidades u organismos que no paguen tasa a la Superintendencia deber ser cubierto por el interesado, de acuerdo con el valor establecido para tal fin por la entidad. 4. Normatividad y modificaciones realizadas La Circular nica adems de contener las instrucciones y solicitudes de informacin de las anteriores Circulares Externas y Cartas Circulares, con su expedicin se actualizan y modifican los temas consignados en cada una de stas de conformidad con las nuevas normas expedidas por el Gobierno Nacional y los pronunciamientos efectuados por la Corte Constitucional frente a las disposiciones que regulan el Sector Salud. 5. Contenido

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Tabla de Contenido

Ttulo I DISPOSICIONES GENERALES 6

Captulo primero Seguridad tcnica y jurdica para las comunicaciones electrnicas de la Superintendencia Nacional de Salud que requieren firma digital

Captulo segundo Pautas Publicitarias

Captulo tercero Revisores Fiscales

Captulo cuarto Cdigo de tica y de Buen Gobierno

Captulo quinto Facultades Jurisdiccionales

Captulo sexto Facultades de Conciliacin

Captulo sptimo Cadena de Custodia de Evidencia Forense (modificacin Circular Externa No. 049 de 2008)

Ttulo II ENTIDADES ADMINISTRADORAS DE PLANES DE BENEFICIOS 49

Captulo primero Entidades Promotoras de Salud

Captulo segundo Empresas que administran Planes Adicionales de Salud

Captulo tercero Regmenes de Excepcin y Especiales

Ttulo III GENERADORES DE RECURSOS 133

Captulo preliminar Control al Lavado de Activos (modificacin Circular Externa No. 049 de 2008)

Captulo primero Operadores del Juego de Lotera Tradicional

Captulo segundo Operadores del Juego de Apuestas Permanentes o Chance

Captulo tercero Juegos de Suerte y Azar distintos a Loteras y Chance

Captulo cuarto Bebidas Alcohlicas

Ttulo IV INSTITUCIONES PRESTADORAS DE SERVICIOS DE SALUD 174

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Captulo primero Disposiciones Comunes

Captulo segundo Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud de naturaleza privada

Captulo tercero Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud de naturaleza pblica

Ttulo V ENTIDADES TERRITORIALES 193

Ttulo VI FONDO DE SOLIDARIDAD Y GARANTA (FOSYGA) 214

Ttulo VII PROTECCIN AL USUARIO Y PARTICIPACIN CIUDADANA 216

Captulo primero Proteccin al Usuario

Captulo segundo Participacin Ciudadana

Ttulo VIII OTROS ACTORES 234

Captulo primero Compaas de Seguros autorizados para operar el ramo SOAT

Captulo segundo Indumil

Captulo tercero Cajas de Compensacin Familiar que no administran rgimen subsidiado

Ttulo IX MEDIDAS ESPECIALES 236

Captulo primero Marco legal de las acciones y medidas especiales

Captulo segundo Intervencin Forzosa Administrativa para Administrar

Captulo tercero Intervencin Forzosa Administrativa para Liquidar

Captulo cuarto Intervencin Tcnica y Administrativa

Captulo quinto Liquidaciones Voluntarias (Supresin y liquidacin)

Ttulo X GLOSARIO 254

Ttulo XI ANEXOS TCNICOS 266

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Ttulo I

Disposiciones Generales



TTULO I DISPOSICIONES GENERALES

En este primer ttulo se encuentran las instrucciones que tienen como destino dos o ms entidades o sujetos de vigilancia y aquellas relacionadas con las nuevas facultades jurisdiccionales y de conciliacin otorgadas a la Superintendencia.

CAPTULO PRIMERO SEGURIDAD TCNICA Y JURDICA PARA LAS COMUNICACIONES ELECTRNICAS DE LA SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD QUE REQUIEREN FIRMA DIGITAL. Con el fin de garantizar un intercambio seguro y eficiente de los datos entre los vigilados y la entidad, y garantizar los atributos de autenticidad, integridad y no repudio de la informacin, la Superintendencia Nacional de Salud, incorpora la aplicacin de nuevas tecnologas de seguridad en sus comunicaciones electrnicas, de conformidad con lo establecido en la ley 527 de 1999, el decreto reglamentario 1747 de 2000; que definen y reglamentan el acceso y uso de los mensajes de datos, as como la firma digital y las entidades de certificacin. En particular, se busca, entre otros objetivos, reducir al mnimo posible la utilizacin y flujo de documentos en soporte caratular (papel), asegurando la identificacin plena de los emisores de documentos electrnicos, certificando la recepcin efectiva y oportuna de los datos por parte del verdadero destinatario y garantizando la seguridad tcnica y jurdica (dado su valor probatorio) de la informacin. Dicha seguridad en los entornos electrnicos se refleja en atributos jurdicos como la autenticidad, integridad y no repudio. El sistema de certificacin digital permite establecer la identidad y otras cualidades de una persona que acta a travs de una red informtica, un sistema de informacin y, en general, cualquier medio de comunicacin y/o informacin electrnica. De esta forma, la certificacin digital garantiza: la identificacin y capacidad de las partes que tratan entre s sin conocerse (emisor y receptor del mensaje); la confidencialidad de los contenidos de los mensajes (ni ledos, ni escuchados por terceros); la integridad de la transaccin (no manipulada por terceros) y la irrefutabilidad de los compromisos adquiridos (no repudiacin).

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Teniendo en cuenta lo anterior, los archivos reportados a la Superintendencia va electrnica debern llegar debidamente autenticados, a travs de la utilizacin de firma digital. En consecuencia, las entidades vigiladas debern obtener un certificado digital, expedido por una entidad de certificacin digital abierta debidamente autorizada por la Superintendencia de Industria y Comercio. Esta firma digital deber ser adquirida y administrada por las diferentes entidades vigiladas. Las condiciones, restricciones y el procedimiento tcnico para el uso de esta firma digital, estar determinado por las caractersticas que brinde la entidad de certificacin digital a travs de su Declaracin de Practicas de Certificacin. En este sentido, es necesario tener en cuenta consideraciones generales para la utilizacin de los mensajes de datos y las firmas digitales del sistema electrnico de inspeccin, vigilancia y control de la Superintendencia Nacional de Salud como las que a continuacin se presentan: 1. Caractersticas que deben satisfacer los certificados y firmas digitales. Las comunicaciones electrnicas de cualquier ndole enviadas por las entidades vigiladas a la Superintendencia Nacional de Salud, en cumplimiento de las funciones de inspeccin, vigilancia y control que se encuentren respaldados con una firma digital debern cumplir con las disposiciones del articulo 28 de la Ley 527 de 1999 con el fin de dar por satisfechos los atributos jurdicos propios de una firma digital, garantizando con ello que dicha firma tendr la misma fuerza y efectos que el uso de una firma manuscrita. De igual manera, los certificados digitales que respalden dichas firmas debern cumplir con las disposiciones del articulo 15 del decreto 1747 de 2000, y por lo tanto deben ser emitidos por una entidad de certificacin abierta autorizada por la Superintendencia de Industria y Comercio. 2. Consideraciones para el intercambio de mensajes de datos firmados digitalmente. A continuacin se definen las consideraciones que deben ser tenidas en cuenta para el intercambio de mensajes de datos respaldados con firmas digitales:

2.1. Para el envo de comunicaciones emitidas por las entidades vigiladas, as como para la recepcin de las comunicaciones dirigidas a stos se debe hacer uso de los sistemas de comunicacin definidos por la Superintendencia Nacional de Salud para tal fin.

2.2. Las comunicaciones en forma de mensajes de datos emitidas por la entidad vigilada que requieran de una firma manuscrita en su equivalente en papel, debern encontrarse firmadas digitalmente.

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2.3. Las comunicaciones en forma de mensajes de datos respaldadas con certificados digitales generadas por la entidad vigilada debern encontrarse dentro de los usos aceptados en la Declaracin de Practicas de Certificacin de la entidad de certificacin que emite los certificados.

3. Consideraciones para la verificacin y validacin de mensajes de datos firmados digitalmente por parte de las entidades vigiladas. La Superintendencia Nacional de Salud ser parte confiante en la recepcin de las comunicaciones electrnicas firmadas digitalmente emitidas por sus entidades vigiladas dentro de las funciones propias de inspeccin, vigilancia y control. En su rol como parte confiante la Superintendencia Nacional de Salud verifica que la firma digital asociada al mensaje de datos o comunicacin electrnica satisface:

3.1. Que el certificado digital que respalda la firma digital del acto de comunicacin fue emitido por una entidad de certificacin abierta autorizada para ello por la Superintendencia de Industria y Comercio. 3.2. Que la firma digital puede ser verificada con la clave pblica que se encuentra en el certificado digital en relacin con la firma, emitido por la entidad de certificacin autorizada.

3.3. Que la firma digital fue emitida dentro del tiempo de validez del certificado.

3.4. Que el certificado digital que respalda la firma digital no haya sido revocado, para este efecto, se debe validar que el certificado digital no se encuentre en la base de datos de certificados digitales revocados publicada por la Entidad de Certificacin.

3.5. Que el mensaje de datos goza de integridad.

3.6. Que el mensaje de datos firmado se encuentra dentro de los usos aceptados en la Declaracin de Practicas de Certificacin.

De igual forma, la entidad vigilada deber cumplir con todas las obligaciones que adquiera como suscriptor o parte confiante dentro del Sistema de Certificacin Digital de acuerdo con las disposiciones de la Declaracin de Practicas de Certificacin de la entidad de certificacin. 4. Recomendaciones de seguridad para la administracin del certificado digital. En el presente numeral se establecen las medidas de seguridad necesarias para la administracin del certificado digital, por parte de los vigilados:

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4.1. El Certificado digital es de carcter personal e intransferible.

4.2. No permitir que otras personas conozcan el nmero de identificacin personal clave de proteccin de acceso al certificado digital.

4.3. Si el certificado digital se encuentra almacenado en un dispositivo seguro, este debe estar siempre en poder de su titular o almacenado de manera segura.

4.4. No se debe emplear el dispositivo de almacenamiento del certificado digital para almacenar datos, o para propsitos distintos a firmar digital mente mensajes de datos.

4.5. Si se extrava o se pierde el control del dispositivo de almacenamiento del certificado digital o de su clave de proteccin de acceso debe comunicarse inmediatamente con la entidad de certificacin que lo emiti, y se deber solicitar su revocacin.

4.6 No se debe olvidar la clave de proteccin de acceso al certificado digital, su olvido implica la revocacin del certificado digital y la emisin de un nuevo certificado digital.

4.7. Se deben tener en cuenta las polticas de seguridad asociadas con la clave de proteccin de acceso al certificado digital. Por ejemplo el nmero mxima de ingresos consecutivos errneos permitidos dentro del sistema de certificacin digital.

5. Obligaciones y responsabilidades Generales del suscriptor del certificado digital. La entidad vigilada suscriptora del certificado digital tiene las siguientes obligaciones frente a la entidad de certificacin y terceras personas en la utilizacin de su certificado digital:

5.1. Utilizar la clave privada y el certificado digital emitido tan solo para los fines establecidos y de acuerdo con los condicionamientos establecidos en la Declaracin de Practicas de Certificacin de la entidad de certificacin y en el certificado digital entregado. Ser responsabilidad del suscriptor el uso indebido que este o terceros hagan del mismo. 5.2. Responder por la custodia de la clave privada y de su soporte fsico (si aplica) evitando su prdida, revelacin, modificacin o uso no autorizado. Especialmente, el suscriptor deber abstenerse, sin importar la circunstancia, de anotar en el soporte fsico del certificado digital el cdigo de activacin o las claves privadas, ni

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tampoco en cualquier otro documento que el suscriptor conserve o transporte consigo o con el soporte fsico. 5.3. Solicitar la revocacin del certificado digital que le ha sido entregado cuando se cumpla alguno de los supuestos previstos para la revocacin de los certificados digitales, de conformidad con lo dispuesto en la Declaracin de Practicas de Certificacin de la entidad de certificacin.

5.4. Abstenerse en toda circunstancia de revelar la clave privada o el cdigo de activacin del certificado digital, as como abstenerse de delegar su uso a terceras personas.

5.5. Asegurarse de que toda la informacin contenida en el certificado digital es cierta y notificar inmediatamente a la entidad de certificacin en caso de que se haya incluido cualquier informacin incorrecta o inexacta o en caso de que por alguna circunstancia posterior la informacin del certificado digital no corresponda con la realidad. As mismo, deber comunicar de manera inmediata el cambio o variacin que haya sufrido cualquiera de los datos que aporto para la emisin del certificado digital, aunque estos no estuvieran incluidos en el propio certificado digital.

5.6. Informar inmediatamente a la entidad de certificacin acerca de cualquier situacin que pueda afectar la confiabilidad del certificado digital, e iniciar el procedimiento de revocacin del certificado digital cuando sea necesario. Especialmente, deber notificar de inmediato la perdida, robo o falsificacin del soporte fsico y cualquier intento de realizar estos actos sobre el mismo, as como el conocimiento por otras personas del cdigo de activacin o de las claves privadas, solicitando la revocacin del certificado digital de conformidad con el procedimiento que se establece en la Declaracin de Practicas de Certificacin de la entidad de certificacin.

5.7. Abstenerse de monitorear, alterar, realizar ingeniera reversa o interferir en cualquier otra forma la prestacin de servicios de certificacin digital.

5.8. El suscriptor es el nico responsable por las obligaciones que emanen de las operaciones o negocios jurdicos que se realicen con los certificados digitales, exonerando a la entidad de certificacin de toda responsabilidad por este concepto.

5.9. Cualquier otra que se derive de la ley, del contenido de la Declaracin de Practicas de Certificacin de la entidad de certificacin.

5.10. Manejo del PIN: Es importante destacar que el PIN de proteccin del certificado digital es nico de uso personal e intransferible, el conocimiento del

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mismo ser solo del suscriptor o usuario final, la Entidad de Certificacin Digital no almacena ni asigna los PIN, por lo tanto su olvido implica revocacin del Certificado Digital y obliga a la emisin de un nuevo certificado digital.

5.11. La entidad de certificacin no tiene deber alguno de investigacin o revisin de la ocurrencia de cualquiera de las causales de revocacin establecidas en la Declaracin de Practicas de Certificacin. La entidad de certificacin iniciara el procedimiento de revocacin de certificados digitales tan solo una vez tenga noticia de la ocurrencia de cualquiera de ellas. El suscriptor y la parte confiante - en caso de que sea procedente - tienen la obligacin de iniciar el procedimiento de revocacin del certificado digital tan pronto como tengan conocimiento de la existencia de alguno de estos supuestos.

6. Consideraciones para la conservacin de mensajes de datos firmados digitalmente y/o cifrados y los certificados digitales. La Superintendencia Nacional de Salud, realiza las siguientes recomendaciones para las entidades vigiladas con respecto a la conservacin de los mensajes de datos o documentos firmados digitalmente:

6.1. Las comunicaciones electrnicas que se encuentren respaldados por una firma digital avalada por una entidad de certificacin autorizada conforme a la ley y que en los trminos de esta deban ser conservados, se debern guardar en condiciones que permitan que la informacin sea accesible para su posterior consulta y que garanticen que permanezca completa e inalterada.

6.2. La entidad vigilada deber hacer uso de los mecanismos idneos para llevar a cabo la conservacin de los documentos firmados digitalmente y presentados a la Superintendencia Nacional de Salud, ya que la Superintendencia podr volver a requerir la informacin.

6.3. La entidad vigilada ser responsable de la conservacin de los certificados digitales, su medio de almacenamiento y la clave de acceso al mismo, siempre que estos hayan sido utilizados para el cifrado de mensajes de correo electrnico y/o documentos presentados en forma de mensajes de datos, lo anterior con el fin de garantizar la accesibilidad de los mensajes de datos cifrados para su posterior consulta.

7. Consideraciones sobre los responsables en el suministro de la informacin y el cumplimiento de las instrucciones impartidas por la Superintendencia Nacional de Salud. El envo de la informacin que deben presentar a esta Superintendencia los vigilados a

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quienes se dirige la Circular nica, es responsabilidad de los representantes legales de las Entidades. (Modificado Circular Externa No. 049 de 2008) De igual manera, los contadores y revisores fiscales sern responsables en el evento que se suministren datos contrarios a la realidad y/u ordenen, toleren, hagan o encubran falsedad en la informacin remitida a esta Superintendencia en los trminos que sealan los artculos 10 de la Ley 43 de 1990, 207 y siguientes del Cdigo de Comercio y 43 de la Ley 222 de 1995. CAPTULO SEGUNDO: PAUTAS PUBLICITARIAS La Superintendencia Nacional de Salud, actuando como cabeza del Sistema de Inspeccin, Vigilancia y Control del Sistema General de Seguridad Social en Salud, en ejercicio de sus funciones de Inspeccin, Vigilancia y Control, previstas en las Leyes 100 de 1993 y 1122 de 2007, instruye a las entidades sujetas a su vigilancia, respecto al deber de dejar constancia en la difusin de su publicidad en general de la expresin VIGILADO SUPERSALUD. Para tales efectos, entindase por publicidad en general, toda difusin de mensajes publicitarios, avisos comerciales, afiches, plegables, logotipos, todos ellos con fines de publicidad, de informacin, de capacitacin o similares, que sean puestos en conocimiento pblico a travs de cualquier medio masivo de comunicacin, ya sea prensa, radio o televisin, entre otros. Cuando los anuncios sean emitidos por radio o televisin, el mensaje de la entidad vigilada deber estar seguida de la expresin: VIGILADO SUPERSALUD. (Modificado Circular Externa No. 049 de 2008) 2. Reglas para utilizar la expresin VIGILADO Supersalud en la publicidad impresa: En la difusin de programas publicitarios, se deber anotar la circunstancia de hallarse la entidad, programa o dependencia VIGILADO Supersalud, seguido de expresin: lnea de atencin al usuario: 6500870 018000910383

2.1. TIPOGRAFA

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Se debe utilizar la fuente tipogrfica Century Gothic en un tamao que le permita al receptor del mensaje publicitario identificarlo de manera clara, legible y visible, y que evite el empastelamiento de las palabras. (Modificado Circular Externa No. 049 de 2008) La dimensin de la letra para sealar la Lnea de atencin al usuario: 6500870 Bogot Lnea gratuita nacional 018000910383 debe tener un tamao que la haga legible. (Modificado Circular Externa No. 049 de 2008) 2.2. Construccin del VIGILADO Supersalud La palabra VIGILADO se debe resaltar dentro del texto en una proporcin mayor a la del nombre de la Supersalud y en maysculas, de la siguiente manera:

La expresin Lnea de Atencin al Usuario: 6500870 Bogot Lnea Gratuita Nacional: 018000910383, se anotar centrado de la expresin Vigilado Supersalud, en forma legible, como aparece en el ejemplo.

2.3. Medios publicitarios en los que se debe utilizar el VIGILADO SUPERSALUD.

Se debe utilizar en todos los medios impresos que la entidad vigilada utilice como canal de comunicacin para divulgar un mensaje publicitario relacionado con un servicio o producto, entre los cuales se pueden mencionar los siguientes: Peridicos, revistas, afiches, pancartas, volantes, pendones, catlogos, folletos, plegables, talonarios de pago, recetarios etc., o en los medios audiovisuales en mensajes de radio y televisin Cuando el mensaje sea radial o televisivo el mismo debe ser pausado, claro y comprensible por el oyente o televidente.

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3. Aplicaciones

3.1. Horizontal

Cuando se trate de mensajes publicitarios presentados en formato horizontal, el VIGILADO Supersalud debe publicarse en el margen izquierdo, abajo y en sentido horizontal a la derecha.

3.2. Vertical

En la publicidad de formato vertical el VIGILADO Supersalud, debe publicarse en el margen izquierdo y en sentido vertical ascendente.

Importante: Dentro de las mrgenes anteriormente descritas no debe existir ningn tipo de leyenda, nombre, marca o eslogan que tenga relacin con una entidad no vigilada por este organismo de control, tal como se describe en los siguientes ejemplos:

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4. Publicidad Compartida Cuando se trate de publicidad compartida con entidades no vigiladas por la Superintendencia Nacional de Salud, el nombre, logosmbolo o sigla de la vigilada se debe ubicar en la parte inferior izquierda acompaado de la denominacin genrica de la entidad; el nombre o sigla de la entidad no vigilada, en el lado contrario, guardando siempre el tamao, proporcin e igualdad con el de la entidad vigilada, tal como se seala a continuacin:

5.- Informacin. Las Entidades vigiladas debern remitir a la Superintendencia Nacional de Salud por lo menos con diez (10) das hbiles de anticipacin a la fecha de lanzamiento de toda campaa publicitaria, todos los documentos, grabaciones y soportes que integren la publicidad, los cuales permitan identificar la naturaleza, caractersticas, periodos, servicios ofrecidos y la imagen proyectada; as mismo, copia del acta del rgano respectivo que haya autorizado la campaa y los documentos suscritos por el representante legal de la compaa, donde claramente se pueda establecer el cumplimiento de todos los requisitos enunciados en la presente circular Toda la informacin y las piezas publicitarias deben ser enviadas al correo electrnico [email protected] (Modificado Circular Externa No. 049 de 2008) CAPTULO TERCERO

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REVISORES FISCALES 1. Marco normativo La ley 100 de 1993, en sus artculos 228 y 232, adopt como trmite obligatorio la posesin de revisores fiscales de Entidades Promotoras de Salud y de Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud ante la Superintendencia Nacional de Salud. El numeral 21 del artculo 9 del Decreto 1018 de 2007, otorga a la Superintendencia Delegada para la Generacin y Gestin de los Recursos Econmicos para el Sector Salud la funcin de dar posesin a los revisores fiscales, la cual se entiende surtida con la respectiva autorizacin de posesin en los trminos del artculo 28 del Decreto 2150 de 1995. En desarrollo de los principios de economa, celeridad, publicidad, moralidad y eficacia propios de la administracin pblica, en la presente Circular se determinan los requisitos para surtir el trmite legal anteriormente relacionado. Para tal fin, se ponen a disposicin gratuita los anexos requeridos con miras a optimizar y agilizar la actuacin administrativa. El presente captulo aplica a todas las personas jurdicas que tienen la obligacin de tener revisor fiscal posesionado ante la Superintendencia Nacional de Salud. El incumplimiento de la obligacin de tener revisor fiscal debidamente posesionado ante esta Superintendencia, dar lugar a la imposicin de sanciones previstas en la Ley, las cuales se aplicarn tanto a los representantes legales como a los miembros de juntas directivas, consejos de administracin, miembros de rganos sociales de la persona jurdica y contadores que ejerzan o pretendan ejercer como revisores fiscales. 2. Personas jurdicas obligadas a tener autorizacin de posesin de Revisor Fiscal ante la Superintendencia Nacional de Salud. Sin perjuicio de la obligatoriedad de contar con revisor fiscal de conformidad con los parmetros enunciados en el artculo 203 del Cdigo de Comercio, el pargrafo 2 del artculo 13 de la Ley 43 de 1990, el artculo 38 de la Ley 79 de 1988, el Decreto 1529 de 1990 y dems normas sobre el particular, tienen obligacin de contar con la autorizacin de posesin de revisor fiscal proferida por la Superintendencia Nacional de Salud, nicamente las personas jurdicas relacionadas a continuacin:

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2.1. Las Entidades Promotoras de Salud, cualquiera sea su naturaleza jurdica, y cualquiera sea el rgimen que administren.

2.2. Las Empresas Sociales del Estado o Instituciones de Servicios de Salud de naturaleza pblica cuyo presupuesto anual sea igual o superior a diez mil (10.000) salarios mnimos legales mensuales vigentes.

2.3. Las personas jurdicas Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud privadas obligadas a tener revisor fiscal de conformidad con la normatividad vigente (Sociedades por acciones (artculo 203 Cdigo de Comercio); Sucursales de compaas extranjeras (artculo 203 Cdigo de Comercio); Sociedades en las que, por ley o por estatutos, la administracin no corresponda a todos los socios, cuando as lo disponga cualquier nmero de socios excluidos de la administracin, que representen no menos del 20% del capital (artculo 203 Cdigo de Comercio); Sociedades comerciales cuyos activos brutos al 31 de diciembre del ao inmediatamente anterior, sean o excedan al equivalente de 5.000 salarios mnimos y/o cuyos ingresos brutos durante el ao inmediatamente anterior sean o excedan el equivalente a 3.000 salarios mnimos legales mensuales vigentes (pargrafo 2o artculo 13 Ley 43 de 1990); Organizaciones solidarias (artculo 38 Ley 79 de 1998); Fundaciones o instituciones de utilidad comn (Decreto 1529 de 1990) y cuyo objeto principal sea la prestacin de servicios de salud.

3. Requisitos de quien pretenda ser elegido Revisor Fiscal principal y/o suplente. La Superintendencia Nacional de Salud entender que al enviarse la documentacin de eleccin del revisor fiscal principal y/o suplente, supone que la persona natural o jurdica elegida, cumple con todos los requisitos legales para su designacin, constatados por el mximo rgano de direccin, sin embargo se debe contar como mnimo con:

3.1. Tener la condicin de contador pblico, la cual se reconoce con el ttulo universitario y con tarjeta profesional.

3.2. No tener sanciones que afecten el ejercicio de la profesin, lo que se acreditar con los antecedentes disciplinarios emitidos por la Junta Central de Contadores.

3.3. No podr ser elegido como revisor fiscal quien est incurso en inhabilidad, incompatibilidad o conflicto de intereses para el ejercicio del cargo. Tampoco podr

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ser elegido como revisor fiscal, la persona natural que ejerza la revisora fiscal en ms de cinco (5) sociedades por acciones.

3.4. Cuando se pretenda la eleccin de una persona jurdica como revisor fiscal principal o suplente, la persona debe estar debidamente constituida, tener su respectivo registro ante la Junta Central de Contadores y no tener sanciones que afecten el ejercicio de la contadura. La persona jurdica designada debe actuar a travs de personas naturales, quienes tambin deben ser contadores, no tener sanciones que afecten el ejercicio de la profesin y no ejercer la revisora fiscal (directamente o en representacin de firmas de revisora fiscal) en ms de cinco (5) sociedades por acciones. Tanto la persona jurdica como los contadores designados por sta, deben aportar copia del registro o tarjeta profesional y el certificado vigente de antecedentes disciplinarios.

La persona jurdica elegida como revisor fiscal y los contadores pblicos designados para actuar en su representacin, desempean el cargo como un todo indivisible e indisoluble. Una persona jurdica no podr ser designada como revisor fiscal ni ejercer el cargo cuando sta o los contadores designados para el ejercicio de la revisora fiscal, estn incursos en inhabilidad, incompatibilidad o conflicto de intereses. 4. Responsabilidades relacionadas con la eleccin o reeleccin del revisor fiscal principal y/o suplente.

4.1. De la persona jurdica vigilada obligada a tener revisor fiscal posesionado ante la Superintendencia Nacional de Salud: Dar cumplimiento de las obligaciones recogidas en la presente circular.

4.2. De los miembros de la asamblea general de accionistas, junta de socios, asamblea general de asociados o mximo rgano de direccin de cualquiera de las personas jurdicas vigiladas relacionadas en la presente circular: La eleccin o reeleccin del revisor fiscal principal y/o suplente, siguiendo rigurosamente las facultades establecidas por los estatutos y las leyes que rigen la naturaleza jurdica de la correspondiente persona jurdica. La decisin de eleccin o reeleccin del revisor fiscal principal y/o suplente, debe constar en un acta debidamente firmada. Tambin es responsabilidad del mximo rgano de direccin de las entidades vigiladas cerciorarse acerca del carcter, la idoneidad y experiencia de los contadores designados para cumplir las funciones de revisores fiscales. Esta

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funcin no podr delegarse por cuanto se trata de una funcin de carcter legal asignada expresamente por la ley al mximo rgano social.

Se recomienda que la eleccin o reeleccin del revisor fiscal principal y suplente, queden registradas en una misma acta y que su designacin corresponda a un mismo perodo a efectos de garantizar la permanencia del rgano de fiscalizacin, previendo faltas temporales o definitivas de quien ha sido elegido como revisor fiscal principal.

4.3. Del representante legal de la persona jurdica vigilada: Presentar a la Superintendencia Nacional de Salud la solicitud de autorizacin de posesin del revisor fiscal o informar sobre su reeleccin adjuntando el archivos sealados en los numerales 5, 6 y 7, descritos en este captulo, segn sea el caso, as como comunicar sobre la renuncia, destitucin, vencimiento del perodo o cualquier otra circunstancia que ponga fin al ejercicio del cargo como revisor fiscal. 4.4. Del revisor fiscal principal y suplente: Ejercer el cargo, incluyendo en sus funciones la revisin permanente del perodo de su cargo y la vigilancia al cumplimiento de los trmites de la eleccin o reeleccin y comunicar sobre la renuncia, destitucin, vencimiento del perodo o cualquier otra circunstancia que ponga fin al ejercicio del cargo como revisor fiscal. 4.5. Del revisor fiscal suplente: Asumir, ante la ausencia temporal o definitiva del revisor fiscal principal, siempre y cuando se encuentre debidamente elegido y posesionado ante la Superintendencia Nacional de Salud. En los eventos en que no exista revisor fiscal suplente y, por vencimiento del perodo o por cualquier otra causa, cesen las funciones del revisor fiscal principal, o en los eventos en que existiendo revisor fiscal principal y suplente, finalice el perodo estatutario de la revisora fiscal o cesen las funciones de los dos por cualquier otra causa, los estatutos de la persona jurdica deben prever el trmino en que debe hacerse la correspondiente eleccin o reeleccin, trmino que, siguiendo los pronunciamientos de la Corte Constitucional no podr ser superior a treinta (30) das, contados a partir del vencimiento del perodo de la revisora fiscal o de la ocurrencia de la circunstancia que ponga fin al ejercicio del cargo de revisor fiscal principal y/o suplente.

4.6. De la Superintendencia Nacional de Salud: Autorizar la posesin del revisor fiscal, previa evaluacin del cumplimiento de todos los requisitos exigidos en la presente Circular.

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5. Archivos requeridos para la autorizacin de posesin de Revisor fiscal cuando

la designacin corresponda a una persona Jurdica (firma de contadores).

5.1. Archivo 401: Solicitud de autorizacin de posesin de revisor fiscal principal y/o suplente ante la superintendencia nacional de salud. Copia escaneada del formato de solicitud de autorizacin de posesin revisor fiscal, firmado por el representante legal de la entidad vigilada, segn formato adjunto en la presente Circular.

5.2. Archivo 402: Extracto del acta y aclaracin del acta. Copia escaneada del Extracto del

Acta del mximo rgano de decisin de la entidad y copia escaneada de las aclaraciones al Acta (si hay lugar a ellas), segn formatos adjuntos en la presente Circular.

En el Extracto del Acta deben observarse claramente las firmas de quienes actuaron como presidente y secretario de la reunin celebrada en Asamblea, Junta Directiva, Junta de Socios u rgano competente y contener como mnimo nmero de acta, fecha de celebracin de la reunin, nombre completo de las personas jurdicas (con NIT), designadas como revisores fiscales principal y suplente y el perodo para el cual fueron nombradas, indicando la fecha exacta hasta la que ejercern el cargo, la cual deber estar vigente. En caso de que se requiera efectuar aclaracin al Acta, por no contener la informacin sealada en el prrafo anterior, se debe diligenciar el formato de Aclaracin al Acta, anexo en la presente Circular, en el cual deben observarse claramente las firmas de quienes actuaron como presidente y secretario de la reunin celebrada en Asamblea, Junta Directiva, Junta de Socios u rgano competente. Es preciso anotar que el nombramiento del revisor fiscal debe llevarse a cabo con el voto de la mayora absoluta de la asamblea general de accionistas, junta de socios o mximo rgano social de la entidad, conforme a las normas legales vigentes.

5.3. Archivo 403: Antecedentes disciplinarios personas naturales. Copia o copias escaneadas de los certificados de antecedentes disciplinarios (vigentes) de las personas naturales que actuarn como representantes de la persona jurdica

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designada para ejercer como revisor fiscal, expedidos por la Junta Central de Contadores.

5.4. Archivo 404: Hoja de vida del contador pblico designado como revisor fiscal.

Copia o copias escaneadas de las hojas de vida de las personas naturales que actuaran como representantes de la persona jurdica designada para ejercer como revisor fiscal principal o suplente, totalmente diligenciadas y debidamente firmadas, segn formato adjunto en la presente circular.

5.5. Archivo 405: Cdula de ciudadania del contador pblico designado como revisor

fiscal. Copia o copias escaneadas de las cdulas de ciudadana de las personas naturales que actuarn como representantes de la persona jurdica designada para ejercer como revisor fiscal principal o suplente.

5.6. Archivo 406: Tarjeta profesional del contador pblico designado como revisor

fiscal. Copia o copias escaneadas de las tarjetas profesionales de las personas naturales que actuarn como representantes de la persona jurdica designada para ejercer como revisor fiscal principal o suplente.

5.7. Archivo 407: Tarjeta de registro de la persona jurdica designada como revisor

fiscal. Copia de la tarjeta de registro, expedida por la Junta Central de Contadores, de la persona jurdica (firma de contadores) designada como revisores fiscales.

5.8. Archivo 408: Certificado de antecedentes disciplinarios de la persona jurdica

designada como revisor fiscal. Copia escaneada del certificado de antecedentes disciplinarios (vigente), expedido por la Junta Central de Contadores, de la persona jurdica que actuar como revisor fiscal.

5.9. Archivo 409: Certificado de existencia y representacin legal de la persona jurdica

designada como revisor fiscal. Copia escaneada del certificado de existencia y representacin legal de la persona jurdica designada como revisor fiscal. Dicho documento no debe tener ms de treinta (30) das de expedido a la fecha de envo a travs de la pagina Web de esta Superintendencia.

5.10. Archivo 410: Carta suscrita por la persona jurdica designada como revisor fiscal,

indicando el nombre de los contadores pblicos que actuarn en su representacin.

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Copia escaneada del documento suscrito por el representante legal de la persona jurdica designada como revisor fiscal en donde se indiquen las personas naturales que actuarn en su representacin, segn formato adjunto en la presente Circular.

5.11. Archivo 411: Formulario de inscripcin en el registro especial de prestadores de

servicios de salud. Copia escaneada del formulario de inscripcin en el Registro Especial de Prestadores de Servicios de Salud ante las Entidades Departamentales y Distritales de Salud correspondientes. Este archivo aplica nicamente para IPS pblicas y Privadas.

Las entidades Cooperativas y Asociaciones Mutuales deben tener vigente el acto administrativo, emitido por la Oficina Jurdica de esta Superintendencia, relacionado con el control de legalidad y registro de constitucin. Para el efecto, esta Superintendencia revisar en sus registros el cumplimiento de este requisito. Las Entidades Promotoras de Salud deben estar habilitadas ante la Superintendencia Nacional de Salud. Para el efecto, esta Superintendencia revisar en sus registros el cumplimiento de este requisito.

5.12 Archivo 412: Declaracin de cumplimiento requisitos para presentar solicitud de autorizacin de posesin de revisor fiscal. Declaracin de cumplimiento de requisitos para solicitud de autorizacin, firmado por el representante legal de la entidad vigilada, segn formato adjunto en la presente Circular.

6. Archivos requeridos para la autorizacin de posesin de revisor fiscal

cuando la designacin corresponda a una persona natural.

6.1. Archivo 401: Solicitud de autorizacin de posesin de revisor fiscal principal y/o suplente ante la superintendencia nacional de salud. Copia escaneada del formato de solicitud de autorizacin de posesin revisor fiscal, firmado por el representante legal de la entidad vigilada, segn formato adjunto en la presente Circular.

6.2. Archivo 402: Extracto del acta y aclaracin del acta. Copia escaneada del Extracto del Acta del mximo rgano de decisin de la entidad y copia escaneada de las aclaraciones al Acta (si hay lugar a ello), segn formatos adjuntos en la presente Circular.

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En el Extracto del Acta deben observarse claramente las firmas de quienes actuaron como presidente y secretario de la reunin celebrada en Asamblea, Junta Directiva, Junta de Socios u rgano competente y contener como mnimo nmero de acta, fecha de celebracin de la reunin, nombre completo de las personas naturales (con cdula de ciudadana) designadas como revisores fiscales principal y suplente y el perodo para el cual fueron nombradas, indicando la fecha exacta hasta la que ejercern el cargo, la cual deber estar vigente. En caso de que se requiera efectuar aclaracin al Acta por no contener la informacin sealada en el prrafo anterior se debe diligenciar el formato de Aclaracin al Acta, anexo en la presente Circular, en la cual deben observarse claramente las firmas de quienes actuaron como presidente y secretario de la reunin celebrada en Asamblea, Junta Directiva, Junta de Socios u rgano competente. Es preciso anotar que el nombramiento del revisor fiscal debe llevarse a cabo con el voto de la mayora absoluta de la asamblea general de accionistas, junta de socios o mximo rgano social de la entidad, conforme a las normas legales vigentes.

6.3. Archivo 403: Antecedentes disciplinarios personas naturales. Copia o copias escaneadas de los certificados de antecedentes disciplinarios (vigentes) de las personas naturales que actuarn como revisores fiscales expedidos por la Junta Central de Contadores.

6.4. Archivo 404: Hoja de vida del contador pblico designado como revisor fiscal. Copia o copias escaneadas las hojas de vida de las personas naturales que actuaran como revisores fiscales principal y suplente, totalmente diligenciadas y debidamente firmadas, segn formato adjunto en la presente circular.

6.5. Archivo 405: Cdula de ciudadania del contador pblico designado como revisor fiscal. Copia o copias escaneadas de las cdulas de ciudadana de las personas naturales que actuaran como revisores fiscales principal y suplente.

6.6. Archivo 406: Tarjeta profesional del contador pblico designado como revisor

fiscal. Copia o copias escaneadas de las tarjetas profesionales de las personas naturales que actuarn como revisores fiscales principal y suplente.

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6.7. Archivo 411: Formulario de inscripcin en el registro especial de prestadores de servicios de salud. Copia escaneada del formulario de inscripcin en el Registro Especial de Prestadores de Servicios de Salud ante las Entidades Departamentales y Distritales de Salud correspondientes. Este archivo aplica nicamente para IPS pblicas y Privadas.

Las entidades Cooperativas y Asociaciones Mutuales deben tener vigente el acto administrativo, emitido por la Oficina Jurdica de esta Superintendencia, relacionado con el control de legalidad y registro de constitucin. Para el efecto, esta Superintendencia revisar en sus registros el cumplimiento de este requisito. Las Entidades Promotoras de Salud deben estar habilitadas ante la Superintendencia Nacional de Salud. Para el efecto, esta Superintendencia revisar en sus registros el cumplimiento de este requisito.

6.8. Archivo 412 Declaracin de cumplimiento requisitos para presentar solicitud de autorizacin de posesin de revisor fiscal. Declaracin de cumplimiento de requisitos para solicitud de autorizacin, firmado por el representante legal de la entidad vigilada, segn formato adjunto en la presente Circular.

7. Informacin sobre Reeleccin.

7.1 Archivo 413: Informacion sobre reeleccin de revisor fiscal. Copia escaneada del formato de informacin sobre la reeleccin de revisor fiscal, firmado por el representante legal de la entidad vigilada, segn formato adjunto en la presente Circular.

No es necesaria la posesin de Revisor Fiscal Principal y Suplente reelegidos. No se entiende por reeleccin la designacin del revisor fiscal principal como suplente y del suplente como principal. 8. Estudio de la Documentacin Una vez validada la solicitud de autorizacin de posesin de los revisores fiscales a travs de la pgina WEB www.supersalud.gov.co, se proceder a verificar el cumplimiento de los requisitos para dar curso a la autorizacin de posesin.

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Si faltaren archivos o existieren fallas en el cumplimiento de las instrucciones para la remisin de los mismos, el sistema (en el proceso de validacin) devolver automticamente la informacin allegada y sealar las inconsistencias presentadas. Lo anterior, sin perjuicio de que, una vez cumpla con el lleno de los requisitos exigidos en la presente circular, la entidad vigilada pueda, a travs de su representante legal, presentar nuevamente la solicitud ante esta Superintendencia. 9. Anexos para los trmites de autorizacin de posesin o reeleccin de revisores fiscales principal y/o suplente. Con el fin de agilizar y optimizar el proceso de autorizacin de posesin o remisin del archivo 413 sobre reeleccin, esta Superintendencia ha diseado los formatos que deben ser diligenciados por parte de la entidad solicitante, los cuales se encuentran disponibles en nuestra pgina Web www.supersalud.gov.co. Los archivos anteriores, segn sea el caso, deben ser remitidos a travs de la pagina Web www.supersalud.gov.co. Dentro de los treinta (30) das siguientes a la fecha de realizacin de la reunin de los miembros de la asamblea general de accionistas, junta de socios, asamblea general de asociados o mximo rgano de direccin de cualquiera de las personas jurdicas vigiladas relacionadas en la presente circular, so pena a que esta Superintendencia inicie las investigaciones respectivas. (Modificado Circular Externa No. 49 de 2008). CAPTULO CUARTO CDIGOS DE ETICA Y DE BUEN GOBIERNO En uso de las facultades legales conferidas a la Superintendencia Nacional de Salud en los numerales 10, 12, 23 y 42 del artculo 6 del Decreto 1018 de 2007 se considera de especial importancia impartir instrucciones que orienten la gestin de las instituciones aseguradoras y prestadoras del Sistema General de Seguridad Social en Salud. Es de particular jerarqua, a juicio de esta Superintendencia, que se ejecuten los procesos de elaboracin de los Cdigos de tica (conducta) y de Buen Gobierno que han de asumir las entidades que ejercen funciones de aseguramiento, tanto en el rgimen contributivo como subsidiado, y prestacin de servicios de salud en el Sistema de Seguridad Social en

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Salud de Colombia, tal como se precisa en el literal h) del artculo 40 de la Ley 1122 de 2007. Dicha obligacin encuentra sustento jurdico adems en lo prescrito por el literal d) del artculo referido, en cuanto a la obligatoriedad de esta Superintendencia de generar mecanismos de autorregulacin y solucin de conflictos en el Sistema. Los Cdigos de tica y de Buen Gobierno son normas autoimpuestas que ms all del acatamiento de las de carcter jurdico, se establecen por los directos responsables del servicio como mecanismos autorregulatorios de alcance tico y que sirven para orientar el desarrollo de cada organizacin, su relacionamiento con los dems actores del sistema y, en particular, con los usuarios del servicio de la salud, mediante la definicin de los valores, los principios y el marco normativo tico que debe determinar el comportamiento de la organizacin y sus miembros, su forma de organizacin y operacin y las relaciones de gobierno aplicables. Por tal razn, en el presente captulo se establecen los elementos mnimos que han de observar las Entidades Aseguradoras y las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud del Sistema de Seguridad Social en Salud en la elaboracin de los cdigos precitados, con el fin de asegurar la adecuada administracin de sus asuntos y el conocimiento pblico de su gestin e inherentemente validar su objeto misional en el sistema. Los conceptos e instrucciones que se sealan en el numeral 1 servirn de base para que la respectiva entidad, ejecute e implemente los mecanismos necesarios para alcanzar los objetivos propuestos para los Cdigos de tica (conducta) y de Buen Gobierno. 1. Conceptos A continuacin se precisan algunos conceptos de importancia en relacin con los Cdigos de tica (conducta) y de Buen Gobierno. 1.1. Cdigo de Buen Gobierno: Tambin denominado Cdigo de Gobierno Corporativo, se define como el documento que compila los compromisos ticos de la alta Direccin respecto a la gestin, integra, eficiente y transparente en su labor de direccin y/o gobierno, que a manera de disposiciones voluntarias de autorregulacin, son promulgadas ante los diversos pblicos y grupos de inters, con el fin de generar confianza en los clientes externos como internos. 1.2. Cdigo de tica: Tambin denominado Cdigo de Conducta. Es el documento que compendia las disposiciones referentes para gestionar la tica en el da a da de la entidad.

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Esta conformado por los principios, valores y directrices que en coherencia con el Cdigo del Buen Gobierno, todo empleado de la entidad debe observar en el ejercicio de su funciones. 1.3. tica Pblica: Son las pautas que orientan la gestin de aquellas personas que desempean una funcin pblica. Se refiere a la disposicin interna de quienes dispensan servicios pblicos para cumplir cabalmente con los postulados y mandatos de la Constitucin y la Ley acerca de cmo debe ejercitarse dicha funcin en trminos de eficiencia, integridad, transparencia y orientacin hacia el bien comn. 1.4. Polticas: Directrices u orientaciones por las cuales la alta direccin define el marco de actuacin con el cual se orientar la gestin de servicio, para el cumplimiento de los fines constitucionales y misionales de la Entidad, de manera que se garantice la coherencia entre sus prcticas y propsitos. 1.5. Principio: Causa fundamental o verdad universal; lo inherente a cualquier cosa. La explicacin ultima del ser de algo. La fuente primaria de todo ser, de toda la actualidad y de todo conocimiento. 1.6. Principios ticos: Creencias bsicas sobre la forma correcta de relacionarnos interna y externamente, desde las cuales se erige el sistema de valores ticos al cual el servidor o el grupo de trabajo se adscriben. 1.7. Valores: Formas de ser y actuar de las personas que son altamente deseables como atributos o cualidades nuestras y de los dems, por cuanto posibilitan la construccin de una convivencia gratificante en el marco de la dignidad humana. 1.8. Sistema Obligatorio de Garanta de Calidad: Es el conjunto de instituciones, normas, requisitos, mecanismos y procesos deliberados y sistemticos que desarrolla el sector salud para generar, mantener y mejorar la calidad de los servicios de salud en el pas establecido por el Decreto 1011 de 2006. 1.9. Modelo Estndar de Control Interno MECI 1000:2005 Modelo adoptado por el Gobierno Nacional para las entidades del Estado mediante el Decreto No. 1599 de 2005, modificado en su articulo 4 por el Decreto 2621 de 2006, el cual proporciona una estructura para el control a la estrategia, gestin y evaluacin del desempeo institucional, con el propsito de mejorarlo mediante el fortalecimiento del control y de los procesos de evaluacin.

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1.10. Riesgos: Posibilidad de ocurrencia de eventos, tanto internos como externos, que pueden afectar o impedir el logro de los objetivos de la Entidad, entorpeciendo el desarrollo normal de sus funciones o generando oportunidades para su cumplimiento. 2. Caractersticas de los Cdigos Tales normas autoimpuestas al interior del Sistema de Seguridad Social en Salud se caracterizan por: Ser propias de cada organizacin, adoptadas a la medida y segn las necesidades de cada entidad, bien se trate de instituciones de aseguramiento o de prestacin de servicios, por lo que su implementacin habr de considerar en cada caso las particularidades de tamao, orientacin misional y condiciones estructurales, sin perjuicio de tener por referencia comn la normativa jurdica aplicable y el contexto del servicio pblico de salud. La autonoma de tales disposiciones hace que las mismas sean aprobadas por cada organizacin y que no se apliquen en forma universal o estndar, no obstante partan de postulados o hiptesis de trabajo comunes. Ser construidas en forma deliberativa, en cuanto a que la autorregulacin se expresa como mandato autoimpuesto por los actores que tienen a su cargo el servicio de salud; ello implica que la adopcin del Cdigo de Conducta deba emplear mecanismos que permitan la deliberacin, la consulta y la participacin a los integrantes de las organizaciones y a sus relacionados, de suerte que se abran espacios de anlisis, debate y definicin compartida de objetivos y propsitos. En la generacin de los Cdigos de Buen Gobierno la deliberacin sobre su contenido se reserva al equipo de direccin de las organizaciones. Un Cdigo de tica (conducta) no es una normativa cerrada, adoptada por unos pocos e impuesta a los dems, pues perdera su carcter vinculante en cuanto a logro autoconstruido y autoaceptado. Ser normas para la accin, en cuanto a que la adopcin e implementacin de sistemas de gestin tica en las organizaciones del Sistema de Seguridad Social en Salud implican que las mismas se asimilen cotidianamente en la gestin del servicio a cargo de cada organizacin y sus integrantes, as como que las preceptivas toquen los aspectos materiales que generan conflictos, no limitndose a ser descripciones de valores, sino que en realidad sirvan para evidenciar y establecer pautas de resolucin de las diferencias y desencuentros diarios, entre los funcionarios, entre las organizaciones y los niveles de direccin, y entre las organizaciones y los usuarios/afiliados al sistema.

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Ser pautas de comportamiento de alcance tico, autodefinidas y autoaceptadas, cuyo fin se concreta en asegurar la mejor y ms eficiente prestacin del servicio de salud, teniendo por referente el fin del Sistema de Seguridad Social en Salud y los derroteros trazados por la Ley 1122 de 2007. Las instituciones aseguradoras y prestadoras de salud debern contar con marcos ticos de regulacin para sus integrantes y que definan los parmetros de su actuacin, ms all de los contenidos de orden legal, respetndolos, como compromisos de gestin y mejora en el servicio. Ser herramientas para la mejora continua y el aseguramiento de la calidad al interior de las instituciones aseguradoras y prestadoras, por lo que sus contenidos y aplicacin estarn acordes con la estructuracin y adecuacin de los sistemas de calidad organizacionales, de los esquemas de fortalecimiento del talento humano y de atencin al usuario/afiliado del sistema de salud. 3. Pautas metodolgicas de carcter obligatorio La adopcin de los Cdigos de tica y de Buen Gobierno por parte de las Entidades Promotoras de Salud y Prestadoras de Servicios de Salud debern consultar como mnimo las siguientes condiciones:

3.1. Generar un proceso documentado, en el que se contengan los antecedentes, estudios internos, anlisis resultantes del sistema de quejas y reclamos y dems insumos normativos y de referencias que permitan estructurar los cdigos de la mejor manera.

3.2. Disear y ejecutar jornadas de sensibilizacin y construccin participativa del cdigo de conducta, las cuales se realizarn en los horarios y en el nmero que razonablemente convenga segn el tipo y el tamao de organizacin; los equipos directivos considerarn la materia al menos en una sesin formal de los rganos mximos de direccin institucional y realizarn las jornadas que consideren necesarias para la adopcin del Cdigo de Buen Gobierno.

3.3. Aplicar un esquema de validacin del clima tico al interior de cada organizacin y emplear sus resultados como insumo para la toma de decisiones.

3.4. Actualizar tales validaciones con una periodicidad no superior a dos (2) aos.

3.5. Divulgar adecuadamente los cdigos que se aprueben por las instancias de direccin institucional.

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3.6. Definir una instancia responsable del seguimiento al sistema de gestin tica, sin perjuicio de la responsabilidad que en todo caso recae sobre el representante legal de la organizacin.

3.7. Estructurar esquemas de autocomposicin de conflictos en razn de la aplicacin de las normas de conducta y generar esquemas giles y confidenciales para la resolucin de conflictos, con autonoma respecto a instancias de diferente naturaleza, tales como las de ndole laboral.

3.8. Realizar talleres de socializacin con los trabajadores de la organizacin y con las asociaciones de usuarios en cuanto a los alcances de las normas adoptadas y de sus actualizaciones.

3.9. Informar peridicamente a la Superintendencia Nacional de Salud sobre los resultados del sistema de gestin tica aplicable a cada organizacin; estos informes debern rendirse por lo menos cada dos (2) aos, contados a partir del primero presentado en el mes de noviembre de 2007.

4. Del Contenido en general de los Cdigos La razn misional, de todos y cada uno de los actores del Sistema de Seguridad Social en Salud, es la justificacin para la existencia de los Cdigos de tica y de Buen Gobierno. Esa misin tiene efectos en la comunidad que se ven reflejados en un aumento de la confianza y la legitimidad de las instituciones y del Estado, en el fortalecimiento de los procesos de participacin ciudadana y en el fortalecimiento empresarial de los actores. El valor pblico que se genera en la formulacin, ejecucin, control y mejoramiento de los cdigos conlleva a que los diferentes actores del sistema se posicionen social y polticamente, a que se fortalezca su cultura organizacional y a que se genere un estilo de direccin particular. Los actores del Sistema de Seguridad Social en Salud debern incluir, entre otros aspectos, en los referidos Cdigos informacin que permita:

4.1. Identificar la organizacin, su misin, visin, valores y principios.

4.2. Contener normas de autorregulacin.

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4.3. Establecer procedimientos de solucin de conflictos y seguimiento a las normas autoimpuestas.

4.4. Definir estndares de seguimiento y medicin. Cada organizacin definir la forma de presentacin y articulacin de los Cdigos, instrumentos que pueden integrarse en un slo documento, siempre y cuando conserven las caractersticas esenciales de cada uno o que pueden ser presentados en forma separada, en todo caso, conservando la debida conexin. Los Cdigos de tica (conducta) debern estar dispuestos permanentemente para la consulta del pblico, en particular para los integrantes de la entidad, sus usuarios y relacionados. Por su parte, los Cdigos de Buen Gobierno estarn a disposicin de los inversionistas o propietarios, as como de las autoridades de control y de los usuarios, en tanto sean requeridos razonablemente por stos. Los Cdigos debern adaptarse a los cambios del entorno empresarial y se adoptarn por mandato de la Ley 1122 de 2007, sin perjuicio de la gestin del Sistema Obligatorio de Garanta de Calidad, de la aplicacin de la NTCGP 1000:2004 y del Modelo Estndar de Control Interno MECI 100:2005, cuando stos ltimos sean una obligacin de ley para el vigilado. 5. Estructuracin del Cdigo de tica (Conducta) El documento versar en todo caso sobre los siguientes rdenes temticos:

5.1. Las generalidades de la empresa.

5.2. La plataforma estratgica de la empresa

5.3. Los principios ticos

5.4. Los valores institucionales

5.5. Las polticas a observar para la gestin tica, a nivel de la interaccin con los diferentes grupos de inters, entre la empresa y respecto a los usuarios, entre los funcionarios de la organizacin, en relacin con el manejo de la informacin y el uso de los bienes, as como en lo que se refiere a la interaccin con actores externos, la sociedad, el Estado, la competencia y el medio ambiente

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5.6. Principios de responsabilidad social empresarial

5.7. Los mecanismos para la difusin y socializacin permanente del cdigo

5.8. El establecimiento de los procesos e instancias que permitan, a travs de indicadores, el control sobre el sistema de gestin tica institucional.

6. Estructuracin del Cdigo de Buen Gobierno Dados los lineamientos anteriores, los Cdigos de Buen Gobierno deben incluir entre otros, los siguientes captulos:

6.1. Generalidades de la empresa.

6.2. La plataforma estratgica de liderazgo de la entidad.

6.3. Las polticas que orientan la inclusin en el diseo organizacional del Cdigo Buen Gobierno, la asignacin de funciones y competencias de los funcionarios en todos los niveles organizacionales, la interaccin del proceso con los agentes de control tanto interno como externo, la delegacin de funciones, el potencial humano asignado, la disponibilidad del recurso humano para el cumplimiento de los principios del buen gobierno y la gestin tica.

6.4. Las polticas que orientan la gestin de la empresa con sus clientes externos en materia de intereses sectoriales, en la contratacin de servicios, en la administracin del talento humano, en los procesos de informacin y comunicacin, la calidad de la atencin en materia de prestacin de servicios de salud y las polticas de responsabilidad social y frente al medio ambiente

6.5. Sistemas de evaluacin y control a directivos, conflictos de inters, manejo de la informacin y principios de la comunicacin desde el liderazgo de la organizacin, tratamiento a propietarios e inversionistas, relaciones con revisora fiscal e instancias relacionadas.

6.6. El establecimiento de procesos e instancias que sistemticamente y sistmicamente permitan, a travs de indicadores, el control de gestin de la poltica del buen gobierno plasmada en el Cdigo.

7. Recomendaciones Implementar esquemas adecuados y tcnicos de preparacin, diseo, deliberacin y adopcin de tales cdigos, de tal forma que se asegure la construccin de herramientas

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tiles y acordes con los requerimientos de ley y no simplemente como documentos que pretendan satisfacer un requisito normativo, segn se ha expuesto en cuanto a la naturaleza mnima de dichos instrumentos. Aplicar para la adopcin de los cdigos y para sus actualizaciones y renovaciones, as como en forma peridica y en los trminos razonables en que se requiera, un sistema de medicin efectiva del clima tico de cada organizacin de la salud. Soportar la adopcin e implementacin del sistema de gestin tica de la institucin aseguradora y prestadora en una tarea especializada, a la cual se le reconozca importancia estratgica y alta participacin de los equipos de direccin de las organizaciones, con compromiso de todos sus componentes. Realizar talleres, conversatorios y dinmicas que aseguren la participacin del mayor nmero posible de miembros de la organizacin en la adopcin del cdigo de conducta y en forma tal que sus aportes sirvan como insumos obligatorios en la definicin de las pautas de comportamiento tico institucionales. Aplicar adecuados mecanismos de divulgacin y promocin de la cultura de gestin tica y de las normas contenidas en los cdigos de conducta y de buen gobierno, tanto entre los miembros de la entidad como entre los usuarios/afiliados y sus relacionados. Aplicar en el diseo y adopcin de tales cdigos las mejores prcticas organizacionales, de tal manera que se cumpla con las caractersticas propias de tales ordenamientos ticos, de tal suerte que no se confundan con meros documentos formales, sino que se apropien efectivamente por las organizaciones. Dar cumplimiento en la adopcin de los cdigos a las pautas metodolgicas mnimas a que se refiere la presente Circular. Disponer el uso de los recursos humanos, fsicos y financieros que se requieran razonablemente para el diseo, la adopcin e implementacin de los cdigos, mediante el empleo de personal directo de las organizaciones o la contratacin de entidades especializadas en la materia y en todo caso, con participacin del personal directivo de las organizaciones. 8. Publicidad

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Las Entidades Promotoras de Salud (EPS) y las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud (IPS) que deseen dar a conocer el cumplimiento y observacin de los requisitos establecidos en el presente captulo de esta Circular, podrn hacerlo en un peridico de circulacin nacional, registrando que la empresa es objeto de inspeccin, vigilancia y control por parte de esta Superintendencia. 9. Actualizacin Los Cdigos de tica (conducta) y de Buen Gobierno debern estar acordes con la Constitucin Nacional, el desarrollo normativo del Sistema de Seguridad Social en Salud y de aquellas normas particulares que le sean propias a cada institucin. La actualizacin correr a la par de los cambios de los planes estratgicos institucionales, del Sistema Obligatorio de Garanta de Calidad, y de MECI 1000:2005, en el evento que la EPS y/o la IPS est obligada a observarlo y acatarlo. Las enmiendas o actualizaciones que se realicen a los Cdigos debern ser informadas a esta Superintendencia y a los usuarios, en un plazo no mayor a los (10) diez das hbiles siguientes a su ocurrencia. 10. Plazo El Cdigo de tica (conducta) y de Buen Gobierno de que trata el presente captulo de la Circular adoptados por las entidades hasta el 31 de octubre del presente ao, debern aplicarse en las entidades vigiladas conforme a los trminos sealados. Las EPS e IPS que hayan iniciado su operacin a partir del mes de noviembre de 2007 debern cumplir con la remisin del Cdigo de tica (conducta) y de Buen Gobierno a ms tardar dentro de los dos (2) meses calendario siguientes al comienzo de sus actividades dentro del Sistema General de Seguridad Social en Salud. 11. Instrucciones tcnicas para el envo de informacin Los archivos debern remitirse debidamente firmados digitalmente, por parte del representante legal a travs del sitio WEB de la Superintendencia Nacional de Salud, www.supersalud.gov.co en el enlace Recepcin Datos de Vigilados. El nombre de los archivos, sin caracteres de separacin, deben cumplir con la siguiente sintaxis: NIT.DOC.P7Z

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El NIT, corresponde al nmero de identificacin de la entidad reportante incluyendo el digito de verificacin; DOC, corresponde a la extensin de un procesador de texto y P7Z: identifica la extensin de un archivo firmado digitalmente. CAPTULO QUINTO FACULTADES JURISDICCIONALES Toda vez que a partir de la expedicin de la Ley 1122 de 2007 a la Superintendencia Nacional de Salud le fueron otorgadas precisas facultades jurisdiccionales para, de manera gil, efectivizar el derecho a la salud de los usuarios del Sistema General de Seguridad Social en Salud, se hace preciso dar a conocer a las entidades vigiladas, a los usuarios y a la ciudadana en general, los temas en los cuales la Superintendencia ejercer sus nuevas competencias jurisdiccionales, los procedimientos y requisitos que se deben surtir para acceder a este servicio ante la Entidad. 1. Competencia de la Facultad Jurisdiccional de la Superintendencia. La Superintendencia Nacional de Salud, a travs de la Superintendencia Delegada para la Funcin Jurisdiccional y de Conciliacin, podr conocer y fallar en derecho, con carcter definitivo y con las facultades propias de un juez, los asuntos preceptuados en el artculo 41 de la Ley 1122 (en concordancia con lo dispuesto en el artculo 116 de la Constitucin Poltica), mediante el cual se otorgan expresamente las competencias. 1.1. Los Asuntos sobre los cuales la Superintendencia Nacional de Salud puede actuar como Juez, son los siguientes:

1.1.1. Cobertura de los procedimientos, actividades e intervenciones del plan obligatorio de salud, cuando su negativa por parte de las entidades promotoras de salud o entidades que se les asimilen, ponga en riesgo o amenacen la salud de los usuarios.

1.1.2. Reconocimiento econmico de los gastos en que haya incurrido el afiliado por concepto de atencin de urgencias en caso de: (I) ser atendido en una IPS que no tenga contrato con la respectiva EPS, (II) cuando haya sido autorizado expresamente por la EPS para una atencin especfica y (III) en caso de incapacidad, imposibilidad, negativa injustificada o negligencia demostrada de la Entidad Promotora de Salud para cubrir las obligaciones para con sus usuarios.

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1.1.3. Conflictos que se susciten en materia de multiafiliacin dentro del Sistema General de Seguridad Social en Salud.

1.1.4. Conflictos relacionados con la libre eleccin que se susciten entre los usuarios y las aseguradoras y entre stos y las prestadoras de servicios de salud y conflictos relacionados con la movilidad dentro del Sistema General de Seguridad Social en Salud.

La Superintendencia Nacional de Salud, slo conocer y fallar estos asuntos a peticin de parte y no podr conocer de ningn asunto que por virtud de las disposiciones legales deba ser sometido al proceso de carcter, ejecutivo o acciones de carcter penal. 2. Procedimiento aplicable en la funcin jurisdiccional De conformidad con lo preceptuado en la Ley 1122 de 2007, para el trmite de los asuntos enunciados se aplicar lo previsto en el artculo 148 de la Ley 446 de 1998. El procedimiento que utilizar la Superintendencia en el trmite de los asuntos sometidos a las facultades jurisdiccionales es el siguiente: 2.1. Peticin La peticin debe cumplir con los requisitos establecidos en el artculo 5 del Cdigo Contencioso Administrativo, a saber:

2.1.1. La designacin de la autoridad a la que se dirige (Superintendencia Delegada para la Funcin Jurisdiccional).

2.1.2. Los nombres y apellidos completos del solicitante y de su representante o apoderado, si es el caso, con indicacin del documento de identificacin, direccin y telfono.

2.1.3. El objeto de la peticin clara y precisa.

2.1.4. Las razones o hechos en que se apoya.

2.1.5. La relacin de los documentos que la acompaan y pruebas que se pretendan hacer valer, aportando las que se encuentren en su poder y haciendo la solicitud de las que considere.

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2.1.6. La firma del peticionario. Se deben adjuntar tres (3) copias de la peticin, dos (2) de ellas con sus respectivos soportes. 2.2. Anlisis de forma de la peticin, jurisdiccin y Competencia Presentada la peticin, el funcionario a quien se designe proceder a efectuar un anlisis sobre el cumplimiento de los requisitos del artculo 5 del Cdigo Contencioso Administrativo, e igualmente analizar, en el caso concreto, la procedencia de la Funcin Jurisdiccional y la Competencia de la Superintendencia Nacional de Salud. 2.3. Inadmisin Si del anlisis de los requisitos sealados en el artculo 5 del Cdigo Contencioso Administrativo, se observa que el peticionario no cumple con los requisitos se inadmitir la solicitud, para que en el trmino de cinco (5) das se subsane. Si no lo hiciere se rechazar la peticin. 2.4. Rechazo Se rechazar de plano la solicitud cuando se carezca de jurisdiccin o de competencia, e igualmente se rechazar, cuando no se subsane en el trmino concedido en el auto de inadmisin. 2.5. Auto Admisorio Una vez recibida la peticin, si la misma rene los requisitos legales, o se subsana dentro del trmino establecido, se admitir y se le dar el trmite establecido para el Proceso Verbal Sumario (artculos 435 y s.s. del Cdigo de Procedimiento Civil). 2.6. Notificacin del Auto Admisorio

En el Auto Admisorio se correr traslado al peticionado por el trmino de 4 das, y su notificacin se efectuar a travs de la Secretara General de la Superintendencia Nacional de Salud, en la forma establecida en los artculos 315 a 320 del Cdigo de Procedimiento Civil. 2.7. Contestacin de la Solicitud.

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La contestacin de la peticin se har por escrito, salvo en los casos de mnima cuanta en los que se podr hacer verbalmente, de lo cual se extender un acta que firmar el secretario y el solicitado. Con la contestacin debern aportarse los documentos que se tengan y podrn solicitarse las pruebas que se pretendan hacer valer, con las restricciones establecidas en el pargrafo 4 del artculo 439 del C. de P. C. 2.8. Traslado de las excepciones.

En caso de presentarse excepciones de mrito se dar traslado de stas al peticionario por tres (3) das, para que solicite pruebas relacionadas con ellas. En este proceso no se pueden proponer excepciones previas y los hechos que las configuran, debern alegarse como reposicin contra el auto admisorio. 2.9. Auto que fija fecha y hora para la audiencia.

Cumplida la etapa anterior se citar a las partes a Audiencia especial de que trata el artculo 439 del Cdigo de Procedimiento Civil.

2.10. Audiencia La audiencia se dividir en 5 etapas a saber: a) Etapa de conciliacin; b) Etapa de fijacin de hechos, pretensiones y excepciones; c) Etapa de saneamiento; d) Decreto y prctica de pruebas y; e) Etapa de alegaciones y sentencia. 2.11. Notificacin de providencias.

La notificacin de las providencias emitidas en el curso del proceso se notificar en los trminos de los artculos del 313 al 330 del Cdigo de Procedimiento Civil.

2.12. Recursos En el trmite del proceso jurisdiccional podrn interponerse los siguientes recursos:

2.12.1. El recurso de reposicin procede contra los autos que se dicten en el curso del proceso, a fin de que se aclaren, revoquen o reformen y deber interponerse con expresin de las razones que lo sustentan, por escrito presentado dentro de los 3 das siguientes a la notificacin del auto, excepto cuando se haya dictado en audiencia o diligencia, caso en el cual deber interponerse en forma verbal, una

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vez se pronuncie el auto. El auto que decide la reposicin no es susceptible de ningn recurso, salvo que contenga puntos nuevos, evento en el que podrn interponerse los recursos pertinentes en su contra. El trmite de la reposicin ser el dispuesto en el artculo 349 del C. de P. C.

2.12.2. El recurso de apelacin procede contra la decisin por la cual se declare la incompetencia y contra el fallo definitivo, de conformidad con lo normado en el inciso 3 del artculo 148 de la Ley 446 de 1998 y deber interponerse en la forma dispuesta en el artculo 352 y 353 del C. de P. C.

Cualquier inquietud sobre el tema puede ser consultada en: Centro de Contacto: 6500870 Lnea gratuita Nacional: 018000910383 Conmutador: 3300210 EXT. 3131, 3032, 3083, 3161. Pagina Web: www.supersalud.gov.co Correo electrnico: [email protected] Correo: Carrera 13 No. 32-76 Piso 6. CAPTULO SEXTO FACULTADES DE CONCILIACIN

La Ley 1122 de 2007 en su artculo 38 atribuyo a la Superintendencia Nacional de Salud la facultad de actuar como conciliador en los conflictos que surjan entre las entidades sometidas a su vigilancia y entre stas y los usuarios.

La misma determin claramente que la Conciliacin proceder de oficio o a peticin de parte de alguno de los actores enunciados y que versarn sobre los asuntos originados en problemas que no les permitan atender sus obligaciones, afectando el acceso efectivo de los usuarios al servicio de salud.

El Acuerdo Conciliatorio tendr efecto de cosa juzgada y el Acta de Conciliacin prestar mrito ejecutivo.

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En el trmite de los asuntos sometidos a conciliacin en la Superintendencia Nacional de Salud se debe aplicar las normas generales que sobre la materia se encuentran previstas en la Ley 640 de 2001.

El objetivo del presente captulo es poner en conocimiento de los beneficiarios y actores del sistema y de la comunidad en general los conceptos, requisitos y trmites que se deben tener en cuenta para acceder al mecanismo de la Conciliacin en la Superintendencia Nacional de Salud.

1. Conceptos y Caractersticas

1.1. Concepto

Se entiende la Conciliacin como el mecanismo de resolucin de conflictos a travs del cual, dos o ms vigilados o usuarios del sector salud, gestionan, con la ayuda de la

Circular Unica 047 de 2007

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