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Raoul Ciappelloni. e-Journal Open SCRIPTA: Scrittura in ambito tecnico - scientifico & divulgativo. Perugia 10

Google Drive / Docs - per la scrittura collaborativaComputer Supported Collaborative Writing [versione 1.2]

Google Drive / Google Docs by Raoul Ciappelloni is licensed under a Creative

Commons Attribution 4.0 International License

ATTIVITÀ COMPLEMENTARI - CORSO ECM - E-JOS 2015

Programma di esercitazioni: Luglio - Settembre 2015

Raoul Ciappelloni

r.ciappelloni @ izsum.it

Allegato a SPVet.it, n. 89/2015 Istituto Zooprofilattico Sperimentale UM - Perugia 18 Agosto 2015


Il presente tutorial, non intende illustrare compiutamente l'uso di Google Drive® e Google Docs®, ma si limita a fornire le informazioni

necessarie per il loro utilizzo nel progetto di scrittura collaborativa: "e-Journal Open Scripta; corso di scrittura in ambito tecnico-scientifico &

divulgativo" [Programma Educazione Continua in Medicina, 2015, Biblioteca Istituto Zooprofilattico Sperimentale UM, Via G. Salvemini 1, Perugia. 10/17/22 Settembre

2015].

Tutorial completi su questi software sono reperibili alle pagine: https://support.google.com/drive/topic/2375005?hl=it&vid=1-

635751363694163854-14237870054348613852; https://support.google.com/drive/answer/2424384?hl=it&vid=1-635751420306535576-

4317940970562560772 e https://support.google.com/docs/answer/49008?hl=it&vid=1-635751419755358655-7017596310786496168

GOOGLE DRIVE / GOOGLE DOCS PER CONDIVIDERE L'ATTIVITÀ DI SCRITTURA COLLABORATIVA -

COMPUTER SUPPORTED COLLABORATIVE WRITINGVERSIONE 1.2; 18 Agosto 2015

by SPVet.it, Unità Operativa Editoria, Biblioteca, Istituto Zooprofilattico Sperimentale dell'Umbria e delle Marche Perugia.

Creative Commons. Attribution 4.0 International License.

Perugia 18 Agosto 2015. Allegato a SPVet.it, n. 89 / 2015

L'Unità Operativa Editoria, Biblioteca dell'IZS UM effettua periodiche esercitazioni (gratuite ed aperte a chiunque) sull'uso di Google

Drive/Docs e su Telegram Messenger. Informazioni sul calendario di eventi possono essere richieste ai numeri: 075-343217 / 075-343207

Raoul Ciappelloni. e-Journal Open SCRIPTA: Scrittura in ambito tecnico - scientifico & divulgativo. Perugia 10 Allegato a SPVet.it, n. 89 / 2015. Perugia 18 Agosto 2015.

Naturalmente il Sistema deve consentire di elaborare uno scritto tenendo

traccia delle modifiche apportate dai singoli partecipanti, fornendo ad essi

servizi avanzati di supporto come: annotazioni, chat, email.

Collaborare nella stesura di un documento è un'attività che può essere

organizzata in molti modi. Ci possono essere incontri di scrittura programmati,

il lavoro può essere effettuato "singolarmente", e gli elaborati scambiati via

email e simili.

Uno dei sistemi più efficaci, che viene qui brevemente presentato, è quello

consistente nell'elaborazione di un testo tramite l'uso di un content

management system che consenta a diversi co-autori, di collaborare (in

modo sincrono e asincrono) attraverso la Rete. In tal modo è facile

partecipare alla stesura di un unico documento condiviso.

By Ben Sutherland. "Synchronised swimmers' feet" (2011). Creative Commons. Attribution 2.0 Generic (CC BY 2.0). https://flic.kr/p/a7FnbJ


Ci sono molti software per la scrittura collaborativa

https://www.penflip.com/

https://draftin.com/

https://www.zoho.com/docs/

http://fiduswriter.org/

https://www.google.com/docs/about/


Per il corso e-Journal Open Scripta 2015 si è scelto di utilizzare Google

Docs (un tool di scrittura collaborativa integrato nel sistema Google Drive),

in quanto:

- gratuito,

- ampiamente diffuso,

- altamente affidabile,

- al centro di una comunità di utenti in crescita.

A parte le esigenze del corso, l'uso di Google Drive / Google Docs è certamente utile per la

comunità scientifica e professionale. Grazie a questi, gruppi numerosi di co-autori, possono

valersi di strumenti avanzati per la collaborazione da remoto e la conservazione dei dati.


GOOGLE DRIVE / DOCS


Google Drive è stato lanciato da Google il

24 aprile del 2012. Si tratta di un servizio di

file hosting e file sharing che consente di

lavorare collaborativamente su vari formati

di documenti utilizzando (gratuitamente)

fino a fino a 15 GB di spazio su server

Google.

Solo i file archiviati come PDF, le immagini e i video

consumano spazio di archiviazione, non così i

Documenti, fogli di lavoro, diapositive,

presentazioni, disegni Google (non vengono

considerati per il consumo di spazio, neanche i

documenti condivisi di altri utenti).

Si può accedere al servizio tramite un

qualsiasi browser Web (da computer e

device mobile), oppure installando una

apposita applicazione.

Google Drive è basato su software Open

Source (SQLite e Phyton).

http

s://s

upport.g

oogle

.com

/driv

e/a

nsw

er/1

716931?

p=

settin

gs_lic

enses&

rd=

1

Software Open Source utilizzato da Google Drive


Per l'utilizzo di Google Drive/Docs, è necessario attivare un account Google.

Anche perché le procedure di condivisione dei file faranno uso di altri servizi

integrati, come Gmail.

https://accounts.google.com/signup


Attivando il pulsante "Vai su Google Drive", si ottiene la

schermata di autenticazione dove si può inserire la password

del proprio account Google

Con una connessione attiva ad Internet e forniti di un account Google,

ci si collega a Google Drive attraverso un qualsiasi browser Web, da

computer o da device mobile.

https://www.google.com/intl/it/drive/

[1]

[2]

L'accesso al Google Drive / Docs

è molto semplice: [1], [2], [3].


Fatto ciò, ci si troverà immediatamente nel proprio spazio Google Drive.

Da qui si potranno creare cartelle e vari tipi di file (documenti,

presentazioni, fogli di calcolo e disegni) condividendoli con altri utenti.

[3]


Ci sono Apps per Google Drive (e Google Docs) (per Android e per iOS,

disponibili su Google Play e su iTunes) che consentono di utilizzare device

mobili

http

s://p

lay.g

oogle

.com

/sto

re/a

pps/d

eta

ils?id

=com

.google

.andro

id.a

pps.d

ocs&

hl=

it

http

s://itu

nes.a

pple

.com

/us/a

pp/g

oogle

-driv

e-fre

e-o

nlin

e-s

tora

ge/id

507874739?m

t=8


Coloro che utilizzano WinPhone potranno trovare istruzioni sulla

implementazione di Google Docs all'URL:

http://www.7tutorials.com/how-access-google-docs-your-windows-phone

e:

http://forums.windowscentral.com/ask-question/296527-google-docs-windows-phone-8-1-a.html


Esempio di accesso attraverso smartphone Android

Galaxy Note II - Android 4,4,2


Google Doc si sta anche rapidamente integrando con molti altri servizi

disponibili in Rete, specie con quelli dedicati ai device mobili. È il caso di

Slack Works e HipChat.


ORGANIZZAZIONE DEL "MAGAZZINO" DEI FILE


O cambiando l'arrangiamento spaziale, ed i criteri di

ordinamento dell'elenco dei file con i pulsanti

Su Google Drive, lo spazio per i documenti può essere organizzato

facilmente aggiungendo: nuovi file con il pulsante

nuove cartelle:


Il sistema è in grado di gestire non solo file testuali, ma ogni altro tipo di file

tipico dei software di Office Automation, fra cui, presentazioni e fogli di

calcolo.


Si possono immediatamente caricare file già esistenti su Google Drive con

il comando "carica file", che consente di selezionare un documento dal

disco rigido locale.


Il file caricato può essere convertito in un formato Google per consentire la

sua modifica.

La conversione dei diversi file nel

formato Google (ad esempio MS docx

- Google Docs) è abbastanza accurata,

anche se si può verificare qualche

piccolo inconveniente (per altro

facilmente superabile) ad esempio, per

quanto riguarda la formattazione.


Un file di testo, creato da Google Docs può essere poi "scaricato" (salvato)

in vari formati quali: *.docx, *.odt, *.rtf, *.pdf, *.txt, *.html.


L'uso degli smartphone può essere molto vantaggiosa. Ad esempio è

possibile ricevere un file in Gmail e caricarlo direttamente in Google Drive

come documento (disponendo di una connessione di Rete ed avendo

installato le relative App sul telefono).

Il testo (MS Word) viene esportato direttamente in Drive. Se ci sono

diversi account aperti, il Sistema chiederà di scegliere fra questi.

Al termine della procedura il file potrà essere condiviso o modificato in

Google Docs.



Operando da Drive si possono visionare rapidamente le caratteristiche

(modifiche, commenti e condivisioni) di ogni singolo file in archivio.


SCRIVERE, ANNOTARE, SUGGERIRE IN GOOGLE DOCS


Per avviare un progetto di scrittura, si attiva "Nuovo file" e Documenti di

Google", creando in questo modo un documento di testo vuoto.

Le familiari barre "a nastro", tipiche di MS-Word 2003 e di Libre Office.


L'editor dei testi è intuitivo. Consente di inserire, come di consueto, tabelle,

immagini, note, caratteri speciali ed altro, presentandosi in questo modo:

Qui si inserisce il

titolo del documento.

Ad esempio:

"Nuovo Doc"

Con il pulsante commenti si

possono aggiungere

osservazioni ad una

specifica sezione del testo

Con il pulsante "modifica" si

può operare sul testo in

diverso modo

Qui si può cominciare

ad inserire il testo ed

a formattarlo


Attivando Modifica - modifica si può editare il testo, inserire nuovi paragrafi, figure

tabelle, come con un qualsiasi word processor


Con il pulsante suggerimento si può proporre un cambiamento che può essere

accolto o meno dal compagno di scrittura

il suggerimento può essere

accettato (immagazzinato) o

rigettato (cancellato).

Dopo l'attivazione del pulsante,

tutto quello che si scriverà sarà

evidenziato in verde. Si potrà

tornare a scrivere il testo

normalmente cliccando

nuovamente su "Modifica"


Con il pulsante visualizzazione si può vedere il documento in "anteprima di

stampa"


Per la stampa, il documento di testo verrà trasformato in un file pdf, che potrà

passare alla stampante utilizzando le impostazioni di Sistema.


CONDIVIDERE I DOCUMENTI


Attivando il pulsante "condividi" si può invitare uno o più collaboratori a modificare

il testo "in progress". Le "Impostazione di condivisione" consentono diverse scelte

il pannello consente di graduare i livelli di interazione

con il documento, fino a consentire le modifiche a

chiunque utente del Web capiti in quella localizzazione


Le impostazioni di condivisione consentono a due tipologie di

"collaboratori/invitati", di poter modificare o meno il documento

[1] Collaborazione generica.

Per collaborare con utenti della rete o colleghi che non

hanno (o di cui non si conosce) un account Google, si

può inviare loro un link al documento con diversi diritti

(visione, commento o modifica)

[2] Collaborazione specifica.

oppure si può invitare, tramite un messaggio email, uno specifico

collaboratore (o più) a vedere, commentare o modificare il

documento condiviso. Si può anche aggiungere un testo di

spiegazione al messaggio.


Il collaboratore riceverà una email che lo inviterà a partecipare alla

modifica del testo condiviso


La mail reca alcune informazioni sul documento

attivando il pulsante "Apri il documento" si viene portati

all'interno di Google Docs con i diritti di modifica stabiliti


Ora si può visionare/commentare/operare sul testo, che verrà riprodotto e reso

disponibile nello spazio Google Drive dell'invitato (se ne possiede uno)


INSERIMENTO DI COMMENTI


Google Docs consente a chi partecipi alla stesura di un testo di

commentarlo.

I commenti servono per lasciare traccia dei "passaggi" controversi

evidenziando una parte del

testo e successivamente

attivando "aggiungi un

commento" si può inserire

un'osservazione che potrà o

meno essere accettata dai

coautori

Se verrà attivato il pulsante

"risolvi" il testo sarà archiviato e

sparirà dalla vista di "Modifica"

(potrà sempre essere riaperto e

discusso successivamente

entrando a far parte dello

"storico" del progetto).

cliccando sul

pulsante a fianco di

"risolvi" è possibile

per l'autore del

commento,

modificare -

aggiungere del testo

o cancellare il

commento.

attivando il tasto commento il

popup diventa un messaggio

"stabile"


Anche i suggerimenti sono importanti per mettere in evidenza o discutere

diversi aspetti di un testo. Ai suggerimenti si può rispondere generando

una interazione da remoto fra autori che collaborano alla stesura del

lavoro.

Al pari dei commenti, i suggerimenti possono essere modificati dall'autore;

accettati o rigettati dagli altri


Google Docs notifica i commenti ed i suggerimenti via email a coloro che

fanno parte del gruppo di scrittura in modo che possano essere "risolti".

La notifica del commento è accessibile anche via smartphone

consentendo una interazione immediata fra gli scrittori

La notifica del commento, inviata per email



CRONOLOGIA DELLE VERSIONI


Salvando il documento (o con la sequenza: file - cronologia delle revisioni

[oppure Ctrl+Alt+Maiusc+g]), si accede alla cronologia revisioni che

consente di valutare ed anche, se il caso ripristinare, versioni precedenti

il commento sarà visibile

come box aprendo il file .

Quando qualcuno attiverà il

pulsante "risolvi" sarà

archiviato e sparirà dalla

vista (ma potrà sempre

essere riaperto e

ridiscusso).


La possibilità di conservare ed accedere

alle successive versioni di un progetto di

scrittura nel corso del suo intero sviluppo, è

un aspetto di grandissima importanza e

un notevole punto di forza di questo sistema.

Rispetto alla ordinaria modalità di lavoro

infatti, nella quale la documentazione viene

salvata di volta in volta conservando la copia

più recente del testo, Google Docs,

consente di recuperare rapidamente "parti"

precedenti di lavoro che risultino utili.

Tutto ciò avviene in modo trasparente,

minimizzando le possibilità di errore e

perdita di dati.


CHAT INTEGRATA IN GOOGLE DOCS


Fra coautori (che hanno un account

Google) è possibile avviare una funzione di

chat integrata mentre lavorano in Google

Docs.

Per questo quando ci si collega ad un

documento, se si trova il flag (simbolo) di un

altro utente ([1]) si può avviare

estemporaneamente una sessione di chat

(agendo sul pulsante [2]).

Nel box che compare nel lato sinistro della

schermata ([3]) è possibile scrivere un

messaggio e leggere le risposte.

In tal modo si possono discutere alcune

caratteristiche del testo "in costruzione",

senza utilizzare l'area in editing.

[1][2]

[3]


FINE DELLA DOCUMENTAZIONE(NUOVI AGGIORNAMENTI ENTRO IL 10/09/2015)


I marchi ed i prodotti: Gmail; Google+, Google Drive, Google Docs, Android, sono di proprietà della Google Inc. USA CA.

Gli screenshot utilizzati in questa pubblicazione non contengono dettagli, o component derivati dal software, legati a copyright.

L'Autore (ove non diversamente specificato) ha rilasciato le immagini nel dominio Creative Commons Attribution 4.0 International

License.

L'Istituto Zooprofilattico Sperimentale dell'Umbria e delle Marche non ha alcuna compartecipazione o cointeressenza in questi

prodotti, ne potrà essere considerato responsabile per la perdita di dati o danni derivanti dal loro uso. Per comunicazioni relative a

questo tutorial scrivere a: [email protected], o contattare il numero telefonico: +39 075 343207; Fax: +39 075 343207.

Redazione SPVet.it c/o Biblioteca Istituto Zooprofilattico Sperimentale UM, Via G. Salvemini 1; 06126 Perugia.

La presente documentazione [versione 1,2] è in progress. Si prega di segnalare eventuali errori o inesattezze, utilizzando

il modulo per l'SPVet.it Open Peer Review, disponibile alla pagina: http://spvet.it/socialreview.html o inviando un

messaggio all'indirizzo: [email protected].

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