APPENDIX - Værdibyg · from Lundgaard og Tranberg, architects Approx. 10.00 – Questions on the...

APPENDIXINVOLVING THE USERS

APPENDIX 1 STAKEHOLDER ANALYSIS

2 TERMS OF REFERENCE FOR USER INVOLVE-MENT

3 AGENDA FOR A USER MEETING

4 DECISION PLAN

5 FORM FOR CHANGE MANAGEMENT

6 INITIAL WPA

ANNEX 1

STAKEHOLDER ANALYSIS

Example table of contents for a stakeholder analysis. Read more at www.i2p.dk

BASIC ASSUMPTIONS1 Background to the project

Why was the project started?

2 Goal of the project What does the client hope to achieve with the project?

3 Client and project organisation: How is the project and client organisation set up?

ANALYSIS, GOALS AND STRATEGY

4 Stakeholder identification and prominence Who are the stakeholders and how important are they?

5 Analysis of the stakeholders’ perception of the project and the client organisation What are the stakeholders’ views and expectations of the project and the client?

6 Analysis of the purpose of stakeholder management What behaviour do the project and client organisation expect of the stakeholders?

7 Strategy for stakeholder management What specific goals should stakeholder management meet for the project and client organisation?

IMPLEMENTATION OF STAKEHOLDER MANAGEMENT

8 Organisation and procedures Who should manage stakeholder analysis and management? Who should do what, and how should these things be done?

9 Schedule and activities When and how should the stakeholders be dealt with?

10 Budget What resources should be allocated to stakeholder analysis and management?

11 Evaluation and measurement Is the stakeholder management producing the expected results?

http://www.i2p.dk/værktøjer/18

ANNEX 2

TERMS OF REFERENCE FOR USER INVOLVEMENT

Example table of contents for user terms of reference:

1 PURPOSE OF USER INVOLVEMENT

2 SUCCESS CRITERIA

3 ORGANISATIONOrganisation and decision plan for user involvement

4 ROLES AND RESPONSIBILITIESPolicy-makers

Administrators

External consultants

User groups

Authorities

5 DESCRIPTION OF GROUPS AND TASKSUser groups in general

Handling feedback

Total consultant

User steering group and consultative group

Departmental groups

Interdisciplinary subject-groups

Other stakeholders

6 THE PHASESStart of process

Design specification phase

Outline proposal

Preliminary design

Pre-project – regulatory project

Detailed design

Commissioning

7 PROCESS TO DATE

8 TIME SCHEDULE

9 DOCUMENT LIST AND LINKS

The Client GroupUBST, KU, LIFE

ANNEX 3

AGENDA FOR USER MEETINGCOPENHAGEN PLANT SCIENCE CENTRE PROGRAMME FOR KICK-OFF-WORKSHOP

8.30 Doors open Coffee and pastries

9.00 Off we go! Chair and facilitator: Tenna Tychsen, Promonitor Interaction Welcome and structure of the day, from Lone Zeeberg Nielsen, Campus Chef LIFE

Presentation session: Project management group/Client group, Steering group, Planning group, Con-sultants, Departments, Faculty service

9.30 Presentation of the project from Lundgaard og Tranberg, architects Approx. 10.00 – Questions on the project

10.30 Coffee break (and mobile check!)

10.45 Presentation of the departments • Department of Agriculture and Ecology – Svend Christensen • Department of Plant Biology – Svend Christensen • Department of Soil Science and Environment – Susanne Sørensen • Department of Food Science – Nanna Viereck

12.00 Lunch

12.45 Values – appearance and function of the building The client has described the values in the tender specifications. The consultants have incorporated

user requirements and values into the project. We all have our own ideas and expectations. Now we have a chance to bring these values into play and arrive at shared images and ideas of the values that we consider important, such as:

• What is a unique research and training environment? • What does it mean to say the building should support creativity? • What does a spirit of efficiency and technical innovation feel like? • How can we maintain clinical cleanliness together with transparency, shared functions and flow?

Group work and plenary discussion

14.30 Walkabout in groups (with a few questions to think about)

15.00 Time for coffee (and mobile check)

15.30 Presentation of organisation and process by Anette A. Persson, KU and Anja Gabelgård, LIFE Approx. 15.45 – Questions and comments

16.00 The good process Participants’ expectations of the process and collaboration.

Participants give their initial ideas of values and elements of a good process, to be developed in elaborating the design brief in the coming weeks.

Group work and plenary discussion Expectations of next steps

17.00 Wrap-up of the day by Lone Zeeberg Nielsen

17.15 Guided tour

18.00 Dinner

21.00 Thanks and good night

ANNEX 4

DECISION PLANKUA 2. BYGGEAFSNITPROCESPLAN DISPOSITIONSFORSLAG

DEN 23.09.2008

UGER 2008 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11

BYGHERRE

BRUGERE

RÅDGIVERE

f

DIALOG MED KUALEDELSE, KUA DRIFT OG KUTA

Dialogform: Fremdriftmøder hver anden uge

ANALYSEFASEIDE- OG HOVEDDISPONERING27 ARBEJDSDAGE

INDHOLD

HOVEDDISPONERING

PRINCIPPERRev. økonomi

PRÆSENTATIONGruppebasis:

ALLE

BYGHERREMØDE

19.08.08

GO

DK

EN

DE

LS

E -

DIS

PO

SIT

ION

SF

OR

SL

AG

D

EN

11.

03.0

9

DIALOG MED KUALEDELSE, KUA DRIFT OG KUTADIALOG MED BRUGERGRUPPER

Dialogform: Fremdriftmøder hver anden uge, incl. kontaktmøder med

brugergrupper


DIALOG MED BRUGERGRUP.

Dialogform: Fremdriftmøde

INDARBEJDELSE AF BRUGERINPUT19 DAGE

DETAILDISPONERINGINDARBEJDELSE AF BRUGERINPUT34 (-5) DAGE

INDHOLD

DETAILDISPONERING

INDRETNING

Rev. økonomi


BRUGERGRUPPER

BY

GH

ER

RE

G

RA

NS

KN

ING

OG

G

OD

KE

ND

EL

SE

A

F

DIS

PO

SIT

ION

SF

O

RS

LA

G

BYGHERRE MØDE 30.09.08 BYGHERRE MØDE 18.11.08

INDHOLDFREMLÆGGELSE OG

PRINCIPGODKENDELSEAF

DISPOSITIONSFORSLAGØkonomikalkule


ALLE / BRUGERGRUPPER

FM 20.08.08 FM 03.09.08 FM 10.10.08 FM 22.10.08 FM 05.11.08 FM 26.11.08FM 17.09.08 FM 10.12.08

FÆRDIGGØRELSE AF DISP.FORSLAGGRANSKNING / KS

14 DAGE

FASESTART 15.08.08

FR

EM

LÆ

GG

EL

SE

1H

OV

ED

DIS

PO

SIT

ION

ER

+ Ø

KO

NO

MI

24.

09.0

8

BYGHERRE MØDE 06.01.09

BYGGEUDVALGS MØDE 20.01.09

FR

EM

LÆ

GG

EL

SE

2D

ET

AIL

DIS

PO

NE

RIN

G +

ØK

ON

OM

I(1

2-13

-14)

.11.

08

FR

EM

LÆ

GG

EL

SE

5P

RIN

CIP

GO

DK

EN

DE

LS

E

(04

-05)

.02.

09

FR

EM

LÆ

GG

EL

SE

3D

ET

AIL

DIS

PO

NE

RIN

G

(10-

11).

12.0

8

FR

EM

LÆ

GG

EL

SE

4D

ET

AIL

DIS

PO

NE

RIN

G +

ØK

ON

OM

I(1

4-15

).01

.200

9

AFLEVERINGDISP.FORSLAG

25.02.2009


INDARBEJD.BRUGERINPUT14 DAGE

INDHOLD

DETAILDISPONERING

INDRETNING


BRUGERGRUPPER

INDHOLD

DETAILDISPONERING

INDRETNING


BRUGERGRUPPER




DIALOG MED KUALEDELSE, KUA DRIFT OG KUTADIALOG MED

BRUGERGRUP.

Dialogform:

FM 07.01.09 FM 28.01.09

BYGHERRE MØDE (ikke aftalt)

BYGGEUDVALGS MØDE (ikke aftalt)

STUDIETURDeltagere:

BygherregruppenBrugerledelse

DekanatRådgivere

KUA 2. BYGGEAFSNITPROCESPLAN DISPOSITIONSFORSLAG

DEN 23.09.2008

UGER 2008 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11

BYGHERRE

BRUGERE

RÅDGIVERE

f




INDHOLD

HOVEDDISPONERING



ALLE

BYGHERREMØDE

19.08.08

GO

DK

EN

DE

LS

E -

DIS

PO

SIT

ION

SF

OR

SL

AG

D

EN

11.

03.0

9



brugergrupper






INDHOLD

DETAILDISPONERING

INDRETNING

Rev. økonomi


BRUGERGRUPPER

BY

GH

ER

RE

G

RA

NS

KN

ING

OG

G

OD

KE

ND

EL

SE

A

F

DIS

PO

SIT

ION

SF

O

RS

LA

G









14 DAGE

FASESTART 15.08.08

FR

EM

LÆ

GG

EL

SE

1H

OV

ED

DIS

PO

SIT

ION

ER

+ Ø

KO

NO

MI

24.

09.0

8



FR

EM

LÆ

GG

EL

SE

2D

ET

AIL

DIS

PO

NE

RIN

G +

ØK

ON

OM

I(1

2-13

-14)

.11.

08

FR

EM

LÆ

GG

EL

SE

5P

RIN

CIP

GO

DK

EN

DE

LS

E

(04

-05)

.02.

09

FR

EM

LÆ

GG

EL

SE

3D

ET

AIL

DIS

PO

NE

RIN

G

(10-

11).

12.0

8

FR

EM

LÆ

GG

EL

SE

4D

ET

AIL

DIS

PO

NE

RIN

G +

ØK

ON

OM

I(1

4-15

).01

.200

9


25.02.2009



INDHOLD

DETAILDISPONERING

INDRETNING


BRUGERGRUPPER

INDHOLD

DETAILDISPONERING

INDRETNING


BRUGERGRUPPER





BRUGERGRUP.

Dialogform:

FM 07.01.09 FM 28.01.09



STUDIETURDeltagere:


DekanatRådgivere

KUA 2. BYGGEAFSNITPROCESPLAN DISPOSITIONSFORSLAG

DEN 23.09.2008

UGER 2008 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11

BYGHERRE

BRUGERE

RÅDGIVERE

f




INDHOLD

HOVEDDISPONERING



ALLE

BYGHERREMØDE

19.08.08

GO

DK

EN

DE

LS

E -

DIS

PO

SIT

ION

SF

OR

SL

AG

D

EN

11.

03.0

9



brugergrupper






INDHOLD

DETAILDISPONERING

INDRETNING

Rev. økonomi


BRUGERGRUPPER

BY

GH

ER

RE

G

RA

NS

KN

ING

OG

G

OD

KE

ND

EL

SE

A

F

DIS

PO

SIT

ION

SF

O

RS

LA

G









14 DAGE

FASESTART 15.08.08

FR

EM

LÆ

GG

EL

SE

1H

OV

ED

DIS

PO

SIT

ION

ER

+ Ø

KO

NO

MI

24.

09.0

8



FR

EM

LÆ

GG

EL

SE

2D

ET

AIL

DIS

PO

NE

RIN

G +

ØK

ON

OM

I(1

2-13

-14)

.11.

08

FR

EM

LÆ

GG

EL

SE

5P

RIN

CIP

GO

DK

EN

DE

LS

E

(04

-05)

.02.

09

FR

EM

LÆ

GG

EL

SE

3D

ET

AIL

DIS

PO

NE

RIN

G

(10-

11).

12.0

8

FR

EM

LÆ

GG

EL

SE

4D

ET

AIL

DIS

PO

NE

RIN

G +

ØK

ON

OM

I(1

4-15

).01

.200

9


25.02.2009



INDHOLD

DETAILDISPONERING

INDRETNING


BRUGERGRUPPER

INDHOLD

DETAILDISPONERING

INDRETNING


BRUGERGRUPPER





BRUGERGRUP.

Dialogform:

FM 07.01.09 FM 28.01.09



STUDIETURDeltagere:


DekanatRådgivere

Enlarged extract from an example decision plan:

ANNEX 5

CHANGE MANAGEMENT FORMExample of filled-in A3 form to document choice of solution:

Nyt

Nira

s D

omic

il Ve

ntila

tion

fra

labo

rato

rier

(stin

kska

be)

Dea

dlin

e fo

r af

klar

ing:

201

1-11

-21

Stat

us:

U

nder

uda

rbej

dels

e __

__

Til k

omm

ente

ring

_X__

_ G

odke

ndt

____

Afvi

st _

___

1. N

uvæ

rend

e si

tuat

ion

(res

um

é)

P

roje

kt f

or v

entil

atio

n til

/fra

labo

rato

riest

inks

kabe

for

elig

ger,

men

al

tern

ativ

er ø

nske

s be

lyst

af

hens

yn t

il øk

onom

i, æ

stet

ik o

g fu

nktio

nalit

et.

Res

umé

af a

naly

se f

orts

at

Skem

atis

k ev

alue

ring

af a

ltern

ativ

er (

eksk

lusi

v øk

onom

iske

bet

ragt

ning

er)

Ford

ele

mar

kers

med

grå

Fa

ktor

er

krit

erie

r A

lter

nati

v 1

: Ud

vend

ig k

anal

førin

g A

lter

nati

v 2

:

Kana

lførin

g vi

a ko

ntor

er

Alt

erna

tiv

3:

Kana

lførin

g vi

a re

ngør

ings

rum

Ko

nstr

uktiv

e in

dgre

b M

indr

e er

bed

re

Inge

n Ta

gmem

bran

gen

nem

bryd

es

Hul

ler

i dæ

k ka

n m

ax v

ære

ca.

30

0 m

m u

d fr

a væ

ggen

Ved

brug

af f

irkan

tede

kan

aler

ka

n hu

l-dæ

k ge

nneb

ryde

s ud

en

stør

re k

onst

rukt

ive

tilta

g.

Tagm

embr

an g

enne

mbr

ydes

. H

ulle

r i d

æk

kan

max

. væ

re c

a.

400

mm

ud

fra

vægg

en

Vent

ilatio

nsm

æss

ige

hens

yn

Rund

e ka

nale

r er

be

dre

end

firka

nted

e Ka

n ge

nnem

føre

s m

ed

rund

e ka

nale

r, s

om e

r bi

llige

re o

g be

dre.

Kan

kun

genn

emfø

res

med

re

ktan

gulæ

re k

anal

er

Kan

mul

igvi

s ge

nnem

føre

s m

ed

rund

e ka

nale

r so

m e

r bi

llige

re

og b

edre

Min

dre

varm

eiso

lerin

g er

bed

re

Varm

eiso

lerin

g af

såv

el

indb

læsn

ings

- so

m

udsu

gnin

gska

nal

Inge

n va

rmei

sole

ring

Inge

n va

rmei

sole

ring

Bran

dmæ

ssig

e he

nsyn

M

indr

e er

bed

re

Inge

n D

er s

kal b

ygge

s br

ands

ektio

nerin

gs-r

ørka

sse

på

1. s

al

Kana

l ska

l bra

nd is

oler

es e

ller

der

skal

mon

tere

s br

ands

pjæ

ld

i eta

gead

skill

else

Tø

mre

rarb

ejde

r M

indr

e er

bed

re

Inge

n In

dven

dig

rørk

asse

(se

ove

nfor

) N

edhæ

ngt l

oft o

g ni

che

v.

elev

ator

i st

ueet

age

Æst

etik

Sk

julte

inst

alla

tione

r er

bed

re

Er s

ynlig

t ud

efra

Er

kun

syn

ligt i

kon

tor

på 1

. sal

Ka

n sk

jule

s v.

opb

ygni

ng a

f ni

che

Funk

tiona

litet

Har

inge

n ko

nsek

vens

O

ptag

er p

lads

i ko

ntor

på

1. s

al

Mul

ig r

educ

erin

g af

nyt

tela

st,

som

i gi

vet

fald

ska

l god

kend

es

af u

dlej

er. R

educ

erin

g af

ny

ttel

ast e

r uh

ensi

gtsm

æss

igt i

fo

rhol

d til

pla

cerin

g af

tung

e re

oler

opa

d væ

g m

od e

leva

tor-

skak

t

Tage

r et

min

dre

områ

de a

f ga

ngar

eal/l

ofth

øjde

M

ulig

red

ucer

ing

af n

ytte

last

, so

m i

give

t fa

ld s

kal g

odke

ndes

af

udl

ejer

(m

en a

f min

dre

bety

dnin

g i s

amm

enlig

ning

med

al

tern

ativ

2, d

a næ

rvæ

rend

e dæ

kele

men

t ikk

e vi

l bliv

e be

-la

stet

af l

aste

n fr

a tu

nge

reol

er)

Bekv

emm

elig

hed

Nem

t at i

nsta

llere

og

serv

icer

e Ar

bejd

et k

an u

dfør

es

uafh

æng

igt a

f udl

ejer

s øv

rige

arbe

jder

, men

ka

nale

r er

uds

at fo

r ve

jrlig

Hvi

s ar

bejd

et ik

ke e

r af

slut

tet

inde

n 2.

janu

ar, v

il de

t ikk

e væ

re m

ulig

t at e

tabl

ere

sikk

erhe

dsko

ntor

et fr

a st

art

af.

Øko

nom

isk

anal

yse

Anlæ

gsom

kost

ning

er d

er e

r fo

rske

llige

for

førin

gsve

je (

inde

hold

er ik

ke k

omfo

rtve

ntila

tion

elle

r in

dkøb

og

mon

terin

g af

agg

rega

ter,

sty

ring

mv.

) Ty

pe o

mko

stni

ng

A

lter

nati

v 1

A

lter

nati

v 2

A

lter

nati

v 3

Ko

nstr

uktio

nsar

bejd

er

12.0

00 k

r.

30.0

00 k

r.

18.0

00 k

r.

Vent

ilatio

nsar

bejd

er

50.0

00 k

r.

25.5

00 k

r.

30.0

00 k

r.

Tøm

rera

rbej

der

12

.000

kr.

36

.000

kr.

Ta

garb

ejde

r

5.00

0 kr

. 5.

000

kr.

SUM

62

.000

kr.

72

.000

kr.

89

.000

kr.

2. S

tyri

ngsm

ål

Ø

kono

mi:

Høj

prio

ritet

(fo

r le

jer)

Æst

etik

: Sk

al k

unne

god

kend

es a

f ud

leje

r

Fun

ktio

nalit

et:

Skal

kun

ne f

unge

re d

riftm

æss

igt,

men

indr

etni

ng a

f ko

ntor

plad

ser

er f

leks

ibel

. 3.

For

slag

: Vi

fore

slår

at a

ltern

ativ

3 v

ælg

es, i

det d

et im

ødek

omm

er u

dlej

ers

ønsk

e om

sk

jult

kana

lførin

g (m

odsa

t alte

rnat

iv 1

) og

i sa

mm

enlig

ning

med

alte

rnat

iv 2

er

forb

unde

t med

fles

t for

dele

kon

stru

ktio

nsm

æss

igt,

funk

tions

mæ

ssig

t og

vent

ilatio

nsm

æss

igt (

jf. s

kem

a). F

orsk

el i

økon

omi i

forh

old

til a

ltern

ativ

2

vurd

eres

rel

ativ

t beg

ræns

et.

4. R

esum

é af

ana

lyse

: G

rund

lægg

ende

fac

ts:

R

unde

ven

tilat

ions

kana

ler

skal

væ

re Ø

400

+ e

vt. i

sole

ring

U

dven

digt

pla

cere

de k

anal

er –

båd

e in

dblæ

snin

g og

uds

ugni

ng –

ska

l is

oler

es m

od v

arm

etab

og

afsl

utte

s m

ed m

alet

pla

debe

klæ

dnin

g

Eta

gead

skill

else

er

opby

gget

af

hul-d

æk

V

ed g

enne

mbr

ydni

ng a

f br

ands

ektio

ner

(eta

gedæ

k) s

kal p

åreg

nes

ente

n br

andi

sole

ring

elle

r op

bygn

ing

af b

rand

sekt

ione

rings

vægg

e

Ved

kan

alfø

ring

genn

em r

engø

rings

rum

ska

l lof

tet

fora

n el

evat

oren

i st

ueet

agen

sæ

nkes

An

dre

forh

old,

ant

agel

ser

elle

r ub

eken

dte:

Myn

digh

edsg

odke

ndel

se

U

dlej

ers

even

tuel

le a

ccep

t af

udv

endi

ge/s

ynlig

e ka

nale

r Bi

ndin

ger

til a

ndre

løsn

inge

r/be

slut

ning

er/d

elpr

ojek

ter/

:

Stø

jend

e ar

bejd

er ø

nske

s ud

ført

inde

n ib

rugt

agni

ng d

. 2. j

anua

r

5. H

envi

snin

g ti

l an

dre

sags

doku

men

ter:

Ve

ntila

tions

proj

ekt

(ikke

uds

endt

), S

tyre

grup

pem

øder

efer

at n

r. 0

7

6. K

omm

enta

rer

i for

bind

else

med

rev

isio

n/go

dken

dels

e:

U

darb

ejde

t af

: M

ikae

l Hyg

um T

hyss

en

Dat

o: 1

5. n

ovem

ber

2011

G

odke

ndt

af:

D

ato

Ko

mm

ente

ret

af:

Søre

n Ly

kke

Jens

en (

SLJ)

, Lar

s Th

omse

n (L

AT),

Nik

olaj

Sno

g (N

SN)

God

kend

t af

: D

ato

Ford

elin

g: S

LJ, L

AT,

NSN

, CLP

ANNEX 6

INITIAL WPAExtract from an initial workplace assessment. Find out more at www.arbejdsmiljo.ku.dk

DEPARTMENT FOR SMALL ANIMAL DISEASES – COMMISSIONING WPA

...

INDOOR CLIMATE WHERE

It gets too warm/no air-con ICU/ISO and corridor 1-72 / Reception 1-81; 1-82;

Poor ventilation

All of 1-72 (Cardio); preparation area and cages 15 and 16 1-72

Rehab (smell of chlorine) 1-71

Ventilation at floor level in preparation area?

Too warm in the summer/too cold in the winter Reception 1-81; 1-82; Foyer; Rehab 1-71; 1-72

Curtains do not keep the light out / can’t unlock the awnings

Reception 1-81; 1-82;

Bright light all summer Reception 1-81; 1-82;

Lighting timer should be set so lights do not go out ICU

Bad smell from drains 1-81; 1-82; and 1-72

Consultation room too small The 2 small consultation rooms in 1-811

Lack of daylight Preparation area 1 -72

Lamps not correctly placed over tables Preparation area 1 -72

No windows in doors to individual consulting rooms Small consulting room in 1-81

High humidity and temperature when the door is closed

Neuroclinic

Lack of daylight (no windows) Hospital and Patient preparation 1-72

Sufficient lux?? Preparation/Surgery/ICU/HOSP 1-72

NOISE WHERE

Poor acoustics

Lunch room/Reception/Foyer 1-71 A; 1-72

Phone calls can be heard from a distance

Hard to hear phone calls

In Reception/noise from dogs/clients 1-81; 1-82;

Waiting room

Noise from cage rooms for specialist clinics Specialist clinics/Cardio/Rehab/Reception 1-71;1-81; 1-82;

Noise from many people Preparation 1-72

Noise from dogs coming round Orangery 1-72

COMMUNAL AREAS WHERE

Dogs urinating in heating gratings, stale smell Reception 1-81; 1-82;

Automatic doors allow loose dogs to run off Reception 1-81; 1-82; Foyer 1-71A

Doors not always locked/outsiders can get in Foyer/Outside doors

Light constantly going on and off Reception 1-71

Automatic door opener to be fine-tuned Foyer

Door sticks Closed consultation room ??

No sofa groups/noise damping Foyer

...

http://arbejdsmiljo.ku.dk/byggesager/ibrugtagnings-apv/

APPENDIX - Værdibyg · from Lundgaard og Tranberg, architects Approx. 10.00 – Questions on the...

Documents

Transcript of APPENDIX - Værdibyg · from Lundgaard og Tranberg, architects Approx. 10.00 – Questions on the...