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BASISSOFTWARE Die process4.biz Basissoftware ist ein flexibles Modellierungs-werkzeug für Geschäftsprozessmanagement (Business Process Management, BPM), Unternehmensarchitektur Management (Enterprise Architecture Management, EAM) und Strategische Informatikplanung (SIP). Sie funktioniert auf der Basis von Microsoft Visio und in Verbindung mit SQL-Datenbanken. Im Mittelpunkt steht die Modellierung, Analyse, Dokumentation, Modifikation und Auswertung von komplexen Geschäftsprozessen, Unternehmensarchitekturen und beliebigen weiteren unternehmensinternen Strukturen der Aufbau- und Ablauf-Organisation, sowie von allen Systemen zu deren Unterstützung.

Vorlagen und Referenzmodelle für die Prozessmodellierung werden in Anlehnung an Standards der folgenden Modellierungsmethoden zur Verfügung gestellt:

• EPK (Ereignisgesteuerte Prozessketten),

• Catalyst (Methode der CSC),

• EAM

• RACI/DEMI (im Qualitätsmanagement als Verantwortlichkeitsmatrix bekannt)

Die process4.biz Software ist einzigartig auf dem Markt, weil sie über die angebotenen Vorlagen hinaus nicht nur die Erstellung eigener Methoden und Notationen der Prozessmodellierung ermöglicht, sondern auch den gleichzeitigen Einsatz unterschiedlicher Methoden innerhalb eines Gesamtmodells. Alle Diagrammtypen und „shapes“ (Schablonen) von Visio werden unterstützt.

Die Komponenten der Basissoftware bieten 3 unterschiedliche, in die gewohnte Microsoft Visio-Oberfläche nahtlos integrierte Zugänge zu den Daten bzw. den Erstellungsoptionen für Datenstrukturen:

Der process4.biz Database Designer… … ist die in Microsoft Visio integrierte Sicht auf die Datenstrukturen aller Modelle, die in einer Datenbank gespei-chert sind. Mit dieser Komponente wird das Datengerüst der Modelle in Form eines hierarchisch strukturierten Verzeichnis-baums im SQL-Server angelegt, definiert, modifiziert und verwaltet. Der Database Designer stellt in Visio integrierte, intelligente process4.biz Funktionen zur Verfügung, mit denen Datenkategorien (Klassen), Attributgruppen und Attribute für die Beschreibung von Geschäftsobjekten und Prozessen, und auch die Beziehungen zwischen ihnen definiert werden können. Diese Abhängigkeitsbeziehungen bzw. Verknüpfungen können mit ausgefeilten Verlinkungsregeln spezifiziert werden (z.B.: direkte und indirekte, Schwimmbahn- oder XY-Achsen-Verknüpfungen). Diese vielfachen Verknüpfungen zwischen Prozessen und Geschäftsobjekten (Stellen, Rollen, Lokatio-nen, IT-Systemen, etc…) werden bereits während der Modellierung in der Datenbank festgehalten. Den Verknüpfungen selbst können dabei auch Attribute und eine Verknüpfungsrichtung zugewiesen werden.

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Ebenfalls in dieser Komponente wird festgelegt, welche Objekte und Diagramme Ihres Modells in hierar-chisch tiefer gelegene Strukturebenen (=“units“) vererbt werden sollen. Der kleinste gemeinsame Nenner eines Modells, der für das gesamte Unternehmen gelten soll, kann auf diese Weise bereits auf der höchsten Hierarchie-Ebene (z.B. auf der, die eine Holding abbildet) ausgeprägt werden. Auf den tiefer liegenden Hierarchie-Ebenen (z.B. auf denen, die Divisionen oder Länder abbilden) können die Objekte und Diagramme jeweils weiter differenziert und verfeinert werden.

Das umfangreiche, rollenbasierte Benutzer-Berechtigungskonzept und das Genehmigungs-Management für Objekte und Diagramme werden ebenfalls im Database Designer konfiguriert. Hier wird auch festgelegt, welche Felder von den Benutzern ausgefüllt werden müssen. Änderungen oder Erweite-rungen dieser Strukturen mit dem Database Designer sind auch dann möglich, wenn andere Benutzer gleichzeitig mit einem der beiden anderen Komponenten (Graphical Visio Modeler und/oder der Daten-bank-Komponente („repository“)) arbeiten.

Die process4.biz Datenbank („repository“)… … kann durch einen von process4.biz in Visio integrierten Zugang bequem erreicht werden. Sie präsentiert alle im Modell vorhandenen Datenobjekte und Diagramme in tabellarischer Form. Ein Navigationsbaum und intuitiv bedienbare Filterfunktionen erleichtern die Übersicht über alle Datenobjekte und Diagramme. Alle abhängigen Vorgänger und Nachfolger eines Objekts werden in einem Objekt-Explorer angezeigt. Eigentümer, sowie Erstellungs- und Veränderungsdatum werden für jedes Objekt automatisch erfasst.

Die Ausprägung, d.h. die Zuweisung konkreter beschreibender Daten und Werte in Bezug auf die im Database Designer

angelegten Datenstrukturen („units“, Klassen, Attributgruppen und Attribute) wird in dieser Komponente vorgenommen. Auch Verlinkungen zu Dokumenten auf einem Fileserver oder zu Webseiten können hier hinterlegt werden. Die Datenbank selbst funktioniert auf der Basis des Microsoft SQL-Server 2000 und im echten „multi-user“-Betrieb: mehrere Benutzer können auf das selbe Modell in einer Datenbank gleich-zeitig zugreifen und es verändern. Im Modell mehrfach verwendete Daten von Strukturen und Prozessen brauchen innerhalb der hierarchisch gegliederten Datenstruktur nur einmal angelegt zu werden, weil sie anschließend in andere Ebenen innerhalb der Hierarchie übernommen („vererbt“) und auf verschiedenen Diagrammen wiederverwendet werden können. Änderungen an einem Objekt werden auf alle Diagram-me, auf denen dieses Objekt vorkommt, durchgereicht, so dass diese zentrale Wissensdatenbank der Unternehmensstruktur redundanzfrei bleibt. Process4.biz ist ein mehrsprachiges Werkzeug, das die Beschreibungen und Ausprägungen der Prozesse und Geschäftsobjekte in beliebig vielen Sprachen auf-nehmen kann. Ein grafisches Element („shape“ oder Schablone) kann auf unterschiedlichen Diagrammen in einer vom Benutzer gewählten Sprache präsentiert werden.

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Die aus Microsoft Office bekannten Funktionen (z.B. Kopieren & Einfügen oder Verschieben) können sowohl zwischen den einzelnen Hierarchien („units“) innerhalb desselben Modells, als auch zwischen unterschiedlichen Datenbanken bei zwei gleichzeitig geöffneten Visio-Instanzen verwendet werden.

Der process4.biz Grapical Visio Modeler… … beruht auf der Technologie von Microsoft Visio und benutzt dessen Benutzeroberfläche unverän-dert. Neben den für Microsoft Office-Benutzer vertrauten Visio-Funktionen werden kontextsensitiv aufrufbare zusätzliche Menüs für process4.biz Funktionen zur Verfügung gestellt. Beim Modellieren mit der „drag & drop“-Funktion werden neu erstellte oder modifizierte Daten automatisch in die Datenbank („repository“) übernommen. Schon vorhandene Daten können zwecks Wiederverwendung direkt aus dem Repository gezogen werden. Nicht nur die durch Visio–„shapes“ repräsentierten Geschäftsobjekt-daten, sondern auch die meist große Anzahl an Beziehungen zwischen diesen Objekten und Diagrammen werden immer vollständig und

automatisch in der Datenbank mitgeschrieben. Dieser Automatismus zum Mitschreiben der Relationen wird im Database Designer (s. oben) durch Verknüpfungsregeln definiert. Trotz vielfacher Abhängigkeiten unter den Datenobjekten bei der Abbildung komplexer Unternehmensstrukturen entste-hen auf diese Weise vollständige Modelle, die selbst bei einer hochgradigen Abstraktion mit nur wenigen Objekten pro Diagramm dargestellt werden können. Process4.biz dokumentiert diese Strukturen in ihrer ganzen Komplexität automatisch, so dass sie später mühelos abgefragt werden können.

Eine Vielzahl weiterer Funktionen erleichtert die Arbeit beim Modellieren. Bei der Navigation helfen zum Beispiel „smart tags“, damit die Übersicht über Diagramme und deren Verlinkungen untereinander nicht verloren geht. Funktionen wie „do / undo“ oder das (Re)nummerieren von Objekten und Diagrammen sind nützliche Helfer beim Modellieren, ebenso wie etwa „intelligente“ Schablonen („shapes“), die ihre optische Erscheinung je nach den Werten, mit denen sie ausgeprägt wurden, ändern. Die Software ist einfach zu handhaben, aber mächtig in ihrer Funktionalität.

Process4.biz ist ein ideales Werkzeug sowohl für IT-Governance Projekte, die auf Referenzmodelle von CobiT (Control Objectives for Information and related Technologies) und ITIL (IT Infrastructure Library) Bezug nehmen, als auch für Dynamics AX Projekte, die mit Hilfe des process4.biz Dynamics AX Referenzmodells (re)dokumentiert werden können. Entsprechende Vorlagen bzw. Referenzmodelle, die auf den Standards CobiT/ITIL und Dynamics AX beruhen, stehen vormodelliert als eigene Komponenten mit tausenden Objekten und hunderten Diagrammen als kostenpflichtige Zusatzmodule (process4.biz CobiT/ITIL bzw. process4.biz Dynamics AX) zur Verfügung. Sie können unverändert benutzt oder auch beliebig verändert werden. Diese Methodenfreiheit macht process4.biz einzigartig unter den vergleichba-ren Software-Lösungen. Detailbeschreibungen über die oben erwähnten beiden Zusatzmodule und die Erweiterungen können von unserer Webseite (http://www.process4.biz) heruntergeladen werden.

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OPTIONALE ERWEITERUNGEN („EXTENSIONS“) Die Erweiterungsmodule sind einzeln lizenzierbare Produkte, die sowohl die process4.biz Basis-software sinnvoll ergänzen als auch ihre beiden um die optionalen Zusatzmodule ausgebauten Varianten (process4.biz-CobiT/ITIL und/oder process4.biz-Dynamics AX). Das gemeinsame Merkmal aller Erweiterungsmodule: sie machen ausgewählte Datenbank-Inhalte auch außerhalb der process4.biz-Applikation zugänglich, für eine Weiterverarbeitung oder für Präsentations- oder Publikationszwecke.

process4.biz Excel Import-Export & PowerPoint Wizard (IEW) Das Modul ermöglicht einen bidirektionalen Austausch ausgewählter Inhalte zwischen der process4.biz Datenbank und Microsoft Excel. In der Datenbank schon vorhandene Datensätze können nach Excel exportiert werden, um dort verändert zu werden. Die geänderte Version wird anschließend in die Datenbank zurückgeladen. In der Datenbank noch nicht vorhandene, neue Objekte können auch in Excel erstellt und von dort in die Datenbank eingelesen werden. Übersetzungen eines Modells in beliebige andere Sprachen können bequem in Excel vorgenommen und von dort in die Datenbank geladen werden. Dies gilt auch für Prozess- oder Aufgabenbeschreibungen durch Fachabteilungen, die keine process4.biz Modellierungslizenzen erworben haben.

Beim Exportieren können berechtigte Benutzer individuelle Exportprofile („sets“) für wiederholte An-wendungen einrichten, um die Auswahl der einzelnen zu exportierenden Daten eines Objekts nicht jedes mal neu definieren zu müssen. Exportiert werden können beschreibende Dateninhalte von Objekten, sowie Relationen (Verknüpfungen) von Objekten zu anderen Objekten und zu Diagrammen. Die zu exportierenden Objekte werden durch Auswahl der sie enthaltenden Objekt-Klassen

(Hierarchieebene der Objektkategorien) bzw. „units“ (Hierarchieebene der Modelle) und der gewünschten Attribute definiert.

Beim Importieren wird an Hand einer eindeutigen Objektidentifikationsnummer geprüft, ob das aus der Excel-Datei zu importierende Objekt in der Datenbank bereits vorhanden ist. Wenn ja, dann werden die in der Excel-Datei enthaltenen Änderungen bei den entsprechenden Attributen des Objekts in der Datenbank nachvollzogen. Wenn ein Objekt in der Datenbank noch nicht vorhanden ist, wird es dort neu angelegt. Mit Hilfe eines Zuordnungsdialogs wird die Entsprechung zwischen Excel-Zellinhalten und Datenfeldern in der Datenbank definiert.

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Auch vorhandene Visio-Diagramme lassen sich in die Strukturen der process4.biz Datenbank importieren. Die „master shapes“ werden dabei übernommen, und die einzelnen „shapes“ werden den Klassen (Daten-kategorien) zugeordnet.

Mit der PowerPoint-Komponente können Präsentationen auf Grund ausgewählter grafischer Inhalte (Diagramme) aus der Datenbank erstellt werden. Die Diagramme können wahlweise als eingebettete Visio-Diagramme oder als PowerPoint-Grafiken zur Verfügung gestellt werden.

process4.biz Word Reporter (WR) Ausgewählte beschreibende Daten und auch grafische Inhalte können vorformatiert aus einer process4.biz-Datenbank unmittelbar in ein beliebiges Microsoft Word-Dokument transferiert werden. Ein entsprechendes Inhalts- und Stichwortverzeichnis wird dabei erstellt. Das Ergebnis ist ein statisches Dokument, das den aktuellen Status eines (Teil-)Modells wiedergibt und somit ein ideales Dokument für viele Verwendungen (z.B. für Audit oder Projektfortschrittsberichte, Pflichtenhefte, etc..) ist.

process4.biz Excel Pivot Reports (EPR) Der Transfer ausgewählter Datenbankinhalte in in „Drill Down“-fähige Pivot-Tabellen bietet mehr Möglich-keiten, als der Export in eine zweidimensionale Excel-Tabelle. Für einen Pivot-Bericht können die Daten in der Tabelle sowohl sortiert und gefiltert, als auch verschoben werden, um je nach Perspektive entsprechende Berichte über die Verknüpfungen (Relationen) zwischen einzelnen Objekten erstellen zu können. Die Pivot Reports werden in Kürze um einen mächtigen Berichtsgenerator ergänzt mit dem alle Daten von Objekten und Diagrammen sowie deren Abhängigkeiten (Relationen) unter definierbaren Bedingungen abgefragt werden können.

process4.biz DB Replikation (DBR) Mit diesem Modul kann der jeweilige Inhalt Ihrer process4.biz Datenbanken, die auf verschiedenen SQL-Servern liegen, kopiert werden. Die Ursprungs- und die Zieldatenbank(en) werden dabei synchronisiert. Die Replikation bietet eine einfache Möglichkeit, die Inhalte einer LAN-Datenbank, die in einem zentralen SQL-Server im online-Betrieb läuft, mit veränderten oder neu angelegten Inhalten von diversen Datenbanken (Replikas) abzugleichen, die auf lokalen Desktop-Systemen im offline-Betrieb im Einsatz sind. Konflikte durch Veränderung der selben Datensätze in der zentralen Datenbank und in deren lokalen Replikas können bei der Synchronisation manuell aufgelöst werden.

Insbesondere in größeren Projekten, bei denen verteilt gearbeitet wird und der Zugang zum SQL-Server (zum Beispiel für externe Berater) nicht jederzeit möglich ist, kann dieses Modul sehr hilfreich sein.

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process4.biz Web Publisher (WP) Ausgewählte beschreibende Daten und grafische Diagramme von Modellen, die mit dem process4.biz

Basismodul erstellt und in der Datenbank gespeichert wurden, können mit dem Web Publisher in statische Webseiten (in HTML- und SVG-Format) umgewandelt werden. Für die Veröffentlichung im Intranet ist ein Webserver notwendig. Es kann entweder Microsoft IIS (Internet Information Services des Windows Betriebssystems) oder der Apache-Webserver auf einer Linux-Plattform eingesetzt werden.

Dieses kostengünstige Werkzeug bietet umfangreiche Navigationsmöglichkeiten (wie Smart-Tags, Hyperlinks, Navigationsbaum, usw.) über ausgewählte Modell-Inhalte, Filter & Suchfunktionen und Prozess-Feedbackmöglichkeiten, sowie die Möglichkeit beliebige Dateien oder Links auf andere Websites zu hinterlegen, um ein Wissensportal aufzubauen.

Die Publikation kann in diversen Darstellungsformen der Objektgruppierung und in verschiedenen Sprachen auf unterschiedlichen Websites im Webserver veröffentlicht werden. Bereits veröffentlichte Inhalte lassen sich löschen oder aktualisieren. Die Daten in der Datenbank und die vom Web Publisher im Webserver publizierten Daten sind asynchron. Da das rollenbasierte Berechtigungskonzept von process4.biz nicht bis zum Webserver durchgereicht wird, und keine permanente Verbindung zur Datenbank besteht, hat der Web Publisher keine Editiermöglichkeit für die Daten im Web – im Gegensatz zu seinem „großen Bruder“, dem process4.biz Enterprise Portal Server.

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process4.biz Enterprise Portal Server (EPS) Der Enterprise Portal Server ist ein eigenständiger Portalserver auf Basis der Windows Sharepoint Services (WSS) - Technologie und der .Net-Architektur, die kostenloser Bestandteil von Windows Server 2003 -Betriebssystemen sind. Dank der permanenten Verbindung zwischen dem process4.biz-Portalserver und der Datenbank sind weder eine vorherige Veröffentlichung, noch die Konvertierung der Daten notwendig. Die ausgewählten Modell-Inhalte sind stets aktuell, d.h. synchron mit den entsprechenden Datenbank-Inhalten im Portal abrufbar. Die intuitive Navigation, die Optik und die Funktionalitäten sind auf die Client-Komponente des process4.biz Basisprodukts abgestimmt.

Der Enterprise Portal Server unterstützt die Steuerung der Zugriffskontrolle über die Windows-Domänenanmeldung („single sign-on“) und auch das in der process4.biz Datenbank definierte rollen-basierte Berechtigungskonzept. Jeder Benutzer bekommt nur jene Inhalte zur Ansicht oder zur Bearbeitung, für die er die entsprechenden Berechtigungen besitzt. Das Anlegen, Ändern und Löschen aller beschreibenden (d.h. nichtgrafischen) Inhalte des Datenmodells (Objekte und Ihre Attribute) ist über jeden Webbrowser möglich.

Der Enterprise Portal Server unterstützt das Hinterlegen diverser Dateien beliebigen Formats für Objekte oder deren grafische Repräsentanten auf Diagrammen. Für diese Dateien steht die volle „check-in“ bzw. „check-out“-Funktionalität, sowie die Versionierung mit Dokumentation des Verfassers zur Verfügung. So wird die gesamte Entstehungsgeschichte eines hochgeladenen Dokuments mitgeschrieben. Die „check-out“-Funktion stellt sicher, dass eine in Bearbeitung befindliche Datei nicht von anderen Benutzern überschrieben werden kann.