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CAPITULO I

ASPECTOS GENERALES DE LAS AGENCIAS DE VIAJES

A. GENERALIDADES

1. ORIGEN GLOBAL DE LAS AGENCIAS DE VIAJES

La expansión del turismo ha ido acompañada de un crecimiento en el suministro de

servicios turísticos los cuales demandan exigencias de mayores ingresos y de una

competencia más fuerte para obtener los ingresos derivados de los turistas. La

consolidación del sector se ve como generadora de ventajas en costos y precios para

las grandes empresas, a costa de los proveedores y servicios más pequeños.

En la década de los 50 se había insinuado al turismo como una actividad de servicios

que prestaría a la comunidad mundial beneficios que, trascendiendo fronteras,

contribuiría a la integración de los pueblos.

Como todo hecho novedoso, en Argentina la actividad turística se realizaba a través

de la gestión de unas pocas empresas visionarias, conducidas por hombres que

ambicionaban el futuro, pero que también comprendían que las partes intervinientes

en el proceso carecían de coherencia, así como que tampoco se apreciaba por parte

de las autoridades e inclusive de la propia comunidad, la comprensión de ese nuevo

fenómeno dinámico y transformador, pleno de perspectivas.

Las Agencias de Viajes en los Estados Unidos remontan sus orígenes a St.

Augustine, Florida, en la década de 1880, y al propietario de la tienda de regalos

llamado Wad G. Foster. La geografía constituía el pasatiempo de Foster, por lo que

constantemente estudiaba mapas, horarios de trenes y folletos de hoteles.

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Cuando los huéspedes de un hotel cercano querían resolver algunas dudas en

cuanto a viajes, invariablemente el empleado del mostrador los mandaba a que le

preguntaran al señor Foster. Abrumado por las numerosas consultas, Foster

comenzó a cobrar por sus asesorías. Llegó un momento en que el emprendedor

erudito en geografía vendía más planes de viaje que novedades. La compañía que

ostentaba su nombre, “Ask Mr. Foster”, se convirtió en una de las cadenas de

Agencias de Viajes de los Estados Unidos.

Las primeras Agencias de Viajes sólo vendían boletos de autobús, tren y buque de

vapor por lo que difícilmente lograban sobrevivir. Con el surgimiento de los viajes por

aire, las Agencias alcanzaron alturas insospechadas.

En la actualidad, los boletos de avión representan la inmensa mayoría de todas las

ventas realizadas por los agentes de viaje. Es más para muchas Agencias, los viajes

por aire constituyen el total de su volumen de ventas.

2. ANTECEDENTES DE LAS AGENCIAS DE VIAJES EN EL SALVADOR. Desde el inicio del transporte aéreo, las aerolíneas permitían a las personas adquirir

su pasaje aéreo en forma directa en las oficinas de esta empresa, que estaba

ubicada en el Centro de Gobierno, y fue así en forma sucesiva con las líneas aéreas

que se fueron adicionando al servicio de transporte aéreo en el país.

El aumento de vuelos aéreos y por ende la comercialización de pasajes aéreos, hizo

necesario la creación de empresas que se dedicaron a realizar esta actividad

económica, todo ello con el propósito de hacer más ágil el trámite necesario para

adquirir un pasaje aéreo.

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Es así como en el año de 1948 nace la primera Agencia de Viajes en El Salvador,

llamada IBALACA. En un principio las Agencias de Viajes se dedicaron a la

comercialización de pasajes aéreos y la de paquetes turísticos, los cuales en su

mayoría eran preparados con viajes hacia Florida(USA). La forma en que realizaban

sus actividades era manual, ya que las rutas y registros de pasajeros eran anotados

en un libro al cual llamaban Manifiesto de Pasajeros.

Anteriormente las Agencias de Viajes no contaban con un ente que regulara sus

operaciones, ya que las normas o reglamentos eran las que dictaban las líneas

aéreas directamente, esto para las Agencias de Viajes, era un tanto flexible a su

conveniencia; ya que podían hacer uso de más pasajes aéreos, aún cuando tuvieran

un atraso de pago con la aerolínea respectiva hasta de 3 meses.

Otro sector muy importante que se relaciona con la actividad de las agencias de

viajes, es el turismo. En San Salvador esta actividad ha tenido sus precedentes

desde el año 1924, cuando el Gobierno en busca de adquirir mas divisas para el

país, tuvo la idea de dar a conocer los valores culturales e históricos y además

establecer nuevas relaciones que beneficiarían al comercio a través de este sector,

razón por la que tomó como iniciativa principal el mejoramiento de carreteras,

aeropuertos y puertos con los que cuentan en la actualidad.

Según los datos estadísticos, los ingresos de turistas en más de treinta años mostró

un fuerte decremento en el período de guerra 1979-1991, un incremento por los

acuerdos de paz en el año 1992 y una tendencia bastante favorable que inicia en

1994, la cual se acentúa en los años 1997-1999.

El turismo salvadoreño registró un notable crecimiento en el primer trimestre del 2003

comparado con el mismo período del 2002, según la Corporación Salvadoreña de

Turismo (CORSATUR).

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Según el informe, la actividad turística creció en el primer trimestre de 2003, un

24.1% con respecto al 2002, y 63.8% en relación con el 2001.1

B. CONCEPTO

Una Agencia de Viajes es una empresa formada por consultores de viajes y turismo,

quienes asesoran profesionalmente sobre todos los aspectos relacionados al tema.

Su especializado servicio es personalizado, evaluado, planificado y coordinado, de

todos los detalles necesarios para una mejor opción dentro de los requerimientos y

deseos que el cliente plantea. 2

Es una empresa dedicada a la prestación de servicios, su función principal es

estrictamente de intermediación entre líneas aéreas, hoteles, cruceros y alquiler de

vehículos.

C. IMPORTANCIA La importancia de las Agencias de Viajes es adecuar las características propias de

los servicios intangibles proporcionados.

Su calidad radica en el recurso humano que toma contacto con el consumidor. Estas

empresas son estrictamente intermediarias. Pueden asumir muchos matices, y no

por ello perder su carácter e implicaciones legales en dicha función.

Las agencias de viajes juegan un papel determinante para el turismo emisor, ya que

estas constituyen el canal de distribución principal a través de los cuales se

movilizan gran parte de salvadoreños hacia otros lugares del mundo. Asimismo, a

través de las agencias de viajes se cubre un área geográfica mayor, puesto que

estas se encuentran ubicadas en diferentes zonas y departamentos del país, lo que

1 http://www.elsalvador.com/noticias/2003/05/21/negocios/negoc1.html Tema consultado Empresas de Turismo en El Salvador 2 La Prensa Grafica, Suplemento Especial de ASAV, 04-10-2000, Pág. 3B

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permite una mejor cobertura de mercado y una mayor accesibilidad para la persona

interesada en viajar.

Las agencias de viajes son las principales encargadas de promover el turismo

emisor, pues estas son los entes especializados en organizar e impulsar viajes con

fines recreativos. Constituyen centros de asesoramiento en turismo emisor ya que

son empresas de servicio, dedicadas a la orientación de las personas interesadas en

viajar al extranjero, proporcionando asesoramiento sobre aspectos desconocidos

para ellos, evitando hasta cierto punto contratiempos y dificultades en el viaje.

Por lo anterior las agencias de viajes contribuyen en gran manera con el turismo

emisor pues debido a su existencia hay una mayor facilidad de información sobre el

mismo y sin las cuales la práctica de este tipo de turismo decrecería.

1. PARTICIPACIÓN DE LAS AGENCIAS DE VIAJES EN EL SISTEMA ECONOMICO DEL PAIS.

La expansión del turismo ha ido acompañada de un crecimiento en el suministro de

servicios turísticos los cuales son proporcionados por las agencias de viajes, por lo

tanto da mayores ingresos derivados de los turistas. La consolidación del sector

económico se ve con ventajas con la agresiva venta de servicios turísticos, ya que se

atraen extranjeros al país, los que permiten obtener mejores ingresos cada día. El

turismo es un servicio económico de primera instancia y genera un volumen enorme

de divisas en la mayoría de países.

La actividad turística engloba no sólo a los servicios hoteleros y restaurantes

propiamente dichos, sino también a otros muchos sectores económicos, tal como los

artesanos y pescadores entre otros.

Un factor importante que ha contribuido al incremento del transporte aéreo hacia el

extranjero ha sido la emigración de muchos compatriotas. De igual forma, surgen

necesidades entre extranjeros de visitar el país. Con este movimiento las agencias

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de viajes y aerolíneas comerciales incrementan sus demandas, lo cual genera más

empleo y recaudación de más impuestos.

Muchos factores son importantes a considerar en el entorno económico del país,

uno de ellos es la globalización, solamente aquellas empresas que estén preparadas

podrán hacerle frente a los retos que este fenómeno representa y podrán

permanecer activos en un mercado que cada día está en constante evolución y por

ende exige más.

El Salvador es un país de oportunidades, pequeño pero muy acogedor y generoso,

con muchos bellos paisajes y con un pueblo cálido y laborioso lleno de tradiciones

convirtiéndolo en uno de los más interesantes destinos turísticos y que además por el

desarrollo político social y económico, se ha ubicado en una posición muy ventajosa

para la inversión y los negocios, es por ello que El Salvador constituye sin lugar a

dudas una de las mejores elecciones para invertir.

El Salvador ha penetrado en una fase de desarrollo con el fin de ubicarse en un lugar

privilegiado que le permita desempeñar un rol protagónico en el nuevo milenio, en el

intercambio comercial dentro de un mercado global cambiante y muy competitivo.

Estos retos obligan a las empresas a actualizarse en sus procedimientos para no

permitir que la competencia extranjera las saque del mercado.

La actividad económica de las agencias de viajes, se puede ver representada por el

Producto Interno Bruto (PIB) , en los sectores de transporte, almacenamiento y

comunicaciones, por las entradas y salidas por terminal aérea de pasajeros.

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2. APORTE DE LAS AGENCIAS DE VIAJES AL AREA METROPOLITANA DE SAN SALVADOR

El área territorial donde se encuentran la mayor parte de las agencias de viajes es el

área metropolitana de San Salvador.

Los impuestos que estas producen son significativos para las alcaldías municipales,

de igual forma generan fuentes de empleo y expansión del comercio en el país.

Las empresas relacionadas con las agencias de viajes, como son las de alojamiento

y transporte, ubicadas en esta zona se ven beneficiadas con la operación de las

agencias de viajes ya que todo viajero hace uso de los servicios que ofrecen estas

empresas. Como consecuencia se activa la economía del país.

En El Salvador los operadores de turismo representados por las diferentes agencias

de viajes (ubicadas en el Área Metropolitana de San Salvador) son según la

Asociación de Agencias de Viajes ( ASAV):

1- Aerojet Travel

2- Alive

3- All American Travel

4- Amate Travel

5- America Travel Service

6- America Tours

7- Amigo

8- Anna′s Travel Service

9- Avia

10- Aviles Travel Agencia

11- Bernal

12- Lila Travel

13. Linda Travel

14- Maya

15- Mundial de Viajes

16- Munditour

17- Network Travel Turavia

18- Nueva Agencia de Viajes

19- Onlytours Agencia

20- Otec

21- Pacific Travel Service

22- Panamex

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23- Betty Tours

24- Central de Viajes

25- Cielo y Mar

26- Classic Travel

27- Concord travel

28- Continental de Viajes

29- Cosmos Travel

30- Coviatur

31- Destinos Travel Agency

32- Easy Travel

33- El Salvador Travel Service

34- Escamilla

35- Even Tour

36- Gran Turismo

37- Guacamaya Eco Tours

38- Hispana de Viajes

39- Work Tours

40- Interamericana Travel S:A de C.V

41- Izalco Travel Bureau

42- Kaola Travel

43- La Fuente Travel Agency S.A de

C.V

44- Latinoamérica

45- Paseo Travel

46- Portik Agencia de Viajes

47- Proviajes

48- Puerto Travel

49- Rinsa Tours

50- Servi Viajes

51- Sky Travel

52- Sol Travel

53- Inter. Tours

54- Tivole Travel

55- Trasmundo

56- Travel Time

57- Travel & Tours

58- Turinter

59- Turisalva

60- Universal de Viajes

61- Utravel Service

62- Viajes Morales

63- Vip Agncia

64- Visa Travel

65- Vision

66- Zulema Travel

Las agencias de viaje son los intermediarios de la venta de boletos aéreos, paquetes

turísticos, lo cual ayuda a que el país se dé a conocer por sus atractivos turísticos,

logrando de esta forma que los extranjeros visiten con más frecuencia El Salvador.

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Estas empresas proporcionan empleo a un buen porcentaje de personas lo cual

contribuye al desarrollo social del país; de igual forma, la visita de extranjeros hace

que muchos artesanos y pescadores posean una fuente de ingresos que les genere

sostenibilidad económica.

Las agencias de viajes juegan un papel vital, ya que es su responsabilidad satisfacer

al máximo las necesidades de sus clientes y dar a conocer los beneficios de una

buena asesoría.

La mayoría de las agencias de viajes ofrecen servicios personalizados: reconfirman

reservaciones, realizan trámites de boletos extraviados, brindan servicio a domicilio,

proporcionan constancia de reservaciones, tramitan boletos aéreos y brindan

asesoría para los trámites de la obtención de visas.

2.1 SERVICIOS QUE OFRECEN ACTUALMENTE LAS AGENCIAS DE VIAJES

Con el correr del tiempo las agencias de viajes han ido evolucionando a tal grado que

en la actualidad ofrecen servicios tales como:

a) Comercialización de pasajes aéreos

b) Comercialización de pasajes terrestres

c) Envío de pasajes pre-pagados a cualquier parte del mundo

d) Conexiones con diferentes líneas aéreas alrededor de todo el mundo

e) Comercializan paquetes turísticos a nivel nacional e internacional

f) Hacen transacciones como envío o recibo de dinero

g) Rentan vehículos

h) Rentan habitaciones

i) Hacen inscripción de programas para viajeros frecuentes

j) Brindan servicios de asesorías sobre requisitos y tramites de visa

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k) Entregan pasajeros aéreos a domicilio

l) Servicios de seguros de viajes con cobertura médico-hospitalaria y seguro de

vida con servicios adicionales como la búsqueda de documentos de viaje

extraviados, indemnización por pérdida de equipaje

m) Sus operaciones las realizan a través de una red de comunicaciones y

reservaciones con sistemas internacionales, avanzada tecnología

especializada, para proporcionar información más rápida y precisa en vuelos,

horarios, preasignación de asientos en aviones, pronóstico del clima, cambios

de moneda.

Las agencias de viajes tienen relaciones estrechas con los diferentes operadores de

turismo que existen en el medio. Una de las funciones de un operador de turismo, es

la de arreglar paquetes de viajero, que les permita a ellos hacer una visita más

placentera y provechosa hacia el lugar de destino con las rutas más adecuadas.

2.2 EMPRESAS RELACIONADAS CON LAS AGENCIAS DE VIAJES

a) Empresas de Alojamiento

El sector del alojamiento es probablemente el área individual más importante del

turismo, en términos del potencial de utilización adicional de los conceptos y la

tecnología de gestión del rendimiento empresarial, el cual es un sector grande cuya

competencia y demanda de sus servicios va en aumento.

b) Empresas de Transporte Aéreo.

Las agencias de viajes y las empresas de transporte aéreo, tienen un convenio de

adhesión que permite la negociación de las cláusulas entre ellas, las cuales las

agencias pueden o no aceptarlas, estas cláusulas no se podrán modificar en forma

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unilateral; es decir, que la agencia de viajes podrá rechazar una modificación

realizada por la línea aérea, pero no será oponible a la agencia sin contar con

aprobación expresa.

Este tipo de empresas (las aerolíneas) son las que de una forma más directa

guardan una relación importante con las Agencias de Viajes.

D. ORGANIZACIÓN DE UNA AGENCIA DE VIAJES

Uno de los pasos fundamentales que debe dar cualquier propietario de una agencia

de viajes es determinar la manera cómo va organizar su negocio. En Estados Unidos

la solicitud para obtener la acreditación como una agencia listada para la

Corporación de las Aerolíneas, (por sus siglas en ingles: ARC), se debe especificar

la forma de propiedad, ya sea individual, sociedad en nombre colectivo o

corporación. Forzosamente, en esta decisión deben incluirse consideraciones tanto

legales como fiscales, de igual forma en El Salvador se debe de cumplir con lo

mencionado anteriormente para la creación de una agencia de viajes.

Las leyes y disposiciones de la organización de un negocio y fijación de impuestos

varían de acuerdo con el país de que se trate. Un propietario de agencia inteligente

buscará un asesor competente (como puede ser un abogado especializado en

pequeñas empresas, un administrador de empresas o cualquier otro asesor titulado),

antes de organizar su negocio.

Sin embargo, un conocimiento general sobre conceptos de organización de una

compresa constituye un requisito para saber cómo llevar a cabo la planeación

financiera y el control de los registros. Por lo general, una agencia de viajes está

organizada como una de las tres entidades: empresa individual, una sociedad en

nombre colectivo o una corporación.

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1. OPERACIÓN COMO EMPRESA INDIVIDUAL

Una empresa individual, la forma más simple que puede tener un negocio, es aquella

que es propiedad de un solo individuo. Sus pasivos son personales del propietario.

El ingreso de una empresa individual se considera el ingreso personal del propietario,

el cual debe especificar el total de sus ingresos en su declaración fiscal individual. En

general, el propietario también está sujeto al impuesto de aquellos contribuyentes

que trabajan por su cuenta.

Los gastos, tales como publicidad, cargos bancarios, depreciación de equipo, pago

de seguros, material de oficina, renta, y otros desembolsos relacionados con el

manejo del negocio, pueden deducirse de los ingresos antes de pagar los impuestos.

2. OPERACIÓN COMO SOCIEDAD EN NOMBRE COLECTIVO

Una agencia de viajes que funciona como sociedad en nombre colectivo es aquella

que tiene dos o más propietarios.

Tanto los pasivos como los activos son compartidos de manera equitativa por cada

uno de los socios. Cada propietario paga impuestos de acuerdo con su participación

en las utilidades. Los socios deben especificar en sus declaraciones el total de sus

ingresos obtenidos en la empresa.

La sociedad en nombre colectivo, deberá presentar una declaración fiscal por

separado en la cual desglosen las utilidades, retiros y adelantos pagados a los

socios.

Los socios son responsables directos de la administración del negocio y también

asumen la responsabilidad directa de los pasivos y los activos de la empresa. Los

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socios limitados no tienen pasivos pero sí reciben su parte correspondiente de las

utilidades.

3. OPERACIÓN COMO CORPORACIÓN Cuando una agencia de viajes está organizada como una corporación, esta es

propiedad de un grupo de accionistas representados por un consejo de directivos,

los cuales se encargan de designar funcionarios, como un presidente, un

vicepresidente y un tesorero, para llevar a cabo la administración de la empresa.

A diferencia de una empresa individual o una sociedad en nombre colectivo se

considera que una corporación tiene su propia identidad independientemente de los

propietarios.

Legalmente es una persona en si misma. Una corporación paga su propio impuesto

por conceptos de ingresos.

Cuando las utilidades se distribuyen en forma de dividendos, cada uno de los

accionistas se encarga de pagar sus impuestos. En general, la corporación y no sus

accionistas, es responsable de los pasivos de la empresa. En algunos casos, a los

funcionarios y directores de una pequeña empresa se les puede hacer responsables

de los adeudos de la organización y de las acciones de sus empleados.

Para formar una agencia con características de corporación, todos los accionistas

deberán transferir dinero o propiedades o ambos a la corporación. A cambio de esto

cada accionista se hace acreedor a una parte de las utilidades.

Las acciones que reciben no pueden intercambiarse por servicio, pero si expedirse a

cambio de la cancelación de una deuda.

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4. ESTRUCTURA ORGANIZATIVA DE UNA AGENCIA DE VIAJES Las figura 1.1 muestra la estructura organizativa general de una Agencia de Viajes

corporativa, la cual puede ser flexible según la organización de cada una.

ORGANIGRAMA DE UNA AGENCIA DE VIAJES CORPORATIVA

RELACION DE COORDINACION Y/O COLABORACION DE SUCURSALES EN EL INTERIOR DEL PAIS Y DESPLIEGUE DE AGENCIAS.

ASESORIA EXTERNA.

Figura 1.1 Organigrama de una Agencia de Viajes. Fuente: Agencia de Viajes Escamilla

PRESIDENTE

GERENTE GENERAL

SUB-GERENTE

DEPARTAMENTO DE RESERVACIONES Y DE

VENTA DE BOLETOS

SECRETARIA

DEPARTAMEMTO DE CONTABILIDAD

AGENTES DE VENTA

SUCURSALES

AUDITORIA EXTERNA

CONTADOR GENERAL ENCARGADO DE WESTERN UNION

ENCARGADA DE CREDITOS Y

COBROS

AUXILIAR DE CONTABILIDAD

CAJERA MENSAJEROS

OPERADORES DE VIAJES Y

TURISMO

ENCARGADAS DE RESERVACIONES Y VENTA DE BOLETOS

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4.1 DESCRIPCION DEL ORGANIGRAMA Presidente: Es el encargado de la toma de decisiones de todas las operaciones que

se realizan en la agencia de viajes, además es el encargado de realizar las

negociaciones.

Gerente General: Se encarga de ejecutar las decisiones tomadas por el presidente y

a dar seguimiento a las negociaciones, coordina y supervisa las actividades de las

sucursales y del operador de viajes y turismo.

Auditor Externo: Realiza la auditoria de las agencias de viajes y la sucursal.

Sub Gerente: Su función principal es la de administrar las agencias de viajes y velar

por el buen funcionamiento de las actividades que ahí se realizan.

Secretaria: Su función es la de brindar apoyo secretarial a los ejecutivos de la

agencia.

Operador de viajes y turismo: Encargado de preparar paquetes turísticos a los

viajeros.

Encargado de Reservación y Venta de Boletos: Su función principal es la de

reservar y vender pasajes aéreos.

Agentes de Ventas: Son los encargados de vender pasajes aéreos en el interior del

país.

Ejecutivo de Western Union: Se encarga de enviar y recibir dinero.

Contador General: Es el encargado de la parte financiera de la agencia de viajes.

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Encargado de Créditos y Cobros: Su función es otorgar créditos y efectuar los

cobros respectivos.

Auxiliar de Contabilidad: Es el que da apoyo en la parte financiera al contador

general.

Cajera: Es la encargada de recibir los pagos que se realizan en la agencias de

viajes.

Mensajeros: Encargados de llevar la correspondencia.

E. LICENCIAS Y PERMISOS Las licencias y permisos que se requieren para operar una agencia de viajes al

menudeo varían de un área a otra. Aparte de la acreditación de la Asociación

Internacional de Transporte Aéreo (IATA), no hay una uniformidad en cuando a los

requisitos para la obtención de una licencia de agente o agencia de viajes. Las

licencias para los agentes de viajes no se otorgan de la misma manera que los

corredores de bienes raíces o los bancos.

1. LICENCIA COMERCIAL En casi todas las comunidades se pide una licencia especial para administrar un

negocio. Además de esto los ingresos de la agencia pueden ser grabados por la

agencia gubernamental correspondiente. Las licencias comerciales generalmente

son expedidas por el secretario municipal.

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2. PERMISOS DE ASIGNACION DE ZONA

En muchas comunidades, una licencia comercial no se otorga, sino hasta que la

ubicación del negocio sea aprobada por las autoridades locales que tienen a su

cargo la asignación de la zona.

2.1 UBICACIÓN DE LA AGENCIA Después de organizar el negocio y obtener la licencia correspondiente, el siguiente

paso que debe realizar el propietario o gerente es elegir el sitio donde va a ubicarse

la agencia de viajes minorista.

Antes de obtener cierta licencia o permisos, deberá asegurarse el domicilio social de

la empresa. Más aún, de la ubicación dependerá el éxito o fracaso que tendrá la

agencia.

2.2 REQUISITOS DE LA AGENCIA

Ni la Corporación de las Aerolíneas (por sus siglas en ingles ARC) ni la Asociación

Internacional del Transporte Aéreo (por sus siglas en inglés IATA) especifican el

espacio mínimo que debe ocupar una agencia de viajes al menudeo. Sin embargo, la

ubicación deberá identificarse como una agencia de viajes, abierta para realizar sus

operaciones y accesible al público durante las horas hábiles.

Es preciso señalar que algunas agencias se les ha negado la acreditación por parte

de la ARC por haber juzgado su espacio como insuficiente o inadecuado para ubicar

ahí una agencia de viajes minorista. El sitio debe estar seguro y la agencia abierta al

público antes de presentar la solicitud ante la ARC. En tal solicitud deberá incluirse la

dirección y el número telefónico junto con fotografías del interior y exterior de las

instalaciones.

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a) Asignación de Zona Muchas ciudades se encuentran divididas en zonas en las cuales se encuentran

restringidos cierto tipo de negocios. Por ejemplo, es posible que un negocio al

menudeo no esté permitido en una zona residencial.

Talvez en determinada zona sólo se permita instalaciones para el ejercicio de ciertas

profesiones, como consultorios médicos o despachos de abogados, mientras que los

negocios al menudeo puedan permitirse en otra zona donde no es posible establecer

edificios industriales o bodega.

b) Seguridad Los registros y archivos que maneja una agencia de viajes son confidenciales. Por

tanto, todos los documentos de tráfico, registros de venta, y listas de clientes

deberán estar debidamente guardados y protegidos contra robo, incendio,

inundaciones y otros tipos de pérdidas potenciales. El seguro en si no lograría

compensar al propietario ante los efectos devastadores de la destrucción de los

registros y archivos de la agencia.

c) Espacio Físico Una agencia de viajes debe contar con un espacio amplio para las áreas de servicio

al cliente, almacenamiento y seguridad.

En el caso de una agencia de mayor tamaño, esta deberá contar también con un

área independiente de recepción, una oficina para el gerente y un área de

contabilidad y teneduría de libros. Es recomendable una sala de conferencias para

una agencia que se especialice en grupos.

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En el caso de que se requiera un arrendamiento a largo plazo, el propietario deberá

también tomar en cuenta los futuros requerimientos de expansión, como puede ser el

contar con espacio adicional de escritorio para el agente de viaje y un espacio

adicional para el equipo de cómputo.

d) Visibilidad Para muchas agencias, el recurso publicitario fundamentalmente es el letrero exterior

que identifica al negocio. La ARC sólo requiere que la agencia esté, debidamente

identificada como una agencia de viajes. Sin embargo ningún aspecto es tan

importante para el éxito de una agencia que la visibilidad que tenga el lugar y su

letrero correspondiente ante los clientes potenciales.

El letrero deberá destacarse y ser fácilmente visible desde los automóviles que

transitan en ambos sentidos de la calle.

Las agencias localizadas fuera de la afluencia principal de vehículos o en el interior

de lujosos complejos departamentales o parques industriales, ejercen un nulo

impacto en el tráfico que pasa por ahí; sin embargo, hay que señalar que sí hay

agencias en tales sitios.

En donde la visibilidad es prácticamente inexistente, la agencia debe invertir o apoyar

mucho en, publicidad a través del periódico, revista, radio o televisión. En cambio la

agencia de viajes que está muy visible se hace propaganda casi sin costo alguno.

e) Apariencia

El sitio ideal para una agencia de viajes debe tener las siguientes características: una

apariencia profesional, ser limpio y atractivo y estar localizado en un área que goce

de un buen mantenimiento.

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Los empleados de una agencia pasan la mayor parte del día en un ambiente de

oficina, de ahí que el lugar deba mantenerse con buena iluminación y proporcionar

una ambiente confortable y con un decoración atractiva. Al igual que los empleados,

los clientes se sentirán más cómodos en una oficina que luzca limpia, atractiva,

moderna y libre de ruido.

f) Negocios Circunvecinos

La imagen que proyecta un individuo se deriva en parte de la campaña que él o ella

administre. De manera similar, la imagen de una agencia de viajes se deriva, en

parte de los otros negocios que hay en su entorno.

Una agencia de viajes ubicada en un distrito comercial, cuyo desarrollo es palpable,

proyectará una imagen profesional de éxito. Sin embargo, cualquier agencia de

viajes ubicada en una zona industrial decadente proyectará una imagen

desfavorable.

g) Libros y Registros

Tanto la organización de un negocio como la elección del sitio que este va a ocupar

son aspectos básicos para cualquier empresa en el momento de iniciar sus

operaciones. De igual importancia resulta la tarea de mantener libros y registros.

Llevar con exactitud los libros (Teneduría), es un requisito indispensable para

manejar con eficiencia una agencia de viajes y para determinar sus pasivos

deducibles.

Muchas agencias utilizan sistemas de contabilidad computarizados, pero todavía hay

algunas que almacenan sus datos contables en archivos físicos.

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El método tradicional que se usa para manejar las finanzas de un negocio consiste

en asentar las transacciones en un libro de registros, o diario. Los diarios básicos

que maneja una agencia de viajes son:

a) Diario de Ingreso de Caja: Se utiliza para registrar todos los movimientos de

ventas que se efectúan cada día, ya sea que liquiden en efectivo o con tarjeta de

débito (distinta de las transacciones mediante tarjeta de crédito).

b) Diario de Egreso de Caja: Se usa para asignar los pagos por concepto de gastos,

como renta, salarios y material de oficinas.

c) Libro de Cuentas o Libro Mayor: Se utilizan para llevar un control de los ingresos

que se adeudan a las líneas aéreas por venta de boletos.

F. SITUACIÓN ACTUAL DE LAS AGENCIAS DE VIAJES

Para desarrollar este tema, se utilizo la técnica del FODA (Fortalezas,

Oportunidades, Debilidades y Amenazas). Considerando que no es la única técnica

para evaluar el ambiente empresarial, pero si es la que más permite hacer un análisis

objetivo de la realidad en que se encuentran las empresas, en este caso las agencias

de viajes.

1. ANALISIS INTERNO

El análisis interno comprende las Fortalezas y Debilidades que poseen las agencias

de viajes.

Entre las Fortalezas se pueden mencionar:

a) En las agencias de viajes, se pudo constatar (mediante entrevista) que, existe la

tecnología adecuada para poder dar un servicio rápido y eficiente a sus clientes.

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Mediante entrevista y observación realizada al presidente de la Asociación

Salvadoreña de Agencias de Viajes, se pudo determinar que, la mayoría de las

agencias de viajes, poseen el software Amadeus. Este sistema permite hacer un

rápido acceso a la disponibilidad de espacios en las diferentes aerolíneas. De la

misma forma se puede acceder a información de hoteles, cruceros, paquetes

turísticos y todo lo relacionado al ramo.

b) La ubicación es sin duda un factor muy importante para el éxito de las agencias

de viajes. Se debe elegir muy cuidadosamente el lugar, el ambiente que tiene la

agencia a su alrededor, la accesibilidad para llegar, el parqueo y la presentación que

se tengan son elementos vitales para el éxito de las agencias de viajes.

c) El espacio físico que se tenga para recibir a los clientes, el espacio con el que

cuenta cada uno de los agentes de ventas, la comodidad que cada uno de ellos

posee en sus espacios físicos dentro de las instalaciones.

Entre las Debilidades se tienen las siguientes:

a) Falta de capacitación constante en cuanto al uso correcto de la tecnología que

se disponga directamente para atender al cliente.

b) La toma de decisiones en base a información incorrecta generada en los

reportes emitidos a la alta gerencia.

c) Falta de controles internos en el desarrollo de las actividades diarias

relacionadas a las ventas y uso de sistemas informáticos.

2. ANÁLISIS EXTERNO

El análisis externo, comprende todo lo que son Amenazas y Oportunidades.

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Entre las Amenazas encontradas se pueden mencionar las siguientes:

a) Los problemas económicos del país.

b) La baja del turismo en el ámbito nacional.

c) Ideologías Políticas.

Entre las Oportunidades se pueden mencionar las siguientes:

a) El crecimiento económico del país.

b) La afluencia de turismo en el ámbito nacional e internacional.

c) Los incentivos gubernamentales para apoyar el turismo.

d) El crecimiento de las líneas aéreas.

e) El apoyo del gobierno a las empresas que se dedican a la promoción del

turismo.

El análisis realizado anteriormente a través de la técnica del FODA está orientado a

evaluar los aspectos netamente administrativos dentro del desarrollo y

funcionamiento de la organización de las agencias de viajes.