BALANCED SCORECARD MUNICIPAL

BALANCED SCORECARD MUNICIPAL  

Municipalidades optan por Balanced Scorecard para mejorar su gestión

Las Municipalidades y los organismos que dependen de ésta requieren mejorar su gestión día a

día, por ende es imperioso que implementen una estrategia y una mirada completa e integral

sobre su funcionamiento. Para ello, C A SC A S -- C H I L E ®C H I L E ® ha desarrollado un software denominado

Balanced Scorecard que, unido a una asesoría previa, proporciona el control, seguimiento,

implementación y evaluación de la Planificación Estratégica, que permitirá alinear los planes de

acción de la institución con la estrategia y los objetivos estratégicos de ésta, mejorando

considerablemente la gestión de la entidad.

El software posibilita la aplicación de todos los elementos de la teoría del Balanced Scorecard

planteada por Kaplan y Norton. Además, se encuentra diseñado para conectarse a diferentes

bases de datos, permitiendo así la extracción de la información necesaria para conformar los

distintos indicadores, según los objetivos planteados.

Con la implementación del Software, las Municipalidades, los DAEM, Corporaciones y DAS

podrán coordinar la planificación estratégica, evaluar el logro y grado de cumplimiento de las

estrategias, identificar las desviaciones y por ende, crear propuestas que contribuyan al

mejoramiento de la organización.

VENTAJAS DEL BSC-SOFTWARE© MUNICIPAL

ü Traduce la estrategia y la misión de la organización en un conjunto de indicadores

que son monitoreados en línea, optimizando el trabajo, evaluando, y sustentando el progreso de la institución.

ü Alinea e integra todas las áreas de trabajo, orientando las acciones y recursos hacia la consecución de los objetivos estratégicos anteriormente acordados.

ü Transparenta la gestión al interior de una organización a través de la visualización On Line de su funcionamiento.

ü Proporciona instantáneamente información actualizada sobre todos los objetivos de la institución, para seguimiento y control. Monitoreo en tiempo real.

ü Cada funcionario conocerá la información relativa a los resultados que impactan en el desempeño de su área y de la organización en su conjunto.

ü Generación de un Mapa Estratégico con los objetivos planteados por la organización, permitiendo la observación de las relaciones causa-efecto que existen entre estos.

ü Herramienta de comunicación, motivación e incentivo. Crea una actitud proactiva que permitirá pronosticar los retos del entorno.

ü Proporciona pensamiento estratégico que permitirá crear una cultura organizacional de acción.

CARACTERÍSTICAS

ü Es un software flexible, se adapta a la medida de cada organización.

ü Es fácil de manejar a través de una navegación sencilla.

ü Asigna responsabilidades a los usuarios.

ü Integra a toda la organización sin importar el tamaño que esta tenga.

ü Permite Incorporar la totalidad de un plan estratégico.

ü Entrega alertas On Line frente a situaciones anómalas.

ü Permite captura de datos.

ü Accesibilidad de la Información.

ü Enlaza la estrategia con las actividades diarias.

ü Entrega datos en el momento preciso para la toma de decisiones.

ü Monitoreo en tiempo real.

ü Permite incorporar indicadores y acciones estratégicas asignadas a Perspectivas.

ü Ayuda a traducir la estrategia en acciones reales.

ü Mide el desempeño utilizando indicadores.

ü Información integrada, real y en línea.

* El software no posee licencia por usuario, por ende estos son ilimitados; la licencia se asocia al

servidor*

PLATAFORMA TECNOLÓGICA El sistema está construido sobre en la siguiente plataforma:

• SQL Server 2008 o superior. • Lenguaje PHP 5.2.3. • Apache 2.0 • Windows 7/8/10.

ü No necesita licencias adicionales por usuarios solo la licencia de SQL que es la que posee la

Institución y la cantidad de usuarios que ocupen el sistema va a estar asociada a la

capacidad que tenga el Servidor que posee

ü El software BSC puede operar con distintas Bases de Datos como para extraer

información, estas son: SQL Server 2008.

ü Estos Software está construido totalmente en idioma español.

REQUERIMIENTOS TÉCNICOS

Servidor de WEB

Servidor de Aplicaciones:

Requerimientos mínimos:

• 1 GB de memoria y un espacio libre para sistema 20 GB de disco duro

• Procesador con 2 GHz de velocidad.

Cliente o Usuario

Requerimientos mínimos:

• Computador o Notebook 1 GB memoria Ram y 2.36 GHz procesador.

• Sistema Operativo: Windows 7 o superior.

• Navegador: Internet Explorer 9.0 o superiores com vista de compatibildad.

Descripción Software BSC© Municipal “Balanced Scorecard para el Control de la Gestión”

Introducción El Sistema de Balanced Scorecard, tiene como principal funcionalidad el visualizar mediante un navegador Web, el estado actual de la Institución, en cuanto a la gestión y medición del cumplimiento de la Planificación Estratégica.

El sistema posee 7 Módulos, correspondientes a:

§ Administración § Parámetros § Datos Manuales § Procesos § Resultados § Sitios de Interés § Planes de acción

Poblamiento

ü Manual: El sistema permite la carga de datos manual para cualquier nivel del modelo de información. Es decir, dependiendo del tipo de usuario, permite el ingreso de información para definiciones estratégicas:

§ Misión § Visión

§ Objetivos Estratégicos

§ Objetivos Específicos

§ Unidad de Negocios u área municipal

§ Clientes/Beneficiarios/Usuarios

§ Indicadores.

ü Automático: Permite el poblamiento periódico de datos mediante la integración con otras fuentes de información, ya sean éstas repositorios de datos o Bases de Datos, obteniendo los datos reales de producción de los distintos indicadores. ü El sistema es capaz de conectarse a distintos motores de bases de datos como:

§ SQL Server 2008

ü Registro: El sistema es capaz de mantener un registro de uso, registra las acciones de los usuarios sobre el sistema (Transacciones). A dicho registro será posible acceder a través de cuentas con perfil de Administrador.

Funcionalidades y procesamiento de los datos: El sistema es capaz de:

Visualizar y controlar el desempeño en los distintos niveles de gestión, Calcular indicadores para:

ü Unidad de Negocio ó Área Municipal

ü Usuarios o Beneficiarios

ü Objetivos Estratégicos

ü Objetivos Específicos

Existe la posibilidad de seleccionar distintos criterios para el cálculo y ponderación de dichos indicadores.

Asocia cada Indicador a:

ü Objetivos específicos

ü Unidad de Negocio ó Área Municipal

ü Clientes/Beneficiarios/Usuarios

ü Responsables

Registra y valida la ponderación de los indicadores tanto para los Centros de Negocio, Colegios o Consultorios y objetivos estratégicos de los que provienen.

Define la forma de cálculo de cada indicador, considerando al menos las siguientes posibilidades, para cálculos mensuales y acumulados a la fecha:

Entrega resultados de Cumplimiento de las metas propuestas (comparación de resultados del indicador real versus el comprometido).

Permite generar planes de acción para indicadores estratégicos.

Muestra información estadística del resultado de los indicadores.

La definición de un indicador considera los siguientes atributos:

ü Unidad de Negocio ó Área Municipal

ü Tipo de Meta.

ü Objetivo específico al que se asocia.

ü Descripción del indicador.

ü Alarmas (Satisfactorio, Precautorio e Insatisfactorio)

ü Resultados históricos

ü Ponderación

ü Fórmula de cálculo

ü Periodicidad del cálculo

ü Vínculo a hoja de vida del indicador.

ü Reportes

El registro histórico de los indicadores debe permitir la evaluación para períodos determinados por el usuario.

Características del sistema desde la perspectiva del tiempo son:

§ Capacidad de operar en tiempo calendario, es decir, registrar definiciones o valores para el período en curso.

§ Las definiciones estratégicas, definiciones de indicadores y valores de indicadores deben quedar siempre asociadas a un año.

§ Acceso a la información de definiciones estratégicas, definiciones de indicadores y valores de desempeño para un año definido.

§ Capacidad de traspasar todas las definiciones estratégicas y de indicadores de un año para otro.

§ Dentro de un mismo período anual se pueden hacer cortes semestrales, trimestrales, mensuales y valoriza los indicadores en calidad de avance, guardando los valores de cada corte del período.

§ Cada indicador posee una ficha, donde se puede describir en detalle la forma de cálculo, las exclusiones y otras definiciones importantes para los usuarios del sistema.

§ Capacidad de seguimiento gráfico de los indicadores.

§ Ayuda Contextual y manual de usuario incorporadas en el software

§ Envío de mails de alertas en función a:

ü Indicadores sin información ü Estado de indicador.

Visualización de la Información:

ü La visualización del sistema sigue la siguiente lógica :

§ Misión / Visión

§ Objetivos Específicos

§ Unidad de Negocio ó Área Municipal

§ Indicadores de gestión

§ Perspectivas

§ Mapa Estratégico

ü Permite registrar y desplegar todas las relaciones definidas por el modelo de información, permitiendo navegar en el sistema desde cualquier punto de partida, desde el menú, por ejemplo, desplegar las relaciones:

§ Entre objetivos estratégicos y sus objetivos específicos

§ Entre cada unidad de negocios ó colegios y los objetivos estratégicos institucionales a los que responde.

§ Entre cada Centro de Responsabilidad y los indicadores correspondientes.

§ Entre Clientes/Beneficiarios/Usuarios y los productos correspondientes.

§ Entre las perspectivas del cuadro de mando y los indicadores correspondientes.

ü El sistema permite rastrear el resultado de los indicadores, es decir, dado el resultado de un indicador en un momento específico, que se pueda contar con la capacidad de identificar, por ejemplo, la Unidad de Negocios ó Área Municipal del resultado de un indicador, su historial y objetivos o clientes afectados, de manera de poder tomar las acciones y decisiones correspondientes.

Reportes

• Los reportes son generados en formatos estándar de MS Office Excel.

• Reporte por Unidad de negocio e indicadores

Acciones

• El sistema desencadena acciones en función de criterios, reglas o umbrales definidos. Ejemplos de las acciones con las que se cuenta son: el envío de correos electrónicos de alerta o la generación de mensajes automáticos en el sistema.

Usuarios, perfiles y seguridad del sistema Permite visualizar:

§ Tipos de usuarios § Cargos § Usuarios – Responsables § Unidad de negocios ó Área Municipal

• Existe la posibilidad de definir distintos perfiles de usuario, con distintos roles a nivel del tipo de operación sobre el sistema como a su vez según el perímetro de la información sobre la cual operar. Según lo anterior, se cuenta con perfiles que vayan desde un administrador a un perfil de sólo consulta.

• Se cuenta con la capacidad de administrar los perfiles de usuarios con diferentes capacidades de acceso y actualización de la información que mantiene el sistema. Los perfiles de usuario a crear son:

Mapa Estratégico

El sistema permite configurar y visualizar un mapa estratégico con relaciones Causa y Efecto de los objetivos estratégicos.