APLIKASI RITEL BERBASIS DESKTOP PADA MINI MARKET ERFA

Naskah Publikasi

diajukan oleh

Rizky Mulyawan

07.11.1491

kepada

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM

YOGYAKARTA

2011

Ritels Application Gets Desktop Bases On Mini Market Erfa

Aplikasi Ritel Berbasis Desktop Pada Mini Market Erfa

Rizky Mulyawan

Jurusan Teknik Informatika

STMIK AMIKOM YOGYAKARTA

ABSTRACT

Retail information system (Retail) is a system that was developed using an approach based

on the use of technology integrated mechanization system of data processing equipment as a

provider of information to support all aspects of activities related to the sale of goods

oprasional.

Any shopping mall or supermarket has a system for recording the goods from suppliers in a

very large number. In the recording of employee self-service should record all goods from

suppliers, and the recording was still done with the bookkeeping or manually. This causes the

opening of a very much and could spend a long time if you just want to find information report

only one item, while items that go pretty much the number and type.

Retail information systems it helps the employee to keep records of goods is well structured.

Where the system can help the data storage of goods from suppliers and store incoming items

with good reports and plus the support systems for storage of goods. Based on the existing

problems, a formula that would be a discussion of the research is how to design a retail

application that can describe the distribution of goods in and sold, so that employees can look to

see what items are already in and out at the Mini Market Erfa.

Keywords:Ritels Applications Gets Desktop Bases, Applications Ritels Gets Bases Desktop

1 Pendahuluan

Perkembangan arus globalisasi yang diiringi dengan perkembangan Teknologi Informasi (TI)

menyebabkan arus informasi yang dulunya sulit didapatkan kini dapat dengan mudah diperoleh sesuai

dengan kebutuhan. Komputer merupakan suatu perangkat yang sangat dibutuhkan untuk proses

penyajian pengolahan data, agar data yang diolah dapat memberikan suatu informasi yang diperlukan

oleh pimpinan suatu perusahaan yang membutuhkan.

Perkembangan komputer dari hari-ke hari mengalami perubahan yang sangat pesat, kebutuhan

akan informasi yang akurat, tepat dan terkini juga semakin dibutuhkan agar dapat tetap bertahan dalam

menghadapi segala tantangan di era globalisasi dan persaingan bebas. Perkembangan teknologi dan

ilmu informatika yang pesat mendorong masyarakat baik kelompok maupun perorangan, instansi baik

pemerintah maupun swasta untuk memanfaatkan perkembangan teknologi dan ilmu informatika tersebut.

Keunggulan komputer dalam memproses data akan meningkatkan efektivitas, serta efisiensi suatu

sisstem informasi.

Setiap pusat perbelanjaan atau swalayan memiliki sistem untuk pencatatan barang dari suplier

dalam jumlah yang sangat besar. Dalam pencatatan tersebut pegawai swalayan harus mencatat semua

barang dari suplier, dan pencatatan itu masih di lakukan dengan pembukuan atau secara manual. Hal ini

menyebabkan pembukaan yang sangat banyak dan bisa menghabiskan waktu yang lama jika hanya

ingin mencari laporan informasi satu barang saja sedangkan barang yang masuk cukup banyak jumlah

dan jenisnya.

Sistem informasi Ritel ini berfungsi membantu pegawai untuk melakukan pencatatan barang secara

terstruktur dengan baik. Dimana sistem ini dapat membantu penyimpanan data barang dari suplier dan

menyimpan laporan barang masuk dengan baik dan di tambah dengan sistem penunjang untuk

melakukan penyimpanan barang tersebut.

2 Landasan Teori

2.1 Konsep Dasar Sistem Informasi

Secara Etimologi sistem berasal dari bahasa inggris yaitu sistem yang berarti suatu susunan atau

cara. Terdapat 2 devinisi sistem yaitu : (Jogiyanto. Analisis dan Desain Sistem Informasi:Pendekatan

Tertruktur Teori Dan Praktek Aplikasi Bisnis. Hal .1)

Definisi sistem menurut Jerry Fitz Gerald :

“Sistem adalah suatu jaringan kerja dalam prosedur-prosedur yang saling berkumpul bersama-sama

untuk melakukan kegiatan atau untuk mencapai suatu sasaran tertentu”.

Sedangkan dalam The Encyclopedia of Management :

“Sistem adalah susunan yang teratur dari kegiatan-kegiatan yang saling bergantung pada prosedur-

prosedur yang berhubungan, melaksanakan dari suatu organisasi”.

2.1.1 Karakteristik Sistem

Dilihat dari definisi sistem, bahwa pengertian sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen satu

sama lain yang saling berkaitan untuk mencapai suatu tujuan.

Karakteristik atau elemen dari sistem adalah : (Jogiyanto. Analisis dan Desain Sistem Infromasi :

Pendekatan Terstruktur Teori Dan Praktek Aplikasi Bisnis. Hal 3-6)

1. Komponen Sistem (component)

Suatu sistem terdiri dari beberapa komponen yang saling berinteraksi satu sama lain dan saling

bekerjasama membentuk kesatuan. Komponen sistem dapat berupa suatu subsistem dimana

mempunyai sifat-sifat dari sistem untuk menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi

proses sistem secara keseluruhan.

2. Batas Sistem (Boundary)

Batasan sistem adalah daerah yang membatasi antara sistem dengan sistem yang lain atau

subsistem yang satu dengan subsistem yang lain atau sistem dengan lingkungan luarnya.

Batasan suatu sistem menunjukan ruang lingkup dari sistem tersebut.

3. Lingkungan Luar Sistem

Lingkungan luar atau environment merupakan segala sesuatu diluar batasan sistem yang

dipengaruhi atau mempengaruhi operasi kerja suatu sistem.

4. Penghubung Sistem (Interface)

Merupakan suatu yang menghubungkan antara subsistem dengan subsistem yang lain atau

sistem dengan sistem yang lain. Dengan adanya penghubung ini satu subsistem dapat

berinteraksi dengan subsistem yang lainnya membentuk satu kesatuan.

5. Masukan (input)

Masukan atau input adalah sebuah energi yang dimasukkan kedalam sistem yang akan diolah

untuk menghasilkan sebuah keluaran.

6. Keluaran (output)

Keluaran merupakan hasil dari input yang telah diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang

berguna. Output merupakan tujuan akhir dari suatu sistem.

7. Pengolah (Process)

Pengolah adalah merupakan suatu bagian dari sistem yang akan merubah (memproses)

masukan menjadi keluaran.

8. Sasaran (Objectivies) atau Tujuan (Goal)

Suatu sistem pasti mempunyai tujuan (goal) atau sasaran (objectivies). Jika suatu sistem tidak

mempunyai suatu tujuan, maka sistem tersebut tidak berguna. Tujuan sistem sangat menentukan

bagi masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem. Suatu sistem

dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuan.

3 Analisis dan Perancangan Sistem

3.1 Analisis PIECES

Salah satu cara untuk menentukan suatu sistem baru itu layak atau tidak maka diperlukan analisis

yang terdiri dari enam aspek yang biasa dikenal dengan analisis PIECES, yaitu :

3.1.1 Analisis Kinerja (Performance)

Kinerja suatu lembaga atau perusahaan sangat tergantung pada sumber daya manusia dan sumber

daya alat atau sarana dan prasarana yang ada pada lembaga atau perusahaan. Kinerja dapat diukur dari

troughput dan response time. Troughput adalah jumlah dari pekerjaan yang dapat dilakukan suatu saat

tertentu, sedangkan response time adalah rata-rata waktu yang tertunda diantara dua pekerjaan

ditambah dengan waktu response untuk menanggapi pekerjaan tersebut.

Masalah Kinerja terjadi ketika tugas – tugas yang dijalankan oleh sistem mencapai sasaran.

Kinerja diukur dengan jumlah produksi dan waktu tanggap. Jumlah produksi adalah jumlah pekerjaan

yang dilaksanakan selama jangka waktu tertentu. Waktu tanggap adalah keterlambatan rata- rata antara

suatu transaksi dengan tanggapan yang diberikan kepada transaksi tersebut. Dalam hal ini ialah waktu

tanggap dari pergantian proses ke proses berikutnya terdapat ketidak tepatan waktu dalam menghitung

stock barang , dan pembuatan laporan informasi stock barang sangat lama dan menghabisakn waktu.

Misalkan dalam menghitung stok laporan 1 barang di butuhkan waktuh 5 menit dan bagaimana jika

barang tersebut banyak berapa waktu yang akan di habiskan.

3.1.2 Analisis Informasi (Information)

Informasi adalah hasil pemrosesan, manipulasi dan pengorganisasian atau penataan dari

sekelompok data yang mempunyai nilai pengetahuan (knowledge) bagi penggunanya. Keamampuan

informasi menghasilkan informasi yang bermafaat dapat di evaluasi dapat mengatasi masalah dan

peluang untuk mengatasi masalah tersebut. Melihat dokumen yang selama ini di kerjakan terjadi hasil

yang tidak relavan dalam akses sistem, kurang akurat dalam pendataan informasi, pengolahan informasi

data tidak tepat waktu.

3.1.3 Analisa Ekonomi (Economy)

Kestabilan ekonomi sangat menentukan sekali, karena berhubungan dengan biaya-biaya yang

dikeluarkan. Persoalan disini ialah masalah biaya dimana pemilik sangat mempertimbangkan masalah ini

dalam ekonomi usahannya. Masalah disini ialah pencatatan yang manual akan memperbanyak

penggunaan kertas dan mengakibatkan penumpukan, pengeluaran biaya yang lebih banyak, susah

mencari laporan yang di inginkan dan semakin lama semakin banyak tempat digunakan untuk

menyimpan kertas tersebut.

3.1.4 Analisa Kontrol (Control)

Setiap karwayan yang melakukan Akses ke dalam sistem harus memiliki password untuk menjaga

keamanan. Control berhubungan dalam sistem untuk mengendalikan setiap kinerja sesuai hak aksesnya

masing-masing. Masalah disini ialah SDM (sumber daya manusia) adalah pengguna, sistem informasi di

oprasikan oleh pengguna dan disini memiliki akses yang sama.sistem harus membatasi atau

memberikan tempat pada pengguna sesuai dengan tempatnnya agar tidak terjadi penyimpangan dalam

sistem.

3.1.5 Analisis Efisiensi (Efficiency)

Efeciency disini bersangkutan dengan pemborosan waktu yang kurang efesien. Di sini ialah pencatatan

berulang-ulang dalam artian pencatatan berulang misalkan pada saat barang yang sudah di hitung

stocknya kemudian di beli setelah itu menghitung lagi untuk membuat laporan transaksi.

3.1.6 Analisis Layanan (Service)

Service disini ialah masalah pendataan laporan. Dimana sistem kurang efesien karna membutuhkan

waktu untuk membuat laporan dan membuat laporan informasi barang yang tersedia.

3.2 Analisis Kebutuhan Sistem

3.2.1 Kebutuhan Fungsional

Kebutuhan fungsional adalah jenis kebutuhan yang berisikan proses-proses apa saja yang di

berikan oleh sistem informasi tersebut. Sistem ini dapat di gunakan oleh penguna yaitu

operator/karyawan dan administrator/pemilik dimana karyawan dan pemilik memiliki hak akses yang

berbeda di dalam sistem tersebut. Berikut Fungsional yang akan di jalankan sistem.

Kebutuhan fungsional berisi proses-proses apa saja yang nantinya dilakukan oleh sistem. Dibutuhkan

sebuah sistem yang mampu melakukan fungsi-fungsi seperti ini :

1. Admin/Pemilik

A. Sistem akan memberikan laporan hasil transaksi pembelian dan penjualan barang.

B. Sistem akan melaporkan kerusakan barang

2. Operator/Karyawan

A. Sistem dapat mencatat pembelian barang dari suplier.

B. Sistem dapat mencatat transaksi penjualan

C. Sistem dapat melakukan pencatatan retur.

3.2.2 Kebutuhan Non Fungsional

Kebutuhan non fungsional merupakan kebutuhan di luar kebutuhan fungsional sistem meliputi :

1. Kebutuhan perangkat keras (hardware)

2. Kebutuhan perangkat lunak (software)

3. Kebutuhan sumber daya manusia (brainware)

4. Kinerja

5. Keamanan

6. Informasi

3.3 Analisis Kelayakan Sistem

3.3.1 Analisis Kelayakan Teknis/Teknologi

Analisis Sistem secara teknik layak, dilihat dari aspek teknologi, sistem yang dibangun merupakan

teknologi yang sudah ada dan mudah didapat, murah serta mudah untuk dioperasikan.

3.3.2 Kelayakan Operasional / Organisasi

Sistem yang dikembangkan membantu pengguna dalam pembelian dan penjualan barang pada

saat melakukan sistem penjualan. Pengguna sistem ini adalah pemilik dan karyawan dimana

sumberdaya tersebut sudah dapat menggunakan komputer. Sehingga dari segi oprasional sistem di yang

di usulkan layak untuk di kembangkan

3.3.3 Kelayakan Hukum

3.3.4 Kelayakan Ekonomi

Secara hukum sistem ini telah memenuhi aturan dan undang-undang yang berlaku dikarenakan

sistem ini menggunakan perangkat lunak legal.

4 Implementasi dan Pembahasan

4.1 Uji Coba Sistem dan Program

Uji coba dilakukan untuk mengetahui kinerja Aplikasi. Uji coba juga dilakukan sebagai sarana

evaluasi sehingga dapat diketahui kekurangan program. Menurut Persamaan ada dua jenis pengujian

sistem yaitu black box testing dan white box testing.

4.1.1 White Box testing

White box testing merupakan ujicoba yang dilakukan untuk memeriksa detail dari prosedur

program atau software. Pada white box alur logika software akan diujicoba dengan menyediakan kasus

ujicoba untuk melakukan sekumpulan kondisi atau perulangan tertentu. Kondisi pengujian : Menguji

logika pengurangan pada fungsi uang kembali. Seharusnya didapat dari jumlah uang yang dibayar

dikurangi jumlah total bayar. Akan tetapi terjadi kesalahan logika yang seharusnya dikurangi menjadi

ditambah. Sehingga kembalian hasilnya salah, tetapi tidak muncul pesan kesalahan. Script fungsi

pengurangan :

Private Sub txt_bayaran_KeyPress(KeyAscii As Integer)

If KeyAscii = 13 Then

txt_Kembalian.Text = Val(txt_bayaran.Text) +

Val(txt_totalBiaya.Text)

txt_Kembalian.SetFocus

End If

End Sub

Gambar 4.1 Hasil pengujian whitebox testing pada form penjualan

1. Menu Utama

Form Menu Utama merupakan lingkup kerja seorang user. Pada form ini terdapat fasilitas-fasilitas

untuk mengelola data resources. Tampilan Menu Utama bisa berbeda tergantung akses yang login. Pada

sistem aplikasi yang kami buat hanya terdiri dari dua user, jadi pada saat sudah login tampilannya tidak

berbeda.tetapi terdapat akses yang berbeda pada masing-masing form.

Gambar 4.2. Form Menu Utama

2. From Data Barang

Form ini digunakan untuk input data barang, menyimpan data barang, mengedit data barang, dan

menghapus data barang. Menggunakan menu ini dengan mengisikan id barang, nama barang, harga

, jumlah.

Gambar 4.3. Form Input Data Barang

3. Form Data Transaksi Penjualan

Form ini digunakan untuk input data penjualan, menyimpan data penjualan, mencetak data

penjualan.

Gambar 4.4. Form Input Transaksi Penjualan

4. Form Data Transaksi Pembelian

Form ini digunakan untuk input data pembelian, menyimpan data pembelian, mencetak data

pembelian.

Gambar 4.5. Form Input Transaksi Pembelian

a. Pembahasan Program

Kesalahan yang mungkin terjadi pada program adalah kesalahan bahasa, kesalahan pada waktu

proses dan kesalahan logika. Pada saat melakukan tes program maka programmer harus mengetahui

struktur dari program yang akan di testing sehingga apabila terjadi kesalahan-kesalahan programmer

dapat menelusuri dan memperbaikinya.

4.1.2 Koneksi

Fungsi koneksi berada di module modkoneksi.bas. Function ini digunakan untuk mengkoneksikan

dan memasukan data data ke database. Function ini dipanggil di setiap form saat melakukan transaksi

yang berhubungan dengan database, baik DDL atau DML.

Berikut adalah skrip koneksi

------------------------------------------------------------------------------------------------Sub Koneksi()

On Error GoTo error_koneksi

Strconn = "Provider=SQLOLEDB.1;Integrated Security=SSPI;Persist Security Info=False;Initial Catalog=db_erfaMM"

Conn.CursorLocation = adUseClient

If Conn.State = adStateOpen Then

Conn.Close

Set Conn = New ADODB.Connection

End If

Conn.Open (Strconn)

Exit Sub

error_koneksi:

Beep

MsgBox "Tidak dapat terkoneksi ke database", vbCritical, "PERHATIAN"

End Sub

------------------------------------------------------------

5 Kesimpulan

Setelah melalui semua tahapan penelitian untuk merancang sebuah “Aplikasi Ritel Berbasis

Desktop Pada Mini Market Erfa” telah melalui tahapan yaitu identifikasi masalah, analisis,

perancangan,pengujian dan pemeliharaan sistem. Sedangkan sistem yang di bangun sudah mampu

mempermudah proses pengolahan data untuk mendukung pelayanan penjualan pada Mini Market Erfa.

Sistem yang telah selesai dibuat memiliki beberapa kelebihan diantaranya:

1. Mampu mengolah data barang, pembelian, sirkuliasi barang yang di beli Mampu di olah dengan

lebih baik sehingga mempermudah dan meminimalkan waktu dan pekerjaan.

2. Mampu menghasilkan informasi yang berupa laporan sirkulasi, laporan data barang, penjualan,

pembelian, suplier, retur yang nantinya dijadikan acuan pertimbangan pengambilan keputusan

oleh pemilik Mini market erfa.

Sistem ritel ini dapat meningkatkan pelayanan kepada karyawan terutama dalam pemprosesan

penjualan dan pembelian barang. Namun selain memiliki kelebihan, sistem yang telah dibuat ini juga

memiliki kekurangan diantaranya :

1. Belum didukung oleh tool pendukung misalnya alat barcode untuk memudahkan jalannya

transaksi pembelian dan penjualan barang sehingga proses bisa dilayani lebih cepat dan lebih

menghemat waktu.

2. Menu menu tambahan yang belum ada seperti data pelanggan, transaksi pendapatan lain,

pemodalan, pendapatan dan masih banyak lagi yang lainnya. Oleh sebab untuk lebih lanjut

adannya pengembangan aplikasi ini.

6. Saran

Dalam penerapan sistem ritel ini, penulis memberikan saran sebagai berikut:

1. Hal penting untuk diperhatikan, dengan adanya sistem yang baru pemeliharaan dan perawatan

terhadap perangkat keras dan perangkat lunak harus diperhatikan agar sistem dapat berjalan

dengan baik, selain itu diperlukan backup data secara teratur baik kedalam bentuk hardcopy atau

softcopy.

2. Untuk tujuan penelitian yang selanjutnya diharapkan peneliti selanjutnya dapat mengembangkan

sistem ritel dengan barcode dan informasi. Sistem-sistem informasi lain yang menunjang sistem

ritel tersebut.

Demikian saran yang dapat penulis sampaikan agar dapat diterima sebagai masukan dan bisa

dipergunakan sebagai pendukung kemajuan sistem informasi perpustakaan yang akan datang.

DAFTAR PUSTAKA

Kusrini,”Strategi Perancangan Dan Pengelolaan Basis Data”,Andi Offset, Yogyakarta, 2006

M. Rudyanto Arief, ”Pemrograman Basis Data Menggunakan Transact-SQL dengan Microsoft SQL

Server 2000”, Andi Offset, Yogyakarta, 2006

Hanif Al Fatta, ”Analisis & Perancangan Sistem Informasi Untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan &

Organisasi Modern”, Andi Offset, Yogyakarta, 2007

Andi Sunyoto, ”Pemrograman Database dengan Visual Basic dan Microsoft SQL”, Andi Offset,

Yogyakarta, 2007